فرم ۹۴۰: راهنمای کامل اظهارنامه سالانه مالیات بیکاری فدرال کارفرما

اگر تا به حال کارمندی داشته‌اید، احتمالاً با فرم ۹۴۰ روبرو شده‌اید - حتی اگر متوجه آن نشده باشید. هر ساله، میلیون‌ها کارفرما بی‌سر و صدا این فرم دو صفحه‌ای را پر کرده و از آن عبور می‌کنند. اما درک نادرست آن می‌تواند منجر به جریمه‌های دیرکرد، از دست دادن اعتبارها و قبوض مالیاتی غافلگیرکننده شود. در اینجا هر آنچه برای پر کردن صحیح فرم ۹۴۰ نیاز دارید، آورده شده است.

فرم ۹۴۰ چیست؟​

فرم ۹۴۰ همان اظهارنامه سالانه مالیات بیکاری فدرال کارفرما است. شما از آن برای گزارش و محاسبه بدهی مالیاتی خود بر اساس قانون مالیات بیکاری فدرال (FUTA) برای سال مربوطه استفاده می‌کنید. FUTA بخش مربوط به دولت فدرال از سیستم بیمه بیکاری را تأمین مالی می‌کند؛ برنامه‌ای که به کارگرانی که بدون تقصیر خود شغلشان را از دست می‌دهند، مزایا ارائه می‌دهد.

نکته مهم این است که FUTA یک مالیات منحصراً برای کارفرما است. شما این مبلغ را از دستمزد کارکنان کسر نمی‌کنید، بلکه آن را کاملاً از جیب خود پرداخت می‌کنید.

FUTA در مقابل SUTA: تفاوت در چیست؟​

بیشتر ایالت‌ها نیز دارای قانون مالیات بیکاری ایالتی (SUTA) هستند که گاهی اوقات SUI (بیمه بیکاری ایالتی) نامیده می‌شود. این‌ها جدا از FUTA اما به شدت با آن مرتبط هستند:

• FUTA برنامه بیکاری فدرال را تأمین مالی می‌کند (گزارش شده در فرم ۹۴۰)
• SUTA برنامه بیکاری ایالت شما را تأمین مالی می‌کند (گزارش شده در فرم‌های ایالتی)

خبر خوب: اگر مالیات‌های SUTA خود را به موقع و کامل پرداخت کنید، می‌توانید اعتباری را در فرم ۹۴۰ خود مطالبه کنید که نرخ موثر FUTA شما را از ۶.۰٪ به تنها ۰.۶٪ کاهش می‌دهد.

چه کسی باید فرم ۹۴۰ را پر کند؟​

اگر در طول سال تقویمی هر یک از موارد زیر صادق باشد، باید فرم ۹۴۰ را پر کنید:

۱. پرداخت ۱,۵۰۰ دلار یا بیشتر به عنوان دستمزد به کارکنان در طول هر سه ماهه تقویمی ۲. داشتن حداقل یک کارمند برای بخشی از روز در ۲۰ هفته مختلف یا بیشتر

این آستانه‌ها برای بیشتر کسب‌وکارها اعمال می‌شود. قوانین برای کارفرمایان خانگی و کارفرمایان کشاورزی کمی متفاوت است؛ اگر این موارد شامل حال شما می‌شود، نشریه ۹۲۶ یا نشریه ۵۱ سازمان IRS را بررسی کنید.

چه کسانی نیازی به پر کردن فرم ۹۴۰ ندارند؟​

• مالکان انفرادی بدون کارمند: اگر شما تنها شاغل هستید، فرم ۹۴۰ را پر نمی‌کنید.
• پیمانکاران مستقل: کارگرانی که به عنوان پیمانکار مستقل طبقه‌بندی می‌شوند، کارمند نیستند. شما برای پرداخت‌های پیمانکاران، مالیات FUTA پرداخت نمی‌کنید.
• برخی سازمان‌های غیرانتفاعی: برخی از سازمان‌های ۵۰۱(c)(۳) از مالیات FUTA معاف هستند.

