6 записей с тегом "small business"

A Beancount‑first guide to modeling the real cost, testing cash flow, and wiring it into your ledger.

Hiring your first employee is a massive step. It’s a bet on your future, but it’s also a significant financial commitment that goes far beyond the number on an offer letter. Too many founders and small business owners get this wrong by fixating on salary alone, only to be surprised by the true, "fully-loaded" cost.

This guide will walk you through how to model that cost accurately, test whether you can actually afford it, and then wire that model directly into your Beancount ledger to de-risk the decision before you post the job.

The TL;DR​

• Don’t stop at salary. In the U.S., the real cost includes employer payroll taxes (Social Security, Medicare, FUTA/SUTA), benefits, insurance, tools, and recruiting. For private industry, benefits alone average ~30% of total compensation, which suggests a ~1.42× “fully loaded” multiplier on top of wages. This can vary widely by company and location.
• A quick rule-of-thumb to start: Fully Loaded Cost ≈ Salary + Employer Payroll Taxes + Benefits + Insurance + Tools/Software + Recruiting/Ramp.
• Use Beancount to de‑risk the decision. Model a monthly payroll budget in your ledger using Fava's budget feature. You can then run a forecast to check your runway, margins, and the payback period for the role before you commit.

1) What Actually Drives “Fully‑Loaded” Cost?​

Think of an employee's salary as the tip of an iceberg. The visible part is straightforward, but the submerged costs are what can sink your cash flow if you're not prepared. Here’s the breakdown.

• Base Pay (Wages/Salary): This is the easy part—the agreed-upon annual salary or hourly wage. It's the biggest line item, but it's just the starting point.

• Employer Payroll Taxes (U.S.): You don't just pay your employee; you also have to pay taxes on their wages. As the employer, you are responsible for:

  • Social Security (OASDI): You pay 6.2% of an employee's wages up to an annual cap. For 2025, that wage base is $176,100.
  • Medicare (HI): You pay 1.45% of all employee wages, with no income cap.
  • Unemployment Taxes (FUTA & SUTA): Federal Unemployment Tax Act (FUTA) is 6.0% on the first $7,000 of wages. However, most employers receive a credit for paying state unemployment taxes (SUTA), bringing the effective FUTA rate down to 0.6%. SUTA rates vary significantly by state and your company's history.

• Benefits: This is often the second-largest cost. It includes things like health insurance, retirement contributions (e.g., a 401(k) match), and paid leave. Across U.S. private industry, benefits average about 30% of total compensation. For perspective, the average annual premium for employer-sponsored health insurance in 2024 was $8,951 for single coverage and $25,572 for family coverage. While employees contribute, the employer typically covers the lion's share.

• Workers’ Compensation Insurance: This is legally required in nearly every state and covers medical costs and lost wages if an employee is injured on the job. The rates depend on your state, industry, and the employee's role (an office worker is much cheaper to insure than a roofer). Don't budget zero for this.

• Tools & Overhead: Your new hire needs the right equipment to do their job. This includes a laptop, software licenses (SaaS seats), a desk if you have an office, and payroll processing software itself. A typical payroll service for a small business runs around $49–$50 per month as a base fee, plus $6–$10 per employee.

• Recruiting & Ramp-up: Don't forget the one-time costs. This includes fees for job postings, your own time spent interviewing, and most importantly, the ramp-up period. A new hire may take 1–3 months to reach full productivity, during which you're paying their full cost for partial output.

2) A Concrete Example​

Let's make this tangible. Imagine you're hiring a U.S.-based employee at an $80,000 salary. You plan to offer single-coverage health insurance, covering the national average employer share of ~84% of the premium.

Here’s how the annual cost breaks down:

• Employer Payroll Taxes:

  • Social Security (OASDI): $80,000 \times 6.2% = $4,960$
  • Medicare: $80,000 \times 1.45% = $1,160$
  • FUTA (at effective rate): $7,000 \times 0.6% = $42$
  • Total Employer Payroll Taxes: $6,162

• Health Insurance (Your Share):

  • Using the 2024 average premium for single coverage ($8,951) and your 84% contribution: $8,951 \times 0.84 = \text{**\$7,519 per year** (or \~\$627/month)}$.

• Payroll Software & Tools:

  • Payroll Software: ($50 base + $6/employee) × 12 months = ~$672 per year.
  • Tools/Laptop/SaaS (estimated): $2,000 per year.

Let's add it all up:

In this scenario, the fully-loaded cost is $96,353, which is 1.20× the base salary. This is a relatively lean benefits package. If you offered a 401(k) match, more generous paid leave, or family health coverage, you could easily approach the national average multiplier of ~1.42×. For an $80k salary, that would imply a total cost closer to $113,800.

The Takeaway: Your true cost will likely be between 1.20× (lean) and 1.40×+ (richer) of the base salary. Run your own numbers to find out.

3) “Can I Afford It?”—Three Pragmatic Tests​

Now that you have a realistic monthly cost (~$8,029 in our example), how do you know if you can sustain it?

1. Gross-Margin Coverage: Does the role pay for itself? If your business has a 65% gross margin, your new hire needs to generate at least $12,352 in new monthly revenue ($8,029 ÷ 0.65) just to break even. If the role is designed to save costs, it needs to find equivalent, durable expense reductions.

2. Payback & Runway: How long until the hire generates a positive return, and can you survive until then? Aim for a 6–12 month payback period on the role's business case—the shorter, the safer. Crucially, you should have at least 3–6 months of the fully-loaded cost in cash as a buffer after accounting for the ramp-up period.

3. Ramp Reality: A new hire won't be 100% effective on day one. Budget for 1–3 months of onboarding and lower productivity. If your cash cushion can't cover both their salary and the initial productivity dip, you're not ready. Consider starting with a contractor or part-time employee to validate the need first.

A U.S.-Specific Note: If this is your first hire or your first hire in a new state, double-check your compliance requirements. FUTA credit reductions can apply in certain states, and SUTA rates vary wildly. Workers' compensation laws also differ. Getting this wrong can lead to penalties.

4) Make the Model Real in Beancount​

The best way to know if you can afford a hire is to see the impact directly in your books. Here’s how to do it with Beancount.

A. Set a Payroll Budget with Fava​

Before anything else, add the projected monthly costs to your ledger using Fava's custom "budget" directive. This lets you visualize the new expense against your income.

; Budgeting for one employee at ~$96k/year fully-loaded cost
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Wages              "monthly" 6666.67 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Taxes:Employer      "monthly"  513.50 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Benefits:HealthInsurance   "monthly"  626.57 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Tools:PayrollSoftware       "monthly"   55.00 USD

Once added, Fava’s Income Statement and Changes reports will automatically show you how you're tracking against this new, higher expense level.

