Formulari 940: La guia completa de la declaració anual de l'impost federal d'atur de l'ocupador
Si mai has tingut un empleat, probablement t'has trobat amb el Formulari 940, fins i tot si no te n'has adonat. Cada any, milions d'ocupadors presenten discretament aquest formulari de dues pàgines i segueixen endavant. Però no entendre'l correctament pot comportar sancions per retard, crèdits perduts i factures fiscals inesperades. Aquí tens tot el que necessites saber per presentar el Formulari 940 correctament.
Què és el Formulari 940?
El Formulari 940 és la Declaració Anual de l'Impost Federal d'Atur de l'Ocupador. S'utilitza per informar i calcular la vostra obligació tributària segons la Llei de l'Impost Federal d'Atur (FUTA) per a l'any. La FUTA finança la part del govern federal del sistema d'assegurança d'atur, el programa que ofereix prestacions als treballadors que perden la feina sense que en siguin culpables.
És important destacar que la FUTA és un impost a càrrec exclusiu de l'ocupador. No s'ha de retenir dels salaris dels empleats. Es paga íntegrament de la teva butxaca.
FUTA vs. SUTA: Quina és la diferència?
La majoria dels estats també tenen un impost de la Llei de l'Impost d'Atur Estatal (SUTA), de vegades anomenat SUI (Assegurança d'Atur Estatal). Aquests són independents de la FUTA però hi estan estretament relacionats:
- FUTA finança el programa federal d'atur (informat al Formulari 940)
- SUTA finança el programa d'atur del vostre estat (informat en formularis estatals)
La bona notícia: si pagueu els vostres impostos SUTA a temps i íntegrament, podeu sol·licitar un crèdit al vostre Formulari 940 que redueix el vostre tipus efectiu de la FUTA del 6,0% fins a només el 0,6%.
Qui ha de presentar el Formulari 940?
Heu de presentar el Formulari 940 si es compleix qualsevol de les següents condicions durant l'any natural:
- Heu pagat 1.500 $ o més en salaris als empleats durant qualsevol trimestre natural
- Heu tingut almenys un empleat durant algun moment del dia en 20 o més setmanes diferents
Aquests llindars s'apliquen a la majoria d'empreses. Les regles són lleugerament diferents per als ocupadors domèstics i els ocupadors agrícoles; si aquest és el vostre cas, consulteu la Publicació 926 o la Publicació 51 de l'IRS.
Qui NO ha de presentar el Formulari 940
- Empresaris individuals (autònoms) sense empleats: Si sou l'únic treballador, no presenteu el Formulari 940.
- Contractistes independents: Els treballadors classificats com a contractistes independents no són empleats. No es paga la FUTA sobre els pagaments a contractistes.
- Certes organitzacions sense ànim de lucre: Algunes organitzacions 501(c)(3) estan exemptes de la FUTA.
Explicació del tipus impositiu de la FUTA
El tipus impositiu estàndard de la FUTA és del 6,0% sobre els primers **7.000 s'anomena "base salarial de la FUTA".
Això és el que significa a la pràctica:
- Si un empleat guanya 7.000 → un màxim de 420 $ per empleat
- Si un empleat guanya menys de 7.000 $, pagueu la FUTA sobre els seus salaris reals
- Els salaris superiors a 7.000 $ per empleat no estan subjectes a la FUTA
El crèdit fiscal estatal
Si el vostre estat no és un "estat amb reducció de crèdit" (més informació a continuació), teniu dret a un crèdit de fins al 5,4% respecte al tipus del 6,0% de la FUTA. Això redueix el vostre tipus efectiu al 0,6%.
Per optar al crèdit complet, heu de:
- Pagar els vostres impostos SUTA íntegrament i a temps
- No estar en un estat amb préstecs federals pendents (estats amb reducció de crèdit)
Amb el crèdit del 5,4% aplicat: 7.000 per empleat i any** com a màxim.
Estats amb reducció de crèdit
Alguns estats demanen diners prestats al govern federal per cobrir les prestacions d'atur. Si un estat no ha retornat aquests préstecs, el crèdit de la FUTA es redueix, cosa que significa que els ocupadors d'aquests estats paguen un tipus efectiu de la FUTA més alt. L'IRS publica la llista d'estats amb reducció de crèdit cada novembre. Per al 2024, consulteu l'Annex A del Formulari 940 per veure si el vostre estat està afectat.
Termini de presentació del Formulari 940
La data límit anual per presentar el Formulari 940 és el 31 de gener de l'any següent. Per tant, per a l'any fiscal 2024, la data límit és el 31 de gener de 2025.
Hi ha una excepció: si heu fet tots els vostres dipòsits de la FUTA a temps i íntegrament durant tot l'any, l'IRS us dóna 10 dies addicionals, la qual cosa trasllada la data límit al 10 de febrer.
Quan s'han de fer els dipòsits de la FUTA?
