Formulario 940: La guía completa de la Declaración Anual de Impuestos Federales para el Desempleo del Empleador
Si alguna vez ha tenido un empleado, es probable que se haya encontrado con el Formulario 940, incluso si no se dio cuenta. Cada año, millones de empleadores presentan silenciosamente este formulario de dos páginas y continúan con sus labores. Sin embargo, no entenderlo puede acarrear multas por retraso, créditos perdidos y facturas fiscales imprevistas. Aquí tiene todo lo que necesita saber para presentar el Formulario 940 correctamente.
¿Qué es el Formulario 940?
El Formulario 940 es la Declaración Anual del Impuesto Federal para el Desempleo del Patrono. Se utiliza para informar y calcular su responsabilidad tributaria bajo la Ley Federal del Impuesto para el Desempleo (FUTA) durante el año. El FUTA financia la parte del gobierno federal del sistema de seguro de desempleo, el programa que proporciona beneficios a los trabajadores que pierden sus empleos por causas ajenas a su voluntad.
Es importante destacar que el FUTA es un impuesto exclusivo del patrono. No se retiene de los salarios de los empleados. Usted lo paga íntegramente de su propio bolsillo.
FUTA vs. SUTA: ¿Cuál es la diferencia?
La mayoría de los estados también tienen un impuesto de la Ley Estatal del Impuesto para el Desempleo (SUTA), a veces llamado SUI (Seguro de Desempleo Estatal). Estos son independientes del FUTA pero están estrechamente relacionados:
- FUTA financia el programa federal de desempleo (se informa en el Formulario 940)
- SUTA financia el programa de desempleo de su estado (se informa en los formularios estatales)
La buena noticia: si paga sus impuestos SUTA a tiempo y en su totalidad, puede reclamar un crédito en su Formulario 940 que reduce su tasa efectiva de FUTA del 6.0% a solo el 0.6%.
¿Quién debe presentar el Formulario 940?
Debe presentar el Formulario 940 si se cumple cualquiera de las siguientes condiciones durante el año civil:
- Pagó $1,500 o más en salarios a empleados durante cualquier trimestre civil
- Tuvo al menos un empleado durante parte de un día en cualquiera de las 20 o más semanas diferentes
Estos umbrales se aplican a la mayoría de las empresas. Las reglas son ligeramente diferentes para los empleadores domésticos y agrícolas; si eso se aplica a su caso, consulte la Publicación 926 o la Publicación 51 del IRS.
Quién NO necesita presentar el Formulario 940
- Propietarios únicos sin empleados: Si usted es el único trabajador, no presenta el Formulario 940.
- Contratistas independientes: Los trabajadores clasificados como contratistas independientes no son empleados. No se paga FUTA sobre los pagos a contratistas.
- Ciertas organizaciones sin fines de lucro: Algunas organizaciones 501(c)(3) están exentas del FUTA.
Explicación de la tasa impositiva de FUTA
La tasa estándar del impuesto FUTA es del 6.0% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado por año civil. Este umbral de $7,000 se denomina "base salarial de FUTA".
Esto es lo que significa en la práctica:
- Si un empleado gana $7,000 o más durante el año, usted paga FUTA solo sobre los primeros $7,000 → un máximo de $420 por empleado
- Si un empleado gana menos de $7,000, usted paga FUTA sobre sus salarios reales
- Los salarios que superen los $7,000 por empleado no están sujetos a FUTA
El crédito fiscal estatal
Si su estado no es un "estado con reducción de crédito" (más sobre esto a continuación), tiene derecho a un crédito de hasta el 5.4% contra la tasa FUTA del 6.0%. Esto reduce su tasa efectiva al 0.6%.
Para calificar para el crédito total, debe:
- Pagar sus impuestos SUTA en su totalidad y a tiempo
- No estar en un estado con préstamos federales pendientes (estados con reducción de crédito)
Con el crédito del 5.4% aplicado: $7,000 × 0.6% = $42 por empleado al año como máximo.
Estados con reducción de crédito
Algunos estados piden dinero prestado al gobierno federal para cubrir los beneficios por desempleo. Si un estado no ha reembolsado estos préstamos, el crédito FUTA se reduce, lo que significa que los empleadores en esos estados pagan una tasa efectiva de FUTA más alta. El IRS publica la lista de estados con reducción de crédito cada noviembre. Para 2024, consulte el Anexo A del Formulario 940 para ver si su estado se ve afectado.
Fecha límite de presentación del Formulario 940
La fecha límite anual para presentar el Formulario 940 es el 31 de enero del año siguiente. Por lo tanto, para el año fiscal 2024, la fecha límite es el 31 de enero de 2025.
Hay una excepción: si ha realizado todos sus depósitos de FUTA a tiempo y en su totalidad durante el año, el IRS le otorga 10 días adicionales, extendiendo la fecha límite hasta el 10 de febrero.
