Remise de prêt PPP : l'explication de la règle de réduction de 25 %
Si votre petite entreprise a reçu un prêt PPP, comprendre les exigences de remise peut donner l'impression de naviguer dans un dédale de règles et d'exceptions. L'une des dispositions les plus critiques — et souvent les plus mal comprises — est la règle de réduction de 25 %. Une erreur à ce sujet pourrait entraîner la perte de milliers de dollars de remise ou vous exposer à de graves problèmes de conformité.
Voici ce que vous devez savoir sur la règle de réduction de 25 %, comment elle affecte le montant de votre remise et les étapes à suivre pour protéger votre entreprise.
Qu'est-ce que la règle de réduction de 25 % ?
La règle de réduction de 25 % fait en réalité référence à deux exigences distinctes mais liées dans le calcul de la remise du prêt PPP :
1. La règle de réduction de salaire de 25 % : Si vous avez réduit le salaire d'un employé de plus de 25 % pendant votre période couverte par rapport au premier trimestre de 2020, le montant de la remise de votre prêt est réduit du montant excédentaire.
2. L'exigence de réduction des revenus de 25 % : Elle s'applique spécifiquement aux prêts PPP de second tirage et exige que les entreprises démontrent une réduction de 25 % ou plus de leurs recettes brutes pour être éligibles au second prêt.
Examinons chacune de ces exigences en détail.
Comprendre la règle de réduction de salaire de 25 %
Cette règle protège les employés contre des baisses de salaire importantes pendant la période couverte. Voici comment elle fonctionne :
À qui elle s'applique
La règle de réduction de salaire s'applique aux employés qui :
- Ont perçu un salaire annuel de 100 000 $ ou moins en 2019
- N'étaient pas employés par vous en 2019 (nouvelles recrues)
Les employés hautement rémunérés (ceux gagnant plus de 100 000 $ par an) sont exemptés de cette protection.
Comment fonctionne le calcul
Vous comparez le salaire moyen de chaque employé admissible pendant votre période couverte (8 ou 24 semaines) à son salaire moyen pendant le trimestre de référence (généralement du 1er janvier au 31 mars 2020).
Si son salaire a chuté de plus de 25 %, votre remise est réduite dollar pour dollar par le montant de la réduction excédentaire. Par exemple :
- L'employé gagnait 4 000 $/mois au T1 2020
- Pendant votre période couverte, il a gagné 2 500 $/mois
- 75 % de 4 000 (le minimum autorisé)
- 3 000 = 500 $/mois de réduction
- Si votre période couverte est de 24 semaines (environ 6 mois), vous perdriez 3 000 $ de remise pour cet employé
L'exception de la zone de sécurité (Safe Harbor)
Voici la bonne nouvelle : vous pouvez éviter cette réduction si vous rétablissez les salaires avant une date limite spécifique. La zone de sécurité pour la réduction de salaire s'applique si :
Le salaire annuel ou le taux horaire de l'employé au 31 décembre 2020 (ou plus tôt, si vous avez demandé la remise avant cette date) est égal ou supérieur à son salaire au 15 février 2020.
Cela donne aux entreprises une chance de corriger les réductions de salaire temporaires et de préserver l'intégralité de la remise.
L'exigence de réduction des revenus de 25 % (prêts de second tirage)
Si vous avez demandé un deuxième prêt PPP, vous deviez prouver une réduction de 25 % des recettes brutes. Il s'agit d'une exigence totalement différente.
Critères d'éligibilité
Pour être admissible à un prêt PPP de second tirage, vous devez :
- Avoir épuisé les fonds de votre premier prêt PPP
- Employer moins de 300 salariés
- Démontrer une r éduction de 25 % ou plus de vos recettes brutes
Deux méthodes de calcul
La SBA autorise deux méthodes approuvées :
Méthode de comparaison annuelle :
- Comparez les recettes brutes de votre déclaration de revenus de 2020 à celles de votre déclaration de 2019
- Si 2020 était au moins 25 % plus bas, vous êtes admissible
Méthode de comparaison trimestrielle :
- Comparez n'importe quel trimestre de 2020 au même trimestre de 2019
- Si un seul trimestre affiche une baisse de 25 % ou plus, vous êtes admissible
Pour les entreprises ayant débuté en 2020, le T1 2020 sert de référence, et vous pouvez utiliser le T2, T3 ou T4 2020 pour la comparaison.