B. Record an Actual Payroll Run​

When you run payroll, you have two common ways to record it.

• Detailed (with Liabilities): This is the most accurate method. It separates your employer taxes from employee withholdings, treating the latter as liabilities that you hold temporarily before remitting them to the government.

2025-09-30 * "Payroll - Alice (September)" ; Example withholdings for illustration
  Expenses:Payroll:Wages                               6666.67 USD
  ; Employer-side taxes (your direct cost)
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:SocialSecurity        413.33 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:Medicare               96.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:FUTA                    3.50 USD
  ; Employee withholdings (held as liabilities)
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal             -1000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:State                -300.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:SocialSecurity     -413.33 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:Medicare            -96.67 USD
  ; Cash out to bank (net pay to employee)
  Assets:Bank:Checking                                -4853.54 USD

Later, when your payroll provider withdraws the taxes, you'll record a separate transaction to clear the liabilities (e.g., Liabilities:Payroll:Withholding:Federal -> Assets:Bank:Checking).

• Simplified (Lump-Sum): If your payroll provider debits your account in one combined transaction and you don't need to track the detailed liabilities, this is a simpler approach.

2025-09-30 * "Gusto payroll run - Alice"
  Expenses:Payroll:Wages                   6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer           513.50 USD
  Expenses:Payroll:Fees:Provider             55.00 USD
  Assets:Bank:Checking                    -7235.17 USD

C. Forecast Your Runway​

Structure your chart of accounts with a top-level Expenses:Payroll account. Use tags like employee: "Alice" on transactions to filter reports by person. With your budget in place, you can use Fava to overlay your plan versus actuals each month. If you find yourself consistently over budget, it’s time to rerun your affordability tests.

5) When Hiring Does and Doesn't Make Sense (Quick Checklist)​

It likely makes sense if... ✅​

• You are turning away profitable work or delaying product launches due to a lack of capacity.
• You can clearly define a revenue target or cost-savings goal that the new hire will be responsible for.
• Your cash runway comfortably covers the 1–3 month ramp-up period plus an additional 3–6 months of the fully-loaded cost.

You should probably wait if... 🛑​

• Demand for your work is spiky and unpredictable. Start with a contractor or part-time help to manage the variable workload first.
• You can achieve the same goals by buying a better tool or automating a process for a fraction of the cost.
• You can't tie the role to a measurable business outcome. "I'm feeling busy" is not a business case.

Reference Numbers (U.S., 2025)​

• Social Security Wage Base: $176,100
• Employer Tax Rates: 6.2% for Social Security (on wages up to the base), 1.45% for Medicare (no cap).
• FUTA Tax Rate: 6.0% on the first $7,000 of wages, but typically 0.6% effective after state tax credits.
• Benefits as Share of Compensation: Averages ~29.7% in U.S. private industry, implying a ~1.42× average multiplier on wages.
• Avg. Health Premiums (2024): $8,951 for single coverage / $25,572 for family.
• Workers’ Comp: Required in nearly every state; rules and rates vary.
• Payroll Software Cost: Ballpark $49–$50 base fee + $6–$10 per employee, per month.

A Note on Compliance​

This guide is for modeling financial costs. Actually hiring an employee involves legal and administrative compliance. You'll need to set up federal and state payroll tax accounts, verify employment eligibility (Form I-9), have employees fill out tax forms (W-4), and comply with state-specific new-hire reporting and local tax laws. Always consult official resources from the IRS, SSA, and your state's department of labor.

Final Thought​

Hiring is an investment, and the best investors do their homework. Before you write the job description or post on LinkedIn, put the hire into your Beancount ledger. Model it as a budget and forecast the impact on your cash. If the numbers hold up in your own books, you’re ready to hire with confidence.

Recent Reporting & Context

• Axios: Employer health insurance premiums see big jump
• The Wall Street Journal: What’s Driving Health-Insurance Inflation
• Kiplinger: Social Security Wage Cap and Maximum Benefits

Choosing accounting software shouldn’t eat up your entire week. For most small businesses, the goal is to find a tool that’s easy to set up, handles the basics flawlessly, and doesn’t break the bank. To help you decide, we’ve put together a concise, plain-English rundown of eight options that small and medium-sized businesses (SMBs) actually enjoy using.

Below, we cover what each platform is best at, how much it costs (as of August 20, 2025), and the small gotchas to note before you commit.

How We Picked​

We focused on platforms that respect your time and solve real-world problems. Our selection criteria prioritized four key areas:

• Fast Onboarding: A clean user interface, sensible default settings, and helpful setup flows to get you up and running quickly.
• Core Features: Robust support for the essentials, including invoicing, bank feeds and reconciliation, and basic financial reporting.
• Price Clarity: Transparent, publicly listed prices or official statements, so you know what you’re paying for without a sales call.
• Scalability: The ability to grow with your business, whether that’s from a solo operation to a small team, with accessible add-ons or higher tiers.

1) Beancount.io — Best for developers & teams who want scriptable, auditable books​

What it is: Beancount.io is a modern, plain-text accounting platform that turns simple text-based transactions into comprehensive financial reports and dashboards. It’s a “finance-as-code” approach built for precision, automation, and complete data ownership. Paid tiers include AI-powered insights and highly customizable workflows.

• Why SMBs like it: The combination of plain-text data and version control (like Git) creates an airtight audit trail and makes reviewing financial changes as easy as reviewing code. Its flexible automation capabilities integrate seamlessly into engineering-centric workflows. Best of all, there is zero lock-in; your financial data lives in simple text files that you own, not in a proprietary walled garden.
• Pricing: A generous free tier is available for individuals and open-source projects. Paid plans unlock advanced automations and team features. See the official site for detailed pricing.
• Keep in mind: This platform is the best fit for teams who are comfortable working with files and version control systems like Git, or for businesses that want deep, programmatic control over their financial operations.

2) QuickBooks Online — Best for accountants-everywhere compatibility​

What it is: QuickBooks Online is the industry default and the platform your bookkeeper or CPA most likely already knows. It offers a deep feature set and arguably the most extensive ecosystem of integrations and professional support.

• Why SMBs like it: Its reporting capabilities are comprehensive, higher-tier plans handle inventory management well, and the vast marketplace of third-party app integrations means it can connect to almost any tool you use. Its biggest advantage remains its ubiquity—nearly every accountant is fluent in QuickBooks.
• List price: Plans range from Simple Start at $35/mo**, Essentials at **$65/mo, Plus at $99/mo**, to Advanced at **$235/mo. Intuit frequently runs promotions offering 50% off for the first 3 months. (QuickBooks Pricing)
• Keep in mind: For some users, the feature sprawl can feel heavy and overwhelming. Prices have also trended steadily upward over time, as noted by industry watchers. (Woodard Report on price increases)

3) Xero — Best for clean UI + unlimited users (on every plan)​

What it is: Xero is a popular QuickBooks alternative known for its clean, easy-to-navigate interface, strong bank feed connections, and a broad app marketplace. It’s particularly notable for offering unlimited user seats on every plan.

