Belastingaftrek voor kleine ondernemingen: De complete checklist voor 2026

Naar schatting 93% van de kleine ondernemingen laat geld liggen bij de belastingaangifte. Dat betekent dat bijna elke ondernemer te veel betaalt aan de IRS — vaak duizenden dollars — simpelweg omdat ze legitieme aftrekposten mislopen waarvoor ze in aanmerking komen.

Of u nu een adviespraktijk aan huis heeft of een groeiend team aanstuurt, begrijpen welke uitgaven uw belastingdruk verlagen is een van de meest waardevolle financiële vaardigheden die u kunt ontwikkelen. Deze uitgebreide checklist bevat elke belangrijke aftrekpost die beschikbaar is voor eigenaren van kleine ondernemingen in 2026, inclusief recente wijzigingen uit de One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) die een aanzienlijke impact kunnen hebben op uw nettoresultaat.

Wat komt in aanmerking als zakelijke aftrekpost?

Voordat we dieper ingaan op specifieke aftrekposten, is het nuttig om de IRS-norm voor aftrekbaarheid te begrijpen. Een uitgave moet zowel "gewoon" (gebruikelijk en geaccepteerd in uw branche) als "noodzakelijk" (nuttig en passend voor uw bedrijf) zijn om in aanmerking te komen.

Persoonlijke uitgaven komen nooit in aanmerking, maar veel uitgaven voor gemengd gebruik — zoals een telefoon die u gebruikt voor zakelijke en privégesprekken — kunnen gedeeltelijk worden afgetrokken op basis van het percentage zakelijk gebruik.

Werkruimtekosten

Aftrek voor werkruimte aan huis

Hoewel dit een van de meest waardevolle beschikbare aftrekposten is, slaat naar schatting 90% van de in aanmerking komende ondernemers deze over — vaak uit ongegronde angst voor controles.

Als u een specifieke ruimte in uw huis heeft die "regelmatig en uitsluitend" voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, komt u in aanmerking. De IRS biedt twee berekeningsmethoden:

Vereenvoudigde methode: Trek $5 per square foot aan toegewezen kantoorruimte af, tot maximaal 300 square foot, voor een maximale aftrek van$ 1.500.

Werkelijke kostenmethode: Bereken het percentage van uw woning dat voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en pas dat percentage toe op uw huur of hypotheekrente, nutsvoorzieningen, verzekeringen, reparaties en afschrijvingen.

De vereenvoudigde methode vereist minder administratie, terwijl de werkelijke kostenmethode vaak een grotere aftrek oplevert voor degenen met hoge woonlasten.

Commerciële huur en nutsvoorzieningen

Voor bedrijven die buiten het huis opereren, zijn leasebetalingen, nutsvoorzieningen, onroerendgoedverzekeringen en onderhoudskosten volledig aftrekbaar. Dit omvat huur voor kantoorruimte, magazijnfaciliteiten, winkellocaties en lidmaatschappen van coworking-ruimtes.

Kantoorartikelen en apparatuur

Alledaagse verbruiksartikelen zoals papier, pennen, printerinkt en schoonmaakmiddelen zijn volledig aftrekbaar. Voor grotere aankopen van apparatuur:

• Artikelen onder de $ 2.500 kunnen doorgaans onmiddellijk als kosten worden opgevoerd onder de de minimis safe harbor-regeling.
• Grotere activa kunnen in aanmerking komen voor kostenaftrek volgens Sectie 179 (tot $ 1,16 miljoen in 2024, jaarlijks aangepast voor inflatie).
• Bonusafschrijving staat extra versnelde aftrek toe voor kwalificerende goederen.

Technologie en communicatie

Telefoon en internet

Het zakelijke deel van uw telefoon- en internetrekeningen is volledig aftrekbaar. Als u een speciale zakelijke lijn heeft, is die 100% aftrekbaar. Voor accounts voor gemengd gebruik berekent u het percentage dat voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.

