Steuerabzüge für Kleinunternehmen: Die vollständige Checkliste für 2026

Geschätzte 93 % der Kleinunternehmen lassen bei der Steuererklärung Geld liegen. Das bedeutet, dass fast jeder Unternehmer zu viel an das Finanzamt zahlt – oft Tausende von Dollar – nur weil er legitime Abzüge übersieht, für die er qualifiziert wäre.

Unabhängig davon, ob Sie eine im Home-Office ansässige Beratungspraxis betreiben oder ein wachsendes Team leiten: Zu verstehen, welche Ausgaben Ihre Steuerlast senken, ist eine der wertvollsten finanziellen Fähigkeiten, die Sie entwickeln können. Diese umfassende Checkliste deckt jeden wichtigen Abzug ab, der Kleinunternehmern im Jahr 2026 zur Verfügung steht, einschließlich der jüngsten Änderungen durch den One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), die Ihr Nettoergebnis erheblich beeinflussen könnten.

Was gilt als Geschäftsabzug?

Bevor wir uns mit spezifischen Abzügen befassen, hilft es, den IRS-Standard für die Abzugsfähigkeit zu verstehen. Eine Ausgabe muss sowohl „gewöhnlich“ (in Ihrer Branche üblich und akzeptiert) als auch „notwendig“ (hilfreich und angemessen für Ihr Unternehmen) sein, um sich zu qualifizieren.

Persönliche Ausgaben sind niemals abzugsfähig, aber viele gemischt genutzte Ausgaben – wie ein Telefon, das Sie für geschäftliche und private Anrufe nutzen – können basierend auf dem Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung teilweise abgesetzt werden.

Arbeitsplatzkosten

Home-Office-Abzug

Obwohl dies einer der wertvollsten verfügbaren Abzüge ist, lassen ihn schätzungsweise 90 % der berechtigten Geschäftsinhaber aus – oft aus unbegründeter Angst vor einer Betriebsprüfung.

Wenn Sie einen speziellen Raum in Ihrer Wohnung haben, der „regelmäßig und ausschließlich“ für geschäftliche Zwecke genutzt wird, sind Sie qualifiziert. Die IRS bietet zwei Berechnungsmethoden an:

Vereinfachte Methode: Abzug von 5 $pro Quadratfuß der dedizierten Bürofläche, bis zu 300 Quadratfuß, für einen maximalen Abzug von 1.500$.

Tatsächliche Kostenmethode: Berechnen Sie den Prozentsatz Ihrer Wohnung, der geschäftlich genutzt wird, und wenden Sie diesen Prozentsatz auf Ihre Miete oder Hypothekenzinsen, Nebenkosten, Versicherungen, Reparaturen und Abschreibungen an.

Die vereinfachte Methode erfordert weniger Aufzeichnungen, während die tatsächliche Kostenmethode bei hohen Wohnkosten oft zu einem größeren Abzug führt.

Gewerbemiete und Nebenkosten

Für Unternehmen, die außerhalb der eigenen vier Wände agieren, sind Leasingzahlungen, Nebenkosten, Sachversicherungen und Wartungskosten voll abzugsfähig. Dies umfasst die Miete für Büroräume, Lagerhallen, Einzelhandelsstandorte und Coworking-Mitgliedschaften.

Bürobedarf und Ausstattung

Alltagsverbrauchsgüter wie Papier, Stifte, Druckerpatronen und Reinigungsmittel sind voll abzugsfähig. Für größere Ausrüstungskäufe:

• Artikel unter 2.500 $ können in der Regel sofort gemäß der De-minimis-Safe-Harbor-Regelung als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
• Größere Vermögenswerte können sich für die Sofortabschreibung nach Section 179 qualifizieren (bis zu 1,16 Millionen $ im Jahr 2024, jährlich inflationsbereinigt).
• Sonderabschreibungen (Bonus Depreciation) ermöglichen zusätzliche beschleunigte Abzüge für qualifizierte Wirtschaftsgüter.

Technologie und Kommunikation

Telefon und Internet

Der geschäftlich genutzte Anteil Ihrer Telefon- und Internetrechnungen ist voll abzugsfähig. Wenn Sie einen eigenen geschäftlichen Anschluss haben, ist dieser zu 100 % abzugsfähig. Bei gemischt genutzten Konten berechnen Sie den Prozentsatz, der für geschäftliche Zwecke verwendet wird.

