PPP-Darlehenserlass: Die 25%-Kürzungsregel erklärt
Wenn Ihr Kleinunternehmen ein PPP-Darlehen (Paycheck Protection Program) erhalten hat, kann sich das Verständnis der Voraussetzungen für den Erlass wie ein Labyrinth aus Regeln und Ausnahmen anfühlen. Eine der wichtigsten – und oft missverstandenen – Bestimmungen ist die 25 %-Kürzungsregel. Ein Fehler an dieser Stelle könnte bedeuten, dass Ihnen Erlassbeträge in Höhe von Tausenden von Dollar entgehen oder Sie mit ernsthaften Compliance-Problemen konfrontiert werden.
Hier erfahren Sie, was Sie über die 25 %-Kürzungsregel wissen müssen, wie sie sich auf Ihren Erlassbetrag auswirkt und welche Schritte Sie unternehmen können, um Ihr Unternehmen zu schützen.
Was ist die 25 %-Kürzungsregel?
Die 25 %-Kürzungsregel bezieht sich eigentlich auf zwei getrennte, aber miteinander verbundene Anforderungen bei der Berechnung des PPP-Darlehenserlasses:
1. Die 25 %-Lohnkürzungsregel: Wenn Sie den Lohn eines Mitarbeiters während Ihres Erfassungszeitraums (Covered Period) im Vergleich zum ersten Quartal 2020 um mehr als 25 % gekürzt haben, verringert sich Ihr Darlehenserlassbetrag um den übersteigenden Kürzungsbetrag.
2. Die 25 %-Umsatzminderungsanforderung: Dies gilt speziell für PPP-Zweitdarlehen (Second-Draw) und erfordert, dass Unternehmen eine Minderung der Bruttoeinnahmen von 25 % oder mehr nachweisen, um sich für das zweite Darlehen zu qualifizieren.
Lassen Sie uns jede dieser Anforderungen im Detail aufschlüsseln.
Die 25 %-Lohnkürzungsregel verstehen
Diese Regel schützt Arbeitnehmer vor erheblichen Gehaltskürzungen während des Erfassungszeitraums. So funktioniert sie:
Für wen sie gilt
Die Lohnkürzungsregel gilt für Mitarbeiter, die:
- Im Jahr 2019 ein annualisiertes Gehalt von 100.000 USD oder weniger verdient haben
- Im Jahr 2019 nicht bei Ihnen angestellt waren (Neueinstellungen)
Gutverdiener (Mitarbeiter mit einem Jahreseinkommen von über 100.000 USD) sind von diesem Schutz ausgenommen.
Wie die Berechnung funktioniert
Sie vergleichen den durchschnittlichen Lohn jedes qualifizierten Mitarbeiters während Ihres Erfassungszeitraums (entweder 8 oder 24 Wochen) mit seinem durchschnittlichen Lohn im Referenzquartal (normalerweise 1. Januar bis 31. März 2020).
Wenn der Lohn um mehr als 25 % gesunken ist, reduziert sich Ihr Erlassbetrag Dollar für Dollar um den übersteigenden Kürzungsbetrag. Zum Beispiel:
- Ein Mitarbeiter verdiente im Q1 2020 4.000 USD/Monat
- Während Ihres Erfassungszeitraums verdiente er 2.500 USD/Monat
- 75 % von 4.000 USD = 3.000 USD (das zulässige Minimum)
- 3.000 USD - 2.500 USD = 500 USD/Monat Kürzung
- Wenn Ihr Erfassungszeitraum 24 Wochen beträgt (etwa 6 Monate), würden Sie für diesen Mitarbeiter 3.000 USD an Erlass verlieren
Die Safe-Harbor-Ausnahme
Die gute Nachricht ist: Sie können diese Kürzung vermeiden, wenn Sie die Löhne bis zu einer bestimmten Frist wiederherstellen. Die Safe-Harbor-Regelung für Lohnkürzungen gilt, wenn:
Das Jahresgehalt oder der Stundenlohn des Mitarbeiters zum 31. Dezember 2020 (oder früher, falls Sie den Erlass vor diesem Datum beantragt haben) dem Lohn vom 15. Februar 2020 entspricht oder diesen übersteigt.
