4 پست با برچسب "finance"

Choosing accounting software shouldn’t eat up your entire week. For most small businesses, the goal is to find a tool that’s easy to set up, handles the basics flawlessly, and doesn’t break the bank. To help you decide, we’ve put together a concise, plain-English rundown of eight options that small and medium-sized businesses (SMBs) actually enjoy using.

Below, we cover what each platform is best at, how much it costs (as of August 20, 2025), and the small gotchas to note before you commit.

How We Picked​

We focused on platforms that respect your time and solve real-world problems. Our selection criteria prioritized four key areas:

• Fast Onboarding: A clean user interface, sensible default settings, and helpful setup flows to get you up and running quickly.
• Core Features: Robust support for the essentials, including invoicing, bank feeds and reconciliation, and basic financial reporting.
• Price Clarity: Transparent, publicly listed prices or official statements, so you know what you’re paying for without a sales call.
• Scalability: The ability to grow with your business, whether that’s from a solo operation to a small team, with accessible add-ons or higher tiers.

1) Beancount.io — Best for developers & teams who want scriptable, auditable books​

What it is: Beancount.io is a modern, plain-text accounting platform that turns simple text-based transactions into comprehensive financial reports and dashboards. It’s a “finance-as-code” approach built for precision, automation, and complete data ownership. Paid tiers include AI-powered insights and highly customizable workflows.

• Why SMBs like it: The combination of plain-text data and version control (like Git) creates an airtight audit trail and makes reviewing financial changes as easy as reviewing code. Its flexible automation capabilities integrate seamlessly into engineering-centric workflows. Best of all, there is zero lock-in; your financial data lives in simple text files that you own, not in a proprietary walled garden.
• Pricing: A generous free tier is available for individuals and open-source projects. Paid plans unlock advanced automations and team features. See the official site for detailed pricing.
• Keep in mind: This platform is the best fit for teams who are comfortable working with files and version control systems like Git, or for businesses that want deep, programmatic control over their financial operations.

2) QuickBooks Online — Best for accountants-everywhere compatibility​

What it is: QuickBooks Online is the industry default and the platform your bookkeeper or CPA most likely already knows. It offers a deep feature set and arguably the most extensive ecosystem of integrations and professional support.

• Why SMBs like it: Its reporting capabilities are comprehensive, higher-tier plans handle inventory management well, and the vast marketplace of third-party app integrations means it can connect to almost any tool you use. Its biggest advantage remains its ubiquity—nearly every accountant is fluent in QuickBooks.
• List price: Plans range from Simple Start at $35/mo**, Essentials at **$65/mo, Plus at $99/mo**, to Advanced at **$235/mo. Intuit frequently runs promotions offering 50% off for the first 3 months. (QuickBooks Pricing)
• Keep in mind: For some users, the feature sprawl can feel heavy and overwhelming. Prices have also trended steadily upward over time, as noted by industry watchers. (Woodard Report on price increases)

3) Xero — Best for clean UI + unlimited users (on every plan)​

What it is: Xero is a popular QuickBooks alternative known for its clean, easy-to-navigate interface, strong bank feed connections, and a broad app marketplace. It’s particularly notable for offering unlimited user seats on every plan.

• Why SMBs like it: Users often praise its thoughtful workflows, which make daily tasks like reconciliation feel intuitive. The platform provides good cash-flow visualizations and is backed by a rich app ecosystem for extending its functionality.
• US price: The Early plan is $20/mo**, Growing is **$47/mo, and Established is $80/mo. Note that Xero has announced price increases for its US plans that will be effective October 1, 2025. (Xero Pricing)
• Keep in mind: The entry-level "Early" plan has caps on the number of invoices and bills you can send or enter. Essential services like payroll and mileage tracking are paid add-ons.

4) FreshBooks — Best for service businesses that live in invoices + time​

What it is: FreshBooks excels at the core needs of service-based businesses: simple and professional invoicing, integrated time tracking, and client management portals, all wrapped in polished web and mobile apps.

• Why SMBs like it: The invoicing experience is delightful and designed to help you get paid faster. It also offers excellent project profitability tracking on its Premium plan, allowing you to see which clients and projects are most valuable.
• List price: Core plans are Lite ($21/mo**), Plus (**$38/mo), and Premium ($65/mo**). Costs can climb with add-ons like Team Members (**$11/user/mo), Advanced Payments ($20/mo**), and Payroll (starting at **$40 + $6/worker/mo). Promotions often display lower introductory prices. (FreshBooks Pricing)
• Keep in mind: Be mindful of the client and user limits on lower tiers, as your costs can rise as your business scales or if you need multiple add-on features.

5) Zoho Books — Best automation value, especially if you already use Zoho​

What it is: Zoho Books is a feature-dense and automation-friendly accounting platform that delivers exceptional value. It integrates deeply with the broader Zoho suite of business apps, making it a powerful choice for existing Zoho users.

• Why SMBs like it: It offers excellent bang-for-your-buck with robust workflow rules that can automate many routine accounting tasks. It also includes strong inventory management options, even on mid-tier plans.
• US price (monthly): A Free plan is available with eligibility limits. Paid plans are Standard ($20**), Professional (**$50), Premium ($70**), Elite (**$150), and Ultimate ($275**). Additional users cost **$3/user/mo. (Zoho Books Pricing)
• Keep in mind: While powerful, some accountants may be less familiar with Zoho Books compared to QuickBooks. Each plan also comes with specific limits on invoice and expense volumes.

6) Wave — Best free starter option with paid “Pro” conveniences​

What it is: Wave is a fantastic starting point for brand-new businesses, freelancers, and solopreneurs who need to get up and running fast without an initial investment.

• Why SMBs like it: You get instant setup with unlimited invoicing and simple bookkeeping for free. The affordable Pro plan adds valuable conveniences like enhanced bank automations and better support.
• Price: The Starter plan is $0**. The **Pro** plan is **$19/mo (or $190/year**). Credit card processing fees are typically **2.9$0.60, with a discount on the first 10 transactions for Pro users. (Wave Pricing)
• Keep in mind: It has fewer advanced features and integrations compared to giants like QuickBooks or Xero. Key features like automated bank imports and premium support are reserved for the Pro plan.

7) ZipBooks — Best lightweight alternative with a true free plan​

What it is: ZipBooks is a clean, friendly, and straightforward accounting tool that’s a great fit for side hustles, consultants, and small teams who want simplicity without a hefty price tag.

• Why SMBs like it: The interface is uncluttered and makes invoicing easy. It offers decent reporting for its class and supports connections to multiple bank accounts even on the free plan.
• Price: The Starter plan is Free, Smarter is $15/mo**, and Sophisticated is **$35/mo. A dedicated plan for accountants is also available. (ZipBooks Pricing)
• Keep in mind: Its main limitation is a smaller ecosystem of third-party integrations when compared to the "big three" (QuickBooks, Xero, FreshBooks).

8) Patriot Accounting — Best budget pick with optional US payroll​

What it is: Patriot offers a simple UI, US-based customer support, and a tightly integrated payroll bundle, making it a strong contender if you need both services without complexity.

• Why SMBs like it: The software is very approachable, with clear, no-nonsense pricing. Core tasks like creating invoices and importing bank transactions are easy to manage.
• Price: Accounting Basic is $20/mo** and Accounting Premium is **$30/mo. Payroll can be added, starting at $17/mo +$4/worker for basic service or $37/mo +$5/worker for full-service payroll. Promotions are common. (Patriot Software Pricing)
• Keep in mind: It lacks the advanced features and extensive integration library you'd find in QuickBooks or Xero, but it capably handles the fundamentals.

Quick “At a Glance” (prices are monthly list unless noted)​

• Beancount.io: Free tier; paid automations available. Best for dev-savvy teams.
• QuickBooks Online: $35–$235. Ubiquitous, feature-rich, widely supported.
• Xero: $20 /$47 / $80 (increases Oct 1, 2025). Clean UI, unlimited users.
• FreshBooks: $21 /$38 / $65. Strong for invoicing & project-based work.
• Zoho Books: Free–$275. Great automation value, especially if you’re already on Zoho.
• Wave: Starter $0; Pro$19/mo or $190/yr. Ideal for brand-new businesses.
• ZipBooks: Free–$35. Simple, friendly, and straightforward.
• Patriot: $20–$30. Great budget option with tightly integrated US payroll.

