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Les comptes fournisseurs (AP) représentent l'argent que votre entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou services déjà reçus mais pas encore payés. Dans le monde de la comptabilité, les AP sont classés comme un passif courant sur votre bilan — un montant généralement dû dans l'année suivante, souvent entre 30 et 60 jours.

Ce concept est central à la comptabilité d'exercice, où vous enregistrez la dépense et le passif correspondant dès que la facture arrive, et non pas lorsque vous effectuez le paiement. Ce guide vous montre comment gérer l’ensemble du flux de travail AP de façon propre et efficace avec l’outil de comptabilité en texte brut, Beancount.

Résumé rapide​

Avant d’entrer dans les détails, passons en revue l’essentiel :

• Accounts Payable (AP) représente vos dettes à court terme envers les fournisseurs. Vous le trouverez dans la section Liabilities de votre bilan.
• Exercice vs. trésorerie : Les AP n’existent que si vous tenez votre comptabilité selon le principe d’exercice. Beancount prend entièrement en charge les flux d’exercice, et son interface web, Fava, affichera correctement vos passifs.
• AP vs. AR : Simplement, les comptes fournisseurs sont ce que vous devez, tandis que les comptes clients (AR) sont ce que les autres vous doivent.

Où les AP résident dans Beancount (et Fava)​

Pour commencer à suivre les AP, vous devez d’abord déclarer un compte pour ceux‑ci dans votre journal. Une convention courante est :

Liabilities:AccountsPayable

Vous pouvez éventuellement créer des sous‑comptes pour les fournisseurs majeurs (par ex. : Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

Dans Fava, ce compte apparaîtra dans votre bilan sous Liabilities. Vous pouvez cliquer dessus pour explorer la liste de toutes les écritures ouvertes et payées, ce qui vous donne une vue claire de vos obligations. Vous pouvez même voir cela en action dans le journal d’exemple public de Fava, qui comprend un compte Liabilities:AccountsPayable.

Blocs de construction Beancount que vous utiliserez​

Un flux de travail AP robuste dans Beancount repose sur quelques fonctionnalités clés :

1. Comptes : Vous utiliserez principalement votre compte Liabilities:AccountsPayable, un compte de trésorerie tel que Assets:Bank:Checking, et vos différents comptes de dépenses (par ex. : Expenses:Supplies).
2. Métadonnées : Vous pouvez attacher des paires clé‑valeur à n’importe quelle transaction. Pour les AP, vous utiliserez des métadonnées comme invoice:, due:, terms: et document:. Fava reconnaît même la clé document: et créera automatiquement un lien cliquable vers le fichier joint si vous avez configuré un dossier de documents.
3. Étiquettes & liens : Utilisez #tags (par ex. #ap) pour filtrer facilement et ^links (par ex. ^INV-10455) pour relier programmétiquement une facture à son paiement. Cela crée une trace claire et auditable.
4. Requêtes (BQL) : Le langage de requête de type SQL de Beancount (BQL) vous permet de générer des rapports puissants, comme la liste de toutes les factures ouvertes triées par date d’échéance, directement depuis la ligne de commande avec bean-query ou sur la page « Query » de Fava.

Flux de travail AP principal dans Beancount​

Gérer les AP dans votre journal implique deux ou trois étapes clés : enregistrer la facture, la payer, et parfois gérer des paiements partiels ou des remises.

1) Enregistrer la facture fournisseur (cela crée le passif)​

Tout d’abord, vous comptabilisez la dépense et créez le passif lorsque la facture arrive.

; Optionnellement, définissez votre dossier de documents dans le fichier Beancount principal :
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Cette écriture unique réalise deux choses essentielles :

1. Elle reconnaît immédiatement la dépense de 500 $ dans la bonne période (août).
2. Elle crée un passif correspondant de 500 $, montrant que vous devez de l’argent à Forest Paint Supply.

Le lien ^INV-10455 est un identifiant unique qui vous permettra d’attacher le même lien au paiement ultérieur, maintenant la facture et le paiement logiquement connectés.