Eine monatliche Telefonrechnung von 100 $bei 60$ an jährlichen Abzügen – Geld, das viele Geschäftsinhaber nicht einfordern, weil sie es nicht erfassen.

Software und Abonnements

Cloud-basierte Tools, die für den modernen Geschäftsbetrieb unerlässlich sind, sind voll abzugsfähig:

• Buchhaltungssoftware
• CRM-Plattformen (Customer Relationship Management)
• Projektmanagement-Tools
• Kommunikations-Apps (Slack, Zoom, Teams)
• Cloud-Speicher und Backup-Dienste
• Branchenspezifische Software

Jahresabonnements können oft in dem Jahr abgezogen werden, in dem sie bezahlt wurden, auch wenn die Laufzeit bis in das folgende Jahr reicht.

Fahrzeug- und Reisekosten

Geschäftliche Fahrzeugkosten

Wenn Sie ein privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, können Sie den geschäftlich genutzten Anteil mit einer von zwei Methoden abziehen:

Standard-Kilometerpauschale: Die IRS legt diesen Satz jährlich fest. Für 2025 lag er bei 70 Cent pro Meile. Bereits 100 geschäftliche Meilen pro Woche führen zu etwa 3.640 $ an jährlichen Abzügen.

Tatsächliche Kostenmethode: Erfassen Sie alle fahrzeugbezogenen Kosten – Benzin, Versicherung, Reparaturen, Abschreibung – und wenden Sie Ihren Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung an.

Wichtig: Das Pendeln von der Wohnung zu einem regulären Arbeitsplatz gilt als private Fahrt und ist niemals abzugsfähig. Fahrten vom Home-Office zu Kundenstandorten oder von einem Arbeitsstandort zu einem anderen sind hingegen qualifiziert.

Geschäftsreisen

Wenn Übernachtungsreisen für geschäftliche Zwecke erforderlich sind, können Sie folgendes abziehen:

• Flugtickets, Bahntickets und andere Transportmittel
• Hotelunterkünfte
• Mietwagen und Ridesharing-Dienste
• 50 % der Verpflegungskosten (der Hauptzweck der Reise muss geschäftlich bedingt sein)
• Nebenkosten wie Trinkgelder und Gepäckgebühren

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über den geschäftlichen Zweck jeder Reise.

Geschäftsessen

Sie können 50 % der qualifizierten Verpflegungskosten abziehen, wenn Sie mit Kunden, Interessenten oder Lieferanten speisen, um Geschäftliches zu besprechen. Die Dokumentationspflichten umfassen:

• Datum und Ort
• Namen der Teilnehmer
• Geschäftsbeziehung
• Besprochene Themen

Interne Mahlzeiten mit Mitarbeitern zum Teambuilding oder zur Geschäftsplanung sind ebenfalls mit dem Satz von 50 % abzugsfähig.

Mitarbeiterbezogene Abzüge

Gehälter, Löhne und Sozialleistungen

Alle an Mitarbeiter gezahlten Vergütungen sind voll abzugsfähig:

• Regelmäßige Löhne und Gehälter
• Boni und Provisionen
• Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteil)
• Beiträge zur Krankenversicherung
• Beiträge zur Altersvorsorge
• Bezahlter Urlaub
• Sonstige steuerpflichtige Leistungen

Zahlungen an freie Mitarbeiter

Beträge, die an Freelancer und unabhängige Auftragnehmer für geschäftliche Dienstleistungen gezahlt werden, sind voll abzugsfähig. Wenn Sie einem Auftragnehmer in einem Kalenderjahr 600 $ oder mehr zahlen, müssen Sie bis zum 31. Januar das Formular 1099-NEC ausstellen.

Steuergutschrift für arbeitgeberfinanzierte Kinderbetreuung

Ab dem Jahr 2026 steigt die Steuergutschrift für die Bereitstellung von Kinderbetreuung für Mitarbeiter von 25 % auf 40 % der förderfähigen Kosten, bei einer maximalen Gutschrift von 500.000 $. Kleine Unternehmen, die sich für den erhöhten Satz qualifizieren, können 50$ jährlich geltend machen.

