Formular 940: Der vollständige Leitfaden zur jährlichen Bundessteuererklärung des Arbeitgebers für die Arbeitslosensteuer

Wenn Sie jemals einen Mitarbeiter hatten, sind Sie wahrscheinlich schon einmal auf das Formular 940 gestoßen – auch wenn Sie es gar nicht bemerkt haben. Jedes Jahr reichen Millionen von Arbeitgebern dieses zweiseitige Formular stillschweigend ein und machen weiter. Ein Missverständnis kann jedoch zu Verzugsstrafen, verpassten Steuergutschriften und überraschenden Steuernachzahlungen führen. Hier ist alles, was Sie wissen müssen, um das Formular 940 korrekt einzureichen.

Was ist Formular 940?

Formular 940 ist die jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers für die Arbeitslosenversicherung (Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return). Sie verwenden es, um Ihre Steuerschuld gemäß dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) für das Jahr zu melden und zu berechnen. FUTA finanziert den Anteil der Bundesregierung am Arbeitslosenversicherungssystem – das Programm, das Arbeitnehmern Leistungen gewährt, die unverschuldet ihren Arbeitsplatz verlieren.

Wichtig ist, dass FUTA eine reine Arbeitgebersteuer ist. Sie behalten sie nicht vom Lohn der Mitarbeiter ein. Sie zahlen sie vollständig aus eigener Tasche.

FUTA vs. SUTA: Was ist der Unterschied?

Die meisten Bundesstaaten haben auch eine Steuer gemäß dem State Unemployment Tax Act (SUTA), manchmal auch SUI (State Unemployment Insurance) genannt. Diese sind getrennt von FUTA, stehen aber in engem Zusammenhang:

• FUTA finanziert das Arbeitslosenprogramm des Bundes (gemeldet auf Formular 940)
• SUTA finanziert das Arbeitslosenprogramm Ihres Bundesstaates (gemeldet auf Formularen des Bundesstaates)

Die gute Nachricht: Wenn Sie Ihre SUTA-Steuern pünktlich und vollständig bezahlen, können Sie auf Ihrem Formular 940 eine Gutschrift beanspruchen, die Ihren effektiven FUTA-Satz von 6,0 % auf nur 0,6 % senkt.

Wer muss das Formular 940 einreichen?

Sie müssen das Formular 940 einreichen, wenn während des Kalenderjahres einer der folgenden Punkte zutrifft:

1. Sie haben in einem beliebigen Kalendervierteljahr 1.500 $ oder mehr an Löhnen an Mitarbeiter gezahlt.
2. Sie hatten mindestens einen Mitarbeiter während eines Teils eines Tages in 20 oder mehr verschiedenen Wochen.

Diese Schwellenwerte gelten für die meisten Unternehmen. Die Regeln für Haushaltsarbeitgeber und landwirtschaftliche Arbeitgeber sind etwas anders – falls dies auf Sie zutrifft, lesen Sie die IRS-Publikation 926 oder Publikation 51.

Wer muss das Formular 940 NICHT einreichen?

• Einzelunternehmer ohne Angestellte: Wenn Sie der einzige Arbeiter sind, reichen Sie kein Formular 940 ein.
• Unabhängige Auftragnehmer (Independent Contractors): Personen, die als unabhängige Auftragnehmer eingestuft sind, sind keine Angestellten. Sie zahlen keine FUTA auf Zahlungen an Auftragnehmer.
• Bestimmte gemeinnützige Organisationen: Einige 501(c)(3)-Organisationen sind von der FUTA befreit.

Der FUTA-Steuersatz erklärt

Der Standard-FUTA-Steuersatz beträgt 6,0 % auf die ersten **7.000 $** des Lohns jedes Mitarbeiters pro Kalenderjahr. Diese Schwelle von 7.000$ wird als "FUTA-Lohnbasis" bezeichnet.

Das bedeutet in der Praxis:

• Wenn ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres 7.000 $oder mehr verdient, zahlen Sie FUTA nur auf die ersten 7.000$ → maximal 420 $ pro Mitarbeiter.
• Wenn ein Mitarbeiter weniger als 7.000 $ verdient, zahlen Sie FUTA auf seinen tatsächlichen Lohn.
• Löhne über 7.000 $ pro Mitarbeiter unterliegen nicht der FUTA.

Die staatliche Steuergutschrift

Wenn Ihr Bundesstaat kein "Staat mit Kreditkürzung" (mehr dazu unten) ist, haben Sie Anspruch auf eine Gutschrift von bis zu 5,4 % auf den FUTA-Satz von 6,0 %. Dies senkt Ihren effektiven Satz auf 0,6 %.

Um sich für die volle Gutschrift zu qualifizieren, müssen Sie:

• Ihre SUTA-Steuern vollständig und pünktlich bezahlen.
• Nicht in einem Bundesstaat mit ausstehenden Bundesdarlehen ansässig sein (Staaten mit Kreditkürzung).

