Що таке кредиторська заборгованість? Дружній до Beancount посібник з відстеження рахунків постачальників у простому тексті
Кредиторська заборгованість (AP) – це гроші, які ваш бізнес винен постачальникам за товари або послуги, які вже отримані, але ще не сплачені. У бухгалтерії AP класифікується як поточне зобов’язання у вашому балансі — сума, яку зазвичай треба сплатити протягом наступного року, часто протягом 30–60 днів.
Ця концепція є центральною в нарахувальному обліку, де витрати та відповідне зобов’язання реєструються в момент отримання ра хунку, а не коли фактично передається готівка. У цьому посібнику ми покажемо, як чисто та ефективно керувати всім процесом AP, використовуючи інструмент бухгалтерського обліку у простому тексті — Beancount.
Короткий огляд
Перш ніж зануритися в деталі, розглянемо основи:
- Кредиторська заборгованість (AP) — це ваші короткострокові борги перед постачальниками. Ви знайдете її у розділі
Liabilities
вашого балансу. - Нарахувальний vs. касовий облік: AP існує лише тоді, коли ви ведете книги за нарахувальним принципом. Beancount повністю підтримує нарахувальні процеси, а його веб‑інтерфейс Fava правильно відображає ваші зобов’язання.
- AP vs. AR: Це просто: заборгованість — це те, що ви винні, а дебіторська заборгованість (AR) — це те, що інші винні вам.
Де розташовується AP у Beancount (і Fava)
Щоб почати відстежувати AP, спочатку потрібно задекларувати рахунок у вашому журналі. Стандартна конвенція:
Liabilities:AccountsPayable
За потреби можна створити підрахунки для великих постачальників (наприклад, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply
).
У Fava цей рахунок з’явиться у вашому балансі під Liabilities
. Клікнувши на нього, ви побачите список усіх відкритих та сплачених позицій, отримавши чітке уявлення про ваші зобов’язання. Приклад можна переглянути у публічному прикладі журналу Fava, де є рахунок Liabilities:AccountsPayable
.
Будівельні блоки Beancount, які ви будете використовувати
Надійний процес AP у Beancount спирається на кілька ключових можливостей:
- Рахунки: Основний —
Liabilities:AccountsPayable
, готівковий рахунок типуAssets:Bank:Checking
та різні рахунки витрат (наприклад,Expenses:Supplies
). - Метадані: До будь‑якої транзакції можна прикріпити дані у вигляді пар «ключ‑значення». Для AP це будуть
invoice:
,due:
,terms:
таdocument:
. Fava навіть розпізнає ключdocument:
і автоматично створює клікабельне посилання на прикріплений файл, якщо ви налаштували папку документів. - Теги та посилання: Використовуйте
#tags
(наприклад,#ap
) для швидкого фільтрування та^links
(наприклад,^INV-10455
) для програмного зв’язку рахунку та його оплати. Це створює прозорий, аудиторський слід. - Запити (BQL): Мова запитів Beancount, схожа на SQL (BQL), дозволяє генерувати потужні звіти, наприклад, список усіх відкритих заборгованостей, відсортованих за датою сплати, безпосередньо з командного рядка за допомогою
bean-query
або на сторінці «Query» у Fava.
Основний процес AP у Beancount
Керування AP у вашому журналі включає два‑три кроки: реєстрація рахунку, його оплата та іноді часткові платежі або знижки.
1) Реєстрація рахунку постачальника (створює зобов’язання)
Спочатку ви записуєте витрату та створюєте заборгованість, коли надходить інвойс.
; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
invoice: "INV-10455"
due: "2025-09-04"
terms: "2/10, n/30"
document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
Expenses:Supplies:Paint 500.00 USD
Liabilities:AccountsPayable -500.00 USD
Цей один запис виконує дві важливі дії:
- Одразу визнає витрату $500 у правильному періоді (серпень).
- Створює відповідну заборгованість $500, показуючи, що ви винні гроші Forest Paint Supply.
Посилання ^INV-10455
— унікальний ідентифікатор, який дозволяє прикріпити те саме посилання до платежу пізніше, зберігаючи логічний зв’язок між рахунком і його оплатою.