How to Choose in 10 Minutes​

Stop overthinking and start trying. Here’s a quick decision guide:

• If you want a “set it and forget it” system and you’re technical, start a Beancount.io free workspace. Import a week of transactions, script your recurring rules, and see the power of auditable, text-based books.
• If you work with outside accountants, try QuickBooks Online (the most universal option) or Xero (great for collaborating with its unlimited user policy).
• If you bill for your time and rely on polished, professional invoices, trial FreshBooks.
• If you want the most automation power for the lowest cost, test Zoho Books Standard vs. Premium plans.
• If you’re brand new and highly price-sensitive, start on the Wave or ZipBooks free plan and upgrade when you’re ready.
• If you need simple accounting and payroll under one roof at a budget price, check out Patriot.

Where Beancount.io Fits in Your Stack​

Beancount.io is built for businesses that see their financial records as a critical dataset, not just a compliance task. It provides:

• A developer-friendly ledger that’s precise, transparent, and reviewable in pull requests.
• Powerful automations to categorize, transform, and reconcile financial data at scale.
• AI-assisted insights that help you understand your numbers without surrendering ownership of your books.

Start for free and add advanced workflows only when you’re ready to scale.

Notes & Sources​

Pricing and feature information were verified from the official company websites on August 20, 2025. Prices are subject to change and do not always reflect promotional offers. See the citations linked throughout the article for the most current information: QuickBooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books, Wave, ZipBooks, Patriot Software, and Beancount.io.

Welcome to your developer-friendly guide to accounting concepts, tailored specifically for the world of plaintext accounting with Beancount. This dictionary bridges the gap between traditional finance terminology and Beancount's unique syntax, directives, and tools. Whether you're a seasoned developer new to accounting or a finance pro exploring plaintext methods, this A–Z reference will help you master your ledger.

How to Read Each Entry​

Each term is broken down into three parts for clarity:

• Conceptual Meaning — A simple, jargon-free explanation of the accounting or finance idea.
• Beancount Implementation — How the concept is represented or handled in Beancount, whether through directives, options, command-line tools, or reports.
• Example — A minimal, copy-paste-ready code snippet to illustrate the concept in a .beancount file.

Note: All examples adhere to the canonical syntax and behavior described in the official Beancount documentation.

A​

Account​

• Conceptual Meaning: A named category or "bucket" used to track the balance of something you own, owe, earn, or spend. Examples include your checking account, credit card, salary, or grocery expenses.
• Beancount Implementation: Account names are hierarchical and separated by colons (e.g., Assets:Bank:Checking). Every account must belong to one of the five root account types: Assets, Liabilities, Equity, Income, or Expenses.
• Example:

  2014-05-01 open Assets:US:BofA:Checking USD
  

Accounting Equation​

• Conceptual Meaning: The fundamental formula on which all accounting is based: Assets = Liabilities + Equity. It means that everything a business or individual owns (assets) is financed by either debt (liabilities) or the owner's own funds (equity).
• Beancount Implementation: This equation is automatically and rigorously enforced. Every transaction must be zero-sum, meaning the total of all its postings must equal zero. This design makes it impossible to create an unbalanced entry.

Accrual vs. Cash Basis​

• Conceptual Meaning: Two methods of recording transactions. Accrual basis records revenue when it's earned and expenses when they're incurred, regardless of when money changes hands. Cash basis records them only when cash is actually received or paid.
• Beancount Implementation: Beancount supports both methods. Accrual accounting is achieved by using Assets:Receivables for money owed to you and Liabilities:Payables for money you owe. Cash basis accounting simply omits these intermediate postings.

Amortization / Depreciation​

• Conceptual Meaning: The process of systematically spreading the cost of a tangible (depreciation) or intangible (amortization) asset over its useful life. For example, writing off the value of a company laptop over three years.
• Beancount Implementation: This is handled by creating periodic transactions that move a portion of the asset's cost from its asset account to an expense account (e.g., Expenses:Depreciation). This can be automated using scheduled transaction plugins.

B​

Balance Assertion​

• Conceptual Meaning: A checkpoint to confirm that your recorded balance for an account matches the real-world balance (e.g., from a bank statement) on a specific date. This is the core of reconciliation.
• Beancount Implementation: The balance directive asserts an account's total value at the start of the specified day. Beancount will raise an error if the calculated balance from all prior transactions does not match the asserted amount.
• Example:

  2024-01-31 balance Assets:US:BofA:Checking 154.20 USD
  

Balance Sheet​

• Conceptual Meaning: A financial statement that provides a snapshot of a company's or individual's financial health at a single point in time, showing assets, liabilities, and equity.
• Beancount Implementation: The web interface Fava provides an interactive Balance Sheet report. You can also generate one using Beancount's query language (bean-query or the newer standalone Beanquery tool).

Booking Method (Inventory Matching)​

• Conceptual Meaning: The method used to decide which previously purchased lots of an asset (like shares of a stock) are considered "sold" when a portion is divested. Common methods are FIFO (First-In, First-Out) and LIFO (Last-In, First-Out).
• Beancount Implementation: The booking method can be set globally with option "booking_method" ... or on a per-account basis in its open directive. Beancount's default is STRICT, which requires you to explicitly state which lot is being sold if there's any ambiguity. Other options include FIFO and LIFO.

Budget​

• Conceptual Meaning: A financial plan that estimates income and expenses over a specified period.
• Beancount Implementation: Budgeting is not a native feature of Beancount's core language. It is primarily implemented in the Fava web interface, which supports its own custom budget directives, or through community-developed plugins like fava-envelope.

C​

Capital Gain / Loss​

• Conceptual Meaning: The profit (capital gain) or loss (capital loss) resulting from the sale of a capital asset, such as stocks or real estate.
• Beancount Implementation: When you post a transaction that reduces a position (e.g., selling stock), Beancount automatically matches it against existing lots based on the booking method. You then post the calculated gain or loss to an appropriate income account, like Income:CapitalGains.

Chart of Accounts​

• Conceptual Meaning: A comprehensive, structured list of all accounts in the general ledger.
• Beancount Implementation: Your Chart of Accounts is implicitly defined by all the open directives and account names used throughout your ledger files. There is no separate file to define it.

Commodity / Currency​

• Conceptual Meaning: The unit of value being tracked. This can be a traditional currency (USD, EUR), a stock (AAPL), a loyalty point (AIRMILE), or any other quantifiable unit.
• Beancount Implementation: All such units are called "commodities." You can optionally declare them using the commodity directive to attach metadata, such as a full name or formatting rules.

Cost (Lot Cost)​

• Conceptual Meaning: The original price paid per unit for a specific purchase of an asset (a "lot"). This is crucial for calculating capital gains.
• Beancount Implementation: Lot cost is specified using curly braces {} on a posting. This information—cost, date, and an optional label—is attached to the lot and used for future matching.
• Example:

  2025-04-01 * "Buy Stock"
    Assets:Brokerage      25 HOOL {23.00 USD}
    Assets:Bank:Checking                -575.00 USD
  

Credit / Debit​

• Conceptual Meaning: The two sides of every accounting entry. In simple terms, a debit increases an asset or expense account, while a credit increases a liability, equity, or income account.
• Beancount Implementation: Beancount abstracts this away. You simply use positive and negative numbers. By convention, increases to Assets and Expenses are positive, while increases to Liabilities, Equity, and Income are represented by crediting them (which requires a negative number in your transaction). As long as the transaction sums to zero, the accounting is correct.

D​

Directive​

• Conceptual Meaning: A command or a declaration in the ledger that isn't a transaction but changes the state of the books (e.g., opening an account, recording a price).
• Beancount Implementation: Every line in a Beancount file is a directive. The main types include open, close, commodity, * (transaction), balance, pad, note, document, price, event, query, and custom.

Document​

• Conceptual Meaning: An external file, such as a PDF statement or a receipt image, linked to a transaction or account for record-keeping.
• Beancount Implementation: The document directive links a file to an account. If the option "documents" path is set, tools like Fava can automatically discover and associate files with transactions by their date and filename.
• Example:

  2024-02-01 document Assets:US:BofA:Checking "statements/2024-02-01.statement.pdf"
  

Double-Entry​

• Conceptual Meaning: The accounting principle that every transaction must affect at least two accounts and must balance (total debits must equal total credits).
• Beancount Implementation: This is the core, non-negotiable principle of Beancount. The zero-sum rule for all transaction postings ensures double-entry bookkeeping is always maintained.

E​

Equity​

• Conceptual Meaning: The net worth or owner's stake in the assets (Assets - Liabilities). This includes initial capital contributions and accumulated profits/losses (retained earnings).
• Beancount Implementation: Beancount uses Equity accounts for several internal functions, such as Equity:Opening-Balances to initialize account values and Equity:Earnings:Current to accumulate income and expense totals for reporting.

