Sancions per a preparadors de dades fiscals de la Secció 6694: Com les posicions no raonables, la conducta deliberada i els incompliments de la diligència deguda de la Secció 6695 costen diners reals als CPA i EA

Imagineu-vos signant 800 declaracions durant la temporada d'impostos i, després, rebent una carta de l'IRS una tarda d'estiu que proposa una sanció de 5.000 dòlars —o pitjor, una sanció equivalent al 75 per cent de cada honorari que vau cobrar en una sèrie de declaracions relacionades. Els contribuents van pagar l'impost. Ells estan bé. La sanció és vostra, personalment, i pot arribar a les sis xifres abans de posar un peu davant d'un inspector.

Aquest és el món que la Secció 6694 del Codi de Rendes Internes crea per als preparadors de declaracions d'impostos remunerats. L'estatut és breu, els reglaments són densos i l'aplicació és real. Els CPA, els agents matriculats (EA), els advocats i els preparadors no matriculats estan tots en el mateix vaixell, i el risc no és abstracte. És per declaració, per posició i, en alguns casos, per crèdit reclamat en una sola declaració.

Si prepareu declaracions per compensació —o si superviseu persones que ho fan—, aquesta guia repassa l'estructura de les sancions, els estàndards que heu de complir, la trampa de la diligència deguda de la Secció 6695 que atrapa els preparadors que mai es van considerar agressius, i les defenses que realment funcionen quan un inspector apareix a la vostra porta.

Els Dos Nivells de la Secció 6694

La Secció 6694 té dos nivells de sancions separats. No són alternatives; l'IRS pot al·legar-ne una o l'altra depenent del que l'inspector cregui que va passar a la vostra oficina.

Secció 6694(a): Posició Irraonable

El primer nivell s'adreça als preparadors que prenen una posició en una declaració que resulta en una infravaloració de l'impost i que el preparador sabia o hauria d'haver sabut raonablement que era una "posició irraonable". La sanció és la quantitat més gran entre 1.000 dòlars o el 50 per cent dels ingressos derivats (o que s'hagin de derivar) de la preparació d'aquella declaració específica.

Llegiu això amb atenció. El mínim de la sanció és fix, però el sostre augmenta segons els vostres honoraris. Una declaració petita amb una deducció agressiva pot costar 1.000 dòlars. Un encàrrec de consultoria complex sobre una única transacció que provoqui una infravaloració pot costar un múltiple dels honoraris de l'encàrrec —la meitat de tot el que la firma hagi facturat per aquest producte de treball.

Secció 6694(b): Conducta Dolosa o Temerària

El segon nivell és per als preparadors que intenten intencionadament infravalorar el deute tributari o que ignoren de manera temerària o intencionada les regles i reglaments. La sanció és la quantitat més gran entre 5.000 dòlars o el 75 per cent dels ingressos derivats de la preparació de la declaració. Una al·legació segons la Secció 6694(b) també comporta un pes reputacional —apareix en trameses disciplinàries, procediments de la Circular 230 i, ocasionalment, en investigacions penals.

Les dues sancions no s'acumulen per la mateixa conducta, però un preparador que rep una sanció 6694(b) obté efectivament el pitjor dels dos resultats: una quantitat monetària més alta i una marca permanent en l'historial del seu número d'identificació de preparador d'impostos (PTIN).

Què es Considera una "Posició Irraonable"

La part més difícil de la Secció 6694 no són les matemàtiques; és l'estàndard. Una posició és "irraonable" segons la 6694(a) a menys que el preparador pugui demostrar que la posició complia un de tres llindars, i quin llindar s'aplica depèn de com s'hagi tractat la posició en la declaració.

• Posicions no revelades (el defecte per a la majoria de declaracions): Hi ha d'haver una autoritat substancial per a la posició. L'autoritat substancial és més que una base raonable però menys que "més probable que no". Els professionals la descriuen habitualment com una probabilitat aproximada del 40 per cent de ser sostinguda pels seus propis mèrits —no és un llindar precís, però sí un model mental útil.
• Posicions revelades (normalment mitjançant el Formulari 8275 o 8275-R): Una base raonable és suficient. La base raonable és significativament més alta que la barrera de "no frívol" però inferior a l'autoritat substancial —aproximadament un 20 o 30 per cent de probabilitat de ser sostinguda.
• Refugis fiscals i operacions notificables: L'estàndard és "més probable que no" —el preparador ha de creure raonablement que la posició serà sostinguda pels seus propis mèrits, és a dir, una probabilitat superior al 50 per cent.

