Опрощаване на заем по ППП: Вашето пълно ръководство за превръщане на заема в безвъзмездна помощ

Взехте заем по Програмата за защита на заплатите (Paycheck Protection Program - PPP), за да поддържате бизнеса си по време на пандемията. Сега идва възнаграждаващата част: превръщането на този заем в безвъзмездна помощ, която никога не трябва да връщате. Тъй като над 92% от заемите по PPP вече са опростени, процесът е лесен, ако разбирате правилата и подадете заявлението си правилно.

Това изчерпателно ръководство ще ви преведе през всичко, което трябва да знаете за опрощаването на заема по PPP – от изискванията за допустимост до често срещаните клопки, които трябва да избягвате.

Какво представлява опрощаването на заема по PPP?

Опрощаването на заема по PPP означава, че Администрацията за малък бизнес (SBA) и вашият кредитор се съгласяват да анулират остатъка по заема ви, превръщайки го в безвъзмездна помощ. За да се класирате, трябва да докажете, че сте похарчили средствата от заема за допустими разходи, като същевременно сте запазили работната си сила и нивата на заплащане.

Мислете за опрощаването като за изпълнение на договор: взели сте пари назаем при специфични условия и чрез изпълнението на тези условия печелите правото заемът да бъде заличен.

Златните правила за опрощаване на PPP

Преди да се потопите в детайлите, разберете тези три задължителни изисквания:

Правилото за 60% за разходи за заплати

Най-малко 60% от сумата за опрощаване трябва да идва от разходи за заплати. Това е твърд праг. Ако сте похарчили само 50% за заплати, максималното ви опрощаване се намалява пропорционално, дори ако сте похарчили останалите 50% за допустими разходи, различни от заплати.

Например, ако сте получили заем от $100,000, но сте похарчили само $50,000 (50%) за заплати и $50,000 за наем, можете да получите опрощаване само за $83,333 ($50,000 ÷ 0.6 = $83,333). Останалите $16,667 се превръщат в заем, който трябва да върнете.

Поддържане на броя на служителите

Трябва да поддържате броя на служителите си по време на вашия обхванат период (covered period). SBA сравнява вашата работна сила по време на обхванатия период с референтен период (обикновено 15 януари – 15 февруари 2020 г. или 15 февруари – 30 юни 2020 г. за сезонни работодатели).

Ако броят на служителите ви спадне до 80% от референтния период, сумата за опрощаване се намалява до 80% от вашите допустими разходи, дори ако сте похарчили парите правилно.

Запазване на заплатите на служителите

За служители, печелещи по-малко от $100,000 годишно (на годишна база), трябва да поддържате поне 75% от тяхната заплата или почасово възнаграждение. Ако намалите заплатата на някого от $60,000 на $40,000 (67%), това намаление задейства санкция при опрощаването.

Допустими разходи за опрощаване

Вашите средства по PPP могат да покрият тези разходи по време на избрания от вас обхванат период:

Разходи за заплати (трябва да са ≥60%)

• Заплати, възнаграждения, комисиони или бакшиши
• Служебни обезщетения, включително здравно осигуряване, вноски за пенсиониране и платен отпуск
• Държавни и местни данъци върху възнагражденията на служителите

Разходи, различни от заплати (до 40%)

• Плащания по лихви по ипотечни кредити (не главница)
• Плащания за наем или лизинг на недвижима или лична собственост
• Комунални услуги, включително електричество, газ, вода, транспорт, телефон и интернет
• Покрити оперативни разходи, включително софтуер, облачни изчисления и доставка на продукти
• Покрити разходи за щети на имущество, свързани с гражданските вълнения през 2020 г.
• Покрити разходи за доставчици
• Покрити разходи за защита на работниците

Какво НЕ е допустимо

• Предплатена ипотека или наем след обхванатия период
• Плащания по главницата на ипотеката
• Възнаграждение на собственика, надвишаващо 2,5 месеца от печалбата за 2019 г. (за самонаети лица)
• Възнаграждение на служител над $100,000 на годишна база
• Федерални данъци, включително FICA от страна на работодателя
• Плащания към независими изпълнители (те са получили свои собствени заеми по PPP)

Процесът на кандидатстване за опрощаване

Стъпка 1: Изберете вашия обхванат период

Можете да изберете 8-седмичен или 24-седмичен обхванат период, започващ от датата на изплащане на заема ви. Повечето фирми избират 24 седмици, защото това осигурява повече гъвкавост и време за поддържане на изискванията за брой служители и заплата.