توضیح نرخ مالیات FUTA​

نرخ استاندارد مالیات FUTA برابر با ۶.۰٪ برای اولین ۷,۰۰۰ دلار از دستمزد هر کارمند در هر سال تقویمی است. این آستانه ۷,۰۰۰ دلاری، "پایه حقوق FUTA" نامیده می‌شود.

این در عمل به چه معناست:

• اگر کارمندی ۷,۰۰۰ دلار یا بیشتر در سال درآمد داشته باشد، شما مالیات FUTA را فقط برای ۷,۰۰۰ دلار اول پرداخت می‌کنید ← حداکثر ۴۲۰ دلار برای هر کارمند
• اگر کارمندی کمتر از ۷,۰۰۰ دلار درآمد داشته باشد، شما مالیات FUTA را بر اساس دستمزد واقعی او پرداخت می‌کنید
• دستمزدهای بالای ۷,۰۰۰ دلار به ازای هر کارمند مشمول FUTA نمی‌شوند

اعتبار مالیاتی ایالتی​

اگر ایالت شما جزو "ایالت‌های دارای کاهش اعتبار" نباشد (در ادامه بیشتر توضیح داده شده)، شما مستحق دریافت اعتباری تا سقف ۵.۴٪ در مقابل نرخ ۶.۰٪ FUTA هستید. این امر نرخ موثر شما را به ۰.۶٪ کاهش می‌دهد.

برای واجد شرایط بودن دریافت کامل اعتبار، باید:

• مالیات‌های SUTA خود را به طور کامل و به موقع پرداخت کنید
• در ایالتی با وام‌های معوق فدرال نباشید (ایالت‌های دارای کاهش اعتبار)

با اعمال اعتبار ۵.۴٪: ۷,۰۰۰ دلار × ۰.۶٪ = حداکثر ۴۲ دلار به ازای هر کارمند در سال.

ایالت‌های دارای کاهش اعتبار​

برخی ایالت‌ها برای پوشش مزایای بیکاری از دولت فدرال پول قرض می‌کنند. اگر ایالتی این وام‌ها را بازپرداخت نکرده باشد، اعتبار FUTA کاهش می‌یابد؛ به این معنی که کارفرمایان در آن ایالت‌ها نرخ FUTA موثر بالاتری را پرداخت می‌کنند. IRS لیست ایالت‌های دارای کاهش اعتبار را هر سال در ماه نوامبر منتشر می‌کند. برای سال ۲۰۲۴، جدول A (Schedule A) فرم ۹۴۰ را بررسی کنید تا ببینید آیا ایالت شما تحت تأثیر قرار گرفته است یا خیر.

مهلت ارسال فرم ۹۴۰​

مهلت سالانه برای ارسال فرم ۹۴۰، ۳۱ ژانویه سال بعد است. بنابراین برای سال مالیاتی ۲۰۲۴، مهلت ارسال ۳۱ ژانویه ۲۰۲۵ است.

یک استثنا وجود دارد: اگر تمام سپرده‌های FUTA خود را در طول سال به موقع و کامل انجام داده باشید، IRS به شما ۱۰ روز فرصت اضافی می‌دهد و مهلت را به ۱۰ فوریه منتقل می‌کند.

سپرده‌های FUTA چه زمانی سررسید می‌شوند؟​

اگرچه فرم ۹۴۰ را سالانه پر می‌کنید، اما اگر بدهی مالیاتی شما بیش از ۵۰۰ دلار باشد، ممکن است نیاز باشد مالیات‌های FUTA را به صورت سه ماهه واریز کنید.

نحوه کار به این صورت است:

• در پایان هر سه ماهه، بدهی FUTA انباشته خود را محاسبه کنید
• اگر این بدهی از ۵۰۰ دلار فراتر رفت، باید آن را تا آخرین روز ماه پس از اتمام سه ماهه واریز کنید
• اگر کل بدهی سالانه FUTA شما ۵۰۰ دلار یا کمتر باشد، می‌توانید آن را هنگام ارسال فرم ۹۴۰ پرداخت کنید

نحوه تکمیل گام‌به‌گام فرم ۹۴۰​

فرم ۹۴۰ تنها دو صفحه است، اما اطلاعات زیادی را در خود جای داده است. در اینجا مروری بر هر بخش داریم.

