Форма 940: Повний посібник із річної федеральної податкової декларації роботодавця про податок на безробіття

Якщо у вас коли-небудь був працівник, ви, ймовірно, стикалися з формою 940 — навіть якщо не усвідомлювали цього. Щороку мільйони роботодавців спокійно подають цю двосторінкову форму і живуть далі. Але нерозуміння її може призвести до штрафів за прострочення, втрачених кредитів і несподіваних податкових рахунків. Ось усе, що вам потрібно знати, щоб правильно подати форму 940.

Що таке форма 940?

Форма 940 — це Річна федеральна податкова декларація роботодавця з безробіття. Ви використовуєте її, щоб звітувати та розраховувати свої податкові зобов’язання згідно із Законом про федеральний податок на безробіття (FUTA) за рік. FUTA фінансує частку федерального уряду в системі страхування на випадок безробіття — програми, яка надає виплати працівникам, що втратили роботу не з власної вини.

Важливо, що FUTA — це податок лише для роботодавців. Ви не утримуєте його із заробітної плати працівників. Ви сплачуєте його повністю з власної кишені.

FUTA проти SUTA: у чому різниця?

Більшість штатів також мають податок згідно із Законом штату про податок на безробіття (SUTA), який іноді називають SUI (страхування на випадок безробіття штату). Вони відокремлені від FUTA, але тісно пов’язані:

• FUTA фінансує федеральну програму з безробіття (звітність за формою 940)
• SUTA фінансує програму з безробіття вашого штату (звітність за формами штату)

Гарна новина: якщо ви сплачуєте податки SUTA вчасно та в повному обсязі, ви можете претендувати на кредит у своїй формі 940, який знижує вашу ефективну ставку FUTA з 6,0% до всього 0,6%.

Хто повинен подавати форму 940?

Ви повинні подати форму 940, якщо протягом календарного року виконується будь-яка з наступних умов:

1. Ви виплатили 1 500 доларів або більше заробітної плати працівникам протягом будь-якого календарного кварталу.
2. У вас був принаймні один працівник протягом частини дня в будь-які 20 або більше різних тижнів.

Ці пороги застосовуються до більшості підприємств. Правила дещо відрізняються для роботодавців домашнього персоналу та сільськогосподарських роботодавців — якщо це стосується вас, перегляньте публікацію IRS 926 або публікацію 51.

Кому НЕ потрібно подавати форму 940

• Індивідуальні підприємці без найманих працівників: якщо ви є єдиним працівником, ви не подаєте форму 940.
• Незалежні підрядники: працівники, класифіковані як незалежні підрядники, не є найманими працівниками. Ви не платите FUTA з виплат підрядникам.
• Певні некомерційні організації: деякі організації 501(c)(3) звільнені від FUTA.

Пояснення податкової ставки FUTA

Стандартна ставка податку FUTA становить 6,0% від перших 7 000 доларів заробітної плати кожного працівника за календарний рік. Цей поріг у 7 000 доларів називається «базою оподаткування заробітної плати FUTA».

Ось що це означає на практиці:

• Якщо працівник заробляє 7 000 доларів або більше протягом року, ви платите FUTA лише з перших 7 000 доларів → максимум 420 доларів за працівника.
• Якщо працівник заробляє менше 7 000 доларів, ви платите FUTA з його фактичної заробітної плати.
• Заробітна плата понад 7 000 доларів на одного працівника не підлягає оподаткуванню FUTA.

Податковий кредит штату

Якщо ваш штат не є «штатом зі зниженим податковим кредитом» (докладніше про це нижче), ви маєте право на кредит у розмірі до 5,4% від ставки FUTA 6,0%. Це знижує вашу ефективну ставку до 0,6%.

Щоб отримати право на повний кредит, ви повинні:

• Сплачувати податки SUTA в повному обсязі та вчасно.
• Не перебувати в штаті з непогашеними федеральними позиками (штати зі зниженим податковим кредитом).

З урахуванням кредиту 5,4%: 7 000 доларів × 0,6% = максимум 42 долари на працівника на рік.

Штати зі зниженим податковим кредитом

Деякі штати позичають гроші у федерального уряду для покриття допомоги з безробіття. Якщо штат не повернув ці позики, кредит FUTA зменшується — це означає, що роботодавці в цих штатах платять вищу ефективну ставку FUTA. IRS публікує список штатів зі зниженим податковим кредитом щолистопада. Для 2024 року перевірте Додаток A (Schedule A) форми 940, щоб дізнатися, чи постраждав ваш штат.

Термін подання форми 940

Річний крайній термін подання форми 940 — 31 січня наступного року. Отже, для податкового 2024 року крайній термін — 31 січня 2025 року.

Є один виняток: якщо ви вносили всі депозити FUTA вчасно та в повному обсязі протягом року, IRS надає вам додаткові 10 днів — переносячи термін на 10 лютого.

Коли потрібно вносити депозити FUTA?

Хоча ви подаєте форму 940 щорічно, вам може знадобитися вносити податки FUTA щокварталу, якщо ваші зобов’язання перевищують 500 доларів.

