Deducciones fiscales para pequeñas empresas: La lista de verificación completa de 2026

Se estima que el 93% de las pequeñas empresas dejan dinero sobre la mesa en la época de impuestos. Eso significa que casi todos los emprendedores están pagando de más al IRS —a menudo miles de dólares— simplemente porque omiten deducciones legítimas para las que califican.

Ya sea que dirija una práctica de consultoría desde casa o gestione un equipo en crecimiento, comprender qué gastos reducen su carga fiscal es una de las habilidades financieras más valiosas que puede desarrollar. Esta lista de verificación exhaustiva cubre cada deducción importante disponible para los propietarios de pequeñas empresas en 2026, incluyendo los cambios recientes de la ley One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) que podrían impactar significativamente sus resultados finales.

¿Qué califica como una deducción de negocio?

Antes de profundizar en deducciones específicas, conviene entender el estándar del IRS para la deducibilidad. Un gasto debe ser tanto "ordinario" (común y aceptado en su ramo) como "necesario" (útil y apropiado para su negocio) para calificar.

Los gastos personales nunca califican, pero muchos gastos de uso mixto —como un teléfono que usa para llamadas de trabajo y personales— pueden deducirse parcialmente según el porcentaje de uso comercial.

Gastos de espacio de trabajo

Deducción por oficina en casa

A pesar de ser una de las deducciones más valiosas disponibles, se estima que el 90% de los propietarios de negocios elegibles omiten esta, a menudo por temores infundados a una auditoría.

Si tiene un espacio dedicado en su hogar utilizado "regularmente y exclusivamente" para el negocio, usted califica. El IRS ofrece dos métodos de cálculo:

Método simplificado: Deduzca $5 por pie cuadrado de espacio de oficina dedicado, hasta 300 pies cuadrados, para una deducción máxima de $1,500.

Método de gastos reales: Calcule el porcentaje de su hogar utilizado para el negocio y aplique ese porcentaje a su alquiler o intereses hipotecarios, servicios públicos, seguros, reparaciones y depreciación.

El método simplificado requiere menos mantenimiento de registros, mientras que el método de gastos reales a menudo produce una deducción mayor para aquellos con costos de vivienda elevados.

Alquiler comercial y servicios públicos

Para los negocios que operan fuera del hogar, los pagos de arrendamiento, servicios públicos, seguros de la propiedad y costos de mantenimiento son totalmente deducibles. Esto incluye el alquiler de espacio de oficina, instalaciones de almacén, locales minoristas y membresías de coworking.

Suministros y equipo de oficina

Los consumibles diarios como papel, bolígrafos, tinta de impresora y suministros de limpieza son totalmente deducibles. Para compras de equipo más grandes:

• Los artículos de menos de $2,500 normalmente pueden deducirse como gasto inmediatamente bajo el puerto seguro de minimis.
• Los activos más grandes pueden calificar para la deducción por gastos de la Sección 179 (hasta $1.16 millones en 2024, ajustado anualmente por inflación).
• La depreciación adicional permite deducciones aceleradas extra para propiedad calificada.

Tecnología y comunicación

Teléfono e internet

La parte de uso comercial de sus facturas de teléfono e internet es totalmente deducible. Si tiene una línea comercial dedicada, es 100% deducible. Para cuentas de uso mixto, calcule el porcentaje utilizado para fines comerciales.

Una factura telefónica mensual de $100 con un 60% de uso comercial se traduce en $720 en deducciones anuales —dinero que muchos propietarios de negocios dejan sin reclamar porque no lo rastrean.

Software y suscripciones

Las herramientas basadas en la nube esenciales para las operaciones comerciales modernas son totalmente deducibles:

• Software de contabilidad
• Plataformas de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
• Herramientas de gestión de proyectos
• Aplicaciones de comunicación (Slack, Zoom, Teams)
• Servicios de almacenamiento y respaldo en la nube
• Software específico de la industria

Las suscripciones anuales a menudo pueden deducirse en el año en que se pagan, incluso si la cobertura se extiende al año siguiente.

Gastos de vehículo y viajes

Gastos de vehículo de negocio

Si utiliza un vehículo personal para el negocio, puede deducir la parte de uso comercial utilizando uno de estos dos métodos:

Tarifa estándar por millaje: El IRS establece esta tarifa anualmente. Para 2025, fue de 70 centavos por milla. Conducir solo 100 millas comerciales por semana se traduce en aproximadamente $3,640 en deducciones anuales.

Método de gastos reales: Rastree todos los costos relacionados con el vehículo —gasolina, seguros, reparaciones, depreciación— y aplique su porcentaje de uso comercial.