بخش ۱: درباره اظهارنامه خود به ما بگویید​

پاسخ دهید که آیا در وضعیت کارفرما در چندین ایالت (multi-state employer) هستید یا اینکه آیا مالیات SUTA را در ایالتی با کاهش اعتبار پرداخت کرده‌اید. این موضوع تعیین می‌کند که آیا نیاز به تکمیل جدول A دارید یا خیر.

بخش ۲: تعیین مالیات FUTA پیش از تعدیلات​

• سطر ۳: مجموع پرداختی‌ها به تمام کارکنان
• سطر ۴: پرداختی‌های معاف از FUTA (مزایای جانبی، مشارکت‌های بازنشستگی، مراقبت از وابستگان و غیره)
• سطر ۵: مجموع پرداختی‌های مازاد بر ۷,۰۰۰ دلار برای هر کارمند (این مبالغ را کسر کنید)
• سطر ۷: مجموع دستمزدهای مشمول مالیات FUTA (سطر ۳ منهای سطرهای ۴ و ۵)
• سطر ۸: مالیات FUTA پیش از تعدیلات (سطر ۷ × ۰.۰۶)

بخش ۳: تعیین تعدیلات شما​

اینجاست که اعتبار ایالتی مطرح می‌شود. شما محاسبه خواهید کرد که چه مقدار از بدهی SUTA شما واجد شرایط اعتبار ۵.۴ درصدی است. اگر تمام دستمزدهای کارکنان شما مشمول SUTA در یک ایالت واحد بدون کاهش اعتبار باشد، این فرآیند ساده است. کارفرمایان چند ایالتی به Schedule A نیاز دارند.

بخش ۴: تعیین مالیات FUTA و مانده بدهی یا اضافه پرداختی​

سپرده‌های خود را جمع بزنید، تعدیلات را کسر کنید و محاسبه کنید که آیا بدهی بیشتری دارید یا اضافه پرداختی داشته‌اید.

بخش ۵: گزارش بدهی مالیاتی FUTA به تفکیک سه ماهه​

اگر بدهی FUTA شما در هر سه ماهه از ۵۰۰ دلار فراتر رود، تفکیک سه ماهه را در اینجا وارد می‌کنید.

بخش ۶: آیا می‌توانیم با نماینده شخص ثالث شما صحبت کنیم؟​

اختیاری: شخصی (مانند دفتردار یا حسابدار) را برای گفتگو درباره اظهارنامه با IRS تعیین کنید.

بخش ۷: اینجا را امضا کنید​

اظهارنامه باید توسط مالک، مدیر یا نماینده مجاز امضا شود.

نحوه ارسال فرم ۹۴۰​

ارسال الکترونیکی (توصیه می‌شود)​

IRS به شدت تشویق می‌کند که از طریق سیستم e-file آن‌ها به صورت الکترونیکی اقدام کنید. می‌توانید از طریق روش‌های زیر ارسال را انجام دهید:

• IRS e-file: مستقیماً از طریق ارائه‌دهندگان مجاز e-file
• نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد: اکثر پلتفرم‌های حقوق و دستمزد (Gusto، ADP، Paychex، QuickBooks Payroll) فرم ۹۴۰ را به طور خودکار ارسال می‌کنند
• متخصص مالیاتی: یک CPA یا نماینده ثبت‌شده (enrolled agent) می‌تواند از طرف شما اظهارنامه را ارسال کند

ارسال کاغذی​

اگر روش کاغذی را ترجیح می‌دهید، فرم ۹۴۰ را به آدرس IRS ذکر شده در دستورالعمل‌ها پست کنید. آدرس به ایالت شما و اینکه آیا پرداختی به همراه دارید یا خیر بستگی دارد. از پست سفارشی استفاده کنید تا سابقه ارسال مستند داشته باشید.

اشتباهات رایج در فرم ۹۴۰ که باید از آن‌ها اجتناب کرد​

۱. فراموش کردن گنجاندن تمام کارکنان​

تمام کارکنان W-2 شامل می‌شوند - کارکنان تمام‌وقت، پاره‌وقت، فصلی و موقت. به اشتباه کارکنانی را که فقط برای مدت کوتاهی در طول سال کار کرده‌اند، حذف نکنید.