Qu'est-ce qui compte comme recettes brutes ?
C'est crucial : les « recettes brutes » ont une définition spécifique aux fins du PPP :
- Comprend : Tous les revenus provenant de vos déclarations de revenus ou de vos états des résultats
- Exclut : Tous les fonds de secours COVID-19 reçus en 2020 (y compris votre premier prêt PPP, les subventions EIDL, etc.)
L'utilisation d'un chiffre erroné pourrait vous disqualifier ou déclencher des obligations de remboursement.
Exigences en matière de documentation : ce que vous devez prouver
Le calendrier de documentation est très important :
Lors de la demande (prêts inférieurs à 150 000 $)
Initialement, vous n'avez qu'à fournir une certification de bonne foi indiquant que vous respectez l'exigence de réduction de 25 %. Aucun document justificatif n'est requis au préalable.
À l'étape de la remise
C'est à ce moment que la documentation devient obligatoire. Vous devez fournir :
Pour la méthode annuelle :
- Déclaration de revenus complète de 2019
- Déclaration de revenus complète de 2020
- États financiers si votre structure d'entreprise ne dépose pas de déclarations de revenus traditionnelles
Pour la méthode trimestrielle :
- États financiers couvrant les trimestres concernés
- Relevés bancaires justifiant la réduction de revenus revendiquée
- États des résultats pour les deux périodes de comparaison
L'absence de documentation ou une documentation incomplète est l'une des principales raisons pour lesquelles les demandes de remise sont retardées ou réduites.
Réduction des ETP : la règle connexe relative aux effectifs
Pendant que nous discutons des règles des 25 %, il est utile de comprendre la règle de réduction des ETP (équivalent temps plein), qui fonctionne parallèlement à l'exigence de réduction de salaire.
Comment la réduction de l'EPT affecte la remise de prêt
Si vous avez réduit vos effectifs pendant la période couverte par rapport à votre période de référence, le montant de votre remise sera réduit proportionnellement.
Le calcul :
- EPT moyen pendant la période couverte ÷ EPT moyen pendant la période de référence = Ratio d'EPT
- Votre remise maximale × Ratio d'EPT = Montant de remise ajusté
Par exemple, si vous êtes passé de 10 EPT à 7,5 EPT, votre ratio est de 0,75 et votre remise est réduite de 25 %.
La clause de protection (Safe Harbor) relative à la réduction de l'EPT
Tout comme pour la clause de protection contre la réduction de salaire, vous pouvez éviter les pénalités liées à l'EPT si :
- Vous avez réduit les niveaux d'EPT entre le 15 février 2020 et le 26 avril 2020, ET
- Vous avez rétabli les niveaux d'EPT au 31 décembre 2020 (ou à la date de votre demande de remise, selon la première éventualité) pour égaler ou dépasser votre effectif EPT au 15 février 2020.
Si vous êtes admissible à la clause de protection, vous ignorez totalement le calcul de réduction de l'EPT et conservez l'intégralité de votre remise.
Erreurs courantes à éviter
Après avoir examiné des centaines de demandes de remise, voici les erreurs qui reviennent le plus fréquemment :
1. Erreur de calcul de la période de référence
De nombreuses entreprises utilisent les mauvaises dates pour leur comparaison de base. Le trimestre de référence est généralement le T1 2020 (du 1er janvier au 31 mars 2020) pour les réductions de salaire, mais votre situation spécifique pourrait nécessiter une période différente.
2. Inclure les fonds de secours dans les recettes brutes
Lors du calcul de la réduction de 25 % du chiffre d'affaires, l'inclusion accidentelle des fonds PPP, des subventions EIDL ou d'autres aides financières gonfle vos recettes de 2020 et pourrait vous disqualifier pour un second tirage.
3. Manquer l'échéance de rétablissement
Certaines entreprises supposent qu'elles peuvent rétablir les salaires ou les effectifs EPT après le 31 décembre 2020 tout en bénéficiant de la clause de protection. L'échéance est ferme — à moins que vous n'ayez demandé la remise plus tôt, auquel cas cette date antérieure devient votre échéance.
4. Documentation inadéquate
S'appuyer sur des relevés bancaires incomplets ou des registres comptables informels au lieu de rapports financiers en bonne et due forme entraîne des retards de traitement et des refus potentiels.
