Form 940：雇用主による年間連邦失業税申告書の完全ガイド
従業員を雇用したことがあるなら、意識していなくてもフォーム940（Form 940）に遭遇したことがあるでしょう。毎年、何百万もの雇用主がこの2ページのフォームを淡々と提出していますが、内容を誤解していると、延滞ペナルティや税額控除の受け損ね、予期せぬ税金の請求につながる可能性があります。ここでは、フォーム940を正しく提出するために知っておくべきすべての情報を解説します。
フォーム940とは？
フォーム940は、**雇用主の年間連邦失業税申告書（Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return）**です。このフォームを使用して、その年の連邦失業税法（FUTA）に基づく納税義務を報告および計算します。FUTAは、過失なく職を失った労働者に手当を支給する プログラムである連邦政府の失業保険制度の財源となります。
重要な点として、FUTAは雇用主のみが負担する税金です。従業員の賃金から源泉徴収することはありません。全額を雇用主が自己負担します。
FUTAとSUTAの違いは何ですか？
ほとんどの州には、**州失業税法（SUTA）**に基づく税金もあり、SUI（State Unemployment Insurance：州失業保険）と呼ばれることもあります。これらはFUTAとは別個のものですが、密接に関連しています。
- FUTAは連邦失業プログラムの財源です（フォーム940で報告）。
- SUTAは州の失業プログラムの財源です（州のフォームで報告）。
朗報として、SUTA税を期限通りに全額支払っている場合、フォーム940で税額控除を申請でき、実効FUTA税率を6.0%からわずか**0.6%**まで引き下げることができます。
誰がフォーム940を提出する必要がありますか？
カレンダーイヤー中に以下のいずれかに該当する場合、フォーム940を提出する必要があります。
- 任意の四半期に従業員へ1,500ドル以上の賃金を支払った場合。
- 任意の20週間以上の期間において、1日のうちの一部でも少なくとも1人の従業員を雇用していた場合。
これらの閾値はほとんどのビジネスに適用されます。家事使用人の雇用主や農業雇用主の場合はルールが若干異なります。該当する場合は、IRSのPublication 926またはPublication 51を確認してください。
フォーム940を提出する必要がない場合
- 従業員のいない個人事業主: 自分一人の場合は、フォーム940を提出しません。
- 独立業務請負人（インディペンデント・コントラクター）: 請負人として分類される労働者は従業員ではありません。請負人への支払いに対してFUTAを支払う必要はありません。
- 特定の非営利団体: 一部の501(c)(3)団体はFUTAを免除されています。
FUTA税率の解説
標準的なFUTA税率は、各従業員の暦年あたりの賃金のうち、最初の7,000ドルに対して**6.0%**です。この7,000ドルの閾値は「FUTA賃金ベース」と呼ばれます。
実際には以下のようになります：
- 従業員の年収が7,000ドル以上の場合、最初の7,000ドルに対してのみFUTAを支払います → 従業員1人あたり最大420ドル。
- 従業員の年収が7,000ドル未満の場合、実際の賃金に対してFUTAを支払います。
- 1人あたり7,000ドルを超える賃金はFUTAの対象外です。
州税額控除
お住まいの州が「税額控除削減州（Credit Reduction State）」でない場合（詳細は後述）、6.0%のFUTA税率に対して最大**5.4%の控除を受ける権利があります。これにより、実効税率は0.6%**に下がります。
全額控除の対象となるには、以下の条件を満たす必要があります：
- SUTA税を全額かつ期限通りに支払うこと。
- 連邦政府からの未返済借入金がある州（税額控除削減州）に該当しないこと。
5.4%の控除が適用された場合：7,000ドル × 0.6% = 従業員1人あたり年間最大42ドルとなります。
税額控除削減州
一部の州は失業給付を賄うために連邦政府から資金を借り入れています。州がこれらの借入金を返済していない場合、FUTAの控除額が削減されます。つまり、それらの州の雇用主はより高い実効FUTA税率を支払うことになりま す。IRSは毎年11月に税額控除削減州のリストを発表します。2024年については、フォーム940のスケジュールA（Schedule A）を確認して、お住まいの州が該当するかどうかを確認してください。
フォーム940の提出期限
フォーム940の年間提出期限は翌年の1月31日です。したがって、2024年度分については、期限は2025年1月31日となります。
一つの例外があります：年間を通じてFUTAの預け入れ（Deposit）をすべて期限通りに全額行っている場合、IRSは10日間の猶予を与え、期限は2月10日まで延長されます。