Event​

• Conceptual Meaning: A dated, non-financial marker on your timeline, useful for annotating life events like a job change, a move, or a vacation.
• Beancount Implementation: The event directive allows you to add a key-value pair to a specific date in your ledger.
• Example:

  2024-08-15 event "location" "Moved to San Francisco"
  

Exchange Rate​

• Conceptual Meaning: The value of one currency expressed in terms of another.
• Beancount Implementation: Exchange rates can be recorded with price directives for a specific date or specified directly within a transaction using inline prices (@ or @@).

F​

Fava​

• Conceptual Meaning: The modern, feature-rich web interface for Beancount.
• Beancount Implementation: Fava is a separate Python package you install and run against your Beancount file. It provides interactive charts, reports (Balance Sheet, Income Statement), budgeting tools, query execution, and a file editor, replacing most of the older bean-web and bean-report command-line tools.

FIFO / LIFO​

• Conceptual Meaning: Acronyms for "First-In, First-Out" and "Last-In, First-Out," which are two common booking methods for matching inventory sales.
• Beancount Implementation: These can be selected as the booking_method for an account or globally. (See Booking Method).

Flag​

• Conceptual Meaning: A status indicator on a transaction.
• Beancount Implementation: A transaction's flag appears after the date. * typically means "cleared" or "confirmed," while ! means "incomplete" or "needs review." Custom flags are also possible.

G​

General Ledger / Journal​

• Conceptual Meaning: A journal is a chronological record of all transactions. A ledger is a record of those same transactions, but sorted by account.
• Beancount Implementation: Your .beancount text files collectively form the journal. Tools like Fava or bean-query process this journal to generate ledgers (e.g., the transaction list for a single account) and other reports.

I​

Include​

• Conceptual Meaning: The practice of splitting a large ledger into multiple, more manageable files (e.g., by year or account type).
• Beancount Implementation: The include directive tells Beancount to parse the contents of another file as if it were part of the main file.
• Example:

  include "2024/transactions.beancount"
  include "accounts/open_accounts.beancount"
  

Inventory​

• Conceptual Meaning: The collection of all lots (units with a specific cost basis) held within an account at any given time.
• Beancount Implementation: This is a core Beancount concept. Each account that holds non-currency commodities maintains an inventory of lots. When you sell or transfer units, Beancount reduces the inventory according to the booking method.

Inline Price vs. Total Price​

• Conceptual Meaning: Two ways to specify the conversion price within a transaction posting. You can either price it per unit or define the total price for the entire posting.
• Beancount Implementation:
  • @ sets a per-unit price.
  • @@ sets a total price for the line.
• Example (per-unit):

  2025-01-05 * "FX Transfer"
    Assets:USD    -100.00 USD @ 1.34 CAD
    Assets:CAD
  

L​

Link​

• Conceptual Meaning: A unique identifier used to connect multiple, separate transactions that are part of a single logical event (e.g., a credit card payment and the corresponding bank withdrawal).
• Beancount Implementation: Add a ^link_id to each transaction you want to group. Fava and other tools can then display these linked transactions together.
• Example: ^cc-payment-2025-01

Lot​

• Conceptual Meaning: A specific quantity of a commodity purchased at a particular date and cost.
• Beancount Implementation: A lot is defined by its amount, commodity, cost, date, and an optional label. Lots are created using the {...} cost basis syntax and are tracked in an account's inventory.

M​

Metadata​

• Conceptual Meaning: Additional key-value data attached to a transaction or posting for extra context, filtering, or analysis.
• Beancount Implementation: Metadata is added on the same line as a transaction or posting. Keys are lowercase, followed by a colon and a string, number, or other value.
• Example:

  2025-03-02 * "Dinner"
    Expenses:Food  23.91 CAD  ; receipt: "2025-03-02-1234.pdf", city: "Montreal"
    Assets:Cash   -23.91 CAD
  

Multi-Currency​

• Conceptual Meaning: The ability to handle and report on transactions involving multiple different currencies or commodities simultaneously.
• Beancount Implementation: This is a native, first-class feature. Beancount tracks each commodity independently within each account. The operating_currency option is used to specify which currencies reports should be converted to for display.

N​

Narration / Payee​

• Conceptual Meaning: The descriptive text for a transaction. The payee is who you paid or who paid you, and the narration is a description of what the transaction was for.
• Beancount Implementation: These are the two optional quoted strings that follow the transaction flag. The first is typically the payee, the second is the narration.
• Example: 2025-03-19 * "Acme Corp" "Salary"

Note​

• Conceptual Meaning: A dated comment associated with a specific account, separate from any transaction.
• Beancount Implementation: The note directive adds a text comment to an account's ledger on a given date.
• Example:

  2014-04-10 note Assets:US:BofA:Checking "Called support to dispute a charge."
  

O​

Open / Close​

• Conceptual Meaning: The actions of starting to use a new account or formally stopping the use of an existing one.
• Beancount Implementation: The open directive is required before an account can be used in a transaction. The close directive marks it as inactive after a certain date.
• Example:

  2016-11-28 close Liabilities:CreditCard:CapitalOne
  

Operating Currency​

• Conceptual Meaning: The primary currency (or currencies) that you want to see your financial reports in.
• Beancount Implementation: Set via option "operating_currency" "USD". This tells tools like Fava to display columns converted to this currency using the price data available in your ledger.

P​

Pad​

• Conceptual Meaning: A directive that automatically inserts a transaction to bring an account to a desired balance, booking the difference to another specified account.
• Beancount Implementation: pad is often used to initialize an account's starting balance against Equity:Opening-Balances. It creates a transaction behind the scenes.
• Example:

  2025-01-31 pad Assets:Cash Equity:Opening-Balances
  

Posting​

• Conceptual Meaning: A single entry within a transaction that debits or credits an account. Every transaction is composed of at least two postings.
• Beancount Implementation: Each line under a transaction that specifies an account and an amount is a posting. The sum of all postings in a transaction must be zero.

Price​

• Conceptual Meaning: A record of the market value or exchange rate of one commodity in terms of another on a specific date.
• Beancount Implementation: The price directive creates a historical database of rates that Beancount uses for valuation in reports. The bean-price tool can help fetch and update these prices from online sources.
• Example:

  2025-02-03 price EUR 1.10 USD
  

Plugin​

• Conceptual Meaning: A piece of custom code that can modify or analyze your ledger data as it's being loaded.
• Beancount Implementation: Plugins are loaded using the plugin "module.name" "config" directive. They can be used for anything from automatically adding tags to implementing complex scheduled transactions.

Q​

Query Language (BQL / Beanquery)​

• Conceptual Meaning: An SQL-like language for performing sophisticated queries and generating custom reports from your ledger data.
• Beancount Implementation: Beancount has a powerful query language. You can use it via the command-line tool bean-query or interactively in Fava's "Query" page. A newer, standalone version called Beanquery is the future of this tool.
• Example:

  SELECT account, sum(position)
  WHERE account ~ "^Expenses"
  GROUP BY account
  ORDER BY sum(position)
  

R​

Reconciliation​

• Conceptual Meaning: The process of comparing your internal financial records against external statements (from a bank, credit card company, etc.) to ensure they match and to identify any discrepancies.
• Beancount Implementation: Reconciliation is primarily done using balance assertions. You can also use document directives to link to the statements you are reconciling against.

Realized vs. Unrealized Gains​

• Conceptual Meaning: A realized gain is a profit from a sale that has been completed. An unrealized gain is a "paper" profit on an asset you still own, based on its current market value.
• Beancount Implementation: Realized gains are explicitly recorded when you sell an asset. Unrealized gains are not recorded in the ledger itself but can be calculated and displayed in reports by Fava and other tools, which value your holdings using your price database.

Rounding / Tolerance​

• Conceptual Meaning: A small margin of error allowed when comparing numbers to account for rounding differences, especially in multi-currency transactions.
• Beancount Implementation: Beancount has rules for inferring precision from your entries and allows setting a tolerance for balancing checks. This prevents errors from trivial discrepancies like $0.001$.

S​

Statements​

• Conceptual Meaning: Official records from financial institutions (banks, brokers) listing all transactions for a given period.
• Beancount Implementation: These are typically imported into Beancount format using importer scripts (part of the beancount.ingest library). Once imported, the original statement file (e.g., a PDF) can be linked with a document directive.

Subaccount​

• Conceptual Meaning: A child account nested under a parent account to create a more detailed hierarchy.
• Beancount Implementation: The colon : syntax creates subaccounts. For example, Expenses:Food:Restaurants is a subaccount of Expenses:Food.