• Why SMBs like it: Users often praise its thoughtful workflows, which make daily tasks like reconciliation feel intuitive. The platform provides good cash-flow visualizations and is backed by a rich app ecosystem for extending its functionality.
• US price: The Early plan is $20/mo**, Growing is **$47/mo, and Established is $80/mo. Note that Xero has announced price increases for its US plans that will be effective October 1, 2025. (Xero Pricing)
• Keep in mind: The entry-level "Early" plan has caps on the number of invoices and bills you can send or enter. Essential services like payroll and mileage tracking are paid add-ons.

4) FreshBooks — Best for service businesses that live in invoices + time​

What it is: FreshBooks excels at the core needs of service-based businesses: simple and professional invoicing, integrated time tracking, and client management portals, all wrapped in polished web and mobile apps.

• Why SMBs like it: The invoicing experience is delightful and designed to help you get paid faster. It also offers excellent project profitability tracking on its Premium plan, allowing you to see which clients and projects are most valuable.
• List price: Core plans are Lite ($21/mo**), Plus (**$38/mo), and Premium ($65/mo**). Costs can climb with add-ons like Team Members (**$11/user/mo), Advanced Payments ($20/mo**), and Payroll (starting at **$40 + $6/worker/mo). Promotions often display lower introductory prices. (FreshBooks Pricing)
• Keep in mind: Be mindful of the client and user limits on lower tiers, as your costs can rise as your business scales or if you need multiple add-on features.

5) Zoho Books — Best automation value, especially if you already use Zoho​

What it is: Zoho Books is a feature-dense and automation-friendly accounting platform that delivers exceptional value. It integrates deeply with the broader Zoho suite of business apps, making it a powerful choice for existing Zoho users.

• Why SMBs like it: It offers excellent bang-for-your-buck with robust workflow rules that can automate many routine accounting tasks. It also includes strong inventory management options, even on mid-tier plans.
• US price (monthly): A Free plan is available with eligibility limits. Paid plans are Standard ($20**), Professional (**$50), Premium ($70**), Elite (**$150), and Ultimate ($275**). Additional users cost **$3/user/mo. (Zoho Books Pricing)
• Keep in mind: While powerful, some accountants may be less familiar with Zoho Books compared to QuickBooks. Each plan also comes with specific limits on invoice and expense volumes.

6) Wave — Best free starter option with paid “Pro” conveniences​

What it is: Wave is a fantastic starting point for brand-new businesses, freelancers, and solopreneurs who need to get up and running fast without an initial investment.

• Why SMBs like it: You get instant setup with unlimited invoicing and simple bookkeeping for free. The affordable Pro plan adds valuable conveniences like enhanced bank automations and better support.
• Price: The Starter plan is $0**. The **Pro** plan is **$19/mo (or $190/year**). Credit card processing fees are typically **2.9$0.60, with a discount on the first 10 transactions for Pro users. (Wave Pricing)
• Keep in mind: It has fewer advanced features and integrations compared to giants like QuickBooks or Xero. Key features like automated bank imports and premium support are reserved for the Pro plan.

7) ZipBooks — Best lightweight alternative with a true free plan​

What it is: ZipBooks is a clean, friendly, and straightforward accounting tool that’s a great fit for side hustles, consultants, and small teams who want simplicity without a hefty price tag.

• Why SMBs like it: The interface is uncluttered and makes invoicing easy. It offers decent reporting for its class and supports connections to multiple bank accounts even on the free plan.
• Price: The Starter plan is Free, Smarter is $15/mo**, and Sophisticated is **$35/mo. A dedicated plan for accountants is also available. (ZipBooks Pricing)
• Keep in mind: Its main limitation is a smaller ecosystem of third-party integrations when compared to the "big three" (QuickBooks, Xero, FreshBooks).

8) Patriot Accounting — Best budget pick with optional US payroll​

What it is: Patriot offers a simple UI, US-based customer support, and a tightly integrated payroll bundle, making it a strong contender if you need both services without complexity.

• Why SMBs like it: The software is very approachable, with clear, no-nonsense pricing. Core tasks like creating invoices and importing bank transactions are easy to manage.
• Price: Accounting Basic is $20/mo** and Accounting Premium is **$30/mo. Payroll can be added, starting at $17/mo +$4/worker for basic service or $37/mo +$5/worker for full-service payroll. Promotions are common. (Patriot Software Pricing)
• Keep in mind: It lacks the advanced features and extensive integration library you'd find in QuickBooks or Xero, but it capably handles the fundamentals.

Quick “At a Glance” (prices are monthly list unless noted)​

• Beancount.io: Free tier; paid automations available. Best for dev-savvy teams.
• QuickBooks Online: $35–$235. Ubiquitous, feature-rich, widely supported.
• Xero: $20 /$47 / $80 (increases Oct 1, 2025). Clean UI, unlimited users.
• FreshBooks: $21 /$38 / $65. Strong for invoicing & project-based work.
• Zoho Books: Free–$275. Great automation value, especially if you’re already on Zoho.
• Wave: Starter $0; Pro$19/mo or $190/yr. Ideal for brand-new businesses.
• ZipBooks: Free–$35. Simple, friendly, and straightforward.
• Patriot: $20–$30. Great budget option with tightly integrated US payroll.

How to Choose in 10 Minutes​

Stop overthinking and start trying. Here’s a quick decision guide:

• If you want a “set it and forget it” system and you’re technical, start a Beancount.io free workspace. Import a week of transactions, script your recurring rules, and see the power of auditable, text-based books.
• If you work with outside accountants, try QuickBooks Online (the most universal option) or Xero (great for collaborating with its unlimited user policy).
• If you bill for your time and rely on polished, professional invoices, trial FreshBooks.
• If you want the most automation power for the lowest cost, test Zoho Books Standard vs. Premium plans.
• If you’re brand new and highly price-sensitive, start on the Wave or ZipBooks free plan and upgrade when you’re ready.
• If you need simple accounting and payroll under one roof at a budget price, check out Patriot.

Where Beancount.io Fits in Your Stack​

Beancount.io is built for businesses that see their financial records as a critical dataset, not just a compliance task. It provides:

• A developer-friendly ledger that’s precise, transparent, and reviewable in pull requests.
• Powerful automations to categorize, transform, and reconcile financial data at scale.
• AI-assisted insights that help you understand your numbers without surrendering ownership of your books.

Start for free and add advanced workflows only when you’re ready to scale.