Tot i que presenteu el Formulari 940 anualment, és possible que hagueu de dipositar els impostos de la FUTA trimestralment si la vostra obligació supera els 500 $.
Així és com funciona:
- Al final de cada trimestre, calculeu la vostra obligació acumulada de la FUTA
- Si aquesta obligació supera els 500 $, l'heu de dipositar abans de l'últim dia del mes següent al trimestre
- Si la vostra obligació anual total de la FUTA és de 500 $ o menys, la podeu pagar quan presenteu el Formulari 940
| Trimestre | Data límit de dipòsit (si l'obligació és > 500 $) |
|---|---|
| Q1 (gen.–març) | 30 d'abril |
| Q2 (abr.–juny) | 31 de juliol |
| Q3 (jul.–set.) | 31 d'octubre |
| Q4 (oct.–des.) | 31 de gener |
Com completar el Formulari 940 pas a pas
El Formulari 940 només té dues pàgines, però inclou molta informació. Aquí teniu un recorregut per cada part.
Part 1: Informació sobre la vostra declaració
Responeu si us trobeu en una situació d'ocupador multiestatal o si heu pagat algun impost SUTA en un estat amb reducció de crèdit. Això determina si heu de completar l'Annex A.
Part 2: Determineu el vostre impost FUTA abans dels ajustos
- Línia 3: Pagaments totals a tots els empleats
- Línia 4: Pagaments exempts de FUTA (beneficis marginals, contribucions a la jubilació, cura de persones dependents, etc.)
- Línia 5: Pagaments totals que superin els 7.000 $ per empleat (resteu-los)
- Línia 7: Salaris totals subjectes a l'impost FUTA (Línia 3 menys les línies 4 i 5)
- Línia 8: Impost FUTA abans dels ajustos (Línia 7 × 0,06)
Part 3: Determineu els vostres ajustos
Aquí és on entra en joc el crèdit estatal. Calculareu quina part de la vostra obligació de SUTA reuneix els requisits per al crèdit del 5,4%. Si tots els salaris dels vostres empleats estiguessin subjectes a SUTA en un sol estat sense reducció de crèdit, el procés seria senzill. Els ocupadors multiestatals necessiten l'Annex A (Schedule A).
Part 4: Determineu el vostre impost FUTA i el saldo pendent o pagament en excés
Sumeu els vostres dipòsits, subtracteu els ajustos i calculeu si teniu un saldo pendent o un pagament en excés.
Part 5: Informeu de la vostra obligació tributària FUTA per trimestre
Si la vostra obligació FUTA supera els 500 $ en qualsevol trimestre, heu d'emplenar aquí el desglossament trimestral.
Part 6: Podem parlar amb el vostre designat tercer?
Opcional: designeu algú (com un comptable o gestor) per parlar de la declaració amb l'IRS.
Part 7: Signeu aquí
La declaració ha d'estar signada pel propietari, directiu o agent autoritzat.
Com presentar el formulari 940
Presentació electrònica (recomanat)
L'IRS recomana encaridament la presentació electrònica a través del seu sistema e-file. Podeu presentar-lo mitjançant:
- IRS e-file: Directament a través de proveïdors de e-file autoritzats
- Programari de nòmines: La majoria de plataformes de nòmines (Gusto, ADP, Paychex, QuickBooks Payroll) presenten el formulari 940 automàticament
- Professional fiscal: Un CPA o un agent inscrit pot presentar-lo en el vostre nom
Presentació en paper
Si preferiu el paper, envieu el formulari 940 per correu postal a l'adreça de l'IRS indicada a les instruccions. L'adreça depèn del vostre estat i de si incloeu un pagament. Utilitzeu correu certificat per tenir-ne un resguard.
Errors comuns del formulari 940 que s'han d'evitar
1. Oblidar incloure tots els empleats
Tots els empleats W-2 compten: treballadors a temps complet, a temps parcial, estacionals i temporals. No ometeu per error empleats que només hagin treballat breument durant l'any.
2. Classificar malament els treballadors
Si classifiqueu incorrectament un empleat com a contractista independent, deureu els impostos FUTA més les sancions quan l'IRS descobreixi la classificació errònia. Si no n'esteu segurs, utilitzeu el formulari SS-8 de l'IRS per sol·licitar una determinació.
3. No complir els terminis de dipòsit
Els dipòsits FUTA fora de termini comporten sancions del 2% al 15% de l'import no pagat, depenent del retard. Establiu recordatoris al calendari al final de cada trimestre.
4. No comprovar els estats amb reducció de crèdit
Si el vostre estat es troba a la llista de reducció de crèdit, no podreu reclamar el crèdit total del 5,4%. No tenir-ho en compte significa que pagareu de menys i deureu més diners al gener.
5. Utilitzar el formulari d'un any fiscal incorrecte
L'IRS actualitza el formulari 940 periòdicament. Baixeu sempre la versió actual d'IRS.gov en lloc d'utilitzar el formulari d'un any anterior.
