2 berichten getagd met "Accounts Payable"

Crediteuren (AP) is het geld dat jouw bedrijf verschuldigd is aan leveranciers voor goederen of diensten die je al hebt ontvangen maar nog niet hebt betaald. In de boekhouding wordt AP geclassificeerd als een kortlopende verplichting op de balans – een bedrag dat doorgaans binnen het komende jaar, vaak binnen 30 tot 60 dagen, moet worden betaald.

Dit concept staat centraal in accrual accounting, waarbij je de kosten en de bijbehorende verplichting registreert op het moment dat een factuur binnenkomt, niet wanneer je daadwerkelijk het geld overmaakt. Deze gids laat zien hoe je de volledige AP‑workflow schoon en efficiënt beheert met het platte‑tekst boekhoudtool Beancount.

Korte samenvatting​

Voordat we in de details duiken, behandelen we de essentie:

• Crediteuren (AP) vertegenwoordigen je kortetermijnschulden aan leveranciers. Je vindt het onder de Liabilities‑sectie van je balans.
• Accrual vs. cash: AP bestaat alleen als je je boeken op een accrual‑basis bijhoudt. Beancount ondersteunt accrual‑workflows volledig, en de webinterface Fava toont je verplichtingen correct.
• AP vs. AR: Simpel gezegd: crediteuren zijn wat je schuldt, terwijl debiteuren (AR) zijn wat anderen jou verschuldigd zijn.

Waar AP zich bevindt in Beancount (en Fava)​

Om AP te gaan bijhouden, moet je eerst een rekening voor AP declareren in je grootboek. Een gangbare conventie is:

Liabilities:AccountsPayable

Je kunt optioneel subrekeningen aanmaken voor grote leveranciers (bijv. Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

In Fava verschijnt deze rekening op je balans onder Liabilities. Je kunt erop klikken om in te zoomen en een lijst van alle open en betaalde items te zien, waardoor je een helder overzicht van je verplichtingen krijgt. Zie dit in actie in Fava’s publieke voorbeeldgrootboek, dat een Liabilities:AccountsPayable‑rekening bevat.

Beancount‑bouwblokken die je zult gebruiken​

Een robuuste AP‑workflow in Beancount steunt op een paar kernfuncties:

1. Rekeningen: Je gebruikt voornamelijk Liabilities:AccountsPayable, een kasrekening zoals Assets:Bank:Checking, en je diverse kostenrekeningen (bijv. Expenses:Supplies).
2. Metadata: Je kunt sleutel‑waarde‑paren aan elke transactie toevoegen. Voor AP gebruik je metadata zoals invoice:, due:, terms: en document:. Fava herkent zelfs de document:‑sleutel en maakt automatisch een klikbare link naar het gekoppelde bestand als je een documentenmap configureert.
3. Tags & links: Gebruik #tags (bijv. #ap) voor eenvoudige filtering en ^links (bijv. ^INV-10455) om programmatisch een factuur en de bijbehorende betaling te koppelen. Dit creëert een duidelijk, controleerbaar spoor.
4. Queries (BQL): Beancount’s SQL‑achtige querytaal (BQL) laat je krachtige rapporten draaien, zoals een lijst van alle open crediteuren gesorteerd op vervaldatum, direct vanaf de command‑line met bean‑query of op Fava’s “Query”‑pagina.

Kern‑AP‑workflow in Beancount​

Het beheren van AP in je grootboek omvat twee of drie belangrijke stappen: de factuur registreren, betalen, en soms gedeeltelijke betalingen of kortingen verwerken.

1) Factuur van leverancier registreren (creëert de verplichting)​

Eerst boek je de kosten en maak je de crediteur aan wanneer de factuur binnenkomt.

; Optioneel stel je je documentenmap in in je hoofd‑Beancount‑bestand:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Deze enkele boeking bereikt twee kritieke doelen:

1. Het erkent onmiddellijk de $500 kosten in de juiste periode (augustus).
2. Het creëert een corresponderende $500 verplichting, waarmee je aangeeft dat je geld verschuldigd bent aan Forest Paint Supply.

De ^INV-10455‑link is een uniek identificatienummer dat je later aan de betaling kunt koppelen, zodat factuur en betaling logisch verbonden blijven.

