Condonación de préstamos PPP: Explicación de la regla de reducción del 25 %

Si su pequeña empresa recibió un préstamo PPP, comprender los requisitos de condonación puede parecer como navegar por un laberinto de reglas y excepciones. Una de las disposiciones más críticas —y a menudo incomprendidas— es la regla de reducción del 25%. Cometer un error en esto podría significar la pérdida de miles de dólares en condonación o enfrentar serios problemas de cumplimiento.

Esto es lo que necesita saber sobre la regla de reducción del 25%, cómo afecta el monto de su condonación y qué pasos puede tomar para proteger su negocio.

¿Qué es la regla de reducción del 25%?

La regla de reducción del 25% en realidad se refiere a dos requisitos distintos pero relacionados en el cálculo de la condonación del préstamo PPP:

1. La Regla de Reducción Salarial del 25%: Si redujo el salario de cualquier empleado en más del 25% durante su periodo cubierto en comparación con el primer trimestre de 2020, el monto de la condonación de su préstamo se reduce por el monto excedente.

2. El Requisito de Reducción de Ingresos del 25%: Esto se aplica específicamente a los préstamos PPP de segundo sorteo y requiere que las empresas demuestren una reducción del 25% o más en sus ingresos brutos para calificar para el segundo préstamo.

Analicemos cada uno de estos requisitos en detalle.

Entendiendo la regla de reducción salarial del 25%

Esta regla protege a los empleados de recortes salariales significativos durante el periodo cubierto. Así es como funciona:

A quién se aplica

La regla de reducción salarial se aplica a los empleados que:

• Ganaron un salario anualizado de $100,000 o menos en 2019.
• No estaban empleados por usted en 2019 (nuevas contrataciones).

Los empleados altamente remunerados (aquellos que ganan más de $100,000 anuales) están exentos de esta protección.

Cómo funciona el cálculo

Usted compara el salario promedio de cada empleado calificado durante su periodo cubierto (ya sea de 8 o 24 semanas) con su salario promedio durante el trimestre de referencia (típicamente del 1 de enero al 31 de marzo de 2020).

Si su salario disminuyó en más del 25%, su condonación se reduce dólar por dólar por el monto de la reducción excedente. Por ejemplo:

• El empleado ganaba $4,000 al mes en el T1 de 2020.
• Durante su periodo cubierto, ganaron $2,500 al mes.
• El 75% de $4,000 = $3,000 (el mínimo permitido).
• $3,000 - $2,500 = reducción de $500 al mes.
• Si su periodo cubierto es de 24 semanas (aproximadamente 6 meses), perdería $3,000 en condonación por ese empleado.

La excepción de Puerto Seguro (Safe Harbor)

Aquí están las buenas noticias: puede evitar esta reducción si restaura los salarios antes de una fecha límite específica. El puerto seguro de reducción salarial se aplica si:

El salario anual o la tarifa por hora del empleado al 31 de diciembre de 2020 (o antes, si solicitó la condonación antes de esa fecha) es igual o superior a su salario al 15 de febrero de 2020.

Esto brinda a las empresas la oportunidad de corregir las reducciones salariales temporales y preservar la condonación total.

El requisito de reducción de ingresos del 25% (Préstamos de segundo sorteo)

Si solicitó un segundo préstamo PPP, debía demostrar una reducción del 25% en los ingresos brutos. Este es un requisito totalmente diferente.

Estándares de calificación

Para calificar para un préstamo PPP de segundo sorteo, usted debe:

• Haber agotado los fondos de su primer préstamo PPP.
• Emplear a menos de 300 empleados.
• Demostrar una reducción del 25% o superior en los ingresos brutos.

Dos formas de calcular

La SBA permite dos métodos aprobados:

Método de Comparación Anual:

• Compare los ingresos brutos de su declaración de impuestos de 2020 con su declaración de impuestos de 2019.
• Si 2020 fue al menos un 25% inferior, usted califica.

Método de Comparación Trimestral:

• Compare cualquier trimestre de 2020 con el mismo trimestre de 2019.
• Si cualquier trimestre individual muestra una caída del 25% o superior, usted califica.

Para las empresas que comenzaron en 2020, el T1 de 2020 sirve como su base de referencia, y puede usar el T2, T3 o T4 de 2020 para la comparación.

