PPP-Darlehenserlass: Ihr umfassender Leitfaden zur Umwandlung Ihres Darlehens in einen Zuschuss

Sie haben ein Darlehen im Rahmen des Paycheck Protection Program (PPP) aufgenommen, um Ihr Unternehmen während der Pandemie über Wasser zu halten. Jetzt kommt der lohnende Teil: die Umwandlung dieses Darlehens in einen Zuschuss, den Sie niemals zurückzahlen müssen. Da über 92 % der PPP-Darlehen bereits erlassen wurden, ist das Verfahren unkompliziert, wenn Sie die Regeln verstehen und Ihren Antrag korrekt einreichen.

Dieser umfassende Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über den Erlass von PPP-Darlehen wissen müssen – von den Voraussetzungen für die Förderfähigkeit bis hin zu den üblichen Fallstricken, die es zu vermeiden gilt.

Was ist der Erlass von PPP-Darlehen?

Der Erlass eines PPP-Darlehens bedeutet, dass die Small Business Administration (SBA) und Ihr Kreditgeber vereinbaren, Ihren Darlehenssaldo zu stornieren und ihn so in einen Zuschuss umzuwandeln. Um sich zu qualifizieren, müssen Sie nachweisen, dass Sie die Darlehensmittel für förderfähige Ausgaben verwendet haben, während Sie Ihre Belegschaft und das Lohnniveau beibehalten haben.

Betrachten Sie den Erlass als eine Vertragserfüllung: Sie haben Geld unter bestimmten Bedingungen geliehen, und indem Sie diese Bedingungen erfüllen, erwerben Sie das Recht, dass das Darlehen gelöscht wird.

Die goldenen Regeln für den PPP-Erlass

Bevor Sie in die Details eintauchen, sollten Sie diese drei nicht verhandelbaren Anforderungen verstehen:

Die 60%-Personalkosten-Regel

Mindestens 60 % Ihres Erlassbetrags müssen aus Personalkosten stammen. Dies ist eine feste Untergrenze. Wenn Sie nur 50 % für die Lohnabrechnung ausgegeben haben, wird Ihr maximaler Erlass proportional reduziert, selbst wenn Sie die anderen 50 % für förderfähige sonstige Ausgaben verwendet haben.

Wenn Sie beispielsweise ein Darlehen in Höhe von 100.000 $erhalten haben, aber nur 50.000$ (50 %) für die Lohnabrechnung und 50.000 $für die Miete ausgegeben haben, können Sie nur einen Erlass von 83.333$ (50.000 $÷ 0,6 = 83.333$) erhalten. Die verbleibenden 16.667 $ werden zu einem Darlehen, das Sie zurückzahlen müssen.

Beibehalten der Mitarbeiterzahl

Sie müssen Ihre Mitarbeiterzahl während Ihres abgedeckten Zeitraums beibehalten. Die SBA vergleicht Ihre Belegschaft während des abgedeckten Zeitraums mit einem Referenzzeitraum (in der Regel 15. Januar – 15. Februar 2020 oder 15. Februar – 30. Juni 2020 für Saisonbetriebe).

Wenn Ihre Mitarbeiterzahl auf 80 % des Referenzzeitraums sinkt, wird Ihr Erlassbetrag auf 80 % Ihrer förderfähigen Ausgaben reduziert, selbst wenn Sie das Geld korrekt ausgegeben haben.

Erhalt der Mitarbeitergehälter

Bei Mitarbeitern, die jährlich weniger als 100.000 $(hochgerechnet) verdienen, müssen Sie mindestens 75$ auf 40.000 $ (67 %) kürzen, löst diese Reduzierung eine Strafe beim Erlass aus.