La conclusió pràctica: quan una autoritat discrepa dels tractats, quan els reglaments guarden silenci, quan només un cas fosc de circuit recolza la deducció, heu de pujar fins a l'autoritat substancial abans de signar, o bé revelar la posició per baixar el llindar a la base raonable.

L'Autoritat Substancial no és el Mateix que Guanyar

Els inspectors i els oficials d'apel·lacions de vegades confonen l'autoritat substancial amb "l'IRS estaria d'acord". No és així. Els reglaments del Tresor enumeren explícitament els tipus d'autoritat que compten: el Codi, els reglaments, les resolucions de rendes (revenue rulings), els casos judicials, els memoràndums d'assessorament tècnic, els informes de comitès conjunts, etcètera. El pes de l'autoritat es jutja objectivament. Una resolució privada (private letter ruling) ben raonada d'un altre contribuent pot ser autoritat substancial. Una publicació en un blog, per molt persuasiva que sigui, no ho pot ser.

Secció 6695: La trampa de la diligència deguda

La Secció 6694 és l'estatut principal, però la Secció 6695(g) —la multa per diligència deguda— és la que atrapa els preparadors que mai s'haurien plantejat adoptar una posició agressiva. La multa s'aplica quan un preparador reclama qualsevol dels quatre elements següents a la declaració d'un client sense complir els requisits reglamentaris de diligència deguda:

1. El crèdit per rendiment del treball (EITC)
2. El crèdit fiscal per fill / Crèdit fiscal addicional per fill / Crèdit per altres dependents (CTC/ACTC/ODC)
3. El crèdit fiscal de l'oportunitat americana (AOTC)
4. L'estat de presentació com a cap de família

Per a les declaracions presentades el 2026, la multa és d'aproximadament 650 $per cada incompliment i —crucialment— **cada element de la declaració constitueix una multa separada**. Una sola declaració que reclami els quatre elements on el preparador no hagi complert la diligència deguda en tots quatre pot produir una multa acumulada d'uns 2.600$. Si multipliquem això per cent declaracions amb EITC en una temporada, l'exposició al risc s'enfila ràpidament a les sis xifres.

Els quatre requisits de diligència deguda

Per complir amb la Secció 6695(g), un preparador ha de:

• Completar i presentar el Formulari 8867 (Paid Preparer's Due Diligence Checklist) amb cada declaració presentada electrònicament que reclami qualsevol dels quatre elements, o adjuntar-ne una còpia a una declaració presentada en paper.
• Calcular el crèdit o l'estat de presentació amb precisió utilitzant els fulls de treball de les instruccions del formulari i conservar aquests fulls de treball.
• Realitzar consultes raonables quan la informació del client sembli incompleta, inconsistent o incorrecta —i documentar aquestes consultes per escrit.
• Conservar els registres durant tres anys a partir de la data més tardana entre: la data de venciment de la declaració, la data de presentació o la data en què es va lliurar la declaració completada al client.

El requisit de manteniment de registres és on l'IRS guanya molts d'aquests casos. Els auditors no necessiten demostrar que el crèdit era incorrecte; només han de demostrar que no podeu presentar els fulls de treball, el Formulari 8867, els documents proporcionats pel client o les notes contemporànies sobre les consultes realitzades. Si l'expedient està buit, la multa es manté.

Qui és un "preparador de declaracions d'impostos"?

La Secció 6694 només s'aplica a un "preparador de declaracions d'impostos" tal com es defineix a la Secció 7701(a)(36) i al Reglament del Tresor 301.7701-15. El reglament distingeix entre dos rols, i tots dos en són responsables.

Preparadors signants

Un preparador signant és la persona que signa físicament la declaració. Es pressuposa que té la responsabilitat principal de l'exactitud substancial global de la declaració i és el primer objectiu de qualsevol investigació de multes al preparador.