2) Factuur betalen (verwijdert de verplichting)​

Wanneer je de factuur betaalt, maak je een transactie die geld van je bankrekening naar de crediteur verplaatst.

a) Standaardbetaling (geen korting):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Deze boeking verlaagt je AP‑saldo met $500 en je banksaldo met hetzelfde bedrag. De verplichting is nu afgehandeld.

b) Vroegtijdige‑kortingsbetaling (bijv. “2/10, n/30”):

Als de voorwaarden “2/10, n/30” zijn, kun je 2 % korting krijgen als je binnen 10 dagen betaalt. Voor onze $500 factuur is dat een korting van $10. Hier twee aanvaardbare manieren om dit te registreren – kies één methode en wees consequent.

; Optie 1: Registreer de korting als andere inkomsten (een contra‑kosten‑effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Optie 2: Verminder de oorspronkelijke kost direct
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

In beide gevallen verwijder je de volledige $500 verplichting, verlaag je je banksaldo met de $490 die je daadwerkelijk hebt betaald, en verwerk je de $10 voordeel.

3) Gedeeltelijke betalingen verwerken​

Beancount’s link‑functie maakt het volgen van gedeeltelijke betalingen eenvoudig en overzichtelijk.

; Factuur voor $1.200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Eerste betaling van $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Finale betaling van $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Door de ^INV-9001‑link op alle drie de transacties te gebruiken, kun je eenvoudig je journaal filteren om de volledige geschiedenis van deze specifieke factuur en de bijbehorende betalingen te zien.

Handige queries (BQL)​

Je kunt deze queries uitvoeren in Fava’s “Query”‑tab of vanaf de command‑line met bean‑query.

Tip: De functie any_meta() is enorm handig om metadata‑velden zoals invoice: en document: in je query‑resultaten te halen.

Open AP per leverancier (balansoverzicht):

Deze query somt het huidige openstaande saldo per leverancier op.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Open AP per factuur + vervaldatum:

Krijg een nette lijst van elke open factuur, gesorteerd op vervaldatum, om betalingen te prioriteren.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Lijst van facturen met gekoppelde PDF’s:

Deze query vindt al je facturen en toont het pad naar het gekoppelde document.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Waar je AP ziet in Fava​

• Balans: Navigeer naar Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable om het totale saldo te zien en in te zoomen op de transactiedetails.
• Journaal: Filter het journaal op account:Liabilities:AccountsPayable of een specifieke link zoals ^INV-xxxx om de volledige levenscyclus van een factuur te bekijken.
• Documenten‑zijbalk: Als je de document:‑metadata gebruikt en de option "documents"‑directive hebt ingesteld, zie je een lijst van gekoppelde documenten in de zijbalk.

AP‑veroudering, omloopsnelheid en cash‑flow‑inzicht​

• Verouderingsschema: Dit rapport groepeert je openstaande facturen op hoe lang ze al openstaan (bijv. 1–30 dagen, 31–60 dagen, > 60 dagen). In Beancount is de praktischste aanpak om de bovenstaande “Open AP per factuur + vervaldatum” query uit te voeren, de resultaten als CSV te exporteren, en ze vervolgens in een spreadsheet of een klein Python‑script te bucketten.
• AP‑omloopsnelheidsratio: Een snelle gezondheidstest om te zien hoe snel je je leveranciers betaalt. De formule is Totale inkoop bij leveranciers ÷ Gemiddelde AP. Een gerelateerde metric, Days Payable Outstanding (DPO), is ongeveer 365 ÷ Omloopsnelheidsratio.
• Als je niet op tijd kunt betalen: AP is bedoeld voor kortlopende schulden. Als een leverancier akkoord gaat met een formele, langere terugbetalingsregeling, moet je de schuld herclassificeren van AP naar een note payable.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Best practices voor AP in een platte‑tekst grootboek​

• Papierloos werken: Sla factuur‑PDF’s op in je documents‑map en link ze met de document:‑metadata.
• Gebruik links consequent: Plaats het unieke factuurnummer in een ^link op zowel de factuur als alle bijbehorende betalingsboekingen.
• Houd metadata netjes: Consistent gebruik van invoice:, due: en terms: verbetert zoeken, queries en financiële reviews.
• Accrual tot het einde: Als je bruikbare AP‑rapportages wilt, houd je boeken dan volledig op accrual‑basis. Beancount en Fava handelen dit prachtig af.