Förderfähige Ausgaben für den Erlass

Ihre PPP-Mittel können diese Ausgaben während des von Ihnen gewählten abgedeckten Zeitraums decken:

Personalkosten (müssen ≥60 % sein)

• Gehalt, Löhne, Provisionen oder Trinkgelder
• Lohnnebenleistungen einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorgebeiträge und bezahlter Urlaub
• Staatliche und lokale Steuern auf die Arbeitnehmervergütung

Sonstige Kosten (bis zu 40 %)

• Hypothekenzinszahlungen (keine Tilgung)
• Miet- oder Leasingzahlungen für Immobilien oder bewegliche Wirtschaftsgüter
• Nebenkosten wie Strom, Gas, Wasser, Transport, Telefon und Internet
• Gedeckte Betriebsausgaben einschließlich Software, Cloud-Computing und Produktlieferung
• Gedeckte Kosten für Sachschäden im Zusammenhang mit den Unruhen im Jahr 2020
• Gedeckte Lieferantenkosten
• Gedeckte Ausgaben für den Arbeitsschutz

Was NICHT förderfähig ist

• Vorausgezahlte Hypotheken oder Mieten über den abgedeckten Zeitraum hinaus
• Tilgungszahlungen für Hypotheken
• Vergütung für Eigentümer, die 2,5 Monate des Einkommens von 2019 übersteigt (für Selbstständige)
• Mitarbeitervergütung über 100.000 $ auf Jahresbasis
• Bundessteuern einschließlich des Arbeitgeberanteils zur FICA (Sozialversicherung)
• Zahlungen an freie Mitarbeiter (diese haben ihre eigenen PPP-Darlehen erhalten)

Das Antragsverfahren für den Erlass

Schritt 1: Wählen Sie Ihren abgedeckten Zeitraum

Sie können einen 8-wöchigen oder 24-wöchigen abgedeckten Zeitraum wählen, der mit dem Datum der Auszahlung Ihres Darlehens beginnt. Die meisten Unternehmen wählen 24 Wochen, da dies mehr Flexibilität und Zeit bietet, um die Anforderungen an die Mitarbeiterzahl und das Gehalt zu erfüllen.

Wenn Sie beispielsweise Ihr Darlehen am 15. April 2020 erhalten haben, läuft Ihr 24-wöchiger abgedeckter Zeitraum vom 15. April bis zum 6. Oktober 2020.

Alternativer Lohnabrechnungszeitraum: Wenn Sie einen zweiwöchentlichen oder häufigeren Lohnabrechnungszyklus haben, können Sie wählen, ob Ihr abgedeckter Zeitraum am ersten Tag Ihres ersten Lohnabrechnungszeitraums nach der Auszahlung Ihres Darlehens beginnt. Dies vereinfacht die Lohnberechnungen.

Schritt 2: Berechnen Sie Ihren erlassfähigen Betrag

Verfolgen Sie jede förderfähige Ausgabe während Ihres abgedeckten Zeitraums. Ihr erlassfähiger Betrag ergibt sich aus:

1. Gesamte förderfähige Personalkosten während des abgedeckten Zeitraums
2. Plus gesamte förderfähige sonstige Kosten während des abgedeckten Zeitraums
3. Multipliziert mit einem etwaigen Multiplikator für die Reduzierung der Mitarbeiterzahl
4. Multipliziert mit einem etwaigen Multiplikator für die Gehaltsreduzierung
5. Unter Beachtung der 60/40-Regel (Personalkosten müssen ≥60 % sein)

Beispielrechnung:

• Personalkosten: 120.000 $
• Sonstige Kosten: 30.000 $
• Gesamtausgaben: 150.000 $
• Mitarbeiterzahl beibehalten: 100 % (keine Reduzierung)
• Gehälter beibehalten: 100 % (keine Reduzierung)
• Personalkostenanteil: 120.000 $÷ 150.000$ = 80 % ✓ (übersteigt 60 %)
• Erlassfähiger Betrag: 150.000 $

Schritt 3: Wählen Sie das richtige Formular aus

Die SBA bietet drei Formulare an, die sich nach Ihrer Kredithöhe und Ihren Umständen richten:

Formular 3508S – Für Kredite bis zu 150.000 $ Dies ist das einfachste, einseitige Formular. Sie bestätigen damit, dass Sie die PPP-Anforderungen erfüllt haben, ohne detaillierte Berechnungen vorlegen zu müssen. Die meisten kleinen Kreditnehmer verwenden dieses Formular.

