Если вы учитываете основные средства в своей бухгалтерии — ноутбуки, камеры, оборудование или даже офисную мебель — ваши книги должны отражать их снижающуюся стоимость. Это включает два ключевых понятия: амортизация (расход) и её суммарный показатель — накопленная амортизация. В этом руководстве оба понятия объяснены простым языком, а затем показано, как моделировать их в Beancount с готовыми к копированию примерами, включая мощные варианты автоматизации.

Что такое накопленная амортизация?​

Накопленная амортизация — это общая сумма амортизации, записанной по активу с момента его ввода в эксплуатацию. Представьте её как текущий подсчёт. Это не новый тип расхода — это просто сумма всех прошлых амортизационных начислений по данному активу.

В финансовой отчётности вы увидите накопленную амортизацию рядом с первоначальной стоимостью актива. Это позволяет любому, кто читает ваши книги, увидеть как историческую стоимость (сколько вы заплатили), так и чистую балансовую стоимость (сколько он стоит сейчас в учёте).

Важный момент: накопленная амортизация — это контра‑актив счёт. Это может звучать сложно, но идея проста:

• Это счёт «актив», поэтому он находится в разделе Assets вашего плана счетов.
• Однако он имеет кредитовый остаток (отрицательное значение в активных счетах Beancount), что уменьшает стоимость связанного основного средства.

Где она отображается в балансе?​

Накопленная амортизация обычно появляется в балансе сразу под соответствующим основным средством. Например:

Во многих финансовых отчётах это упрощается до одной строки — «Основные средства, чистая стоимость». Эта цифра представляет собой общую историческую стоимость всех активов за вычетом их накопленной амортизации, давая окончательную чистую балансовую стоимость.

Как рассчитывается амортизация?​

Существует несколько методов расчёта амортизации. Выбранный метод определяет, какой расход вы фиксируете каждый период, а значит, как растёт накопленная амортизация. Две распространённые группы методов:

• Прямолинейный (SL): Самый простой и часто используемый метод. Вы списываете равную часть стоимости актива каждый период его полезного срока службы. Например, ноутбук стоимостью $3,000 с полезным сроком 36 мес. (3 года) будет амортизироваться$83.33 в месяц.
• Налоговые методы (например, MACRS в США): Для налоговых целей государства часто задают ускоренные графики. В США система Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) позволяет брать большие амортизационные отчисления в первые годы эксплуатации актива. Beancount легко справляется с такими графиками — нужно лишь рассчитать суммы по официальным таблицам (например, из IRS Publication 946) и сформировать соответствующие проводки.

Формула (прямолинейная)

Периодическая амортизация = $\frac{\text{Стоимость} - \text{Ликвидационная стоимость}}{\text{Полезный срок}}$

Накопленная амортизация (на дату t) = $\sum (\text{Периодическая амортизация до } t)$

Ликвидационная стоимость — это предполагаемая остаточная стоимость актива в конце его срока службы. Для простоты часто принимается равной нулю.

Подход Beancount: моделируем стоимость и накопленную амортизацию​

Чтобы правильно отслеживать основные средства в Beancount, сохраняя их первоначальную стоимость, используйте пару активных счетов для каждой категории и один расходный счёт.

• Assets:Equipment:Computers:Cost — для хранения исторической стоимости
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep — контра‑актив, который будет кредитоваться со временем
• Expenses:Depreciation:Computers — для записи периодических расходов

Эта структура отражает стандартную бухгалтерскую практику и рекомендуется для управления амортизацией основных средств в Beancount.

Вариант A: Ручные прямолинейные проводки​

Самый прямой метод. Вы контролируете каждую запись, что удобно для понимания механики.

1. Откройте необходимые счета

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Запишите покупку (по исторической стоимости)

При покупке актива дебетуйте счёт Cost.

2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Запишите ежемесячную амортизацию

Каждый месяц фиксируйте расход амортизации. Для актива $3,000 за 36 мес. месячная амортизация =$3000 ÷ 36 = $83.33.

Транзакция включает дебет расходного счёта и кредит контра‑активного счёта.

2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; кредит контра‑актива

Повторяйте эту запись каждый месяц в течение 36 мес. Баланс Assets:Equipment:Computers:AccumDep будет становиться всё более отрицательным, уменьшая чистую балансовую стоимость актива.

Быстрая проверка: легко проверить чистую стоимость в отчёте Balance Sheet Fava или запросом:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account   'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

Сумма остатков этих двух счетов — это ваша чистая балансовая стоимость.

Вариант B: Автоматизация плагином amortize в Fava​

Если вы используете Fava (популярный веб‑интерфейс для Beancount) и ваша амортизация фиксирована каждый месяц, её можно автоматизировать.

Сначала включите плагин в начале файла Beancount:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Затем создайте одну транзакцию, определяющую весь график амортизации.

; 1. Запишите покупку как обычно
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Настройте график амортизации
2025-01-20 * "Depreciation schedule - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

Плагин увидит эту транзакцию и автоматически сгенерирует виртуальные проводки по $83.33 каждый месяц в течение 36 мес. Эти записи не записываются в ваш .bean‑файл, но отображаются во всех отчётах. Это идеально для прямолинейной амортизации, но не подходит для нерегулярных графиков, таких как MACRS.

Вариант C: Генерация периодических записей сторонним плагином​

Если хотите, чтобы реальные (не виртуальные) проводки записывались в файл, но при этом нужна автоматизация, подойдёт генератор периодических записей. Один из самых популярных — beancount-periodic от Далласа Лу. Плагин можно настроить для создания датированных проводок, давая вам контроль ручных записей и удобство автоматизации.

Просмотр результатов: стоимость, накопленная амортизация и чистая балансовая стоимость​

Независимо от выбранного метода, ваш Balance Sheet будет показывать оба счёта — Cost и AccumDep — в разделе Активов. Сумма этих двух — это ваша чистая балансовая стоимость. Такое представление — историческая стоимость за вычетом накопленной амортизации — ожидается бухгалтерами и финансовыми аналитиками. Оно обеспечивает полную прозрачность возраста и стоимости ваших активов.

Вывод актива из учёта (продажа, утилизация, списание)​

Когда актив достигает конца срока службы, его нужно либо продать, утилизировать, либо списать. Чтобы удалить его из книг, необходимо:

1. Удалить его историческую стоимость.
2. Удалить связанную накопленную амортизацию.
3. Записать полученные денежные средства.
4. Записать полученную прибыль или убыток (разницу между полученными деньгами и чистой балансовой стоимостью).

Пример: продажа актива с прибылью

Допустим, вы продаёте MacBook Pro 15 июня 2027 г.

• Историческая стоимость: $3,000
• Накопленная амортизация на момент продажи: -$2,500
• Чистая балансовая стоимость: $3,000 -$2,500 = $500
• Вы продаёте за: $800
• Прибыль от продажи: $800 -$500 = $300

Транзакция Beancount для отражения выбытия:

2027-06-15 * "Sell MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD  ; полученные деньги
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD  ; дебет для обнуления контра‑актива
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD  ; кредит для снятия исторической стоимости
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD  ; кредит для записи прибыли

Если бы вы получили только $400 (убыток$100), разницу следует отразить в счёте Expenses:Losses:AssetDisposals с положительным значением (дебет).

FAQ (быстро)​

• Является ли накопленная амортизация активом или обязательством?
  Ни тем, ни другим. Это контра‑актив. Он находится в разделе активов баланса, но имеет кредитовый остаток, уменьшающий общую стоимость актива.

• Стоит ли когда‑либо писать напрямую в счёт Cost после покупки?
  Обычно — нет. Контра‑актив нужен, чтобы сохранять историческую стоимость. Все списания стоимости из‑за амортизации должны идти в ...:AccumDep.

• Можно ли использовать Beancount для графиков MACRS?
  Да. Нужно рассчитать суммы амортизации по таблицам IRS Publication 946, а затем записать их вручную или через периодический плагин. Плагин amortize в Fava не подходит, так как суммы в MACRS не равны каждый месяц.

• Что насчёт списания по разделу 179?
  Раздел 179 позволяет списать полную стоимость квалифицированного имущества в год ввода в эксплуатацию вместо амортизации. В Beancount это просто дебет расходного счёта вместо счёта основного средства в момент покупки.

Частые ошибки (и как их избежать)​

• Запись амортизации напрямую в счёт Cost.
  Исправление: всегда кредитуйте счёт ...:AccumDep. Это сохраняет историческую стоимость, важную для финансовой отчётности.

• Забывание удалить накопленную амортизацию при выбытии.
  Исправление: при продаже или списании обязательно делайте дебет ...:AccumDep, чтобы обнулить его баланс.

• Смешивание внутренних графиков амортизации и налоговых.
  Исправление: внутренние книги часто используют прямолинейный метод, а налоговые — MACRS. Держите их раздельно и документируйте политику.

• Ожидание, что плагин amortize в Fava справится с неравными графиками.
  Исправление: помните, что плагин работает только с равными ежемесячными частями. Для любых других схем используйте ручные проводки или более гибкий периодический плагин.

Шаблон для копирования​

Ниже полностью готовый шаблон, который вы можете адаптировать под свой журнал.

option "title" "My Business Ledger"
plugin "fava.plugins.amortize_over"  ; Удалите, если не используете автоматизацию Fava

; --- Счета ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers
2025-01-01 open Income:Gains:AssetDisposals
2025-01-01 open Expenses:Losses:AssetDisposals

; --- Покупка ---
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; --- Прямолинейные проводки ---
2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD

; --- Автоматический график (если используете плагин) ---
2025-01-20 * "Depreciation schedule - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

; --- Выбытие актива ---
2027-06-15 * "Sell MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD

Таблица сравнения методов​

Заключение​

Накопленная амортизация — ключевой показатель, позволяющий видеть реальную стоимость ваших основных средств. Beancount предоставляет гибкую, текстовую среду, где вы можете моделировать как простые, так и сложные графики амортизации, сохраняя полную прозрачность и совместимость с финансовыми стандартами. Используйте приведённые примеры и шаблоны, чтобы быстро внедрить надёжный учёт основных средств в своей организации.

Кредиторская задолженность (AP) — это деньги, которые ваш бизнес должен своим поставщикам за товары или услуги, которые вы уже получили, но ещё не оплатили. В бухгалтерском учёте AP классифицируется как текущее обязательство в балансе — сумма, обычно подлежащая выплате в течение следующего года, часто в течение 30–60 дней.

Эта концепция является центральной в начисленном учёте, где расход и соответствующее обязательство фиксируются в момент получения счёта, а не в момент фактической выплаты. В этом руководстве показано, как управлять полным рабочим процессом AP чисто и эффективно, используя инструмент бухгалтерского учёта в виде простого текста — Beancount.

