Remise de prêt PPP : votre guide complet pour convertir votre prêt en subvention

Vous avez contracté un prêt au titre du Programme de protection des fiches de paie (PPP) pour maintenir votre entreprise à flot pendant la pandémie. Voici maintenant la partie gratifiante : convertir ce prêt en une subvention que vous n'aurez jamais à rembourser. Avec plus de 92 % des prêts PPP déjà remis, le processus est simple si vous comprenez les règles et soumettez votre demande correctement.

Ce guide complet vous présente tout ce que vous devez savoir sur la remise de prêt PPP, des conditions d'éligibilité aux pièges courants à éviter.

Qu'est-ce que la remise de prêt PPP ?

La remise de prêt PPP signifie que la Small Business Administration (SBA) et votre prêteur acceptent d'annuler le solde de votre prêt, le transformant ainsi en subvention. Pour être éligible, vous devez démontrer que vous avez dépensé les fonds du prêt pour des dépenses admissibles tout en maintenant vos effectifs et les niveaux de salaires.

Considérez la remise comme l'exécution d'un contrat : vous avez emprunté de l'argent sous des conditions spécifiques et, en respectant ces conditions, vous gagnez le droit de voir le prêt effacé.

Les règles d'or de la remise PPP

Avant d'entrer dans les détails, comprenez ces trois exigences non négociables :

La règle des 60 % pour la masse salariale

Au moins 60 % du montant de votre remise doit provenir des coûts salariaux. Il s'agit d'un seuil minimal strict. Si vous n'avez consacré que 50 % à la masse salariale, votre remise maximale sera réduite proportionnellement, même si vous avez dépensé les 50 % restants pour des dépenses non salariales éligibles.

Par exemple, si vous avez reçu un prêt de 100 000 $mais n'avez dépensé que 50 000$ (50 %) en salaires et 50 000 $en loyer, vous ne pouvez bénéficier d'une remise que de 83 333$ (50 000 $÷ 0,6 = 83 333$). Les 16 667 $ restants deviennent un prêt que vous devez rembourser.

Maintenez vos effectifs

Vous devez maintenir vos effectifs pendant votre période couverte. La SBA compare votre main-d'œuvre pendant la période couverte à une période de référence (généralement du 15 janvier au 15 février 2020, ou du 15 février au 30 juin 2020 pour les employeurs saisonniers).

Si votre effectif tombe à 80 % de la période de référence, le montant de votre remise sera réduit à 80 % de vos dépenses éligibles, même si vous avez dépensé l'argent correctement.

Préservez les salaires des employés

Pour les employés gagnant moins de 100 000 $par an (sur une base annualisée), vous devez maintenir au moins 75$ à 40 000 $ (67 %), cette réduction déclenche une pénalité de remise.

Dépenses éligibles à la remise

Vos fonds PPP peuvent couvrir ces dépenses pendant la période couverte choisie :

Coûts salariaux (doivent être ≥ 60 %)

• Salaires, traitements, commissions ou pourboires
• Avantages sociaux des employés, y compris l'assurance maladie, les cotisations de retraite et les congés payés
• Taxes étatiques et locales sur la rémunération des employés

Coûts non salariaux (jusqu'à 40 %)

• Paiements d'intérêts hypothécaires (pas le capital)
• Loyers ou paiements de crédit-bail sur des biens immobiliers ou personnels
• Services publics, y compris l'électricité, le gaz, l'eau, le transport, le téléphone et internet
• Dépenses d'exploitation couvertes, y compris les logiciels, le cloud computing et la livraison de produits
• Coûts des dommages matériels couverts liés aux troubles civils de 2020
• Coûts des fournisseurs couverts
• Dépenses couvertes pour la protection des travailleurs

Ce qui n'est PAS éligible

• Intérêts ou loyers prépayés au-delà de la période couverte
• Paiements du capital de l'hypothèque
• Rémunération du propriétaire dépassant 2,5 mois des revenus de 2019 (pour les travailleurs indépendants)
• Rémunération des employés supérieure à 100 000 $ annualisés
• Taxes fédérales, y compris la part employeur de la FICA
• Paiements aux entrepreneurs indépendants (ceux-ci ont reçu leurs propres prêts PPP)

Le processus de demande de remise

Étape 1 : Choisissez votre période couverte

Vous pouvez choisir une période couverte de 8 semaines ou de 24 semaines à compter de la date de versement de votre prêt. La plupart des entreprises choisissent 24 semaines car cela offre plus de flexibilité et de temps pour respecter les exigences en matière d'effectifs et de salaires.