Notes & Sources​

Pricing and feature information were verified from the official company websites on August 20, 2025. Prices are subject to change and do not always reflect promotional offers. See the citations linked throughout the article for the most current information: QuickBooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books, Wave, ZipBooks, Patriot Software, and Beancount.io.

Whether you’re running a side hustle from your laptop or scaling a fast-growing startup, you have a few reliable paths to keeping clean, accurate books. But which one is right for you? The best solution depends on your budget, your technical comfort, and how much control you want over your financial data.

Here’s a clear-eyed guide to the seven most common accounting options—what they’re good at, where they struggle, and when a modern solution like Beancount.io is the perfect fit.

1) Excel​

This is often the first stop on the accounting journey for its sheer simplicity and universal availability.

• Good for: Builders and DIY founders who love total control and already know their way around a spreadsheet.
• Pros: The barrier to entry is practically zero, and thousands of free templates are available online. Its flexibility allows you to build custom financial models and track unique workflows that off-the-shelf software can't handle.
• Cons: The biggest drawback is the immense manual workload. Every transaction must be entered and reconciled by hand, which is a massive time sink. Worse, it’s dangerously easy to introduce silent formula errors or typos with no guardrails to catch them. Collaboration and maintaining a clear audit trail are clunky without rigorous discipline.
• Best if… you want a quick, no-frills start for a very simple business and you are exceptionally meticulous.

2) Google Sheets​

The cloud-native cousin of Excel, Google Sheets offers the same core functionality with a collaborative twist.

• Good for: Teams that need simple, shared spreadsheets for tracking income and expenses.
• Pros: Built-in cloud backups and dead-simple sharing are the main advantages. You can work from any device with a web browser, making it accessible for teams on the go.
• Cons: It suffers from the same fundamental flaws as Excel: a heavy manual workload and a high risk of user error. You may also run into compatibility quirks with certain templates and add-ons designed for the Microsoft ecosystem.
• Best if… your team already runs on Google Workspace and you’re willing to accept the trade-offs of a manual system.

3) QuickBooks Online​

For decades, QuickBooks has been the default choice for small businesses looking for dedicated accounting software.

• Good for: Small businesses that want a "classic" SMB software experience with a large ecosystem of integrations.
• Pros: Its signature feature is bank feeds, which automatically pull in transactions from your bank and credit card accounts, drastically reducing manual data entry. It provides a wide range of financial reports out of the box and is supported by a massive community of accountants and app developers.
• Cons: While transactions are imported automatically, the system still requires your weekly attention to categorize expenses and reconcile accounts correctly. The interface can have a steep learning curve, and the cost can grow with add-on features. Most importantly, it creates vendor lock-in, making it difficult to export your financial history if you ever decide to leave.
• Notes & Sources: As QuickBooks promotes, automated bank feeds are a core feature, but you’ll still be responsible for the review and categorization needed to keep your books accurate.

4) Xero​

A popular, modern alternative to QuickBooks, Xero offers similar capabilities with a focus on clean design and user experience.

• Good for: Business owners who prefer a more modern UI but need the same core capabilities as QuickBooks Online.
• Pros: Xero also has robust bank feeds and powerful reconciliation tools that make matching transactions straightforward. Its clean design is often praised by users, and a large number of accountants are fluent in the platform.
• Cons: The lower-priced tiers can have feature gaps (like limits on invoices or bills) that push you toward more expensive plans, and add-ons increase the total cost. And just like QBO, it faces the same "you still do the work" reality when it comes to the final categorization and review.
• Notes & Sources: According to Xero, its automated bank feeds connect to thousands of financial institutions worldwide to power its core reconciliation workflows.

5) Accountants (CPAs)​

Certified Public Accountants are highly trained financial experts who provide strategic advice, tax planning, and compliance services.

• Good for: Tax strategy, navigating complex financial situations, handling audits, and getting one-off advisory.
• Pros: A good CPA provides expert guidance on critical decisions like entity structure, tax optimization, and complex accounting treatments. Their oversight significantly reduces your risk on high-stakes financial matters.
• Cons: Hiring a CPA firm for day-to-day bookkeeping is prohibitively expensive for most small businesses. To be effective, they still need you to provide timely, organized financial records.
• What’s the difference from bookkeepers? In short, bookkeepers record and organize historical transactions, while accountants and CPAs interpret, report, and advise based on that data. (Investopedia, Intuit)

6) Traditional Bookkeepers​

A bookkeeper is a professional responsible for the weekly or monthly task of recording and reconciling your financial transactions.

• Good for: Business owners who want a dedicated person handling the weekly grind of bookkeeping.
• Pros: Human oversight greatly reduces common categorization errors that software alone can miss. At the end of each month, they produce a clean set of financial statements for you to review.
• Cons: This option is costlier than DIY software, with monthly retainers often starting in the hundreds of dollars. The turnaround time for reports and answers depends on your bookkeeper's availability and process.
• Reality Check: For many small businesses, the combination of a great bookkeeper for weekly tasks and periodic CPA support for tax and strategy is a durable and effective combo. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain-Text Accounting, Supercharged)​

This modern approach combines the control of spreadsheets with the automation of software and the precision of double-entry accounting.

• Good for: Developers, finance pros, and detail-oriented founders who demand precision, transparency, and automation without black boxes.
• What it is: Beancount.io is a platform built on the open-source Beancount methodology. Your entire financial ledger lives as human-readable plain text, which the platform transforms into real-time analysis, hosted Fava dashboards, and AI-assisted workflows.
• Why teams choose it:
  • Scriptable & Auditable: Version-control your books with Git. Every single change is reviewable in a diff, just like code.
  • Hosted Fava UI: Instantly generate income statements, balance sheets, and interactive charts directly from your text-based ledger. No manual report building.
  • AI Assistance: Speed up transaction categorization and anomaly detection while keeping humans in the loop for final approval.
  • True Portability: Your core data is a simple text file. You can export it anytime. There is zero vendor lock-in.
• Tradeoffs: There is a learning curve if you’ve never used double-entry accounting in a plain-text format. It's best suited for those who value absolute accuracy and control over the illusion of "push-button" convenience.

Prefer pure open source and self-hosting?​

You can always run the Beancount open-source engine on your own machine and use Fava as the web UI. It’s incredibly powerful and free, but you will be responsible for managing the setup, backups, and data integrations yourself. Beancount.io handles all of that for you.

Quick Comparison (At a Glance)​

How to Choose​

• Want maximum control, auditability, and developer-grade workflows? Choose Beancount.io. You get hosted Fava dashboards, AI assistance, and the freedom of plain-text portability.
• Want someone to “just handle it”? Hire a bookkeeper and keep a CPA on call for taxes and strategic questions.
• Comfortable in traditional SMB software ecosystems? QuickBooks or Xero are fine choices—just be sure to budget time each week to review and reconcile your transactions.
• Just testing the waters on a tight budget? Spreadsheets can work for a short time. Treat them as a stepping stone to a real system, not the final destination.

