Com crear un estat de resultats a Excel: Una guia pas a pas per a propietaris de petites empreses
El teu comptable t'acaba de demanar l'estat de resultats de final d'any. Obres l'Excel, mires fixament el full de càlcul en blanc i et preguntes per on començar. Els ingressos van... on? Quina és la diferència entre el benefici brut i el benefici net? I per què aquest informe financer és tan important, de totes maneres?
Si alguna vegada t'has sentit aclaparat pels estats financers, no estàs sol. La majoria dels propietaris de petites empreses van fundar les seves companyies perquè els apassiona el seu producte o servei, no perquè els agradi la comptabilitat. Tot i això, entendre i crear un estat de resultats és una de les habilitats més importants que pots desenvolupar per a la salut financera del teu negoci.
Un estat de resultats (també anomenat compte de pèrdues i guanys o P i G) explica la història del rendiment financer de la teva empresa durant un període específic. Mostra si estàs guanyant o perdent diners, d'on provenen els teus ingressos i on van a parar els teus diners. Més important encara, t'ajuda a prendre decisions informades sobre preus, despeses i estratègies de creixement.
Les bones notícies? Crear un estat de resultats professional a Excel no requereix una llicenciatura en comptabilitat. Amb la plantilla adequada i una guia pas a pas, pots construir aquest informe financer essencial en menys d'una hora. Aquí tens tot el que necessites saber.
Què és un estat de resultats?
Un estat de resultats és un document financer que resumeix els ingressos, les despeses i el benefici (o pèrdua) de la teva empresa durant un període de temps determinat, normalment un mes, un trimestre o un any. És un dels tres estats financers bàsics que tota empresa hauria de mantenir, juntament amb el balanç de situació i l'estat de fluxos d'efectiu.
L'equació fonamental darrere de cada estat de resultats és senzilla:
Benefici net = (Ingressos totals + Guanys) - (Despeses totals + Pèrdues)
Aquest càlcul revela el teu resultat final: si el teu negoci ha guanyat o ha perdut diners durant el període de l'informe. Però el valor real d'un estat de resultats rau en els detalls: desglossar exactament d'on provenen els ingressos i on s'inverteixen els diners.
Estat de resultats vs. Compte de pèrdues i guanys
És possible que sentis anomenar aquests documents amb noms diferents, però els estats de resultats i els comptes de pèrdues i guanys (P i G) són el mateix. L'elecció de la terminologia depèn normalment de la formalitat i el context:
- Estat de resultats és el terme formal utilitzat en estats financers auditats, presentacions reguladores i contextos de comptabilitat professional.
- Compte de pèrdues i guanys (P i G) és comú en entorns de petites empreses, informes interns i operacions del dia a dia.
Tant si l'anomenes estat de resultats com P i G, l'estructura i els components són idèntics. Ambdós fan un seguiment dels ingressos, les despeses i el benefici o pèrdua nets utilitzant el mateix format.
Per què el teu negoci necessita un estat de resultats
Més enllà de satisfer el teu comptable o gestor fiscal, els estats de resultats compleixen diverses funcions empresarials crítiques:
Realitzar un seguiment del rendiment financer al llarg del temps
Els estats de resultats creen un registre històric de la rendibilitat del teu negoci. En comparar els estats de resultats de diferents períodes, pots identificar tendències, patrons estacionals i trajectòries de creixement. Estan augmentant les vendes? Les despeses creixen més ràpidament que els ingressos? Aquestes idees només es fan visibles quan fas un seguiment del rendiment de manera constant.
Prendre decisions empresarials informades
Hauries de contractar un altre empleat? Pots permetre't expandir-te a un nou mercat? Està funcionant la teva estratègia de preus? Els estats de resultats proporcionen les dades financeres que necessites per respondre aquestes preguntes amb confiança. Mostren quins productes o serveis generen més beneficis i quines despeses podrien necessitar una retallada.
Atreure inversors i obtenir finançament
Els bancs, els inversors i els prestadors requereixen estats de resultats per avaluar la salut financera i la viabilitat del teu negoci. Un P i G ben mantingut demostra una gestió financera professional i proporciona la documentació necessària per a sol·licituds de préstecs, presentacions a inversors i negociacions de col·laboració.
Garantir el compliment fiscal
Els estats de resultats precisos simplifiquen la preparació d'impostos i garanteixen el compliment de les normatives fiscals. Proporcionen les dades d'ingressos i despeses que el teu comptable necessita per presentar correctament les declaracions d'impostos de l'empresa, identificant potencialment deduccions que d'altra manera podries perdre.