6. Oblidar signar
Una declaració sense signar no és una declaració vàlida. Assegureu-vos que la persona autoritzada signi abans de la presentació.
Exempcions de l'impost FUTA: quins salaris estan exclosos?
No tota la compensació compta com a salaris FUTA. Normalment se n'exclouen els següents:
- Beneficis marginals: Primes d'assegurança mèdica, assistència per adopció, assegurança de vida de grup
- Contribucions a la jubilació: Diferiments 401(k), contribucions a plans de pensions
- Assistència per a la cura de dependents: Fins a 5.000 $ per empleat
- Pagaments a determinats familiars: Salaris pagats al cònjuge, fill menor de 21 anys o progenitor (amb algunes excepcions)
- Propines informades al formulari 4137
Documenteu sempre aquestes exclusions amb cura; redueixen la vostra base salarial FUTA imposable i baixen la vostra factura fiscal.
Declaracions esmenades: Formulari 940-X
Si descobriu un error en un formulari 940 presentat anteriorment, utilitzeu el formulari 940-X (Declaració Federal Anual de l'Impost de Desocupació de l'Ocupador Ajustada) per corregir-lo. Podeu presentar el formulari 940-X per:
- Reclamar un reemborsament per impostos FUTA pagats de més
- Pagar impostos FUTA addicionals que no vau pagar prou
- Corregir errors en la informació facilitada
No hi ha un termini independent per al formulari 940-X, però el termini de prescripció per reclamar un crèdit o reemborsament és generalment de tres anys des de la presentació de la declaració original o de dos anys des del pagament de l'impost, el que sigui posterior.
Sancions per no presentar o presentar fora de termini
L'IRS es pren seriosament les obligacions fiscals laborals. Això és el que arrisqueu si no presenteu o no pagueu a temps:
| Infracció | Sanció |
|---|---|
| Dipòsit amb 1–5 dies de retard | 2% de l'import no pagat |
| Dipòsit amb 6–15 dies de retard | 5% de l'import no pagat |
| Dipòsit amb 16 o més dies de retard | 10% de l'import no pagat |
| No dipositat en els 10 dies posteriors a l'avís de l'IRS | 15% de l'import no pagat |
| Falta de presentació | 5% mensual, fins al 25% |
Si no podeu pagar l'import total degut, presenteu la declaració igualment. La sanció per falta de presentació és molt més elevada que la sanció per falta de pagament.
Formulari 940 per a ocupadors multiestatals
Si teniu empleats en diversos estats, heu d'emplenar l'Annex A (Formulari 940). Aquest formulari desglossa els vostres salaris i crèdits FUTA estat per estat. Si algun dels vostres estats és un estat amb reducció de crèdit, l'Annex A calcula l'impost FUTA addicional degut.
Els ocupadors multiestatals sovint es beneficien de treballar amb un servei de nòmines que gestiona aquesta complexitat de manera automàtica.
Preguntes freqüents
He de presentar el formulari 940 si no he tingut empleats durant part de l'any? Si heu complert qualsevol dels llindars (haver pagat 1.500 $ o més o haver tingut empleats durant 20 setmanes o més), sí —encara que ara no tingueu empleats.
I si sóc un ocupador domèstic? Els ocupadors domèstics generalment presenten l'Annex H en lloc del formulari 940, tret que també gestionin un negoci amb empleats.
Puc obtenir una pròrroga per al formulari 940? A diferència de l'impost sobre la renda individual, no hi ha una pròrroga automàtica per al formulari 940. Si heu realitzat tots els dipòsits a temps, automàticament teniu fins al 10 de febrer.
Què passa si la meva obligació tributària FUTA és sempre inferior a 500 $? No cal que feu dipòsits trimestrals. Pagueu l'import total quan presenteu el formulari 940 abans del 31 de gener.
Mantingueu els vostres registres de nòmines organitzats
Presentar el formulari 940 amb precisió depèn de tenir uns registres de nòmines clars durant tot l'any. Heu de saber:
- Salaris totals pagats a cada empleat
- Pagaments exempts de FUTA (beneficis, compensacions excloses)
- Salaris en cada estat per a ocupadors multiestatals
- Impostos SUTA pagats a cada estat i si es van fer a temps
Els registres desorganitzats no només dificulten el formulari 940, sinó que generen riscos en totes les vostres declaracions d'impostos sobre les nòmines.
Simplifiqueu la gestió dels vostres registres d'impostos sobre les nòmines
Una presentació precisa del formulari 940 comença amb uns llibres de comptes nets. Quan els vostres registres de nòmines i despeses estan organitzats en un sistema transparent i amb control de versions, calcular els salaris i crèdits FUTA esdevé senzill en lloc d'estressant. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una visibilitat completa de les vostres dades financeres: sense caixes negres, sense dependència d'un proveïdor i amb una integració fàcil amb les eines que els desenvolupadors ja utilitzen. Comenceu gratis i elimineu la complexitat de la temporada d'impostos.