¿Cuándo vencen los depósitos de FUTA?
Aunque presenta el Formulario 940 anualmente, es posible que deba depositar los impuestos FUTA trimestralmente si su responsabilidad supera los $500.
Así es como funciona:
- Al final de cada trimestre, calcule su responsabilidad acumulada de FUTA
- Si esa responsabilidad supera los $500, debe depositarla antes del último día del mes siguiente al trimestre
- Si su responsabilidad anual total de FUTA es de $500 o menos, puede pagarla cuando presente el Formulario 940
| Trimestre | Fecha límite de depósito (si la responsabilidad es > $500) |
|---|---|
| T1 (ene–mar) | 30 de abril |
| T2 (abr–jun) | 31 de julio |
| T3 (jul–sep) | 31 de octubre |
| T4 (oct–dic) | 31 de enero |
Cómo completar el Formulario 940 paso a paso
El Formulario 940 solo tiene dos páginas, pero contiene mucha información. Aquí hay un recorrido por cada parte.
Parte 1: Cuéntenos sobre su declaración
Responda si se encuentra en una situación de empleador multiestatal o si pagó impuestos SUTA en un estado con reducción de crédito. Esto determina si necesita completar el Anexo A.
Parte 2: Determine su impuesto FUTA antes de los ajustes
- Línea 3: Pagos totales a todos los empleados
- Línea 4: Pagos exentos de FUTA (beneficios marginales, contribuciones de jubilación, cuidado de dependientes, etc.)
- Línea 5: Pagos totales en exceso de $7,000 por empleado (réstelos)
- Línea 7: Salarios totales sujetos al impuesto FUTA (Línea 3 menos líneas 4 y 5)
- Línea 8: Impuesto FUTA antes de los ajustes (Línea 7 × 0.06)
Parte 3: Determine sus ajustes
Aquí es donde entra el crédito estatal. Calculará cuánto de su responsabilidad de SUTA califica para el crédito del 5.4%. Si todos los salarios de sus empleados estuvieron sujetos a SUTA en un solo estado sin reducción de crédito, esto es sencillo. Los empleadores en varios estados necesitan el Anexo A.
Parte 4: Determine su impuesto FUTA y saldo adeudado o pago en exceso
Sume sus depósitos, reste los ajustes y calcule si debe más o si tiene un pago en exceso.
Parte 5: Informe su responsabilidad tributaria de FUTA por trimestre
Si su responsabilidad de FUTA excede los $500 en cualquier trimestre, complete aquí el desglose trimestral.
Parte 6: ¿Podemos hablar con su designado externo?
Opcional: designe a alguien (como un tenedor de libros o contador) para hablar sobre la declaración con el IRS.
Parte 7: Firme aquí
La declaración debe estar firmada por el propietario, funcionario o agente autorizado.
Cómo presentar el Formulario 940
Presentación electrónica (Recomendada)
El IRS recomienda encarecidamente la presentación electrónica a través de su sistema e-file. Puede presentarlo a través de:
- IRS e-file: Directamente a través de proveedores autorizados de e-file
- Software de nómina: La mayoría de las plataformas de nómina (Gusto, ADP, Paychex, QuickBooks Payroll) presentan el Formulario 940 automáticamente
- Profesional de impuestos: Un CPA o agente inscrito puede presentar la declaración en su nombre
Presentación en papel
Si prefiere el papel, envíe por correo el Formulario 940 a la dirección del IRS que figura en las instrucciones. La dirección depende de su estado y de si incluye un pago. Use correo certificado para crear un rastro documental.
Errores comunes del Formulario 940 que debe evitar
1. Olvidar incluir a todos los empleados
Cada empleado W-2 cuenta: trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial, estacionales y temporales. No omita accidentalmente a los empleados que solo trabajaron brevemente durante el año.
2. Clasificar incorrectamente a los trabajadores
Si clasifica incorrectamente a un empleado como contratista independiente, deberá impuestos FUTA más multas cuando el IRS descubra la clasificación errónea. Si no está seguro, use el Formulario SS-8 del IRS para solicitar una determinación.
3. Incumplir los plazos de depósito
Los depósitos de FUTA tardíos generan multas del 2% al 15% del monto no pagado, dependiendo de cuánto tiempo de retraso tengan. Establezca recordatorios en el calendario al final de cada trimestre.
4. No verificar los estados con reducción de crédito
Si su estado está en la lista de reducción de crédito, no puede reclamar el crédito total del 5.4%. No tener esto en cuenta significa que pagará de menos y deberá más en enero.
5. Usar el formulario del año fiscal incorrecto
El IRS actualiza el Formulario 940 periódicamente. Descargue siempre la versión actual de IRS.gov en lugar de utilizar un formulario de un año anterior.