T​

Tag​

• Conceptual Meaning: A simple, flexible label used to categorize or filter transactions, often for events that cross multiple expense categories (like a vacation or a work trip).
• Beancount Implementation: Tags are denoted with a # (e.g., #vacation-2025). A tag on a transaction line applies to all postings below it.
• Example:

  2025-01-10 * "Conference Hotel" #work #travel-sfo-2025
    Expenses:Travel:Hotel   620.00 USD
    Assets:Bank:Checking   -620.00 USD
  

Transaction​

• Conceptual Meaning: A dated financial event that moves value between two or more accounts.
• Beancount Implementation: The fundamental data entry in Beancount. It starts with a date and a flag (* or !), is followed by an optional payee and narration, and contains two or more indented posting lines.
• Example:

  2025-03-19 * "Acme Corp" "Salary"
    Assets:Bank:Checking      3062.68 USD
    Income:Salary            -3062.68 USD
  

Trial Balance​

• Conceptual Meaning: A report that lists all accounts and their balances. The totals of the debit and credit columns should be equal, confirming the ledger is in balance.
• Beancount Implementation: Because Beancount enforces the zero-sum rule on every transaction, the ledger is always in balance. A trial balance can be generated via a query, but it's not a necessary check as it is in manual accounting.

U–Z​

Valuation​

• Conceptual Meaning: The process of expressing the value of all your holdings in a single, common currency (an operating currency).
• Beancount Implementation: Tools like Fava perform valuation at report time. They use the price directives in your ledger to convert the value of all commodities (stocks, foreign currencies) into your chosen operating_currency.

Year-End Close​

• Conceptual Meaning: In traditional accounting, this is a formal process where the balances of all temporary income and expense accounts are moved to an equity account (like Retained Earnings) to start the new year fresh.
• Beancount Implementation: Beancount ledgers are append-only; you never modify past entries. "Closing the books" is a reporting concept. Fava and query tools can show you an income statement for a specific period (e.g., a year) and carry forward the net result, but the raw ledger file remains a continuous, unbroken history.

Zero-Sum​

• Conceptual Meaning: The principle that the sum of all debits and credits in a transaction must equal zero.
• Beancount Implementation: This is a core invariant. The bean-check tool will report an error if any transaction's postings do not sum to zero (within a given tolerance).

Beancount CLI & Tooling Quick-Map ⚙️​

• bean-check: Validates your ledger's syntax, balances, and core accounting rules. Run this first!
• bean-format: Automatically formats your file, aligning numbers and currencies for readability.
• bean-price: Fetches market prices for stocks and currencies and formats them as price directives.
• bean-query: The command-line interface for running BQL/Beanquery queries.
• bean-report: (Largely deprecated) A v2 tool for generating command-line reports. Modern workflows should use Fava or bean-query instead.

Five Essential Snippets for Daily Use​

1. Everyday Expense

   2025-04-10 * "Cafe Mogador" "Lunch"
     Expenses:Food:Restaurants    17.45 USD
     Assets:Bank:Checking        -17.45 USD
   

2. Balance Assertion (for Reconciliation)

   2025-04-30 balance Assets:Bank:Checking  2345.67 USD
   

3. Investment Purchase with Cost Basis

   2025-05-02 * "Vanguard" "Buy ETF"
     Assets:Brokerage:Vanguard      100 VEA {50.00 USD}
     Assets:Bank:Checking            -5000.00 USD
   

4. FX Transfer with Inline Price

   2025-06-01 * "Wise" "Convert USD to CAD"
     Assets:USD    -100.00 USD @ 1.36 CAD
     Assets:CAD
   

5. Daily Market Price Update

   2025-06-01 price VEA  53.12 USD
   

این چیست، چه زمانی سود می‌دهد و چگونه می‌توان آن را به طور واضح در دفتر کل خود مدل‌سازی کرد (با مثال).

⚠️ این راهنما مختص ایالات متحده است و فقط برای آموزش است. برای شرایط خود با یک متخصص مالیات صحبت کنید.

خلاصه​

• S-corp یک وضعیت مالیاتی است که شما با IRS (از طریق فرم 2553) انتخاب می‌کنید تا سود کسب و کار به اظهارنامه‌های مالیاتی شخصی مالکان منتقل شود. یک الزام کلیدی این است که شما باید قبل از دریافت هرگونه سود به عنوان سود سهام یا توزیع، به اپراتورهای مالک حقوق W-2 معقول پرداخت کنید.
• مهلت‌ها مهم هستند: برای یک کسب و کار موجود، باید حداکثر تا پانزدهمین روز از ماه سوم سال مالیاتی که می‌خواهید وضعیت S-corp شروع شود، ثبت نام کنید. برای انتخاب سال تقویمی 2025، 15 مارس 2025، شنبه است، بنابراین مهلت عملی روز کاری بعدی، دوشنبه، 17 مارس 2025 است.
• چرا این کار را انجام دهیم؟ جذابیت اصلی صرفه‌جویی در مالیات خوداشتغالی است. در حالی که حقوق W-2 شما مشمول مالیات FICA است، توزیع‌ها مشمول مالیات نمی‌شوند. با این حال، این مزیت با هزینه‌های اضافی برای حقوق و دستمزد، انطباق و در برخی ایالت‌ها، مالیات اضافی در سطح نهاد همراه است.
• در Beancount، جدا کردن دستمزدها از توزیع‌ها بسیار مهم است. شما باید بدهی‌های حقوق و دستمزد را پیگیری کنید، حسابداری ویژه بیمه درمانی را برای سهامدارانی که بیش از 2٪ از شرکت را دارند، انجام دهید و توزیع‌ها را به صراحت از طریق حساب‌های حقوق صاحبان سهام ثبت کنید.

انتخاب S-corp چیست؟​

در هسته خود، انتخاب S-corp درخواستی است که شما به IRS برای تغییر نحوه مالیات کسب و کار خود ارائه می‌دهید. با ثبت فرم 2553، از IRS می‌خواهید که شرکت یا LLC شما را تحت زیرفصل S قانون درآمد داخلی مالیات کند. این باعث می‌شود که کسب و کار شما یک نهاد "انتقالی" باشد، به این معنی که درآمد، زیان، کسورات و اعتبارات آن مستقیماً به اظهارنامه‌های مالیاتی شخصی سهامداران منتقل می‌شود. این صرفاً یک طبقه‌بندی مالیاتی است، نه یک نوع نهاد تجاری قانونی متفاوت.

اثرات کلیدی برای یک اپراتور مالک​

هنگامی که انتخاب فعال شد، نقش شما اساساً به دو قسمت تقسیم می‌شود: اکنون شما هم سهامدار و هم کارمند شرکت خود هستید.

این تمایز بسیار مهم است. غرامتی که برای کار خود دریافت می‌کنید باید به عنوان دستمزد W-2 پرداخت شود که مشمول مالیات استاندارد حقوق و دستمزد (تأمین اجتماعی و مدیکر) است. هر سود باقی مانده را می‌توان به عنوان توزیع پرداخت کرد که عموماً مشمول مالیات خوداشتغالی نیستند. IRS اصرار دارد که قبل از دریافت هرگونه توزیع، حقوق معقولی برای کار خود بپردازید.

آیا باید وضعیت S-corp را انتخاب کنید؟​

ارزیابی انتخاب S-corp اغلب زمانی ارزشمند است که کسب و کار شما سود ثابت و معناداری ایجاد کند. یک قانون کلی رایج این است که وقتی سود مداوم کسب و کار شما می‌تواند به راحتی از حقوق نرخ بازار برای نقش شما پشتیبانی کند، آن را در نظر بگیرید و پس از پوشش تمام هزینه‌های اداری جدید، به اندازه کافی برای توزیع سودآور باقی بماند.

نقطه سربه‌سر دقیق برای موقعیت شما منحصر به فرد است و به عوامل مختلفی بستگی دارد:

• "حقوق معقول" شما: یک کسب و کار برای کسی با مهارت‌ها و مسئولیت‌های شما در صنعت شما چه می‌پردازد؟ این رقم مبنای دستمزد W-2 شما است و تحت بررسی IRS است.
• مالیات و هزینه‌های ایالتی: برخی از ایالت‌ها قوانین خاص خود را دارند. به عنوان مثال، کالیفرنیا 1.5٪ مالیات بر درآمد خالص S-corp به اضافه حداقل مالیات سالانه 800 دلار وضع می‌کند.
• هزینه‌های اضافی: به یک سرویس حقوق و دستمزد نیاز خواهید داشت و هزینه بیمه بیکاری را پرداخت خواهید کرد. هزینه‌های حسابداری و تهیه مالیات شما نیز به دلیل پیچیدگی اضافه شده احتمالاً افزایش می‌یابد.
• کسر QBI (بخش 199A): انتخاب S-corp می‌تواند بر کسر درآمد واجد شرایط کسب و کار شما تأثیر بگذارد. دستمزدهای W-2 که به خودتان پرداخت می‌کنید می‌تواند به شما در واجد شرایط شدن برای کسر کامل کمک کند یا در سطوح درآمد بالاتر به یک عامل محدودکننده تبدیل شود.

