Condonación de préstamos PPP: Su guía completa para convertir su préstamo en una subvención

Usted solicitó un préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) para mantener a flote su negocio durante la pandemia. Ahora llega la parte gratificante: convertir ese préstamo en una subvención que nunca tendrá que devolver. Con más del 92% de los préstamos PPP ya condonados, el proceso es sencillo si entiende las reglas y presenta su solicitud correctamente.

Esta guía completa le guiará a través de todo lo que necesita saber sobre la condonación de préstamos PPP, desde los requisitos de elegibilidad hasta los errores comunes que debe evitar.

¿Qué es la condonación de préstamos PPP?

La condonación de préstamos PPP significa que la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) y su prestamista acuerdan cancelar el saldo de su préstamo, transformándolo en una subvención. Para calificar, debe demostrar que gastó los fondos del préstamo en gastos elegibles mientras mantenía su fuerza laboral y sus niveles de nómina.

Piense en la condonación como el cumplimiento de un contrato: usted pidió dinero prestado bajo condiciones específicas y, al cumplir esas condiciones, gana el derecho a que se le borre el préstamo.

Las reglas de oro de la condonación de PPP

Antes de entrar en detalles, comprenda estos tres requisitos no negociables:

La regla de nómina del 60%

Al menos el 60% del monto de su condonación debe provenir de costos de nómina. Este es un límite estricto. Si gastó solo el 50% en nómina, su condonación máxima se reducirá proporcionalmente, incluso si gastó el otro 50% en gastos elegibles no relacionados con la nómina.

Por ejemplo, si recibió un préstamo de $100,000 pero gastó solo $50,000 (50%) en nómina y $50,000 en alquiler, solo puede recibir una condonación de $83,333 ($50,000 ÷ 0.6 = $83,333). Los $16,667 restantes se convierten en un préstamo que debe devolver.

Mantener su número de empleados

Debe mantener su número de empleados durante su período cubierto. La SBA compara su fuerza laboral durante el período cubierto con un período de referencia (normalmente del 15 de enero al 15 de febrero de 2020, o del 15 de febrero al 30 de junio de 2020 para empleadores estacionales).

Si su número de empleados cae al 80% del período de referencia, el monto de su condonación se reduce al 80% de sus gastos elegibles, incluso si gastó el dinero correctamente.

Preservar los salarios de los empleados

Para los empleados que ganan menos de $100,000 anuales (anualizados), debe mantener al menos el 75% de su salario o salario por hora. Si reduce el sueldo de alguien de $60,000 a $40,000 (67%), esa reducción activa una penalización de condonación.

Gastos elegibles para la condonación

Sus fondos de PPP pueden cubrir estos gastos durante el período cubierto elegido:

Costos de nómina (deben ser ≥60%)

• Salarios, sueldos, comisiones o propinas
• Beneficios para empleados, incluyendo seguro médico, contribuciones de jubilación y licencias pagadas
• Impuestos estatales y locales sobre la compensación de los empleados

Costos no relacionados con la nómina (hasta 40%)

• Pagos de intereses hipotecarios (no el capital)
• Pagos de alquiler o arrendamiento de bienes muebles o inmuebles
• Servicios públicos, incluidos electricidad, gas, agua, transporte, teléfono e internet
• Gastos operativos cubiertos, incluidos software, computación en la nube y entrega de productos
• Costos de daños a la propiedad cubiertos relacionados con los disturbios civiles de 2020
• Costos de proveedores cubiertos
• Gastos cubiertos de protección de los trabajadores

Qué NO es elegible

• Hipoteca o alquiler pagado por adelantado más allá del período cubierto
• Pagos de capital de hipoteca
• Compensación de propietarios que exceda 2.5 meses de las ganancias de 2019 (para trabajadores por cuenta propia)
• Compensación de empleados que exceda los $100,000 anualizados
• Impuestos federales, incluyendo la parte del empleador de FICA
• Pagos a contratistas independientes (ellos recibieron sus propios préstamos PPP)

El proceso de solicitud de condonación

Paso 1: Elija su período cubierto

Puede seleccionar un período cubierto de 8 semanas o 24 semanas a partir de la fecha de desembolso de su préstamo. La mayoría de las empresas eligen 24 semanas porque proporciona más flexibilidad y tiempo para cumplir con los requisitos de número de empleados y salarios.