Mit der angewandten Gutschrift von 5,4 %: 7.000 $× 0,6$ pro Mitarbeiter und Jahr**.

Staaten mit Kreditkürzung (Credit Reduction States)

Einige Bundesstaaten leihen sich Geld von der Bundesregierung, um Arbeitslosengeld zu decken. Wenn ein Bundesstaat diese Darlehen nicht zurückgezahlt hat, wird die FUTA-Gutschrift reduziert – was bedeutet, dass Arbeitgeber in diesen Staaten einen höheren effektiven FUTA-Satz zahlen. Das IRS veröffentlicht jedes Jahr im November die Liste der Staaten mit Kreditkürzung. Prüfen Sie für 2024 den Anhang A (Schedule A) des Formulars 940, um zu sehen, ob Ihr Bundesstaat betroffen ist.

Einreichungsfrist für Formular 940

Die jährliche Frist für die Einreichung des Formulars 940 ist der 31. Januar des folgenden Jahres. Für das Steuerjahr 2024 ist die Frist also der 31. Januar 2025.

Es gibt eine Ausnahme: Wenn Sie alle Ihre FUTA-Einzahlungen das ganze Jahr über pünktlich und vollständig geleistet haben, gewährt Ihnen das IRS zusätzliche 10 Tage – was die Frist auf den 10. Februar verschiebt.

Wann sind FUTA-Einzahlungen fällig?

Obwohl Sie das Formular 940 jährlich einreichen, müssen Sie die FUTA-Steuern möglicherweise vierteljährlich einzahlen, wenn Ihre Steuerschuld 500 $ übersteigt.

So funktioniert es:

• Berechnen Sie am Ende jedes Quartals Ihre kumulierte FUTA-Schuld.
• Wenn diese Schuld 500 $ übersteigt, müssen Sie sie bis zum letzten Tag des Monats einzahlen, der auf das Quartal folgt.
• Wenn Ihre gesamte jährliche FUTA-Schuld 500 $ oder weniger beträgt, können Sie diese bei der Einreichung des Formulars 940 bezahlen.

Quartal	Einzahlungsfrist (wenn Schuld > 500 $)
Q1 (Jan–Mär)	30. April
Q2 (Apr–Jun)	31. Juli
Q3 (Jul–Sep)	31. Oktober
Q4 (Okt–Dez)	31. Januar

So füllen Sie Formular 940 Schritt für Schritt aus

Das Formular 940 umfasst nur zwei Seiten, enthält aber eine Menge Informationen. Hier ist ein Durchgang durch die einzelnen Teile.

Teil 1: Angaben zu Ihrer Steuererklärung

Geben Sie an, ob Sie ein Arbeitgeber in mehreren Bundesstaaten sind oder ob Sie SUTA-Steuern in einem Staat mit Kreditkürzung gezahlt haben. Dies bestimmt, ob Sie den Anhang A (Schedule A) ausfüllen müssen.

Teil 2: Ermittlung Ihrer FUTA-Steuer vor Anpassungen

• Zeile 3: Gesamtzahlungen an alle Mitarbeiter
• Zeile 4: Von der FUTA befreite Zahlungen (Sachbezüge, Rentenbeiträge, Kinderbetreuung usw.)
• Zeile 5: Gesamtzahlungen über 7.000 $ pro Mitarbeiter (diese werden abgezogen)
• Zeile 7: Gesamte steuerpflichtige FUTA-Löhne (Zeile 3 abzüglich der Zeilen 4 und 5)
• Zeile 8: FUTA-Steuer vor Anpassungen (Zeile 7 × 0,06)

Teil 3: Ermittlung Ihrer Anpassungen

Hier kommt die staatliche Steuergutschrift ins Spiel. Sie berechnen, welcher Anteil Ihrer SUTA-Verpflichtung für die Gutschrift von 5,4 % qualifiziert ist. Wenn alle Löhne Ihrer Mitarbeiter der SUTA in einem einzigen Staat ohne Kreditreduzierung unterlagen, ist dies unkompliziert. Arbeitgeber in mehreren Bundesstaaten benötigen die Anlage A (Schedule A).

Teil 4: Ermittlung Ihrer FUTA-Steuer und des fälligen Saldos oder der Überzahlung

Addieren Sie Ihre Einzahlungen, ziehen Sie Anpassungen ab und berechnen Sie, ob Sie eine Nachzahlung leisten müssen oder eine Überzahlung vorliegt.

Teil 5: Meldung Ihrer FUTA-Steuerschuld nach Quartalen

Wenn Ihre FUTA-Verpflichtung in einem Quartal 500 $ übersteigt, füllen Sie hier die vierteljährliche Aufschlüsselung aus.

