Как мудро тратить средства PPP: Полное руководство по приемлемым расходам и прощению кредита

Программа защиты зарплаты (Paycheck Protection Program, PPP) предоставила жизненно важную финансовую помощь миллионам малых предприятий во время беспрецедентных экономических трудностей. Если вы получили средства PPP, понимание того, как их правильно тратить, не просто важно — это необходимо для максимизации суммы прощения займа и предотвращения проблем с соблюдением требований.

Это подробное руководство точно описывает, на что можно (и на что нельзя) тратить средства PPP, как работают правила прощения и как правильно все отслеживать для полного спокойствия.

Основная цель: удержание работников и сохранение фонда оплаты труда

Когда вы принимали средства PPP, вы подтверждали, что деньги будут использованы для «удержания работников и сохранения фонда оплаты труда» или других утвержденных категорий расходов. Это не просто формальность — это юридическое обязательство. Нецелевое использование средств PPP может повлечь за собой серьезную ответственность за мошенничество, поэтому понимание допустимых расходов имеет решающее значение.

Хорошая новость? Категории допустимых расходов достаточно широки, чтобы охватить большинство основных бизнес-операций, особенно если вы подходите к тратам стратегически.

Правило 60% на оплату труда: основа для прощения займа

Самое важное правило: не менее 60% от суммы прощения должно приходиться на расходы на оплату труда.

Это не означает, что вы полностью теряете право на прощение, если потратите на оплату труда меньше 60%. Вместо этого сумма прощения будет пропорционально уменьшена. Например, если вы потратите только 50% на оплату труда, вы не получите полного прощения, но все равно сможете претендовать на частичное списание на основе того, что вы действительно потратили на допустимые расходы.

Согласно официальному руководству SBA, оплата труда должна быть основной статьей использования займа, и этот порог гарантирует, что средства в первую очередь поддерживают работников, а не другие бизнес-расходы.

Допустимые расходы на оплату труда: что учитывается

Оплата труда — это не только зарплата. Вот все, что квалифицируется как допустимые расходы:

Вознаграждение сотрудников:

• Валовая заработная плата и оклады
• Чаевые и комиссионные
• Бонусы, доплаты за риск и стимулирующие выплаты
• Выходные пособия и надбавки

Льготы для сотрудников:

• Оплачиваемый отпуск (ежегодный, семейный, медицинский, по болезни)
• Взносы по медицинскому страхованию
• Взносы в пенсионные планы
• Налоги на фонд оплаты труда штата и местные налоги

Важное ограничение по выплатам: Вознаграждение сотрудника ограничено годовой ставкой в размере 100 000 долларов США на одного сотрудника. Для 24-недельного периода покрытия это составляет максимум 46 154 доллара США на человека. Любое вознаграждение сверх этого порога не будет учитываться при расчете прощения займа.

Что не квалифицируется как оплата труда

• Выплаты независимым подрядчикам: Работники по форме 1099 и подрядчики не могут быть покрыты вашими средствами PPP. Им следует подавать заявку на собственные займы PPP, если они имеют на это право.
• Вознаграждение владельца сверх документально подтвержденных сумм: Личные выплаты (draws) и распределения прибыли не учитываются.
• Федеральные налоги на занятость: Вы можете оплачивать налоги со стороны работодателя, но не федеральные налоги на безработицу или удержанные налоги (withholding taxes).

Допустимые расходы, не связанные с оплатой труда: оставшиеся 40%

Хотя оплата труда должна быть вашим основным приоритетом, до 40% от суммы прощения может приходиться на следующие категории:

Традиционные основные расходы

Процентные платежи по ипотеке: Процентные платежи по бизнес-ипотеке, оформленной до 15 февраля 2020 года. Важно: учитывается только процентная часть, а не выплаты основной суммы долга.

Арендные и лизинговые платежи: Платежи за аренду или лизинг бизнес-недвижимости по договорам, вступившим в силу до 15 февраля 2020 года. Сюда входят офисные помещения, торговые точки, лизинг оборудования и транспортных средств, используемых для бизнеса.

