Uma postagem marcado com "accounts payable"

Contas a pagar (AP) é o dinheiro que sua empresa deve aos fornecedores por bens ou serviços que já foram recebidos, mas ainda não foram pagos. No mundo da contabilidade, AP é classificado como um passivo circulante no seu balanço — um valor normalmente devido dentro do próximo ano, e frequentemente dentro de 30 a 60 dias.

Esse conceito está no centro da contabilidade de competência, onde você registra a despesa e o passivo correspondente no momento em que a fatura chega, não quando o dinheiro realmente sai. Este guia mostrará como gerenciar todo o fluxo de trabalho de AP de forma limpa e eficiente usando a ferramenta de contabilidade em texto simples, Beancount.

Resumo Rápido​

Antes de mergulharmos nos detalhes, vamos cobrir o essencial:

• Contas a Pagar (AP) representa suas dívidas de curto prazo com fornecedores. Você a encontrará na seção Passivos do seu balanço.
• Competência vs. Caixa: AP só existe se você mantiver seus livros em base de competência. O Beancount suporta totalmente fluxos de trabalho de competência, e sua interface web, Fava, exibirá seus passivos corretamente.
• AP vs. AR: É simples: Payables são o que você deve, enquanto Recebíveis (AR) são o que outros devem a você.

Onde a AP Vive no Beancount (e no Fava)​

Para começar a rastrear AP, primeiro você precisa declarar uma conta para ela no seu ledger. Uma convenção padrão é:

Passivos:ContasAPagar

Opcionalmente, você pode criar subcontas para fornecedores principais (por exemplo, Passivos:ContasAPagar:FornecedoraTintasFlorestais).

No Fava, essa conta aparecerá no seu Balanço Patrimonial sob Passivos. Você pode clicar nela para detalhar e ver uma lista de todos os itens abertos e pagos, proporcionando uma visão clara de suas obrigações. Você pode ver isso em ação no ledger de exemplo público do Fava, que inclui uma conta Passivos:ContasAPagar.

Blocos de Construção do Beancount que Você Usará​

Um fluxo de trabalho robusto de AP no Beancount depende de alguns recursos principais:

1. Contas: Você usará principalmente sua conta Passivos:ContasAPagar, uma conta de caixa como Ativos:Banco:Corrente, e suas várias contas de despesa (por exemplo, Despesas:Suprimentos).
2. Metadados: Você pode anexar pares chave‑valor a qualquer transação. Para AP, usará metadados como invoice:, due:, terms:, e document:. O Fava reconhece a chave document: e criará automaticamente um link clicável para o arquivo anexado se você configurar uma pasta de documentos.
3. Tags & Links: Use #tags (como #ap) para filtragem fácil e ^links (como ^INV-10455) para ligar programaticamente uma fatura ao pagamento subsequente. Isso cria um rastro claro e auditável.
4. Consultas (BQL): A linguagem de consulta semelhante ao SQL do Beancount (BQL) permite gerar relatórios poderosos, como listar todas as contas a pagar abertas ordenadas por data de vencimento, diretamente da linha de comando com bean-query ou na página “Consulta” do Fava.

Fluxo de Trabalho Central de AP no Beancount​

Gerenciar AP no seu ledger envolve duas ou três etapas chave: registrar a fatura, pagá‑la e, às vezes, lidar com pagamentos parciais ou descontos.

1) Registrar a Fatura do Fornecedor (Isso Cria o Passivo)​

Primeiro, você registra a despesa e cria a conta a pagar quando a fatura chega.

; Opcionalmente defina sua pasta de documentos no arquivo principal do Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Esta única entrada realiza duas coisas críticas:

1. Reconhece imediatamente a despesa de $500 no período correto (agosto).
2. Cria um passivo correspondente de $500, mostrando que você deve dinheiro à Forest Paint Supply.

O link ^INV-10455 é um identificador único que permite anexar o mesmo link ao pagamento posteriormente, mantendo as transações de fatura e pagamento logicamente conectadas.