Краткое содержание​

Прежде чем углубляться в детали, рассмотрим основные положения:

• Accounts Payable (AP) — это ваши краткосрочные долги перед поставщиками. Вы найдёте его в разделе Liabilities вашего баланса.
• Accrual vs. Cash: AP существует только при ведении книг на начисленной основе. Beancount полностью поддерживает начисленные процессы, а его веб‑интерфейс Fava корректно отображает ваши обязательства.
• AP vs. AR: Просто: Payables — это то, что вы должны, а Receivables (AR) — это то, что другие должны вам.

Где находится AP в Beancount (и в Fava)​

Чтобы начать отслеживание AP, сначала необходимо объявить счёт для него в вашем журнале. Стандартный вариант:

Liabilities:AccountsPayable

При желании можно создать субсчета для основных поставщиков (например, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

В Fava этот счёт появится в Балансе под Liabilities. Кликнув по нему, вы сможете увидеть список всех открытых и оплаченных позиций, получив чёткое представление о своих обязательствах. Пример работы можно увидеть в публичном примере журнала Fava — public example ledger, где присутствует счёт Liabilities:AccountsPayable.

Структурные элементы Beancount, которые вам понадобятся​

Надёжный процесс AP в Beancount опирается на несколько ключевых возможностей:

1. Accounts: Основные счёта — Liabilities:AccountsPayable, денежный счёт, например Assets:Bank:Checking, и различные расходные счёта (например, Expenses:Supplies).
2. Metadata: К любой транзакции можно добавить пары «ключ‑значение». Для AP обычно используют invoice:, due:, terms: и document:. Fava распознаёт ключ document: и автоматически создаёт кликабельную ссылку на прикреплённый файл, если настроена папка документов.
3. Tags & Links: Используйте #tags (например, #ap) для удобной фильтрации и ^links (например, ^INV-10455) для программного связывания счёта и последующей оплаты. Это создаёт ясный, проверяемый след.
4. Queries (BQL): Язык запросов Beancount, похожий на SQL (BQL), позволяет генерировать мощные отчёты, например список всех открытых обязательств, отсортированных по дате оплаты, прямо из командной строки с bean-query или на странице «Query» в Fava.

Основной рабочий процесс AP в Beancount​

Управление AP в журнале включает два‑три ключевых шага: запись счёта, его оплата и, при необходимости, частичные выплаты или скидки.

1) Запись счёта поставщика (создаёт обязательство)​

Сначала фиксируем расход и создаём обязательство, когда приходит счёт.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Эта запись делает две важные вещи:

1. Немедленно признаёт расход — $500 в правильный период (август).
2. Создаёт соответствующее обязательство — $500, показывая, что вы должны деньги Forest Paint Supply.

Ссылка ^INV-10455 — уникальный идентификатор, который позже можно добавить к оплате, связывая счёт и платёж логически.

2) Оплата счёта (снимает обязательство)​

Когда вы оплачиваете счёт, создаётся транзакция, переводящая деньги из банковского счёта и снимающая обязательство.

a) Обычная оплата (без скидки):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Эта запись уменьшает ваш баланс AP на $500 и баланс текущего счёта на ту же сумму. Обязательство считается погашенным.

b) Скидка за досрочную оплату (например, «2/10, n/30»):

При условиях «2/10, n/30» вы можете получить 2 % скидку, если оплатите в течение 10 дней. Для нашего счёта $500 это$10 скидки. Есть два допустимых способа записи — выберите один и придерживайтесь его последовательно.

; Option 1: Record the discount as other income (a contra‑expense effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2: Reduce the original expense directly
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

В обоих случаях вы полностью погашаете обязательство $500, уменьшаете банковский счёт на фактически уплаченные$490 и учитываете выгоду $10.

3) Частичные выплаты​

Функция ссылок в Beancount упрощает отслеживание частичных оплат.

; Invoice for $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; First payment of $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Final payment of $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Благодаря общей ссылке ^INV-9001 во всех трёх транзакциях вы легко можете отфильтровать журнал и увидеть полную историю конкретного счёта и его оплат.

Полезные запросы (BQL)​

Запускайте их во вкладке «Query» в Fava или из командной строки с bean-query.

Подсказка: Функция any_meta() отлично подходит для извлечения полей метаданных, таких как invoice: и document:, в результаты запросов.

Открытая AP по поставщикам (вид баланса):

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Открытая AP по счёту + дате оплаты:

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Счета с прикреплёнными PDF:

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Где увидеть AP в Fava​

• Balance Sheet: Перейдите в Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, чтобы увидеть общий баланс и детализировать транзакции.
• Journal: Отфильтруйте журнал по account:Liabilities:AccountsPayable или по конкретной ссылке, например ^INV-xxxx, чтобы проследить весь жизненный цикл счёта.
• Documents Sidebar: При использовании метаданных document: и директивы option "documents" в боковой панели появится список связанных документов.

Оценка просроченной задолженности, оборота и влияния на денежный поток​

• График просрочки (Aging Schedule): Отчёт группирует открытые счета по времени их нахождения в открытом состоянии (1–30 дн., 31–60 дн., 60+ дн.). В Beancount проще всего выполнить запрос «Open AP by Invoice + Due Date», экспортировать результаты в CSV и распределить их по группам в таблице или небольшом скрипте Python.
• Коэффициент оборота AP: Быстрая проверка того, как быстро вы оплачиваете поставщиков. Формула — Общие закупки у поставщиков ÷ Средняя AP. Показатель Days Payable Outstanding (DPO) приближённо равен 365 ÷ Коэффициент оборота.
• Если нельзя оплатить вовремя: AP — это краткосрочный долг. Если поставщик соглашается на более длительный график, долг следует переклассифицировать из AP в долг по нотам (Notes Payable).

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Лучшие практики работы с AP в Beancount​

• Документы: Храните все счета в отдельной папке и указывайте её через option "documents".
• Метаданные: Заполняйте invoice:, due: и terms: для каждой записи — это упрощает последующий анализ.
• Теги и ссылки: Обязательно используйте #ap и уникальные ^‑ссылки, чтобы быстро находить и связывать связанные транзакции.
• Регулярные проверки: Периодически просматривайте открытые обязательства в Fava, чтобы избежать неожиданной просрочки.

Пример записи «Счёт поставщика»​

2023-04-15 * "Acme Corp" "Invoice #12345" ^INV-12345 #ap
  invoice: "12345"
  due: "2023-05-15"
  terms: "Net 30"
  document: "invoices/2023-04-15-acme-12345.pdf"
  Expenses:OfficeSupplies       250.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable  -250.00 USD

Пример частичной оплаты​

2023-04-20 * "Acme Corp" "Partial payment for INV-12345" ^INV-12345
  Liabilities:AccountsPayable   150.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -150.00 USD

Пример полной оплаты​

2023-04-30 * "Acme Corp" "Full payment for INV-12345" ^INV-12345
  Liabilities:AccountsPayable   250.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -250.00 USD

Пример записи со скидкой за досрочную оплату​

2023-04-25 * "Acme Corp" "Early payment discount for INV-12345" ^INV-12345
  Liabilities:AccountsPayable   250.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -245.00 USD
  Income:Discounts:Payables    -5.00 USD

Пример переклассификации просроченной AP в долг по нотам​

2023-05-01 * "Acme Corp" "Convert overdue AP to note" ^INV-12345
  Liabilities:AccountsPayable    250.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -250.00 USD

Пример использования боковой панели документов в Fava​

option "documents" "documents"

2023-04-15 * "Acme Corp" "Invoice #12345" ^INV-12345 #ap
  invoice: "12345"
  due: "2023-05-15"
  document: "invoices/2023-04-15-acme-12345.pdf"
  Expenses:OfficeSupplies       250.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable  -250.00 USD

Пример запроса открытой AP по поставщикам​

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Пример запроса открытой AP по счёту и дате оплаты​

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Пример запроса всех PDF‑документов, связанных с AP​

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Это руководство предназначено для того, чтобы вы могли быстро приступить к работе с кредиторской задолженностью в Beancount и поддерживать чистый, проверяемый финансовый учёт.

Этот материал предоставлен в ознакомительных целях и не является финансовой рекомендацией.

© 2024 Beancount Community

Если ваш реестр хранится в обычном тексте, значит вы уже цените ясность, контроль и воспроизводимость. Аутсорсинг бухгалтерии не обязательно должен подрывать эти принципы. Напротив, при правильном подходе он превращает вашу настройку Beancount в надёжный документированный рабочий процесс, управляемый специалистами — при этом вы сохраняете полное владение данными, репозиторием и правилами.

Это практическое руководство для пользователей Beancount о том, что можно передать на аутсорсинг, что оставить внутри компании, как структурировать результаты и как оценивать поставщиков. Здесь речь идёт о делегировании механической работы без потери контроля.

Для кого это предназначено​

Это руководство предназначено вам, если вы подходите к одному из следующих профилей:

• Соло‑основатели, инди‑хакеры и консультанты, использующие Beancount и желающие освободить время от механических частей бухгалтерии, чтобы сосредоточиться на продукте или клиентах.
• Инженеры, разбирающиеся в финансах, которым нужны жёсткие контрольные точки, версия истории и полная аудитируемость, но которые не хотят тратить выходные на импорт банковских выписок и сверку счетов.
• Организации, мигрирующие от универсальных сервисов, которые теперь ставят во главу угла хранение данных и воспроизводимость. Недавние внезапные закрытия платформ, таких как Bench, подчеркнули важный урок: планы выхода и открытые форматы — не опция. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount вкратце​

Для непосвящённых экосистема Beancount построена вокруг нескольких ключевых компонентов, которые делают её мощным инструментом для подобных рабочих процессов:

• Beancount – в основе двойная запись бухгалтерского учёта в виде простого текста. Вы пишете читаемые файлы реестра, коммитите их в Git‑репозиторий и используете компилятор для валидации и генерации финансовых отчётов. (GitHub)
• Fava – изящный веб‑интерфейс для Beancount. Fava читает ваш файл реестра и предоставляет интерактивные балансы, отчёты о доходах, тренды, фильтры и мощный SQL‑подобный язык запросов. (Fava Demo)
• beangulp – современный фреймворк для автоматизации импорта данных. Эволюция оригинального импортёра Beancount, beangulp позволяет писать надёжные импортёры, которые парсят CSV, OFX, QFX и даже PDF‑выписки, превращая сырые банковские данные в структурированные записи Beancount. (GitHub)

Успешные отношения аутсорсинга должны сохранять и усиливать эти сильные стороны: контроль версий, читаемая история, строгая валидация и композиционность ваших инструментов.

Что аутсорсить, а что оставлять себе​

Ключ к эффективному делегированию — чёткое разделение труда. Ниже показано, как отделить тактическое выполнение от стратегической ответственности.

Отличные кандидаты для аутсорсинга​

Эти задачи обычно повторяются, основаны на правилах и отнимают много времени — идеальны для специалиста.