Identificar problemes financers d'hora
La revisió regular de l'estat de resultats t'ajuda a detectar problemes financers abans que es converteixin en crisis. La disminució dels marges de benefici, el creixement insostenible de les despeses o la manca d'ingressos es fan visibles en el teu P i G, donant-te temps per corregir el rumb.
Components clau d'un estat de resultats
Abans de crear la teva plantilla d'Excel, entén les seccions principals que cada estat de resultats hauria d'incloure:
1. Ingressos (Vendes)
També anomenada la "línia superior", aquesta secció mostra tots els ingressos de les teves activitats empresarials principals: la venda de productes o serveis. Els ingressos apareixen primer i representen les vendes brutes abans de qualsevol deducció.
Per a les empreses basades en productes, fes un seguiment de les diferents línies de productes per separat quan sigui possible. Les empreses de serveis podrien categoritzar els ingressos per tipus de servei o categoria de client.
2. Cost de les vendes (COGS)
El cost de les vendes (COGS) representa els costos directes de producció dels productes o serveis que heu venut. Això inclou:
- Matèries primeres i existències
- Mà d'obra directa (salaris dels treballadors de producció)
- Subministraments de fabricació
- Costos d'enviament i nòlits
- Despeses d'emmagatzematge i magatzem
Les empreses de serveis poden tenir un cost de les vendes mínim o inexistent, mentre que les empreses minoristes i de fabricació solen tenir un cost de les vendes substancial que afecta significativament la rendibilitat.
3. Benefici brut
Calculat com els ingressos menys el cost de les vendes, el benefici brut mostra quants diners queden després de cobrir els costos directes de producció. Aquesta mètrica revela la rendibilitat fonamental dels vostres productes o serveis abans de tenir en compte les despeses d'explotació.
Benefici brut = Ingressos - Cost de les vendes
El marge de benefici brut (benefici brut dividit pels ingressos) indica l'eficiència en la fixació de preus i la gestió dels costos de producció.
4. Despeses d'explotació
Les despeses d'explotació són els costos indirectes del funcionament del vostre negoci. A diferència del cost de les vendes, aquestes despeses no estan vinculades directament a la producció de productes específics. Les categories habituals inclouen:
- Salaris i sous (personal administratiu, de vendes i de suport)
- Lloguer i subministraments
- Màrqueting i publicitat
- Serveis professionals (jurídics, comptables, consultoria)
- Assegurances
- Programari i tecnologia
- Material d'oficina
- Depreciació i amortització
- Viatges i representació
Organitzar les despeses en categories clares facilita l'anàlisi dels patrons de despesa i la identificació d'oportunitats d'estalvi de costos.
5. Resultat d'explotació (EBIT)
El resultat d'explotació, també anomenat benefici abans d'interessos i impostos (EBIT), mostra la rendibilitat de les operacions principals del negoci.
Resultat d'explotació = Benefici brut - Despeses d'explotació
Aquesta mètrica aïlla el rendiment operatiu de les decisions de finançament i les obligacions fiscals, la qual cosa la fa útil per comparar empreses o fer un seguiment del rendiment al llarg del temps.
6. Altres ingressos i despeses
Aquesta secció recull activitats financeres fora de les operacions normals:
- Ingressos per interessos d'inversions o estalvis
- Despeses per interessos de préstecs i crèdits
- Guanys o pèrdues per la venda d'actius
- Guanys o pèrdues per tipus de canvi
- Càrrecs puntuals o partides inusuals
7. Resultat abans d'impostos
Sumant els altres ingressos i restant les altres despeses al resultat d'explotació, s'obté el benefici abans d'impostos.
Resultat abans d'impostos = Resultat d'explotació + Altres ingressos - Altres despeses
8. Impost sobre el benefici
Calculeu el passiu estimat o real de l'impost sobre la renda basant-vos en el vostre benefici abans d'impostos. Aquest import varia segons l'estructura de l'empresa, la ubicació i els tipus impositius aplicables.
9. Resultat net
La "línia final" mostra el benefici o la pèrdua final després de tots els ingressos, despeses i impostos.
Resultat net = Resultat abans d'impostos - Impost sobre el benefici
Un resultat net positiu significa que el vostre negoci ha estat rendible durant el període de l'informe. Un resultat net negatiu indica una pèrdua. Aquesta xifra és la primera en què se centren la majoria de les parts interessades a l'hora d'avaluar el rendiment financer.
