2 дописи з тегом "Accounts Payable"

Кредиторська заборгованість (КЗ) – це гроші, які ваш бізнес винен своїм постачальникам за товари чи послуги, які ви вже отримали, але ще не оплатили. У світі бухгалтерського обліку КЗ класифікується як поточне зобов'язання у вашому балансі – сума, яка зазвичай підлягає сплаті протягом наступного року, а часто – протягом 30–60 днів.

Ця концепція є центральною для обліку нарахувань, де ви записуєте витрати та відповідне зобов'язання в момент надходження рахунку, а не коли ви фактично надсилаєте гроші. Цей посібник покаже вам, як керувати всім робочим процесом КЗ чітко та ефективно за допомогою інструменту обліку у вигляді простого тексту Beancount.

Короткий підсумок​

Перш ніж ми заглибимося в деталі, давайте розглянемо основні моменти:

• Кредиторська заборгованість (КЗ) представляє ваші короткострокові борги перед постачальниками. Ви знайдете її в розділі Liabilities вашого балансу.
• Нарахування проти готівки: КЗ – це концепція, яка існує лише в тому випадку, якщо ви ведете свої книги на основі нарахувань. Beancount повністю підтримує робочі процеси нарахувань, а його веб-інтерфейс, Fava, правильно відображатиме ваші зобов'язання.
• КЗ проти ДЗ: Все просто: Кредиторська заборгованість – це те, що ви винні, а дебіторська заборгованість (ДЗ) – це те, що інші винні вам.

Де КЗ знаходиться в Beancount (і Fava)​

Щоб почати відстежувати КЗ, спочатку потрібно оголосити для неї рахунок у вашій книзі. Стандартна конвенція:

Liabilities:AccountsPayable

Ви можете додатково створити субрахунки для основних постачальників (наприклад, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

У Fava цей рахунок з'явиться у вашому балансі в розділі Liabilities. Ви можете клацнути на ньому, щоб деталізувати та побачити список усіх відкритих і оплачених позицій, що дасть вам чітке уявлення про ваші зобов'язання. Ви навіть можете побачити це в дії в публічному прикладі книги Fava, який включає рахунок Liabilities:AccountsPayable.

Будівельні блоки Beancount, які ви будете використовувати​

Надійний робочий процес КЗ в Beancount спирається на кілька основних функцій:

1. Рахунки: Ви в основному будете використовувати свій рахунок Liabilities:AccountsPayable, готівковий рахунок, як-от Assets:Bank:Checking, і різні рахунки витрат (наприклад, Expenses:Supplies).
2. Метадані: Ви можете прикріпити дані «ключ-значення» до будь-якої транзакції. Для КЗ ви використовуватимете метадані, такі як invoice:, due:, terms: і document:. Fava навіть розпізнає ключ document: і автоматично створить посилання, яке можна клацнути, на прикріплений файл, якщо ви налаштуєте папку документів.
3. Теги та посилання: Використовуйте #tags (наприклад, #ap) для легкого фільтрування та ^links (наприклад, ^INV-10455), щоб програмно пов’язати рахунок і його подальшу оплату. Це створює чіткий, контрольований слід.
4. Запити (BQL): SQL-подібна мова запитів Beancount (BQL) дозволяє запускати потужні звіти, наприклад, складати список усієї відкритої кредиторської заборгованості, відсортованої за терміном сплати, безпосередньо з командного рядка за допомогою bean-query або на сторінці «Query» Fava.

Основний робочий процес КЗ в Beancount​

Керування КЗ у вашій книзі передбачає два або три ключові етапи: запис рахунку, його оплату та іноді обробку часткових платежів або знижок.

1) Запис рахунку від постачальника (це створює зобов'язання)​

Спочатку ви бронюєте витрати та створюєте кредиторську заборгованість, коли надходить рахунок.

; За бажанням встановіть папку документів у своєму головному файлі Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Замовлення фарби INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Цей єдиний запис досягає двох важливих речей:

1. Він негайно визнає витрати в розмірі 500 доларів США у правильному періоді (серпень).
2. Він створює відповідне зобов’язання в розмірі 500 доларів США, показуючи, що ви винні гроші Forest Paint Supply.

Посилання ^INV-10455 є унікальним ідентифікатором, який дозволяє вам прикріпити те саме посилання до платежу пізніше, зберігаючи логічний зв’язок між рахунком і платіжними транзакціями.

