Se você já teve um funcionário, provavelmente já se deparou com o Formulário 940 — mesmo que não tenha percebido. Todos os anos, milhões de empregadores preenchem discretamente este formulário de duas páginas e seguem em frente. No entanto, entendê-lo incorretamente pode levar a multas por atraso, perda de créditos e faturas de impostos inesperadas. Aqui está tudo o que você precisa saber para declarar o Formulário 940 corretamente.
O Que É o Formulário 940?
O Formulário 940 é a Declaração Anual de Imposto Federal de Desemprego do Empregador. Você o utiliza para informar e calcular sua responsabilidade tributária referente à Lei Federal do Imposto de Desemprego (FUTA) para o ano. O FUTA financia a parte do governo federal no sistema de seguro-desemprego — o programa que fornece benefícios a trabalhadores que perdem seus empregos sem culpa própria.
Importante: o FUTA é um imposto exclusivo do empregador. Você não o retém dos salários dos funcionários. Você o paga integralmente do seu próprio bolso.
FUTA vs. SUTA: Qual a Diferença?
A maioria dos estados também possui um imposto da Lei Estadual do Imposto de Desemprego (SUTA), às vezes chamado de SUI (Seguro-Desemprego Estadual). Eles são separados do FUTA, mas estão intimamente relacionados:
- FUTA financia o programa de desemprego federal (informado no Formulário 940)
- SUTA financia o programa de desemprego do seu estado (informado em formulários estaduais)
A boa notícia: se você pagar seus impostos SUTA em dia e integralmente, poderá reivindicar um crédito em seu Formulário 940 que reduz sua taxa efetiva de FUTA de 6,0% para apenas 0,6%.
Quem Deve Declarar o Formulário 940?
Você deve declarar o Formulário 940 se qualquer uma das seguintes situações for verdadeira durante o ano civil:
- Você pagou $1.500 ou mais em salários a funcionários durante qualquer trimestre civil
- Você teve pelo menos um funcionário por parte de um dia em quaisquer 20 ou mais semanas diferentes
Esses limites se aplicam à maioria das empresas. As regras são ligeiramente diferentes para empregadores domésticos e agrícolas — se isso se aplica a você, consulte a Publicação 926 ou a Publicação 51 do IRS.
Quem NÃO Precisa Declarar o Formulário 940
- Empresários individuais sem funcionários: Se você é o único trabalhador, não declara o Formulário 940.
- Contratados independentes: Trabalhadores classificados como contratados independentes não são funcionários. Você não paga FUTA sobre pagamentos a contratados.
- Certas organizações sem fins lucrativos: Algumas organizações 501(c)(3) estão isentas de FUTA.
A Taxa de Imposto FUTA Explicada
A taxa padrão do imposto FUTA é de 6,0% sobre os primeiros $7.000 de salários de cada funcionário por ano civil. Este limite de $7.000 é chamado de "base salarial FUTA".
Aqui está o que isso significa na prática:
- Se um funcionário ganha $7.000 ou mais durante o ano, você paga FUTA apenas sobre os primeiros $7.000 → máximo de $420 por funcionário
- Se um funcionário ganha menos de $7.000, você paga FUTA sobre os salários reais
- Salários acima de $7.000 por funcionário não estão sujeitos ao FUTA
O Crédito Tributário Estadual
Se o seu estado não for um "estado de redução de crédito" (mais sobre isso abaixo), você tem direito a um crédito de até 5,4% contra a taxa de 6,0% do FUTA. Isso reduz sua taxa efetiva para 0,6%.
Para se qualificar para o crédito total, você deve:
- Pagar seus impostos SUTA integralmente e no prazo
- Não estar em um estado com empréstimos federais pendentes (estados de redução de crédito)
Com o crédito de 5,4% aplicado: $7.000 × 0,6% = no máximo $42 por funcionário por ano.
Estados com Redução de Crédito
Alguns estados pegam dinheiro emprestado do governo federal para cobrir benefícios de desemprego. Se um estado não pagou esses empréstimos, o crédito FUTA é reduzido — o que significa que os empregadores nesses estados pagam uma taxa efetiva de FUTA mais alta. O IRS publica a lista de estados com redução de crédito em novembro de cada ano. Para 2024, verifique o Schedule A do Formulário 940 para ver se seu estado foi afetado.
Prazo de Entrega do Formulário 940
O prazo anual para declarar o Formulário 940 é 31 de janeiro do ano seguinte. Portanto, para o ano fiscal de 2024, o prazo é 31 de janeiro de 2025.
Há uma exceção: se você fez todos os seus depósitos FUTA no prazo e integralmente ao longo do ano, o IRS concede a você 10 dias extras — adiando o prazo para 10 de fevereiro.
Quando os Depósitos FUTA Devem Ser Feitos?
Embora você declare o Formulário 940 anualmente, pode ser necessário depositar os impostos FUTA trimestralmente se sua responsabilidade exceder $500.