۲. طبقه‌بندی اشتباه کارکنان​

اگر به اشتباه یک کارمند را به عنوان پیمانکار مستقل طبقه‌بندی کنید، در صورت کشف این اشتباه توسط IRS، ملزم به پرداخت مالیات‌های FUTA به همراه جریمه خواهید بود. اگر مطمئن نیستید، از فرم SS-8 سازمان IRS برای درخواست تعیین وضعیت استفاده کنید.

۳. از دست دادن مهلت‌های پرداخت سپرده​

دیرکرد در واریز سپرده‌های FUTA منجر به جریمه‌هایی از ۲٪ تا ۱۵٪ مبلغ پرداخت‌نشده می‌شود، که به میزان تاخیر بستگی دارد. در پایان هر سه ماهه، یادآورهایی را در تقویم خود تنظیم کنید.

۴. عدم بررسی ایالت‌های دارای کاهش اعتبار​

اگر ایالت شما در لیست کاهش اعتبار است، نمی‌توانید کل اعتبار ۵.۴ درصدی را مطالبه کنید. عدم توجه به این موضوع به این معنی است که در ماه ژانویه با کسری پرداختی و بدهی مواجه خواهید شد.

۵. استفاده از فرم سال مالیاتی اشتباه​

IRS به طور دوره‌ای فرم ۹۴۰ را به‌روزرسانی می‌کند. همیشه به جای استفاده از فرم سال قبل، نسخه فعلی را از IRS.gov دانلود کنید.

۶. فراموش کردن امضا​

اظهارنامه بدون امضا معتبر نیست. اطمینان حاصل کنید که فرد مجاز قبل از ارسال، آن را امضا کرده باشد.

معافیت‌های مالیاتی FUTA: چه دستمزدهایی مستثنی هستند؟​

تمام پرداختی‌ها به عنوان دستمزد FUTA محسوب نمی‌شوند. موارد زیر معمولاً مستثنی هستند:

• مزایای جانبی: حق بیمه درمانی، کمک‌هزینه فرزندخواندگی، بیمه عمر گروهی
• مشارکت‌های بازنشستگی: مبالغ انتقالی 401(k)، مشارکت‌های پانسیون
• کمک‌هزینه مراقبت از وابستگان: تا ۵,۰۰۰ دلار برای هر کارمند
• پرداختی به برخی از اعضای خانواده: دستمزدهای پرداختی به همسر، فرزند زیر ۲۱ سال یا والدین (با برخی استثنائات)
• انعام‌های گزارش شده در فرم ۴۱۳۷

همیشه این موارد مستثنی را به دقت مستند کنید؛ آن‌ها پایه دستمزد مشمول مالیات FUTA شما را کاهش داده و مبلغ مالیات شما را پایین می‌آورند.

اظهارنامه‌های اصلاحی: فرم 940-X​

اگر خطایی را در فرم ۹۴۰ قبلاً ارسال شده کشف کردید، از فرم 940-X (اظهارنامه سالانه اصلاحی مالیات بیکاری فدرال کارفرما) برای تصحیح آن استفاده کنید. می‌توانید فرم 940-X را برای موارد زیر ارسال کنید:

• مطالبه استرداد برای مالیات‌های FUTA اضافه پرداخت شده
• پرداخت مالیات‌های FUTA اضافی که کمتر پرداخت شده‌اند
• تصحیح خطاهای گزارش‌دهی

مهلت جداگانه‌ای برای فرم 940-X وجود ندارد، اما مرور زمان برای مطالبه اعتبار یا استرداد عموماً سه سال از زمان ارسال اظهارنامه اصلی یا دو سال از زمان پرداخت مالیات است (هر کدام که دیرتر باشد).

جریمه‌های عدم ارسال یا ارسال با تاخیر​

IRS تعهدات مالیاتی مربوط به استخدام را جدی می‌گیرد. در صورت عدم ارسال یا عدم پرداخت به موقع، با ریسک‌های زیر مواجه هستید:

اگر نمی‌توانید کل مبلغ بدهی را بپردازید، باز هم اظهارنامه را ارسال کنید. جریمه عدم ارسال اظهارنامه بسیار سنگین‌تر از جریمه عدم پرداخت است.