Preparadors no signants

Un preparador no signant és algú que prepara una "part substancial" de la declaració però no la signa. Els exemples més comuns són:

• Un soci sènior que ofereix assessorament fiscal escrit o oral sobre una transacció específica (una constitució sota la Secció 351, una permuta sota la 1031, una elecció sota la Secció 754) que deriva directament en una entrada a la declaració.
• Un especialista d'una altra firma —per exemple, un advocat fiscal internacional— el memoràndum del qual dictamina la posició que adopta el preparador signant.

Perquè el preparador no signant sigui responsable, l'assessorament s'ha de referir a fets que ja han passat en el moment en què es presta l'assessorament. L'assessorament de planificació pura —abans que es tanqui la transacció— no atorga la condició de preparador.

La regla de minimis

Un annex, entrada o una altra part de la declaració no es considera "substancial" si implica imports que són alhora inferiors a 400.000 $ i inferiors al 20 per cent dels ingressos bruts que figuren a la declaració. Per separat, un preparador no signant no és sancionat si menys del 5 per cent del temps total d'assessorament fiscal en la transacció va ser seu.

En la pràctica d'una firma, aquesta regla protegeix l'associat júnior que ha buscat una citació, però no protegeix el soci que ha definit tota la posició.

La defensa de causa raonable i bona fe

Tant la Secció 6694(a) com la Secció 6694(b) inclouen una defensa integrada: no hi ha multa si hi ha hagut una causa raonable per a la subestimació i el preparador ha actuat de bona fe. Els factors determinants són:

• Naturalesa de l'error. Els errors de càlcul aïllats s'inclinen cap a la causa raonable. Els patrons que suggereixen indiferència, no.
• Freqüència de l'error. Una sola citació omesa és més fàcil de defensar que una pràctica repetida en moltes declaracions.
• Materialitat de la subestimació. Com més petita sigui la subestimació en relació amb la declaració, més fàcil serà la defensa.
• Confiança en la informació del contribuent. Un preparador té dret, generalment, a confiar de bona fe en la informació facilitada pel client, però no pot ignorar la informació que sigui incorrecta o incompleta a simple vista.
• Confiança en l'assessorament d'altres preparadors. Un preparador signant pot, de vegades, traslladar la responsabilitat a un especialista no signant de confiança, però només si la confiança era raonable i l'especialista estava realment qualificat en la matèria.

La causa raonable depèn dels fets concrets, la qual cosa significa que també depèn de la documentació. El preparador que pot presentar una nota contemporània, un registre de recerca, una carta d'encàrrec que delimiti l'abast del treball i una representació escrita del client entra a la inspecció amb una defensa. El preparador que es presenta només amb la declaració signada entra amb un xec.

El cost silenciós: on la comptabilitat us estalvia diners

Les normatives sobre sancions mesuren la vostra conducta en funció del que es podia saber en el moment de signar la declaració. La majoria dels preparadors perden els casos de la Secció 6694 no perquè la seva posició fos indefensable, sinó perquè els números subjacents eren un desordre: categoritzats malament en els llibres del client, reexpressats tard durant l'encàrrec o impossibles de vincular amb els documents font.

Uns llibres nets i transparents per a cada client redueixen la vostra exposició a les sancions de preparador de dues maneres. En primer lloc, realment podeu calcular la resposta correcta a la primera. En segon lloc, quan un inspector qüestiona una posició anys més tard, podeu reconstruir exactament què sabíeu quan vau signar: cada assentament traçable, cada reclassificació datada. Sense això, la "causa raonable" es converteix en una discussió sobre la memòria en lloc d'un rastre documental.

Passos pràctics per al 2026

Els hàbits següents separen les firmes que paguen sancions de preparador ocasionalment de les firmes que pràcticament no ho fan mai.

Reforceu les vostres cartes d'encàrrec

Detalleu l'abast del treball, la responsabilitat del client de proporcionar informació completa i exacta, i el dret de la firma a confiar en aquesta informació. Una carta d'encàrrec que documenti les declaracions del client és el document més útil en una inspecció de la 6694.

Establiu una disciplina de revelació de posicions

Quan una posició es recolza en una base raonable però no en una autoritat substancial, reveleu-la al Formulari 8275. La revelació no és una admissió de debilitat; és l'assegurança més barata disponible. El propi Formulari 8275 no costa res de preparar i rebaixa instantàniament l'estàndard que heu de complir.