Dies gibt Unternehmen die Chance, vorübergehende Lohnkürzungen zu korrigieren und den vollen Erlass zu bewahren.
Die 25 %-Umsatzminderungsanforderung (Zweitdarlehen)
Wenn Sie ein zweites PPP-Darlehen beantragt haben, mussten Sie eine Minderung der Bruttoeinnahmen um 25 % nachweisen. Dies ist eine völlig andere Anforderung.
Qualifikationsstandards
Um sich für ein PPP-Zweitdarlehen zu qualifizieren, müssen Sie:
- Die Mittel aus Ihrem ersten PPP-Darlehen vollständig aufgebraucht haben
- Weniger als 300 Mitarbeiter beschäftigen
- Eine Minderung der Bruttoeinnahmen um 25 % oder mehr nachweisen
Zwei Berechnungsmethoden
Die SBA lässt zwei zugelassene Methoden zu:
Jährliche Vergleichsmethode:
- Vergleichen Sie die Bruttoeinnahmen Ihrer Steuererklärung 2020 mit Ihrer Steuererklärung 2019
- Wenn das Jahr 2020 mindestens 25 % niedriger war, sind Sie qualifiziert
Quartalsweise Vergleichsmethode:
- Vergleichen Sie ein beliebiges Quartal im Jahr 2020 mit demselben Quartal im Jahr 2019
- Wenn ein einzelnes Quartal einen Rückgang von 25 % oder mehr aufweist, sind Sie qualifiziert
Für Unternehmen, die im Jahr 2020 gegründet wurden, dient das 1. Quartal 2020 als Basislinie, und Sie können das 2., 3. oder 4. Quartal 2020 zum Vergleich heranziehen.
Was zählt als Bruttoeinnahmen?
Dies ist entscheidend: "Bruttoeinnahmen" (Gross Receipts) haben für PPP-Zwecke eine spezifische Definition:
- Einschließlich: Alle Einnahmen aus Ihren Steuererklärungen oder Gewinn- und Verlustrechnungen
- Ausgeschlossen: Alle im Jahr 2020 erhaltenen COVID-19-Hilfsgelder (einschließlich Ihres ersten PPP-Darlehens, EIDL-Zuschüsse usw.)
Die Verwendung falscher Zahlen könnte Sie disqualifizieren oder Rückzahlungsforderungen auslösen.
Dokumentationsanforderungen: Was Sie nachweisen müssen
Der Zeitplan für die Dokumentation ist von großer Bedeutung:
Bei Antragstellung (Darlehen unter 150.000 USD)
Zunächst müssen Sie lediglich eine eidesstattliche Versicherung (Good-Faith Certification) abgeben, dass Sie die 25 %-Minderungsanforderung erfüllen. Vorab sind keine Belege erforderlich.
In der Erlassphase
In dieser Phase wird die Dokumentation obligatorisch. Sie müssen Folgendes vorlegen:
Für die jährliche Methode:
- Vollständige Steuererklärung 2019
- Vollständige Steuererklärung 2020
- Abschlüsse, falls Ihre Unternehmensstruktur keine traditionellen Steuererklärungen einreicht
Für die quartalsweise Methode:
- Abschlüsse für die relevanten Quartale
- Kontoauszüge, die die geltend gemachte Umsatzminderung belegen
- Gewinn- und Verlustrechnungen für beide Vergleichszeiträume
Fehlende oder unvollständige Dokumentation ist einer der Hauptgründe, warum Erlassanträge verzögert oder gekürzt werden.
FTE-Reduzierung: Die dazugehörige Belegschaftsregel
Während wir die 25 %-Regeln besprechen, ist es wichtig, auch die Regel zur Reduzierung der Vollzeitäquivalente (FTE – Full-Time Equivalent) zu verstehen, die parallel zur Lohnkürzungsanforderung gilt.
Wie sich die Reduzierung der FTE auf den Erlass auswirkt
Wenn Sie Ihre Belegschaft während des Abdeckungszeitraums im Vergleich zu Ihrem Referenzzeitraum reduziert haben, wird Ihr Erlassbetrag proportional gekürzt.