Например, ако сте получили заема си на 15 април 2020 г., вашият 24-седмичен обхванат период продължава от 15 април до 6 октомври 2020 г.

Алтернативен период за разходи за заплати: Ако имате двуседмичен или по-чест график на плащане на заплати, можете да изберете да започнете вашия обхванат период от първия ден на първия ви период на заплащане след датата на изплащане на заема ви. Това опростява изчисленията на ведомостите.

Стъпка 2: Изчислете сумата за опрощаване

Проследявайте всеки допустим разход по време на вашия обхванат период. Вашата сума за опрощаване е равна на:

1. Общо допустими разходи за заплати по време на обхванатия период
2. Плюс общо допустими разходи, различни от заплати, по време на обхванатия период
3. Умножено по всеки множител за намаляване на броя на служителите
4. Умножено по всеки множител за намаляване на заплатите
5. При спазване на правилото 60/40 (разходите за заплати трябва да са ≥60%)

Пример за изчисление:

• Разходи за заплати: $120,000
• Разходи, различни от заплати: $30,000
• Общо похарчени: $150,000
• Запазен брой служители: 100% (без намаление)
• Запазени заплати: 100% (без намаление)
• Процент на заплатите: $120,000 ÷ $150,000 = 80% ✓ (надвишава 60%)
• Сума за опрощаване: $150,000

Стъпка 3: Избор на подходящия формуляр

SBA предлага три формуляра въз основа на размера на вашия заем и обстоятелствата:

Формуляр 3508S – За заеми от 150 000 долара или по-малко Това е най-простият формуляр от една страница. Вие удостоверявате, че сте спазили изискванията на PPP, без да показвате подробни изчисления. Повечето малки кредитополучатели използват този формуляр.

Формуляр 3508EZ – За заеми над 150 000 долара със специални обстоятелства Използвайте този формуляр, ако отговаряте на едно от следните условия:

• Вие сте самоосигуряващо се лице без служители
• Не сте намалили броя на служителите или заплатите
• Не сте могли да работите с пълен капацитет поради ограниченията на COVID-19

Формуляр 3508 – Пълно заявление за всички останали кредитополучатели Този подробен формуляр изисква пълни изчисления на разходите за заплати, броя на служителите на пълно работно време (FTE) и намаленията на заплатите.

Стъпка 4: Съберете подкрепяща документация

Подгответе тези документи, преди да подадете заявлението си:

За разходи за заплати

• Отчети за заплатите, показващи парични възнаграждения и непарични обезщетения
• Данъчни формуляри (Формуляр 941, щатски тримесечни отчети за възнагражденията)
• Разписки за плащания (анулирани чекове, банкови извлечения, отчети за заплати от трети страни)
• Документация за вноски за пенсионно и здравно осигуряване

За разходи, различни от заплати

• Извлечения за лихви по ипотеки
• Договори за наем или лизинг и разписки за плащане
• Сметки за комунални услуги и потвърждения за плащане
• Фактури и касови бележки за покрити оперативни разходи, щети на имущество, разходи за доставчици или защита на работниците

За „безопасни пристанища“ (Safe Harbors)

• Документация за предложения за повторно наемане на служители (ако се претендира за освобождаване поради повторно наемане)
• Документация за откази на служители да се върнат на работа
• Доказателства за изисквания за съответствие с мерките срещу COVID-19, които са попречили на пълната бизнес дейност

Стъпка 5: Подайте вашето заявление

Имате две възможности:

Чрез вашия първоначален заемодател Свържете се с кредитора, който е отпуснал вашия PPP заем. Те ще предоставят инструкции и може да предложат портал или процес за подаване по имейл. Първоначално това беше единствената опция.

Чрез портала за директно опрощаване на SBA Към 13 март 2024 г. всички кредитополучатели могат да използват портала за директно опрощаване на SBA, независимо от размера на заема. Този рационализиран процес отнема само 15 минути за прости заявления. Посетете страницата на SBA за опрощаване на PPP заеми, за да получите достъп до портала.

Важен краен срок: Трябва да кандидатствате за опрощаване преди датата на падежа на вашия заем. Ако не кандидатствате в рамките на 10 месеца след последния ден от вашия покрит период, плащанията по заема ви вече не са отсрочени и ще трябва да започнете да правите вноски към вашия заемодател.