واجد شرایط بودن و زمان‌بندی​

هر کسب و کاری نمی‌تواند S-corp شود. در اینجا الزامات سطح بالا آمده است:

• باید یک شرکت داخلی یا LLC واجد شرایط باشد.
• نمی‌تواند بیش از 100 سهامدار داشته باشد.
• فقط می‌تواند یک کلاس سهام داشته باشد.
• سهامداران باید افراد، تراست‌های خاص یا املاک باشند (یعنی بدون مشارکت، شرکت یا سهامداران بیگانه غیر مقیم).

زمان ثبت فرم 2553​

زمان‌بندی بسیار مهم است و قوانین برای کسب و کارهای جدید در مقابل کسب و کارهای موجود کمی متفاوت است.

• برای یک کسب و کار جدید: باید ظرف 2 ماه و 15 روز پس از اولین روز سال مالیاتی اول خود ثبت نام کنید. به عنوان مثال، اگر سال مالیاتی کسب و کار شما از 7 ژانویه شروع شود، مهلت شما 21 مارس است.
• برای C-corp موجود (یا LLC که به عنوان C-corp مالیات می‌شود): می‌توانید در هر زمانی در طول سال مالیاتی قبل یا تا پانزدهمین روز از ماه سوم سالی که می‌خواهید انتخاب اعمال شود، ثبت نام کنید. اگر این تاریخ در آخر هفته یا تعطیلات باشد، مهلت به روز کاری بعدی منتقل می‌شود، مقرره‌ای که تحت بخش 7503 IRC اعطا شده است.

اگر مهلت را از دست دادید چه؟ نگران نباشید. IRS مسیری را برای تسکین انتخاب دیرهنگام تحت رویه درآمد 2013-30 ارائه می‌دهد. شما اغلب می‌توانید ظرف 3 سال و 75 روز از تاریخ مؤثر مورد نظر، درخواست این تسکین را ارائه دهید، مشروط بر اینکه دلیل معقولی برای ثبت نام دیرهنگام داشته باشید.

حقوق معقول: قسمتی که افراد را به دردسر می‌اندازد​

این مورد بررسی‌ترین جنبه ساختار S-corp است. IRS بسیار واضح است: کارمندان سهامدار باید غرامت معقول برای خدماتی که ارائه می‌دهند قبل از اینکه هر سودی به عنوان توزیع در نظر گرفته شود، دریافت کنند.

"معقول" به چه معناست؟ هیچ مبلغ دلاری واحدی وجود ندارد. IRS و دادگاه‌ها به عوامل مختلفی نگاه می‌کنند تا تعیین کنند که آیا حقوق شما مناسب است، از جمله وظایف و مسئولیت‌های شما، زمانی که صرف کار می‌کنید، سطح تجربه شما و اینکه کسب و کارهای مشابه برای خدمات مشابه چه می‌پردازند. اگر در حالی که توزیع‌های زیادی دریافت می‌کنید، حقوق W-2 بسیار پایینی به خودتان پرداخت می‌کنید، انتظار داشته باشید که IRS از نزدیک بررسی کند. این اغلب به عنوان یک پرچم قرمز برای تلاش برای فرار از مالیات حقوق و دستمزد دیده می‌شود.

بیمه درمانی و مزایای حاشیه‌ای برای سهامداران بیش از 2٪​

یک قانون خاص برای نحوه برخورد S-corp با بیمه درمانی برای سهامدارانی که بیش از 2٪ از شرکت را دارند وجود دارد. اگر S-corp حق بیمه این بیمه درمانی را پرداخت کند یا بازپرداخت کند، هزینه توسط S-corp قابل کسر است.

با این حال، ارزش آن حق بیمه نیز باید در دستمزد W-2 کارمند سهامدار لحاظ شود. در حالی که این مبلغ مشمول کسر مالیات بر درآمد فدرال است، تا زمانی که به درستی انجام شود، از مالیات تأمین اجتماعی و مدیکر (FICA) معاف است. شما باید با ارائه دهنده حقوق و دستمزد خود هماهنگ کنید تا مطمئن شوید که این مبالغ به درستی در W-2 شما گزارش شده است.

نکات ایالتی (مثال‌ها)​

وضعیت S-corp فدرال همیشه به طور مستقیم در سطح ایالت ترجمه نمی‌شود. همیشه قوانین خاص ایالت خود را بررسی کنید.

• کالیفرنیا: S-corpها مشمول مالیات 1.5٪ بر درآمد خالص منبع کالیفرنیا خود هستند. علاوه بر این، اکثر شرکت‌ها باید هر سال حداقل 800 دلار مالیات حق امتیاز بپردازند (اگرچه برخی از استثنائات برای سال اول اعمال می‌شود).
• نیویورک: انجام انتخابات S-corp فدرال کافی نیست. شما همچنین باید یک انتخابات جداگانه در سطح ایالت، فرم CT-6، ثبت کنید تا به عنوان یک شرکت S نیویورک در نظر گرفته شوید. عدم انجام این کار به این معنی است که شما در سطح ایالت به عنوان یک C-corp استاندارد مالیات خواهید شد.

چگونه یک S-corp را به طور واضح در Beancount مدل‌سازی کنیم​

حسابداری متن ساده برای مدیریت پیچیدگی اضافه شده S-corp عالی است. در اینجا نحوه ساختار دفتر کل شما آمده است.

نمودار حساب‌های پیشنهادی (شروع کننده)​

این ساختار اساسی هزینه‌های حقوق و دستمزد شما را از توزیع‌ها جدا می‌کند و حساب‌های بدهی را برای پیگیری مالیات‌هایی که بدهکار هستید ایجاد می‌کند.

; Core bank & income
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Income:Sales                      USD
1970-01-01 open Income:Other                      USD

; Payroll expenses & liabilities
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages            USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes    USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:FICA          USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Medicare      USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding USD

; Equity
1970-01-01 open Equity:ContributedCapital         USD
1970-01-01 open Equity:Distributions              USD
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD

اجرای معمولی حقوق و دستمزد (ساده شده)​

ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد شما (مانند Gusto، ADP) حساب بانکی شما را برای دستمزد خالص و کل بدهی مالیاتی شما بدهکار می‌کند. معامله Beancount شما باید این را به دستمزد ناخالص، مالیات کارفرما و بدهی‌های مربوطه تقسیم کند.

; This transaction records a $100k annual salary, paid monthly.
2025-01-31 * "Gusto" "حقوق و دستمزد ژانویه — کارمند سهامدار"
  Expenses:Payroll:Wages                   8,333.33 USD ; دستمزد ناخالص
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes             637.50 USD ; FICA/Medicare سمت کارفرما
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT         -1,200.00 USD ; کسر کارمند
  Liabilities:Payroll:FICA                  -516.67 USD ; کسر کارمند
  Liabilities:Payroll:Medicare              -120.83 USD ; کسر کارمند
  Assets:Bank:Checking                    -7,133.33 USD ; دستمزد خالص از بانک کسر می‌شود

هنگامی که ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد شما آن مالیات را از طرف شما به دولت ارسال می‌کند، معامله دیگری را برای تسویه بدهی‌ها ثبت خواهید کرد.

; This represents the tax payment made by your payroll provider.
2025-02-15 * "EFTPS" "واریز مالیات حقوق و دستمزد فدرال"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT          1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA                   516.67 USD
  Liabilities:Payroll:Medicare               120.83 USD
  Assets:Bank:Checking                    -1,837.50 USD ; این مبلغ با بخش مالیاتی بدهی Gusto مطابقت دارد.

بیمه درمانی برای سهامدار بیش از 2٪​

پرداخت حق بیمه را به عنوان هزینه کسب و کار ثبت کنید. می‌توانید از ابرداده‌ها برای یادآوری این نکته استفاده کنید که این باید در W-2 گزارش شود.

2025-02-01 * "BlueCross" "بیمه درمانی سهامدار (گزارش در W-2)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance          600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                      -600.00 USD

توزیع مالک (نه دستمزد)​

توزیع‌ها کاهش حقوق صاحبان سهام هستند، نه هزینه کسب و کار. آن‌ها را جدا از حقوق و دستمزد ثبت کنید.