Коммунальные услуги:

• Электричество
• Газ
• Водоснабжение и канализация
• Телефон (стационарный и мобильный)
• Доступ в интернет
• Транспортные расходы (топливо для бизнес-автомобилей)

Расширенные категории допустимых расходов (обновление 2021 года)

Второй законопроект о стимулировании расширил PPP, включив четыре дополнительных типа расходов:

Операционные расходы:

• Подписки на программное обеспечение (бухгалтерия, расчет зарплаты, CRM-системы)
• Услуги облачных вычислений
• Комиссии за обработку платежей
• Услуги отдела кадров
• Расходы на доставку

Расходы на возмещение ущерба имуществу: Незастрахованный ущерб имуществу в результате гражданских беспорядков 2020 года, включая вандализм и мародерство (но только расходы, не покрытые страховкой).

Расходы на поставщиков: Расходы поставщикам за товары, которые необходимы для текущей деятельности, при условии, что контракты или заказы на покупку были оформлены до получения займа.

Расходы на защиту работников:

• Средства индивидуальной защиты (маски, перчатки, антисептики)
• Барьеры и перегородки из оргстекла
• Системы фильтрации воздуха
• Термометры и оборудование для температурного скрининга
• Чистящие средства и услуги по уборке
• Другие модификации для соответствия правилам безопасности COVID-19

На что категорически нельзя тратить средства PPP

Понимание запрещенных способов использования так же важно, как и знание допустимых расходов:

Запрещенные расходы:

• Платежи по кредитным картам или обязательства по авансам наличными для торговцев (MCA)
• Просроченные налоги бизнеса (федеральные, штата или местные)
• Выплаты федерального налога на занятость (хотя часть работодателя допустима)
• Предоплата расходов за пределами периода покрытия
• Вознаграждение владельца выше документально подтвержденных уровней
• Улучшение капитальных активов или расходы на расширение бизнеса
• Выплаты основной суммы долга (хотя проценты по ипотеке разрешены)

Если у вас остались средства PPP после покрытия всех допустимых расходов, верните излишек кредитору, а не используйте их в запрещенных целях. Временная выгода от нецелевого использования средств не стоит риска ответственности за мошенничество.

Период покрытия: Сроки ваших расходов

Ваш период покрытия определяет, когда расходы должны быть понесены или оплачены, чтобы они подлежали списанию. Вы можете выбрать:

• 8-недельный период покрытия (56 дней), или
• 24-недельный период покрытия (168 дней)

Период начинается с даты, когда кредитор перечисляет средства по займу PPP. Большинство компаний выигрывают от более длительного 24-недельного периода, так как он обеспечивает большую гибкость в достижении пороговых значений расходов и учете деловых колебаний.

Отслеживание и документация: Основа списания займа

Надлежащее документирование не является факультативным — оно обязательно для одобрения списания. По мнению экспертов по соблюдению требований PPP, вам потребуется сохранять:

Для расходов на оплату труда:

• Отчеты по заработной плате с указанием начисленной суммы, налогов и удержаний
• Подтверждения платежей (аннулированные чеки, подтверждения ACH-переводов)
• Налоговые формы (940, 941, квартальные отчеты штата о заработной плате)
• Документация по взносам на медицинское страхование и пенсионное обеспечение

Для расходов, не связанных с оплатой труда:

• Копии договоров аренды или ипотечных документов
• Аннулированные чеки или квитанции об оплате
• Счета за коммунальные услуги с указанием периода обслуживания и факта оплаты
• Счета-фактуры на операционные расходы, расходные материалы и средства защиты работников

Для поддержания численности персонала:

• Отчеты о заработной плате, показывающие количество сотрудников в течение периода покрытия
• Документация по любым сокращениям FTE (эквивалента полной занятости) и применимым исключениям

Многие компании обнаруживают, что правильный бухгалтерский учет с самого начала избавляет от суеты в процессе подачи заявки на списание. Точное финансовое отслеживание помогает гарантировать, что вы сможете подтвердить каждый потраченный доллар, и делает процесс подачи заявки простым, а не стрессовым.

