Employee Retention Credit: Vollständiger Leitfaden für Kleinunternehmer

Wussten Sie, dass die US-Regierung über 283 Milliarden Dollar an Employee Retention Credits ausgezahlt hat – und dass gegen Ansprüche im Wert von über einer halben Milliarde Dollar derzeit strafrechtlich ermittelt wird? Der ERC ist eines der wertvollsten Steuerprogramme der COVID-Ära, das jemals ins Leben gerufen wurde, aber er ist auch zu einem der am meisten missverstandenen und missbrauchten Programme geworden.

Ganz gleich, ob Sie den ERC bereits beansprucht haben, einen Ablehnungsbescheid erhalten haben oder einfach nur verstehen wollen, was passiert ist: Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Kleinunternehmer im Jahr 2026 wissen müssen.

Was ist der Employee Retention Credit?

Der Employee Retention Credit (ERC) ist eine erstattungsfähige Lohnsteuergutschrift, die durch den CARES Act im März 2020 eingeführt wurde. Sein Zweck war es, Unternehmen dabei zu helfen, Mitarbeiter während der COVID-19-Pandemie auf der Gehaltsliste zu behalten, indem ein Teil der gezahlten qualifizierten Löhne ausgeglichen wurde.

Im Gegensatz zu einer Steuerminderung ist der ERC eine Gutschrift, die die geschuldete Lohnsteuer direkt reduziert. Wenn die Gutschrift Ihre Steuerschuld übersteigt, können Sie die Differenz als Rückerstattung erhalten. Die Gutschriften wurden auf dem Formular 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung) gemeldet oder rückwirkend über das Formular 941-X geltend gemacht.

Das Zeitfenster für die Beantragung des ERC ist nun geschlossen. Die letzte Frist für die Einreichung von ERC-Ansprüchen für Löhne aus dem Jahr 2021 war der 15. April 2025. Es können keine neuen ERC-Ansprüche mehr eingereicht werden.

Wer war anspruchsberechtigt?

Die Berechtigungsregeln unterschieden sich zwischen 2020 und 2021, und das Verständnis dieser Unterschiede ist entscheidend – insbesondere wenn Sie mit einer Prüfung oder einem Ablehnungsbescheid konfrontiert sind.

Anspruchsvoraussetzungen 2020

Für Löhne, die zwischen dem 12. März und dem 31. Dezember 2020 gezahlt wurden, war ein Unternehmen qualifiziert, wenn es:

• Im Jahr 2019 höchstens 100 Vollzeit-W-2-Mitarbeiter beschäftigte, und
• Entweder eine vollständige oder teilweise Einstellung des Betriebs aufgrund einer behördlichen COVID-19-Anordnung erlebte, oder
• Einen Rückgang der Bruttoeinnahmen um 50 % oder mehr im Vergleich zum gleichen Quartal im Jahr 2019 aufwies.

Anspruchsvoraussetzungen 2021

Für Löhne, die zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember 2021 gezahlt wurden, war ein Unternehmen qualifiziert, wenn es:

• In einem beliebigen Quartal höchstens 500 Vollzeitmitarbeiter beschäftigte, und
• Entweder eine Einstellung des Betriebs erlebte (nur Q1–Q3), oder
• Einen Rückgang der Bruttoeinnahmen um 20 % oder mehr gegenüber dem gleichen Quartal im Jahr 2019 aufwies.

Der Schwellenwert für die Bruttoeinnahmen sank deutlich von 50 % im Jahr 2020 auf nur noch 20 % im Jahr 2021, was den Kreis der Anspruchsberechtigten drastisch erweiterte.

Recovery Startup Businesses

Eine Sonderkategorie galt für das 3. und 4. Quartal 2021: Recovery Startup Businesses (RSBs). Dies waren Unternehmen, die:

• Den Betrieb nach dem 15. Februar 2020 aufgenommen hatten
• Durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen von unter 1 Million Dollar in den vorangegangenen drei Steuerjahren hatten
• Ansonsten nicht nach den Tests für Betriebseinstellung oder Bruttoeinnahmen berechtigt waren

RSBs konnten bis zu 50.000 $ pro Quartal geltend machen – ein bedeutender Vorteil für neu gegründete Unternehmen, die die Standardanforderungen für die Berechtigung möglicherweise nicht erfüllt hätten.

