Penalidades para Preparadores de Impostos sob a Seção 6694: Como Posições Irrazoáveis, Conduta Dolosa e Falhas de Devida Diligência sob a Seção 6695 Custam Dinheiro Real a CPAs e EAs

Imagine assinar 800 declarações durante a temporada de impostos e, em uma tarde de verão, receber uma carta do IRS propondo uma penalidade de US$ 5.000 — ou pior, uma penalidade equivalente a 75 por cento de cada honorário recebido em uma série de declarações relacionadas. Os contribuintes pagaram o imposto. Eles estão bem. A penalidade é sua, pessoalmente, e pode chegar a seis dígitos antes mesmo de você colocar os pés diante de um fiscal.

Esse é o mundo que a Seção 6694 do Internal Revenue Code (Código de Receita Federal) cria para preparadores de declarações de impostos remunerados. O estatuto é curto, os regulamentos são densos e a fiscalização é real. CPAs, EAs (Enrolled Agents), advogados e preparadores não inscritos estão todos no mesmo barco, e o risco não é abstrato. É por declaração, por posição e, em alguns casos, por crédito reivindicado em uma única declaração.

Se você prepara declarações por remuneração — ou se supervisiona pessoas que o fazem — este guia percorre a estrutura de penalidades, os padrões que você deve cumprir, a armadilha de diligência devida da Seção 6695 que pega preparadores que nunca se consideraram agressivos, e as defesas que realmente funcionam quando um fiscal aparece à sua porta.

Os Dois Níveis da Seção 6694

A Seção 6694 tem dois níveis de penalidade distintos. Eles não são alternativos; o IRS pode aplicar um ou outro dependendo do que o fiscal acredita ter acontecido em seu escritório.

Seção 6694(a): Posição Irrazoável

O primeiro nível visa preparadores que adotam uma posição em uma declaração que resulta em uma subestimação do imposto e que o preparador sabia ou deveria saber razoavelmente que era uma "posição irrazoável". A penalidade é o maior valor entre US$ 1.000 ou 50 por cento da receita derivada (ou a ser derivada) da preparação dessa declaração específica.

Leia isso com atenção. O piso da penalidade é fixo, mas o teto escala com seus honorários. Uma declaração pequena com uma dedução agressiva pode custar US$ 1.000. Um trabalho de consultoria complexo sobre uma única transação que resulte em uma subestimação pode custar um múltiplo da taxa de contratação — metade de tudo o que a firma faturou por esse produto de trabalho.

Seção 6694(b): Conduta Dolosa ou Imprudente

O segundo nível é para preparadores que tentam dolosamente subestimar a responsabilidade tributária ou que ignoram imprudente ou intencionalmente as regras e regulamentos. A penalidade é o maior valor entre US$ 5.000 ou 75 por cento da receita derivada da preparação da declaração. Uma alegação sob a Seção 6694(b) também carrega um peso reputacional — ela aparece em encaminhamentos disciplinares, processos da Circular 230 e, ocasionalmente, investigações criminais.

As duas penalidades não são cumulativas para a mesma conduta, mas um preparador atingido por uma penalidade da 6694(b) efetivamente recebe o pior dos dois resultados: um valor em dólar mais alto e uma marca permanente no histórico do seu PTIN (número de identificação fiscal de preparador).

O que conta como uma "Posição Irrazoável"

A parte mais difícil da Seção 6694 não é o cálculo; é o padrão. Uma posição é "irrazoável" sob a 6694(a), a menos que o preparador possa demonstrar que a posição atendeu a um de três limites, e qual limite se aplica depende de como a posição foi tratada na declaração.

• Posições não divulgadas (o padrão para a maioria das declarações): Deve haver autoridade substancial para a posição. Autoridade substancial é mais do que base razoável, mas menos do que "mais provável que não". Os profissionais costumam descrevê-la como tendo cerca de 40 por cento de chance de ser sustentada pelo mérito — não é um limite preciso, mas um modelo mental útil.
• Posições divulgadas (normalmente via Formulário 8275 ou 8275-R): Uma base razoável é suficiente. A base razoável é significativamente superior ao patamar "não frívolo", mas inferior à autoridade substancial — aproximadamente 20 a 30 por cento de chance de ser sustentada.
• Abrigos fiscais e transações reportáveis: O padrão é "mais provável que não" — o preparador deve acreditar razoavelmente que a posição será sustentada em seus méritos, o que significa uma probabilidade superior a 50 por cento.