Formular 3508EZ – Für Kredite über 150.000 $ unter besonderen Umständen Verwenden Sie dieses Formular, wenn Sie eine der folgenden Bedingungen erfüllen:

• Sie sind selbstständig und haben keine Angestellten.
• Sie haben weder die Anzahl der Mitarbeiter noch deren Löhne reduziert.
• Sie konnten aufgrund von COVID-19-Beschränkungen nicht mit voller Kapazität arbeiten.

Formular 3508 – Vollständiger Antrag für alle anderen Kreditnehmer Dieses detaillierte Formular erfordert vollständige Berechnungen der Personalkosten, der Vollzeitäquivalente (VZÄ) und der Gehaltskürzungen.

Schritt 4: Sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen

Bereiten Sie diese Dokumente vor, bevor Sie Ihren Antrag einreichen:

Für Personalkosten

• Lohn- und Gehaltsberichte, aus denen Barvergütungen und Lohnnebenleistungen hervorgehen
• Steuerformulare (Formular 941, vierteljährliche staatliche Lohnberichte)
• Zahlungsbelege (entwertete Schecks, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen von Drittanbietern)
• Dokumentation der Beiträge zur Altersvorsorge und Krankenversicherung

Für sonstige Kosten (Nicht-Personalkosten)

• Aufstellungen über Hypothekenzinsen
• Miet- oder Pachtverträge sowie Zahlungsbelege
• Versorgungsrechnungen (Strom, Wasser, Gas etc.) und Zahlungsbestätigungen
• Rechnungen und Quittungen für abgedeckte betriebliche Ausgaben, Sachschäden, Lieferantenkosten oder Arbeitsschutzmaßnahmen

Für Safe-Harbor-Regelungen

• Dokumentation von Angeboten zur Wiedereinstellung von Mitarbeitern (falls eine Ausnahme von der Kürzung wegen Wiedereinstellung geltend gemacht wird)
• Dokumentation der Ablehnungen von Mitarbeitern, an den Arbeitsplatz zurückzukehren
• Nachweise über COVID-19-Compliance-Anforderungen, die den vollen Geschäftsbetrieb verhindert haben

Schritt 5: Reichen Sie Ihren Antrag ein

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Über Ihren ursprünglichen Kreditgeber Kontaktieren Sie den Kreditgeber, der Ihren PPP-Kredit gewährt hat. Dieser wird Ihnen Anweisungen geben und bietet möglicherweise ein Portal oder die Einreichung per E-Mail an. Dies war anfangs die einzige Option.

Über das SBA Direct Forgiveness Portal Seit dem 13. März 2024 können alle Kreditnehmer das Portal der SBA für den direkten Erlass nutzen, unabhängig von der Kreditsumme. Dieser optimierte Prozess dauert bei einfachen Anträgen nur etwa 15 Minuten. Besuchen Sie die SBA-Seite zum PPP-Schuldenerlass, um auf das Portal zuzugreifen.

Wichtige Frist: Sie müssen den Erlass vor dem Fälligkeitsdatum Ihres Kredits beantragen. Wenn Sie den Antrag nicht innerhalb von 10 Monaten nach dem letzten Tag Ihres Erfassungszeitraums (Covered Period) einreichen, werden Ihre Kreditzahlungen nicht länger gestundet, und Sie müssen mit den Zahlungen an Ihren Kreditgeber beginnen.

Schritt 6: Warten Sie auf die Entscheidung

Ihr Kreditgeber hat 60 Tage Zeit, Ihren Antrag zu prüfen und eine Entscheidung zu treffen. Die SBA hat anschließend 90 Tage Zeit, die Entscheidung des Kreditgebers zu prüfen.