FUTAの預け入れ期限はいつですか？
フォーム940の提出は年1回ですが、納税義務額が500ドルを超える場合は、四半期ごとにFUTA税を預け入れる必要があります。
仕組みは以下の通りです：
- 各四半期の終わりに、累積のFUTA納税義務額を計算します。
- その義務額が500ドルを超える場合、四半期終了後の翌月末までに預け入れる必要があります。
- 年間の合計FUTA納税義務額が500ドル以下の場合は、フォーム940を提出する際に支払うこと ができます。
| 四半期 | 預け入れ期限（義務額が500ドルを超える場合） |
|---|---|
| 第1四半期 (1月–3月) | 4月30日 |
| 第2四半期 (4月–6月) | 7月31日 |
| 第3四半期 (7月–9月) | 10月31日 |
| 第4四半期 (10月–12月) | 1月31日 |
フォーム940のステップバイステップの記入方法
フォーム940はわずか2ページですが、多くの情報が含まれています。各パートの概要は以下の通りです。
パート1：申告書に関する情報の記入
複数の州で雇用している状況にあるか、または税額控除削減州でSUTA税を支払ったかどうかを回答します。これにより、スケジュールA（Schedule A）の記入が必要かどうかが決まります。
パート 2：調整前のFUTA税の決定
- 第3行: 全従業員への支払総額
- 第4行: FUTA免除の支払い（フリンジベネフィット、退職金拠出、被扶養者ケアなど）
- 第5行: 従業員1人あたり7,000ドルを超える支払総額（これらを差し引く）
- 第7行: 課税対象FUTA賃金総額（第3行から第4行と第5行を差し引いた額）
- 第8行: 調整前のFUTA税（第7行 × 0.06）
パート 3：調整額の決定
ここでは州税クレジットが関係します。SUTA（州失業保険税）の負債のうち、5.4%のクレジットの対象となる金額を計算します。全従業員の賃金が、クレジット削減が行われていない単一の州でSUTAの対象となっている場合、この計算は単純です。複数州で雇用している雇用主は、スケジュールA（Schedule A）が必要になります。
パート 4：FUTA税および未払残高または過払額の決定
預託額を合計し、調整額を差し引き、追加の支払いが必要か、 あるいは過払いがあるかを計算します。
パート 5：四半期ごとのFUTA納税義務の報告
いずれかの四半期でFUTAの納税義務が500ドルを超えた場合、ここに四半期ごとの内訳を記入します。
パート 6：第三者指定代理人との協議の可否
任意：IRSと申告書について話し合うために、誰か（記帳係や会計士など）を指定します。
パート 7：署名欄
申告書には、所有者、役員、または正当な権限を持つ代理人が署名する必要があります。
フォーム940の提出方法
電子申告（推奨）
IRSは、e-fileシステムを通じた電子申告を強く推奨しています。以下の方法で提出できます。
- IRS e-file: 認可されたe-fileプロバイダーを通じて直接提出
- 給与計算ソフトウェア: ほとんどの給与計算プラットフォーム（Gusto、ADP、Paychex、QuickBooks Payrollなど）は、フォーム940を自動的に提出します
- 税務専門家: 公認会計士（CPA）や登録代理人（EA）が代理で提出できます
郵送による提出
紙での提出を希望する場合は、説明書に記載されているIRSの住所にフォーム940を郵送してください。送付先は、お住まいの州や支払いを同封するかどうかによって異なります。証跡を残すために、書留郵便（Certified Mail）を利用してください。
フォーム940で避けるべき一般的なミス
1. 全従業員の含め忘れ
フルタイム、パートタイム、季節労働者、臨時労働者など、すべてのW-2従業員が含まれます。年度中に短期間だけ働いた従業員を誤って除外しないようにしてください。
2. 労働者の分類ミス
従業員を誤って独立業務委託先（インディペンデント・コントラクター）として分類した場合、IRSがその分類ミスを発見した際に、FUTA税に加えて罰金を支払うことになります。判断に迷う場合は、IRSフォームSS-8を使用して判定を依頼してください。
3. 預託期限の徒過
FUTAの預託が遅れると、遅延期間に応じて未払額の2%から15%の罰金が発生します。各四半期の終わりにカレンダーのリマインダーを設定しておきましょう。
4. クレジット削減対象州の確認漏れ
お住まいの州がクレジッ ト削減リスト（Credit Reduction States）に含まれている場合、5.4%のフルクレジットを請求することはできません。これを考慮に入れないと、1月になってから不足分が発生し、追加で支払うことになります。
5. 誤った年度のフォームの使用
