940 表格：雇主年度联邦失业税申报表完整指南
如果你曾经雇用过员工，你可能遇到过 940 表格——即使你没有意识到。每年，数以百万计的雇主悄悄地提交这份两页的表格，然后继续工作。但误解它可能会导致逾期罚款、错过抵免额以及意外的税单。以下是正确提交 940 表格所需了解的一切。
什么是 940 表格？
940 表格是 雇主年度联邦失业税申报表。你使用它来报告并计算你全年的联邦失业税法案 (FUTA) 纳税义务。FUTA 为联邦政府的失业保险系统提供资金——该计划向非因个人过错而失去工作的劳动者提供福利。
重要的是，FUTA 是 仅由雇主缴纳的税款。你不会从员工工资中扣除它。你完全从自己的口袋里支付。
FUTA 与 SUTA：有什么区别？
大多数州还有 州失业税法案 (SUTA) 税，有时称为 SUI（州失业保险）。这些与 FUTA 分开但紧密相关：
- FUTA 为联邦失业计划提供资金（在 940 表格上申报）
- SUTA 为你所在州的失业计划提供资金（在州表格上申报）
好消息是：如果你足额并按时缴纳 SUTA 税，你可以在 940 表格上申请抵免，将你的有效 FUTA 税率从 6.0% 降至仅 0.6%。
谁必须提交 940 表格？
在日历年期间，如果满足以下任一条件，你必须提交 940 表格：
- 你在任何日历季度向员工支付了 1,500 美元或更多 的工资
- 在任何 20 周或更多周的某些时段内，你拥有至少一名员工
这些门槛适用于大多数企业。对于家政雇主和农业雇主，规则略有不同——如果这适用于你，请查看 IRS 第 926 号出版物或第 51 号出版物。
谁不需要提交 940 表格
- 没有员工的独资经营者：如果你是唯一的劳动者，你不必提交 940 表格。
- 独立承包商：被归类为独立承包商 的劳动者不是员工。你不需要为支付给承包商的款项缴纳 FUTA。
- 某些非营利组织：一些 501(c)(3) 组织免缴 FUTA。
FUTA 税率详解
标准 FUTA 税率为 6.0%，适用于每个员工每日历年前 7,000 美元 的工资。这 7,000 美元的门槛被称为“FUTA 工资基数”。
这在实践中意味着：
- 如果一名员工在一年内赚取 7,000 美元或更多，你仅对前 7,000 美元缴纳 FUTA → 每个员工最高 420 美元
- 如果一名员工赚取少于 7,000 美元，你根据其实际工资缴纳 FUTA
- 每个员工超过 7,000 美元的工资不征收 FUTA
州税收抵免
如果你所在的州不是“抵免额削减州”（详见下文），你有权获得最高 5.4% 的抵免，以抵消 6.0% 的 FUTA 税率。这将你的有效税率降至 0.6%。
要获得全额抵免，你必须：
- 足额并按时缴纳 SUTA 税
- 不在有未偿还联邦贷款的州（抵免额削减州）
应用 5.4% 抵免后：7,000 美元 × 0.6% = 每个员工每年最多 42 美元。
抵免额削减州
一些州 从联邦政府借钱来支付失业福利。如果一个州没有偿还这些贷款，FUTA 抵免额就会减少——这意味着这些州的雇主需要支付更高的有效 FUTA 税率。IRS 每年 11 月发布抵免额削减州名单。对于 2024 年，请查看 940 表格的附表 A，看你所在的州是否受到影响。
940 表格提交截止日期
提交 940 表格的年度截止日期是次年的 1 月 31 日。因此，对于 2024 纳税年度，截止日期是 2025 年 1 月 31 日。
有一个例外：如果你全年在规定时间内足额缴纳了所有 FUTA 存款，IRS 会额外给你 10 天时间——将截止日期推迟到 2 月 10 日。
FUTA 税款什么时候存入？
虽然你每年提交一次 940 表格，但如果你的纳税义务超过 500 美元，你可能需要 按季度存入 FUTA 税款。
