Condonació del préstec PPP: La vostra guia completa per convertir el vostre préstec en una subvenció

Vau contractar un préstec del Programa de Protecció de Salaris (PPP) per mantenir el vostre negoci a flote durant la pandèmia. Ara arriba la part gratificant: convertir aquest préstec en una subvenció que no haureu de retornar mai. Amb més del 92% dels préstecs PPP ja condonats, el procés és senzill si enteneu les regles i envieu la vostra sol·licitud correctament.

Aquesta guia exhaustiva us acompanya a través de tot el que necessiteu saber sobre la condonació dels préstecs PPP, des dels requisits d'elegibilitat fins als errors comuns que cal evitar.

Què és la condonació del préstec PPP?

La condonació del préstec PPP significa que l'Administració de la Petita Empresa (SBA) i el vostre prestador acorden cancel·lar el saldo del vostre préstec, transformant-lo en una subvenció. Per ser-ne apte, heu de demostrar que heu gastat els fons del préstec en despeses subvencionables mentre manteníeu els nivells de plantilla i de nòmines.

Penseu en la condonació com el compliment d'un contracte: vau demanar diners prestats amb unes condicions específiques i, en complir aquestes condicions, guanyeu el dret a que el préstec s'elimini.

Les regles d'or de la condonació del PPP

Abans d'entrar en detalls, enteneu aquests tres requisits innegociables:

La regla del 60% de nòmina

Almenys el 60% de l'import de la vostra condonació ha de provenir de costos de nòmina. Aquest és un límit mínim estricte. Si només heu gastat el 50% en nòmines, la vostra condonació màxima es reduirà proporcionalment, fins i tot si heu gastat l'altre 50% en despeses subvencionables no relacionades amb la nòmina.

Per exemple, si vau rebre un préstec de 100.000 $però només vau gastar 50.000$ (50%) en nòmines i 50.000 $en lloguer, només podreu rebre la condonació per 83.333$ (50.000 $÷ 0,6 = 83.333$). Els 16.667 $ restants es converteixen en un préstec que haureu de retornar.

Mantenir la plantilla

Heu de mantenir la vostra plantilla d'empleats durant el període cobert. L'SBA compara la vostra força de treball durant el període cobert amb un període de referència (normalment del 15 de gener al 15 de febrer de 2020, o del 15 de febrer al 30 de juny de 2020 per als ocupadors estacionals).

Si la vostra plantilla baixa al 80% del període de referència, l'import de la vostra condonació es reduirà al 80% de les vostres despeses subvencionables, encara que hàgiu gastat els diners correctament.

Preservar els salaris dels empleats

Per als empleats que guanyen menys de 100.000 $anuals (anualitzats), heu de mantenir almenys el 75$ a 40.000 $ (67%), aquesta reducció activa una penalització de condonació.

Despeses subvencionables per a la condonació

Els fons del vostre PPP poden cobrir aquestes despeses durant el període cobert escollit:

Costos de nòmina (han de ser ≥60%)

• Salari, jornals, comissions o propines
• Beneficis per als empleats, inclosa l'assegurança mèdica, les contribucions a la jubilació i les vacances pagades
• Impostos estatals i locals sobre la compensació dels empleats

Costos no salarials (fins al 40%)

• Pagaments d'interessos hipotecaris (no el principal)
• Pagaments de lloguer o arrendament de béns immobles o personals
• Subministraments que inclouen electricitat, gas, aigua, transport, telèfon i internet
• Despeses d'operacions cobertes, incloent programari, informàtica al núvol i lliurament de productes
• Costos de danys a la propietat coberts relacionats amb els disturbis civils del 2020
• Costos de proveïdors coberts
• Despeses de protecció dels treballadors cobertes

El que NO és subvencionable

• Hipoteca o lloguer pagats per avançat més enllà del període cobert
• Pagaments del principal de la hipoteca
• Compensació del propietari que superi els 2,5 mesos dels guanys del 2019 (per a autònoms)
• Compensació d'empleats superior a 100.000 $ anualitzats
• Impostos federals, inclòs el FICA a càrrec de l'ocupador
• Pagaments a contractistes independents (ells van rebre els seus propis préstecs PPP)

El procés de sol·licitud de condonació

Pas 1: Trieu el vostre període cobert

Podeu seleccionar un període cobert de 8 o 24 setmanes a partir de la data de desemborsament del préstec. La majoria de les empreses trien 24 setmanes perquè ofereix més flexibilitat i temps per mantenir els requisits de plantilla i salari.