O resultado prático: quando uma autoridade discorda de tratados, quando os regulamentos são omissos, quando apenas um caso obscuro de tribunal de circuito apoia a dedução, você deve subir para autoridade substancial antes de assinar, ou divulgar a posição para reduzir o patamar para base razoável.

Autoridade Substancial não é o mesmo que ganhar

Fiscais e oficiais de instâncias recursais às vezes confundem autoridade substancial com "o IRS concordaria". Não é o caso. Os regulamentos do Tesouro listam explicitamente os tipos de autoridade que contam — o Código, regulamentos, decisões de receita (revenue rulings), casos judiciais, memorandos de aconselhamento técnico, relatórios de comitês conjuntos e assim por diante. O peso da autoridade é julgado objetivamente. Uma decisão de carta privada (private letter ruling) bem fundamentada de outro contribuinte pode ser autoridade substancial. Um post de blog, por mais persuasivo que seja, não pode.

Seção 6695: A Armadilha da Devida Diligência (Due Diligence)

A Seção 6694 é o estatuto principal, mas a Seção 6695(g) — a penalidade de devida diligência — é o que pega os preparadores que jamais sonhariam em assumir uma posição agressiva. A penalidade se aplica quando um preparador reivindica qualquer um dos quatro itens a seguir na declaração de um cliente sem cumprir os requisitos regulatórios de devida diligência:

1. O Crédito Tributário por Rendimento do Trabalho (EITC)
2. O Crédito Tributário por Filho / Crédito Tributário Adicional por Filho / Crédito por Outros Dependentes (CTC/ACTC/ODC)
3. O Crédito Tributário de Oportunidade Americana (AOTC)
4. O status de declaração de Chefe de Família (Head of Household)

Para declarações entregues em 2026, a penalidade é de aproximadamente US$650 por falha e — fundamentalmente — **cada item na declaração constitui uma penalidade separada**. Uma única declaração reivindicando todos os quatro itens, onde o preparador falhou em realizar a devida diligência em todos eles, pode gerar uma penalidade acumulada de cerca de US$ 2.600. Multiplique isso por cem declarações com EITC em uma temporada e a exposição financeira sobe rapidamente para a casa dos seis dígitos.

Os Quatro Requisitos de Devida Diligência

Para cumprir a Seção 6695(g), um preparador deve:

• Preencher e enviar o Formulário 8867 (Lista de Verificação de Devida Diligência do Preparador Pago) com cada declaração enviada eletronicamente que reivindique qualquer um dos quatro itens, ou anexar uma cópia a uma declaração em papel.
• Calcular o crédito ou o status de declaração com precisão usando as planilhas nas instruções do formulário e reter essas planilhas.
• Fazer indagações razoáveis quando as informações do cliente parecerem incompletas, inconsistentes ou incorretas — e documentar essas indagações por escrito.
• Reter registros por três anos a partir da data mais recente entre: a data de vencimento da declaração, a data de envio ou a data em que você apresentou a declaração preenchida ao cliente.

O requisito de manutenção de registros é onde o IRS vence muitos desses casos. Os auditores não precisam provar que o crédito estava errado — eles precisam mostrar que você não pode produzir as planilhas, o Formulário 8867, os documentos fornecidos pelo cliente ou as notas contemporâneas sobre as indagações que você fez. Se o arquivo estiver vazio, a penalidade é mantida.

Quem é um "Preparador de Declaração de Impostos"?

A Seção 6694 aplica-se apenas a um "preparador de declaração de impostos" conforme definido na Seção 7701(a)(36) e no Regulamento do Tesouro 301.7701-15. O regulamento distingue entre duas funções, e ambas estão sob risco.

Preparadores Assinantes

Um preparador assinante é o indivíduo que assina fisicamente a declaração. Presume-se que ele tenha a responsabilidade primária pela precisão substantiva geral da declaração e ele é o primeiro alvo de qualquer investigação de penalidade de preparador.

