Sanciones para Preparadores de Impuestos bajo la Sección 6694: Cómo las Posiciones Irrazonables, la Conducta Intencional y el Incumplimiento de la Diligencia Debida de la Sección 6695 les Cuestan Dinero Real a los CPA y EA

Imagine firmar 800 declaraciones durante la temporada de impuestos y luego recibir una carta del IRS una tarde de verano proponiendo una sanción de $5,000 — o algo peor, una sanción equivalente al 75 por ciento de cada honorario que cobró por una serie de declaraciones relacionadas. Los contribuyentes pagaron el impuesto. Ellos están bien. La sanción es suya, personalmente, y puede ascender a seis cifras antes de que usted ponga un pie frente a un examinador.

Ese es el mundo que la Sección 6694 del Código de Impuestos Internos crea para los preparadores de declaraciones de impuestos remunerados. El estatuto es corto, las regulaciones son densas y la aplicación es real. Los CPAs, agentes inscritos, abogados y preparadores no inscritos están todos bajo la misma responsabilidad, y la carga no es abstracta. Es por declaración, por posición y, en algunos casos, por crédito reclamado en una sola declaración.

Si usted prepara declaraciones por compensación — o si supervisa a personas que lo hacen — esta guía recorre la estructura de sanciones, los estándares que debe cumplir, la trampa de diligencia debida de la Sección 6695 que atrapa a preparadores que nunca se consideraron agresivos, y las defensas que realmente funcionan cuando un examinador se presenta en su puerta.

Los dos niveles de la Sección 6694

La Sección 6694 tiene dos niveles de sanciones distintos. No son alternativas; el IRS puede imponer uno u otro dependiendo de lo que el examinador crea que sucedió en su oficina.

Sección 6694(a): Posición no razonable

El primer nivel se dirige a los preparadores que adoptan una posición en una declaración que resulta en una subestimación de impuestos y que el preparador sabía o razonablemente debería haber sabido que era una "posición no razonable". La sanción es el mayor entre $1,000 o el 50 por ciento de los ingresos derivados (o a derivar) de la preparación de esa declaración específica.

Lea esto con atención. El piso de la sanción es fijo, pero el techo escala con sus honorarios. Una declaración pequeña con una deducción agresiva puede costar $1,000. Un contrato de consultoría complejo sobre una sola transacción que genere una subestimación puede costar un múltiplo de los honorarios del contrato — la mitad de todo lo que la firma facturó por ese producto de trabajo.

Sección 6694(b): Conducta deliberada o temeraria

El segundo nivel es para preparadores que intentan deliberadamente subestimar la responsabilidad tributaria o que ignoran temeraria o intencionalmente las reglas y regulaciones. La sanción es el mayor entre $5,000 o el 75 por ciento de los ingresos derivados de la preparación de la declaración. Una afirmación de la Sección 6694(b) también conlleva un peso reputacional — aparece en remisiones disciplinarias, procedimientos de la Circular 230 y, ocasionalmente, investigaciones criminales.

Las dos sanciones no son acumulativas sobre la misma conducta, pero un preparador que se ve afectado por una sanción bajo la 6694(b) obtiene efectivamente el peor de los dos resultados: una cantidad de dinero mayor y una marca permanente en el historial de su número de identificación fiscal de preparador (PTIN).

Qué cuenta como una "posición no razonable"

La parte más difícil de la Sección 6694 no es el cálculo; es el estándar. Una posición es "no razonable" bajo la 6694(a) a menos que el preparador pueda demostrar que la posición cumplió con uno de los tres umbrales, y qué umbral se aplica depende de cómo se trató la posición en la declaración.

• Posiciones no reveladas (lo habitual para la mayoría de las declaraciones): Debe existir autoridad sustancial para la posición. La autoridad sustancial es más que una base razonable pero menos que "más probable que no". Los profesionales la describen comúnmente como una probabilidad de aproximadamente el 40 por ciento de ser sostenida por sus méritos — no es un umbral preciso, pero sí un modelo mental útil.
• Posiciones reveladas (típicamente a través del Formulario 8275 u 8275-R): Una base razonable es suficiente. La base razonable es significativamente superior al nivel de "no frívolo" pero inferior a la autoridad sustancial — aproximadamente una probabilidad del 20 al 30 por ciento de ser sostenida.
• Refugios fiscales y transacciones declarables: El estándar es "más probable que no" — el preparador debe creer razonablemente que la posición se sostendrá por sus méritos, lo que significa una probabilidad superior al 50 por ciento.