2) Оплата рахунку (це погашає зобов'язання)​

Коли ви оплачуєте рахунок, ви створюєте транзакцію, яка переміщує гроші з вашого банківського рахунку для погашення зобов'язання.

a) Стандартний платіж (без знижки):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Оплата INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Цей запис зменшує ваш баланс КЗ на 500 доларів США та ваш баланс на поточному рахунку на ту саму суму. Зобов'язання тепер погашено.

b) Знижка за ранню оплату (наприклад, "2/10, n/30"):

Якщо умови «2/10, n/30», ви можете отримати знижку 2%, якщо оплатите протягом 10 днів. Для нашого рахунку на 500 доларів США це знижка 10 доларів США. Ось два прийнятні способи її запису – просто виберіть один метод і будьте послідовними.

; Варіант 1: Запишіть знижку як інший дохід (контра-ефект витрат)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Знижка за ранню оплату INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Варіант 2: Безпосередньо зменште початкові витрати
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Знижка за ранню оплату INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

В обох випадках ви погашаєте повне зобов’язання в розмірі 500 доларів США, зменшуєте свій банківський баланс на 490 доларів США, які ви фактично заплатили, і враховуєте вигоду в розмірі 10 доларів США.

3) Обробка часткових платежів​

Функція зв’язування Beancount робить відстеження часткових платежів простим і чітким.

; Рахунок на 1200 доларів США
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Перший платіж у розмірі 400 доларів США
2025-08-20 * "Acme Parts" "Оплата INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Остаточний платіж у розмірі 800 доларів США
2025-09-05 * "Acme Parts" "Оплата INV-9001 (остаточна)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Використовуючи посилання ^INV-9001 на всіх трьох транзакціях, ви можете легко відфільтрувати свій журнал, щоб побачити повну історію цього конкретного рахунку та пов’язаних з ним платежів.

Корисні запити (BQL)​

Ви можете запустити ці запити на вкладці «Query» Fava або з командного рядка за допомогою bean-query.

Порада: Функція any_meta() неймовірно корисна для витягування полів метаданих, таких як invoice: і document:, у результати запиту.

Відкрита КЗ за постачальником (перегляд балансу):

Цей запит підсумовує поточний непогашений баланс, який ви винні кожному постачальнику.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Відкрита КЗ за рахунком + терміном сплати:

Отримайте акуратний список кожного відкритого рахунку, відсортованого за терміном сплати, щоб допомогти вам визначити пріоритетність платежів.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Список рахунків із прикріпленими PDF-файлами:

Цей запит знаходить усі ваші рахунки та показує шлях до пов’язаного документа.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Де переглянути КЗ у Fava​

• Баланс: Перейдіть до Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, щоб побачити загальний баланс і деталізувати транзакції.
• Журнал: Відфільтруйте журнал за допомогою account:Liabilities:AccountsPayable або певного посилання, як-от ^INV-xxxx, щоб побачити повний життєвий цикл рахунку.
• Бічна панель документів: Якщо ви використовуєте метадані document: і встановили директиву option "documents", ви побачите список пов’язаних документів на бічній панелі.

Аналіз термінів погашення КЗ, оборотності та грошового потоку​

• Графік термінів погашення: Цей звіт групує ваші відкриті рахунки за тим, скільки часу вони залишаються непогашеними (наприклад, 1–30 днів, 31–60 днів, 60+ днів). У Beancount найпрактичнішим підходом є запустити запит "Відкрита КЗ за рахунком + терміном сплати" вище, експортувати результати у форматі CSV і розбити їх на групи в електронній таблиці або невеликому сценарії Python.
• Коефіцієнт оборотності КЗ: Це швидка перевірка стану того, як швидко ви платите своїм постачальникам. Формула: Загальні закупівлі у постачальників ÷ Середня КЗ. Пов’язаний показник, Кількість днів оборотності кредиторської заборгованості (DPO), приблизно дорівнює 365 ÷ Коефіцієнт оборотності.
• Якщо ви не можете заплатити вчасно: КЗ призначена для короткострокового боргу. Якщо постачальник погоджується на офіційне, довгострокове погашення, вам слід рекласифікувати борг із КЗ у вексель до сплати.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Перетворення простроченої КЗ у 12-місячний вексель" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Рекомендації щодо КЗ у книзі у вигляді простого тексту​

• Відмовтеся від паперу: Зберігайте PDF-файли рахунків у папці documents і пов’язуйте їх за допомогою ключа метаданих document:.
• Використовуйте посилання послідовно: Вказуйте унікальний номер рахунку в ^link як у рахунку, так і в усіх пов’язаних записах оплати.
• Підтримуйте метадані в порядку: Послідовне використання invoice:, due: і terms: покращує пошук, запити та фінансові перевірки.
• Нарахування до кінця: Якщо ви хочете отримати корисну звітність КЗ, зобов’язуйтесь вести свої книги на основі нарахувань. Beancount і Fava чудово з цим справляються.