Стъпка 6: Изчакайте решението

Вашият заемодател има 60 дни, за да прегледа заявлението ви и да издаде решение. След това SBA разполага с 90 дни, за да прегледа решението на заемодателя.

През това време вашият заемодател може да поиска допълнителна документация или разяснения. Отговаряйте своевременно, за да избегнете забавяния.

Възможни резултати:

• Пълно опрощаване: Целият размер на заема ви е опростен
• Частично опрощаване: Част от заема ви е опростена; изплащате остатъка
• Отказ: Заявлението ви е отхвърлено (рядко се случва, ако сте спазили правилата)

Често срещани грешки, които намаляват сумата за опрощаване

Грешка №1: Пропускане на 60% праг за заплати

Много собственици на фирми изчисляват 60% въз основа на общата сума на заема, а не на искането си за опрощаване. Запомнете: 60% от вашите разходи, подлежащи на опрощаване, трябва да бъдат за заплати, а не 60% от сумата на заема.

Как да я избегнете: Преди да финализирате заявлението си, разделете разходите си за заплати на общите допустими разходи. Резултатът трябва да бъде 0,60 или по-висок.

Грешка №2: Намаляване на заплатите под 75%

Дори малко намаление на заплатата може да доведе до значителни санкции при опрощаването. Ако сте намалили часовата ставка на служител от 20 на 14 долара (70% от оригинала), сте нарушили правилото за 75%.

Как да я избегнете: Прегледайте възнаграждението на всеки служител по време на вашия покрит период и го сравнете с възнаграждението му от 15 февруари 2020 г. Коригирайте всички намаления, надвишаващи 25%.

Грешка №3: Включване на недопустими разходи

Някои собственици на фирми включват разходи за здравно осигуряване на собственика над действителните плащания или предплатени разходи извън покрития период.

Как да я избегнете: Бройте само разходи, платени или направени по време на вашия покрит период. Ако сте платили наема за декември 2020 г. през октомври 2020 г., можете да го включите. Но ако сте предплатили наем за януари 2021 г., не можете.

Грешка №4: Липса на документация за всичко

SBA одитира PPP заемите, особено по-големите. Липсващата документация може да доведе до частично опрощаване или искания за възстановяване на сумата.

Как да я избегнете: Съхранявайте цялата документация в продължение на шест години след опрощаването или пълното изплащане. Създайте специална папка с копия на всеки отчет за заплати, банково извлечение и касова бележка.

Грешка №5: Прекалено дълго чакане за кандидатстване

След 10 месеца от края на вашия покрит период, отсрочването на заема приключва и трябва да започнете погасяване, дори и без решение за опрощаване.

Как да я избегнете: Кандидатствайте за опрощаване веднага щом приключите покрития период и съберете необходимата документация. Не чакайте.

„Безопасни пристанища“ и изключения

SBA създаде разпоредби за „безопасни пристанища“, за да предотврати несправедливи намаления на сумите за опрощаване:

Освобождаване при повторно наемане

Ако сте намалили броя на служителите, но сте направили добросъвестни писмени предложения за повторно наемане на служители при същите часове и заплати и те са отказали, вие сте освободени от санкцията за намаляване на персонала.

Необходима документация: Писмени оферти за повторно наемане, отговори на служители, отказващи офертите, и записи, показващи, че не сте могли да намерите квалифицирани заместници.

Намаляване на стопанската дейност

Ако не сте могли да работите на същото ниво поради изискванията за съответствие с COVID-19 (ограничения на капацитета, социално дистанциране, санитарни стандарти), вие сте освободени от санкции за намаляване на броя на служителите.

Изискуема документация: Доказателства за държавни заповеди, намалели клиентски поръчки или оперативни промени поради изисквания за здраве и безопасност.

Наличност на служителите

Ако даден служител не е бил на разположение по време на вашия покрит период поради заболяване от COVID-19, карантина, затваряне на училища или невъзможност да поддържа подобно работно време, можете да го изключите от изчисленията на броя на служителите.

Изискуема документация: Записи на заявки на служители за отпуск, заболяване или отговорности за полагане на грижи.

Специални съображения за самонаети кредитополучатели

Ако сте едноличен търговец, независим изпълнител или самонаето лице без служители, опрощаването е по-лесно:

Замяна на възнаграждението на собственика: Можете да получите опрощаване за 2,5 месеца от вашата нетна печалба за 2019 г. (ред 31 в Приложение C), до $20 833 ($100 000 ÷ 12 × 2,5).

Без изисквания за брой служители или заплати: Тъй като нямате служители, не сте изправени перед санкции за намаляване на броя на служителите или заплатите.