El resultado práctico: cuando una autoridad no está de acuerdo con los tratados, cuando las regulaciones guardan silencio, cuando solo un oscuro caso de un tribunal de circuito respalda la deducción, usted debe ascender a la autoridad sustancial antes de firmar, o revelar la posición para bajar el listón a una base razonable.

La autoridad sustancial no es lo mismo que ganar

Los examinadores y los oficiales de apelaciones a veces confunden la autoridad sustancial con "el IRS estaría de acuerdo". No es así. Las regulaciones del Tesoro enumeran explícitamente los tipos de autoridad que cuentan: el Código, las regulaciones, los fallos de ingresos (revenue rulings), casos judiciales, memorandos de asesoramiento técnico, informes de comités conjuntos, entre otros. El peso de la autoridad se juzga objetivamente. Una resolución de carta privada (private letter ruling) bien razonada de otro contribuyente puede ser autoridad sustancial. Una publicación en un blog, por muy persuasiva que sea, no puede serlo.

Sección 6695: La trampa de la diligencia debida

La Sección 6694 es el estatuto principal, pero la Sección 6695(g) —la sanción por falta de diligencia debida— es lo que atrapa a los preparadores que jamás soñarían con adoptar una postura agresiva. La sanción se aplica cuando un preparador reclama cualquiera de los siguientes cuatro elementos en la declaración de un cliente sin cumplir con los requisitos reglamentarios de diligencia debida:

1. El Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo (EITC)
2. El Crédito Tributario por Hijos / Crédito Tributario Adicional por Hijos / Crédito por Otros Dependientes (CTC/ACTC/ODC)
3. El Crédito Tributario de la Oportunidad Americana (AOTC)
4. El estado de declaración de Jefe de familia

Para las declaraciones presentadas en 2026, la sanción es de aproximadamente $650 por cada incumplimiento y —lo que es crítico— cada elemento en la declaración constituye una sanción independiente. Una sola declaración que reclame los cuatro elementos donde el preparador no haya cumplido con la diligencia debida en los cuatro puede generar una sanción acumulada de alrededor de $2,600. Multiplique eso por cien declaraciones con EITC en una temporada y la exposición al riesgo asciende rápidamente a las seis cifras.

Los cuatro requisitos de diligencia debida

Para cumplir con la Sección 6695(g), un preparador debe:

• Completar y enviar el Formulario 8867 (Lista de Verificación de la Diligencia Debida del Preparador Pagado) con cada declaración presentada electrónicamente que reclame cualquiera de los cuatro elementos, o adjuntar una copia a una declaración presentada en papel.
• Calcular el crédito o el estado de declaración con precisión utilizando las hojas de trabajo de las instrucciones del formulario y conservar dichas hojas de trabajo.
• Realizar consultas razonables cuando la información del cliente parezca incompleta, inconsistente o incorrecta, y documentar dichas consultas por escrito.
• Conservar los registros durante tres años a partir de la fecha que resulte posterior entre: la fecha de vencimiento de la declaración, la fecha de presentación o la fecha en que entregó la declaración completada al cliente.

El requisito de mantenimiento de registros es donde el IRS gana muchos de estos casos. Los auditores no necesitan probar que el crédito era incorrecto; solo necesitan demostrar que usted no puede presentar las hojas de trabajo, el Formulario 8867, los documentos proporcionados por el cliente o las notas contemporáneas sobre las consultas realizadas. Si el expediente está vacío, la sanción se mantiene.

¿Quién es un "preparador de declaraciones de impuestos"?

La Sección 6694 solo se aplica a un "preparador de declaraciones de impuestos" según se define en la Sección 7701(a)(36) y en la Regulación del Tesoro 301.7701-15. La regulación distingue entre dos roles, y ambos están bajo escrutinio.

Preparadores firmantes

Un preparador firmante es la persona que firma físicamente la declaración. Se presume que tiene la responsabilidad principal de la exactitud sustantiva general de la declaración y es el primer objetivo de cualquier investigación de sanciones al preparador.