Початковий код для копіювання та вставки: Рахунок від постачальника + оплата​

; ---- Рахунок ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Замовлення фарби INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Оплата (без знижки) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Оплата INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Цей посібник призначений для освітніх цілей і не є податковою, юридичною чи фінансовою консультацією.

Посилання та додаткова література:​

• Документація Beancount про основні типи рахунків, теги/посилання та мову запитів
• Нотатки Fava/Beancount про облік нарахувань і зв’язування документів
• Використання any_meta() для запиту полів метаданих

Привіт усім! У сьогоднішньому дописі блогу ми занурюємося у світ Beancount, інструменту подвійного запису, який багато хто любить за його простоту та потужність. Зокрема, ми поговоримо про дві ключові концепції: дебіторську та кредиторську заборгованість.

Розуміння цих термінів є вирішальним для ефективного використання Beancount (або будь-якої системи подвійного запису). Але не хвилюйтеся, якщо ви новачок – ми розберемо все крок за кроком!

Дебіторська та кредиторська заборгованість: Основи​

В обліку «дебіторська заборгованість» та «кредиторська заборгованість» — це терміни, що використовуються для відстеження грошей, які належать. «Дебіторська заборгованість» стосується грошей, які інші винні вам, тоді як «кредиторська заборгованість» стосується грошей, які ви винні іншим.

Розглянемо приклад:

1. Рахунки дебіторської заборгованості (A/R): Припустимо, ви володієте книжковим магазином, і клієнт купує книгу в кредит. Гроші, які вони винні вам за книгу, є рахунком дебіторської заборгованості.

2. Рахунки кредиторської заборгованості (A/P): З іншого боку, уявіть, що ви замовляєте новий набір книг у видавця, але не платите за них одразу. Гроші, які ви винні видавцю, є рахунком кредиторської заборгованості.

У Beancount вони зазвичай відстежуються за допомогою відповідних рахунків. Основна перевага полягає в тому, що це надає вам чітку та точну картину вашого фінансового стану в будь-який момент часу.

Налаштування дебіторської та кредиторської заборгованості в Beancount​

Структура вашого файлу Beancount може бути настільки простою або складною, наскільки вам це потрібно. Для дебіторської та кредиторської заборгованості ви, ймовірно, захочете створити окремі рахунки в розділах «Активи» та «Зобов'язання».

Ось простий приклад:

1970-01-01 open Assets:AccountsReceivable
1970-01-01 open Liabilities:AccountsPayable

Відстеження транзакцій​

Сторона одержувача​

Після налаштування рахунків ви можете відстежувати транзакції, що стосуються дебіторської та кредиторської заборгованості. Розглянемо приклад:

2023-05-29 * "Продано книги клієнту в кредит"
  Assets:AccountsReceivable  100 USD
  Income:BookSales          -100 USD

Тут ви додаєте 100 доларів до своєї дебіторської заборгованості, оскільки клієнт винен вам цю суму. Одночасно ви зменшуєте свій дохід на ту саму суму, щоб підтримувати баланс (оскільки ви ще не отримали грошей).

Коли клієнт зрештою заплатить, ви запишете це так:

2023-06-01 * "Отримано платіж від клієнта"
  Assets:Bank:Savings        100 USD
  Assets:AccountsReceivable -100 USD

Сторона платника​

Той самий принцип застосовується до кредиторської заборгованості, але з протилежними знаками:

2023-05-30 * "Куплено книги у видавця в кредит"
  Liabilities:AccountsPayable  200 USD
  Expenses:BookPurchases     -200 USD

І коли ви погашаєте свій борг:

2023-06-02 * "Погашено борг перед видавцем"
  Liabilities:AccountsPayable -200 USD
  Assets:Bank:Checking        200 USD

Підсумок​

Дебіторська та кредиторська заборгованість є основою будь-якої облікової системи. Точно відстежуючи їх, ви отримуєте повне розуміння свого фінансового стану.

Це лише відправна точка, і Beancount здатний набагато більше. Сподіваюся, цей допис у блозі допоможе прояснити ці важливі концепції. Як завжди, успішного обліку!