Formats de l'estat de resultats: d'un sol pas vs. de diversos passos
Hi ha dos formats estàndard per organitzar els estats de resultats:
Estat de resultats d'un sol pas
El format d'un sol pas utilitza una equació senzilla:
Resultat net = (Total ingressos + Guanys) - (Total despeses + Pèrdues)
Tots els ingressos i guanys s'agrupen, totes les despeses i pèrdues s'agrupen i el resultat net es calcula en un sol pas. Aquest enfocament simplificat funciona bé per a petites empreses amb operacions directes i categories mínimes.
Avantatges:
- Simple i fàcil de crear
- Ràpid d'entendre
- Suficient per a la majoria de petites empreses
- Requereix un registre menys detallat
Estat de resultats de diversos passos
El format de diversos passos desglossa el càlcul en diverses etapes, mostrant el benefici brut, el resultat d'explotació i el resultat net per separat. Això proporciona una informació financera més detallada i és habitual en empreses mitjanes i grans.
Avantatges:
- Revela el marge de benefici brut
- Separa les activitats operatives de les no operatives
- Proporciona més detalls analítics
- Preferit per inversors i prestadors
Per a la majoria de les petites empreses, el format d'un sol pas proporciona prou detalls i és fàcil de gestionar. A mesura que el negoci creixi, podeu passar a un format de diversos passos per a una anàlisi financera més profunda.
Com crear un estat de resultats a Excel: pas a pas
Ara crearem des de zero una plantilla professional d'estat de resultats a Excel. Aquest tutorial crea un format d'un sol pas apte per a la majoria de petites empreses, però els mateixos principis s'apliquen als estats de diversos passos.
Pas 1: Configureu la capçalera del full de càlcul
Obriu un fitxer nou d'Excel i creeu la secció de capçalera:
- Cliqueu a la cel·la A1 i introduïu el nom de la vostra empresa
- A la cel·la A2, introduïu "Estat de resultats"
- A la cel·la A3, introduïu el període de l'informe (p. ex., "Per a l'exercici tancat el 31 de desembre de 2026")
Formateu la capçalera:
- Ressalteu les cel·les A1:B3
- Augmenteu la mida de la font a 14-16 punts
- Poseu el text en negreta
- Considereu centrar el text entre les columnes
Pas 2: Creeu la secció d'ingressos
Començant a la fila 5, creeu la vostra secció d'ingressos:
- Cel·la A5: "Ingressos"
- Cel·la A6: "Venda de productes" (o les vostres categories d'ingressos específiques)
- Cel·la A7: "Ingressos per serveis" (si escau)
- Cel·la A8: Afegiu més categories d'ingressos segons calgui
- Cel·la A9: "Total ingressos"
A la columna B, introduïu els imports corresponents al costat de cada categoria d'ingressos. A la cel·la B9, utilitzeu una fórmula SUMA per calcular els ingressos totals:
=SUMA(B6:B8)
Formateu aquesta secció:
- Poseu la fila 5 en negreta (capçalera de secció)
- Poseu la fila 9 en negreta (subtotal)
- Considereu un fons gris clar per als subtotals
Pas 3: Afegeix el cost de les mercaderies venudes (COGS)
A sota de la secció d'ingressos:
- Cel·la A11: "Cost de les mercaderies venudes"
- Cel·la A12: "Matèries primeres"
- Cel·la A13: "Mà d'obra directa"
- Cel·la A14: "Despeses d'enviament"
- Cel·la A15: Afegeix altres categories de COGS
- Cel·la A16: "Total COGS"
Introdueix els imports a la columna B i crea una fórmula SUM a B16:
=SUM(B12:B15)
Pas 4: Calcula el benefici brut
- Cel·la A18: "Benefici brut"
- Cel·la B18:
=B9-B16
Aquesta fórmula resta el COGS total dels ingressos totals. Aplica el format negreta a aquesta fila i potser un color de fons clar per destacar aquest subtotal important.
Pas 5: Enumera les despeses d'explotació
Crea la teva secció de despeses d'explotació:
- Cel·la A20: "Despeses d'explotació"
- Cel·la A21: "Salaris i sous"
- Cel·la A22: "Lloguer"
- Cel·la A23: "Subministraments"
- Cel·la A24: "Màrqueting i publicitat"
- Cel·la A25: "Serveis professionals"
- Cel·la A26: "Assegurances"
- Cel·la A27: "Programari i tecnologia"
- Cel·la A28: "Material d'oficina"
- Cel·la A29: "Amortització"
- Cel·la A30: "Viatges i representació"
- Cel·la A31: Afegeix altres categories de despeses segons calgui
- Cel·la A32: "Total despeses d'explotació"
Introdueix els imports de les despeses a la columna B (com a números positius) i suma'ls a B32:
=SUM(B21:B31)
Pas 6: Calcula el resultat d'explotació
- Cel·la A34: "Resultat d'explotació"
- Cel·la B34:
=B18-B32
Això mostra el benefici de les operacions principals del negoci abans d'altres ingressos/despeses i impostos.