Preparadores no firmantes

Un preparador no firmante es alguien que prepara una "porción sustancial" de la declaración pero no la firma. Los ejemplos más comunes son:

• Un socio senior que brinda asesoramiento fiscal escrito u oral sobre una transacción específica (una incorporación bajo la Sección 351, un intercambio 1031, una elección bajo la Sección 754) que se traslada directamente a un asiento en la declaración.
• Un especialista en otra firma —por ejemplo, un abogado de impuestos internacionales— cuyo memorando dicta la postura que toma el preparador firmante.

Para que el preparador no firmante sea responsable, el asesoramiento debe relacionarse con eventos que ya han ocurrido en el momento en que se presta el asesoramiento. El asesoramiento de planificación pura —antes de que se cierre la transacción— no crea la condición de preparador.

La regla de minimis

Un anexo, asiento u otra porción de la declaración no es "sustancial" si involucra montos que son tanto inferiores a $400,000 como inferiores al 20 por ciento de los ingresos brutos mostrados en la declaración. Por separado, un preparador no firmante no es sancionado si menos del 5 por ciento del tiempo total de asesoría fiscal en la transacción fue suyo.

En la práctica habitual de una firma, esta regla protege al asociado junior que buscó una cita legal, pero no protege al socio que dio forma a toda la postura.

La defensa de causa razonable y buena fe

Tanto la Sección 6694(a) como la Sección 6694(b) incluyen una defensa integrada: no hay sanción si hubo una causa razonable para la subestimación y el preparador actuó de buena fe. Los factores que importan son:

• Naturaleza del error. Los errores de cálculo aislados tienden a considerarse causa razonable. Los patrones que sugieren indiferencia, no.
• Frecuencia del error. Una sola cita omitida es más fácil de defender que una práctica repetida en muchas declaraciones.
• Importancia relativa (materialidad) de la subestimación. Cuanto menor sea la subestimación en relación con la declaración, más fácil será la defensa.
• Confianza en la información del contribuyente. Generalmente, un preparador tiene derecho a confiar de buena fe en la información proporcionada por el cliente, pero no puede ignorar información que sea incorrecta o incompleta a simple vista.
• Confianza en el asesoramiento de otros preparadores. Un preparador firmante a veces puede transferir la responsabilidad a un especialista no firmante creíble, pero solo si la confianza fue razonable y el especialista estaba realmente calificado en el tema.

La causa razonable depende de los hechos específicos, lo que significa que también depende de la documentación. El preparador que puede presentar un memorando contemporáneo, un registro de investigación, una carta de encargo que delimite el alcance del trabajo y una representación escrita del cliente entra a la auditoría con una defensa. El preparador que se presenta solo con la declaración firmada entra con un cheque.

El costo silencioso: Donde la contabilidad lo salva

Las regulaciones sobre sanciones evalúan su conducta frente a lo que era conocible en el momento en que se firmó la declaración. La mayoría de los preparadores pierden los casos de la Sección 6694 no porque su posición fuera indefendible, sino porque las cifras subyacentes eran un desastre: mal categorizadas en los libros del cliente, reexpresadas tarde en el compromiso o imposibles de vincular con los documentos fuente.

Unos libros limpios y transparentes para cada cliente reducen su exposición a las sanciones para preparadores de dos maneras. Primero, puede calcular realmente la respuesta correcta a la primera. Segundo, cuando un examinador cuestiona una posición años después, usted puede reconstruir exactamente lo que sabía cuando firmó: cada entrada rastreable, cada reclasificación fechada. Sin eso, la "causa razonable" se convierte en una discusión sobre la memoria en lugar de un rastro documental.

Pasos prácticos para 2026

Los siguientes hábitos separan a las firmas que ocasionalmente pagan sanciones para preparadores de las firmas que esencialmente nunca lo hacen.

Refuerce sus cartas de encargo

Especifique el alcance del trabajo, la responsabilidad del cliente de proporcionar información completa y precisa, y el derecho de la firma a confiar en esa información. Una carta de encargo que documente las representaciones del cliente es el documento individual más útil en un examen de la 6694.