6. Olvidar firmar
Una declaración sin firma no es una declaración válida. Asegúrese de que la persona autorizada adecuada firme antes de la presentaci ón.
Exenciones del impuesto FUTA: ¿Qué salarios están excluidos?
No toda compensación cuenta como salario FUTA. Los siguientes suelen estar excluidos:
- Beneficios marginales: Primas de seguro médico, asistencia para adopción, seguro de vida por tiempo determinado en grupo
- Contribuciones de jubilación: Aplazamientos 401(k), contribuciones a pensiones
- Asistencia para el cuidado de dependientes: Hasta $5,000 por empleado
- Pagos a ciertos familiares: Salarios pagados a su cónyuge, hijo menor de 21 años o padre (con algunas excepciones)
- Propinas informadas en el Formulario 4137
Documente siempre estas exclusiones cuidadosamente: reducen su base salarial imponible de FUTA y disminuyen su factura de impuestos.
Declaraciones enmendadas: Formulario 940-X
Si descubre un error en un Formulario 940 presentado anteriormente, use el Formulario 940-X (Declaración Federal Anual Enmendada del Patrono del Impuesto Federal para el Desempleo) para corregirlo. Puede presentar el Formulario 940-X para:
- Reclamar un reembolso por impuestos FUTA pagados en exceso
- Pagar impuestos FUTA adicionales que no pagó lo suficiente
- Corregir errores en los informes
No existe una fecha límite separada para el Formulario 940-X, pero el estatuto de limitaciones para reclamar un crédito o reembolso es generalmente de tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde.
Multas por no presentar o presentar tarde
El IRS se toma en serio las obligaciones de impuestos sobre la nómina. Esto es lo que arriesga si no presenta o paga a tiempo:
| Infracción | Multa |
|---|---|
| Depósito con 1 a 5 días de retraso | 2% del monto no pagado |
| Depósito con 6 a 15 días de retraso | 5% del monto no pagado |
| Depósito con más de 16 días de retraso | 10% del monto no pagado |
| No depositado dentro de los 10 días tras el aviso del IRS | 15% del monto no pagado |
| Falta de presentación | 5% por mes, hasta el 25% |
Si no puede pagar el monto total adeudado, presente la declaración de todos modos. La multa por falta de presentación es mucho mayor que la multa por falta de pago.
Formulario 940 para empleadores en varios estados
Si tiene empleados en varios estados, debe completar el Anexo A (Formulario 940). Este formulario desglosa sus salarios y créditos de FUTA estado por estado. Si alguno de sus estados es un estado con reducción de crédito, el Anexo A calcula el impuesto FUTA adicional adeudado.
Los empleadores con presencia en varios estados a menudo se benefician de trabajar con un servicio de nómina que gestiona esta complejidad automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Debo presentar el Formulario 940 si no tuve empleados durante parte del año? Si cumplió con cualquiera de los umbrales (pagó $1,500 o más o tuvo empleados durante 20 semanas o más), sí, incluso si no tiene empleados ahora.
¿Qué sucede si soy un empleador doméstico? Los empleadores domésticos generalmente presentan el Anexo H en lugar del Formulario 940, a menos que también operen un negocio con empleados.
¿Puedo obtener una prórroga para el Formulario 940? A diferencia de los impuestos sobre la renta individuales, no existe una prórroga automática para el Formulario 940. Si ha realizado todos los depósitos a tiempo, obtiene automáticamente hasta el 10 de febrero.
¿Qué sucede si mi obligación del FUTA es siempre inferior a $500? No es necesario realizar depósitos trimestrales. Pague el monto total cuando presente el Formulario 940 antes del 31 de enero.
Mantenga organizados sus registros de nómina
Presentar el Formulario 940 con precisión depende de tener registros de nómina limpios durante todo el año. Necesita saber:
- Salarios totales pagados a cada empleado
- Pagos exentos de FUTA (beneficios, compensación excluida)
- Salarios en cada estado para empleadores multiestatales
- Impuestos SUTA pagados a cada estado y si se realizaron a tiempo
Los registros desorganizados no solo dificultan el Formulario 940, sino que crean riesgos en todas sus declaraciones de impuestos sobre la nómina.
Simplifique el registro de sus impuestos sobre la nómina
La presentación precisa del Formulario 940 comienza con una contabilidad limpia. Cuando sus registros de nómina y gastos están organizados en un sistema transparente y con control de versiones, el cálculo de los salarios y créditos de FUTA se vuelve sencillo en lugar de estresante. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda visibilidad completa de sus datos financieros: sin cajas negras, sin dependencia de proveedores y con una integración sencilla con las herramientas que los desarrolladores ya utilizan. Comience gratis y elimine la complejidad de la temporada de impuestos.