Professionelle Dienstleistungen und Weiterbildung

Rechts- und Beratungskosten

Honorare, die an Anwälte, Steuerberater, Unternehmensberater, Buchhalter, HR-Fachleute und andere Dienstleister für geschäftliche Zwecke gezahlt werden, sind voll abzugsfähig. Dies umfasst:

• Steuererklärung und Steuerplanung
• Rechtsberatung und Vertragsprüfung
• Unternehmensberatung
• Dienstleistungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Finanzberatungsgebühren

Berufliche Weiterbildung

Investitionen in Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse sind abzugsfähig, wenn sie Ihre Fähigkeit zur Führung Ihres Unternehmens verbessern:

• Online-Kurse und Trainingsprogramme
• Branchenkonferenzen und Seminare
• Berufliche Zertifizierungen
• Fachbücher und Publikationen
• Mitgliedschaften in Berufsverbänden

Die jährlichen Kosten für die berufliche Weiterbildung liegen oft zwischen 2.000 $und 5.000$ – all dies mindert Ihr zu versteuerndes Einkommen.

Versicherungsprämien

Betriebsversicherungen

Prämien für die folgenden Arten von Versicherungsschutz sind voll abzugsfähig:

• Betriebshaftpflichtversicherung
• Berufshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenhaftpflicht)
• Gewerbliche Sachversicherung
• Unfallversicherung (Workers' Compensation)
• Cyber-Haftpflichtversicherung
• Betriebsunterbrechungsversicherung

Krankenversicherung für Selbstständige

Wenn Sie selbstständig sind und keinen Anspruch auf eine Versicherung über den Arbeitgeber eines Ehepartners haben, können Sie 100 % der Krankenversicherungsprämien für sich selbst, Ihren Ehepartner und Ihre Unterhaltsberechtigten absetzen. Dies umfasst die Kranken-, Krankentagegeld- und Pflegeversicherung.

Dieser Abzug wird in Ihrer persönlichen Steuererklärung (Formular 1040) vorgenommen und mindert Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen – was über die direkten Einsparungen hinaus zusätzliche Steuervorteile bieten kann.

Finanzausgaben

Zinsen für Geschäftskredite

Zinsen, die für Geschäftskredite, Kreditlinien und Geschäftskreditkarten gezahlt werden, sind voll abzugsfähig. Dies beinhaltet:

• Zinsen für befristete Darlehen
• Zinsen für Kreditlinien
• Kreditkartenzinsen für geschäftliche Einkäufe
• Zinsen für Ausrüstungsfinanzierungen

Bank- und Transaktionsgebühren

Diese oft übersehenen Gebühren summieren sich erheblich:

• Monatliche Kontoführungsgebühren
• Gebühren für Überweisungen
• Gebühren für die Zahlungsabwicklung (Kreditkarte, Lastschrift)
• Währungsumrechnungsgebühren
• Überziehungsgebühren (obwohl es ratsam ist, diese zu vermeiden)

Für viele kleine Unternehmen belaufen sich die Bank- und Transaktionsgebühren auf insgesamt 3.000 $bis 5.000$ jährlich.

Marketing und Werbung

Alle Kosten zur Förderung Ihres Unternehmens sind zu 100 % abzugsfähig, ohne prozentuale Einschränkungen:

• Digitale Werbung (Google Ads, Social Media)
• Webdesign und Hosting
• Suchmaschinenoptimierung (SEO)
• Druckmaterialien (Visitenkarten, Broschüren)
• Direktmarketing-Kampagnen
• Teilnahme an Fachmessen
• Markenartikel (Merchandise)
• Video- und Fotoproduktion
• Public-Relations-Dienstleistungen

Besondere Abzüge und Steuergutschriften

Abzug für qualifiziertes Geschäftseinkommen (QBI)

Dieser leistungsstarke Abzug ermöglicht es berechtigten Eigentümern von Personengesellschaften und steuerlich transparenten Unternehmen, bis zu 20 % ihres qualifizierten Geschäftseinkommens abzuziehen. Ursprünglich sollte diese Regelung nach 2025 auslaufen, doch der OBBBA hat diesen Abzug dauerhaft verankert.

Neu für 2026: Jeder mit einem qualifizierten Geschäftseinkommen von mindestens 1.000 erhält einen Mindestabzug von 400 \, selbst wenn die Standardberechnung vollständig auslaufen würde.