Ось як це працює:

• Наприкінці кожного кварталу розраховуйте своє сукупне податкове зобов’язання з FUTA.
• Якщо це зобов’язання перевищує 500 доларів, ви повинні внести його до останнього дня місяця, що настає за кварталом.
• Якщо ваше загальне річне зобов’язання з FUTA становить 500 доларів або менше, ви можете сплатити його під час подання форми 940.

Квартал	Крайній термін внесення депозиту (якщо зобов’язання > $500)
Q1 (січень–березень)	30 квітня
Q2 (квітень–червень)	31 липня
Q3 (липень–вересень)	31 жовтня
Q4 (жовтень–грудень)	31 січня

Як заповнити форму 940 крок за кроком

Форма 940 складається лише з двох сторінок, але вона містить багато інформації. Ось покроковий огляд кожної частини.

Частина 1: Розкажіть нам про вашу декларацію

Дайте відповідь, чи є ви роботодавцем, що здійснює діяльність у кількох штатах, або чи сплачували ви податки SUTA в штаті зі зниженим податковим кредитом. Це визначає, чи потрібно вам заповнювати Додаток A (Schedule A).

Частина 2: Визначення вашого податку FUTA до коригувань

• Рядок 3: Загальні виплати всім працівникам
• Рядок 4: Виплати, звільнені від FUTA (додаткові пільги, пенсійні внески, догляд за утриманцями тощо)
• Рядок 5: Загальні виплати, що перевищують 7 000 доларів США на одного працівника (відніміть ці суми)
• Рядок 7: Загальна оподатковувана заробітна плата FUTA (Рядок 3 мінус Рядки 4 і 5)
• Рядок 8: Податок FUTA до коригувань (Рядок 7 × 0,06)

Частина 3: Визначення ваших коригувань

Саме тут застосовується податковий кредит штату. Ви розрахуєте, яка частина ваших зобов'язань SUTA відповідає вимогам для отримання кредиту в розмірі 5,4%. Якщо заробітна плата всіх ваших працівників підлягала оподаткуванню SUTA в одному штаті без зниження кредиту, цей процес є простим. Роботодавцям, які працюють у кількох штатах, потрібен Додаток A (Schedule A).

Частина 4: Визначення вашого податку FUTA та залишку до сплати або переплати

Складіть суми ваших депозитів, відніміть коригування та розрахуйте, чи є у вас заборгованість чи переплата.

Частина 5: Звіт про ваші податкові зобов'язання FUTA за кварталами

Якщо ваші зобов'язання FUTA перевищують 500 доларів США в будь-якому кварталі, ви заповнюєте тут розбивку по кварталах.

Частина 6: Чи можемо ми поспілкуватися з вашою уповноваженою третьою стороною?

Необов'язково: призначте когось (наприклад, бухгалтера), хто зможе обговорювати декларацію з IRS.

Частина 7: Підпишіть тут

Декларація повинна бути підписана власником, посадовою особою або уповноваженим агентом.

Як подати форму 940

Електронне подання (рекомендовано)

IRS наполегливо рекомендує подавати декларації в електронному вигляді через систему e-file. Ви можете подати через:

• IRS e-file: Безпосередньо через авторизованих постачальників послуг електронного подання
• Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати: Більшість платформ для розрахунку зарплати (Gusto, ADP, Paychex, QuickBooks Payroll) подають форму 940 автоматично
• Податковий фахівець: CPA (сертифікований публічний бухгалтер) або зареєстрований агент може подати декларацію від вашого імені

Подання в паперовому вигляді

Якщо ви надаєте перевагу паперовому варіанту, надішліть форму 940 на адресу IRS, зазначену в інструкції. Адреса залежить від вашого штату та того, чи додаєте ви платіж. Використовуйте рекомендовані листи для підтвердження відправлення.

Поширені помилки при заповненні форми 940, яких слід уникати

1. Пропуск усіх працівників

Враховується кожен працівник W-2: повна зайнятість, неповна зайнятість, сезонні та тимчасові працівники. Не забувайте про працівників, які працювали лише короткий час протягом року.

2. Неправильна класифікація працівників

Якщо ви неправильно класифікуєте працівника як незалежного підрядника, ви будете зобов'язані сплатити податки FUTA та штрафи, коли IRS виявить неправильну класифікацію. Якщо ви не впевнені, скористайтеся формою IRS SS-8, щоб отримати офіційний висновок.

3. Пропуск термінів внесення депозитів

За несвоєчасне внесення депозитів FUTA нараховуються штрафи від 2% до 15% від несплаченої суми, залежно від тривалості затримки. Встановіть нагадування в календарі на кінець кожного кварталу.

4. Ігнорування штатів зі зниженням кредиту

Якщо ваш штат входить до списку штатів зі зниженням кредиту (credit reduction states), ви не можете претендувати на повний кредит у розмірі 5,4%. Неврахування цього факту призведе до недоплати та виникнення боргу в січні.

5. Використання форми за неправильний податковий рік

IRS періодично оновлює форму 940. Завжди завантажуйте поточну версію з сайту IRS.gov замість використання форми за попередній рік.