Por ejemplo, si recibió su préstamo el 15 de abril de 2020, su período cubierto de 24 semanas se extiende desde el 15 de abril hasta el 6 de octubre de 2020.

Período cubierto de nómina alternativo: Si tiene un calendario de nómina quincenal o más frecuente, puede optar por comenzar su período cubierto el primer día de su primer período de pago posterior a la fecha de desembolso de su préstamo. Esto simplifica los cálculos de nómina.

Paso 2: Calcule su monto condonable

Haga un seguimiento de cada gasto elegible durante su período cubierto. Su monto condonable equivale a:

1. Costos totales de nómina elegibles durante el período cubierto
2. Más costos totales elegibles no relacionados con la nómina durante el período cubierto
3. Multiplicado por cualquier multiplicador de reducción de empleados
4. Multiplicado por cualquier multiplicador de reducción salarial
5. Sujeto a la regla 60/40 (la nómina debe ser ≥60%)

Ejemplo de cálculo:

• Costos de nómina: $120,000
• Costos no relacionados con la nómina: $30,000
• Total gastado: $150,000
• Número de empleados mantenido: 100% (sin reducción)
• Salarios mantenidos: 100% (sin reducción)
• Porcentaje de nómina: $120,000 ÷ $150,000 = 80% ✓ (supera el 60%)
• Monto condonable: $150,000

Paso 3: Seleccione el formulario correcto

La SBA ofrece tres formularios basados en el tamaño de su préstamo y sus circunstancias:

Formulario 3508S - Para préstamos de $150,000 o menos Este es el formulario más sencillo de una sola página. Usted certifica que cumplió con los requisitos del PPP sin mostrar cálculos detallados. La mayoría de los prestatarios pequeños utilizan este formulario.

Formulario 3508EZ - Para préstamos de más de $150,000 con circunstancias especiales Utilice este formulario si cumple con una de estas condiciones:

• Es trabajador por cuenta propia sin empleados
• No redujo la plantilla de empleados ni los salarios
• No pudo operar a plena capacidad debido a las restricciones de COVID-19

Formulario 3508 - Solicitud completa para todos los demás prestatarios Este formulario detallado requiere cálculos completos de los gastos de nómina, conteos de FTE (equivalente a tiempo completo) y reducciones salariales.

Paso 4: Reúna la documentación de respaldo

Prepare estos documentos antes de enviar su solicitud:

Para gastos de nómina

• Informes de nómina que muestren la compensación en efectivo y los beneficios no monetarios
• Formularios de impuestos (Formulario 941, informes trimestrales de salarios estatales)
• Recibos de pago (cheques cancelados, estados de cuenta bancarios, informes de nómina de terceros)
• Documentación de contribuciones a jubilación y seguros de salud

Para gastos ajenos a la nómina

• Estados de cuenta de intereses hipotecarios
• Contratos de alquiler o arrendamiento y recibos de pago
• Facturas de servicios públicos y confirmaciones de pago
• Facturas y recibos de operaciones cubiertas, daños a la propiedad, costos de proveedores o protección del trabajador

Para puertos seguros (Safe Harbors)

• Documentación de ofertas para recontratar empleados (si solicita la exención por recontratación)
• Documentación de rechazos de empleados para regresar al trabajo
• Evidencia de los requisitos de cumplimiento de COVID-19 que impidieron las operaciones comerciales completas

Paso 5: Envíe su solicitud

Tiene dos opciones:

A través de su prestamista original Comuníquese con el prestamista que emitió su préstamo PPP. Ellos le proporcionarán instrucciones y pueden ofrecer un portal o un proceso de envío por correo electrónico. Esta era la única opción inicialmente.

A través del portal de condonación directa de la SBA A partir del 13 de marzo de 2024, todos los prestatarios pueden usar el portal de condonación directa de la SBA independientemente del tamaño del préstamo. Este proceso simplificado toma tan solo 15 minutos para solicitudes sencillas. Visite la página de condonación de préstamos PPP de la SBA para acceder al portal.

Fecha límite importante: Debe solicitar la condonación antes de la fecha de vencimiento de su préstamo. Si no solicita la condonación dentro de los 10 meses posteriores al último día de su periodo cubierto, los pagos de su préstamo ya no estarán diferidos y comenzará a realizar pagos a su prestamista.