Par exemple, si vous avez reçu votre prêt le 15 avril 2020, votre période couverte de 24 semaines s'étend du 15 avril au 6 octobre 2020.

Période couverte alternative pour la masse salariale : si vous avez un cycle de paie bihebdomadaire ou plus fréquent, vous pouvez choisir de faire débuter votre période couverte le premier jour de votre première période de paie suivant la date de versement de votre prêt. Cela simplifie les calculs de paie.

Étape 2 : Calculez votre montant remis

Suivez chaque dépense éligible pendant votre période couverte. Votre montant remis est égal à :

1. Total des coûts salariaux éligibles pendant la période couverte
2. Plus le total des coûts non salariaux éligibles pendant la période couverte
3. Multiplié par tout multiplicateur de réduction d'effectifs
4. Multiplié par tout multiplicateur de réduction de salaire
5. Sous réserve de la règle 60/40 (la masse salariale doit être ≥ 60 %)

Exemple de calcul :

• Coûts salariaux : 120 000 $
• Coûts non salariaux : 30 000 $
• Total dépensé : 150 000 $
• Effectifs maintenus : 100 % (aucune réduction)
• Salaires maintenus : 100 % (aucune réduction)
• Pourcentage de la masse salariale : 120 000 $÷ 150 000$ = 80 % ✓ (supérieur à 60 %)
• Montant remis : 150 000 $

Étape 3 : Sélectionner le bon formulaire

La SBA (Small Business Administration) propose trois formulaires en fonction du montant de votre prêt et de votre situation :

Formulaire 3508S - Pour les prêts de 150 000 $ ou moins C'est le formulaire d'une page le plus simple. Vous certifiez avoir respecté les exigences du PPP sans présenter de calculs détaillés. La plupart des petits emprunteurs utilisent ce formulaire.

Formulaire 3508EZ - Pour les prêts de plus de 150 000 $ avec des circonstances particulières Utilisez ce formulaire si vous remplissez l'une de ces conditions :

• Vous êtes travailleur indépendant sans employés
• Vous n'avez pas réduit l'effectif ou les salaires des employés
• Vous n'avez pas pu fonctionner à pleine capacité en raison des restrictions liées à la COVID-19

Formulaire 3508 - Demande complète pour tous les autres emprunteurs Ce formulaire détaillé nécessite des calculs complets des coûts de paie, des comptes ETP (équivalent temps plein) et des réductions de salaire.

Étape 4 : Rassembler les justificatifs

Préparez ces documents avant de soumettre votre demande :

Pour les coûts de paie

• Rapports de paie montrant la rémunération en espèces et les avantages non monétaires
• Formulaires fiscaux (formulaire 941, rapports trimestriels sur les salaires de l'État)
• Reçus de paiement (chèques annulés, relevés bancaires, rapports de paie de tiers)
• Documentation sur les cotisations de retraite et d'assurance maladie

Pour les coûts autres que la paie

• Relevés d'intérêts hypothécaires
• Contrats de location ou de bail et reçus de paiement
• Factures de services publics et confirmations de paiement
• Factures et reçus pour les opérations couvertes, les dommages matériels, les coûts des fournisseurs ou la protection des travailleurs

Pour les clauses de sauvegarde (Safe Harbors)

• Documentation des offres de réembauche (si vous demandez l'exemption de réembauche)
• Documentation des refus des employés de reprendre le travail
• Preuves des exigences de conformité à la COVID-19 ayant empêché le fonctionnement complet de l'entreprise

Étape 5 : Soumettre votre demande

Vous avez deux options :

Via votre prêteur initial Contactez le prêteur qui a émis votre prêt PPP. Il vous fournira des instructions et pourra proposer un portail ou un processus de soumission par e-mail. C'était la seule option initialement.

Via le portail de remise directe de la SBA Depuis le 13 mars 2024, tous les emprunteurs peuvent utiliser le portail de remise directe de la SBA, quel que soit le montant du prêt. Ce processus simplifié prend à peine 15 minutes pour les demandes simples. Visitez la page de remise de prêt PPP de la SBA pour accéder au portail.

Date limite importante : Vous devez demander la remise avant la date d'échéance de votre prêt. Si vous ne demandez pas la remise dans les 10 mois suivant le dernier jour de votre période couverte, les paiements de votre prêt ne sont plus différés et vous commencerez à effectuer des paiements à votre prêteur.

Étape 6 : Attendre la décision

Votre prêteur dispose de 60 jours pour examiner votre demande et rendre une décision. La SBA a ensuite 90 jours pour examiner la décision du prêteur.

Pendant cette période, votre prêteur peut demander des documents supplémentaires ou des éclaircissements. Répondez rapidement pour éviter les retards.