• Сбор выписок и импорт: скачивание ежемесячных выписок, нормализация разных форматов (CSV, OFX, PDF) и запуск ваших beangulp‑импортёров. Включает поддержание правил импортёров, поскольку финансовые организации постоянно меняют форматы выписок.
• Помощь в категоризации: построение эвристик и декларативных правил для классификации транзакций. При желании они могут использовать smart_importer для предсказания проводок на основе истории, но окончательный просмотр всегда остаётся за человеком.
• Сверка и проверка целостности: тщательная работа по размещению balance‑утверждений, соответствующих вашим выпискам, расследованию расхождений и обеспечению отсутствия ошибок в реестре.
• Прикрепление документов и чистота: получение счетов и чеков, привязка их к транзакциям с метаданными и аккуратное архивирование исходных документов в воспроизводимую структуру каталогов.
• Закрытие месяца и отчётность: подготовка стандартного набора отчётов (P&L, Balance Sheet, Cash Flow) и предоставление представлений Fava или экспортов для управленческих обновлений.
• Операции по дебиторской/кредиторской задолженности и подготовка к выплате зарплат: подготовка счетов к оплате, генерация инвойсов, погоня за поступлениями и подготовка файлов зарплаты для вашего окончательного обзора и утверждения.
• Подготовка налогового пакета: в конце года — чистый пробный баланс, вспомогательные графики и все необходимые файлы для вашего CPA или налогового консультанта.

Остаётся в компании (вы сохраняете намерения и риски)​

Эти обязанности стратегические и определяют финансовый фундамент вашего бизнеса. Они принадлежат вам.

• Проектирование плана счетов: структура и наименования аккаунтов отражают ваше видение бизнеса. Это ваша финансовая карта.
• Ключевые бухгалтерские политики: решения о структуре компании, признании доходов, политиках капитализации — их долгосрочные финансовые и юридические последствия.
• Окончательные утверждения: вы должны принимать окончательное решение о всех движениях денежных средств, включая платежи, выплаты зарплат и значительные журнальные записи.
• Стратегическое финансовое планирование: прогнозирование, бюджетирование и определение того, что считается «хорошим» для вашего бизнеса, являются фундаментальными обязанностями владельца.

Рабочий процесс аутсорсинга, построенный на Beancount​

Ниже описана структура совместной работы на базе Git.

1) Структура репозитория (пример)​

Ваш репозиторий — единственный источник правды. Хорошо организованная структура делает процесс прозрачным и поддерживаемым.

/ledger
main.beancount        # Главный файл реестра, включает остальные
accounts/             # Определение плана счетов
includes/             # Ежемесячные или ежегодные файлы транзакций
prices/               # Директивы цены для товаров/акций
metadata/             # Пользовательские метаданные
plugins/              # Пользовательские плагины Beancount
documents/            # Выписки, чеки, счета
/importers              # Импортёры beangulp + правила
config.yaml
bank_x.py
card_y.py
/scripts
import.sh             # Скрипт‑оркестратор импортёров
close_month.py        # Скрипт закрытия месяца и проверки
/reports
monthly/
year_end/
/ops
runbook.md            # Как запускать систему
checklist.md          # Процедурные чек‑листы (например, закрытие месяца)
controls.md           # Документация финансовых контролей

2) Еженедельный цикл​

Рутинная работа должна следовать предсказуемому ритму, завершаясь чётким результатом для вашего обзора.

1. Импорт — поставщик получает выписки и запускает beangulp‑импортёры, формируя новые транзакции.
2. Категоризация — применяются правила, при необходимости – предложения smart_importer. Затем человеческий обзор исправляет неоднозначности.
3. Сверка — добавляются balance‑утверждения, проверяется соответствие выпискам, расследуются различия. Использование директив pad должно быть редким и требовать объяснения.
4. Документирование — к транзакциям привязываются соответствующие документы (чек, счет).
5. Коммит и Pull Request — изменения фиксируются с описательными сообщениями, открывается PR для вашего обзора, позволяя увидеть точный diff изменений в книге.

3) Закрытие месяца (минимальный набор)​

Закрытие — ключевая контрольная точка для обеспечения точности и получения надёжных отчётов.

• Обновление директив price для валют и ценных бумаг.
• Проверка открытых позиций: дебиторская/кредиторская задолженность, начисления, предоплаты, займы.
• Убедитесь, что все balance‑утверждения проходят, нет других ошибок.
• Тегирование коммита закрытием периода (например, 2025-08-close) и экспорт стандартных отчётов.
• Публикация снимка Fava или предоставление защищённого URL за период.

4) Годовой пакет​

Итог работы за год — аккуратно упакованный, аудируемый набор материалов для налогового консультанта: окончательный пробный баланс, вспомогательные графики по ключевым счетам (например, основные средства) и воспроизводимый скрипт, генерирующий все артефакты непосредственно из Git‑репозитория.

Безопасность и доступ (неделимые требования)​

Профессиональный процесс ставит безопасность и владение данными на первое место.

• Хранение данных в первую очередь — вы владеете приватным Git‑репозиторием. Поставщик работает из форка и отправляет Pull Request‑ы. Он никогда не должен хранить единственную копию вашего реестра.
• Доступ к банкам — по возможности предоставляйте только права чтения. Если используете агрегатор, создайте отдельные учётные данные и задайте процесс их отзыва.
• Секреты и шифрование — используйте GPG или age для шифрования чувствительных документов «на‑диске». Требуйте MFA во всех сервисах. Принцип наименьших привилегий.
• Доступ к Fava — самостоятельно хостите Fava или запускайте локально (fava ledger.beancount) и делитесь доступом через защищённый туннель/VPN. Не размещайте его открыто в интернете.
• План выхода — настоятельно требуйте «pull‑the‑cord»‑плейбук: передача всех скриптов, конфигураций и документации, гарантированный доступ к данным. Как показывают недавние события, поставщики могут исчезнуть в одночасье; ваши финансовые записи не должны застрять у них.

Как выглядят «хорошие» результаты (каждый месяц)​

В конце каждого месяца вы должны получить две вещи: технический артефакт и бизнес‑резюме.

1. Чистый Pull Request, содержащий:​

• Все импортированные и проверенные транзакции за период.
• diff новых/изменённых правил импортёров.
• Коммиты, резюмирующие ключевые допущения или ручные корректировки.
• 100 % зелёный статус всех balance‑утверждений, журнал подтверждающий, что каждый аккаунт сверён.
• Ссылки в файле Beancount на все прикреплённые документы + отчёт о недостающих документах.
• Обновлённые директивы price для инвестиций или валют.

2. Пакет управления, содержащий:​

• Стандартные отчёты: отчёт о прибылях и убытках, баланс, отчёт о движении денежных средств.
• Ключевые метрики, такие как денежный запас (runway) и отклонения бюджета от факта.
• Прямые ссылки на преднастроенные представления Fava для более глубокого интерактивного анализа.

Типы поставщиков (и когда они подходят)​

Не все поставщики одинаковы. Подберите того, кто соответствует вашему уровню и сложности.

• Бухгалтер, знакомый с Beancount — идеален для базового рабочего процесса: регулярный импорт, категоризация, сверка и подготовка месячных отчётов.
• Бутик‑бухгалтерская фирма — подойдёт, если нужны дополнительные услуги: управление дебиторской/кредиторской задолженностью, координация зарплат, консолидация нескольких юридических лиц или налоговая поддержка.
• Фракционный контролёр/CFO — правильный выбор, когда нужен стратегический надзор: проектирование бухгалтерских политик, построение финансовых прогнозов, подготовка отчётности для совета и разработка внутренних контролей.

Обычно договор заключается на фиксированную ежемесячную оплату за рутину и почасовую ставку за разовые проекты.

Вопросы для интервью поставщика Beancount‑аутсорсинга​

При оценке кандидата задайте технические вопросы, чтобы понять их экспертизу.

1. Какие импортёры beangulp вы лично создавали или поддерживали? Можете показать анонимные примеры?
2. Будете ли вы поставлять воспроизводимые скрипты и runbook, или только конечные файлы?
3. Как вы обеспечиваете целостность данных в процессе? (Ищите ответы про balance‑утверждения, чек‑листы проверки, возможно CI/CD‑линтинг).
4. Используете ли вы smart_importer? Если да, как выглядит ваш процесс ревью и переопределения его предсказаний?
5. Как вы предлагаете структурировать Git‑рабочий процесс (ветвление, шаблоны PR, конвенции сообщений коммитов)?
6. Каков ваш план выхода? Что включает процесс передачи данных, чтобы не было блокировки?
7. Как вы безопасно предоставляете доступ к Fava для совместных сессий с клиентом?

Простой пример ТЗ (Statement of Work), который можно скопировать​

Используйте это как стартовую точку для договора.

Scope of Work
- Еженедельный импорт транзакций через beangulp; поддержка правил для всех подключенных финансовых институтов.
- Человеческая проверка категоризации транзакций. Использование smart_importer допускается, но записи не коммитятся без обзора.
- Еженедельная сверка с выписками, реализованная через `balance`‑утверждения. Примечания о различиях > $X будут предоставлены.
- Сбор документов для всех значимых транзакций; отчёт о недостающих документах ежемесячно.
- Процесс закрытия месяца, включающий обновление цен, чек‑лист начислений и предоставление ссылок на представления Fava.
- Подготовка годового пакета: пробный баланс, вспомогательные графики для CPA.

Deliverables
- Ежемесячный Pull Request с тегом "<YYYY-MM>-close", все проверки проходят.
- Обновления в папке `/ops`, включая `diff` для `runbook.md` и `controls.md`.
- Финальные отчёты в `/reports/monthly` с changelog‑сводкой.

Access & Security
- Вся работа выполняется в приватном Git‑репозитории, принадлежащем клиенту. Поставщику предоставляется отдельный пользователь, все изменения отправляются через Pull Request.
- Учётные данные предоставляются с правами только на чтение, где это возможно. Требуется MFA для всех общих сервисов.
- Чувствительные документы хранятся с использованием шифрования, предоставленного клиентом, и удаляются из систем поставщика после завершения контракта.

SLA & Cadence
- Еженедельный PR с сверёнными транзакциями подаётся каждый <день недели>.
- PR закрытия месяца подаётся до <N>-го рабочего дня следующего месяца.
- Стандартное время ответа на запросы — <X> рабочих часов; критические инциденты — <Y> часов.

Exit Clause
- По окончании контракта поставщик передаёт полный репозиторий, все скрипты, документацию и карту использованных учётных данных в течение <Z> рабочих дней. Включён 2‑часовой звонок передачи.