Paso 6: Espere la decisión

Su prestamista tiene 60 días para revisar su solicitud y emitir una decisión. La SBA tiene luego 90 días para revisar la decisión del prestamista.

Durante este tiempo, su prestamista puede solicitar documentación adicional o aclaraciones. Responda con prontitud para evitar retrasos.

Resultados posibles:

• Condonación total: Se condona el monto total de su préstamo
• Condonación parcial: Se condona parte de su préstamo; usted paga el resto
• Denegación: Su solicitud es denegada (poco común si siguió las reglas)

Errores comunes que reducen la condonación

Error n.º 1: No alcanzar el umbral de nómina del 60%

Muchos propietarios de negocios calcularon el 60% basándose en el monto total de su préstamo en lugar de su solicitud de condonación. Recuerde: el 60% de sus gastos condonables debe ser nómina, no el 60% del monto de su préstamo.

Cómo evitarlo: Antes de finalizar su solicitud, divida sus gastos de nómina por el total de sus gastos elegibles. El resultado debe ser 0.60 o superior.

Error n.º 2: Reducir los salarios por debajo del 75%

Una reducción salarial sutil puede desencadenar penalizaciones significativas en la condonación. Si redujo la tarifa por hora de un empleado de $20 a $14 (70% del original), violó la regla del 75%.

Cómo evitarlo: Revise la compensación de cada empleado durante su periodo cubierto y compárela con su compensación al 15 de febrero de 2020. Aborde cualquier reducción que supere el 25%.

Error n.º 3: Contabilizar gastos no elegibles

Algunos propietarios de negocios incluyeron costos de seguro médico del propietario por encima de los pagos reales o gastos prepagados más allá del periodo cubierto.

Cómo evitarlo: Solo cuente los gastos pagados o incurridos durante su periodo cubierto. Si pagó el alquiler de diciembre de 2020 en octubre de 2020, puede incluirlo. Pero si pagó por adelantado el alquiler de enero de 2021, no puede.

Error n.º 4: No documentar todo

La SBA audita los préstamos PPP, especialmente los más grandes. La falta de documentación puede llevar a una condonación parcial o exigencias de reembolso.

Cómo evitarlo: Conserve toda la documentación durante seis años después de la condonación o el reembolso total. Cree una carpeta dedicada con copias de cada informe de nómina, estado de cuenta bancario y recibo.

Error n.º 5: Esperar demasiado para solicitarla

Después de 10 meses desde el final de su periodo cubierto, el aplazamiento del préstamo termina y debe comenzar el reembolso incluso sin una decisión de condonación.

Cómo evitarlo: Solicite la condonación tan pronto como haya completado su periodo cubierto y reunido la documentación. No espere.

Puertos seguros y excepciones

La SBA creó disposiciones de puerto seguro para evitar reducciones injustas en la condonación:

Exención por recontratación

Si redujo la plantilla pero realizó ofertas de recontratación por escrito y de buena fe a los empleados con las mismas horas y salarios, y ellos las rechazaron, usted está exento de la penalización por reducción de plantilla.

Documentación requerida: Ofertas de recontratación por escrito, respuestas de los empleados rechazando las ofertas y registros que demuestren que no pudo encontrar reemplazos calificados.

Reducción en la Actividad Empresarial

Si no pudo operar al mismo nivel debido a los requisitos de cumplimiento de COVID-19 (límites de capacidad, distanciamiento social, estándares de saneamiento), está exento de las penalizaciones por reducción de plantilla.

Documentación requerida: Evidencia de órdenes gubernamentales, pedidos de clientes que disminuyeron o cambios operativos debido a requisitos de salud y seguridad.

Disponibilidad de Empleados

Si un empleado no estuvo disponible durante su período cubierto debido a una enfermedad por COVID-19, cuarentena, cierre de escuelas o incapacidad para mantener un horario de trabajo similar, puede excluirlo de los cálculos de la plantilla.

Documentación requerida: Registros de solicitudes de licencia de los empleados, enfermedad o responsabilidades de cuidado.

Consideraciones Especiales para Prestatarios Autónomos

Si es un propietario único, contratista independiente o trabajador autónomo sin empleados, la condonación es más sencilla:

Reemplazo de la compensación del propietario: Puede recibir la condonación por 2.5 meses de su beneficio neto de 2019 (línea 31 del Schedule C), hasta $20,833 ($100,000 ÷ 12 × 2.5).