Empfänger von PPP-Darlehen

Eine der wichtigsten Erweiterungen erfolgte, als der Kongress klarstellte, dass Unternehmen, die Darlehen aus dem Paycheck Protection Program (PPP) erhalten hatten, ebenfalls den ERC beanspruchen konnten. Der Haken dabei: Sie können nicht dieselben Löhne sowohl für den Erlass des PPP-Darlehens als auch für den ERC verwenden. Separate Lohnzuweisungen sind erforderlich.

Wie hoch war die Steuergutschrift?

2020

• 50 % der qualifizierten Löhne pro Mitarbeiter
• Maximal 10.000 $ an qualifizierten Löhnen pro Mitarbeiter für das Jahr
• Maximale Gutschrift: 5.000 $ pro Mitarbeiter für das gesamte Jahr 2020

2021

• 70 % der qualifizierten Löhne pro Mitarbeiter
• Maximal 10.000 $ an qualifizierten Löhnen pro Mitarbeiter und Quartal
• Maximale Gutschrift: 7.000 $pro Mitarbeiter und Quartal**, oder **28.000$ pro Mitarbeiter für das gesamte Jahr

Gesamter potenzieller Vorteil über die Laufzeit: Bis zu 33.000 $pro Mitarbeiter (5.000$ aus 2020 + 28.000 $ aus 2021).

Für ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern, die in allen förderfähigen Zeiträumen qualifiziert waren, sind das bis zu 330.000 $ an Gesamtgutschriften – was erklärt, warum dieses Programm so viel Aufmerksamkeit erregte.

Wie man den Credit beantragt (und die kritische steuerliche Konsequenz, die viele übersehen haben)

ERC-Ansprüche wurden eingereicht über:

• Formular 941 für die ursprüngliche vierteljährliche Lohnsteuererklärung
• Formular 941-X, um frühere Quartale zu korrigieren und die Gutschrift rückwirkend zu beantragen

Die Falle beim Lohnsteuerabzug

Hier ist das Compliance-Problem, das viele Unternehmen unvorbereitet trifft: Sie können in Ihrer Einkommensteuererklärung keine Löhne absetzen, die Sie zur Beantragung des ERC verwendet haben.

Wenn Sie 50.000 $an ERC-Gutschriften beansprucht haben, müssen Sie Ihre Lohnabzüge in Ihrer Unternehmenseinkommensteuererklärung um 50.000$ kürzen. Dies gilt für das Jahr, in dem die Löhne gezahlt wurden, nicht für das Jahr, in dem Sie den Erstattungsscheck erhalten haben.

Wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung vor der Beantragung des ERC eingereicht haben (üblich bei rückwirkenden Ansprüchen), müssen Sie wahrscheinlich Ihre Einkommensteuererklärung korrigieren, um Ihre Lohnabzüge entsprechend zu reduzieren. Das IRS hat diese Anforderung in einem Leitfaden vom März 2025 bestätigt.

Das Versäumnis, diese Anpassung vorzunehmen, ist einer der häufigsten Fehler bei der ERC-Compliance – und genau die Art von Detail, die eine Steuerprüfung auslöst.

Das Problem des ERC-Betrugs: Warum es für ehrliche Unternehmen wichtig ist

Der ERC wurde zu einem massiven Ziel für Betrug. Hier ist das Ausmaß:

• 283 Milliarden Dollar an insgesamt ausgezahlten ERC-Gutschriften
• 504 strafrechtliche Ermittlungen, die von der Abteilung für strafrechtliche Ermittlungen des IRS eingeleitet wurden
• 5,5 Milliarden Dollar, gegen die strafrechtlich ermittelt wird
• 27 Verurteilungen, die bis Ende 2025 erwirkt wurden
• Größter Fall: Sieben Personen wurden im Januar 2025 wegen über 8.000 betrügerischen Ansprüchen in Höhe von insgesamt 600 Millionen Dollar angeklagt

Betrügerische ERC-Promoter vermarkteten ihre Dienstleistungen aggressiv und behaupteten oft, dass jedes Unternehmen qualifiziert sei, während sie die Berechtigungsregeln herunterspielten oder ignorierten. Das IRS gab wiederholte Warnungen vor diesen „ERC-Mühlen“ heraus, die hohe Erfolgshonorare verlangten – manchmal 20–25 % der Rückerstattung –, um fragwürdige Ansprüche einzureichen.