Een maandelijkse telefoonrekening van $100 met 60$ 720 aan jaarlijkse aftrekposten — geld dat veel ondernemers laten liggen omdat ze het niet bijhouden.

Software en abonnementen

Cloudgebaseerde tools die essentieel zijn voor moderne bedrijfsvoering zijn volledig aftrekbaar:

• Boekhoudsoftware
• Customer Relationship Management (CRM) platforms
• Projectbeheertools
• Communicatie-apps (Slack, Zoom, Teams)
• Cloudopslag en back-updiensten
• Branche-specifieke software

Jaarabonnementen kunnen vaak worden afgetrokken in het jaar van betaling, zelfs als de dekking doorloopt in het volgende jaar.

Voertuig- en reiskosten

Zakelijke voertuigkosten

Als u een privévoertuig voor zakelijke doeleinden gebruikt, kunt u het zakelijke deel aftrekken via een van de volgende twee methoden:

Standaard kilometervergoeding: De IRS stelt dit tarief jaarlijks vast. Voor 2025 was dit 70 cent per mijl. Slechts 100 zakelijke mijlen per week rijden vertaalt zich al in ongeveer $ 3.640 aan jaarlijkse aftrekposten.

Werkelijke kostenmethode: Houd alle voertuiggerelateerde kosten bij — benzine, verzekering, reparaties, afschrijving — en pas uw percentage zakelijk gebruik toe.

Belangrijk: Woon-werkverkeer van huis naar een vaste werkplek is privégebruik en nooit aftrekbaar. Rijden van uw kantoor aan huis naar locaties van klanten of van de ene werkplek naar de andere komt echter wel in aanmerking.

Zakelijke reizen

Wanneer overnachtingen vereist zijn voor zakelijke doeleinden, kunt u het volgende aftrekken:

• Vliegtickets, treinkaartjes en ander vervoer
• Hotelovernachtingen
• Huurauto's en ritten via apps zoals Uber of Lyft
• 50% van de maaltijdkosten (het hoofddoel van de reis moet zakelijk zijn)
• Bijkomende kosten zoals fooien en bagagekosten

Houd een gedetailleerde administratie bij waarin het zakelijke doel van elke reis wordt gedocumenteerd.

Zakelijke maaltijden

U kunt 50% van de kwalificerende maaltijdkosten aftrekken wanneer u dineert met klanten, prospects of leveranciers om zakelijke zaken te bespreken. De vereisten voor documentatie zijn:

• Datum en locatie
• Namen van de aanwezigen
• Zakelijke relatie
• Besproken onderwerpen

Interne maaltijden met werknemers voor teambuilding of bedrijfsplanning komen ook in aanmerking voor het tarief van 50%.

Werknemer-gerelateerde aftrekposten

Salarissen, lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden

Alle vergoedingen die aan werknemers worden betaald, zijn volledig aftrekbaar:

• Reguliere lonen en salarissen
• Bonussen en commissies
• Loonheffingen (werkgeversdeel)
• Premies voor ziektekostenverzekeringen
• Bijdragen aan pensioenregelingen
• Betaald verlof
• Andere belastbare voordelen

Betalingen aan zelfstandige contractanten

Bedragen die worden betaald aan freelancers en contractanten voor zakelijke diensten zijn volledig aftrekbaar. Als u een contractant $600 of meer betaalt in een kalenderjaar, moet u vóór 31 januari Formulier 1099-NEC verstrekken.

Belastingvermindering voor kinderopvang door de werkgever

Vanaf 2026 stijgt de belastingvermindering voor het verstrekken van kinderopvang aan werknemers van 25% naar 40% van de in aanmerking komende kosten, met een maximaal krediet van $500.000. Kleine bedrijven die in aanmerking komen voor het verhoogde tarief kunnen jaarlijks 50% van de in aanmerking komende kosten claimen tot $600.000.