Importante: El trayecto de su casa a un lugar de trabajo regular es conducción personal y nunca es deducible. Sin embargo, conducir desde su oficina en casa a los sitios de los clientes o de un lugar de trabajo a otro sí califica.

Viajes de negocios

Cuando se requiere viajar de noche por motivos de negocios, puede deducir:

• Tarifas aéreas, boletos de tren y otros transportes
• Alojamiento en hoteles
• Alquiler de autos y servicios de transporte compartido
• 50% de los costos de las comidas (el propósito principal del viaje debe estar relacionado con el negocio)
• Gastos incidentales como propinas y tarifas de equipaje

Mantenga registros detallados que documenten el propósito comercial de cada viaje.

Comidas de negocios

Puede deducir el 50% de los gastos de comidas que califiquen cuando cene con clientes, prospectos o proveedores para discutir negocios. Los requisitos de documentación incluyen:

• Fecha y ubicación
• Nombres de los asistentes
• Relación comercial
• Temas discutidos

Las comidas internas con empleados para la formación de equipos o la planificación empresarial también califican a la tasa del 50%.

Deducciones relacionadas con los empleados

Salarios, sueldos y beneficios

Toda la compensación pagada a los empleados es totalmente deducible:

• Sueldos y salarios regulares
• Bonificaciones y comisiones
• Impuestos sobre la nómina (cuota patronal)
• Primas de seguro médico
• Contribuciones a planes de jubilación
• Tiempo libre remunerado (PTO)
• Otros beneficios imponibles

Pagos a contratistas independientes

Los montos pagados a trabajadores independientes y contratistas por servicios comerciales son totalmente deducibles. Si paga a cualquier contratista $600 o más en un año calendario, debe emitir el Formulario 1099-NEC antes del 31 de enero.

Crédito por cuidado infantil proporcionado por el empleador

A partir de 2026, el crédito por proporcionar cuidado infantil a los empleados aumenta del 25 % al 40 % de los costos elegibles, con un crédito máximo de $500,000. Las pequeñas empresas que califiquen para la tasa mejorada pueden reclamar el 50 % de los costos elegibles hasta $600,000 anuales.

Servicios profesionales y desarrollo

Honorarios legales y profesionales

Los honorarios pagados a abogados, contadores, consultores, tenedores de libros, profesionales de RR. HH. y otros proveedores de servicios para fines comerciales son totalmente deducibles. Esto incluye:

• Preparación y planificación de impuestos
• Asesoría legal y revisión de contratos
• Consultoría de negocios
• Servicios de procesamiento de nómina
• Honorarios de asesoría financiera

Desarrollo profesional

Las inversiones en sus habilidades y conocimientos son deducibles cuando mejoran su capacidad para operar su negocio:

• Cursos en línea y programas de capacitación
• Conferencias y seminarios del sector
• Certificaciones profesionales
• Libros y publicaciones de negocios
• Membresías en asociaciones gremiales

Los costos anuales de desarrollo profesional suelen oscilar entre $2,000 y $5,000, todo lo cual reduce su ingreso imponible.

Primas de seguros

Seguros comerciales

Las primas de los siguientes tipos de cobertura son totalmente deducibles:

• Seguro de responsabilidad civil general
• Responsabilidad profesional (errores y omisiones)
• Seguro de propiedad comercial
• Compensación para trabajadores
• Cobertura de ciberresponsabilidad
• Seguro de interrupción de negocios

Seguro médico para trabajadores por cuenta propia

Si trabaja por cuenta propia y no es elegible para la cobertura a través del empleador de su cónyuge, puede deducir el 100 % de las primas de seguro médico para usted, su cónyuge y sus dependientes. Esto incluye seguro médico, dental y de cuidados a largo plazo.

Esta deducción se realiza en su declaración personal (Formulario 1040), reduciendo su ingreso bruto ajustado, lo que puede proporcionar beneficios fiscales adicionales más allá de los ahorros directos.

Gastos financieros

Intereses de préstamos comerciales

Los intereses pagados sobre préstamos comerciales, líneas de crédito y tarjetas de crédito comerciales son totalmente deducibles. Esto incluye:

• Intereses de préstamos a plazo
• Intereses de líneas de crédito
• Intereses de tarjetas de crédito por compras comerciales
• Intereses de financiamiento de equipos

Comisiones bancarias y de transacciones

A menudo pasadas por alto, estas comisiones se acumulan significativamente:

• Cargos mensuales por mantenimiento de cuenta
• Comisiones por transferencias bancarias
• Comisiones por procesamiento de pagos (tarjeta de crédito, ACH)
• Comisiones por conversión de divisas
• Cargos por sobregiro (aunque se recomienda evitarlos)

Para muchas pequeñas empresas, las comisiones bancarias y de transacciones totalizan entre $3,000 y $5,000 anuales.