Résultats possibles :

• Remise totale : La totalité du montant de votre prêt est remise
• Remise partielle : Une partie de votre prêt est remise ; vous remboursez le reste
• Refus : Votre demande est refusée (rare si vous avez suivi les règles)

Erreurs courantes qui réduisent la remise

Erreur nº 1 : Ne pas atteindre le seuil de 60 % pour la paie

De nombreux propriétaires d'entreprise ont calculé les 60 % sur la base du montant total de leur prêt plutôt que sur leur demande de remise. Rappel : 60 % de vos dépenses admissibles à la remise doivent être consacrés à la paie, et non 60 % du montant de votre prêt.

Comment l'éviter : Avant de finaliser votre demande, divisez vos coûts de paie par le total de vos dépenses éligibles. Le résultat doit être de 0,60 ou plus.

Erreur nº 2 : Réduire les salaires en dessous de 75 %

Une légère réduction de salaire peut déclencher d'importantes pénalités de remise. Si vous avez réduit le taux horaire d'un employé de 20 $à 14$ (70 % de l'original), vous avez enfreint la règle des 75 %.

Comment l'éviter : Examinez la rémunération de chaque employé pendant votre période couverte et comparez-la à sa rémunération du 15 février 2020. Rectifiez toute réduction dépassant 25 %.

Erreur nº 3 : Comptabiliser des dépenses non admissibles

Certains propriétaires d'entreprise ont inclus des frais d'assurance maladie de l'employeur supérieurs aux paiements réels ou des dépenses payées d'avance au-delà de la période couverte.

Comment l'éviter : Ne comptabilisez que les dépenses payées ou engagées pendant votre période couverte. Si vous avez payé le loyer de décembre 2020 en octobre 2020, vous pouvez l'inclure. Mais si vous avez payé d'avance le loyer de janvier 2021, vous ne le pouvez pas.

Erreur nº 4 : Ne pas tout documenter

La SBA audite les prêts PPP, en particulier les plus importants. Une documentation manquante peut entraîner une remise partielle ou des demandes de remboursement.

Comment l'éviter : Conservez toute la documentation pendant six ans après la remise ou le remboursement complet. Créez un dossier dédié contenant des copies de chaque rapport de paie, relevé bancaire et reçu.

Erreur nº 5 : Attendre trop longtemps pour postuler

Après 10 mois suivant la fin de votre période couverte, le report du prêt prend fin et vous devez commencer le remboursement même sans décision de remise.

Comment l'éviter : Demandez la remise dès que vous avez terminé votre période couverte et rassemblé la documentation. N'attendez pas.

Clauses de sauvegarde et exceptions

La SBA a créé des dispositions de clause de sauvegarde (safe harbor) pour éviter des réductions de remise injustes :

Exemption de réembauche

Si vous avez réduit l'effectif mais avez fait des offres écrites de bonne foi pour réembaucher des employés aux mêmes horaires et salaires, et qu'ils ont refusé, vous êtes exempté de la pénalité de réduction d'effectif.

Documentation requise : Offres de réembauche écrites, réponses des employés déclinant les offres et dossiers prouvant que vous n'avez pas pu trouver de remplaçants qualifiés.

Réduction de l'activité commerciale

Si vous n'avez pas pu fonctionner au même niveau en raison des exigences de conformité liées au COVID-19 (limites de capacité, distanciation sociale, normes sanitaires), vous êtes exonéré des pénalités de réduction d'effectifs.

Documentation requise : Preuves d'ordres gouvernementaux, de baisses de commandes clients ou de changements opérationnels dus aux exigences de santé et de sécurité.

Disponibilité des employés

Si un employé n'était pas disponible pendant votre période couverte en raison d'une maladie liée au COVID-19, d'une quarantaine, de fermetures d'écoles ou de l'impossibilité de maintenir des heures de travail similaires, vous pouvez l'exclure des calculs d'effectifs.

Documentation requise : Dossiers des demandes de congé des employés, de maladie ou de responsabilités de soins.

Considérations spéciales pour les emprunteurs travailleurs indépendants

Si vous êtes un propriétaire unique, un entrepreneur indépendant ou un travailleur indépendant sans employés, la remise de dette est plus simple :

Remplacement de la rémunération du propriétaire : Vous pouvez bénéficier d'une remise de dette pour 2,5 mois de votre bénéfice net de 2019 (ligne 31 de l'annexe C), jusqu'à 20 833 $(100 000$ ÷ 12 × 2,5).

Aucune exigence d'effectif ou de salaire : Comme vous n'avez pas d'employés, vous ne faites pas face à des pénalités de réduction d'effectifs ou de salaire.