Professionele diensten en ontwikkeling

Juridische en professionele kosten

Kosten betaald aan advocaten, accountants, consultants, boekhouders, HR-professionals en andere dienstverleners voor zakelijke doeleinden zijn volledig aftrekbaar. Dit omvat:

• Belastingaangifte en -planning
• Juridisch advies en beoordeling van contracten
• Bedrijfsadvies
• Diensten voor salarisadministratie
• Financiële advieskosten

Professionele ontwikkeling

Investeringen in uw vaardigheden en kennis zijn aftrekbaar wanneer ze uw vermogen om uw bedrijf te runnen verbeteren:

• Online cursussen en trainingsprogramma's
• Sectorconferenties en seminars
• Professionele certificeringen
• Zakelijke boeken en publicaties
• Lidmaatschappen van brancheorganisaties

Jaarlijkse kosten voor professionele ontwikkeling variëren vaak van $2.000 tot $5.000—wat allemaal uw belastbaar inkomen verlaagt.

Verzekeringspremies

Zakelijke verzekeringen

Premies voor de volgende soorten dekking zijn volledig aftrekbaar:

• Algemene aansprakelijkheidsverzekering
• Beroepsaansprakelijkheid (fouten en nalatigheden)
• Commerciële eigendomsverzekering
• Ongevallenverzekering voor werknemers
• Cyber-aansprakelijkheidsdekking
• Bedrijfsschadeverzekering

Zorgverzekering voor zelfstandigen

Als u zelfstandige bent en niet in aanmerking komt voor dekking via de werkgever van een echtgenoot, kunt u 100% van de zorgverzekeringspremies voor uzelf, uw echtgenoot en uw gezinsleden aftrekken. Dit omvat medische, tandheelkundige en langdurige zorgverzekeringen.

Deze aftrek wordt opgenomen in uw persoonlijke aangifte (Formulier 1040), waardoor uw aangepast bruto-inkomen daalt—wat extra belastingvoordelen kan opleveren buiten de directe besparingen.

Financiële kosten

Rente op zakelijke leningen

Rente betaald op zakelijke leningen, kredietlijnen en zakelijke creditcards is volledig aftrekbaar. Dit omvat:

• Rente op termijnleningen
• Rente op kredietlijnen
• Creditcardrente op zakelijke aankopen
• Rente op financiering van apparatuur

Bank- en transactiekosten

Vaak over het hoofd gezien, maar deze kosten lopen aanzienlijk op:

• Maandelijkse kosten voor rekeningonderhoud
• Kosten voor overboekingen
• Betalingsverwerkingskosten (creditcard, ACH)
• Valutaomzettingskosten
• Kosten voor roodstaan (hoewel het raadzaam is deze te vermijden)

Voor veel kleine bedrijven bedragen de bank- en transactiekosten in totaal $3.000 tot $5.000 per jaar.

Marketing en advertenties

Alle kosten om uw bedrijf te promoten zijn 100% aftrekbaar zonder percentagebeperkingen:

• Digitale advertenties (Google Ads, sociale media)
• Website-ontwerp en hosting
• Zoekmachineoptimalisatiediensten (SEO)
• Gedrukt materiaal (visitekaartjes, brochures)
• Direct mail-campagnes
• Deelname aan beurzen
• Merkartikelen (branded merchandise)
• Video- en fotografieproductie
• Public relations-diensten

Speciale aftrekposten en credits

Aftrek voor gekwalificeerd zakelijk inkomen (QBI)

Deze krachtige aftrek stelt in aanmerking komende eigenaren van pass-through-bedrijven in staat om tot 20% van hun gekwalificeerde zakelijke inkomen af te trekken. Oorspronkelijk zou deze regeling na 2025 vervallen, maar de OBBBA heeft deze aftrek permanent gemaakt.

Nieuw voor 2026: Iedereen met ten minste $1.000 aan gekwalificeerd zakelijk inkomen ontvangt een minimale aftrek van $400, zelfs als de standaardberekening volledig zou vervallen.