Per exemple, si vau rebre el préstec el 15 d'abril de 2020, el vostre període cobert de 24 setmanes va des del 15 d'abril fins al 6 d'octubre de 2020.

Període cobert de nòmina alternatiu: si teniu un calendari de nòmines quinzenal o més freqüent, podeu optar per començar el vostre període cobert el primer dia del vostre primer període de pagament després de la data de desemborsament del préstec. Això simplifica els càlculs de les nòmines.

Pas 2: Calculeu el vostre import condonable

Feu un seguiment de cada despesa subvencionable durant el vostre període cobert. El vostre import condonable és igual a:

1. Total dels costos de nòmina subvencionables durant el període cobert
2. Més el total de costos no salarials subvencionables durant el període cobert
3. Multiplicat per qualsevol multiplicador de reducció de plantilla
4. Multiplicat per qualsevol multiplicador de reducció salarial
5. Subjecte a la regla 60/40 (la nòmina ha de ser ≥60%)

Exemple de càlcul:

• Costos de nòmina: 120.000 $
• Costos no salarials: 30.000 $
• Total gastat: 150.000 $
• Plantilla mantinguda: 100% (sense reducció)
• Salaris mantinguts: 100% (sense reducció)
• Percentatge de nòmina: 120.000 $÷ 150.000$ = 80% ✓ (supera el 60%)
• Import condonable: 150.000 $

Pas 3: Seleccioneu el formulari correcte

L'SBA ofereix tres formularis segons l'import del vostre préstec i les vostres circumstàncies:

Formulari 3508S - Per a préstecs de 150.000 $ o menys Aquest és el formulari d'una sola pàgina més senzill. Certifiqueu que heu complert els requisits del PPP sense mostrar càlculs detallats. La majoria de prestaris petits utilitzen aquest formulari.

Formulari 3508EZ - Per a préstecs de més de 150.000 $ amb circumstàncies especials Utilitzeu aquest formulari si compliu una d'aquestes condicions:

• Sou autònom sense empleats
• No heu reduït la plantilla ni els salaris dels empleats
• No vau poder operar a ple rendiment a causa de les restriccions per la COVID-19

Formulari 3508 - Sol·licitud completa per a tots els altres prestaris Aquest formulari detallat requereix càlculs complets dels costos de personal, recomptes d'ETC (equivalents a temps complet) i reduccions salarials.

Pas 4: Recopileu la documentació justificativa

Prepareu aquests documents abans de presentar la vostra sol·licitud:

Per als costos de personal

• Informes de nòmines que mostrin la compensació en efectiu i els beneficis en espècie
• Formularis fiscals (Formulari 941, informes trimestrals de salaris estatals)
• Rebuts de pagament (xecs cancel·lats, extractes bancaris, informes de nòmines de tercers)
• Documentació de les aportacions a plans de jubilació i assegurances mèdiques

Per als costos no relacionats amb el personal

• Extractes d'interessos hipotecaris
• Contractes de lloguer o arrendament i rebuts de pagament
• Factures de serveis públics i confirmacions de pagament
• Factures i rebuts d'operacions cobertes, danys a la propietat, costos de proveïdors o protecció dels treballadors

Per als Safe Harbors

• Documentació de les ofertes per tornar a contractar empleats (si es reclama l'exempció per recontractació)
• Documentació dels rebutjos dels empleats a tornar a la feina
• Proves dels requisits de compliment de la COVID-19 que van impedir el funcionament complet de l'empresa

Pas 5: Presenteu la vostra sol·licitud

Teniu dues opcions:

A través del vostre prestador original Poseu-vos en contacte amb la institució financera que va emetre el vostre préstec PPP. Us donaran instruccions i poden oferir un portal o un procés de tramesa per correu electrònic. Aquesta era l'única opció inicialment.

A través del portal de condonació directa de l'SBA Des del 13 de març de 2024, tots els prestaris poden utilitzar el portal de condonació directa de l'SBA independentment de l'import del préstec. Aquest procés simplificat triga només 15 minuts per a sol·licituds senzilles. Visiteu la pàgina de condonació de préstecs PPP de l'SBA per accedir al portal.

Termini important: Heu de sol·licitar la condonació abans de la data de venciment del vostre préstec. Si no la sol·liciteu dins dels 10 mesos posteriors a l'últim dia del vostre període cobert, els pagaments del préstec ja no es diferiran i començareu a fer els pagaments al vostre prestador.

Pas 6: Espereu la decisió

El vostre prestador té 60 dies per revisar la vostra sol·licitud i emetre una decisió. Després, l'SBA té 90 dies per revisar la decisió del prestador.

