Employee Retention Credit: Volledige gids voor eigenaren van kleine bedrijven

Wist u dat de Amerikaanse overheid meer dan $283 miljard aan Employee Retention Credits heeft uitgekeerd—en dat er momenteel voor meer dan een half miljard dollar aan claims strafrechtelijk wordt onderzocht? De ERC is een van de meest waardevolle belastingprogramma's uit het COVID-tijdperk ooit gecreëerd, maar het is ook een van de meest misbegrepen en misbruikte programma's geworden.

Of u de ERC nu al heeft geclaimd, een kennisgeving van afwijzing heeft ontvangen, of gewoon probeert te begrijpen wat er is gebeurd, deze gids behandelt alles wat eigenaren van kleine bedrijven moeten weten in 2026.

Wat is de Employee Retention Credit?

De Employee Retention Credit (ERC) is een terugvorderbaar loonbelastingkrediet dat in maart 2020 werd gecreëerd door de CARES Act. Het doel was om bedrijven te helpen werknemers op de loonlijst te houden tijdens de COVID-19-pandemie door een deel van de betaalde kwalificerende lonen te compenseren.

In tegenstelling tot een aftrekpost is de ERC een krediet dat de verschuldigde loonbelasting direct verlaagt. Als het krediet hoger is dan uw belastingverplichting, kunt u het verschil als restitutie ontvangen. Kredieten werden gerapporteerd op Formulier 941 (driemaandelijkse loonbelastingaangifte) of met terugwerkende kracht geclaimd via Formulier 941-X.

De indieningstermijn voor de ERC is nu gesloten. De definitieve deadline voor het indienen van ERC-claims voor lonen uit 2021 was 15 april 2025. Er kunnen geen nieuwe ERC-claims worden ingediend.

Wie kwam in aanmerking?

De geschiktheidsregels verschilden tussen 2020 en 2021, en het begrijpen van deze verschillen is cruciaal—vooral als u te maken heeft met een audit of een kennisgeving van afwijzing.

2020 Geschiktheid

Voor lonen betaald tussen 12 maart en 31 december 2020 kwam een bedrijf in aanmerking als het:

• 100 of minder voltijdse W-2 werknemers had in 2019, en
• Ofwel een volledige of gedeeltelijke schorsing van de bedrijfsactiviteiten ervoer als gevolg van een COVID-19-overheidsbesluit, of
• Een daling van 50% of meer in de bruto-inkomsten vertoonde vergeleken met hetzelfde kwartaal in 2019.

2021 Geschiktheid

Voor lonen betaald tussen 1 januari en 31 december 2021 kwam een bedrijf in aanmerking als het:

• 500 of minder voltijdse werknemers had in enig kwartaal, en
• Ofwel een schorsing van de bedrijfsactiviteiten ervoer (alleen Q1–Q3), of
• Een daling van 20% of meer in de bruto-inkomsten vertoonde vergeleken met hetzelfde kwartaal in 2019.

De drempel voor bruto-inkomsten daalde aanzienlijk van 50% in 2020 naar slechts 20% in 2021, wat de geschiktheid aanzienlijk uitbreidde.

Recovery Startup Businesses (Startende herstelbedrijven)

Een speciale categorie was van toepassing op Q3 en Q4 van 2021: Recovery Startup Businesses (RSBs). Dit waren bedrijven die:

• Na 15 februari 2020 met hun activiteiten waren gestart
• Een gemiddelde jaarlijkse bruto-omzet hadden van minder dan $1 miljoen over de voorgaande drie belastingjaren
• Niet op een andere manier in aanmerking kwamen via de schorsings- of bruto-inkomstentests

RSB's konden tot $50.000 per kwartaal claimen—een betekenisvol voordeel voor nieuw gestarte bedrijven die mogelijk niet aan de standaard geschiktheidseisen voldeden.

PPP-leningsontvangers

Een van de belangrijkste uitbreidingen kwam toen het Congres verduidelijkte dat bedrijven die leningen uit het Paycheck Protection Program (PPP) ontvingen, ook de ERC konden claimen. De voorwaarde: u kunt niet dezelfde lonen gebruiken voor zowel kwijtschelding van de PPP-lening als de ERC. Afzonderlijke loontoewijzingen zijn vereist.

Hoeveel was het krediet waard?

2020

• 50% van de kwalificerende lonen per werknemer
• Maximaal $10.000 aan kwalificerende lonen per werknemer voor het jaar
• Maximaal krediet: $5.000 per werknemer voor heel 2020

2021

• 70% van de kwalificerende lonen per werknemer
• Maximaal $10.000 aan kwalificerende lonen per werknemer per kwartaal
• Maximaal krediet: $7.000 per werknemer per kwartaal, of $28.000 per werknemer voor het volledige jaar

Totaal potentieel voordeel over de looptijd: Tot $33.000 per werknemer ($5.000 uit 2020 + $28.000 uit 2021).