5. Ignorer les travailleurs à temps partiel et saisonniers
Le calcul de l'EPT inclut les employés à temps partiel (comptabilisés comme des fractions d'EPT) et comporte des règles spéciales pour les travailleurs saisonniers. Ignorer ces nuances conduit à des calculs erronés.
Que se passe-t-il si vous ne remplissez pas les conditions ?
Les conséquences d'une déclaration inexacte de votre admissibilité sont graves :
Pour les déclarations erronées de réduction de revenus
Si la SBA détermine que vous n'avez pas réellement satisfait à l'exigence de réduction de 25 % des revenus pour un prêt de second tirage :
- Vous devrez rembourser l'intégralité du prêt
- Vous ne serez pas admissible à la remise
- Une déclaration inexacte faite sciemment peut entraîner des amendes et des poursuites pénales potentielles
Pour les réductions de salaire ou d'EPT
Si vous n'avez pas respecté les exigences de la clause de protection ou si vous n'avez pas calculé correctement les réductions :
- Le montant de votre remise sera réduit en conséquence
- Vous devrez la différence à votre prêteur
- En cas de fraude ou de fausse déclaration, des pénalités peuvent s'appliquer
Étapes pour protéger votre remise de prêt
Voici un plan d'action pratique pour maximiser votre remise tout en restant conforme :
Étape 1 : Auditez vos registres de paie
Examinez chaque employé ayant gagné 100 000 $ ou moins en 2019 :
- Calculez leur salaire moyen au T1 2020
- Calculez leur salaire moyen pendant votre période couverte
- Identifiez toute réduction supérieure à 25 %
- Déterminez si vous avez rétabli les salaires avant l'échéance de la clause de protection
Étape 2 : Vérifiez vos calculs d'EPT
- Déterminez votre effectif EPT pour la période de référence
- Calculez votre effectif EPT pour la période couverte
- Vérifiez si vous êtes admissible à la clause de protection relative à l'EPT
- Documentez toutes les réductions et tous les rétablissements
Étape 3 : Rassemblez une documentation complète
Réunissez tous les documents requis avant de commencer votre demande de remise :
- Rapports de paie pour toutes les périodes concernées
- Déclarations de revenus (si vous utilisez la méthode annuelle pour le second tirage)
- Rapports financiers trimestriels (si vous utilisez la méthode trimestrielle)
- Relevés bancaires justifiant les revenus déclarés
- Documentation de tout rétablissement de salaire ou d'EPT
Étape 4 : Envisagez l'aide d'un professionnel
Les règles de remise du prêt PPP sont complexes et les enjeux sont élevés. Envisagez de consulter :
- Un expert-comptable (CPA) familier avec les exigences du PPP
- Un comptable capable de vérifier vos calculs
- Les spécialistes de la remise PPP de votre prêteur
Le coût d'une aide professionnelle est généralement bien inférieur au coût d'un montant de remise réduit ou de problèmes de conformité.
Étape 5 : Faites votre demande avant l'expiration de la documentation
N'attendez pas trop longtemps pour faire votre demande. Bien que la plupart des exigences documentaires restent les mêmes, certains documents clés comme les relevés bancaires et les rapports de paie deviennent plus difficiles à reconstituer avec le temps.
Perspectives : Exigences de conservation des documents
Même après l'approbation de votre remise, vos obligations se poursuivent :
Vous devez conserver tous les documents relatifs au PPP pendant six ans après la date à laquelle votre prêt a été remis ou remboursé intégralement. Cela inclut :
- Les documents de demande de prêt et de demande de remise
- Les déclarations de charges sociales et les reçus de paiement
- Les chèques annulés, les reçus de paiement et les relevés de compte
- La documentation justifiant votre demande de réduction de revenus
La SBA peut auditer votre prêt à tout moment pendant cette période de six ans, maintenez donc des dossiers organisés et complets.
Simplifiez votre gestion financière
Gérer la conformité au PPP parallèlement aux finances régulières de votre entreprise nécessite une tenue de registres rigoureuse et des rapports précis. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle complets sur vos données financières — sans boîtes noires ni dépendance vis-à-vis d'un fournisseur. Commencez gratuitement et découvrez pourquoi les développeurs et les professionnels de la finance passent à la comptabilité en texte brut.
