Formulaire 940 : Le guide complet de la déclaration annuelle de l'impôt fédéral pour le chômage de l'employeur
Si vous avez déjà eu un employé, vous avez probablement rencontré le formulaire 940, même sans vous en rendre compte. Chaque année, des millions d'employeurs remplissent discrètement ce formulaire de deux pages et passent à autre chose. Cependant, une mauvaise compréhension de celui-ci peut entraîner des pénalités de retard, des crédits manqués et des factures fiscales surprises. Voici tout ce que vous devez savoir pour remplir correctement le formulaire 940.
Qu'est-ce que le formulaire 940 ?
Le formulaire 940 est la déclaration annuelle d'impôt fédéral sur le chômage de l'employeur. Vous l'utilisez pour déclarer et calculer votre dette fiscale liée à la loi fédérale sur l'impôt pour le chômage (FUTA) pour l'année. La FUTA finance la part du gouvernement fédéral dans le système d'assurance-chômage — le programme qui fournit des prestations aux travailleurs qui perdent leur emploi sans que ce soit de leur faute.
Il est important de noter que la FUTA est un impôt exclusivement à la charge de l'employeur. Vous ne le prélevez pas sur les salaires des employés. Vous le payez entièrement de votre poche.
FUTA vs SUTA : Quelle est la différence ?
La plupart des États ont également une loi sur l'impôt pour le chômage de l'État, la State Unemployment Tax Act (SUTA), parfois appelée SUI (State Unemployment Insurance). Celles-ci sont distinctes de la FUTA mais étroitement liées :
- FUTA finance le programme fédéral de chômage (déclaré sur le formulaire 940)
- SUTA finance le programme de chômage de votre État (déclaré sur les formulaires de l'État)
La bonne nouvelle : si vous payez vos taxes SUTA à temps et en totalité, vous pouvez demander un crédit sur votre formulaire 940 qui réduit votre taux effectif FUTA de 6,0 % à seulement 0,6 %.
Qui doit remplir le formulaire 940 ?
Vous devez remplir le formulaire 940 si l'une des conditions suivantes est vraie au cours de l'année civile :
- Vous avez versé 1 500 $ ou plus de salaires à des employés au cours de n'importe quel trimestre civil.
- Vous avez eu au moins un employé pendant une partie d'une journée au cours de 20 semaines différentes ou plus.
Ces seuils s'appliquent à la plupart des entreprises. Les règles sont légèrement différentes pour les employeurs domestiques et les employeurs agricoles — si cela vous concerne, consultez la publication 926 ou la publication 51 de l'IRS.
Qui n'a PAS besoin de remplir le formulaire 940
- Entreprises individuelles sans employés : Si vous êtes le seul travailleur, vous ne remplissez pas le formulaire 940.
- Entrepreneurs indépendants : Les travailleurs classés comme entrepreneurs indépendants ne sont pas des employés. Vous ne payez pas de FUTA sur les paiements aux entrepreneurs.
- Certaines organisations à but non lucratif : Certaines organisations 501(c)(3) sont exemptées de la FUTA.
Explication du taux d'imposition FUTA
Le taux d'imposition standard de la FUTA est de 6,0 % sur les premiers **7 000 est appelé la « base salariale FUTA ».
Voici ce que cela signifie en pratique :
- Si un employé gagne 7 000 seulement → maximum 420 $ par employé.
- Si un employé gagne moins de 7 000 $, vous payez la FUTA sur son salaire réel.
- Les salaires supérieurs à 7 000 $ par employé ne sont pas soumis à la FUTA.
Le crédit d'impôt d'État
Si votre État n'est pas un « État à réduction de crédit » (plus de détails ci-dessous), vous avez droit à un crédit allant jusqu'à 5,4 % par rapport au taux FUTA de 6,0 %. Cela ramène votre taux effectif à 0,6 %.
Pour bénéficier du crédit complet, vous devez :
- Payer vos taxes SUTA en totalité et à temps.