Durant aquest temps, el vostre prestador pot sol·licitar documentació addicional o aclariments. Responeu ràpidament per evitar retards.

Resultats possibles:

• Condonació total: Es condona l'import total del préstec
• Condonació parcial: Es condona una part del préstec; n'heu de retornar la resta
• Denegació: La vostra sol·licitud és denegada (poc freqüent si heu seguit les regles)

Errors comuns que redueixen la condonació

Error núm. 1: No assolir el llindar del 60% en nòmines

Molts propietaris d'empreses van calcular el 60% basant-se en l'import total del préstec en lloc de la seva sol·licitud de condonació. Recordeu: el 60% de les vostres despeses condonables han de ser de personal, no el 60% de l'import del préstec.

Com evitar-ho: Abans de finalitzar la sol·licitud, dividiu els costos de personal entre el total de despeses elegibles. El resultat ha de ser 0,60 o superior.

Error núm. 2: Reduir els salaris per sota del 75%

Una reducció salarial subtil pot comportar penalitzacions significatives en la condonació. Si heu reduït la tarifa horària d'un empleat de 20 $a 14$ (el 70% de l'original), heu incomplert la regla del 75%.

Com evitar-ho: Reviseu la compensació de cada empleat durant el període cobert i compareu-la amb la seva compensació del 15 de febrer de 2020. Corregiu qualsevol reducció que superi el 25%.

Error núm. 3: Comptabilitzar despeses no elegibles

Alguns propietaris d'empreses van incloure els costos de l'assegurança mèdica del propietari per sobre dels pagaments reals o despeses pagades per avançat més enllà del període cobert.

Com evitar-ho: Només heu de comptar les despeses pagades o meritades durant el vostre període cobert. Si heu pagat el lloguer de desembre de 2020 a l'octubre de 2020, el podeu incloure. Però si heu pagat per avançat el lloguer de gener de 2021, no podeu fer-ho.

Error núm. 4: No documentar-ho tot

L'SBA audita els préstecs PPP, especialment els més grans. La manca de documentació pot comportar una condonació parcial o peticions de devolució.

Com evitar-ho: Conserveu tota la documentació durant sis anys després de la condonació o del reemborsament total. Creeu una carpeta específica amb còpies de cada informe de nòmina, extracte bancari i rebut.

Error núm. 5: Esperar massa per sol·licitar-ho

Passats 10 mesos des del final del període cobert, el diferiment del préstec finalitza i heu de començar el reemborsament fins i tot sense una decisió de condonació.

Com evitar-ho: Sol·liciteu la condonació tan bon punt hàgiu completat el període cobert i hàgiu recopilat la documentació. No espereu.

Safe Harbors i excepcions

L'SBA va crear disposicions de Safe Harbor per evitar reduccions de condonació injustes:

Exempció per recontractació

Si heu reduït la plantilla però heu fet ofertes de bona fe per escrit per tornar a contractar empleats amb les mateixes hores i salaris, i aquests les han rebutjat, esteu exempts de la penalització per reducció de plantilla.

Documentació requerida: Ofertes de recontractació per escrit, respostes dels empleats rebutjant les ofertes i registres que demostrin que no vau poder trobar substituts qualificats.

Reducció de l'activitat empresarial

Si no vau poder operar al mateix nivell a causa dels requisits de compliment de la COVID-19 (límits de capacitat, distanciament social, estàndards de sanejament), esteu exempt de les penalitzacions per reducció de plantilla.

Documentació requerida: Proves d'ordres governamentals, comandes de clients que van disminuir o canvis operatius a causa dels requisits de seguretat i salut.

Disponibilitat dels empleats

Si un empleat no va estar disponible durant el vostre període cobert a causa de la malaltia de la COVID-19, quarantena, tancament d'escoles o incapacitat per mantenir un horari laboral similar, podeu excloure'ls dels càlculs de plantilla.

Documentació requerida: Registres de sol·licituds de permís dels empleats, malaltia o responsabilitats de cura.

Consideracions especials per a prestataris autònoms

Si sou un propietari únic, contractista independent o autònom sense empleats, la condonació és més senzilla:

Substitució de la compensació del propietari: Podeu rebre la condonació de 2,5 mesos del vostre benefici net de 2019 (línia 31 de l'Annex C), fins a un màxim de 20.833 $(100.000$ ÷ 12 × 2,5).

Sense requisits de plantilla o salarials: Com que no teniu empleats, no us enfrontareu a penalitzacions per reducció de plantilla o de salari.