Während dieser Zeit kann Ihr Kreditgeber zusätzliche Unterlagen oder Erläuterungen anfordern. Reagieren Sie umgehend, um Verzögerungen zu vermeiden.

Mögliche Ergebnisse:

• Vollständiger Erlass: Die gesamte Kreditsumme wird Ihnen erlassen.
• Teilweiser Erlass: Ein Teil Ihres Kredits wird erlassen; den Rest zahlen Sie zurück.
• Ablehnung: Ihr Antrag wird abgelehnt (selten, wenn Sie die Regeln befolgt haben).

Häufige Fehler, die den Erlassbetrag mindern

Fehler Nr. 1: Unterschreiten der 60 %-Schwelle für Personalkosten

Viele Geschäftsinhaber berechneten die 60 % auf der Grundlage ihrer Gesamtkreditsumme statt auf der Grundlage ihres Erlassantrags. Denken Sie daran: 60 % Ihrer erlassfähigen Ausgaben müssen Personalkosten sein, nicht 60 % Ihrer Kreditsumme.

So vermeiden Sie es: Bevor Sie Ihren Antrag finalisieren, teilen Sie Ihre Personalkosten durch Ihre gesamten förderfähigen Ausgaben. Das Ergebnis muss 0,60 oder höher sein.

Fehler Nr. 2: Lohnkürzungen auf unter 75 %

Eine geringfügige Gehaltskürzung kann erhebliche Abzüge beim Erlass nach sich ziehen. Wenn Sie den Stundenlohn eines Mitarbeiters von 20 $auf 14$ (70 % des Originals) gesenkt haben, haben Sie gegen die 75 %-Regel verstoßen.

So vermeiden Sie es: Überprüfen Sie die Vergütung jedes Mitarbeiters während Ihres Erfassungszeitraums und vergleichen Sie diese mit der Vergütung vom 15. Februar 2020. Korrigieren Sie alle Kürzungen, die 25 % überschreiten.

Fehler Nr. 3: Anrechnung nicht förderfähiger Ausgaben

Einige Geschäftsinhaber gaben die Krankenversicherungskosten für Eigentümer an, die über den tatsächlichen Zahlungen lagen, oder rechneten im Voraus bezahlte Ausgaben an, die über den Erfassungszeitraum hinausgingen.

So vermeiden Sie es: Berücksichtigen Sie nur Ausgaben, die während Ihres Erfassungszeitraums gezahlt oder angefallen sind. Wenn Sie die Miete für Dezember 2020 im Oktober 2020 bezahlt haben, können Sie diese einbeziehen. Wenn Sie jedoch die Miete für Januar 2021 im Voraus bezahlt haben, ist dies nicht zulässig.

Fehler Nr. 4: Lückenhafte Dokumentation

Die SBA prüft PPP-Kredite, insbesondere größere Summen. Fehlende Unterlagen können zu einem teilweisen Erlass oder Rückzahlungsforderungen führen.

So vermeiden Sie es: Bewahren Sie alle Unterlagen sechs Jahre lang nach dem Erlass oder der vollständigen Rückzahlung auf. Erstellen Sie einen speziellen Ordner mit Kopien jedes Lohnberichts, Kontoauszugs und jeder Quittung.

Fehler Nr. 5: Zu langes Warten mit dem Antrag

10 Monate nach Ende Ihres Erfassungszeitraums endet die Stundung des Kredits, und Sie müssen mit der Rückzahlung beginnen, selbst wenn noch keine Entscheidung über den Erlass vorliegt.

So vermeiden Sie es: Beantragen Sie den Erlass, sobald Ihr Erfassungszeitraum beendet ist und Sie alle Unterlagen zusammengetragen haben. Warten Sie nicht zu lange.