Éligibilité au formulaire 3508S : La plupart des emprunteurs indépendants ayant des prêts inférieurs à 150 000 $ sont éligibles au formulaire simplifié d'une page.

Que se passe-t-il après la remise de dette ?

Une fois que votre remise de dette est approuvée :

1. Solde du prêt éliminé : Votre prêteur annule le solde de votre prêt.
2. Aucune obligation fiscale : Les prêts PPP remis ne sont pas considérés comme un revenu imposable.
3. Dépenses déductibles : Vous pouvez déduire les dépenses payées avec les fonds PPP sur votre déclaration de revenus.
4. Audit potentiel : La SBA peut auditer votre prêt dans un délai de six ans, conservez donc toute la documentation.

Si vous recevez une remise de dette partielle ou un refus :

1. Le solde restant devient un prêt : Vous devez rembourser la partie non remise.
2. Taux d'intérêt de 1 % : Les prêts PPP portent un taux d'intérêt fixe de 1 %.
3. Conditions de paiement : Vous avez de deux à cinq ans pour rembourser, selon la date à laquelle vous avez reçu votre prêt.
4. Processus d'appel : Vous pouvez faire appel de la décision par l'intermédiaire de votre prêteur.

Le taux de réussite : ce que montrent les données

Au début de 2023, les statistiques sont encourageantes :

• Taux de remise global de 92 % : Presque tous les emprunteurs PPP ayant déposé une demande ont reçu une remise totale ou partielle.
• 89 % des prêts de 2020 remis : Les prêts PPP du premier tour ont eu des taux de remise exceptionnellement élevés.
• 91 % de la valeur totale des prêts remis : La grande majorité des dollars du PPP ont été convertis en subventions.

Ces chiffres démontrent que la remise est réalisable lorsque vous suivez les règles et soumettez des demandes précises.

Échéancier : quand devriez-vous faire votre demande ?

Meilleure pratique : Faites votre demande 2 à 4 mois après la fin de votre période couverte. Cela vous laisse le temps de :

• Rassembler toute la documentation
• Vérifier les calculs de paie et de dépenses
• Examiner les erreurs courantes
• Consulter un comptable si nécessaire

Délai final : 10 mois après la fin de votre période couverte. Passé ce délai, le report du prêt prend fin.

Date d'échéance : La date limite absolue est la date d'échéance de votre prêt (généralement 2 à 5 ans après le déboursement).

Obtenir de l'aide pour votre demande

Bien que de nombreux emprunteurs postulent avec succès sans aide, envisagez une aide professionnelle si :

• Votre prêt dépasse 150 000 $
• Vous avez réduit l'effectif ou les salaires des employés
• Vous aviez des situations de paie complexes (plusieurs entités, travailleurs saisonniers, employés à temps partiel)
• Vous n'êtes pas certain des dépenses éligibles
• Vous souhaitez maximiser le montant de votre remise

Les comptables et consultants PPP peuvent examiner vos calculs, identifier les dépenses éligibles que vous auriez pu omettre et assurer une documentation appropriée.

Simplifiez votre gestion financière

Que vous naviguiez dans la remise de prêt PPP ou que vous gériez les finances courantes de votre entreprise, une comptabilité précise est essentielle. Des reçus manquants, des registres de paie incomplets ou un suivi des dépenses désorganisé peuvent réduire votre remise ou créer des problèmes lors des audits.

Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle complets sur vos données financières. Contrairement aux logiciels de comptabilité traditionnels qui verrouillent vos données dans des formats propriétaires, Beancount stocke tout dans des fichiers texte lisibles par l'homme que vous pouvez contrôler par version, rechercher et manipuler avec des scripts simples. C'est le système comptable conçu pour l'ère de l'IA et de l'automatisation — parfait pour les propriétaires d'entreprise qui souhaitent clarté et propriété de leurs dossiers financiers.

Dernières réflexions

La remise de prêt PPP n'est pas compliquée si vous comprenez les trois règles d'or : maintenir 60 % des dépenses en paie, préserver vos effectifs et protéger les salaires des employés. Documentez tout, choisissez le bon formulaire et faites votre demande avant vos échéances.

Avec un taux de réussite de remise de 92 %, les probabilités sont en votre faveur. Prenez le temps de préparer correctement votre demande et vous convertirez probablement votre prêt PPP en une subvention qui a aidé votre entreprise à survivre à une crise sans précédent.

Le processus de remise représente le dernier chapitre du programme PPP — assurez-vous de le mener à bien et de sécuriser l'aide que vous avez méritée.