Die Berechnung:
- Durchschnittliche FTE während des Abdeckungszeitraums ÷ Durchschnittliche FTE während des Referenzzeitraums = FTE-Verhältnis
- Ihr maximaler Erlass × FTE-Verhältnis = Angepasster Erlassbetrag
Wenn Sie beispielsweise von 10 FTEs auf 7,5 FTEs reduziert haben, beträgt Ihr Verhältnis 0,75, und Ihr Erlass wird um 25 % gekürzt.
Die Safe-Harbor-Regelung für FTE-Reduzierungen
Ähnlich wie bei der Safe-Harbor-Regelung für Lohnkürzungen können Sie FTE-Strafen vermeiden, wenn:
- Sie das FTE-Niveau zwischen dem 15. Februar 2020 und dem 26. April 2020 reduziert haben, UND
- Sie das FTE-Niveau bis zum 31. Dezember 2020 (oder zum Datum Ihres Erlassantrags, je nachdem, was früher eintritt) wiederhergestellt haben, um die Anzahl Ihrer FTE zum Stand vom 15. Februar 2020 zu erreichen oder zu überschreiten.
Wenn Sie sich für die Safe-Harbor-Regelung qualifizieren, überspringen Sie die Berechnung der FTE-Reduzierung gänzlich und bewahren den vollen Erlassanspruch.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Nach der Prüfung hunderter Erlassanträge treten diese Fehler am häufigsten auf:
1. Fehlkalkulation des Referenzzeitraums
Viele Unternehmen verwenden die falschen Daten für ihren Basisvergleich. Das Referenzquartal ist für Lohnkürzungen in der Regel das 1. Quartal 2020 (1. Januar bis 31. März 2020), aber Ihre spezifische Situation könnte einen anderen Zeitraum erfordern.
2. Einbeziehung von Hilfsgeldern in die Bruttoeinnahmen
Bei der Berechnung des Umsatzrückgangs von 25 % werden versehentlich PPP-Mittel, EIDL-Zuschüsse oder andere Hilfsgelder einbezogen. Dies bläht Ihre Einnahmen für 2020 künstlich auf und könnte Sie von einem zweiten Darlehen (Second Draw) ausschließen.
3. Versäumen der Wiederherstellungsfrist
Einige Unternehmen gehen davon aus, dass sie Löhne oder FTE-Zahlen nach dem 31. Dezember 2020 wiederherstellen können und sich trotzdem für die Safe-Harbor-Regelung qualifizieren. Die Frist ist bindend – es sei denn, Sie haben den Erlass früher beantragt; in diesem Fall wird dieses frühere Datum zu Ihrer Frist.
4. Unzureichende Dokumentation
Sich auf unvollständige Bankauszüge oder informelle Buchführungsunterlagen statt auf ordnungsgemäße Finanzberichte zu verlassen, führt zu Verzögerungen beim Antrag und potenziellen Ablehnungen.
5. Ignorieren von Teilzeit- und Saisonkräften
Die FTE-Berechnung schließt Teilzeitbeschäftigte ein (die als anteilige FTE gezählt werden) und unterliegt speziellen Regeln für Saisonarbeiter. Das Übersehen dieser Nuancen führt zu fehlerhaften Berechnungen.
Was passiert, wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen?