Gründungskosten

In Ihrem ersten Geschäftsjahr können Sie sofort bis zu 5.000 $an Gründungskosten und 5.000$ an Organisationskosten absetzen. Zu den qualifizierten Kosten gehören:

• Marktforschung
• Erstellung des Businessplans
• Rechts- und Buchhaltungsgebühren für die Gründung
• Erstmaliges Marketing und Werbung
• Schulungen für Sie und Ihre Mitarbeiter

Beträge, die diese Grenzen überschreiten, werden über 15 Jahre abgeschrieben (amortisiert).

Forschung und Entwicklung

Dank der OBBBA-Änderungen können Unternehmen F&E-Kosten, die im Jahr 2025 und später anfallen, nun sofort als Aufwand absetzen. Dies gilt für qualifizierte Forschungsaktivitäten, einschließlich:

• Softwareentwicklung
• Produktverbesserungen
• Prozessoptimierungen
• Experimentelle Tests

Sonderabschreibung (Bonus Depreciation)

Der OBBBA hat die 100%ige Sonderabschreibung dauerhaft wiederhergestellt, sodass Unternehmen die vollen Kosten qualifizierter Vermögenswerte sofort absetzen können, anstatt sie über die Zeit abzuschreiben. Dies gilt für neue und gebrauchte Ausrüstungen, Maschinen, Fahrzeuge und bestimmte Verbesserungen.

Forderungsausfälle

Wenn Sie die Soll-Buchführung (Accrual Accounting) verwenden und Forderungen haben, die uneinbringlich werden, können Sie den Betrag als Forderungsausfall absetzen. Eine Dokumentation der Beitreibungsversuche ist erforderlich.

Nettobetriebsverluste

Wenn Ihr Unternehmen mit Verlust arbeitet, können Sie diesen Verlust nutzen, um anderes Einkommen auszugleichen. Nettobetriebsverluste können unbegrenzt vorgetragen werden, sind jedoch in künftigen Jahren auf 80 % des zu versteuernden Einkommens begrenzt.

Best Practices für die Buchführung

Das Geltendmachen von Abzügen erfordert eine Dokumentation. Das Finanzamt (IRS) kann jeden Abzug ablehnen, den Sie nicht belegen können. Implementieren Sie diese Praktiken:

Trennen Sie geschäftliche und private Finanzen: Nutzen Sie für alle geschäftlichen Transaktionen spezielle Geschäftskonten und Kreditkarten.

Erfassen Sie Ausgaben in Echtzeit: Wenn Sie bis zum Jahresende warten, um Ausgaben zu kategorisieren, führt dies zu vergessenen Abzügen und verlorenen Belegen. Buchhaltungssoftware automatisiert einen Großteil dieser Arbeit.

Bewahren Sie alle Belege auf: Digitale Kopien sind zulässig. Viele Apps ermöglichen es Ihnen, Belege zu fotografieren und sie automatisch an Transaktionen anzuhängen.

Protokollieren Sie Kilometer systematisch: Apps zur Kilometererfassung zeichnen Fahrten automatisch auf und stellen sicher, dass Sie keine abzugsfähigen Fahrten verpassen.

Dokumentieren Sie den Geschäftszweck: Notieren Sie bei Mahlzeiten, Reisen und Bewirtung, wer teilgenommen hat und was geschäftlich besprochen wurde.

Verschenken Sie kein Geld

Der Unterschied zwischen Unternehmen, die ihre Abzüge maximieren, und solchen, die dies nicht tun, liegt oft an den Systemen. Wenn die Erfassung von Ausgaben manuell und sporadisch erfolgt, werden legitime Abzüge übersehen. Wenn sie automatisiert und systematisch erfolgt, schlüpft nichts durch das Raster.

Gleichen Sie diese Checkliste mit Ihren tatsächlichen Ausgaben ab. Wenn Sie nicht in jeder Kategorie, die auf Ihr Unternehmen zutrifft, Abzüge geltend machen, zahlen Sie wahrscheinlich zu viele Steuern.

Halten Sie Ihre Finanzen das ganze Jahr über organisiert

Das Geltendmachen jedes Abzugs, der Ihnen zusteht, beginnt mit organisierten Finanzunterlagen während des gesamten Jahres – und nicht mit einer hektischen Suche im April. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz über jede Transaktion gibt und die Steuerzeit unkompliziert statt stressig macht. Ihre Finanzdaten bleiben in einem Format, das Sie kontrollieren, ohne Blackboxen oder Anbieterabhängigkeit. Starten Sie kostenlos und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Unternehmensfinanzen.