以下是其运作方式：
- 在每个季度末，计算你的累计 FUTA 纳税义务
- 如果该义务超过 500 美元，你必须在该季度结束后的次月最后一天之前存入
- 如果你的年度 FUTA 纳税义务总额为 500 美元或更少，你可以在提交 940 表格时支付
| 季度 | 存款截止日期（如果欠税 > $500） |
|---|---|
| 第一季度（1月–3月） | 4 月 30 日 |
| 第 二季度（4月–6月） | 7 月 31 日 |
| 第三季度（7月–9月） | 10 月 31 日 |
| 第四季度（10月–12月） | 1 月 31 日 |
如何逐步完成 940 表格
940 表格只有两页，但内容非常丰富。以下是各部分的详细说明。
第 1 部分：告诉我们有关你的申报表的信息
回答你是否属于多州雇主，或者你是否在抵免额削减州缴纳了任何 SUTA 税。这决定了你是否需要填写附表 A。
第 2 部分：确定调整前的 FUTA 税
- 第 3 行：支付给所有员工的总款项
- 第 4 行：免征 FUTA 的款项（附加福利、退休供款、家属看护等）
- 第 5 行：每位员工超过 7,000 美元的总支付款项（将其减去）
- 第 7 行：应纳税 FUTA 工资总额（第 3 行减去第 4 行和第 5 行）
- 第 8 行：调整前的 FUTA 税（第 7 行 × 0.06）
第 3 部分：确定你的调整项
这是州抵免发挥作用的地方。你将计算你的 SUTA 债务中有多少符合 5.4% 抵免额的资格。如果你所有员工的工资都在一个非信贷削减州缴纳 SUTA，这很简单。跨州雇主需要填写 Schedule A。
第 4 部分：确定你的 FUTA 税以及应补税额或多缴税额
汇总你的存款，减去调整项，并计算你是欠款还是有多缴款。
第 5 部分：按季度报告你的 FUTA 税收债务
如果你在任何季度的 FUTA 债务超过 500 美元，请在此填写季度细分数据。
第 6 部分：我们可以与你的第三方指定代理人交谈吗？
可选：指定某人（如簿记员或会计师）与 IRS 讨论申报事宜。
第 7 部分：在此签名
申报表必须由所有者、高级职员或授权代理人签名。
如何提交 940 表格
电子申报（推荐）
IRS 强烈建议通过其 e-file 系统进行电子申报。你可以通过以下方式申报：
- IRS e-file：直接通过获得授权的 e-file 服务提供商
- 薪资软件：大多数薪资平台（Gusto、ADP、Paychex、QuickBooks Payroll）会自动提交 940 表格
- 税务专业人士：CPA 或注册税务师（EA）可以代表你申报
纸质申报
如果你更喜欢纸质形式，请将 940 表格邮寄到说明书中列出的 IRS 地址。地址取决于你所在的州以及你是否包含付款。使用挂号信（certified mail）以便留下纸质记录。
常见的 940 表格错误及如何避免
1. 忘记包含所有员工
每位 W-2 员工都计算在内——包括全职、兼职、季节性和临时工。不要意外遗漏当年仅短暂工作的员工。
2. 错误分类员工
如果你错误地将员工归类为独立承包商，当 IRS 发现分类错误时，你将欠缴 FUTA 税及罚款。如果你不确定，请使用 IRS SS-8 表格请求判定。
3. 错过存款截止日期
逾期缴纳 FUTA 存款会产生欠款金额 2% 到 15% 的罚款，具体取决于逾期时长。在每个季度末设置日历提醒。
4. 未检查信贷削减州
如果你所在的州在信贷削减名单上，你将无法申请全额 5.4% 的抵免。未考虑这一点意味着你将面临欠缴，并在次年 1 月欠下更多款项。
5. 使用了错误纳税年度的表格