Советы, экономящие часы (и будущие боли)​

• Назначайте имена аккаунтам для сверки — структурируйте их так, чтобы включать институт и последние 4 цифры номера (например, Assets:Bank:Chase:Checking:1234). Упрощает отладку.
• Устанавливайте balance‑утверждения на границах выписок — рассматривайте каждую банковскую выписку как проверяемый чек‑поинт. Это позволяет быстро локализовать ошибку.
• Автоматизируйте обновление цен — используйте встроенные инструменты Beancount для получения рыночных цен и записи их директивой price. Критично для точных отчётов по инвестициям и валютам.
• Шифруйте и храните документы в репозитории — используйте GPG/age и держите их рядом с соответствующими транзакциями, чтобы воспроизводить любые проверки позже.
• Тестируйте импортёры в изоляции — перед запуском в продакшн проверяйте их на небольших наборов данных, чтобы убедиться в отсутствии регрессий.

Заключение​

Аутсорсинг бухгалтерии, построенный вокруг Beancount, позволяет сочетать гибкость открытого кода с надёжностью профессионального управления. При правильной организации, чётком разделении обязанностей и строгом контроле доступа вы получаете экономию времени и ресурсов, не жертвуя прозрачностью и контролем.

Независимо от того, ведёте ли вы подработку с ноутбука или масштабируете быстрорастущий стартап, у вас есть несколько надёжных способов вести чистый и точный учёт. Но какой из них подходит именно вам? Лучшее решение зависит от вашего бюджета, уровня технической комфортности и того, насколько вы хотите контролировать свои финансовые данные.

Вот объективный гид по семи самым распространённым вариантам бухгалтерии — что они умеют, где у них слабости и когда современное решение вроде Beancount.io идеально подходит.

1) Excel​

Это часто первая остановка на пути к бухгалтерии благодаря своей простоте и универсальной доступности.

• Подходит для: Основателей‑строителей и DIY‑фондов, которым нужен полный контроль и которые уже умеют работать с таблицами.
• Плюсы: Барьер входа практически нулевой, а тысячи бесплатных шаблонов доступны онлайн. Гибкость позволяет создавать кастомные финансовые модели и отслеживать уникальные рабочие процессы, которые не покрывают готовые программы.
• Минусы: Самый большой недостаток — огромный объём ручной работы. Каждая операция должна вводиться и согласовываться вручную, что отнимает массу времени. Ещё хуже — легко допустить скрытую ошибку формулы или опечатку без каких‑либо защитных механизмов. Совместная работа и поддержание чистой аудиторской трассы неудобны без строгой дисциплины.
• Лучше всего, если… вам нужен быстрый старт без лишних функций для очень простого бизнеса, и вы предельно внимательны к деталям.

2) Google Sheets​

Облачный «кузен» Excel, Google Sheets предлагает те же базовые возможности с коллаборативным уклоном.

• Подходит для: Команд, которым нужны простые общие таблицы для учёта доходов и расходов.
• Плюсы: Встроенные облачные резервные копии и предельно простое совместное использование — основные преимущества. Работать можно с любого устройства через браузер, что удобно для мобильных команд.
• Минусы: Страдает от тех же фундаментальных недостатков, что и Excel: тяжёлая ручная работа и высокий риск пользовательских ошибок. Также могут возникнуть проблемы совместимости с некоторыми шаблонами и дополнениями, ориентированными на экосистему Microsoft.
• Лучше всего, если… ваша команда уже использует Google Workspace и вы готовы мириться с ограничениями ручной системы.

3) QuickBooks Online​

Десятилетиями QuickBooks был выбором по умолчанию для малого бизнеса, ищущего специализированное бухгалтерское ПО.

• Подходит для: Малых компаний, которым нужен «классический» опыт SMB‑программ с широкой экосистемой интеграций.
• Плюсы: Фирменная функция — банковские ленты, автоматически импортирующие операции из банков и карт, резко сокращая ручной ввод данных. Платформа сразу предоставляет широкий набор финансовых отчётов и поддерживается огромным сообществом бухгалтеров и разработчиков.
• Минусы: Несмотря на автоматический импорт, система всё равно требует еженедельного внимания для категоризации расходов и согласования счетов. Интерфейс может иметь крутую кривую обучения, а стоимость растёт с добавлением функций. Главное — создаётся vendor lock‑in, что усложняет экспорт финансовой истории при желании перейти к другому решению.
• Примечание: Как отмечает QuickBooks, автоматические банковские ленты — ключевая функция, но вы всё равно отвечаете за проверку и категоризацию, необходимые для точных книг.

4) Xero​

Популярная современная альтернатива QuickBooks, Xero предлагает схожие возможности с упором на чистый дизайн и пользовательский опыт.

• Подходит для: Владельцев бизнеса, которым нужен более современный UI, но те же базовые возможности, что и у QuickBooks Online.
• Плюсы: Xero также имеет надёжные банковские ленты и мощные инструменты согласования, упрощающие сопоставление операций. Чистый дизайн часто хвалят пользователи, а большое количество бухгалтеров уже знакомы с платформой.
• Минусы: На более дешёвых тарифах могут отсутствовать некоторые функции (например, ограничения на количество счетов‑фактур), что заставляет переходить на более дорогие планы, а дополнения увеличивают общую стоимость. Как и QBO, Xero требует вашего участия в финальной категоризации и проверке.
• Примечание: По словам Xero, их автоматические банковские ленты подключаются к тысячам финансовых учреждений по всему миру, обеспечивая базовые рабочие процессы согласования.

5) Бухгалтеры (CPA)​

Сертифицированные публичные бухгалтеры — высококвалифицированные финансовые эксперты, предоставляющие стратегические консультации, налоговое планирование и услуги по соблюдению нормативов.

• Подходит для: Налоговой стратегии, сложных финансовых ситуаций, аудитов и разовых консультаций.
• Плюсы: Хороший CPA даёт экспертные рекомендации по критическим решениям, таким как структура компании, оптимизация налогов и сложные бухгалтерские операции. Их надзор значительно снижает риск в вопросах с высоким финансовым воздействием.
• Минусы: Наём CPA‑фирмы для ежедневного учёта слишком дорог для большинства малых предприятий. Чтобы они были эффективны, вам всё равно нужно предоставлять своевременные и упорядоченные финансовые записи.
• В чём разница с бухгалтерами? Кратко: бухгалтеры записывают и упорядочивают исторические операции, а бухгалтеры‑CPA интерпретируют, отчитываются и консультируют на основе этих данных. (Investopedia, Intuit)

6) Традиционные бухгалтеры​

Бухгалтер — это профессионал, отвечающий за еженедельную или ежемесячную запись и согласование ваших финансовых операций.

• Подходит для: Владельцев бизнеса, которым нужен человек, занимающийся рутиной учёта каждую неделю.
• Плюсы: Человеческий надзор значительно уменьшает типичные ошибки категоризации, которые может пропустить только программное обеспечение. В конце каждого месяца они предоставляют чистый набор финансовой отчётности для вашего обзора.
• Минусы: Этот вариант дороже, чем DIY‑программное обеспечение; месячные гонорары часто начинаются от нескольких сотен долларов. Сроки подготовки отчётов зависят от доступности и процесса вашего бухгалтера.
• Реальность: Для многих малых компаний сочетание отличного бухгалтера для еженедельных задач и периодической поддержки CPA для налогов и стратегии — надёжная и эффективная комбинация. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain-Text Accounting, Supercharged)​

Этот современный подход сочетает контроль таблиц с автоматизацией программ и точностью двойной записи.

• Подходит для: Разработчиков, финансовых специалистов и внимательных основателей, которым нужна точность, прозрачность и автоматизация без «чёрных ящиков».
• Что это: Beancount.io — платформа, построенная на открытой методологии Beancount. Весь ваш финансовый журнал хранится в виде читаемого человеком plain‑text, который платформа преобразует в анализ в реальном времени, хостит дашборды Fava и поддерживает AI‑ассистированные рабочие процессы.
• Почему команды выбирают его:
  • Скриптуемость и аудит: Версионирование книг с помощью Git. Каждое изменение можно просмотреть в diff, как в коде.
  • Хостинг UI Fava: Мгновенно генерируются отчёты о прибылях и убытках, балансы и интерактивные графики прямо из вашего текстового журнала. Нет необходимости вручную собирать отчёты.
  • AI‑ассистент: Ускоряет категоризацию транзакций и обнаружение аномалий, оставляя окончательное одобрение за человеком.
  • Настоящая портативность: Ваши данные — простой текстовый файл. Вы можете экспортировать его в любой момент. Никакого vendor lock‑in.
• Компромиссы: Есть кривая обучения, если вы никогда не работали с двойной записью в plain‑text формате. Подходит тем, кто ценит абсолютную точность и контроль выше «кнопочного» удобства.

Предпочитаете полностью открытый исходный код и самостоятельный хостинг?​

Вы всегда можете запустить открытый движок Beancount на своей машине и использовать Fava как веб‑интерфейс. Это мощно и бесплатно, но вы будете отвечать за настройку, резервные копии и интеграцию данных самостоятельно. Beancount.io делает всё это за вас.

Быстрое сравнение (на первый взгляд)​

Как выбрать​

• Хотите максимальный контроль, аудитируемость и рабочие процессы уровня разработчика? Выбирайте Beancount.io. Вы получаете хостинг дашбордов Fava, AI‑ассистент и свободу переносимости plain‑text.
• Нужен кто‑то, кто «просто сделает»? Нанимайте бухгалтера и держите CPA на готове для налогов и стратегических вопросов.
• Удобно в традиционных экосистемах SMB‑программ? QuickBooks или Xero — подходящие варианты, но планируйте время каждую неделю для проверки и согласования операций.
• Тестируете воду при ограниченном бюджете? Таблицы могут подойти на короткое время. Рассматривайте их как ступеньку к реальной системе, а не как конечную цель.

Почему plain‑text бухгалтерия набирает популярность​

Инструменты plain‑text бухгалтерии (PTA) вроде Beancount становятся популярными, потому что они подчёркивают воспроизводимость, контроль версий и прозрачность. Эти ценности близки инженерам, дата‑сайентистам и финансовым специалистам. Если вы считаете, что книги вашей компании должны быть так же ясны и проверяемы, как ваш код, вы в правильном месте. (plaintextaccounting.org)

Готовы увидеть ваш журнал в действии?​

Создайте бесплатное рабочее пространство Beancount.io, импортируйте небольшую выборку транзакций за прошлый месяц и откройте хостинг‑дашборд Fava. Вы сразу увидите отчёт о прибылях и убытках и баланс — затем сможете уточнить категории с помощью AI‑ассистента.

Десятилетиями в мире бухгалтерского учета доминировали знакомые закрытые системы с графическим интерфейсом, такие как QuickBooks, Xero и FreshBooks. Они установили стандарт, предлагая простоту использования и визуальные рабочие процессы, ориентированные на нетехнических пользователей. Но для разработчиков, опытных пользователей и всех, кто ценит абсолютную прозрачность и контроль, появился принципиально иной подход: Beancount.io.