Warum dies wichtig ist, selbst wenn Sie rechtmäßig eingereicht haben

Die Flut an betrügerischen Anträgen hat zwei Probleme für ehrliche Antragsteller geschaffen:

1. Die IRS-Prüfungen wurden massiv verschärft. Selbst rechtmäßige Ansprüche sind mit längeren Bearbeitungszeiten und einer höheren Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung konfrontiert.
2. Ablehnungsbescheide sind weit verbreitet. Über 28.000 Ablehnungsbescheide wurden bereits verschickt, die Ansprüche in Höhe von etwa 5 Milliarden US-Dollar abdecken. Wenn Sie einen erhalten haben, haben Sie das Recht auf Widerspruch.

Häufige ERC-Fehler, die Prüfungen auslösen

Unabhängig davon, ob Sie den Antrag selbst gestellt oder einen Drittanbieter beauftragt haben, sind dies die häufigsten Fehler, auf die das IRS achtet:

1. Keine Kürzung des Lohnabzugs in Ihrer Einkommensteuererklärung Die Inanspruchnahme des ERC bei gleichzeitiger Beibehaltung des vollen Lohnabzugs in Ihrer Einkommensteuererklärung ist ein doppelter Vorteil, den das IRS aufdecken wird.

2. Verwendung derselben Löhne für PPP-Erlass und ERC Sie können beide Programme in Anspruch nehmen, aber die Löhne müssen zwischen ihnen aufgeteilt werden. Die Verwendung identischer Löhne für beide Programme ist untersagt.

3. Falsche Mitarbeiterzahlen Die Schwellenwerte von 100 Mitarbeitern (2020) und 500 Mitarbeitern (2021) berücksichtigen nur Vollzeit-W-2-Angestellte. Teilzeitbeschäftigte und freie Mitarbeiter zählen nicht zur Obergrenze.

4. Übertreibung des Rückgangs der Bruttoeinnahmen Die Schwellenwerte für den Rückgang von 50 % (2020) und 20 % (2021) sind spezifisch. Bei Quartalsvergleichen müssen die korrekten Vorjahresquartale herangezogen werden.

5. Aufblähen der qualifizierten Löhne Nur an Mitarbeiter gezahlte Löhne zählen – und nur Löhne innerhalb der Grenzwerte pro Mitarbeiter (10.000 $jährlich im Jahr 2020; 10.000$ pro Quartal im Jahr 2021).

6. Inanspruchnahme der Gutschrift aufgrund falscher Begründungen für die Betriebseinstellung Eine allgemeine wirtschaftliche Verlangsamung stellt keine teilweise Betriebseinstellung dar. Die Einstellung muss auf einer spezifischen Regierungsanordnung beruhen, die Ihren Betrieb eingeschränkt hat.

Was geschah mit dem Voluntary Disclosure Program?

Anfang 2024 bot das IRS ein Voluntary Disclosure Program (VDP – Programm zur freiwilligen Offenlegung) an, das es Unternehmen mit unrechtmäßigen ERC-Ansprüchen ermöglichte, nur 80 % des erhaltenen Betrags ohne Strafen oder Zinsen zurückzuzahlen. Dies war eine bedeutende Gelegenheit für Unternehmen, die unter dem Einfluss aggressiver Vermittler fragwürdige Ansprüche geltend gemacht hatten.