Voor een bedrijf met 10 werknemers die in alle in aanmerking komende periodes voldeden, is dat tot $330.000 aan totale kredieten—wat verklaart waarom dit programma zoveel aandacht trok.

Hoe te claimen (en het cruciale belastinggevolg dat velen over het hoofd zagen)

ERC-claims werden ingediend met:

• Formulier 941 voor de originele driemaandelijkse loonbelastingaangifte
• Formulier 941-X om voorgaande kwartalen te wijzigen en het krediet met terugwerkende kracht te claimen

De valkuil van de loonaftrek

Hier is het nalevingsprobleem dat veel bedrijven overvalt: u kunt geen lonen aftrekken op uw inkomstenbelastingaangifte die u heeft gebruikt om de ERC te claimen.

Als u $50.000 aan ERC-kredieten heeft geclaimd, moet u uw loonaftrek met $50.000 verlagen op uw aangifte inkomstenbelasting voor uw bedrijf. Dit geldt voor het jaar waarin de lonen zijn betaald, niet het jaar waarin u de restitutiecheque heeft ontvangen.

Als u uw aangifte inkomstenbelasting heeft ingediend voordat u de ERC claimde (gebruikelijk bij claims met terugwerkende kracht), moet u waarschijnlijk uw aangifte inkomstenbelasting wijzigen om uw loonaftrek dienovereenkomstig te verlagen. De IRS bevestigde deze vereiste in de richtlijnen van maart 2025.

Het niet maken van deze aanpassing is een van de meest voorkomende ERC-nalevingsfouten—en het is precies het soort detail dat een audit triggert.

Het ERC-fraudeprobleem: Waarom het belangrijk is voor eerlijke bedrijven

De ERC werd een enorm doelwit voor fraude. Dit is de schaal:

• $283 miljard aan totale ERC-kredieten uitgekeerd
• 504 strafrechtelijke onderzoeken geopend door de IRS Criminal Investigation divisie
• $5,5 miljard onder strafrechtelijk onderzoek
• 27 veroordelingen behaald per eind 2025
• Grootste zaak: Zeven personen aangeklaagd in januari 2025 voor meer dan 8.000 frauduleuze claims ter waarde van in totaal $600 miljoen

Frauduleuze ERC-promoters promootten hun diensten agressief, waarbij ze vaak beweerden dat elk bedrijf in aanmerking kon komen en de geschiktheidsregels bagatelliseerden of negeerden. De IRS vaardigde herhaalde waarschuwingen uit over deze "ERC-mills" die hoge succesvergoedingen vroegen—soms 20-25% van de restitutie—om twijfelachtige claims in te dienen.

Waarom dit belangrijk is, zelfs als u rechtmatig aangifte hebt gedaan

De stroom aan frauduleuze claims heeft twee problemen veroorzaakt voor eerlijke indieners:

1. De controle door de IRS is drastisch toegenomen. Zelfs rechtmatige claims worden geconfronteerd met langere verwerkingstijden en een hogere kans op een audit.
2. Afwijzingsbesluiten zijn wijdverbreid. Er zijn meer dan 28.000 kennisgevingen van afwijzing verstuurd, die betrekking hebben op ongeveer $ 5 miljard aan claims. Als u er een heeft ontvangen, hebt u recht op beroep.

Veelvoorkomende ERC-fouten die audits uitlokken

Of u nu zelf aangifte hebt gedaan of een externe adviseur hebt ingeschakeld, dit zijn de meest voorkomende fouten waar de IRS op let:

1. Loonkostenaftrek niet verlagen op uw inkomstenbelastingaangifte Het claimen van de ERC terwijl u de volledige loonkostenaftrek op uw inkomstenbelastingaangifte behoudt, is een dubbel voordeel dat de IRS zal opmerken.

2. Dezelfde lonen gebruiken voor PPP-kwijtschelding en ERC U kunt voor beide programma's in aanmerking komen, maar de lonen moeten over beide worden verdeeld. Het gebruik van identieke lonen voor beide is verboden.

3. Onjuiste werknemersaantallen De drempel van 100 werknemers (2020) en de drempel van 500 werknemers (2021) tellen alleen fulltime W-2-werknemers. Parttime werknemers en contractanten tellen niet mee voor het plafond.

4. De daling van de bruto-ontvangsten overschatten De drempels van 50% daling (2020) en 20% daling (2021) zijn specifiek. Vergelijkingen van kwartaal tot kwartaal moeten de juiste kwartalen van het voorgaande jaar gebruiken.