2025-03-31 * "Owner Distribution" "توزیع سه ماهه اول"
  Equity:Distributions                    20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                   -20,000.00 USD

پیگیری مبنای سهامدار (اختیاری، اما توصیه می‌شود)​

مبنای سهامدار شما تعیین می‌کند که آیا توزیع‌ها معاف از مالیات هستند یا خیر و آیا می‌توانید ضررهای تجاری را از اظهارنامه شخصی خود کسر کنید. در حالی که محاسبه رسمی در اظهارنامه مالیاتی شما انجام می‌شود، می‌توانید تخمین را در Beancount با استفاده از یک زیرحساب حقوق صاحبان سهام اختصاصی یا ابرداده‌ها پیگیری کنید. شما این را سالانه با برنامه K-1 که از S-corp دریافت می‌کنید، تطبیق می‌دهید.

یادداشتی در مورد کسر QBI (بخش 199A)​

مالکان مشاغل انتقالی، از جمله S-corpها، ممکن است واجد شرایط کسر 20 درصدی از درآمد واجد شرایط کسب و کار (QBI) خود باشند. با این حال، برای مالیات دهندگانی که درآمدشان بالاتر از آستانه معینی است، این کسر می‌تواند توسط مبلغ دستمزد W-2 که کسب و کار پرداخت می‌کند محدود شود. این یک تعامل پیچیده ایجاد می‌کند: پرداخت حقوق معقول برای S-corp الزامی است و همین دستمزدها می‌توانند بر کسر QBI شما تأثیر بگذارند - گاهی اوقات به آن کمک می‌کند، گاهی اوقات آن را محدود می‌کند. این یک حوزه کلیدی برای مدل‌سازی با متخصص مالیات شما است.

پس از انتخاب، چه چیزی از نظر عملیاتی تغییر می‌کند؟​

تغییر به S-corp چند لایه اداری اضافه می‌کند:

• اجرای حقوق و دستمزد: شما باید به طور رسمی حقوق و دستمزد را اجرا کنید، همراه با کسر مالیات، پرداخت مالیات کارفرما، ثبت نام‌های سه ماهه و W-2های پایان سال.
• ثبت فرم 1120-S: این اظهارنامه مالیاتی سالانه شرکت S است. شما همچنین یک برنامه K-1 برای هر سهامدار صادر خواهید کرد که سهم آن‌ها از نتایج مالی شرکت را به تفصیل بیان می‌کند.
• رسیدگی صحیح به بیمه درمانی سهامدار: اطمینان حاصل کنید که حق بیمه برای مالکان بیش از 2٪ در دستمزد W-2 آن‌ها لحاظ می‌شود.
• رعایت قوانین ایالتی: از هرگونه انتخابات S-corp در سطح ایالت یا مالیات سطح نهاد (مانند CA و NY) مطلع باشید.

اشتباهات رایج برای اجتناب​

• انتخاب دیرهنگام یا نامعتبر: مهلت‌ها را دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که همه سهامداران مورد نیاز فرم 2553 را امضا می‌کنند. اگر آن را از دست دادید، تسکین را تحت Rev. Proc. 2013-30 بررسی کنید.
• حقوق نامعقول: وسوسه نشوید که به خودتان حقوق مصنوعی پایینی بپردازید. بر اساس نقش و داده‌های بازار، مستند کنید که چرا غرامت شما معقول است.
• ترکیب دستمزد و توزیع: این معاملات را در دفاتر خود تمیز و جدا نگه دارید. توزیع‌ها حقوق و دستمزد نیستند.
• نادیده گرفتن الزامات ایالتی: فراموش کردن انتخابات ایالتی یا عدم پرداخت مالیات سطح نهاد می‌تواند منجر به جریمه و سردردهای انطباق شود.

چک لیست سریع​

• تأیید کنید که واجد شرایط هستید و صرفه‌جویی مالیاتی بالقوه بیشتر از هزینه‌های جدید است.
• مهلت ثبت فرم 2553 را در تقویم علامت بزنید (و قانون آخر هفته/تعطیلات را به خاطر داشته باشید).
• یک سرویس حقوق و دستمزد راه‌اندازی کنید و یک حقوق معقول و مستند را تعیین کنید.
• برنامه‌ریزی کنید که توزیع‌ها را فقط پس از پرداخت حقوق و هزینه‌های کسب و کار دریافت کنید.
• الزامات ثبت نام و مالیات خاص S-corp ایالت خود را بررسی و رعایت کنید.
• دفتر کل Beancount خود را با حساب‌های لازم برای حقوق و دستمزد، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام به‌روز کنید.

Beancount S-Corp Starter (قالب خنثی)

;
; Beancount S-Corp Starter (قالب خنثی)
; Generated: 2025-08-09
; ---
; نحوه استفاده از این:
; 1) "TODO" را جستجو کنید و ایالت (های) خود، ارائه دهنده حقوق و دستمزد، EIN و نام بانک های خود را پر کنید.
; 2) دستمزد و توزیع مالک را جدا نگه دارید.
; 3) با ارائه دهنده حقوق و دستمزد خود هماهنگ کنید تا بیمه درمانی سهامدار >2% را در W-2 (جعبه 1) گزارش دهید.
; 4) اگر در ایالت دیگری هستید، نمونه های CA/NY را حذف یا تطبیق دهید.
;
; یادداشت:
; - این یک الگوی حسابداری است، نه مشاوره مالیاتی.
; - فرض می شود ارز عملیاتی USD است. در صورت لزوم تغییر دهید.
;

option "title" "دفتر کل S-Corp"
option "operating_currency" "USD"
commodity USD

; === حساب ها (از 2025-01-01 باز است. تاریخ ها را در صورت لزوم تنظیم کنید) ==================
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking                    USD  ; TODO: به بانک خود تغییر نام دهید (به عنوان مثال، Assets:Bank:Chase:Operating)
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings                     USD
2025-01-01 open Assets:AccountsReceivable               USD
2025-01-01 open Assets:PrepaidExpenses                  USD

2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT         USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FICA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:Medicare    USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FUTA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding   USD   ; TODO: تغییر نام ایالت (به عنوان مثال، CA، NY)
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Unemployment  USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Local               USD

2025-01-01 open Equity:ContributedCapital               USD
2025-01-01 open Equity:Distributions                    USD
2025-01-01 open Equity:RetainedEarnings                 USD
2025-01-01 open Equity:OpeningBalances                  USD

2025-01-01 open Income:Sales                            USD
2025-01-01 open Income:Other                            USD

2025-01-01 open Expenses:COGS                            USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages                   USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare  USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FUTA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:State     USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance        USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HSA                    USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:Retirement:Match       USD
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:S-Corp              USD  ; به عنوان مثال، مالیات سطح نهاد 1.5٪ CA
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:Franchise           USD  ; به عنوان مثال، حداقل مالیات حق امتیاز 800 دلاری CA
2025-01-01 open Expenses:Professional:Payroll            USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Accounting         USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Legal              USD
2025-01-01 open Expenses:BankFees                        USD
2025-01-01 open Expenses:Software                        USD
2025-01-01 open Expenses:Office                          USD
2025-01-01 open Expenses:Meals                           USD
2025-01-01 open Expenses:Travel                          USD
2025-01-01 open Expenses:Insurance:GeneralLiability      USD

; === مثال: سرمایه گذاری مالک =================================================
2025-01-02 * "Owner" "سرمایه گذاری اولیه"
  Assets:Bank:Checking                        25,000.00 USD
  Equity:ContributedCapital                  -25,000.00 USD

; === مثال: پرداخت مشتری =====================================================
2025-01-15 * "Stripe" "دریافت اشتراک ژانویه"
  Assets:Bank:Checking                        12,000.00 USD
  Income:Sales                               -12,000.00 USD

; === مثال: حقوق و دستمزد ماهانه (کارمند سهامدار واحد) ========================
; اعداد برای تعادل کامل انتخاب شده اند. اعداد FIT/State را با واقعیت خود تطبیق دهید.
; دستمزد ناخالص: 8,333.33 | کارمند FIT: 1,200.00 | کسر ایالتی: 300.00
; کارمند FICA (6.2%): 516.67 | کارمند Medicare (1.45%): 120.83
; کارفرما FICA: 516.67 | کارفرما Medicare: 120.83
; دستمزد خالص: 6,195.83
2025-01-31 * "Gusto" "حقوق و دستمزد ژانویه — کارمند سهامدار"
  Expenses:Payroll:Wages                         8,333.33 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA              516.67 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare          120.83 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT               -1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA              -1,033.34 USD  ; کارمند + کارفرما
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare            -241.66 USD  ; کارمند + کارفرما
  Liabilities:Payroll:State:Withholding           -300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -6,195.83 USD