¿Qué se considera como ingresos brutos?

Esto es crucial: los "ingresos brutos" tienen una definición específica para los propósitos del PPP:

• Incluye: Todos los ingresos de sus declaraciones de impuestos o estados de resultados.
• Excluye: Cualquier fondo de alivio por COVID-19 recibido en 2020 (incluyendo su primer préstamo PPP, subvenciones EIDL, etc.).

Utilizar la cifra incorrecta podría descalificarlo o activar requisitos de reembolso.

Requisitos de documentación: Lo que necesita demostrar

El cronograma de documentación es significativamente importante:

Al momento de la solicitud (Préstamos menores a $150,000)

Inicialmente, solo necesita proporcionar una certificación de buena fe de que cumple con el requisito de reducción del 25%. No se requieren documentos de respaldo por adelantado.

En la etapa de condonación

Aquí es cuando la documentación se vuelve obligatoria. Debe proporcionar:

Para el Método Anual:

• Declaración de impuestos de 2019 completa.
• Declaración de impuestos de 2020 completa.
• Estados financieros si su estructura comercial no presenta declaraciones de impuestos tradicionales.

Para el Método Trimestral:

• Estados financieros que cubran los trimestres relevantes.
• Extractos bancarios que respalden la reducción de ingresos reclamada.
• Estados de pérdidas y ganancias para ambos periodos de comparación.

La falta de documentación o la documentación incompleta es una de las principales razones por las que las solicitudes de condonación se retrasan o se reducen.

Reducción de FTE: La regla relacionada con la fuerza laboral

Mientras discutimos las reglas del 25%, vale la pena entender la regla de reducción de FTE (equivalente a tiempo completo), que funciona junto con el requisito de reducción salarial.

Cómo afecta la reducción de ETP a la condonación

Si redujo su número de trabajadores durante el período cubierto en comparación con su período de referencia, el monto de su condonación se reducirá proporcionalmente.

El cálculo:

• Promedio de ETP durante el período cubierto ÷ Promedio de ETP durante el período de referencia = Relación de ETP
• Su condonación máxima × Relación de ETP = Monto de condonación ajustado

Por ejemplo, si pasó de 10 ETP a 7,5 ETP, su relación es 0,75 y su condonación se reduce en un 25 %.

El puerto seguro para la reducción de ETP

De manera similar al puerto seguro para la reducción de salarios, puede evitar las penalizaciones por ETP si:

1. Redujo los niveles de ETP entre el 15 de febrero de 2020 y el 26 de abril de 2020, Y
2. Restableció los niveles de ETP para el 31 de diciembre de 2020 (o la fecha de su solicitud de condonación, lo que ocurra primero) para igualar o superar su recuento de ETP al 15 de febrero de 2020.

Si califica para el puerto seguro, omite el cálculo de reducción de ETP por completo y conserva la condonación total.

Errores comunes que se deben evitar

Tras revisar cientos de solicitudes de condonación, estos errores aparecen con mayor frecuencia:

1. Calcular mal el período de referencia

Muchas empresas utilizan las fechas incorrectas para su comparación de referencia. El trimestre de referencia suele ser el primer trimestre de 2020 (del 1 de enero al 31 de marzo de 2020) para las reducciones salariales, pero su situación específica podría requerir un período diferente.

2. Incluir fondos de ayuda en los ingresos brutos

Al calcular la reducción de ingresos del 25 %, incluir accidentalmente fondos del PPP, subvenciones EIDL u otro dinero de ayuda infla sus ingresos de 2020 y podría descalificarlo para un segundo tramo.

3. No cumplir con la fecha límite de restauración

Algunas empresas asumen que pueden restablecer los salarios o los recuentos de ETP después del 31 de diciembre de 2020 y aún calificar para el puerto seguro. El plazo es estricto, a menos que haya solicitado la condonación antes, en cuyo caso esa fecha anterior se convierte en su fecha límite.

4. Documentación inadecuada

Depender de estados de cuenta bancarios incompletos o registros contables informales en lugar de estados financieros adecuados causa retrasos en las solicitudes y posibles rechazos.