Aqui está como funciona:
- Ao final de cada trimestre, calcule sua responsabilidade FUTA acumulada
- Se essa responsabilidade exceder $500, você deve depositá-la até o último dia do mês seguinte ao trimestre
- Se sua responsabilidade FUTA anual total for de $500 ou menos, você poderá pagá-la quando declarar o Formulário 940
| Trimestre | Prazo de Depósito (se a responsabilidade for > $500) |
|---|---|
| Q1 (Jan–Mar) | 30 de Abril |
| Q2 (Abr–Jun) | 31 de Julho |
| Q3 (Jul–Set) | 31 de Outubro |
| Q4 (Out–Dez) | 31 de Janeiro |
Como Preencher o Formulário 940 Passo a Passo
O Formulário 940 tem apenas duas páginas, mas contém muita informação. Aqui está um passo a passo de cada parte.
Parte 1: Conte-nos Sobre Sua Declaração
Responda se você está em uma situação de empregador multiestadual ou se pagou quaisquer impostos SUTA em um estado de redução de crédito. Isso determina se você precisa preencher o Schedule A.
Parte 2: Determine o Seu Imposto FUTA Antes dos Ajustes
- Linha 3: Total de pagamentos a todos os funcionários
- Linha 4: Pagamentos isentos de FUTA (benefícios indiretos, contribuições de aposentadoria, assistência a dependentes, etc.)
- Linha 5: Pagamentos totais excedentes a US$ 7.000 por funcionário (subtraia estes valores)
- Linha 7: Total de salários tributáveis de FUTA (Linha 3 menos Linhas 4 e 5)
- Linha 8: Imposto FUTA antes dos ajustes (Linha 7 × 0,06)
Parte 3: Determine os Seus Ajustes
É aqui que entra o crédito estadual. Você calculará quanto da sua obrigação SUTA se qualifica para o crédito de 5,4%. Se todos os salários dos seus funcionários estiverem sujeitos ao SUTA em um único estado sem redução de crédito, isso é simples. Empregadores multiestaduais precisam do Schedule A.
Parte 4: Determine o Seu Imposto FUTA e o Saldo Devedor ou Pagamento a Maior
Some os seus depósitos, subtraia os ajustes e calcule se você deve mais ou se tem um pagamento a maior.
Parte 5: Relate a Sua Responsabilidade Fiscal de FUTA por Trimestre
Se a sua obrigação de FUTA exceder US$ 500 em qualquer trimestre, você preenche o detalhamento trimestral aqui.
Parte 6: Podemos Falar Com o Seu Representante Designado?
Opcional: designe alguém (como um guarda-livros ou contador) para discutir a declaração com o IRS.
Parte 7: Assine Aqui
A declaração deve ser assinada pelo proprietário, executivo ou agente autorizado.
Como Entregar o Formulário 940
Entrega Eletrônica (Recomendado)
O IRS incentiva fortemente a entrega eletrônica através do seu sistema e-file. Você pode entregar através de:
- IRS e-file: Diretamente através de provedores e-file autorizados
- Software de folha de pagamento: A maioria das plataformas de folha de pagamento (Gusto, ADP, Paychex, QuickBooks Payroll) entrega o Formulário 940 automaticamente
- Profissional tributário: Um CPA ou agente inscrito pode entregar em seu nome
Entrega em Papel
Se preferir papel, envie o Formulário 940 para o endereço do IRS listado nas instruções. O endereço depende do seu estado e se você está incluindo um pagamento. Use correio registrado para criar um rastro documental.
Erros Comuns no Formulário 940 a Evitar
1. Esquecer de Incluir Todos os Funcionários
Cada funcionário W-2 conta — trabalhadores em tempo integral, meio período, sazonais e temporários. Não omita acidentalmente funcionários que trabalharam apenas brevemente durante o ano.
2. Classificação Incorreta de Trabalhadores
Se você classificar incorretamente um funcionário como um contratado independente, você deverá impostos FUTA mais penalidades quando o IRS descobrir a classificação incorreta. Se não tiver certeza, use o Formulário SS-8 do IRS para solicitar uma determinação.
3. Perder os Prazos de Depósito
Depósitos de FUTA em atraso geram penalidades de 2% a 15% do valor não pago, dependendo de quanto tempo de atraso. Defina lembretes no calendário ao final de cada trimestre.
4. Não Verificar Estados com Redução de Crédito
Se o seu estado estiver na lista de redução de crédito, você não poderá reivindicar o crédito integral de 5,4%. Não levar isso em conta significa que você pagará a menos e deverá mais quando chegar janeiro.
5. Usar o Formulário do Ano Fiscal Errado
O IRS atualiza o Formulário 940 periodicamente. Sempre baixe a versão atual em IRS.gov em vez de usar o formulário de um ano anterior.