Процесс подачи заявки на списание займа

Если вы не подадите заявку на списание в течение 10 месяцев после последнего дня периода покрытия, выплаты по займу PPP перестанут быть отсроченными, и вы начнете производить платежи кредитору под 1% годовых.

Сама заявка требует:

• Расчеты, показывающие, как средства были распределены по соответствующим категориям
• Документация, подтверждающая, что вы потратили не менее 60% на оплату труда
• Доказательство сохранения численности сотрудников
• Подтверждение сохранения уровня заработной платы для низкооплачиваемых сотрудников

Хорошие новости о налогах: Согласно Закону о консолидированных ассигнованиях 2021 года, расходы, оплаченные за счет списанных средств PPP, полностью подлежат налоговому вычету. Это означает, что расходы на оплату труда, аренду, коммунальные услуги и другие соответствующие расходы считаются вычитаемыми бизнес-расходами, даже если сам заем списывается без налоговых последствий.

Стратегические расходы: Максимизация списания

Чтобы максимизировать сумму списания:

1. Приоритет на оплату труда: Убедитесь, что не менее 60% (в идеале больше) идет на вознаграждение штатных сотрудников (W-2)
2. Поддерживайте штат: По возможности сохраняйте количество FTE на уровне, предшествующем пандемии
3. Документируйте всё: Немедленно сохраняйте все чеки, отчеты и подтверждения платежей
4. Используйте весь период: Не торопитесь тратить средства — распределите расходы по выбранному вами периоду покрытия
5. Раздельный учет: Храните средства PPP на отдельном счете или тщательно отслеживайте их в своих книгах
6. Консультируйтесь при сомнениях: Если возникают вопросы о приемлемых расходах, проконсультируйтесь с вашим кредитором или бухгалтером перед совершением траты

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Ошибка 1: Оплата независимых подрядчиков Работники по форме 1099 не учитываются. Только штатные сотрудники (W-2) дают право на расходы на оплату труда по программе PPP.

Ошибка 2: Превышение лимитов вознаграждения Бонусы и прибавки допустимы, но помните о годовом лимите в 100 000 долларов на одного сотрудника.

Ошибка 3: Избыточные выплаты самому себе Для владельцев-сотрудников и самозанятых лиц существуют особые правила расчета вознаграждения — не выплачивайте себе всё, что осталось.

Ошибка 4: Использование средств для погашения долгов Хотя проценты по ипотеке учитываются, платежи по кредитным картам и основная сумма кредита — нет.

Ошибка 5: Плохая документация Аргумент «я знаю, что потратил всё правильно» не сработает. Вам нужна документация на каждый доллар.

Двигайтесь вперед с уверенностью

Программа PPP помогла миллионам компаний пережить экстраординарные вызовы. Понимая, какие расходы допустимы, сохраняя надлежащую документацию и расходуя средства стратегически, вы сможете максимизировать списание, обеспечив при этом полное соответствие требованиям.

Помните, что основной целью программы было сохранение рабочих мест и непрерывность бизнеса. Если ваши расходы соответствуют этим целям и попадают в разрешенные категории, вы на правильном пути.

Поддерживайте прозрачность и соответствие ваших финансов

Надлежащее отслеживание расходов PPP требует точного и подробного бухгалтерского учета с первого дня. Попытка восстановить транзакции за несколько месяцев во время подачи заявки на списание создает ненужный стресс и увеличивает риск ошибок или потери документов.

Beancount.io предлагает текстовый учет (plain-text accounting), который обеспечивает полную прозрачность каждой транзакции. Отмечайте тегами расходы, связанные с PPP, по мере их возникновения, мгновенно создавайте отчеты и сохраняйте документальный след, необходимый для уверенной подачи заявки на списание. Начните бесплатно и оцените финансовое отслеживание, созданное для ясности и контроля.