Safe-Harbor-Regelungen und Ausnahmen

Die SBA hat Safe-Harbor-Bestimmungen geschaffen, um unfaire Kürzungen des Erlassbetrags zu verhindern:

Ausnahme bei Wiedereinstellung

Wenn Sie die Mitarbeiterzahl reduziert, aber in gutem Glauben schriftliche Angebote zur Wiedereinstellung von Mitarbeitern zu den gleichen Arbeitszeiten und Löhnen unterbreitet haben und diese abgelehnt wurden, sind Sie von der Strafe für die Reduzierung der Mitarbeiterzahl befreit.

Erforderliche Dokumentation: Schriftliche Wiedereinstellungsangebote, Antworten von Mitarbeitern, die die Angebote ablehnen, und Aufzeichnungen, die belegen, dass Sie keinen qualifizierten Ersatz finden konnten.

Rückgang der Geschäftstätigkeit

Wenn Sie aufgrund von COVID-19-Compliance-Anforderungen (Kapazitätsbeschränkungen, Abstandsregeln, Hygienestandards) nicht auf demselben Niveau operieren konnten, sind Sie von Kürzungen beim Krediterlass aufgrund von Personalabbau befreit.

Erforderliche Dokumentation: Nachweise über behördliche Anordnungen, zurückgegangene Kundenaufträge oder betriebliche Änderungen aufgrund von Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen.

Verfügbarkeit von Mitarbeitern

Wenn ein Mitarbeiter während Ihres Abdeckungszeitraums aufgrund einer COVID-19-Erkrankung, Quarantäne, Schulschließungen oder der Unfähigkeit, ähnliche Arbeitszeiten beizubehalten, nicht zur Verfügung stand, können Sie diesen von den Berechnungen der Mitarbeiterzahl ausschließen.

Erforderliche Dokumentation: Aufzeichnungen über Urlaubsanträge von Mitarbeitern, Krankheiten oder Betreuungsaufgaben.

Besondere Überlegungen für selbstständige Kreditnehmer

Wenn Sie Einzelunternehmer, unabhängiger Auftragnehmer oder Selbstständiger ohne Angestellte sind, ist der Erlass einfacher:

Ersatz der Inhabervergütung: Sie können einen Erlass für 2,5 Monate Ihres Nettogewinns aus dem Jahr 2019 erhalten (Zeile 31 im Schedule C), bis zu einem Betrag von 20.833 $(100.000$ ÷ 12 × 2,5).

Keine Anforderungen an Mitarbeiterzahl oder Gehalt: Da Sie keine Angestellten haben, drohen Ihnen keine Kürzungen aufgrund von Personalabbau oder Gehaltsreduzierungen.

Berechtigung für Formular 3508S: Die meisten selbstständigen Kreditnehmer mit Krediten unter 150.000 $ qualifizieren sich für das einfache, einseitige Formular.

Was passiert nach dem Krediterlass?

Sobald Ihr Erlass genehmigt wurde:

1. Kreditsaldo wird gelöscht: Ihr Kreditgeber setzt Ihren Kreditsaldo auf Null.
2. Keine Steuerpflicht: Erlassene PPP-Kredite gelten nicht als steuerpflichtiges Einkommen.
3. Abzugsfähige Ausgaben: Sie können die Ausgaben, die Sie mit PPP-Mitteln bezahlt haben, in Ihrer Steuererklärung absetzen.
4. Mögliche Prüfung: Die SBA kann Ihren Kredit innerhalb von sechs Jahren prüfen, bewahren Sie daher alle Unterlagen auf.

Falls Sie einen teilweisen Erlass oder eine Ablehnung erhalten:

1. Restbetrag wird zum Darlehen: Sie müssen den nicht erlassenen Teil zurückzahlen.
2. 1 % Zinssatz: PPP-Kredite haben einen festen Zinssatz von 1 %.
3. Zahlungsbedingungen: Sie haben zwei bis fünf Jahre Zeit für die Rückzahlung, je nachdem, wann Sie Ihren Kredit erhalten haben.
4. Widerspruchsverfahren: Sie können gegen die Entscheidung über Ihren Kreditgeber Widerspruch einlegen.