Preparadores Não Assinantes

Um preparador não assinante é alguém que prepara uma "parte substancial" da declaração, mas não a assina. Os exemplos mais comuns:

• Um sócio sênior que fornece aconselhamento fiscal escrito ou verbal sobre uma transação específica (uma incorporação sob a Seção 351, uma troca 1031, uma eleição sob a Seção 754) que flui diretamente para um lançamento na declaração.
• Um especialista em outra firma — por exemplo, um advogado tributário internacional — cujo memorando dita a posição que o preparador assinante assume.

Para que o preparador não assinante seja responsabilizado, o conselho deve se referir a eventos que já ocorreram no momento em que o conselho é prestado. O aconselhamento puramente de planejamento — antes do fechamento da transação — não cria o status de preparador.

A Regra De Minimis

Um cronograma, lançamento ou outra parte da declaração não é "substancial" se envolver valores que sejam inferiores a US$ 400.000 e inferiores a 20 por cento da renda bruta mostrada na declaração. Separadamente, um preparador não assinante não é penalizado se menos de 5 por cento do tempo total de consultoria tributária na transação foi dele.

Na vida prática de uma firma, essa regra protege o associado júnior que pesquisou uma citação, mas não protege o sócio que moldou toda a posição.

A Defesa de Causa Razoável e Boa-Fé

Tanto a Seção 6694(a) quanto a Seção 6694(b) incluem uma defesa integrada: nenhuma penalidade se houver causa razoável para a subdeclaração e o preparador tiver agido de boa-fé. Os fatores que importam:

• Natureza do erro. Erros de cálculo isolados tendem a ser considerados causa razoável. Padrões que sugerem indiferença, não.
• Frequência do erro. Uma única citação perdida é mais fácil de defender do que uma prática repetida em muitas declarações.
• Materialidade da subdeclaração. Quanto menor a subdeclaração em relação à declaração, mais fácil será a defesa.
• Confiança nas informações do contribuinte. Um preparador geralmente tem o direito de confiar de boa-fé nas informações fornecidas pelo cliente, mas não pode ignorar informações que sejam incorretas ou incompletas à primeira vista.
• Confiança no conselho de outros preparadores. Um preparador assinante pode, por vezes, transferir a responsabilidade para um especialista não assinante credível, mas apenas se a confiança foi razoável e o especialista era realmente qualificado no assunto.

A causa razoável é específica para cada caso, o que significa que também é específica para a documentação. O preparador que consegue apresentar um memorando contemporâneo, um log de pesquisa, uma carta de contratação delimitando o trabalho e uma representação por escrito do cliente entra no exame com uma defesa. O preparador que aparece apenas com a declaração assinada entra com um talão de cheques.

O Custo Silencioso: Onde a Escrituração Contábil te Salva

As regulamentações de penalidades avaliam sua conduta em relação ao que era conhecido no momento em que a declaração foi assinada. A maioria dos preparadores perde casos da Seção 6694 não porque sua posição era indefensável, mas porque os números subjacentes eram uma bagunça — categorizados incorretamente nos livros do cliente, reajustados tardiamente no processo ou impossíveis de vincular aos documentos de origem.

Escriturações limpas e transparentes para cada cliente reduzem sua exposição a penalidades de preparador de duas maneiras. Primeiro, você pode realmente calcular a resposta correta na primeira tentativa. Segundo, quando um examinador contesta uma posição anos depois, você pode reconstruir exatamente o que sabia quando assinou — cada lançamento rastreável, cada reclassificação datada. Sem isso, a "causa razoável" torna-se um argumento sobre memória em vez de um rastro documental.

Passos Práticos para 2026

Os seguintes hábitos separam as firmas que ocasionalmente pagam penalidades de preparador das firmas que essencialmente nunca o fazem.

Reforce suas Cartas de Contratação

Especifique o escopo do trabalho, a responsabilidade do cliente em fornecer informações completas e precisas, e o direito da firma de confiar nessas informações. Uma carta de contratação que documenta as representações do cliente é o documento mais útil em um exame da 6694.