Why Plain-Text Accounting is Having a Moment​

Plain-text accounting (PTA) tools like Beancount are gaining traction because they emphasize reproducibility, version control, and transparency. These are values that resonate deeply with engineers, data scientists, and finance pros. If you believe your company's books should be as clear and reviewable as your code, you’re in the right place. (plaintextaccounting.org)

Ready to see your ledger come alive?​

Spin up a free Beancount.io workspace, import a small sample of last month’s transactions, and open the hosted Fava dashboard. You'll see your income statement and balance sheet appear instantly—then you can refine your categories with AI assistance.

Думаете о выборе налогового статуса S-corp? Отлично — только не пропустите сроки. Выбор S-corp может быть мощным инструментом налоговой экономии для владельцев малого бизнеса, но сроки его подачи строгие и не подлежат обсуждению. Пропуск срока может значительно усложнить вашу налоговую ситуацию.

Вот практическая, одобренная бухгалтером версия того, что вам нужно знать, а также как все это аккуратно отслеживать в вашей бухгалтерской книге Beancount.

Краткий обзор срока​

Самая важная дата — это дата подачи Формы 2553, Заявление малой бизнес-корпорации. Это форма, которая сообщает IRS, что вы хотите облагаться налогом как S-corp.

• Для существующих предприятий с календарным годом: Вы должны подать Форму 2553 до 15-го числа 3-го месяца налогового года, в котором вы хотите, чтобы выборы вступили в силу. Для выборов 2025 года (вступающих в силу 1 января 2025 года) крайний срок — суббота, 15 марта 2025 года. Поскольку это выпадает на выходные, правило IRS относительно выходных/праздников переносит фактический срок на следующий рабочий день: понедельник, 17 марта 2025 года.
• Для новых предприятий: Если это первый налоговый год вашего бизнеса, у вас есть «2 месяца и 15 дней» с начала вашего налогового года для подачи заявления. Точная дата зависит от того, когда официально начинается ваш налоговый год. Например, если ваш бизнес начинается 7 января, ваш крайний срок будет 21 марта.

Совет: Если ваш бизнес работает по финансовому году, а не по календарному, применяется та же логика. Рассчитайте свой крайний срок как 15-й день 3-го месяца с даты начала вашего финансового года.

Что делать, если вы пропустили срок?​

Не паникуйте. IRS понимает, что владельцы бизнеса могут пропустить сроки. Если вы намеревались выбрать статус S-corp, но не успели подать заявление вовремя, вы можете иметь право на льготы при поздней подаче заявления.

IRS предоставляет упрощенную процедуру, Revenue Procedure 2013-30, которая позволяет многим малым предприятиям запросить ретроактивный статус S-corp. Как правило, вы имеете право на это, если можете показать, что у вас были уважительные причины для поздней подачи заявления, и соответствуете другим требованиям процедуры.

Другие ключевые даты, связанные с S-Corp​

После того, как вы стали S-corp, сроки не прекращаются. Вот две другие важные даты, которые следует отметить в своем календаре:

• Подача 1120-S (Налоговая декларация S-corp): Ваша ежегодная налоговая декларация S-corp, Форма 1120-S, должна быть подана до 15-го числа 3-го месяца после окончания вашего налогового года. Для большинства предприятий (по календарному году) это совпадает со сроком подачи заявления: 17 марта 2025 года.
• Нужно больше времени? Если вы не можете подать свою 1120-S вовремя, вы можете подать Форму 7004 для автоматического 6-месячного продления. Это продлевает срок подачи вашей декларации до 15 сентября. Важно отметить, что это продление срока подачи, а не срока оплаты. Любые налоги, которые вы должны, по-прежнему должны быть уплачены к первоначальному сроку в марте.

Кому вообще следует выбирать S-Corp?​

Статус S-corp подходит не всем. Его основное преимущество заключается в снижении налогов на самозанятость. Это достигается за счет того, что вы можете разделить прибыль вашего бизнеса на две категории:

1. Разумная заработная плата W-2: Это зарплата, которую вы платите себе, которая облагается стандартными налогами на заработную плату (социальное обеспечение и медицинское обслуживание).
2. Распределение между акционерами: Это оставшаяся прибыль, которую вы получаете от бизнеса, которая не облагается налогом на самозанятость.

Однако это преимущество связано с дополнительной сложностью и затратами. S-corp требуют ведения формальной заработной платы, соблюдения стандартов «разумной компенсации», установленных IRS, и обработки большего количества документов, связанных с соблюдением требований, таких как подача Форм 1120-S и выдача K-1 акционерам.

Прежде чем сделать решительный шаг, проведите расчеты. CPA может помочь вам смоделировать точку безубыточности, где налоговая экономия перевешивает дополнительные административные расходы.

Упростите соблюдение сроков — с Beancount​

Хорошо организованная бухгалтерская книга — ваш лучший друг для соблюдения требований S-corp. Вы можете использовать Beancount, чтобы быть в курсе сроков и четко различать заработную плату и распределения.

Минимальный план счетов (для начала)​

Вот базовый план счетов, который поможет вам начать:

• Assets:Bank:Checking
• Income:Sales
• Expenses:Payroll:Wages
• Expenses:Payroll:EmployerTaxes
• Equity:Distributions ← Для снятия средств акционерами
• Equity:Opening-Balances

Типичные проводки​

Ваши записи Beancount создадут четкое разделение между расходами на заработную плату и распределением капитала.

; Заработная плата W-2 является расходом бизнеса
2025-02-28 * "Начисление заработной платы - февраль"
  Assets:Bank:Checking                 -6200 USD
  Expenses:Payroll:Wages                5000 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes        1200 USD
  ; entity: S-Corp  period: 2025-02

; Распределение акционерам - это снятие со счета капитала, а не расход
2025-03-10 * "Распределение акционерам"
  Assets:Bank:Checking                 -3000 USD
  Equity:Distributions                  3000 USD
  ; entity: S-Corp  period: 2025-Q1

Полезные ограждения (запросы и теги)​

Используйте функции Beancount для проверки ваших финансов и обеспечения соответствия стандартам разумной компенсации.

• Помечайте каждое снятие средств владельцем чем-то запоминающимся, например, distrib: "yes".
• Периодически запускайте запрос для сравнения общей выплаченной заработной платы с общим объемом полученных распределений.

Вы можете выполнить быструю проверку из своего терминала с помощью bean-query:

SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ 'Expenses:Payroll:Wages' OR account ~ 'Equity:Distributions')
AND year = 2025
GROUP BY account;

Это даст вам четкое представление о вашей заработной плате и распределениях за год, помогая вам и вашему CPA оценить, является ли ваша зарплата «разумной».