Die Erfolgsquote: Was die Daten zeigen

Anfang 2023 sind die Statistiken ermutigend:

• 92 % Gesamterlassquote: Fast alle PPP-Kreditnehmer, die einen Antrag stellten, erhielten einen vollständigen oder teilweisen Erlass.
• 89 % der Kredite aus 2020 erlassen: PPP-Kredite der ersten Runde hatten außergewöhnlich hohe Erlassquoten.
• 91 % des gesamten Kreditvolumens erlassen: Die überwiegende Mehrheit der PPP-Gelder wurde in Zuschüsse umgewandelt.

Diese Zahlen zeigen, dass ein Erlass erreichbar ist, wenn man die Regeln befolgt und korrekte Anträge einreicht.

Zeitplan: Wann sollten Sie den Antrag stellen?

Best Practice: Beantragen Sie den Erlass 2 bis 4 Monate nach Ende Ihres Abdeckungszeitraums. Dies gibt Ihnen Zeit, um:

• Alle Unterlagen zusammenzutragen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Ausgabenberechnungen zu verifizieren
• Häufige Fehler zu überprüfen
• Bei Bedarf einen Buchhalter zu konsultieren

Späteste Frist: 10 Monate nach Ende Ihres Abdeckungszeitraums. Danach endet der Zahlungsaufschub für den Kredit.

Fälligkeitsdatum: Die absolut letzte Frist ist das Fälligkeitsdatum Ihres Kredits (in der Regel 2 bis 5 Jahre nach der Auszahlung).

Hilfe bei Ihrem Antrag erhalten

Während viele Kreditnehmer den Antrag erfolgreich ohne Hilfe stellen, sollten Sie professionelle Unterstützung in Betracht ziehen, wenn:

• Ihr Kredit 150.000 $ übersteigt
• Sie die Mitarbeiterzahl oder die Gehälter reduziert haben
• Sie komplexe Lohnabrechnungssituationen hatten (mehrere Einheiten, Saisonarbeiter, Teilzeitbeschäftigte)
• Sie unsicher bezüglich der förderfähigen Ausgaben sind
• Sie Ihren Erlassbetrag maximieren möchten

Buchhalter und PPP-Berater können Ihre Berechnungen überprüfen, förderfähige Ausgaben identifizieren, die Sie eventuell übersehen haben, und eine ordnungsgemäße Dokumentation sicherstellen.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Egal, ob Sie den PPP-Krediterlass steuern oder Ihre laufenden Geschäftsfinanzen verwalten, eine präzise Buchführung ist unerlässlich. Fehlende Belege, unvollständige Lohnabrechnungen oder eine ungeordnete Ausgabenverfolgung können Ihren Erlass verringern oder Probleme bei Prüfungen verursachen.

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Abschließende Gedanken

Der Erlass eines PPP-Kredits ist nicht kompliziert, wenn man die drei goldenen Regeln versteht: 60 % der Mittel für Lohnkosten verwenden, die Mitarbeiterzahl halten und die Gehälter der Mitarbeiter schützen. Dokumentieren Sie alles, wählen Sie das richtige Formular und stellen Sie den Antrag vor Ablauf der Fristen.

Mit einer Erfolgsquote von 92 % beim Krediterlass stehen die Chancen gut für Sie. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Antrag korrekt vorzubereiten, und Sie werden Ihren PPP-Kredit höchstwahrscheinlich in einen Zuschuss umwandeln, der Ihrem Unternehmen geholfen hat, eine beispiellose Krise zu überstehen.

Der Erlassprozess stellt das letzte Kapitel des PPP-Programms dar – stellen Sie sicher, dass Sie es erfolgreich abschließen und sich die Entlastung sichern, die Sie sich erarbeitet haben.