فرم ۹۴۰ برای کارفرمایان چند ایالتی​

اگر در چندین ایالت کارمند دارید، باید Schedule A (فرم ۹۴۰) را تکمیل کنید. این فرم دستمزدهای FUTA و اعتبارات شما را به تفکیک ایالت مشخص می‌کند. اگر هر یک از ایالت‌های شما جزو ایالت‌های دارای کاهش اعتبار باشند، Schedule A مالیات FUTA اضافی بدهی را محاسبه می‌کند.

کارفرمایان چند ایالتی اغلب از همکاری با یک سرویس حقوق و دستمزد که این پیچیدگی‌ها را به صورت خودکار مدیریت می‌کند، بهره‌مند می‌شوند.

سوالات متداول​

آیا اگر بخشی از سال کارمندی نداشته‌ام، باید فرم ۹۴۰ را تکمیل کنم؟ اگر یکی از دو آستانه را داشته‌اید (پرداخت ۱۵۰۰ دلار یا بیشتر، یا داشتن کارمند به مدت ۲۰ هفته یا بیشتر)، بله؛ حتی اگر در حال حاضر کارمندی ندارید.

اگر کارفرمای خانگی باشم چطور؟ کارفرمایان خانگی معمولاً به جای فرم ۹۴۰، جدول H را تکمیل می‌کنند، مگر اینکه کسب‌وکاری با کارمند نیز اداره کنند.

آیا می‌توانم برای فرم ۹۴۰ تمدید مهلت بگیرم؟ برخلاف مالیات بر درآمد انفرادی، تمدید خودکاری برای فرم ۹۴۰ وجود ندارد. اگر تمام واریزی‌ها را به موقع انجام داده باشید، به طور خودکار تا ۱۰ فوریه مهلت خواهید داشت.

اگر بدهی مالیاتی FUTA من همیشه کمتر از ۵۰۰ دلار باشد چه می‌شود؟ نیازی به واریزهای فصلی ندارید. کل مبلغ را هنگام ارسال فرم ۹۴۰ تا ۳۱ ژانویه پرداخت کنید.

سوابق حقوق و دستمزد خود را منظم نگه دارید​

تکمیل دقیق فرم ۹۴۰ به داشتن سوابق تمیز حقوق و دستمزد در طول سال بستگی دارد. شما باید موارد زیر را بدانید:

• کل دستمزد پرداخت شده به هر کارمند
• پرداخت‌های معاف از FUTA (مزایا، جبران خدمات مستثنی شده)
• دستمزدها در هر ایالت برای کارفرمایانی که در چند ایالت فعالیت می‌کنند
• مالیات‌های SUTA پرداخت شده به هر ایالت و به موقع بودن آن‌ها

سوابق نامنظم نه تنها تکمیل فرم ۹۴۰ را دشوارتر می‌کنند، بلکه در تمام اظهارنامه‌های مالیاتی حقوق و دستمزد شما ریسک ایجاد می‌کنند.

مستندسازی مالیات حقوق و دستمزد خود را ساده کنید​

تکمیل دقیق فرم ۹۴۰ با دفاتر مالی تمیز شروع می‌شود. زمانی که سوابق حقوق و دستمزد و هزینه‌های شما در یک سیستم شفاف و مبتنی بر کنترل نسخه سازماندهی شده باشند، محاسبه دستمزدها و اعتبارهای FUTA به جای استرس‌زا بودن، ساده می‌شود. Beancount.io حسابداری متن-ساده را ارائه می‌دهد که به شما دید کاملی نسبت به داده‌های مالی‌تان می‌دهد؛ بدون جعبه‌های سیاه، بدون وابستگی به فروشنده (vendor lock-in) و با قابلیت یکپارچگی آسان با ابزارهایی که توسعه‌دهندگان از قبل استفاده می‌کنند. رایگان شروع کنید و پیچیدگی فصل مالیاتی را از بین ببرید.