IRSは定期的にフォーム940を更新します。前年度のフォームを使い回すのではなく、必ずIRS.govから最新バージョンをダウンロードしてください。
6. 署名の忘れ
署名のない申告書は無効です。提出前に、適切な権限を持つ個人が署名していることを確認してください。
FUTA税の免除：どの賃金が除外されるか？
すべての報酬がFUTA賃金としてカウントされるわけではありません。一般的に以下のものは除外されます。
- フリンジベネフィット（付加給付）: 健康保険料、養子縁組支援、団体定期生命保険
- 退職金拠出金: 401(k)の拠出、年金拠出
- 被扶養者ケア支援: 従業員1人あたり年間5,000ドルまで
- 特定の家族への支払い: 配偶者、21歳未満の子供、または親に支払われる賃金（一部例外あり）
- チップ: フォーム4137で報告されたもの
これらの除外項目は常に慎重に記録してください。これらは課税対象となるFUTA賃金ベースを下げ、納税額を減らすことにつながります。
修正申告：フォーム940-X
提出済みのフォーム940に誤りを発見した場合は、フォーム940-X（雇用主による年間連邦失業保険税修正申告書）を使用して修正します。フォーム940-Xは以下の目的で使用できます。
- 過払いしたFUTA税の還付請求
- 不足していたFUTA税の追加支払い
- 報告内容の誤りの修正
フォーム940-Xに個別の提出期限はありませんが、クレジットや還付を請求するための時効は、通常、元の申告書を提出してから3年以内、または税金を支払ってから2年以内のいずれか遅い方となります。
未提出または遅延提出に対する罰則
IRSは雇用税の義務を厳格に扱います。期限内に提出または支払わなかった場合、以下のリスクがあります。
| 違反内容 | 罰則 |
|---|---|
| 1〜5日の預託遅延 | 未払額の2% |
| 6〜15日の預託遅延 | 未払額の5% |
| 16日以上の預託遅延 | 未払額の10% |
| IRSの通知から10日以内に預託なし | 未払額の15% |
| 申告漏れ（未提出） | 1ヶ月につき5%（最大25%まで） |
全額を支払えない場合でも、申告だけは行ってください。無申告の罰則は、不納付の罰則よりもはるかに重くなっています。
複数州で雇用する雇用主のためのフォーム940
複数の州に従業員がいる場合は、**スケジュールA（フォーム940）**を作成する必要があります。このフォームでは、FUTA賃金とクレジットを州ごとに細かく分類します。いずれかの州がクレジット削減対象州である場合、スケジュールAで追加のFUTA納税額を計算します。
複数州で雇用する雇用主は、こうした複雑な処理を自動で行ってくれる給与計算サービスの利用を検討するとよいでしょう。
よくある質問
年の途中で従業員がいなかった場合でも、フォーム940を提出する必要がありますか？ いずれかの基準（1,500ドル以上の支払い、または20週間以上の従業員雇用）を満たしている場合は、たとえ現在は従業員がいなくても提出が必要です。
家事使用人の雇用主（Household employer）の場合はどうなりますか？ 家事使用人の雇用主は、従業員を雇用する事業も運営していない限り、通常はフォーム940ではなくスケジュールH（Schedule H）を提出します。
フォーム940の提出期限を延長できますか？ 個人所得税とは異なり、フォーム940には自動的な延長制度はありません。すべての預託を期限内に行っている場合は、自動的に2月10日まで期限が延長されます。
FUTA（連邦失業税）の債務が常に500ドル未満の場合はどうなりますか？ 四半期ごとの預託を行う必要はありません。1月31日までにフォーム940を提出する際に、全額を支払ってください。
給与記録を整理しておく
フォーム940を正確に提出するためには、年間を通じて正確な給与記録を維持することが不可欠です。以下の情報を把握しておく必要があります。
- 各従業員に支払われた賃金の総額
- FUTA免除の支払い（福利厚生、除外される報酬）
- 複数州で雇用し ている場合の各州における賃金
- 各州に支払われたSUTA（州失業税）およびその支払いが期限内であったか
記録が整理されていないと、フォーム940の作成が困難になるだけでなく、すべての給与税申告においてリスクが生じます。
給与税の記録管理を簡素化する
正確なフォーム940の提出は、整理された帳簿から始まります。給与や経費の記録を、透明性が高くバージョン管理されたシステムで整理することで、FUTAの賃金や控除額の計算が、ストレスの溜まる作業ではなく、単純明快なものになります。Beancount.io は、財務データを完全に可視化するプレーンテキスト会計を提供します。ブラックボックス化やベンダーロックインがなく、開発者が普段使用しているツールと簡単に連携できます。無料で始める して、確定申告シーズンの煩雑さを解消しましょう。