Construa uma Disciplina de Divulgação de Posição

Quando uma posição é apoiada por uma base razoável, mas não por autoridade substancial, divulgue-a no Formulário 8275. A divulgação não é uma admissão de fraqueza — é o seguro mais barato disponível. O próprio Formulário 8275 não custa nada para preparar e reduz instantaneamente o padrão que você deve cumprir.

Documente a Pesquisa

Para qualquer posição de declaração que não seja rotineira, escreva um memorando de uma página resumindo a questão, as autoridades que você considerou e a conclusão alcançada. Salve-o no arquivo do cliente antes que a declaração seja assinada. Anos depois, é assim que se parece uma causa razoável.

Operacionalize o Formulário 8867

Incorpore a diligência prévia para EITC, CTC, AOTC e chefe de família em seu checklist de admissão. Confirme se a planilha foi preenchida, as consultas foram feitas e os documentos de suporte foram retidos para cada declaração aplicável. Um único Formulário 8867 ausente em uma amostra de 30 declarações é suficiente para abrir um exame mais amplo.

Audite sua Atividade de PTIN

Todo preparador deve revisar periodicamente o universo de declarações associadas ao seu PTIN. Preparadores fantasmas, revisões de supervisores ignoradas e declarações "órfãs" são fontes comuns de propostas de penalidade inesperadas.

Treine os Não-Signatários

Se sua firma utiliza especialistas que não assinam as declarações, treine-os sobre as regras de porção substancial e de minimis. Um memorando de especialista que termina com "recomendamos que isso seja refletido na declaração como..." pode converter um contrato de planejamento em uma relação de preparador, com toda a responsabilidade que isso implica.

Um Exemplo Prático

Uma firma regional de CPA prepara uma declaração para uma corporação tipo S de capital fechado. O sócio sênior da firma aconselha que um pagamento de US$ 1,2 milhão a um acionista que se aposenta deve ser caracterizado como uma distribuição da Seção 736(b) em vez de um pagamento garantido da Seção 736(a). O conselho é por escrito, os eventos já ocorreram e a posição é o maior item individual na declaração. Um sócio júnior assina a declaração.

Anos depois, o IRS recaracteriza o pagamento como um pagamento garantido. Há um argumento plausível para a posição da firma, mas a única autoridade publicada era um memorando do Tribunal Tributário de 1987 com o qual o IRS discorda consistentemente. A posição não foi divulgada.

A equipe de exame aplica uma penalidade da Seção 6694(a) contra o sócio júnior signatário e o sócio sênior não signatário. A firma fatura o serviço em US$ 42.000. A penalidade proposta contra cada preparador é de 50% da receita derivada — e o IRS calcula isso com base na receita que cada indivíduo derivou, não nos honorários brutos da firma. A defesa dependerá de se a firma pode demonstrar autoridade substancial para a posição ou, na falta disso, causa razoável e boa-fé. Sem um memorando de pesquisa contemporâneo, a firma provavelmente terá que assinar um cheque.

A lição não é que a posição era indefensável — muitos profissionais a teriam adotado. A lição é que a divulgação no Formulário 8275 teria alterado o padrão para base razoável, onde a posição claramente se qualifica, e a discussão sobre penalidades nunca teria começado.

Mantenha sua Prática e os Livros de seus Clientes Prontos para Auditoria

O fio condutor em cada caso das Seções 6694 e 6695 é a documentação. Preparadores que conseguem reconstruir o que sabiam, quando sabiam e por que tomaram uma decisão específica raramente pagam penalidades; preparadores que não conseguem, frequentemente pagam. O mesmo vale para os clientes cujas declarações você assina — os trabalhos que correm bem são aqueles construídos sobre livros contábeis nos quais você pode realmente confiar.

Beancount.io oferece às firmas de contabilidade e seus clientes um livro-razão em texto simples, com controle de versão, que é transparente de ponta a ponta. Cada transação é uma linha de texto, cada reclassificação é uma alteração rastreada e cada arquivo de anos anteriores é reproduzível a partir de um histórico Git, em vez de uma planilha que você espera que alguém tenha salvo. Quando um examinador pergunta o que os livros mostravam no dia em que a declaração foi assinada, você pode responder com um hash de commit em vez de um pedido de desculpas. Experimente gratuitamente e traga para a escrituração dos seus clientes a mesma disciplina que você já aplica às suas posições fiscais.