Das VDP wurde im März 2024 geschlossen. Das IRS hat angedeutet, dass es mit weniger günstigen Bedingungen wiedereröffnet werden könnte, aber bis Anfang 2026 wurde kein neues Programm angekündigt. Wenn Sie vermuten, dass Sie den ERC zu Unrecht in Anspruch genommen haben, ist die Konsultation eines Steuerexperten über Ihre Optionen der richtige Schritt.

Erhalt eines Ablehnungsbescheids: Was zu tun ist

Wenn das IRS Ihnen ein Ablehnungsschreiben geschickt hat (in der Regel CP2000 oder ein Letter 105C oder 106C), haben Sie folgende Möglichkeiten:

Legen Sie Widerspruch ein. Sie können gegen die Ablehnung innerhalb der im Bescheid angegebenen Frist – in der Regel 30 Tage – Widerspruch einlegen. Das IRS Office of Appeals bearbeitet diese Fälle unabhängig.

Stellen Sie Unterlagen bereit. Sammeln Sie Beweise, die Ihre Berechtigung stützen: Regierungsanordnungen, die Ihr Geschäft beeinträchtigt haben, Lohnabrechnungen, Aufzeichnungen über Bruttoeinnahmen nach Quartalen und alle unterstützenden Berechnungen.

Ziehen Sie professionelle Hilfe in Betracht. Ein Enrolled Agent, CPA oder Steueranwalt mit Erfahrung in ERC-Angelegenheiten kann Sie gegenüber dem IRS vertreten.

Ignorieren Sie den Bescheid nicht. Wenn Sie nicht reagieren, wird die Ablehnung endgültig und Sie schulden möglicherweise den vollen erstatteten Betrag zuzüglich Zinsen.

Bearbeitungsverzögerungen: Was noch in der Bearbeitung ist

Bis Mitte 2025 waren etwa 597.000 ERC-Ansprüche noch nicht bearbeitet. Das IRS schloss alle nicht geprüften Ansprüche bis zum 31. Dezember 2025 ab, und etwa 41.000 befinden sich weiterhin in der Prüfung oder im Widerspruchsverfahren.

Wenn Sie vor Jahren einen rückwirkenden Antrag gestellt haben und immer noch warten, befinden Sie sich in einer großen Gruppe. Der Bearbeitungsrückstau des IRS wurde durch das Moratorium für neue Ansprüche nach dem 14. September 2023 und durch die gesetzlichen Bestimmungen im „One, Big, Beautiful Bill“ erschwert, die weiter einschränkten, wie und wann das IRS bestimmte verspätet eingereichte Ansprüche bearbeiten konnte.

Was der ERC für Ihre Steuerunterlagen bedeutet

Auch wenn keine neuen Ansprüche mehr geltend gemacht werden können, hat der ERC dauerhafte Auswirkungen auf Ihre Geschäftsunterlagen:

• Geänderte Einkommensteuererklärungen können weiterhin erforderlich sein, um Lohnabzüge anzupassen.
• Dokumentationen, die Ihren Anspruch stützen, sollten mindestens für die Dauer der Verjährungsfrist aufbewahrt werden.
• Das Prüfungsrisiko bleibt für Unternehmen, die hohe ERC-Gutschriften beansprucht haben, erhöht.
• Der Zeitpunkt der Besteuerung ist betroffen, wenn Sie einen Erstattungsscheck in einem anderen Jahr erhalten haben als in dem, für das Sie die Löhne geltend gemacht haben.

Gute Buchführungsunterlagen – Lohnabrechnungen, Belege über Bruttoeinnahmen, Aufzeichnungen über Regierungsanordnungen und Kontoauszüge – sind Ihr bester Schutz bei einer Betriebsprüfung.

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen prüfungsbereit

Egal, ob Sie den ERC beansprucht haben oder einfach nur ein kleines Unternehmen führen, das komplexe steuerliche Verpflichtungen bewältigen muss: Organisierte Finanzunterlagen sind unverzichtbar. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen vollständige Transparenz und eine versionskontrollierte Historie jeder Transaktion bietet – genau die Art von Dokumentation, die einer IRS-Prüfung standhält. Starten Sie kostenlos und bauen Sie das finanzielle Fundament auf, das Ihr Unternehmen benötigt.