Startkosten

In uw eerste bedrijfsjaar kunt u onmiddellijk tot $5.000 aan startkosten en $5.000 aan organisatiekosten aftrekken. In aanmerking komende kosten zijn onder meer:

• Marktonderzoek
• Ontwikkeling van het ondernemingsplan
• Juridische en boekhoudkundige kosten voor de oprichting
• Initiële marketing en advertenties
• Training voor u en uw werknemers

Bedragen die deze limieten overschrijden, worden over 15 jaar afgeschreven.

Onderzoek en Ontwikkeling (R&D)

Dankzij wijzigingen in de OBBBA kunnen bedrijven nu R&D-kosten die in 2025 en later zijn gemaakt, onmiddellijk als last boeken. Dit geldt voor in aanmerking komende onderzoeksactiviteiten, waaronder:

• Softwareontwikkeling
• Productverbeteringen
• Procesverbeteringen
• Experimentele testen

Bonusafschrijving

De OBBBA heeft de 100% bonusafschrijving permanent hersteld, waardoor bedrijven de volledige kosten van in aanmerking komende activa onmiddellijk kunnen aftrekken in plaats van ze over een langere periode af te schrijven. Dit geldt voor nieuwe en gebruikte apparatuur, machines, voertuigen en bepaalde verbeteringen.

Oninbare vorderingen

Als u de methode van transitorische boekhouding gebruikt en vorderingen hebt die oninbaar worden, kunt u het bedrag aftrekken als een oninbare schuld. Documentatie van incassopogingen is vereist.

Netto exploitatieverliezen

Als uw bedrijf verlies draait, kunt u dat verlies gebruiken om andere inkomsten te compenseren. Netto exploitatieverliezen kunnen onbeperkt voorwaarts worden overgedragen, hoewel ze in toekomstige jaren beperkt zijn tot 80% van het belastbaar inkomen.

Best Practices voor Administratie

Het claimen van aftrekposten vereist documentatie. De Belastingdienst kan elke aftrekpost weigeren die u niet kunt onderbouwen. Pas de volgende praktijken toe:

Scheid zakelijke en privéfinanciën: Gebruik specifieke zakelijke bankrekeningen en creditcards voor alle zakelijke transacties.

Houd uitgaven in real-time bij: Wachten tot het einde van het jaar om uitgaven te categoriseren leidt tot vergeten aftrekposten en verloren bonnetjes. Boekhoudsoftware automatiseert een groot deel van dit werk.

Bewaar alle bonnetjes: Digitale kopieën zijn acceptabel. Veel apps laten u foto's maken van bonnetjes en deze automatisch aan transacties koppelen.

Registreer kilometers systematisch: Apps voor kilometerregistratie leggen ritten automatisch vast, zodat u geen aftrekbare ritten mist.

Documenteer het zakelijke doeleinde: Noteer bij maaltijden, reizen en entertainment wie aanwezig was en welk zakelijk onderwerp werd besproken.

Laat geen geld liggen

Het verschil tussen bedrijven die aftrekposten maximaliseren en bedrijven die dat niet doen, komt vaak neer op systemen. Wanneer het bijhouden van uitgaven handmatig en incidenteel gebeurt, worden legitieme aftrekposten gemist. Wanneer het geautomatiseerd en systematisch is, glipt er niets door de mazen van het net.

Controleer deze checklist aan de hand van uw werkelijke uitgaven. Als u geen aanspraak maakt op aftrekposten in elke categorie die van toepassing is op uw bedrijf, betaalt u waarschijnlijk te veel belasting.

Houd uw financiën het hele jaar door op orde

Het claimen van elke aftrekpost waar u recht op heeft, begint bij een georganiseerde financiële administratie gedurende het hele jaar — en niet bij een haastklus in april. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie geeft over elke transactie, waardoor de belastingtijd overzichtelijk wordt in plaats van stressvol. Uw financiële gegevens blijven in een formaat dat u beheert, zonder black boxes of vendor lock-in. Begin gratis en neem de controle over uw zakelijke financiën.