Pas 7: Afegeix altres ingressos i despeses
- Cel·la A36: "Altres ingressos i despeses"
- Cel·la A37: "Ingressos per interessos"
- Cel·la A38: "Despeses per interessos"
- Cel·la A39: "Altres ingressos"
- Cel·la A40: "Total altres ingressos (despeses)"
A la cel·la B40, calcula el net de les altres partides:
=B37-B38+B39
(Suma els ingressos per interessos i altres ingressos, i resta les despeses per interessos)
Pas 8: Calcula el benefici abans d'impostos
- Cel·la A42: "Resultat abans d'impostos"
- Cel·la B42:
=B34+B40
Pas 9: Dedueix els impostos sobre el benefici
- Cel·la A44: "Impost sobre el benefici"
- Cel·la B44: Introdueix l'import estimat o real del teu impost sobre la renda
Pas 10: Calcula el benefici net
El càlcul final:
- Cel·la A46: "Benefici net"
- Cel·la B46:
=B42-B44
Dóna-li un format destacat amb negreta, una mida de font més gran i una vora o color de fons. Aquest és el teu resultat final: el número més important de l'estat financer.
Pas 11: Format professional
Millora la llegibilitat:
- Aplica format de número: Selecciona tots els imports monetaris i dóna'ls format de Moneda amb dos decimals
- Afegeix vores: Crea línies entre les seccions
- Utilitza colors de fons: Alterna l'ombreig de les files o destaca els subtotals
- Alinea el text: Alinea les etiquetes a l'esquerra i els números a la dreta
- Ajusta l'amplada de les columnes: Fes que la columna A sigui prou ampla per a les etiquetes i la columna B per als números
Pas 12: Afegeix fórmules per a percentatges (Opcional)
A la columna C, calcula quin percentatge representa cada partida respecte als ingressos totals:
Per exemple, a C6 (al costat de la teva primera partida d'ingressos):
=B6/$B$9
Dóna format de percentatge a la columna C. Els símbols del dòlar ($) creen una referència absoluta als ingressos totals, la qual cosa permet copiar la fórmula cap avall.
Aquest anàlisi percentual revela quines despeses consumeixen més ingressos i ajuda a identificar àrees de millora.
Errors comuns a l'estat de resultats que cal evitar
Fins i tot amb una bona plantilla, diversos errors poden comprometre la precisió:
Errors d'entrada de dades
Números transposats, punts decimals incorrectes i errors tipogràfics distorsionen els estats financers. Comprova tots els imports introduïts amb els documents originals. Considera que algú altre revisi els teus números abans de finalitzar-los.
Classificació incorrecta d'ingressos i despeses
Col·locar partides en la categoria equivocada crea una imatge financera enganyosa. Els errors comuns inclouen:
- Registrar compres d'actius fixos com a despeses d'explotació
- Confondre el COGS amb les despeses d'explotació
- Barrejar despeses personals i empresarials
- Categoritzar els pagaments del principal d'un préstec com a despeses (només els interessos són una despesa)
Aprèn les classificacions comptables adequades o consulta un comptable per garantir la precisió.
Oblidar l'amortització i la depreciació
Els actius a llarg termini com equips, vehicles i edificis perden valor amb el temps. L'amortització distribueix el cost d'aquests actius al llarg de la seva vida útil, i aquesta despesa no monetària ha d'aparèixer al teu estat de resultats. De la mateixa manera, cal amortitzar els actius intangibles com les patents i el fons de comerç.
Ometre l'amortització i la depreciació infravalora les despeses i sobrevalora el benefici net, creant una imatge financera artificialment positiva.
Períodes d'informe inconsistents
Compara elements homogenis mantenint períodes de temps constants. Si crees estats de resultats mensuals, assegura't que cada estat cobreixi exactament un mes natural. Quan comparis el rendiment interanual, utilitza els mateixos intervals de dates.
Omissió d'ingressos o despeses
Els registres incomplets condueixen a estats inexactes. Assegura't que es recullin tots els ingressos i despeses, incloent-hi:
- Vendes en efectiu i amb targeta de crèdit
- Transaccions de processadors de pagament en línia
- Pagaments de factures
- Tots els rebuts de despeses del negoci
- Subscripcions i càrrecs recurrents
Manca de documentació justificativa
Cada número del teu estat de resultats hauria de poder-se rastrejar fins als documents originals: rebuts, factures, extractes bancaris o informes del sistema comptable. Sense documentació, no pots verificar la precisió ni defensar els teus números durant les auditories.