Документальное подтверждение для выборов​

Храните документацию по S-corp организованно и связанной с вашей бухгалтерской книгой.

• Создайте папку docs/ в вашем каталоге Beancount для хранения PDF-файлов вашей подписанной Формы 2553, письма о принятии IRS, любых заявлений о льготах при поздней подаче заявления и ваших документов по настройке заработной платы (EIN, государственные идентификаторы).
• Запишите транзакцию note в своей бухгалтерской книге в день подачи заявления. Это создает постоянную, датированную запись.

2025-01-22 note "Подана форма IRS 2553 для выбора S-corp (вступает в силу с 01.01.2025)"

Крайние случаи, на которые следует обратить внимание​

• Дата начала вашего «первого налогового года» может не совпадать с датой образования. Отсчет «2 месяцев и 15 дней» начинается, когда ваша компания имеет акционеров, приобретает активы или начинает деловые операции — в зависимости от того, что наступит раньше.
• Для некалендарных финансовых лет будьте точны. Срок подачи вашей Формы 2553 основан на дате начала вашего финансового года, в то время как срок подачи вашей Формы 1120-S основан на дате окончания.

Краткий контрольный список​

Готовы продолжить? Вот окончательный контрольный список, который поможет вам.

✅ Решите, подходит ли структура S-corp вашему бизнесу, исходя из уровня прибыли, готовности к начислению заработной платы и правил, специфичных для штата. ✅ Отметьте в календаре Форму 2553 с правильным сроком (и установите себе напоминание за неделю). На 2025 год это 17 марта 2025 года. ✅ Если вы опоздали, немедленно оцените, имеете ли вы право на льготы в соответствии с Rev. Proc. 2013-30. ✅ Настройте свою систему расчета заработной платы и сопоставьте новые счета расходов и капитала в своей бухгалтерской книге Beancount. ✅ Подготовьтесь к подаче Формы 1120-S к сроку или подайте Форму 7004 для продления.

Это руководство предоставляет общую информацию, а не налоговые консультации. Каждая бизнес-ситуация уникальна. Пожалуйста, проконсультируйтесь со своим CPA, чтобы определить наилучший курс действий для ваших конкретных обстоятельств.

Отличная терапия для вашего бизнеса — это спокойный, сбалансированный бухгалтерский учет. Следующие советы объединяют последние рекомендации для малого бизнеса в удобную для Beancount процедуру.

Ведение безупречного бухгалтерского учета — это не просто выживание в налоговый сезон; это понимание финансового состояния вашего бизнеса в режиме реального времени. Для пользователей систем простого текстового учета, таких как Beancount, хорошие привычки — это двигатель, который превращает простую бухгалтерскую книгу в мощный инструмент для анализа и роста. Следующие десять советов предназначены для того, чтобы усовершенствовать ваш процесс, сэкономить ваше время и сохранить ваши финансовые данные чистыми, проверяемыми и готовыми к действию.

1. Разделяйте бизнес и личные финансы​

Это золотое правило бизнес-финансов не просто так. Наличие отдельного расчетного счета и кредитной карты для вашей практики — это самый чистый способ провести черту между вашим бизнесом и личной жизнью. Это значительно упрощает подготовку налоговой отчетности, обеспечивает четкий контрольный след и помогает защитить ваши личные активы от бизнес-обязательств. В Beancount это означает, что ваши транзакции изначально четко отсортированы — больше не нужно вспоминать, была ли покупка кофе деловой встречей или личным расходом.

2. Выберите кассовый или начисления метод учета заранее — и придерживайтесь его​

Ваш метод учета определяет, когда вы регистрируете доходы и расходы. Налоговая служба разрешает большинству малых предприятий выбирать между кассовым методом и методом начисления.

• Кассовый метод: Вы регистрируете доход, когда деньги поступают на ваш счет, и расходы, когда деньги уходят с него. Это простой метод, идеально подходящий для предприятий с простыми, немедленными транзакциями.
• Метод начисления: Вы регистрируете доход, когда вы его зарабатываете (например, когда вы предоставляете услугу), и расходы, когда вы их несете, независимо от того, когда происходит движение денежных средств. Это дает более точную картину прибыльности, особенно если вы управляете счетами или страховыми выплатами с отсрочкой платежей.

Ключевой момент — выбрать один метод заранее и последовательно его применять. Вы даже можете объявить свой выбор в своей бухгалтерской книге, используя блок options Beancount, чтобы формализовать решение.

3. Регулярно сверяйте счета​

Сверка — это процесс сопоставления транзакций в вашей бухгалтерской книге Beancount с вашими официальными банковскими выписками и выписками по кредитным картам. Выполнение этой проверки с регулярной периодичностью — еженедельно или ежемесячно — является важной привычкой. Это позволяет вам отслеживать банковские комиссии, выявлять потенциальное мошенничество и определять любые ошибки импорта данных, прежде чем они превратятся в серьезную головную боль. Быстрая команда может показать вам баланс для сверки с вашей выпиской.

bean-balance books.bean "Assets:Bank" -e 2025-07-31

4. Автоматизируйте импорт везде, где это возможно​

Ваше время лучше потратить на обслуживание клиентов, чем на ручной ввод данных о транзакциях. Экосистема Beancount здесь блистает. Используйте такие инструменты, как bean-extract, чтобы создавать конфигурации, которые считывают CSV-файлы из вашего банка, платежной системы (например, Stripe или Square) или системы электронных медицинских карт. После настройки эти скрипты могут автоматически преобразовывать необработанные данные в форматированные записи Beancount, значительно сокращая количество опечаток и освобождая часы административной работы.

5. Категоризируйте сразу — не во время налогового периода​

Откладывание категоризации — это рецепт для стресса и неточностей. Когда транзакция поступает в вашу бухгалтерскую книгу, немедленно назначьте ей правильный счет (например, Income:Therapy:SelfPay, Expenses:Software:EHR, Expenses:CEU). Делая это в режиме реального времени, вы гарантируете, что правильно запомните контекст каждого расхода. Хорошо определенный план счетов делает этот процесс быстрым и последовательным, превращая вашу бухгалтерскую книгу в подробный отчет о деятельности вашего бизнеса в режиме реального времени.

6. Сохраняйте цифровые копии всех чеков и EOB​

Бумажные чеки выцветают и теряются. Подход, ориентированный на цифровые технологии, более надежен и эффективен. Сканируйте бумажные чеки или сохраняйте PDF-файлы счетов и пояснений к льготам (EOB) в безопасной, организованной папке на вашем компьютере. С помощью Beancount вы можете ссылаться непосредственно на эти файлы из своей бухгалтерской книги, используя метаданные.