Kopieer‑en‑plak starter: leveranciersfactuur + betaling​

; ---- Factuur ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Betaling (geen korting) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Deze gids is uitsluitend bedoeld voor educatieve doeleinden en vormt geen belasting‑, juridisch‑ of financieel advies.

Referenties & verder lezen​

• Beancount‑documentatie over kern‑rekeningssoorten, tags/links en de querytaal
• Fava/Beancount‑notities over accrual accounting en het linken van documenten
• Gebruik van any_meta() voor het opvragen van metadata‑velden

Hallo iedereen! In de blogpost van vandaag duiken we in de wereld van Beancount, een tool voor dubbel boekhouden die door velen geliefd is om zijn eenvoud en kracht. Meer specifiek gaan we het hebben over twee belangrijke concepten: Vorderingen en Schulden.

Het begrijpen van deze termen is cruciaal om Beancount (of elk ander systeem voor dubbel boekhouden) effectief te gebruiken. Maar maak je geen zorgen als je een beginner bent - we gaan alles stap voor stap uitleggen!

Vorderingen en Schulden: De Basis​

In de boekhouding zijn "vorderingen" en "schulden" termen die worden gebruikt om geld te volgen dat verschuldigd is. "Vorderingen" verwijst naar geld dat anderen jou verschuldigd zijn, terwijl "schulden" verwijst naar geld dat jij aan anderen verschuldigd bent.

Laten we een voorbeeld nemen:

1. Debiteuren (A/R): Stel, je hebt een boekhandel en een klant koopt een boek op krediet. Het geld dat zij jou verschuldigd zijn voor het boek, is een debiteurenpost.

2. Crediteuren (A/P): Aan de andere kant, stel je bestelt een nieuwe set boeken bij een uitgever, maar je betaalt deze niet direct. Het geld dat jij de uitgever verschuldigd bent, is een crediteurenpost.

In Beancount worden deze doorgaans bijgehouden via corresponderende rekeningen. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat het je op elk moment een duidelijk en nauwkeurig beeld geeft van je financiële positie.

Vorderingen en Schulden instellen in Beancount​

De structuur van je Beancount-bestand kan zo eenvoudig of complex zijn als je zelf wilt. Voor vorderingen en schulden wil je waarschijnlijk aparte rekeningen aanmaken onder je Activa- en Passiva-secties.

Hier is een eenvoudig voorbeeld:

1970-01-01 open Assets:AccountsReceivable
1970-01-01 open Liabilities:AccountsPayable

Transacties bijhouden​

Debiteurenzijde​

Nadat je je rekeningen hebt ingesteld, kun je transacties bijhouden die vorderingen en schulden betreffen. Laten we een voorbeeld bekijken:

2023-05-29 * "Sold books to customer on credit"
  Assets:AccountsReceivable  100 USD
  Income:BookSales          -100 USD

Hier voeg je $100 toe aan je vorderingen omdat een klant je dit bedrag verschuldigd is. Tegelijkertijd verminder je je inkomsten met hetzelfde bedrag om de balans te behouden (aangezien je het geld nog niet daadwerkelijk hebt ontvangen).

Wanneer de klant uiteindelijk betaalt, leg je dit als volgt vast:

2023-06-01 * "Received payment from customer"
  Assets:Bank:Savings        100 USD
  Assets:AccountsReceivable -100 USD

Crediteurenzijde​

Hetzelfde principe geldt voor schulden, maar met omgekeerde tekens:

2023-05-30 * "Bought books from publisher on credit"
  Liabilities:AccountsPayable  200 USD
  Expenses:BookPurchases     -200 USD

En wanneer je je schuld aflost:

2023-06-02 * "Paid off debt to publisher"
  Liabilities:AccountsPayable -200 USD
  Assets:Bank:Checking        200 USD

Samenvatting​

Vorderingen en schulden vormen de kern van elk boekhoudsysteem. Door deze nauwkeurig bij te houden, krijg je een uitgebreid inzicht in je financiële gezondheid.

Dit is slechts een startpunt, en Beancount is tot veel meer in staat. Ik hoop dat deze blogpost helpt om deze belangrijke concepten te verduidelijken. Zoals altijd, veel plezier met boekhouden!