- Ne pas être dans un État ayant des prêts fédéraux en cours (États à réduction de crédit).
Avec le crédit de 5,4 % appliqué : 7 000 par employé et par an** au maximum.
États à réduction de crédit
Certains États empruntent de l'argent au gouvernement fédéral pour couvrir les allocations de chômage. Si un État n'a pas remboursé ces prêts, le crédit FUTA est réduit — ce qui signifie que les employeurs de ces États paient un taux FUTA effectif plus élevé. L'IRS publie la liste des États à réduction de crédit chaque mois de novembre. Pour 2024, consultez l'annexe A du formulaire 940 pour voir si votre État est concerné.
Date limite de dépôt du formulaire 940
La date limite annuelle pour déposer le formulaire 940 est le 31 janvier de l'année suivante. Ainsi, pour l'année fiscale 2024, la date limite est le 31 janvier 2025.
Il existe une exception : si vous avez effectué tous vos dépôts FUTA à temps et en totalité tout au long de l'année, l'IRS vous accorde 10 jours supplémentaires — repoussant la date limite au 10 février.
Quand les dépôts FUTA sont-ils dus ?
Bien que vous déposiez le formulaire 940 annuellement, vous devrez peut-être déposer les taxes FUTA trimestriellement si votre dette fiscale dépasse 500 $.
Voici comment cela fonctionne :
- À la fin de chaque trimestre, calculez votre dette fiscale FUTA cumulative.
- Si cette dette dépasse 500 $, vous devez la déposer avant le dernier jour du mois suivant le trimestre.
- Si votre dette fiscale FUTA annuelle totale est de 500 $ ou moins, vous pouvez la payer lors du dépôt de votre formulaire 940.
| Trimestre | Date limite de dépôt (si la dette fiscale > 500 $) |
|---|---|
| T1 (janv-mars) | 30 avril |
| T2 (avr-juin) | 31 juillet |
| T3 (juil-sept) | 31 octobre |
| T4 (oct-déc) | 31 janvier |
Comment remplir le formulaire 940 étape par étape
Le formulaire 940 ne fait que deux pages, mais il contient beaucoup d'informations. Voici un aperçu de chaque partie.
Partie 1 : Parlez-nous de votre déclaration
Indiquez si vous êtes dans une situation d'employeur multi-États ou si vous avez payé des taxes SUTA dans un État à réduction de crédit. Cela détermine si vous devez remplir l'annexe A.
Partie 2 : Déterminez votre taxe FUTA avant ajustements
- Ligne 3 : Total des paiements à tous les employés
- Ligne 4 : Paiements exonérés de la FUTA (avantages sociaux, cotisations de retraite, garde de personnes à charge, etc.)
- Ligne 5 : Total des paiements supérieurs à 7 000 $ par employé (à soustraire)
- Ligne 7 : Total des salaires imposables FUTA (Ligne 3 moins Lignes 4 et 5)
- Ligne 8 : Taxe FUTA avant ajustements (Ligne 7 × 0,06)
Partie 3 : Déterminez vos ajustements
C'est ici qu'intervient le crédit d'État. Vous calculerez quelle part de votre passif SUTA est admissible au crédit de 5,4 %. Si tous les salaires de vos employés étaient assujettis à la SUTA dans un seul État sans réduction de crédit, la procédure est simple. Les employeurs multi-États ont besoin de l'Annexe A.
Partie 4 : Déterminez votre taxe FUTA et le solde dû ou le trop-perçu
Additionnez vos dépôts, soustrayez les ajustements et calculez si vous devez un supplément ou si vous bénéficiez d'un trop-perçu.
Partie 5 : Déclarez votre passif fiscal FUTA par trimestre
Si votre passif FUTA dépasse 500 $ au cours d'un trimestre, vous devez remplir ici la ventilation trimestrielle.
Partie 6 : Pouvons-nous parler avec votre mandataire tiers ?