Эта статья представляет собой прямое сравнение Beancount.io с традиционным бухгалтерским программным обеспечением. Мы разберем их основные различия в философии, гибкости, стоимости и долгосрочной поддержке, чтобы помочь вам решить, какая система действительно соответствует вашим потребностям.

1. Философия и рабочий процесс​

Самое фундаментальное различие между этими двумя подходами заключается в их основной философии.

Beancount.io Beancount.io построен на философии простого текстового учета. По сути, каждая финансовая транзакция — это запись в простом текстовом файле. Эта модель «учет как код» ставит во главу угла удобочитаемые записи, контролируемые с помощью систем контроля версий. Ваши финансовые данные хранятся в вечном, открытом формате, которым вы полностью владеете — он никогда не может быть заблокирован поставщиком. Этот рабочий процесс предназначен для пользователей, которым удобно работать с текстовыми редакторами, системами контроля версий, такими как Git, и инструментами командной строки.

Традиционное ПО Традиционные бухгалтерские платформы основаны на графическом интерфейсе и формах. Вы вводите данные с помощью мастеров, раскрывающихся меню и визуальных форм. Этот подход ставит во главу угла непосредственность и доступность, позволяя нетехническим пользователям легко начать работу без крутой кривой обучения. Однако ваши данные хранятся в проприетарном формате или облачной базе данных, что часто требует сложных процедур экспорта и импорта, если вы решите перейти на другой сервис.

Вердикт: Если вы отдаете приоритет полному контролю, владению данными, прозрачности и автоматизации, Beancount.io — явный победитель. Если вам нужен интерфейс «щелкни и работай» с минимальной кривой обучения, традиционное программное обеспечение будет казаться более естественным.

2. Гибкость и настройка​

Насколько хорошо программное обеспечение может адаптироваться к вашим конкретным потребностям?

Beancount.io Возможность 100% написания скриптов — это суперсила Beancount.io. Он легко интегрируется с Python, позволяя вам подключаться к любому API, автоматизировать получение данных из банковских фидов, программно помечать транзакции на основе сложных правил и генерировать пользовательские отчеты, адаптированные к вашим точным требованиям. Ваши возможности расширения и настройки практически безграничны, без каких-либо ограничений со стороны поставщика.

Традиционное ПО Эти платформы предлагают курируемый набор интеграций с популярными инструментами, такими как PayPal, Stripe и различные службы расчета заработной платы. Хотя это удобно, вы работаете в рамках «огороженного сада» поставщика. Настройка ограничена тем, что позволяет платформа, а для расширенной отчетности или автоматизации часто требуется переход на более высокий тарифный план или покупка сторонних надстроек. Вы можете работать с их API, но вы всегда будете связаны правилами и ограничениями скорости их экосистемы.

Вердикт: Beancount.io обеспечивает непревзойденную гибкость для разработчиков и технических пользователей. Традиционные инструменты лучше подходят для стандартных рабочих процессов «подключи и работай» с популярными бизнес-приложениями.

3. Совместная работа и прозрачность​

То, как вы работаете с другими и проверяете свои записи, значительно различается.

Beancount.io Совместная работа в Beancount.io осуществляется через Git. Это делает каждое изменение в вашей финансовой книге полностью прозрачным и проверяемым. Вы можете видеть, кто, что, когда и почему изменил — как и в рабочем процессе проверки кода. Это идеально подходит для распределенных команд, которые уже используют такие инструменты, как GitHub или GitLab. Кроме того, нет никаких скрытых расчетов; каждое число в отчете можно проследить до точной записи в вашей книге, что обеспечивает полную проверяемость.

Традиционное ПО Совместная работа осуществляется с помощью встроенных пользовательских ролей и разрешений. Вы можете пригласить своего бухгалтера, счетовода или деловых партнеров для доступа к книгам непосредственно через веб-интерфейс. Это очень эффективно для предприятий, которые следуют традиционной модели финансового надзора. Недостатком является то, что некоторые внутренние операции, такие как расчет налогов или автоматическая корректировка баланса, могут быть непрозрачными «черными ящиками», что затрудняет независимую проверку логики.

Вердикт: Beancount.io идеально подходит для команд, которые ценят детальную проверяемость и совместную работу в стиле кода. Традиционные системы более удобны для бухгалтеров для общего доступа к графическому интерфейсу в режиме реального времени.

4. Стоимость и владение​

Финансовые модели и концепция владения данными — это совершенно разные миры.

Beancount.io Основное программное обеспечение Beancount является открытым и бесплатным. Вы платите только за услуги с добавленной стоимостью Beancount.io, которые включают хостинг, интеллектуальную автоматизацию и премиальные функции. Плата за лицензию на каждое рабочее место отсутствует, поэтому вы можете масштабировать свою команду без дополнительных затрат. Самое главное, что нет никакой зависимости от поставщика. Ваши данные — это набор текстовых файлов, которые вы можете перемещать, редактировать или хранить где угодно и когда угодно.

Традиционное ПО Эти сервисы работают по подписной модели, как правило, с ежемесячной или ежегодной оплатой. Цены часто зависят от набора функций, и вам, возможно, придется столкнуться с платой за пользователя или за компанию, которая растет вместе с вашей организацией. Это создает зависимость; если вы прекратите платить, вы рискуете потерять доступ к своим данным и функциональности программного обеспечения. Эта зависимость от поставщика представляет собой значительный долгосрочный риск.

Вердикт: Beancount.io значительно более экономичен в долгосрочной перспективе, особенно для технических команд, которые ценят суверенитет данных. Традиционное программное обеспечение предлагает предсказуемые расходы на подписку, но создает долгосрочную зависимость.

5. Кривая обучения и внедрение​

Как быстро вы можете начать работу?

Beancount.io Кривая обучения, несомненно, более крутая. Внедрение этой системы требует комфортной работы с текстовым редактированием, понимания базового синтаксиса и знакомства с такими инструментами, как Git. Однако первоначальные вложения окупаются. После освоения Beancount обеспечивает невероятно быстрые, повторяемые рабочие процессы и дает гораздо более глубокое, фундаментальное понимание вашей финансовой картины.

Традиционное ПО Эти платформы разработаны для нетехнических владельцев бизнеса и предлагают минимальные трудности при адаптации. Вы можете начать работу, отправлять счета и классифицировать расходы в течение нескольких минут. Тем не менее, изучение более продвинутых функций, таких как создание пользовательских отчетов или настройка многопользовательского учета, все же требует значительных затрат времени.

Вердикт: Beancount.io — правильный выбор, если вы готовы потратить время на изучение мощной системы. Традиционное программное обеспечение быстрее освоить нетехническим пользователям, которым нужны немедленные результаты.

Побочное сравнение

Когда выбирать каждый вариант

Решение в конечном итоге сводится к навыкам вашей команды, приоритетам и рабочему процессу.

Выбирайте Beancount.io, если вы:

• Разработчик, аналитик данных или технически подкованный опытный пользователь.
• Цените абсолютную прозрачность, контроль и долгосрочную переносимость данных превыше всего.
• Хотите полностью автоматизировать свой учет и глубоко интегрировать его в свои пользовательские рабочие процессы.
• Вам удобно обращаться со своими финансовыми записями с той же строгостью, что и с исходным кодом.

Выбирайте традиционное бухгалтерское ПО, если вы:

• Хотите быстро начать работу с визуальным интерфейсом без какой-либо технической настройки.
• Вам нужен немедленный доступ, удобный для бухгалтера, с минимальным обучением.
• Предпочитаете управляемое, размещенное решение, где поставщик обрабатывает все обновления и соответствие требованиям.
• Ваши потребности в интеграции удовлетворяются популярными готовыми приложениями.

Заключительные мысли

Beancount.io не пытается быть лучшим QuickBooks — это принципиально иной способ мышления. Он представляет учет как код. Для технических специалистов этот сдвиг предлагает тот же скачок вперед, который контроль версий с Git принес в разработку программного обеспечения: полную прозрачность, идеальную воспроизводимость и полный контроль.

В то же время традиционное бухгалтерское программное обеспечение продолжает выигрывать по удобству использования «из коробки» и готовым интеграциям для нетехнических команд. Правильный выбор — это не то, что «лучше» в целом, а то, что идеально подходит для вашего рабочего процесса, ваших приоритетов и степени контроля, которую вы требуете от своих финансовых данных.

Вы создали S-корпорацию, чтобы сохранить свой бизнес гибким и налогово эффективным. Но хотя концепция «сквозного налогообложения» звучит просто, реальность включает в себя налоги на заработную плату, потенциальные сборы на уровне организации и важные различия между штатами.

Вот как на самом деле работают налоги для S-корпорации в 2025 году — и как вести четкую, проверяемую отчетность в Beancount.

Что облагается налогом (и где)​

Суть структуры S-корпорации заключается в том, как она обрабатывает прибыль. Это трехкомпонентная система: сквозной доход, налоги на уровне организации и налоги на заработную плату.

• Сквозное налогообложение на федеральном уровне: S-корпорация, как правило, не платит федеральный подоходный налог со своей обычной коммерческой прибыли. Вместо этого эта прибыль (наряду с другими налоговыми статьями, такими как кредиты и вычеты) переходит к акционерам через форму Schedule K-1. Акционеры указывают этот доход в своих личных налоговых декларациях, независимо от того, вывели ли они фактически денежные средства из бизнеса. Важно отметить, что эта прибыль по K-1 не облагается налогом на самозанятость.
• Но... могут применяться налоги на уровне организации: Правило «отсутствия корпоративного налога» не является абсолютным. В определенных случаях S-корпорация может быть обязана платить налог напрямую. Наиболее распространенными причинами являются налог на встроенный прирост капитала (BIG) (для недавно преобразованных C-корпораций) и налог на избыточный чистый пассивный доход.
• Налоги на заработную плату реальны: Это самое важное правило для акционеров-сотрудников. Если вы работаете в своем бизнесе, вам должна быть выплачена разумная компенсация в виде заработной платы по форме W-2 до того, как вы получите какие-либо необлагаемые налогом распределения. Эта заработная плата облагается налогом FICA (социальное обеспечение и медицинское страхование) и подоходным налогом, как и заработная плата любого другого сотрудника.

Заработная плата, краткий обзор (2025)​

Для любого акционера-сотрудника вы будете начислять заработную плату и подавать стандартные формы налогов на заработную плату, включая ежеквартальную форму 941 (для удержания подоходного налога и FICA) и ежегодную форму 940 (для федерального налога на безработицу, или FUTA).

Ключевые ставки на 2025 год:

• Социальное обеспечение (OASDI): База заработной платы составляет 176 100 долларов США. Ставка налога составляет 6,2% для сотрудника и 6,2% для работодателя на заработную плату до этого предела.
• Медицинское страхование (Medicare): Нет предела заработной платы. Ставка составляет 1,45% для сотрудника и 1,45% для работодателя на всю заработную плату.
• Дополнительный налог Medicare: Налог в размере 0,9% удерживается с заработной платы сотрудника, превышающей 200 000 долларов США в год. Работодатель не уплачивает этот налог.