5. In aanmerking komende lonen kunstmatig verhogen Alleen lonen die aan werknemers zijn betaald tellen mee — en alleen lonen binnen de limieten per werknemer ($10.000 per jaar in 2020;$ 10.000 per kwartaal in 2021).

6. De credit claimen op basis van onjuiste redenen voor schorsing Een algemene economische vertraging vormt geen gedeeltelijke schorsing. De schorsing moet het gevolg zijn van een specifieke overheidsmaatregel die uw bedrijfsactiviteiten beperkte.

Wat is er gebeurd met het Voluntary Disclosure Program?

In het begin van 2024 bood de IRS een Voluntary Disclosure Program (VDP) aan waarmee bedrijven met onjuiste ERC-claims slechts 80% van het ontvangen bedrag hoefden terug te betalen, zonder boetes of rente. Dit was een belangrijke kans voor bedrijven die twijfelachtige claims hadden ingediend onder invloed van agressieve bemiddelaars.

Het VDP sloot in maart 2024. De IRS heeft aangegeven dat het mogelijk wordt heropend onder minder gunstige voorwaarden, maar vanaf begin 2026 is er nog geen nieuw programma aangekondigd. Als u vermoedt dat u de ERC ten onrechte hebt geclaimd, is het raadplegen van een belastingadviseur over uw opties de juiste stap.

Een afwijzingsbesluit ontvangen: wat te doen?

Als de IRS u een afwijzingsbrief heeft gestuurd (meestal CP2000 of een Letter 105C of 106C), hebt u de volgende opties:

Verzoek om beroep. U kunt binnen de in de kennisgeving vermelde termijn — meestal 30 dagen — beroep aantekenen tegen de afwijzing. Het Office of Appeals van de IRS behandelt deze zaken onafhankelijk.

Zorg voor documentatie. Verzamel bewijsmateriaal dat uw geschiktheid ondersteunt: overheidsbesluiten die gevolgen hebben voor uw bedrijf, loonadministratie, overzichten van bruto-ontvangsten per kwartaal en eventuele ondersteunende berekeningen.

Overweeg professionele hulp. Een 'enrolled agent', CPA of belastingadvocaat met ervaring in ERC-zaken kan u vertegenwoordigen bij de IRS.

Negeer de kennisgeving niet. Als u niet reageert, wordt de afwijzing definitief en bent u mogelijk het volledige terugbetaalde bedrag plus rente verschuldigd.

Vertragingen bij de verwerking: wat zit er nog in de pijplijn?

Vanaf medio 2025 bleven ongeveer 597.000 ERC-claims onverwerkt. De IRS heeft alle niet-onderzochte claims per 31 december 2025 afgesloten, en ongeveer 41.000 claims blijven in onderzoek of beroep.

Als u jaren geleden een claim met terugwerkende kracht hebt ingediend en nog steeds wacht, bevindt u zich in een grote groep. De achterstand bij de verwerking door de IRS werd gecompliceerd door het moratorium op nieuwe claims die na 14 september 2023 werden ingediend, en door de wettelijke bepalingen in de 'One, Big, Beautiful Bill' die verder beperkten hoe en wanneer de IRS bepaalde laat ingediende claims kon verwerken.

Wat de ERC betekent voor uw belastingadministratie

Hoewel er geen nieuwe claims meer kunnen worden ingediend, heeft de ERC blijvende gevolgen voor uw bedrijfsadministratie:

• Gewijzigde inkomstenbelastingaangiften kunnen nog steeds nodig zijn om de loonkostenaftrek aan te passen
• Documentatie ter ondersteuning van uw geschiktheidsclaim moet gedurende ten minste de verjaringstermijn worden bewaard
• Auditrisico blijft verhoogd voor bedrijven die grote ERC-credits hebben geclaimd
• Timing van de inkomstenbelasting wordt beïnvloed als u een teruggave hebt ontvangen in een ander jaar dan het jaar waarin u de lonen hebt geclaimd

Goede boekhoudkundige gegevens — loonadministratie, documentatie van bruto-ontvangsten, besluiten van de overheid en bankafschriften — zijn uw beste bescherming bij een audit.

Houd uw financiële administratie klaar voor een audit

Of u nu de ERC hebt geclaimd of gewoon een klein bedrijf runt dat door complexe belastingverplichtingen navigeert, een georganiseerde financiële administratie is onmisbaar. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en een versiebeheerde geschiedenis van elke transactie geeft — precies het soort documentatie dat standhoudt bij een controle door de IRS. Ga gratis aan de slag en bouw de financiële basis die uw bedrijf nodig heeft.