Desarrolle una disciplina de divulgación de posiciones

Cuando una posición está respaldada por una base razonable pero no por una autoridad sustancial, divúlguela en el Formulario 8275. La divulgación no es una admisión de debilidad; es el seguro más barato disponible. El Formulario 8275 en sí no cuesta nada prepararlo y reduce instantáneamente el estándar que debe cumplir.

Documente la investigación

Para cualquier posición en la declaración que no sea rutinaria, redacte un memorando de una página que resuma el problema, las autoridades que consideró y la conclusión a la que llegó. Guárdelo en el archivo del cliente antes de que se firme la declaración. Años después, así es como se ve la causa razonable.

Operacionalice el Formulario 8867

Integre la debida diligencia para el EITC, CTC, AOTC y jefe de familia en su lista de verificación de ingreso. Confirme que se completó la hoja de trabajo, se realizaron las indagaciones y se conservaron los documentos de respaldo para cada declaración aplicable. Un solo Formulario 8867 faltante en una muestra de 30 declaraciones es suficiente para abrir un examen más amplio.

Audite su actividad de PTIN

Cada preparador debe revisar periódicamente el universo de declaraciones asociadas con su PTIN. Los preparadores fantasma, las revisiones de supervisores omitidas y las declaraciones huérfanas son fuentes comunes de propuestas de sanciones inesperadas.

Capacite a los no firmantes

Si su firma utiliza especialistas que no firman las declaraciones, capacítelos sobre las reglas de porción sustancial y de minimis. Un memorando de un especialista que termine con "recomendamos que esto se refleje en la declaración como..." puede convertir un compromiso de planificación en una relación de preparador, con toda la responsabilidad que eso implica.

Un ejemplo práctico

Una firma de CPA regional prepara una declaración para una sociedad de tipo S de capital cerrado. El socio principal de la firma aconseja que un pago de $1.2 millones a un accionista que se jubila debe caracterizarse como una distribución de la Sección 736(b) en lugar de un pago garantizado de la Sección 736(a). El consejo es por escrito, los eventos ya han ocurrido y la posición es la partida individual más grande en la declaración. Un socio junior firma la declaración.

Años más tarde, el IRS recaracteriza el pago como un pago garantizado. Existe un argumento plausible para la posición de la firma, pero la única autoridad publicada fue un memorando del Tribunal Fiscal de 1987 con el que el IRS ha discrepado sistemáticamente. La posición no fue divulgada.

El equipo de examen impone una sanción de la Sección 6694(a) contra el socio junior firmante y el socio principal no firmante. La firma facturó el compromiso en $42,000. La sanción propuesta contra cada preparador es del 50 por ciento de los ingresos derivados, y el IRS calcula eso en función de los ingresos que obtuvo cada individuo, no de los honorarios brutos de la firma. La defensa dependerá de si la firma puede demostrar autoridad sustancial para la posición o, en su defecto, causa razonable y buena fe. Sin un memorando de investigación contemporáneo, es probable que la firma tenga que emitir un cheque.

La lección no es que la posición fuera indefendible; muchos profesionales la habrían tomado. La lección es que la divulgación en el Formulario 8275 habría cambiado el estándar a una base razonable, donde la posición califica claramente, y la discusión sobre la sanción nunca habría comenzado.

Mantenga su práctica y los libros de sus clientes listos para una auditoría

El hilo conductor en cada caso de las Secciones 6694 y 6695 es la documentación. Los preparadores que pueden reconstruir lo que sabían, cuándo lo sabían y por qué tomaron una decisión particular rara vez pagan sanciones; los preparadores que no pueden, a menudo lo hacen. Lo mismo ocurre con los clientes cuyas declaraciones usted firma: los compromisos que se desarrollan sin problemas son los que se basan en libros en los que realmente se puede confiar.

Beancount.io ofrece a las firmas de contabilidad y a sus clientes un libro mayor de texto plano con control de versiones que es transparente de principio a fin. Cada transacción es una línea de texto, cada reclasificación es un cambio rastreado y cada archivo de años anteriores es reproducible a partir de un historial de Git en lugar de una hoja de cálculo que espera que alguien haya guardado. Cuando un examinador pregunta qué mostraban los libros el día en que se firmó la declaración, usted puede responder con un hash de commit en lugar de una disculpa. Pruébelo gratis y aporte a la contabilidad de sus clientes la misma disciplina que ya aporta a sus posiciones fiscales.