IRS 会定期更新 940 表格。请务必从 IRS.gov 下载当前版本，而不要使用往年的表格。
6. 忘记签名
未签名的申报表是无效的。在提交前确保由适当的授权人员签名。
FUTA 税豁免：哪些工资被排除在外？
并非所有薪酬都计入 FUTA 工资。以下内容通常被排除在外：
- 附加福利：健康保险费、收养协助、团体定期人寿保险
- 退休供款：401(k) 延期缴付、养老金供款
- 家属看护协助：每位员工最高 5,000 美元
- 支付给某些家庭成员的款项：支付给你的配偶、21 岁以下子女或父母的工资（有一些例外情况）
- 小费：在 4137 表格上报告的小费
务必仔细记录这些排除项——它们会降低你的应纳税 FUTA 工资基数并减少你的税单。
修正申报：940-X 表格
如果你发现先前提交的 940 表格有误，请使用 940-X 表格（调整后的雇主年度联邦失业税申报表）进行更正。你可以提交 940-X 表格来：
- 为多缴的 FUTA 税申请退税
- 补缴你少缴的额外 FUTA 税
- 纠正报告错误
940-X 表格没有单独的截止日期，但申请抵免或退税的时效通常为提交原始申报表之日起三年内，或缴纳税款之日起两年内，以较晚者为准。
未申报或逾期申报的罚款
IRS 非常重视雇佣税义务。如果你未按时申报或缴纳，将面临以下风险：
| 违规行为 | 罚款 |
|---|---|
| 存款逾期 1–5 天 | 欠款金额的 2% |
| 存款逾期 6–15 天 | 欠款金额的 5% |
| 存款逾期 16 天以上 | 欠款金额的 10% |
| 收到 IRS 通知后 10 天内未存款 | 欠款金额的 15% |
| 未能申报 | 每月 5%，最高 25% |
如果你无法足额缴纳欠款，也请务必申报。未申报罚款远高于未缴纳罚款。
跨州雇主的 940 表格
如果你在多个州拥有员工，你需要完成 Schedule A (Form 940)。该表格按州细分了你的 FUTA 工资和抵免额。如果你所在的任何州属于信贷削减州，Schedule A 将计算所欠的额外 FUTA 税。
跨州雇主通常会受益于使用能自动处理这些复杂事务的薪资服务。
常见问题解答
如果我在一年中的部分时间没有员工，我还需要提交 940 表格吗？ 如果你达到了其中一个阈值（支付了 1,500 美元以上的工资，或在 20 周以上的时间里雇有员工），是的——即使你现在没有员工，也需要提交。
如果我是家庭雇主怎么办？ 家庭雇主通常提交 H 附表而不是 940 表格，除非他们同时经营一家雇有员工的企业。
我可以申请 940 表格的延期吗？ 与个人所得税不同，940 表格没有自动延期。如果你已按时缴纳了所有税款，你将自动获得直到 2 月 10 日的延长期限。
如果我的 FUTA 欠税额始终低于 500 美元会怎样？ 你不需要进行季度缴款。只需在 1 月 31 日之前提交 940 表格时全额支付即可。
保持你的薪资记录井然有序
准确提交 940 表格取决于全年拥有清晰的薪资记录。你需要了解：
- 支付给每位员工的总工资
- 免除 FUTA 的支付项（福利、排除在外的报酬）
- 多州雇主在每个州的工资情况
- 向每个州支付的 SUTA 税款以及是否按时支付
混乱的记录不仅会让 940 表格的申报变得更加困难，还会给你所有的薪资纳税申报带来风险。
简化你的薪资税务记录保存
准确的 940 表格申报始于清晰的账目。当你的薪资和支出记录在透明、受版本控制的系统中进行管理时，计算 FUTA 工资和抵免额会变得简单直接，而不是充满压力。Beancount.io 提供纯文本会计服务，让你能够完全掌控财务数据——无黑箱、无供应商锁定，并且可以轻松集成开发者已在使用的工具。免费开始使用，让报税季不再复杂。