Elegibilitat per al formulari 3508S: La majoria dels prestataris autònoms amb préstecs inferiors a 150.000 $ compleixen els requisits per al formulari senzill d'una sola pàgina.

Què passa després de la condonació?

Una vegada aprovada la vostra condonació:

1. Eliminació del saldo del préstec: El vostre prestador posa a zero el saldo del vostre préstec.
2. Sense obligació tributària: Els préstecs PPP condonats no són ingressos tributables.
3. Despeses deduïbles: Podeu deduir les despeses que vau pagar amb fons del PPP en la vostra declaració d'impostos.
4. Possible auditoria: L'SBA pot auditar el vostre préstec en un termini de sis anys, així que conserveu tota la documentació.

Si rebeu una condonació parcial o una denegació:

1. El saldo restant es converteix en un préstec: Heu de retornar la part no condonada.
2. Tipus d'interès de l'1%: Els préstecs PPP tenen un tipus d'interès fix de l'1%.
3. Condicions de pagament: Teniu de dos a cinc anys per pagar, depenent de quan vau rebre el préstec.
4. Procés d'apel·lació: Podeu apel·lar la decisió a través del vostre prestador.

La taxa d'èxit: El que mostren les dades

A principis de 2023, les estadístiques són encoratjadores:

• Taxa de condonació global del 92%: Gairebé tots els prestataris de PPP que la van sol·licitar van rebre una condonació total o parcial.
• 89% dels préstecs de 2020 condonats: Els préstecs PPP de la primera ronda van tenir unes taxes de condonació excepcionalment altes.
• 91% del valor total dels préstecs condonat: La gran majoria dels dòlars del PPP s'han convertit en subvencions.

Aquestes xifres demostren que la condonació és assolible quan se segueixen les regles i es presenten sol·licituds precises.

Cronologia: Quan heu de sol·licitar-la?

Millor pràctica: Sol·liciteu-la entre 2 i 4 mesos després de la finalització del vostre període cobert. Això us dóna temps per:

• Recopilar tota la documentació
• Verificar els càlculs de nòmines i despeses
• Revisar errors comuns
• Consultar amb un comptable si és necessari

Termini màxim: 10 mesos després de la finalització del vostre període cobert. Després d'això, finalitza l'ajornament del préstec.

Data de venciment: El termini final absolut és la data de venciment del vostre préstec (normalment entre 2 i 5 anys des del desemborsament).

Com obtenir ajuda amb la vostra sol·licitud

Tot i que molts prestataris la sol·liciten amb èxit sense assistència, considereu l'ajuda professional si:

• El vostre préstec supera els 150.000 $.
• Heu reduït la plantilla o els salaris dels empleats.
• Heu tingut situacions de nòmina complexes (diverses entitats, treballadors estacionals, empleats a temps parcial).
• No teniu clares les despeses elegibles.
• Voleu maximitzar l'import de la vostra condonació.

Els comptables i els consultors de PPP poden revisar els vostres càlculs, identificar les despeses elegibles que hàgiu pogut ometre i assegurar una documentació adequada.

Simplifiqueu la vostra gestió financera

Tant si esteu gestionant la condonació del PPP com si porteu les finances corrents de la vostra empresa, una comptabilitat precisa és essencial. La falta de rebuts, els registres de nòmines incomplets o un seguiment desorganitzat de les despeses poden reduir la vostra condonació o crear problemes durant les auditories.

Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres. A diferència del programari de comptabilitat tradicional que tanca les vostres dades en formats propietaris, Beancount ho emmagatzema tot en fitxers de text llegibles per humans que podeu controlar per versions, cercar i manipular amb scripts senzills. És el sistema comptable creat per a l'era de la IA i l'automatització, perfecte per a propietaris de negocis que volen claredat i propietat dels seus registres financers.

Reflexions finals

La condonació del préstec PPP no és complicada si enteneu les tres regles d'or: mantenir el 60% de la despesa en nòmines, preservar la vostra plantilla i protegir els salaris dels empleats. Documenteu-ho tot, trieu el formulari correcte i sol·liciteu-la abans dels terminis.

Amb una taxa d'èxit de condonació del 92%, les probabilitats estan al vostre favor. Preneu-vos el temps necessari per preparar correctament la vostra sol·licitud i és probable que convertiu el vostre préstec PPP en una subvenció que va ajudar la vostra empresa a sobreviure a una crisi sense precedents.

El procés de condonació representa el capítol final del programa PPP; assegureu-vos de completar-lo amb èxit i assegurar l'ajuda que us heu guanyat.