Facultatif : désignez quelqu'un (comme un teneur de livres ou un comptable) pour discuter de la déclaration avec l'IRS.
Partie 7 : Signez ici
La déclaration doit être signée par le propriétaire, un dirigeant ou un agent autorisé.
Comment déposer le formulaire 940
Dépôt électronique (recommandé)
L'IRS encourage vivement le dépôt électronique via son système e-file. Vous pouvez déposer via :
- IRS e-file : Directement par l'intermédiaire de fournisseurs e-file agréés
- Logiciels de paie : La plupart des plateformes de paie (Gusto, ADP, Paychex, QuickBooks Payroll) déposent le formulaire 940 automatiquement
- Professionnel de la fiscalité : Un CPA ou un agent inscrit peut déposer en votre nom
Dépôt papier
Si vous préférez le format papier, envoyez le formulaire 940 par la poste à l'adresse de l'IRS indiquée dans les instructions. L'adresse dépend de votre État et du fait que vous incluiez ou non un paiement. Utilisez le courrier recommandé pour conserver une preuve d'envoi.
Erreurs courantes du formulaire 940 à éviter
1. Oublier d'inclure tous les employés
Chaque employé W-2 compte : travailleurs à temps plein, à temps partiel, saisonniers et temporaires. N'omettez pas par inadvertance les employés qui n'ont travaillé que brièvement durant l'année.
2. Mauvaise classification des travailleurs
Si vous classifiez incorrectement un employé comme entrepreneur indépendant, vous devrez payer les taxes FUTA ainsi que des pénalités lorsque l'IRS découvrira la mauvaise classification. En cas de doute, utilisez le formulaire IRS SS-8 pour demander une détermination.
3. Manquer les échéances de dépôt
Les dépôts FUTA tardifs déclenchent des pénalités de 2 % à 15 % du montant impayé, selon le retard accumulé. Configurez des rappels dans votre calendrier à la fin de chaque trimestre.
4. Ne pas vérifier les États à réduction de crédit
Si votre État figure sur la liste des réductions de crédit, vous ne pouvez pas réclamer la totalité du crédit de 5,4 %. Ne pas en tenir compte signifie que vous sous-payerez et que vous devrez davantage en janvier.
5. Utiliser le formulaire de la mauvaise année fiscale
L'IRS met à jour le formulaire 940 périodiquement. Téléchargez toujours la version actuelle sur IRS.gov plutôt que d'utiliser le formulaire d'une année précédente.
6. Oublier de signer
Une déclaration non signée n'est pas une déclaration valide. Assurez-vous que la personne autorisée signe avant le dépôt.
Exonérations de la taxe FUTA : quels salaires sont exclus ?
Toutes les rémunérations ne sont pas considérées comme des salaires FUTA. Les éléments suivants sont couramment exclus :
- Avantages sociaux : Primes d'assurance maladie, aide à l'adoption, assurance vie collective temporaire
- Cotisations de retraite : Reports 401(k), cotisations de pension
- Aide à la garde de personnes à charge : Jusqu'à 5 000 $ par employé
- Paiements à certains membres de la famille : Salaires versés à votre conjoint, à un enfant de moins de 21 ans ou à un parent (avec certaines exceptions)
- Pourboires déclarés sur le formulaire 4137
Documentez toujours soigneusement ces exclusions : elles réduisent votre base salariale imposable FUTA et diminuent votre facture fiscale.
Déclarations rectificatives : Formulaire 940-X
Si vous découvrez une erreur sur un formulaire 940 précédemment déposé, utilisez le formulaire 940-X (Adjusted Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return) pour la corriger. Vous pouvez déposer le formulaire 940-X pour :
- Réclamer un remboursement pour des taxes FUTA trop-perçues
- Payer des taxes FUTA supplémentaires que vous avez sous-payées
- Corriger des erreurs de déclaration
Il n'y a pas de date limite distincte pour le formulaire 940-X, mais le délai de prescription pour réclamer un crédit ou un remboursement est généralement de trois ans à compter du dépôt de la déclaration originale ou de deux ans à compter du paiement de la taxe, selon la date la plus tardive.