; === مثال: واریز مالیات حقوق و دستمزد (EFTPS و ایالت) =================================
2025-02-15 * "EFTPS" "واریز حقوق و دستمزد فدرال (FIT، FICA، Medicare)"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT                1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA               1,033.34 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare             241.66 USD
  Assets:Bank:Checking                          -2,475.00 USD

2025-02-16 * "STATE DOR" "کسر حقوق و دستمزد ایالت"
  Liabilities:Payroll:State:Withholding            300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -300.00 USD

; === مثال: بیمه درمانی برای سهامدار >2% =================================
; با حقوق و دستمزد هماهنگ کنید تا کل حق بیمه سالانه در W-2 جعبه 1 لحاظ شود.
; خود حق بیمه در اینجا قابل کسر است. در صورت رسیدگی صحیح، SS/Medicare را از آن کسر نکنید.
2025-02-01 * "BlueCross" "بیمه درمانی سهامدار (گنجاندن W-2 توسط حقوق و دستمزد انجام می شود)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance                600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                            -600.00 USD

; === مثال: توزیع مالک (نه دستمزد) =======================================
2025-03-31 * "Owner Distribution" "توزیع سه ماهه اول"
  Equity:Distributions                         20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                        -20,000.00 USD

; === مثال های ایالتی (در صورت عدم کاربرد حذف/ویرایش کنید) =================================
; حداقل مالیات حق امتیاز کالیفرنیا (نه همیشه سال اول؛ قوانین را بررسی کنید)
2025-04-15 * "California FTB" "مالیات سالانه حق امتیاز"
  Expenses:Taxes:State:Franchise                   800.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -800.00 USD

; مالیات سطح نهاد 1.5٪ S-Corp کالیفرنیا (مثال پرداخت برآورد)
2025-06-15 * "California FTB" "برآورد مالیات S-Corp"
  Expenses:Taxes:State:S-Corp                    1,500.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -1,500.00 USD

; انتخابات S جداگانه نیویورک (CT-6) تأثیر مستقیمی بر دفتر کل ندارد. یادداشت نگهدارنده مکان.
2025-01-05 note Equity:RetainedEarnings "انتخابات S نیویورک (CT-6) ثبت شد — فقط یادداشت حسابداری (بدون ورودی)"

; === ردیابی مبنا (اختیاری — یادداشت خارج از کتاب) =====================================
2025-12-31 note Equity:RetainedEarnings "انتقال مبنا: +سرمایه 25,000 +درآمد 60,000 -توزیع 20,000 = مبنای پایان 65,000 (با K-1 تطبیق دهید)"

; === نکات واردات (CSV از Gusto/ADP) =============================================
; - برای CSV های ثبت حقوق و دستمزد Gusto، ستون ها را ترسیم کنید:
;   دستمزد ناخالص -> Expenses:Payroll:Wages
;   کارمند FIT/FICA/Medicare -> Liabilities:Payroll:Federal:FIT/FICA/Medicare (منفی)
;   کسر ایالتی -> Liabilities:Payroll:State:Withholding (منفی)
;   کارفرما FICA/Medicare/FUTA/SUTA -> Expenses:Payroll:EmployerTaxes:* (مثبت) و
;       اگر CSV شما مالیات کارفرما را به عنوان مبالغ بدهی فهرست می کند، آنها را به صورت Liabilities:* (منفی) منعکس کنید،
;       سپس با پرداخت های EFTPS/ایالت خود تسویه کنید.
;   دستمزد خالص -> Assets:Bank:Checking (منفی، با تاریخ پرداخت مطابقت دارد)
; - بیمه درمانی پرداخت شده توسط شرکت:
;   پرداخت فروشنده -> Expenses:Benefits:HealthInsurance (مثبت) / بانک (منفی)؛
;   اطمینان حاصل کنید که حقوق و دستمزد شامل حق بیمه سالانه در W-2 جعبه 1 برای سهامدار >2% است.
;
; نکات:
; - توزیع ها را از حساب های حقوق و دستمزد دور نگه دارید.
; - از برچسب هایی مانند #payroll #distribution برای فیلتر کردن در Fava استفاده کنید.
; - زیرحساب های بانکی جداگانه را برای کنار گذاشتن مالیات (فدرال/ایالت) در نظر بگیرید.

وقتی حاشیه سود شما به پنی بستگی دارد، دقت بر حدس و گمان غلبه می‌کند.

فروش در آمازون، بازی حجم و سرعت است. اما در پشت عجله فروش و ارسال، شبکه پیچیده‌ای از هزینه‌ها، بازگشت‌ها، جابجایی‌های موجودی و تعهدات مالیاتی نهفته است. نرم‌افزارهای حسابداری استاندارد اغلب در ثبت این نکات ظریف مشکل دارند و به فروشندگان تصویری مبهم از سودآوری واقعی‌شان می‌دهند.

اینجاست که یک سیستم حسابداری متنی ساده مانند Beancount می‌درخشد. با دادن کنترل کامل بر نحوه ثبت تراکنش‌ها، می‌توانید یک منبع مالی حقیقی بسازید که به طور کامل چالش‌های منحصر به فرد بازار آمازون را مدل‌سازی می‌کند. این راهنما یک گردش کار گام به گام را برای پیشی گرفتن از هزینه‌ها، مالیات‌ها و سردردهای موجودی ارائه می‌دهد.

چرا حسابداری آمازون متفاوت است؟​

اگر سعی کرده‌اید یک پرداخت آمازون را با صورت‌حساب بانکی خود تطبیق دهید، می‌دانید که این کار ساده‌ای نیست. واقعیت مالی یک کسب و کار آمازون در پشت لایه‌های انتزاع پنهان شده است.

• پرداخت‌های کلی دو هفته‌ای: آمازون درآمد هر فروش را برای شما ارسال نمی‌کند. در عوض، هر دو هفته یک سپرده واحد ارسال می‌کند. این مبلغ کلی یک رقم خالص است که فروش ناخالص از آن کسر شده است. هزینه‌های ارجاع، هزینه‌های FBA، هزینه‌های تبلیغات، بازگشت‌ها و سایر کسورات. برای درک کسب و کار خود، باید این عدد واحد را به اجزای تشکیل دهنده آن تقسیم کنید. (doola: A Business-in-a-Box™)
• موجودی در همه جا: موجودی شما دائماً در حال حرکت است - از تامین کننده شما، به یک مرکز آماده سازی، به مراکز مختلف انجام FBA در سراسر کشور و در نهایت به مشتری. ردیابی دقیق هزینه کالاهای فروخته شده (COGS) مستلزم دانستن این است که کدام دسته از موجودی (با چه هزینه‌ای) برای هر فروش استفاده شده است. (Bean Ninjas)
• هزینه‌ها و تبلیغات بازار: بخش قابل توجهی از درآمد شما بلافاصله توسط هزینه‌ها مصرف می‌شود: هزینه‌های ارجاع، هزینه‌های انتخاب و بسته بندی FBA، هزینه‌های ذخیره سازی ماهانه و هزینه‌های تبلیغات. ردیابی جداگانه هر یک از این دسته‌های هزینه تنها راه برای محاسبه حاشیه سود ناخالص واقعی شما و تعیین سودآوری واقعی یک محصول است. (Profitwise Accounting)
• وصله کاری مالیات بر فروش: در حالی که قوانین تسهیل کننده بازار آمازون، جمع آوری و ارسال مالیات بر فروش را در اکثر ایالت‌ها انجام می‌دهد، این یک راه حل کامل نیست. ذخیره موجودی در انبارهای FBA می‌تواند "پیوند" (حضور تجاری) ایجاد کند، که به طور بالقوه شما را ملزم به ثبت نام و تشکیل پرونده در آن ایالت‌ها می‌کند، حتی اگر مالیاتی وجود نداشته باشد. این یک حوزه انطباق پیچیده است که نیازمند ردیابی دقیق است. (TaxDo)
• آستانه‌های پایین‌تر 1099-K: با کاهش آستانه گزارش برای فرم 1099-K از 20000 دلار به 5000 دلار در سال 2024 (و قرار است از سال 2026 به 600 دلار کاهش یابد)، تقریباً هر فروشنده جدی فرمی از آمازون دریافت می‌کند که حجم معاملات ناخالص خود را به IRS گزارش می‌دهد. دفاتر شما باید بتوانند کاملاً با این عدد تطبیق داده شوند. (IRS)

طرح هفت مرحله‌ای Beancount​

این طرح از دقت Beancount برای مقابله با پیچیدگی آمازون استفاده می‌کند.