Die Folgen von Falschangaben zu Ihrer Berechtigung sind schwerwiegend:
Bei falschen Angaben zum Umsatzrückgang
Wenn die SBA feststellt, dass Sie die Anforderung eines Umsatzrückgangs von 25 % für ein zweites Darlehen tatsächlich nicht erfüllt haben:
- Müssen Sie den vollen Darlehensbetrag zurückzahlen
- Haben Sie keinen Anspruch auf Erlass
- Können vorsätzliche Falschangaben zu Bußgeldern und möglichen strafrechtlichen Konsequenzen führen
Bei Lohn- oder FTE-Reduzierungen
Wenn Sie die Safe-Harbor-Anforderungen nicht erfüllt oder Reduzierungen nicht ordnungsgemäß berechnet haben:
- Wird Ihr Erlassbetrag entsprechend gekürzt
- Schulden Sie die Differenz Ihrem Kreditgeber
- In Fällen von Betrug oder arglistiger Täuschung können Strafen anfallen
Schritte zur Sicherung Ihres Erlasses
Hier ist ein praktischer Aktionsplan, um sicherzustellen, dass Sie den Erlass maximieren und gleichzeitig die Vorschriften einhalten:
Schritt 1: Prüfung Ihrer Lohnabrechnungsunterlagen
Überprüfen Sie jeden Mitarbeiter, der im Jahr 2019 100.000 $ oder weniger verdient hat:
- Berechnen Sie deren Durchschnittsgehalt im 1. Quartal 2020
- Berechnen Sie deren Durchschnittsgehalt während Ihres Abdeckungszeitraums
- Identifizieren Sie alle Kürzungen, die 25 % überschreiten
- Stellen Sie fest, ob Sie die Löhne bis zur Safe-Harbor-Frist wiederhergestellt haben
Schritt 2: Überprüfung Ihrer FTE-Berechnungen
- Ermitteln Sie die FTE-Anzahl Ihres Referenzzeitraums
- Berechnen Sie die FTE-Anzahl Ihres Abdeckungszeitraums
- Prüfen Sie, ob Sie sich für die FTE-Safe-Harbor-Regelung qualifizieren
- Dokumentieren Sie alle Reduzierungen und Wiederherstellungen
Schritt 3: Vollständige Dokumentation zusammenstellen
Stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammen, bevor Sie mit Ihrem Erlassantrag beginnen:
- Lohnabrechnungsberichte für alle relevanten Zeiträume
- Steuererklärungen (falls die Jahresmethode für das zweite Darlehen verwendet wird)
- Quartalsfinanzberichte (falls die Quartalsmethode verwendet wird)
- Bankauszüge zur Belegung der Umsatzansprüche
- Dokumentation aller Lohn- oder FTE-Wiederherstellungen
Schritt 4: Professionelle Hilfe in Betracht ziehen
Die Regeln für den PPP-Erlass sind komplex und es steht viel auf dem Spiel. Ziehen Sie folgende Beratung in Betracht:
- Ein mit den PPP-Anforderungen vertrauter Wirtschaftsprüfer (CPA)
- Ein Buchhalter, der Ihre Berechnungen verifizieren kann
- Die Spezialisten für PPP-Erlass Ihres Kreditgebers
Die Kosten für professionelle Hilfe sind in der Regel weitaus geringer als die Kosten eines gekürzten Erlassbetrags oder von Compliance-Problemen.
Schritt 5: Beantragen, bevor Unterlagen ablaufen
Warten Sie nicht zu lange mit dem Antrag. Während die meisten Dokumentationsanforderungen gleich bleiben, wird es mit der Zeit schwieriger, wichtige Unterlagen wie Bankauszüge und Lohnabrechnungsberichte zu rekonstruieren.
Ausblick: Aufbewahrungspflichten für Unterlagen
Auch nach der Genehmigung Ihres Erlasses bestehen Ihre Verpflichtungen fort:
Sie müssen alle PPP-bezogenen Unterlagen sechs Jahre lang ab dem Datum aufbewahren, an dem Ihr Darlehen erlassen oder vollständig zurückgezahlt wurde. Dies umfasst:
- Unterlagen zum Darlehensantrag und zum Erlassantrag
- Lohnsteueranmeldungen und Zahlungsbelege
- Entwertete Schecks, Zahlungsbelege und Kontoauszüge
- Dokumentation zur Untermauerung Ihres Anspruchs auf Umsatzrückgang
Die SBA kann Ihr Darlehen jederzeit während dieses Sechsjahreszeitraums prüfen; führen Sie daher organisierte und vollständige Unterlagen.
Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement
Die Verwaltung der PPP-Konformität parallel zu Ihren regulären Geschäftsfinanzen erfordert eine sorgfältige Buchführung und eine präzise Berichterstattung. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten ermöglicht – keine Black Boxes, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzexperten auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen.