Pénalités pour non-dépôt ou dépôt tardif
L'IRS prend les obligations relatives aux taxes sur l'emploi très au sérieux. Voici ce que vous risquez si vous ne déposez pas ou ne payez pas à temps :
| Violation | Pénalité |
|---|---|
| Dépôt avec 1 à 5 jours de retard | 2 % du montant impayé |
| Dépôt avec 6 à 15 jours de retard | 5 % du montant impayé |
| Dépôt avec 16 jours ou plus de retard | 10 % du montant impayé |
| Non déposé dans les 10 jours suivant l'avis de l'IRS | 15 % du montant impayé |
| Défaut de dépôt | 5 % par mois, jusqu'à 25 % |
Si vous ne pouvez pas payer la totalité du montant dû, déposez tout de même votre déclaration. La pénalité pour défaut de dépôt est bien plus élevée que la pénalité pour défaut de paiement.
Formulaire 940 pour les employeurs multi-États
Si vous avez des employés dans plusieurs États, vous devez remplir l'Annexe A (formulaire 940). Ce formulaire ventile vos salaires FUTA et vos crédits État par État. Si l'un de vos États est un État à réduction de crédit, l'Annexe A calcule la taxe FUTA supplémentaire due.
Les employeurs multi-États bénéficient souvent de l'utilisation d'un service de paie qui gère automatiquement cette complexité.
Foire aux questions
Dois-je remplir le formulaire 940 si je n'ai pas eu d'employés pendant une partie de l'année ? Si vous avez atteint l'un des deux seuils (payé 1 500 $ ou plus, ou eu des employés pendant plus de 20 semaines), oui — même si vous n'avez plus d'employés actuellement.
Qu'en est-il si je suis un employeur de personnel de maison ? Les employeurs de personnel de maison déposent généralement l'annexe H (Schedule H) au lieu du formulaire 940, à moins qu'ils ne dirigent également une entreprise avec des employés.
Puis-je obtenir une prolongation pour le formulaire 940 ? Contrairement aux impôts sur le revenu des particuliers, il n'y a pas de prolongation automatique pour le formulaire 940. Si vous avez effectué tous vos dépôts à temps, vous bénéficiez automatiquement d'un délai jusqu'au 10 février.
Que se passe-t-il si ma dette FUTA est toujours inférieure à 500 $ ? Vous n'avez pas besoin d'effectuer de versements trimestriels. Payez le montant total lors du dépôt du formulaire 940 d'ici le 31 janvier.
Gardez vos registres de paie organisés
Le dépôt précis du formulaire 940 dépend de la tenue de registres de paie rigoureux tout au long de l'année. Vous devez connaître :
- Le total des salaires versés à chaque employé
- Les paiements exonérés de la taxe FUTA (avantages sociaux, rémunérations exclues)
- Les salaires versés dans chaque État pour les employeurs multi-États
- Les taxes SUTA payées à chaque État et si elles ont été versées à temps
Des registres désorganisés ne rendent pas seulement le formulaire 940 plus difficile — ils créent un risque pour l'ensemble de vos déclarations de taxes sur les salaires.
Simplifiez la tenue de vos registres de taxes sur les salaires
Un dépôt précis du formulaire 940 commence par une comptabilité saine. Lorsque vos registres de paie et de dépenses sont organisés dans un système transparent et géré par version, le calcul des salaires et des crédits FUTA devient simple au lieu d'être stressant. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une visibilité totale sur vos données financières — sans boîte noire, sans dépendance vis-à-vis d'un fournisseur, et avec une intégration facile aux outils que les développeurs utilisent déjà. Commencez gratuitement et éliminez la complexité de la période fiscale.