2) Pagar a Fatura (Isso Liquida o Passivo)​

Quando você paga a fatura, cria uma transação que move dinheiro da sua conta bancária para liquidar o passivo.

a) Pagamento Padrão (Sem Desconto):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Esta entrada reduz seu saldo de AP em $500 e o saldo da conta corrente em$500. O passivo agora está liquidado.

b) Desconto por Pagamento Antecipado (ex.: "2/10, n/30"):

Se os termos forem "2/10, n/30", você pode obter 2 % de desconto se pagar dentro de 10 dias. Para nossa fatura de $500, isso equivale a$10 de desconto. Aqui estão duas formas aceitáveis de registrar — escolha um método e seja consistente.

; Opção 1: Registrar o desconto como outra receita (efeito contra‑despesa)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Opção 2: Reduzir a despesa original diretamente
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

Em ambos os casos, você liquida o passivo total de $500, reduz o saldo bancário em$490 (valor realmente pago) e contabiliza o benefício de $10.

3) Lidando com Pagamentos Parciais​

O recurso de links do Beancount torna o rastreamento de pagamentos parciais simples e limpo.

; Fatura de $1.200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Primeiro pagamento de $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Pagamento final de $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Ao usar o link ^INV-9001 nas três transações, você pode filtrar facilmente seu diário para ver o histórico completo dessa fatura específica e seus pagamentos associados.

Consultas Úteis (BQL)​

Você pode executar estas consultas na aba “Consulta” do Fava ou na linha de comando com bean-query.

Dica: A função any_meta() é extremamente útil para trazer campos de metadados como invoice: e document: para os resultados da consulta.

AP Aberta por Fornecedor (Visão de Saldo):

Esta consulta soma o saldo atual pendente que você deve a cada fornecedor.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

AP Aberta por Fatura + Data de Vencimento:

Obtenha uma lista organizada de cada fatura aberta, ordenada pela data de vencimento, para ajudar a priorizar pagamentos.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Listar Faturas com PDFs Anexados:

Esta consulta encontra todas as suas faturas e mostra o caminho para o documento vinculado.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Onde Ver AP no Fava​

• Balanço Patrimonial: Navegue até Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable para ver o saldo total e detalhar as transações.
• Diário: Filtre o diário por account:Liabilities:AccountsPayable ou por um link específico como ^INV-xxxx para ver o ciclo completo de uma fatura.
• Barra Lateral de Documentos: Se usar o metadado document: e definir a diretiva option "documents", verá uma lista de documentos vinculados na barra lateral.

Envelhecimento de AP, Rotatividade e Consciência de Fluxo de Caixa​

• Cronograma de Envelhecimento: Este relatório agrupa suas faturas abertas por tempo de pendência (ex.: 1‑30 dias, 31‑60 dias, > 60 dias). No Beancount, a abordagem mais prática é executar a consulta “Open AP by Invoice + Due Date” acima, exportar os resultados como CSV e agrupar em uma planilha ou pequeno script Python.
• Índice de Rotatividade de AP: Métrica rápida de saúde que indica a velocidade com que você paga fornecedores. A fórmula é Total de Compras de Fornecedores ÷ Média de AP. Uma métrica relacionada, Dias de Contas a Pagar (DPO), é aproximadamente 365 ÷ Índice de Rotatividade.
• Se Não Conseguir Pagar a Tempo: AP destina‑se a dívida de curto prazo. Se um fornecedor concordar com pagamento formal de longo prazo, reclassifique a dívida de AP para um nota a pagar.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Boas Práticas para AP em um Ledger de Texto Simples​

• Vá Sem Papel: Armazene PDFs de faturas na sua pasta documents e vincule‑os com a chave de metadado document:.
• Use Links Consistentemente: Coloque o número único da fatura em um ^link tanto na fatura quanto em todas as entradas de pagamento associadas.
• Mantenha Metadados Organizados: Usar consistentemente invoice:, due: e terms: melhora buscas, consultas e revisões financeiras.
• Competência Até o Fim: Se quiser relatórios úteis de AP, comprometa‑se a manter seus livros em base de competência. Beancount e Fava lidam com isso de forma excelente.

Copiar‑Colar de Início: Fatura do Fornecedor + Pagamento​

; ---- Fatura ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Pagamento (sem desconto) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Este guia tem fins educacionais e não constitui aconselhamento tributário, jurídico ou financeiro.

Referências & Leitura Complementar:​

• Documentação do Beancount sobre tipos de contas principais, tags/links e sua linguagem de consulta
• Notas do Fava/Beancount sobre contabilidade de competência e vinculação de documentos
• Uso de any_meta() para consultar campos de metadados