Допустимост за Формуляр 3508S: Повечето самонаети кредитополучатели със заеми под $150 000 отговарят на условията за опростения формуляр от една страница.

Какво се случва след опрощаването?

След като вашето опрощаване бъде одобрено:

1. Заличаване на остатъка по заема: Вашият кредитор нулира остатъка по заема ви.
2. Без данъчни задължения: Опростените заеми по PPP не са облагаем доход.
3. Разходи, признати за данъчни цели: Можете да приспаднете разходите, които сте платили със средства от PPP, във вашата данъчна декларация.
4. Потенциален одит: SBA може да одитира вашия заем в рамките на шест години, така че запазете цялата документация.

Ако получите частично опрощаване или отказ:

1. Остатъкът се превръща в заем: Трябва да изплатите неопростената част.
2. 1% лихвен процент: Заемите по PPP носят 1% фиксиран лихвен процент.
3. Условия за плащане: Имате от две до пет години за изплащане, в зависимост от това кога сте получили заема си.
4. Процес на обжалване: Можете да обжалвате решението чрез вашия кредитор.

Процент на успеваемост: Какво показват данните

Към началото на 2023 г. статистиката е насърчителна:

• 92% общ процент на опрощаване: Почти всички кредитополучатели по PPP, които са кандидатствали, са получили пълно или частично опрощаване.
• 89% от заемите от 2020 г. са опростени: Заемите от първия кръг на PPP имат изключително висок процент на опрощаване.
• 91% от общата стойност на заемите е опростена: По-голямата част от доларите по PPP са преобразувани в грантове.

Тези цифри показват, че опрощаването е постижимо, когато спазвате правилата и подавате точни заявления.

График: Кога трябва да кандидатствате?

Най-добра практика: Кандидатствайте 2-4 месеца след приключване на вашия покрит период. Това ви дава време да:

• Съберете цялата документация.
• Проверите изчисленията на заплатите и разходите.
• Прегледате за често срещани грешки.
• Се консултирате със счетоводител, ако е необходимо.

Краен срок: 10 месеца след приключване на вашия покрит период. След това отсрочката за плащане на заема изтича.

Дата на падеж: Абсолютният краен срок е датата на падеж на вашия заем (обикновено 2-5 години от усвояването).

Получаване на помощ за вашето заявление

Въпреки че много кредитополучатели успешно кандидатстват без помощ, помислете за професионална помощ, ако:

• Вашият заем надвишава $150 000.
• Намалили сте броя на служителите или заплатите им.
• Имали сте сложни ситуации с ведомостта за заплати (множество юридически лица, сезонни работници, служители на непълно работно време).
• Не сте сигурни относно допустимите разходи.
• Искате да увеличите максимално сумата за опрощаване.

Счетоводителите и консултантите по PPP могат да прегледат вашите изчисления, да идентифицират допустими разходи, които може да сте пропуснали, и да осигурят правилна документация.

Опростете вашето финансово управление

Независимо дали се ориентирате в опрощаването на заеми по PPP или управлявате текущите си бизнес финанси, точното счетоводство е от съществено значение. Липсващи разписки, непълни записи на ведомости за заплати или неорганизирано проследяване на разходите могат да намалят опрощаването ви или да създадат проблеми по време на одити.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни. За разлика от традиционния счетоводен софтуер, който заключва вашите данни в патентовани формати, Beancount съхранява всичко в четливи за човека текстови файлове, които можете да управлявате чрез системи за контрол на версиите, да търсите и да манипулирате с прости скриптове. Това е счетоводната система, създадена за ерата на изкуствения интелект и автоматизацията – идеална за собственици на фирми, които искат яснота и собственост върху своите финансови записи.

Заключителни мисли

Опрощаването на заем по PPP не е сложно, ако разбирате трите златни правила: поддържайте 60% разходи за заплати, запазете броя на служителите си и защитете заплатите на служителите. Документирайте всичко, изберете правилния формуляр и кандидатствайте преди крайните срокове.

С 92% процент на успеваемост при опрощаването, шансовете са във ваша полза. Отделете време да подготвите заявлението си правилно и вероятно ще превърнете заема си по PPP в грант, който е помогнал на бизнеса ви да оцелее в безпрецедентна криза.

Процесът на опрощаване представлява последната глава от програмата PPP – уверете се, че сте я завършили успешно и сте си осигурили облекчението, което сте заслужили.