Teil 6: Dürfen wir mit Ihrem Drittbevollmächtigten sprechen?

Optional: Benennen Sie jemanden (z. B. einen Buchhalter oder Steuerberater), um die Steuererklärung mit dem IRS zu besprechen.

Teil 7: Hier unterschreiben

Die Erklärung muss vom Eigentümer, einem Bevollmächtigten oder einem autorisierten Vertreter unterschrieben werden.

So reichen Sie das Formular 940 ein

Elektronische Einreichung (empfohlen)

Der IRS empfiehlt dringend die elektronische Einreichung über sein e-file-System. Sie können die Einreichung wie folgt vornehmen:

• IRS e-file: Direkt über autorisierte e-file-Anbieter.
• Lohnabrechnungssoftware: Die meisten Lohnabrechnungsplattformen (Gusto, ADP, Paychex, QuickBooks Payroll) reichen das Formular 940 automatisch ein.
• Steuerberater: Ein CPA oder ein zugelassener Vertreter ("Enrolled Agent") kann die Einreichung in Ihrem Namen übernehmen.

Einreichung in Papierform

Wenn Sie die Papierform bevorzugen, senden Sie das Formular 940 an die in der Anleitung aufgeführte IRS-Adresse. Die Adresse hängt von Ihrem Bundesstaat ab und davon, ob Sie eine Zahlung beifügen. Verwenden Sie ein Einschreiben, um einen schriftlichen Nachweis zu erhalten.

Häufige Fehler beim Formular 940, die Sie vermeiden sollten

1. Vergessen aller Mitarbeiter

Jeder W-2-Mitarbeiter zählt – Vollzeit-, Teilzeit-, Saison- und Aushilfskräfte. Vergessen Sie nicht versehentlich Mitarbeiter, die im Laufe des Jahres nur kurzzeitig beschäftigt waren.

2. Falsche Einstufung von Arbeitskräften

Wenn Sie einen Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängigen Auftragnehmer ("Independent Contractor") einstufen, schulden Sie FUTA-Steuern zuzüglich Strafgebühren, sobald der IRS die Fehleinstufung entdeckt. Wenn Sie unsicher sind, verwenden Sie das IRS-Formular SS-8, um eine Feststellung zu beantragen.

3. Versäumen von Einzahlungsfristen

Verspätete FUTA-Einzahlungen führen zu Strafen von 2 % bis 15 % des unbezahlten Betrags, je nachdem, wie spät sie erfolgen. Richten Sie sich am Ende jedes Quartals Kalendererinnerungen ein.

4. Nichtprüfen von Staaten mit Kreditreduzierung

Wenn Ihr Bundesstaat auf der Liste der Staaten mit Kreditreduzierung ("Credit Reduction States") steht, können Sie nicht die vollen 5,4 % Gutschrift beanspruchen. Wenn Sie dies nicht berücksichtigen, zahlen Sie zu wenig und müssen im Januar nachzahlen.

5. Verwendung des Formulars für das falsche Steuerjahr

Der IRS aktualisiert das Formular 940 regelmäßig. Laden Sie immer die aktuelle Version von IRS.gov herunter, anstatt ein Formular aus dem Vorjahr zu verwenden.

6. Unterschrift vergessen

Eine nicht unterschriebene Steuererklärung ist keine gültige Erklärung. Stellen Sie sicher, dass die zuständige autorisierte Person vor der Einreichung unterschreibt.

FUTA-Steuerbefreiungen: Welche Löhne sind ausgeschlossen?

Nicht alle Vergütungen zählen als FUTA-Löhne. Die folgenden Beträge sind in der Regel ausgeschlossen:

• Sachbezüge/Lohnnebenleistungen: Krankenversicherungsprämien, Adoptionsbeihilfe, Gruppenlebensversicherungen.
• Rentenbeiträge: 401(k)-Aufschübe, Pensionsbeiträge.
• Kinderbetreuungskosten: Bis zu 5.000 $ pro Mitarbeiter.
• Zahlungen an bestimmte Familienmitglieder: Löhne, die an Ihren Ehepartner, Ihr Kind unter 21 Jahren oder einen Elternteil gezahlt werden (mit einigen Ausnahmen).
• Trinkgelder, die auf Formular 4137 gemeldet wurden.

Dokumentieren Sie diese Ausschlüsse immer sorgfältig – sie reduzieren Ihre steuerpflichtige FUTA-Lohnbasis und senken Ihre Steuerlast.

Berichtigte Steuererklärungen: Formular 940-X

Wenn Sie einen Fehler in einem bereits eingereichten Formular 940 entdecken, verwenden Sie das Formular 940-X (Adjusted Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return), um diesen zu korrigieren. Sie können das Formular 940-X einreichen, um:

• Eine Rückerstattung für zu viel gezahlte FUTA-Steuern zu beantragen.
• Zusätzliche FUTA-Steuern zu zahlen, die Sie zu wenig gezahlt haben.
• Berichtsfehler zu korrigieren.