2025-07-15 * "CEU webinar"
  Expenses:CEU            79.00 USD
  Assets:Bank:Practice
  document: "docs/ceu/2025-07-15-trauma-webinar.pdf"

Это создает безупречную, автономную запись, которая неоценима во время налоговой проверки.

7. Отслеживайте тенденции движения денежных средств, а не только остатки​

Знать текущий остаток на вашем банковском счете — это хорошо; понимать поток денег в ваш бизнес и из него — еще лучше. Используйте мощный язык запросов Beancount для анализа ваших финансовых тенденций. Составьте график ваших ежемесячных доходов и расходов, определите ваши самые прибыльные услуги или спрогнозируйте потенциальные кассовые разрывы в менее активные месяцы. Этот проактивный подход, рекомендованный ведущими руководствами по бухгалтерскому учету, позволяет вам принимать стратегические решения, а не реагировать на финансовые сюрпризы.

8. Создавайте резервные копии и используйте систему контроля версий для вашей бухгалтерской книги​

Поскольку ваша бухгалтерская книга Beancount — это простой текстовый файл, вы можете использовать Git — мощную, бесплатную систему контроля версий — для управления ею. Храня свою бухгалтерскую книгу в частном репозитории Git (на таком сервисе, как GitHub или GitLab), вы получаете два важных преимущества бесплатно:

1. Полная история: Вы можете видеть каждое изменение, когда-либо внесенное в вашу бухгалтерскую книгу.
2. Резервное копирование вне сайта: Ваши данные защищены от сбоев локального оборудования.

Возьмите за привычку "загружать" свои изменения после каждой сессии сверки.

9. Ежемесячно просматривайте финансовую отчетность​

Не ждите, пока ваш бухгалтер расскажет вам, как идут дела в вашем бизнесе. В конце каждого месяца используйте инструменты отчетности Beancount для создания ключевых финансовых отчетов, таких как отчет о прибылях и убытках и баланс. Сравните их с предыдущим месяцем или тем же месяцем прошлого года. Этот регулярный обзор помогает вам обнаружить утечки расходов, оценить ваши цены и развить финансовую грамотность, необходимую для уверенного ответа на вопросы кредиторов или инвесторов.

bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-31

10. Планируйте бюджет на налоги круглый год​

Для самозанятого специалиста день уплаты налогов никогда не должен быть сюрпризом. Относитесь к своему будущему налоговому счету как к периодическому расходу. Создайте счета обязательств в Beancount (например, Liabilities:Tax:Federal, Liabilities:Tax:State) и регулярно переводите процент от каждого полученного вами платежа в эти виртуальные корзины. Когда придет время делать ваши ежеквартальные расчетные налоговые платежи, деньги будут отложены и будут ждать, делая процесс совершенно безболезненным.

Контрольный список для быстрого старта​

• Откройте отдельные банковские счета для практики.
• Выберите кассовый метод или метод начисления и запишите его в своих options.
• Напишите скрипты для импорта CSV-файлов из банка и EHR с помощью bean-extract.
• Помечайте каждую транзакцию категорией по поступлении.
• Сверяйте счета еженедельно; после этого создавайте резервную копию в своем частном репозитории Git.
• Формируйте ежемесячные отчеты и запросы на движение денежных средств.
• Переводите налоговый буфер на отдельный высокодоходный сберегательный счет.

Готовы успокоить свои счета?

Установите Beancount, зафиксируйте свою первую запись, и пусть эти десять привычек обеспечат структуру, необходимую для того, чтобы ваша терапевтическая практика была финансово обоснованной и богатой аналитикой. Удачного ведения учета!

Аккуратно составленные книги учета лучше запутанных таблиц — особенно когда важен каждый цент.

Для художников, мастеров и коллекционеров на Etsy страсть движет бизнесом. Но по мере роста вашего магазина финансовая прозрачность становится так же важна, как и творческое видение. Жонглирование комиссиями, отслеживание стоимости материалов и подготовка к уплате налогов могут быть утомительными, отвлекая вас от работы.

Что, если бы вы могли управлять финансами своего магазина с той же тщательностью и точностью, которую вы вкладываете в свои продукты? Это руководство знакомит вас с рабочим процессом бухгалтерского учета в формате простого текста с использованием Beancount, движка с открытым исходным кодом, разработанного для обеспечения точности и контроля. Этот метод поможет вам освоить свои цифры, чтобы вы могли сосредоточиться на своем ремесле.

Почему бухгалтерский учет Etsy отличается​

Магазин Etsy имеет уникальный финансовый отпечаток со сложностями, которые часто упускает из виду обычное бухгалтерское программное обеспечение.

• Повсеместные комиссии маркетплейса: Ваш окончательный доход — это то, что остается после того, как Etsy возьмет свою долю. Платы за размещение, транзакционные сборы, сборы за обработку платежей и расходы на рекламу — все это отнимает часть каждой продажи. Не отслеживая их по отдельности, вы не сможете узнать свою истинную прибыль.
• Налог с продаж, контролируемый платформой: Etsy автоматически рассчитывает, собирает и перечисляет налог с продаж от вашего имени в большинстве штатов, что является огромным преимуществом для продавцов. Однако, если вы продаете на других каналах или имеете физическое присутствие в определенных штатах, у вас все еще могут быть собственные обязательства по уплате налога с продаж в связи с правилами "нексуса".
• Гибкая частота выплат: В зависимости от ваших настроек и истории аккаунта Etsy может перечислять ваши средства ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно. Эта гибкость может сделать денежный поток непредсказуемым, особенно когда средства зарезервированы или задерживаются. (Etsy Help)
• Более низкие пороги для формы 1099-K: Дни, когда можно было оставаться незамеченным налоговыми органами, прошли. Порог отчетности IRS для формы 1099-K, в которой указывается ваш валовой объем продаж, установлен на уровне 5000 долларов США на 2024 год и планируется снизить до 600 долларов США к 2026 году. Это означает, что почти каждый магазин получит форму IRS, и ваши бухгалтерские книги должны быть полностью с ней согласованы. (IRS)

План Beancount в семи быстрых шагах​

Этот план в формате простого текста поможет вам создать четкую, точную и беспроблемную систему бухгалтерского учета.

1. Разделяйте каналы с самого начала​

Если Etsy — не единственный ваш канал продаж, создайте отдельные счета доходов и расходов для каждого из них. Это простое разделение на верхнем уровне вашего плана счетов обеспечивает чистоту аналитики и значительно упрощает налогообложение.