5. Ignorar a los trabajadores a tiempo parcial y estacionales

El cálculo de ETP incluye a los empleados a tiempo parcial (contados como ETP fraccionarios) y tiene reglas especiales para los trabajadores estacionales. Pasar por alto estos matices conduce a cálculos incorrectos.

¿Qué sucede si no cumple con los requisitos?

Las consecuencias de falsear su elegibilidad son graves:

Por declaraciones falsas de reducción de ingresos

Si la SBA determina que usted no cumplió realmente con el requisito de reducción de ingresos del 25 % para un préstamo de segundo tramo:

• Deberá reembolsar el monto total del préstamo
• No será elegible para la condonación
• Una declaración falsa a sabiendas puede dar lugar a multas y posibles cargos penales

Por reducciones salariales o de ETP

Si no cumplió con los requisitos de puerto seguro o no calculó correctamente las reducciones:

• El monto de su condonación se reducirá en consecuencia
• Deberá la diferencia a su prestamista
• En casos de fraude o declaración falsa, se pueden aplicar sanciones

Pasos para proteger su condonación

Aquí tiene un plan de acción práctico para asegurar que maximice la condonación mientras cumple con la normativa:

Paso 1: Audite sus registros de nómina

Revise cada empleado que haya ganado $100,000 o menos en 2019:

• Calcule su salario promedio en el primer trimestre de 2020
• Calcule su salario promedio durante su período cubierto
• Identifique cualquier reducción que supere el 25 %
• Determine si restableció los salarios antes de la fecha límite del puerto seguro

Paso 2: Verifique sus cálculos de ETP

• Determine su recuento de ETP del período de referencia
• Calcule su recuento de ETP del período cubierto
• Verifique si califica para el puerto seguro de ETP
• Documente cualquier reducción y restauración

Paso 3: Reúna la documentación completa

Prepare todos los documentos requeridos antes de iniciar su solicitud de condonación:

• Informes de nómina de todos los períodos relevantes
• Declaraciones de impuestos (si utiliza el método anual para el segundo tramo)
• Estados financieros trimestrales (si utiliza el método trimestral)
• Estados de cuenta bancarios que respalden las declaraciones de ingresos
• Documentación de cualquier restauración de salarios o ETP

Paso 4: Considere ayuda profesional

Las reglas de condonación del PPP son complejas y lo que está en juego es mucho. Considere consultar con:

• Un CPA familiarizado con los requisitos del PPP
• Un contable que pueda verificar sus cálculos
• Especialistas en condonación de PPP de su prestamista

El costo de la ayuda profesional suele ser mucho menor que el costo de un monto de condonación reducido o problemas de cumplimiento.

Paso 5: Solicite antes de que la documentación expire

No espere demasiado para presentar su solicitud. Si bien la mayoría de los requisitos de documentación siguen siendo los mismos, los registros clave como los estados de cuenta bancarios y los informes de nómina se vuelven más difíciles de reconstruir a medida que pasa el tiempo.

Mirando hacia el futuro: Requisitos de retención de registros

Incluso después de que se apruebe su condonación, sus obligaciones continúan:

Debe conservar todos los registros relacionados con el PPP durante seis años después de la fecha en que su préstamo sea condonado o reembolsado en su totalidad. Esto incluye:

• Documentos de solicitud de préstamo y solicitud de condonación
• Presentaciones de impuestos sobre la nómina y recibos de pago
• Cheques cancelados, recibos de pago y estados de cuenta
• Documentación que respalde su reclamación de reducción de ingresos

La SBA puede auditar su préstamo en cualquier momento durante este período de seis años, así que mantenga registros organizados y completos.

Simplifique su gestión financiera

Gestionar el cumplimiento del PPP junto con sus finanzas empresariales habituales requiere un registro cuidadoso y la elaboración de informes precisos. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda transparencia y control totales sobre sus datos financieros: sin cajas negras ni dependencia de proveedores. Comience gratis y descubra por qué los desarrolladores y los profesionales de las finanzas se están pasando a la contabilidad en texto plano.

Fuentes

• Condonación de préstamos PPP: Reglas, elegibilidad y cómo solicitarla
• Guía para la condonación de préstamos PPP | Cámara de Comercio de EE. UU.
• Reglas de puerto seguro para la condonación de préstamos PPP | Bench Accounting
• Instrucciones de la solicitud de condonación de préstamos PPP para prestatarios