Налоги на уровне организации, с которыми вы можете столкнуться​

Хотя это менее распространено, вы должны знать о налогах, которые сама S-корпорация может быть обязана уплатить.

• Налог на встроенный прирост капитала (BIG): Если вы преобразовали свой бизнес из C-корпорации в S-корпорацию, вам грозит 5-летний период признания. Если вы продаете активы с приростом капитала, которыми компания владела во время своего существования в качестве C-корпорации, в течение этого периода, сама S-корпорация будет обязана уплатить корпоративный налог с этой прибыли. Это рассчитывается в Приложении D к форме 1120-S.
• Налог на избыточный чистый пассивный доход: Это применяется, если ваша S-корпорация накопила нераспределенную прибыль (AE&P) с момента своего существования в качестве C-корпорации и ее пассивный доход (например, арендная плата, роялти и проценты) превышает 25% ее валовой выручки.
• Ежеквартальные расчетные платежи по этим налогам: Если вы ожидаете, что общая сумма налога BIG, налога на пассивный доход и некоторых других налогов на возмещение составит 500 долларов США или более, S-корпорация должна производить ежеквартальные расчетные платежи. На 2025 год даты платежей для календарного года — 15 апреля, 16 июня, 15 сентября и 15 декабря.

Ловушки на уровне штата и местного самоуправления 🗺️​

Никогда не предполагайте, что федеральные правила применяются на уровне штата или города. Налоговый режим сильно различается.

• Калифорния: S-корпорации должны платить ежегодный минимальный франчайзинговый налог в размере 800 долларов США, плюс 1,5% налога на чистую прибыль.
• Нью-Йорк: Нью-Йорк не признает выборы S-корпорации. Федеральная S-корпорация, как правило, подлежит полному общему корпоративному налогу Нью-Йорка.
• Налоги на факультативные сквозные организации (PTE): В качестве обходного пути для федерального ограничения вычета SALT в размере 10 000 долларов США многие штаты теперь разрешают S-корпорациям выбирать уплату подоходного налога штата на уровне организации. Правила сложны и меняются — проконсультируйтесь со своим CPA перед тем, как делать выбор PTE.

Что платят владельцы​

Как акционер, ваша личная налоговая картина напрямую связана с результатами деятельности S-корпорации.

• Доход по K-1 в вашей форме 1040: Вы будете указывать доход, убытки, вычеты и кредиты, переданные вам по вашей форме Schedule K-1, в своей личной форме 1040.
• Ежеквартальные расчетные налоги: Поскольку с вашего дохода по K-1 не удерживаются налоги, вам, вероятно, потребуется производить личные ежеквартальные расчетные налоговые платежи в IRS, используя форму 1040-ES, чтобы избежать штрафов за недостаточную уплату.
• Вычет QBI (Раздел 199A): Ваш сквозной доход может претендовать на ценный вычет квалифицированного бизнес-дохода (QBI), который может составлять до 20% вашего бизнес-дохода. На более высоких уровнях дохода этот вычет может быть ограничен суммой заработной платы по форме W-2, которую платит S-корпорация, — что делает ваш показатель «разумной компенсации» еще более важным.

Базовая подача документов и формы​

Как минимум, ваше ежегодное соблюдение требований будет включать:

• Форма 1120-S: Налоговая декларация S-корпорации.
• Форма Schedule K-1: Для каждого акционера.
• Формы для заработной платы: Ежеквартальные формы 941, ежегодная форма 940 и формы W-2/W-3 для сотрудников.
• Форма 1099-NEC: Для платежей в размере 600 долларов США или более большинству независимых подрядчиков.

Beancount: Составьте карту, чтобы никогда не задаваться вопросом «Куда это делось?»​

Четкий план счетов необходим для отслеживания этих движущихся частей.

Стартовые счета​

Assets:Bank:Operating
Assets:PrepaidTax:Federal            ; Для расчетных платежей на уровне S-корпорации
Expenses:Payroll:Wages
Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity
Expenses:Payroll:Employer:Medicare
Expenses:Payroll:Employer:FUTA
Expenses:Tax:Federal:S-Corp          ; Для расходов по налогу BIG/на пассивный доход
Liabilities:Payroll:Withholding:{Federal,SocialSecurity,Medicare}
Equity:Distributions

Примеры транзакций​

Начисление заработной платы (сторона компании + удержания)

2025-02-28 * "Заработная плата - Февраль"
  Assets:Bank:Operating                        -10350.00 USD
  Expenses:Payroll:Wages                         12500.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity         775.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:Medicare               181.25 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal        -3000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:SocialSecurity  -775.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Medicare        -181.25 USD

Распределение владельцу (не заработная плата)

2025-03-10 * "Распределение акционерам"
  Assets:Bank:Operating                         -5000.00 USD
  Equity:Distributions                           5000.00 USD

Расчетный налог на уровне корпорации (если применимо)

2025-04-15 * "Расчетный платеж 1120-S на уровне организации (налог BIG/на пассивный доход)"
  Assets:Bank:Operating                         -1200.00 USD
  Assets:PrepaidTax:Federal                      1200.00 USD

Отметка ключевых дат подачи документов

2026-03-15 note "Форма 1120-S за 2025 год подана в электронном виде; формы K-1 предоставлены всем акционерам."

Проверки работоспособности (bean-query)​

Используйте запросы, чтобы убедиться, что ваши записи корректны.

Заработная плата против распределений с начала года (проверка разумности компенсации)

SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ "Expenses:Payroll:Wages" OR account ~ "Equity:Distributions")
  AND year = 2025
GROUP BY account;

Зафиксировали ли мы передачу K-1?

SELECT date, narration WHERE narration ~ "K-1";

Практические советы (чтобы IRS не звонил) ✅​

1. Документируйте «разумную компенсацию». Храните простую памятку с вашими должностными обязанностями, распределением времени и ссылками на рыночные данные о заработной плате. Выплачивайте эту сумму через официальную заработную плату по форме W-2.
2. Четко разделяйте заработную плату и распределения. Никогда не смешивайте их. Ваша книга Beancount должна делать это различие очевидным.
3. Следите за правилами штата. Знайте о минимальных налогах (как в Калифорнии) или непризнании S-корпораций (как в Нью-Йорке).
4. Пересматривайте расчетные платежи. Если ваш доход значительно меняется в середине года, скорректируйте как свои личные расчетные платежи по форме 1040-ES, так и любые расчетные платежи на уровне S-корпорации.

Это руководство предоставляет общую информацию, а не налоговые консультации. Каждая бизнес-ситуация уникальна. Всегда консультируйтесь с квалифицированным CPA для получения рекомендаций, специфичных для ваших обстоятельств.

Аккуратно составленные книги учета лучше запутанных таблиц — особенно когда важен каждый цент.

Для художников, мастеров и коллекционеров на Etsy страсть движет бизнесом. Но по мере роста вашего магазина финансовая прозрачность становится так же важна, как и творческое видение. Жонглирование комиссиями, отслеживание стоимости материалов и подготовка к уплате налогов могут быть утомительными, отвлекая вас от работы.

Что, если бы вы могли управлять финансами своего магазина с той же тщательностью и точностью, которую вы вкладываете в свои продукты? Это руководство знакомит вас с рабочим процессом бухгалтерского учета в формате простого текста с использованием Beancount, движка с открытым исходным кодом, разработанного для обеспечения точности и контроля. Этот метод поможет вам освоить свои цифры, чтобы вы могли сосредоточиться на своем ремесле.

Почему бухгалтерский учет Etsy отличается​

Магазин Etsy имеет уникальный финансовый отпечаток со сложностями, которые часто упускает из виду обычное бухгалтерское программное обеспечение.

• Повсеместные комиссии маркетплейса: Ваш окончательный доход — это то, что остается после того, как Etsy возьмет свою долю. Платы за размещение, транзакционные сборы, сборы за обработку платежей и расходы на рекламу — все это отнимает часть каждой продажи. Не отслеживая их по отдельности, вы не сможете узнать свою истинную прибыль.
• Налог с продаж, контролируемый платформой: Etsy автоматически рассчитывает, собирает и перечисляет налог с продаж от вашего имени в большинстве штатов, что является огромным преимуществом для продавцов. Однако, если вы продаете на других каналах или имеете физическое присутствие в определенных штатах, у вас все еще могут быть собственные обязательства по уплате налога с продаж в связи с правилами "нексуса".
• Гибкая частота выплат: В зависимости от ваших настроек и истории аккаунта Etsy может перечислять ваши средства ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно. Эта гибкость может сделать денежный поток непредсказуемым, особенно когда средства зарезервированы или задерживаются. (Etsy Help)
• Более низкие пороги для формы 1099-K: Дни, когда можно было оставаться незамеченным налоговыми органами, прошли. Порог отчетности IRS для формы 1099-K, в которой указывается ваш валовой объем продаж, установлен на уровне 5000 долларов США на 2024 год и планируется снизить до 600 долларов США к 2026 году. Это означает, что почти каждый магазин получит форму IRS, и ваши бухгалтерские книги должны быть полностью с ней согласованы. (IRS)

План Beancount в семи быстрых шагах​

Этот план в формате простого текста поможет вам создать четкую, точную и беспроблемную систему бухгалтерского учета.

1. Разделяйте каналы с самого начала​

Если Etsy — не единственный ваш канал продаж, создайте отдельные счета доходов и расходов для каждого из них. Это простое разделение на верхнем уровне вашего плана счетов обеспечивает чистоту аналитики и значительно упрощает налогообложение.

2025-07-22 open Income:Etsy               USD
2025-07-22 open Expenses:Etsy:ListingFee   USD
2025-07-22 open Assets:Etsy:Payout         USD

2. Разбивайте каждую выплату​

Никогда не записывайте поступление от Etsy как одну строку дохода. Вместо этого загрузите ежемесячный CSV-файл счета платежей из своего менеджера магазина. Используйте этот отчет для создания одной транзакции Beancount, которая "разбивает" каждое поступление на валовые продажи и отдельные составляющие комиссий.

; еженедельная выплата из CSV-файла счета платежей Etsy
2025-07-15 * "Поступление Etsy #2025-28"
  Assets:Bank:Operating             1842.77 USD
  Income:Etsy:Sales               -2100.00 USD
  Expenses:Etsy:TransactionFee        136.50 USD  ; 6.5 %
  Expenses:Etsy:PaymentProcessing      66.00 USD  ; 3 % + $0.25 за заказ
  Expenses:Etsy:ListingFee             14.00 USD  ; $0.20 x 70 обновлений
  Assets:Etsy:Reserve                -75.73 USD

3. Отслеживайте запасы и себестоимость проданных товаров с помощью партий​

Для продавцов физических товаров функция "партии" в Beancount кардинально меняет отслеживание себестоимости проданных товаров (COGS). Когда вы покупаете сырье, вы регистрируете его как запасы по определенной стоимости. Когда вы продаете готовый продукт, вы можете списать точную стоимость использованных материалов.