2025-07-22 open Income:Etsy               USD
2025-07-22 open Expenses:Etsy:ListingFee   USD
2025-07-22 open Assets:Etsy:Payout         USD

2. Разбивайте каждую выплату​

Никогда не записывайте поступление от Etsy как одну строку дохода. Вместо этого загрузите ежемесячный CSV-файл счета платежей из своего менеджера магазина. Используйте этот отчет для создания одной транзакции Beancount, которая "разбивает" каждое поступление на валовые продажи и отдельные составляющие комиссий.

; еженедельная выплата из CSV-файла счета платежей Etsy
2025-07-15 * "Поступление Etsy #2025-28"
  Assets:Bank:Operating             1842.77 USD
  Income:Etsy:Sales               -2100.00 USD
  Expenses:Etsy:TransactionFee        136.50 USD  ; 6.5 %
  Expenses:Etsy:PaymentProcessing      66.00 USD  ; 3 % + $0.25 за заказ
  Expenses:Etsy:ListingFee             14.00 USD  ; $0.20 x 70 обновлений
  Assets:Etsy:Reserve                -75.73 USD

3. Отслеживайте запасы и себестоимость проданных товаров с помощью партий​

Для продавцов физических товаров функция "партии" в Beancount кардинально меняет отслеживание себестоимости проданных товаров (COGS). Когда вы покупаете сырье, вы регистрируете его как запасы по определенной стоимости. Когда вы продаете готовый продукт, вы можете списать точную стоимость использованных материалов.

; Покупка материалов оптом для запасов
2025-07-01 * "Оптовая покупка пряжи | Поставщик XYZ"
  Assets:Inventory:ScarfBlue     500 ScarfBlue {@ 3.45 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Запись себестоимости проданных товаров при продаже товара
2025-07-20 * "Продажа синего шарфа | Заказ #1234"
  Expenses:COGS                  1 ScarfBlue {3.45 USD}
  Assets:Inventory:ScarfBlue

4. Выберите свой метод учета заранее​

У вас есть два основных варианта:

• Кассовый метод: Простой и легкий. Вы регистрируете доход, когда деньги поступают на ваш банковский счет, и расходы, когда вы их оплачиваете. Это хорошо подходит для небольших магазинов, работающих в качестве хобби.
• Метод начисления: Дает более точное представление о прибыльности. Вы регистрируете доход, когда совершаете продажу (а не когда получаете оплату), и расходы, когда вы их несете. Это лучше подходит для магазинов, которые покупают материалы оптом или продают товары на заказ.

5. Автоматизируйте импорт​

Экономьте время, автоматизируя ввод данных. Экосистема простого текста предлагает несколько вариантов:

• Используйте bean-extract с пользовательскими правилами для анализа CSV-файлов Etsy.
• Настройте импортер банковских CSV-файлов для учета рекламных расходов или стоимости доставки, оплаченных кредитной картой.
• Для опытных пользователей напишите скрипт на Python для получения отчетов непосредственно из API Etsy.

6. Сверяйте еженедельно​

Выделяйте несколько минут каждую неделю, чтобы проверить свои цифры. Используйте инструменты командной строки Beancount для быстрой проверки ваших балансов и выявления любых проблем, таких как высвобожденные резервы, возвраты или корректировки комиссий, до конца месяца.

# Проверка баланса вашего расчетного счета Etsy
bean-balance books.bean "Assets:Etsy:Payout" "2025-07-21"

# Создание отчета о прибылях и убытках за последний период
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Прикрепляйте исходные документы​

Создайте полностью автономную и проверяемую запись, привязав исходные документы непосредственно к метаданным вашей транзакции. Это идеально подходит для квитанций поставщиков, PDF-файлов этикеток доставки или заказов на покупку.

2025-07-12 * "Этикетка доставки Etsy для заказа #4321"
  Expenses:ShippingLabel         4.25 USD
  Assets:Bank:Operating
  document: "docs/labels/2025-07-12-order4321.pdf"

Знайте свои комиссии Etsy (США)​

Чтобы получить истинное представление о своей прибыли, отслеживайте каждый тип комиссии на отдельном счете расходов:

• Плата за листинг: $0.20 за товар, которая автоматически обновляется каждые 4 месяца или после продажи. (Etsy)
• Комиссия за транзакцию: 6.5% от общей суммы заказа (включая цену товара, доставку и подарочную упаковку). (Etsy)
• Комиссия за обработку платежей: Варьируется в зависимости от страны, но для США обычно составляет 3% + $0.25 за заказ, обработанный через Etsy Payments. (Etsy Help)
• Подписка (Etsy Plus): Дополнительные инструменты за $10 в месяц (необязательно).

Советы по налогу с продаж и соблюдению требований​

• Хотя Etsy перечисляет налог с продаж за большинство штатов США, имейте в виду, что продажа на других платформах или наличие физической мастерской может создавать дополнительные налоговые обязательства ("нексус"). Тщательно отслеживайте свои пороги продаж.
• Как только пороги для формы 1099-K будут применяться к вашему магазину, убедитесь, что общая сумма Income:Etsy:Sales в Beancount совпадает с валовой суммой в форме до цента. (IRS)

Распространенные ошибки (и способы их исправления)​

• Ошибка: Учет чистых поступлений.
  • Исправление: Всегда используйте CSV-файл платежей, чтобы разбить поступления на валовые продажи, комиссии и резервы.
• Ошибка: Устаревшая стоимость запасов.
  • Исправление: Регистрируйте свои покупки материалов и запасов в момент их приобретения. Не ждите, пока готовый продукт будет продан.
• Ошибка: Слепые зоны возврата.
  • Исправление: При оформлении возврата регистрируйте расход и также сторнируйте исходную запись себестоимости проданных товаров, чтобы вернуть стоимость обратно на ваш счет запасов.
• Ошибка: Игнорирование удержания резервов.
  • Исправление: Откройте счет Assets:Etsy:Reserve для отслеживания денег, которые удерживает Etsy. Это обеспечит достоверность ваших отчетов о движении денежных средств.

Контрольный список быстрого старта​

• В менеджере магазина настройте ежемесячные отчеты и загрузите свой первый CSV-файл.
• Клонируйте стартовый репозиторий Beancount и составьте план счетов вашего магазина.
• Выберите кассовый метод или метод начисления и придерживайтесь его.
• Напишите базовый скрипт импорта или файл правил и запланируйте еженедельную синхронизацию.
• Сверяйте свои выплаты, уровни запасов и банковский баланс каждый понедельник.
• Создавайте отчет о прибылях и убытках каждый месяц и анализируйте тенденции валовой прибыли.
• Создавайте резервные копии своих файлов .bean с помощью Git и внешнего хранилища.

Готовы вплести бухгалтерский учет в свой творческий рабочий процесс? Установите Beancount, внесите свою первую запись и позвольте ясности простого текста освободить больше времени для работы. Удачного ведения учета!