Es gibt keine gesonderte Frist für das Formular 940-X, aber die Verjährungsfrist für die Beantragung einer Gutschrift oder Rückerstattung beträgt in der Regel drei Jahre ab Einreichung der ursprünglichen Erklärung oder zwei Jahre ab Zahlung der Steuer, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Strafen bei Nichtabgabe oder verspäteter Abgabe

Der IRS nimmt die Verpflichtungen aus der Lohnsteuer ernst. Folgendes riskieren Sie, wenn Sie nicht rechtzeitig einreichen oder zahlen:

Verstoß	Strafe
Einzahlung 1–5 Tage verspätet	2 % des unbezahlten Betrags
Einzahlung 6–15 Tage verspätet	5 % des unbezahlten Betrags
Einzahlung 16+ Tage verspätet	10 % des unbezahlten Betrags
Nicht eingezahlt innerhalb von 10 Tagen nach IRS-Mitteilung	15 % des unbezahlten Betrags
Nichtabgabe der Erklärung	5 % pro Monat, bis zu 25 %

Wenn Sie den vollen geschuldeten Betrag nicht zahlen können, reichen Sie die Erklärung dennoch ein. Die Strafe für die Nichtabgabe ist wesentlich höher als die Strafe für die Nichtzahlung.

Formular 940 für Arbeitgeber in mehreren Bundesstaaten

Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten haben, müssen Sie die Anlage A (Formular 940) ausfüllen. Dieses Formular schlüsselt Ihre FUTA-Löhne und Gutschriften nach Bundesstaaten auf. Wenn einer Ihrer Bundesstaaten ein Staat mit Kreditreduzierung ist, berechnet die Anlage A die zusätzlich geschuldete FUTA-Steuer.

Arbeitgeber in mehreren Bundesstaaten profitieren oft von der Zusammenarbeit mit einem Lohnabrechnungsdienst, der diese Komplexität automatisch bewältigt.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich das Formular 940 einreichen, wenn ich einen Teil des Jahres keine Mitarbeiter hatte? Wenn Sie einen der Schwellenwerte erreicht haben (Zahlungen von 1.500 $ oder mehr oder Beschäftigung von Mitarbeitern über 20 Wochen oder mehr), ja – selbst wenn Sie aktuell keine Mitarbeiter beschäftigen.

Was ist, wenn ich ein Arbeitgeber in einem Privathaushalt bin? Arbeitgeber in Privathaushalten reichen in der Regel den Anhang H (Schedule H) anstelle des Formulars 940 ein, es sei denn, sie führen zusätzlich ein Unternehmen mit Angestellten.

Kann ich eine Fristverlängerung für das Formular 940 erhalten? Im Gegensatz zur Einkommensteuer gibt es für das Formular 940 keine automatische Fristverlängerung. Wenn Sie alle Vorauszahlungen pünktlich geleistet haben, verlängert sich die Frist automatisch bis zum 10. Februar.

Was passiert, wenn meine FUTA-Verpflichtung immer unter 500 $ liegt? Sie müssen keine vierteljährlichen Vorauszahlungen leisten. Zahlen Sie den vollen Betrag, wenn Sie das Formular 940 bis zum 31. Januar einreichen.

Halten Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen organisiert

Die korrekte Einreichung des Formulars 940 hängt davon ab, dass Sie das ganze Jahr über saubere Lohn- und Gehaltsunterlagen führen. Sie müssen Folgendes wissen:

• Gesamtlohnzahlungen an jeden Mitarbeiter
• FUTA-befreite Zahlungen (Zusatzleistungen, ausgeschlossene Vergütungen)
• Löhne in jedem Bundesstaat für Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind
• In jedem Bundesstaat gezahlte SUTA-Steuern und ob diese fristgerecht geleistet wurden

Unorganisierte Unterlagen erschweren nicht nur das Formular 940 – sie bergen Risiken für alle Ihre Lohnsteueranmeldungen.

Vereinfachen Sie die Buchführung Ihrer Lohnsteuer

Eine korrekte Einreichung des Formulars 940 beginnt mit einer sauberen Buchführung. Wenn Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Ihre Ausgabenbelege in einem transparenten, versionskontrollierten System organisiert sind, wird die Berechnung der FUTA-Löhne und -Anrechnungen unkompliziert statt stressig. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen vollständige Transparenz über Ihre Finanzdaten bietet – keine Blackboxen, keine Anbieterabhängigkeit und einfache Integration in die Tools, die Entwickler bereits nutzen. Starten Sie kostenlos und nehmen Sie der Steuersaison die Komplexität.