۱. کانال‌ها را زود جدا کنید​

اگر در چندین پلتفرم می‌فروشید، حسابداری هر یک را جداگانه نگه دارید. در یک فایل Beancount واحد برای نهاد حقوقی خود، حساب‌های سلسله مراتبی اختصاصی برای هر بازار ایجاد کنید. این ساختار تجزیه و تحلیل را ساده می‌کند و تولید برنامه‌های مالیاتی را آسان می‌کند.

2025-07-22 open Income:Amazon               USD
2025-07-22 open Expenses:Amazon:FBAFee      USD
2025-07-22 open Assets:Amazon:Payouts       USD

۲. هر پرداخت را تجزیه کنید​

این مهمترین عادت است. هرگز یک سپرده آمازون را به عنوان یک خط درآمد ثبت نکنید. در عوض، گزارش تسویه حساب "همه تراکنش‌ها" را از Seller Central برای دوره مربوطه دانلود کنید. از این گزارش برای ایجاد یک تراکنش Beancount واحد استفاده کنید که پرداخت را به اجزای آن تقسیم می‌کند.

سپرده ای که در بانک دریافت می کنید، ورودی متعادل کننده است. فروش ناخالص به Income اعتبار داده می شود، در حالی که همه هزینه ها و بازپرداخت ها از حساب های Expenses مربوطه بدهکار می شوند.

; پرداخت دو هفته‌ای از گزارش تسویه حساب
2025-07-14 * "تسویه حساب آمازون #4361"
  Assets:Bank:Operating            8432.17 USD
  Income:Amazon:Sales            -12274.50 USD
  Expenses:Amazon:FBAFee           2454.80 USD
  Expenses:Amazon:Adverts          1012.06 USD
  Expenses:Amazon:Refunds           375.47 USD
  Assets:Amazon:Reserve            -100.00 USD

۳. موجودی و COGS را با لات‌ها ردیابی کنید​

Beancount یک سیستم درجه یک برای ردیابی موجودی به نام "لات" دارد. هنگامی که موجودی خریداری می کنید، تعداد واحدها و هزینه خاص آنها را ثبت می کنید. هنگامی که یک واحد فروخته می شود، می توانید آن هزینه دقیق را هزینه کنید و محاسبه کاملی برای هزینه کالاهای فروخته شده (COGS) به شما می دهد.

; خرید 1000 واحد از یک تامین کننده
2025-07-01 * "سفارش خرید تامین کننده PO-7421"
  Assets:Inventory:WidgetA     1000 WidgetA {@ 4.20 USD}
  Assets:Bank:Operating

; بعداً، هزینه یک فروش واحد را ثبت کنید
2025-07-16 * "فروش FBA WidgetA | COGS"
  Expenses:COGS                1 WidgetA {4.20 USD}
  Assets:Inventory:WidgetA

۴. تعهدی را برای شفافیت انتخاب کنید​

برای هر کسب و کاری مبتنی بر موجودی، روش تعهدی برتر است. یک رویکرد نقدی، هزینه هنگفتی را در ماهی که موجودی خریداری می‌کنید و سودهای مصنوعی بالایی را در ماه‌هایی که آن را می‌فروشید، نشان می‌دهد و عملکرد شما را تحریف می‌کند. حسابداری تعهدی به درستی هزینه کالاهای فروخته شده (COGS) را با درآمد حاصل از آن فروش در همان دوره مطابقت می دهد و تصویر بسیار واضح تری از سود ناخالص شما ارائه می دهد. (Bean Ninjas)

۵. واردات را خودکار کنید​

وارد کردن دستی گزارش‌های تسویه حساب در ابتدا آموزشی است، اما مقیاس‌پذیر نیست. اکوسیستم متن ساده در اتوماسیون برتری دارد:

• از bean-extract برای استخراج داده‌ها از CSVهای قالب‌بندی شده صادر شده توسط سرویس‌هایی مانند A2X استفاده کنید.
• اسکریپت‌های ساده پایتون بنویسید تا داده‌ها را مستقیماً از SP-API آمازون استخراج کنید.
• از واردکنندگان موجود برای استخراج فایل‌های CSV بانک برای تطبیق سپرده‌ها و هزینه‌های اخذ شده مستقیماً به کارت‌های اعتباری استفاده کنید.

۶. هفتگی تطبیق دهید​

بررسی اعداد خود را به یک عادت تبدیل کنید. از ابزارهای قدرتمند خط فرمان Beancount برای اعتبارسنجی سریع موجودی ها و بررسی عملکرد استفاده کنید.

# موجودی فعلی و ارزش خود را بررسی کنید
bean-balance books.bean "Assets:Inventory" "2025-07-21"

# یک صورت سود و زیان برای دوره گذشته ایجاد کنید
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

۷. اسناد منبع را بایگانی کنید​

برای هر تراکنش اصلی، به سند منبع پیوند دهید. PDF رسمی تسویه حساب آمازون، فاکتور تامین کننده برای خرید موجودی یا رسید حمل و نقل را با استفاده از نحو فراداده Beancount (document:) پیوست کنید. این یک رکورد مالی خودکفا و آماده حسابرسی ایجاد می کند.

چک لیست مالیات بر فروش و انطباق​

• قوانین تسهیل کننده بازار: درک کنید که در حالی که آمازون مالیات بر فروش را از طرف شما در اکثر ایالت‌ها ارسال می‌کند، ذخیره موجودی در ایالت‌هایی مانند کالیفرنیا، تگزاس یا پنسیلوانیا همچنان می‌تواند پیوند اقتصادی ایجاد کند و به طور بالقوه شما را ملزم به ثبت کسب و کار خود در آنجا کند. (TaxGPT)
• تطبیق 1099-K: مطمئن شوید که مبلغ کل ثبت شده در Income:Amazon:Sales برای سال با مبلغ ناخالص گزارش شده در فرم 1099-K شما تا سنت مطابقت دارد. هرگونه مغایرت پرچم حسابرسی است. (IRS)
• مالیات مستقیم بر فروش: اگر از طریق کانال‌های دیگری که تحت پوشش یک تسهیل کننده نیستند، می‌فروشید، یک زیر درخت حساب Liabilities:SalesTaxPayable:State را برای ردیابی مالیات‌هایی که مستقیماً بدهکار هستید، نگه دارید.

مشکلات رایج (و رفع آنها)​

• مشکل: فقط سپرده خالص از آمازون ثبت می‌شود.
  • رفع: همیشه پرداخت‌ها را با استفاده از گزارش کامل تسویه حساب تجزیه کنید.
• مشکل: نادیده گرفتن بازگشت‌های بازپرداخت شده یا کالاهای آسیب دیده.
  • رفع: هم هزینه بازپرداخت اولیه و هم بازپرداخت بعدی از آمازون را به عنوان یک اعتبار جداگانه ثبت کنید.
• مشکل: فراموش کردن ذخایر در گردش.
  • رفع: آمازون اغلب موجودی "ذخیره" را از پرداخت‌ها، به ویژه برای حساب‌های جدید، کسر می‌کند. این پولی را که به شما بدهکار هستند در یک حساب اختصاصی Assets:Amazon:Reserve ردیابی کنید.
• مشکل: عدم تطابق نام مستعار SKU بین سیستم شما و آمازون.
  • رفع: همه کدهای SKU را در اسکریپت‌های واردات خود عادی کنید تا مطمئن شوید که جستجوهای COGS با شکست مواجه نمی‌شوند.

شروع سریع کارها​

• اولین گزارش تسویه حساب خود را در Seller Central فعال و دانلود کنید.
• یک مخزن شروع Beancount را کلون کنید و نموداری از حساب‌های خاص آمازون ایجاد کنید.
• یک اسکریپت وارد کننده کوچک بنویسید که یک CSV تسویه حساب را به یک تراکنش Beancount (فایل .txn) تبدیل کند.
• یک یادآوری هفتگی برای استخراج گزارش‌های جدید و اجرای bean-check برای اطمینان از معتبر بودن فایل‌های خود برنامه ریزی کنید.
• صورت سود و زیان خود را ماهانه بررسی کنید تا تصمیمات مبتنی بر داده در مورد هزینه‌های تبلیغات، قیمت گذاری و موجودی بگیرید.

مطالعه بیشتر​

• Amazon Seller Central → 1099-K FAQs
• اطلاعیه IRS 2024-85 در مورد آستانه‌های فرم 1099-K
• راهنمای COGS Bean Ninjas برای فروشندگان آمازون

بیشتر ارسال کنید، کمتر نگران باشید - لوبیاهای خود را متعادل نگه دارید. فروش مبارک!