; Покупка материалов оптом для запасов
2025-07-01 * "Оптовая покупка пряжи | Поставщик XYZ"
  Assets:Inventory:ScarfBlue     500 ScarfBlue {@ 3.45 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Запись себестоимости проданных товаров при продаже товара
2025-07-20 * "Продажа синего шарфа | Заказ #1234"
  Expenses:COGS                  1 ScarfBlue {3.45 USD}
  Assets:Inventory:ScarfBlue

4. Выберите свой метод учета заранее​

У вас есть два основных варианта:

• Кассовый метод: Простой и легкий. Вы регистрируете доход, когда деньги поступают на ваш банковский счет, и расходы, когда вы их оплачиваете. Это хорошо подходит для небольших магазинов, работающих в качестве хобби.
• Метод начисления: Дает более точное представление о прибыльности. Вы регистрируете доход, когда совершаете продажу (а не когда получаете оплату), и расходы, когда вы их несете. Это лучше подходит для магазинов, которые покупают материалы оптом или продают товары на заказ.

5. Автоматизируйте импорт​

Экономьте время, автоматизируя ввод данных. Экосистема простого текста предлагает несколько вариантов:

• Используйте bean-extract с пользовательскими правилами для анализа CSV-файлов Etsy.
• Настройте импортер банковских CSV-файлов для учета рекламных расходов или стоимости доставки, оплаченных кредитной картой.
• Для опытных пользователей напишите скрипт на Python для получения отчетов непосредственно из API Etsy.

6. Сверяйте еженедельно​

Выделяйте несколько минут каждую неделю, чтобы проверить свои цифры. Используйте инструменты командной строки Beancount для быстрой проверки ваших балансов и выявления любых проблем, таких как высвобожденные резервы, возвраты или корректировки комиссий, до конца месяца.

# Проверка баланса вашего расчетного счета Etsy
bean-balance books.bean "Assets:Etsy:Payout" "2025-07-21"

# Создание отчета о прибылях и убытках за последний период
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Прикрепляйте исходные документы​

Создайте полностью автономную и проверяемую запись, привязав исходные документы непосредственно к метаданным вашей транзакции. Это идеально подходит для квитанций поставщиков, PDF-файлов этикеток доставки или заказов на покупку.

2025-07-12 * "Этикетка доставки Etsy для заказа #4321"
  Expenses:ShippingLabel         4.25 USD
  Assets:Bank:Operating
  document: "docs/labels/2025-07-12-order4321.pdf"

Знайте свои комиссии Etsy (США)​

Чтобы получить истинное представление о своей прибыли, отслеживайте каждый тип комиссии на отдельном счете расходов:

• Плата за листинг: $0.20 за товар, которая автоматически обновляется каждые 4 месяца или после продажи. (Etsy)
• Комиссия за транзакцию: 6.5% от общей суммы заказа (включая цену товара, доставку и подарочную упаковку). (Etsy)
• Комиссия за обработку платежей: Варьируется в зависимости от страны, но для США обычно составляет 3% + $0.25 за заказ, обработанный через Etsy Payments. (Etsy Help)
• Подписка (Etsy Plus): Дополнительные инструменты за $10 в месяц (необязательно).

Советы по налогу с продаж и соблюдению требований​

• Хотя Etsy перечисляет налог с продаж за большинство штатов США, имейте в виду, что продажа на других платформах или наличие физической мастерской может создавать дополнительные налоговые обязательства ("нексус"). Тщательно отслеживайте свои пороги продаж.
• Как только пороги для формы 1099-K будут применяться к вашему магазину, убедитесь, что общая сумма Income:Etsy:Sales в Beancount совпадает с валовой суммой в форме до цента. (IRS)

Распространенные ошибки (и способы их исправления)​

• Ошибка: Учет чистых поступлений.
  • Исправление: Всегда используйте CSV-файл платежей, чтобы разбить поступления на валовые продажи, комиссии и резервы.
• Ошибка: Устаревшая стоимость запасов.
  • Исправление: Регистрируйте свои покупки материалов и запасов в момент их приобретения. Не ждите, пока готовый продукт будет продан.
• Ошибка: Слепые зоны возврата.
  • Исправление: При оформлении возврата регистрируйте расход и также сторнируйте исходную запись себестоимости проданных товаров, чтобы вернуть стоимость обратно на ваш счет запасов.
• Ошибка: Игнорирование удержания резервов.
  • Исправление: Откройте счет Assets:Etsy:Reserve для отслеживания денег, которые удерживает Etsy. Это обеспечит достоверность ваших отчетов о движении денежных средств.

Контрольный список быстрого старта​

• В менеджере магазина настройте ежемесячные отчеты и загрузите свой первый CSV-файл.
• Клонируйте стартовый репозиторий Beancount и составьте план счетов вашего магазина.
• Выберите кассовый метод или метод начисления и придерживайтесь его.
• Напишите базовый скрипт импорта или файл правил и запланируйте еженедельную синхронизацию.
• Сверяйте свои выплаты, уровни запасов и банковский баланс каждый понедельник.
• Создавайте отчет о прибылях и убытках каждый месяц и анализируйте тенденции валовой прибыли.
• Создавайте резервные копии своих файлов .bean с помощью Git и внешнего хранилища.

Готовы вплести бухгалтерский учет в свой творческий рабочий процесс? Установите Beancount, внесите свою первую запись и позвольте ясности простого текста освободить больше времени для работы. Удачного ведения учета!

Текстовый шаблон, повторяемый рабочий процесс и один запрос для ответа на вопрос «Кто мне еще должен?»

Выставление счетов может казаться рутиной, застрявшей между выполненной работой и ожидаемым платежом. Но хороший процесс выставления счетов — это основа здорового денежного потока. Он выполняет двойную функцию: четко сообщает вашим клиентам, что и когда они должны, и предоставляет вашей бухгалтерской системе неопровержимые факты, которые ей необходимы.

Хотя специализированные SaaS-приложения могут отправлять красивые, автоматизированные PDF-файлы, они часто требуют ежемесячной платы и блокируют ваши данные в проприетарном хранилище. Легкий, текстовый подход с использованием Beancount предлагает мощную альтернативу. Вы можете превратить каждый счет в четкий набор бухгалтерских записей, получая все преимущества контроля версий, мощных метаданных и мгновенных запросов — без необходимости подписки.

Минимально жизнеспособный счет (поля, которые никогда нельзя пропускать)​

Прежде чем приступить к работе с бухгалтерской книгой, вам нужен профессиональный счет. Формат может быть простым, но содержание должно быть точным. Эти поля, заимствованные из проверенной временем практики малого бизнеса, не подлежат обсуждению.

• Реквизиты продавца: Название вашей компании и физический адрес.
• Реквизиты клиента: Имя вашего клиента и (в идеале) его адрес.
• Номер счета: Уникальный, последовательный идентификатор, который никогда не используется повторно. INV-045 следует за INV-044.
• Даты выставления и оплаты: Четко укажите, когда был выставлен счет и когда ожидается оплата.
• Строки счета: Четкое описание услуг или продуктов, а также количество, ставка и итоговая сумма по строке.
• Итого, налог и общая сумма: Покажите расчет, чтобы клиент мог легко его проследить.
• Дополнительные примечания: Место для благодарности, инструкций по переводу или предоставленного клиентом номера заказа на покупку.

Чтобы помочь вам начать, мы создали набор готовых к редактированию шаблонов, которые включают все эти поля. Версии электронных таблиц даже предварительно рассчитывают итоговые суммы для вас.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Запись счета в бухгалтерской книге​

После того, как вы отправили PDF-файл счета клиенту, вы должны записать его в Beancount. Это важный шаг, который учитывает доход в момент его получения, а не только в момент оплаты. Процесс включает в себя две отдельные транзакции.

1. При выставлении счета:

Вы создаете транзакцию, которая перемещает общую сумму с вашего счета Income (Доход) на счет Assets:AccountsReceivable (Активы:Дебиторская задолженность). Это создает цифровой долговой документ в вашей бухгалтерии.

; 2025‑07‑21 Счет № 045  Веб-дизайн спринт для Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 Веб-дизайн спринт"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

Здесь вы дебетуете AccountsReceivable (Дебиторская задолженность) и кредитуете свой счет Income (Доход). Обратите внимание на богатые метаданные: срок оплаты, уникальный invoice_id и даже прямая link: (ссылка) на отправленный вами PDF-файл.

2. При оплате клиентом:

Когда деньги поступают на ваш банковский счет, вы записываете вторую транзакцию, чтобы "закрыть" долговой документ. Это перемещает баланс с AccountsReceivable (Дебиторская задолженность) на ваш расчетный счет.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Оплата INV-045"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

Баланс для INV-045 в Assets:AccountsReceivable (Дебиторская задолженность) теперь равен нулю, и ваша бухгалтерия идеально сбалансирована.

Прикрепите PDF: Ключ метаданных link: особенно полезен при использовании с Fava, веб-интерфейсом Beancount. Fava отобразит кликабельную ссылку прямо в представлении транзакции, поэтому исходный документ всегда находится на расстоянии одного клика. Этот рабочий процесс был задуман еще в 2016 году в запросе на функцию (GitHub).

Один запрос для вывода списка всех открытых счетов​

Итак, кто вам еще должен деньги? С этой системой вам не нужно рыться в электронной почте или электронных таблицах. Вам нужен всего один простой запрос.

Сохраните следующее как файл с именем open-invoices.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Теперь запустите его из командной строки:

bean-query books.beancount open-invoices.sql

За считанные секунды вы получите чистый, актуальный отчет о всех непогашенных счетах, с указанием идентификатора счета, клиента, даты выставления и суммы задолженности. Никакого дополнительного программного обеспечения не требуется.

Автоматизируйте рутинную работу​

Прелесть простого текста — это возможность написания скриптов. Вы можете автоматизировать утомительные части этого рабочего процесса.

• Шаблон + Pandoc = PDF: Храните шаблон счета в Markdown. Небольшой скрипт на Python может заполнить переменные (имя клиента, строки счета, номер счета), а инструмент командной строки Pandoc может мгновенно преобразовать его в профессиональный PDF-файл.
• Git Pre-commit Hook: Если вы храните свою бухгалтерскую книгу в Git, простой pre-commit hook может выполнять проверки перед сохранением вашей работы. Он может проверить, что каждый новый invoice_id уникален, что проводки по транзакции сбалансированы до нуля, и что файл, на который ссылается метаданные link:, действительно существует.
• Cron Job: Настройте запланированное задание (cron job) для запуска запроса open-invoices.sql каждую ночь и отправки вам сводки по электронной почте. Вы будете начинать каждый день, точно зная, кому нужно отправить дружеское напоминание.