6. Esquecer de Assinar
Uma declaração não assinada não é uma declaração válida. Certifique-se de que a pessoa autorizada devida assine antes da entrega.
Isenções do Imposto FUTA: Quais Salários São Excluídos?
Nem toda compensação conta como salários FUTA. Os seguintes itens são comumente excluídos:
- Benefícios indiretos: Prêmios de seguro saúde, assistência à adoção, seguro de vida em grupo
- Contribuições de aposentadoria: Diferimentos de 401(k), contribuições de pensão
- Assistência a dependentes: Até US$ 5.000 por funcionário
- Pagamentos a certos membros da família: Salários pagos ao seu cônjuge, filho menor de 21 anos ou pai/mãe (com algumas exceções)
- Gorjetas relatadas no Formulário 4137
Sempre documente essas exclusões cuidadosamente — elas reduzem sua base salarial tributável de FUTA e diminuem sua fatura de impostos.
Declarações Retificadoras: Formulário 940-X
Se você descobrir um erro em um Formulário 940 enviado anteriormente, use o Formulário 940-X (Adjusted Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return) para corrigi-lo. Você pode entregar o Formulário 940-X para:
- Reivindicar um reembolso por impostos FUTA pagos a maior
- Pagar impostos FUTA adicionais que você pagou a menos
- Corrigir erros de relatório
Não há um prazo separado para o Formulário 940-X, mas o prazo de prescrição para reivindicar um crédito ou reembolso é geralmente de três anos a partir de quando você entregou a declaração original ou dois anos a partir de quando pagou o imposto, o que for posterior.
Penalidades por Falta de Entrega ou Entrega em Atraso
O IRS leva a sério as obrigações fiscais de emprego. Aqui está o que você arrisca se não entregar ou pagar no prazo:
| Violação | Penalidade |
|---|---|
| Depósito com 1–5 dias de atraso | 2% do valor não pago |
| Depósito com 6–15 dias de atraso | 5% do valor não pago |
| Depósito com 16+ dias de atraso | 10% do valor não pago |
| Não depositado no prazo de 10 dias após o aviso do IRS | 15% do valor não pago |
| Falha na entrega | 5% por mês, até 25% |
Se você não puder pagar o valor total devido, entregue a declaração de qualquer maneira. A penalidade por falta de entrega é muito mais alta do que a penalidade por falta de pagamento.
Formulário 940 para Empregadores Multiestaduais
Se você tem funcionários em vários estados, precisa preencher o Schedule A (Formulário 940). Este formulário detalha seus salários e créditos de FUTA estado por estado. Se algum dos seus estados for um estado com redução de crédito, o Schedule A calcula o imposto FUTA adicional devido.
Empregadores multiestaduais geralmente se beneficiam de trabalhar com um serviço de folha de pagamento que lida com essa complexidade automaticamente.
Perguntas Frequentes
Devo declarar o Formulário 940 se não tive funcionários durante parte do ano? Se você atingiu qualquer um dos limites (pagou US$ 1.500 ou mais, ou teve funcionários por mais de 20 semanas), sim — mesmo que não tenha funcionários agora.
E se eu for um empregador doméstico? Empregadores domésticos geralmente declaram o Anexo H (Schedule H) em vez do Formulário 940, a menos que também administrem um negócio com funcionários.
Posso obter uma prorrogação para o Formulário 940? Ao contrário dos impostos de renda individuais, não há prorrogação automática para o Formulário 940. Se você tiver feito todos os depósitos em dia, terá automaticamente até 10 de fevereiro.
O que acontece se minha obrigação de FUTA for sempre inferior a US$ 500? Você não precisa fazer depósitos trimestrais. Pague o valor total ao declarar o Formulário 940 até 31 de janeiro.
Mantenha seus Registros de Folha de Pagamento Organizados
Declarar o Formulário 940 com precisão depende de ter registros de folha de pagamento limpos durante todo o ano. Você precisa saber:
- Total de salários pagos a cada funcionário
- Pagamentos isentos de FUTA (benefícios, remuneração excluída)
- Salários em cada estado para empregadores com atuação em vários estados
- Impostos SUTA pagos a cada estado e se foram feitos no prazo
Registros desorganizados não apenas tornam o Formulário 940 mais difícil — eles criam riscos em todas as suas declarações de impostos sobre a folha de pagamento.
Simplifique a Manutenção de Registros de Impostos sobre a Folha de Pagamento
A declaração precisa do Formulário 940 começa com uma contabilidade limpa. Quando seus registros de folha de pagamento e despesas estão organizados em um sistema transparente e com controle de versão, o cálculo de salários e créditos de FUTA torna-se simples em vez de estressante. O Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que fornece visibilidade total de seus dados financeiros — sem caixas pretas, sem aprisionamento de fornecedor e com fácil integração com as ferramentas que os desenvolvedores já usam. Comece gratuitamente e elimine a complexidade da temporada de impostos.