Documenteu la recerca

Per a qualsevol posició en una declaració que no sigui rutinària, escriviu un memoràndum d'una pàgina que resumeixi la qüestió, les autoritats que heu considerat i la conclusió a la qual heu arribat. Deseu-lo al fitxer del client abans de signar la declaració. Anys més tard, això és l'aparença d'una causa raonable.

Operacionalitzeu el Formulari 8867

Incorporeu la diligència deguda de l'EITC, CTC, AOTC i de cap de família a la vostra llista de verificació d'entrada. Confirmeu que s'ha omplert el full de treball, que s'han fet les consultes i que s'han conservat els documents justificatius per a cada declaració aplicable. Un sol Formulari 8867 absent en una mostra de 30 declaracions és suficient per obrir una inspecció més àmplia.

Auditeu la vostra activitat de PTIN

Cada preparador hauria de revisar periòdicament l'univers de declaracions associades al seu PTIN. Els preparadors fantasma, les revisions de supervisors omeses i les declaracions òrfenes són fonts comunes de propostes de sancions inesperades.

Formeu els no signants

Si la vostra firma utilitza especialistes que no signen declaracions, formeu-los sobre les regles de la part substancial i de minimis. Un memoràndum d'un especialista que acabi amb "recomanem que això es reflecteixi a la declaració com..." pot convertir un encàrrec de planificació en una relació de preparador, amb tota la responsabilitat que això comporta.

Un exemple pràctic

Una firma de CPA regional prepara una declaració per a una corporació S de propietat tancada. El soci sènior de la firma aconsella que un pagament d'1,2 milions de dòlars a un accionista que es jubila s'ha de caracteritzar com una distribució de la Secció 736(b) en lloc d'un pagament garantit de la Secció 736(a). L'assessorament és per escrit, els fets ja han passat i la posició és l'element individual més gran de la declaració. Un soci júnior signa la declaració.

Anys més tard, l'IRS recaracteritza el pagament com un pagament garantit. Hi ha un argument plausible per a la posició de la firma, però l'única autoritat publicada era un memoràndum del Tribunal Fiscal de 1987 amb el qual l'IRS ha discrepat constantment. La posició no es va revelar.

L'equip d'inspecció imposa una sanció de la Secció 6694(a) contra el soci júnior signant i el soci sènior no signant. La firma factura l'encàrrec per 42.000 $. La sanció proposada contra cada preparador és del 50 per cent dels ingressos derivats, i l'IRS ho calcula basant-se en els ingressos que cada individu ha obtingut, no en els honoraris bruts de la firma. La defensa dependrà de si la firma pot demostrar una autoritat substancial per a la posició o, si no n'hi ha, causa raonable i bona fe. Sense un memoràndum de recerca contemporani, és probable que la firma hagi de signar un xec.

La lliçó no és que la posició fos indefensable; molts professionals l'haurien adoptada. La lliçó és que la revelació al Formulari 8275 hauria canviat l'estàndard a base raonable, on la posició clarament qualifica, i la discussió sobre la sanció mai hauria començat.

Manteniu la vostra pràctica i els llibres dels vostres clients preparats per a auditories

El fil conductor de cada cas de la Secció 6694 i de la Secció 6695 és la documentació. Els preparadors que poden reconstruir què sabien, quan ho sabien i per què van prendre una decisió determinada rarament paguen sancions; els preparadors que no poden, sovint les paguen. El mateix passa amb els clients les declaracions dels quals signeu: els encàrrecs que van bé són els que es basen en llibres en els quals realment podeu confiar.

Beancount.io ofereix a les firmes comptables i als seus clients un llibre major en text pla i amb control de versions que és transparent de punta a punta. Cada transacció és una línia de text, cada reclassificació és un canvi traçat i cada fitxer de l'any anterior és reproduïble des d'un historial de Git en lloc d'un full de càlcul que espereu que algú hagi desat. Quan un inspector us pregunti què mostraven els llibres el dia que es va signar la declaració, podreu respondre amb un hash de commit en lloc d'una disculpa. Proveu-ho gratis i aporteu la mateixa disciplina a la comptabilitat dels vostres clients que ja apliqueu a les vostres posicions fiscals.