Реалистичное предостережение​

Beancount — это инструмент для ведения бухгалтерского учета, а не сервис для выставления счетов. Он не будет автоматически отправлять клиентам напоминания об оплате или обрабатывать платежи по их кредитным картам. Рабочий процесс следующий: вы создаете и отправляете счет с помощью выбранного вами метода (например, с помощью шаблонов выше), а затем вносите бухгалтерские записи в свою бухгалтерскую книгу.

Для большинства фрилансеров и небольших компаний этот ручной шаг — небольшая цена за надежную, проверяемую и бесплатную бухгалтерскую систему, которой вы полностью владеете и управляете (beancount.io).

Следующие шаги​

Готовы взять под контроль выставление счетов? Вот как начать.

1. Скачайте шаблон и используйте его для создания следующего реального счета, обязательно используя последовательный номер счета.
2. Храните отправленные PDF-файлы в специальной папке, например docs/invoices/, и используйте ключ метаданных link: в своей транзакции Beancount для ссылки на них.
3. Сохраните запрос open-invoices.sql и сделайте его запуск частью вашего еженедельного финансового обзора.

Текстовый бухгалтерский учет не означает отказ от аккуратности или контроля — это просто означает, что база данных доступна для поиска с помощью grep. С помощью простого шаблона и приведенных выше фрагментов кода вы будете получать оплату быстрее и поддерживать безупречный порядок в своей бухгалтерии.

Вы не можете управлять бизнесом, если не знаете, куда уходят деньги. Точная бухгалтерия превращает догадки в понимание. (Investopedia)

Каждый владелец бизнеса, фрилансер или основатель стартапа рано или поздно сталкивается с одной и той же реальностью: финансовый хаос губит рост. Без четкого представления о вашем денежном потоке вы действуете вслепую. Но что, если бы вы могли управлять своими финансами с той же точностью и контролем, которые вы применяете к своему коду? Встречайте Beancount — мощную систему бухгалтерского учета с открытым исходным кодом, которая работает с простыми текстовыми файлами.

Это руководство познакомит вас с основами бухгалтерского учета и покажет, как построить надежный, легкий и прозрачный финансовый рабочий процесс с помощью Beancount.

Что такое бухгалтерский учет?​

По сути, бухгалтерский учет — это систематическая и непрерывная запись каждой финансовой операции, совершаемой бизнесом. Это ежедневная дисциплина отслеживания доходов, расходов, активов (того, чем вы владеете) и обязательств (того, что вы должны).

В мире Beancount эти записи не заперты в проприетарном программном обеспечении. Они хранятся в простых, удобочитаемых текстовых файлах. Этот подход позволяет вам контролировать версии вашей финансовой истории с помощью таких инструментов, как Git, так же, как вы делаете это с программным проектом. Каждая запись регулируется правилом двойной записи — элегантной системой, которая автоматически проверяет вашу работу и гарантирует, что ваша бухгалтерия всегда верна. (beancount)

Почему это важно?​

Тщательный бухгалтерский учет — это не просто административная аккуратность; это стратегическое преимущество.

• Уверенность при налогообложении: Когда наступает налоговый сезон, чистая отчетность — ваш лучший друг. Налоговая служба требует четкой документации по доходам и вычетам. Хорошо организованная бухгалтерия означает, что вы можете подавать декларацию с уверенностью и значительно сократить любые потенциальные проверки. (IRS)
• Более точные решения: Достаточно ли высоки ваши цены? Действительно ли конкретный договор на обслуживание прибылен? Растут ли расходы на подписку бесконтрольно? Финансовые отчеты, такие как отчет о прибылях и убытках и баланс, выявляют утечки цен, безудержные расходы и проблемы с денежным потоком, предоставляя менеджерам и инвесторам данные, необходимые для принятия разумных решений. (Investopedia)
• Более легкое финансирование: Кредиторы и инвесторы не принимают решения, основываясь на интуиции. Прежде чем переводить средства, они попросят финансовые отчеты. Хорошая бухгалтерия позволяет вам генерировать баланс или отчет о прибылях и убытках за считанные секунды, демонстрируя профессионализм и финансовое здоровье. (Investopedia)
• Предупреждения о мошенничестве и ошибках: Регулярная сверка вашей бухгалтерии с банковскими выписками — ваша первая линия защиты от ошибок. Эта простая привычка помогает вам быстро выявить дублирующие платежи, банковские ошибки или мошенническую деятельность, прежде чем они станут серьезными проблемами. (IRS)

Семишаговый план в простом тексте​

Готовы начать? Вот как построить вашу систему бухгалтерского учета на базе Beancount с нуля.

1. Разделите бизнес-счета и личные счета​

Это первый и не подлежащий обсуждению шаг. Откройте отдельный расчетный счет для бизнеса и, при необходимости, бизнес-кредитную карту. Смешивание средств создает кошмар для бухгалтерии и может размыть границы ответственности между вами и вашим бизнесом. Четкое разделение необходимо для точного вычета расходов и правовой защиты. (Small Business Administration)

В Beancount вы объявляете о существовании этих счетов с помощью директивы open:

; Начальные остатки на ваших счетах
2025-07-22 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-22 open Assets:Bank:Personal   USD

2. Выберите систему бухгалтерского учета​

Beancount использует метод двойной записи, золотой стандарт бухгалтерского учета на протяжении веков. Принцип прост: каждая транзакция затрагивает как минимум два счета. На каждое дебетование одного счета должно быть соответствующее кредитование другого. Волшебство этой системы заключается в том, что сумма всех ваших счетов всегда должна быть равна нулю. Beancount автоматически применяет это правило, а это означает, что опечатка или логическая ошибка немедленно поднимут флаг. Вы буквально не можете иметь несбалансированную бухгалтерию. (beancount)

3. Выберите метод учета​

У вас есть два основных варианта:

• Кассовый метод: Вы регистрируете доход, когда получаете деньги, и расходы, когда их оплачиваете. Это проще и непосредственно отражает ваш денежный поток.
• Метод начисления: Вы регистрируете доход, когда вы его зарабатываете (например, когда отправляется счет), и расходы, когда вы их несете (например, когда получаете счет). Этот метод дает более точное представление о финансовом состоянии и деятельности компании, особенно для растущих фирм. (Investopedia)

Вот пример транзакции по методу начисления в Beancount. Вы учитываете доход при отправке счета, перемещая сумму в Assets:AccountsReceivable. Когда клиент платит, вы перемещаете деньги со счета AccountsReceivable на ваш банковский счет.

; Пример начисления: выставлен счет, оплата позже
2025-07-22 * "Счет за дизайн №101"
  Assets:AccountsReceivable     3000.00 USD
  Income:Design

2025-08-15 * "Клиент оплачивает счет №101"
  Assets:Bank:Business          3000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable

4. Соберите свой набор инструментов​

Прелесть Beancount заключается в его минималистской, модульной природе. Ваш основной набор включает:

• Редактор + Git: Ваш любимый текстовый редактор для записи транзакций и Git для контроля версий, что дает вам полную, проверяемую историю каждого изменения.
• bean-report / bean-balance / Fava: Инструменты командной строки, такие как bean-report, и потрясающий веб-интерфейс Fava, предоставляют вам мгновенные финансовые отчеты, панели мониторинга и мощные возможности фильтрации.
• Импортеры: Богатая экосистема импортеров, созданных сообществом, может подключаться к вашим банковским каналам через CSV, Plaid или API для таких сервисов, как Stripe и PayPal, автоматизируя большую часть ввода данных.

5. Классифицируйте каждую транзакцию​

Хорошо организованный "план счетов" — это основа для анализа отчетности. Определите категории, которые имеют смысл для вашего бизнеса, используя иерархические счета для детализации. Затем, записывая транзакции, тщательно классифицируйте их.

2025-07-30 * "Ежемесячный счет AWS"
  Expenses:Hosting:AWS       124.50 USD
  Assets:Bank:Business
  tag: "ops"

В этом примере расход четко отнесен к категории Expenses:Hosting:AWS. Использование tag: "ops" также позволяет создавать перекрестные отчеты, например, просматривать все операционные расходы независимо от их основной категории. (IRS)

6. Надежно храните исходные документы​

Налоговая служба с радостью принимает цифровые копии чеков и счетов. Сканируйте бумажные чеки или пересылайте счета по электронной почте в специальную папку в облачном хранилище (например, Google Drive или Dropbox). Затем ссылайтесь на файл непосредственно в вашей записи Beancount, используя метаданные. Это создает герметичную, автономную запись.

; Изображение чека, связанное как метаданные
2025-07-18 * "Обед команды"
  Expenses:Meals              85.10 USD
  Assets:Bank:Business
  receipt: "receipts/2025-07-18-team-lunch.jpg"

7. Сделайте бухгалтерский учет привычкой​

Последовательность — ключ к успеху. Откладывание дел превращает бухгалтерский учет в стрессовое, трудоемкое занятие. Выделите повторяющийся временной блок — еженедельный или ежемесячный «Bean-день» — для импорта транзакций, сверки счетов и просмотра ваших финансовых отчетов. Эта простая процедура превращает бухгалтерский учет из ежеквартальной гонки в быструю, эффективную проверку состояния бизнеса. (IRS)

Самостоятельно или с помощью профессионалов?​

• Самостоятельно: Для фрилансеров или малого бизнеса с предсказуемым объемом транзакций самостоятельный подход с Beancount невероятно эффективен. Тем не менее, разумно провести краткую, разовую консультацию с CPA, чтобы проверить ваш план счетов и убедиться, что вы на правильном пути.
• Профессиональный обзор: По мере роста вашего бизнеса, усложнения транзакций или повышения риска несоблюдения требований, привлечение профессионального бухгалтера или аудитора для периодических проверок становится бесценным. Вы можете продолжать использовать Beancount в качестве основного источника данных и просто экспортировать необходимые им отчеты.

Контрольный список для быстрого старта​

• Открыть отдельные банковские счета для бизнеса.
• Клонировать стартовый репозиторий Beancount и определить ваши счета в accounts.bean.
• Выбрать кассовый метод или метод начисления и придерживаться его.
• Настроить импортеры для автоматизации ввода данных из вашего банка (CSV), Stripe, PayPal и т.д.
• Добавлять теги и писать четкие описания для каждой транзакции.
• Сверять вашу бухгалтерию с банковскими выписками еженедельно или ежемесячно.
• Формировать ежемесячные отчеты о доходах, балансе и денежном потоке с помощью Fava или bean-report.
• Регулярно создавать резервные копии ваших .bean файлов (Git + удаленное хранилище).

Дополнительная литература​

• IRS Publication 583 — Начало бизнеса и ведение учета
• Документация Beancount — язык и инструменты командной строки

Готовы начать? Установите Beancount, зафиксируйте свою первую запись и обменяйте туман электронных таблиц на четкость простого текста. Удачного ведения учета!