2) Payer la facture (cela solde le passif)​

Lorsque vous payez la facture, vous créez une transaction qui transfère l’argent de votre compte bancaire pour annuler le passif.

a) Paiement standard (sans remise) :

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Cette écriture réduit votre solde AP de 500 $ et le solde de votre compte courant du même montant. Le passif est maintenant soldé.

b) Remise pour paiement anticipé (ex. : « 2/10, n/30 ») :

Si les conditions sont « 2/10, n/30 », vous pouvez bénéficier d’une remise de 2 % si vous payez dans les 10 jours. Pour notre facture de 500 $, cela représente une remise de 10$. Voici deux façons acceptables de l’enregistrer — choisissez une méthode et restez cohérent.

; Option 1 : Enregistrer la remise comme autre revenu (effet contre‑charge)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2 : Réduire directement la dépense d’origine
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

Dans les deux cas, vous annulez le passif complet de 500 $, réduisez le solde bancaire de 490$ réellement payés, et comptabilisez le bénéfice de 10 $.

3) Gestion des paiements partiels​

La fonction de lien de Beancount rend le suivi des paiements partiels simple et propre.

; Facture de 1 200 $
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Premier paiement de 400 $
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Paiement final de 800 $
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

En utilisant le même lien ^INV-9001 sur les trois écritures, vous pouvez facilement filtrer votre journal pour voir l’historique complet de cette facture spécifique et de ses paiements associés.

Requêtes utiles (BQL)​

Vous pouvez exécuter ces requêtes dans l’onglet « Query » de Fava ou depuis la ligne de commande avec bean-query.

Astuce : La fonction any_meta() est très pratique pour extraire les champs de métadonnées comme invoice: et document: dans vos résultats.

AP ouverts par fournisseur (vue du solde) :

Cette requête additionne le solde actuel dû à chaque fournisseur.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

AP ouverts par facture + date d’échéance :

Obtenez une liste ordonnée de chaque facture ouverte, triée par date d’échéance, pour vous aider à prioriser les paiements.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Liste des factures avec PDF joints :

Cette requête trouve toutes vos factures et affiche le chemin du document lié.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Où voir les AP dans Fava​

• Bilan : Allez dans Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable pour voir le solde total et explorer les détails des transactions.
• Journal : Filtrez le journal avec account:Liabilities:AccountsPayable ou un lien spécifique comme ^INV-xxxx pour voir le cycle complet d’une facture.
• Barre latérale Documents : Si vous utilisez la métadonnée document: et avez défini la directive option "documents", vous verrez une liste de documents liés dans la barre latérale.

Échéancier des AP, rotation et visibilité de la trésorerie​

• Échéancier d’âge : Ce rapport regroupe vos factures ouvertes selon leur ancienneté (ex. : 1‑30 jours, 31‑60 jours, +60 jours). Dans Beancount, la façon la plus pratique est d’exécuter la requête « Open AP by Invoice + Due Date » ci‑dessus, d’exporter les résultats en CSV, puis de les regrouper dans une feuille de calcul ou un petit script Python.
• Ratio de rotation des AP : C’est un indicateur rapide de la rapidité avec laquelle vous payez vos fournisseurs. La formule est Achats fournisseurs totaux ÷ AP moyen. Un indicateur connexe, le Days Payable Outstanding (DPO), se calcule approximativement par 365 ÷ Ratio de rotation.
• En cas d’incapacité à payer à temps : Les AP sont destinés à la dette à court terme. Si un fournisseur accepte un remboursement à plus long terme, vous devez reclasser la dette hors des AP et la placer dans un « note payable ».

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Bonnes pratiques pour les AP dans un journal texte​

• Dématérialisez : Stockez les PDF de factures dans votre dossier documents et liez‑les avec la clé de métadonnée document:.
• Utilisez les liens de façon cohérente : Placez le numéro de facture unique dans un ^link à la fois sur la facture et sur toutes les écritures de paiement associées.
• Gardez les métadonnées propres : L’utilisation systématique de invoice:, due: et terms: améliore la recherche, les requêtes et les revues financières.
• Exercice jusqu’au bout : Si vous voulez des rapports AP pertinents, engagez‑vous à tenir votre comptabilité selon le principe d’exercice. Beancount et Fava le gèrent à merveille.

Exemple à copier‑coller : facture fournisseur + paiement​

; ---- Facture ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Paiement (sans remise) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Ce guide est fourni à titre éducatif et ne constitue ni un conseil fiscal, juridique ou financier.

Références et lectures complémentaires :​

• Documentation Beancount sur les types de comptes, les tags/links et le langage de requête
• Notes Fava/Beancount sur la comptabilité d’exercice et le lien des documents
• Recherche Google sur « accounts payable definition »