Sin requisitos de plantilla o salario: Dado que no tiene empleados, no se enfrenta a penalizaciones por reducción de plantilla o de salarios.

Elegibilidad para el Formulario 3508S: La mayoría de los prestatarios autónomos con préstamos inferiores a $150,000 califican para el formulario sencillo de una página.

¿Qué Sucede Después de la Condonación?

Una vez que se apruebe su condonación:

1. Saldo del préstamo eliminado: Su prestamista pone a cero el saldo de su préstamo.
2. Sin obligación tributaria: Los préstamos PPP condonados no son ingresos imponibles.
3. Gastos deducibles: Puede deducir los gastos que pagó con fondos PPP en su declaración de impuestos.
4. Auditoría potencial: La SBA puede auditar su préstamo dentro de un plazo de seis años, por lo que debe conservar toda la documentación.

Si recibe una condonación parcial o una denegación:

1. El saldo restante se convierte en un préstamo: Debe reembolsar la parte no condonada.
2. Tasa de interés del 1%: Los préstamos PPP tienen una tasa de interés fija del 1%.
3. Términos de pago: Tiene de dos a cinco años para pagar, dependiendo de cuándo recibió su préstamo.
4. Proceso de apelación: Puede apelar la decisión a través de su prestamista.

La Tasa de Éxito: Lo que Muestran los Datos

A principios de 2023, las estadísticas son alentadoras:

• Tasa de condonación global del 92%: Casi todos los prestatarios del PPP que la solicitaron recibieron la condonación total o parcial.
• 89% de los préstamos de 2020 condonados: Los préstamos de la primera ronda del PPP tuvieron tasas de condonación excepcionalmente altas.
• 91% del valor total de los préstamos condonados: La gran mayoría de los dólares del PPP se han convertido en subvenciones.

Estas cifras demuestran que la condonación es alcanzable cuando se siguen las reglas y se presentan solicitudes precisas.

Cronología: ¿Cuándo Debería Presentar la Solicitud?

Mejor práctica: Solicite la condonación entre 2 y 4 meses después de que termine su período cubierto. Esto le da tiempo para:

• Reunir toda la documentación.
• Verificar los cálculos de nómina y gastos.
• Revisar errores comunes.
• Consultar con un contador si es necesario.

Fecha límite máxima: 10 meses después de que termine su período cubierto. Después de esto, finaliza el aplazamiento del préstamo.

Fecha de vencimiento: El plazo final absoluto es la fecha de vencimiento de su préstamo (normalmente de 2 a 5 años desde el desembolso).

Obtener Ayuda con su Solicitud

Si bien muchos prestatarios solicitan la condonación con éxito sin asistencia, considere buscar ayuda profesional si:

• Su préstamo supera los $150,000.
• Redujo la plantilla o los salarios de los empleados.
• Tuvo situaciones de nómina complejas (múltiples entidades, trabajadores estacionales, empleados a tiempo parcial).
• No tiene claros los gastos elegibles.
• Desea maximizar el monto de su condonación.

Los contadores y consultores de PPP pueden revisar sus cálculos, identificar gastos elegibles que pueda haber pasado por alto y asegurar la documentación adecuada.

Simplifique su Gestión Financiera

Ya sea que esté navegando por la condonación del PPP o gestionando las finanzas continuas de su negocio, una contabilidad precisa es esencial. Los recibos perdidos, los registros de nómina incompletos o el seguimiento de gastos desorganizado pueden reducir su condonación o crear problemas durante las auditorías.

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Reflexiones Finales

La condonación de préstamos PPP no es complicada si entiende las tres reglas de oro: mantener el 60% del gasto en nómina, preservar su plantilla y proteger los salarios de los empleados. Documente todo, elija el formulario correcto y solicítelo antes de las fechas límite.

Con una tasa de éxito de condonación del 92%, las probabilidades están a su favor. Tómese el tiempo para preparar su solicitud correctamente y es muy probable que convierta su préstamo PPP en una subvención que ayudó a su empresa a sobrevivir a una crisis sin precedentes.

El proceso de condonación representa el capítulo final del programa PPP; asegúrese de completarlo con éxito y asegurar el alivio que se ha ganado.