Marketing y publicidad

Todos los costos para promocionar su negocio son 100 % deducibles sin limitaciones de porcentaje:

• Publicidad digital (Google Ads, redes sociales)
• Diseño y alojamiento web
• Servicios de optimización en buscadores (SEO)
• Materiales impresos (tarjetas de presentación, folletos)
• Campañas de correo directo
• Participación en ferias comerciales
• Mercancía con marca
• Producción de video y fotografía
• Servicios de relaciones públicas

Deducciones y créditos especiales

Deducción por Ingresos de Negocios Calificados (QBI)

Esta poderosa deducción permite a los propietarios de entidades de transferencia (pass-through) elegibles deducir hasta el 20 % de sus ingresos de negocios calificados. Originalmente programada para expirar después de 2025, la ley OBBBA hizo que esta deducción fuera permanente.

Novedad para 2026: cualquier persona con al menos $1,000 de ingresos de negocios calificados recibe una deducción mínima de $400, incluso si el cálculo estándar se eliminara por completo.

Costos de puesta en marcha

En su primer año de actividad, puede deducir inmediatamente hasta $5,000 en costos de puesta en marcha y $5,000 en gastos de organización. Los costos que califican incluyen:

• Investigación de mercado
• Desarrollo del plan de negocios
• Honorarios legales y contables para la constitución
• Marketing y publicidad inicial
• Capacitación para usted y sus empleados

Los montos que exceden estos límites se amortizan a lo largo de 15 años.

Investigación y desarrollo

Gracias a los cambios de la OBBBA, las empresas ahora pueden deducir inmediatamente los costos de I+D incurridos en 2025 y años posteriores. Esto se aplica a las actividades de investigación cualificadas, que incluyen:

• Desarrollo de software
• Mejoras de productos
• Mejoras de procesos
• Pruebas experimentales

Depreciación adicional (Bonus Depreciation)

La ley OBBBA restauró permanentemente el 100 % de la depreciación adicional, lo que permite a las empresas deducir inmediatamente el costo total de los activos calificados en lugar de depreciarlos a lo largo del tiempo. Esto se aplica a equipos nuevos y usados, maquinaria, vehículos y ciertas mejoras.

Cuentas incobrables

Si utiliza la contabilidad en base a devengo y tiene cuentas por cobrar que se vuelven incobrables, puede deducir el monto como una deuda incobrable. Se requiere documentación de los intentos de cobro.

Pérdidas operativas netas

Si su empresa opera con pérdidas, puede utilizar esa pérdida para compensar otros ingresos. Las pérdidas operativas netas pueden arrastrarse indefinidamente, aunque están limitadas al 80 % del ingreso imponible en años futuros.

Mejores prácticas para el mantenimiento de registros

Reclamar deducciones requiere documentación. El IRS puede rechazar cualquier deducción que no pueda justificar. Implemente estas prácticas:

Separe las finanzas comerciales de las personales: Utilice cuentas bancarias y tarjetas de crédito empresariales exclusivas para todas las transacciones del negocio.

Rastree los gastos en tiempo real: Esperar hasta el final del año para categorizar los gastos conlleva a deducciones olvidadas y recibos perdidos. El software de contabilidad automatiza gran parte de este trabajo.

Guarde todos los recibos: Las copias digitales son aceptables. Muchas aplicaciones le permiten fotografiar recibos y adjuntarlos a las transacciones automáticamente.

Registre el kilometraje sistemáticamente: Las aplicaciones de seguimiento de kilometraje registran los viajes automáticamente, asegurando que no pierda trayectos deducibles.

Documente el propósito comercial: Para comidas, viajes y entretenimiento, anote quién asistió y qué temas de negocios se discutieron.

No deje dinero sobre la mesa

La diferencia entre las empresas que maximizan las deducciones y las que no, suele reducirse a los sistemas. Cuando el seguimiento de gastos es manual y esporádico, se pierden deducciones legítimas. Cuando es automatizado y sistemático, nada se pasa por alto.

Revise esta lista de verificación con sus gastos reales. Si no está reclamando deducciones en cada categoría que se aplica a su negocio, es probable que esté pagando impuestos de más.

Mantenga sus finanzas organizadas durante todo el año

Reclamar cada deducción que merece comienza con registros financieros organizados durante todo el año, no con prisas en abril. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia sobre cada transacción, haciendo que la temporada de impuestos sea sencilla en lugar de estresante. Sus datos financieros se mantienen en un formato que usted controla, sin cajas negras ni dependencia de proveedores. Comience gratis y tome el control de las finanzas de su negocio.