6. Відсутність підпису

Непідписана декларація не є дійсною. Переконайтеся, що декларацію підписала належна уповноважена особа перед поданням.

Звільнення від податку FUTA: яка заробітна плата виключається?

Не вся винагорода вважається заробітною платою для цілей FUTA. Зазвичай виключаються такі види:

• Додаткові пільги: страхові премії на медичне страхування, допомога при усиновленні, групове страхування життя
• Пенсійні внески: відрахування 401(k), пенсійні внески
• Допомога по догляду за утриманцями: до 5 000 доларів США на працівника
• Виплати певним членам сім'ї: заробітна плата, що виплачується вашому чоловіку/дружині, дитині віком до 21 року або батькам (з деякими винятками)
• Чайові, зазначені у формі 4137

Завжди ретельно документуйте ці винятки — вони зменшують вашу оподатковувану базу заробітної плати FUTA та знижують суму податку.

Виправлені декларації: Форма 940-X

Якщо ви виявите помилку в раніше поданій формі 940, скористайтеся формою 940-X (Adjusted Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return) для її виправлення. Ви можете подати форму 940-X, щоб:

• Запитати повернення переплачених податків FUTA
• Сплатити додаткові податки FUTA, які ви недоплатили
• Виправити помилки у звітності

Для форми 940-X немає окремого терміну подання, але термін позовної давності для вимоги кредиту або повернення коштів зазвичай становить три роки з моменту подання оригінальної декларації або два роки з моменту сплати податку, залежно від того, що настане пізніше.

Штрафи за неподання або несвоєчасне подання

IRS серйозно ставиться до зобов'язань з податків на фонд оплати праці. Ось чим ви ризикуєте, якщо не подасте декларацію або не сплатите податок вчасно:

Порушення	Штраф
Депозит прострочено на 1–5 днів	2% від несплаченої суми
Депозит прострочено на 6–15 днів	5% від несплаченої суми
Депозит прострочено на 16+ днів	10% від несплаченої суми
Не внесено протягом 10 днів після повідомлення IRS	15% від несплаченої суми
Неподання декларації	5% на місяць, до 25%

Якщо ви не можете сплатити всю суму заборгованості, все одно подавайте декларацію. Штраф за неподання декларації набагато суворіший, ніж штраф за несвоєчасну сплату.

Форма 940 для роботодавців у кількох штатах

Якщо у вас є працівники в кількох штатах, вам необхідно заповнити Додаток A (форму 940). У цій формі розбиваються ваші заробітна плата та кредити FUTA по кожному штату окремо. Якщо будь-який з ваших штатів є штатом зі зниженням кредиту, у Додатку A розраховується додатковий податок FUTA до сплати.

Роботодавцям, які працюють у кількох штатах, часто вигідно користуватися послугами з розрахунку заробітної плати, які автоматично обробляють ці складні розрахунки.

Часті запитання

Чи потрібно мені подавати Форму 940, якщо частину року у мене не було працівників? Якщо ви досягли будь-якого з порогів (виплатили понад 1500 доларів або мали працівників протягом 20+ тижнів), то так — навіть якщо зараз у вас немає працівників.

Що, якщо я є роботодавцем домашнього персоналу? Роботодавці домашнього персоналу зазвичай подають Додаток H замість Форми 940, за винятком випадків, коли вони також ведуть бізнес із найманими працівниками.

Чи можу я отримати відстрочку для подання Форми 940? На відміну від податку на доходи фізичних осіб, для Форми 940 не передбачено автоматичної відстрочки. Якщо ви вчасно внесли всі платежі, термін автоматично продовжується до 10 лютого.

Що станеться, якщо моє податкове зобов'язання з FUTA завжди менше 500 доларів? Вам не потрібно робити квартальні внески. Сплатіть повну суму під час подання Форми 940 до 31 січня.

Ведіть облік заробітної плати впорядковано

Точне подання Форми 940 залежить від наявності чіткого обліку заробітної плати протягом року. Вам необхідно знати:

• Загальний обсяг заробітної плати, виплаченої кожному працівнику
• Виплати, звільнені від FUTA (пільги, виключена компенсація)
• Заробітна плата в кожному штаті для роботодавців, що працюють у кількох штатах
• Податки SUTA, сплачені кожному штату, та чи були вони сплачені вчасно

Неупорядковані записи не просто ускладнюють роботу з Формою 940 — вони створюють ризики для всіх ваших податкових звітів щодо заробітної плати.

Спростіть ведення обліку податків на заробітну плату

Точне подання Форми 940 починається з чистої бухгалтерії. Коли ваші записи про нарахування заробітної плати та витрати організовані у прозорій системі з контролем версій, розрахунок заробітної плати для FUTA та кредитів стає простим, а не стресовим процесом. Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію, яка забезпечує повну видимість ваших фінансових даних — без «чорних скриньок», без прив’язки до постачальника та з легкою інтеграцією з інструментами, якими вже користуються розробники. Почніть безкоштовно та позбудьтеся складнощів податкового сезону.