No incloure dades comparatives
Els estats de resultats d'una sola columna que només mostren dades del període actual perden oportunitats d'anàlisi. Incloeu comparacions amb períodes anteriors (mes passat, trimestre passat, any passat) o comparacions de pressupost vs. real per identificar tendències i desviacions.
Afegiu una tercera columna que mostri els resultats de l'any anterior, facilitant el càlcul del creixement o descens interanual.
Ús efectiu de l'estat de resultats
Crear l'estat és només la meitat de la feina. El valor real prové d'analitzar i actuar sobre el que revela:
Calcular ràtios financeres clau
Deriveu mètriques importants del vostre estat de resultats:
-
Marge de benefici brut = (Benefici brut / Ingressos) × 100 Indica el poder de fixació de preus i l'eficiència de producció.
-
Marge de benefici operatiu = (Resultat d'explotació / Ingressos) × 100 Mostra l'eficiència operativa.
-
Marge de benefici net = (Benefici net / Ingressos) × 100 Revela la rendibilitat global.
Compareu aquestes ràtios amb els indicadors de referència del sector i feu-ne un seguiment al llarg del temps.
Identificar tendències i patrons
Cerqueu patrons en diversos períodes:
- Els ingressos creixen, es mantenen o disminueixen?
- Quines categories de despeses augmenten més ràpidament?
- Com afecten les variacions estacionals a la rendibilitat?
- Els marges de benefici milloren o empitjoren?
Comparació amb els competidors
Tot i que no tindreu accés a les dades financeres exactes dels competidors, les associacions sectorials i els grups professionals solen publicar ràtios financeres mitjanes per a diferents tipus de negocis. Compareu les vostres mètriques amb els estàndards del sector per identificar fortaleses i febleses.
Prendre decisions basades en dades
Utilitzeu la informació de l'estat de resultats per orientar l'estratègia:
- Si determinats productes tenen marges més alts, destaqueu-los en el màrqueting.
- Si despeses específiques creixen massa ràpid, investigueu mesures de reducció de costos.
- Si les baixades estacionals són predictibles, planifiqueu les reserves de tresoreria en conseqüència.
- Si els ingressos no cobreixen les despeses, ajusteu els preus o reduïu els costos.
Calendari de revisió periòdica
No espereu a final d'any per crear estats de resultats. Establiu un calendari de revisió regular:
- Mensual: Per a un seguiment actiu i correccions de rumb ràpides.
- Trimestral: Per a una anàlisi més profunda i identificació de tendències.
- Anual: Per a una revisió exhaustiva i la preparació d'impostos.
El seguiment constant us permet detectar problemes d'hora i aprofitar les oportunitats ràpidament.
Consells d'Excel per a millors estats de resultats
Utilitzar rangs amb nom
En lloc de referir-se a les cel·les per coordenades (B9, B16, etc.), assigneu noms significatius a les cel·les importants:
- Seleccioneu la cel·la B9.
- Feu clic al Quadre de noms (a l'esquerra de la barra de fórmules).
- Escriviu "IngressosTotals" i premeu Retorn.
Ara les fórmules poden utilitzar =BeneficiBrut-DespesesExplotacio en lloc de =B18-B32, fent-les més fàcils d'entendre i auditar.
Crear validació de dades
Eviteu errors d'entrada restringint el que es pot introduir en determinades cel·les:
- Seleccioneu les cel·les que només han de contenir números.
- Aneu a Dades > Validació de dades.
- Establiu els criteris (per exemple, números decimals entre 0 i 1.000.000).
Això evita escriure text accidentalment en camps numèrics o introduir valors no realistes.
Protegir les fórmules
Un cop la plantilla estigui funcionant, protegiu les cel·les amb fórmules de canvis accidentals:
- Seleccioneu les cel·les que contenen fórmules.
- Feu clic dret i trieu Formata les cel·les.
- Aneu a la pestanya Protecció i marqueu "Blocat".
- Aneu a Revisa > Protegeix el full.
- Deixeu marcada l'opció "Selecciona cel·les desbloquejades".
Ara només podreu editar les cel·les d'entrada de dades, no les fórmules.
Crear una plantilla per reutilitzar
Un cop hàgiu creat un estat de resultats ben formatat, deseu-lo com a plantilla:
- Elimineu tots els imports específics, deixant 0 € o cel·les buides.
- Deseu el fitxer com a "Plantilla d'Estat de Resultats.xlsx".
- Cada mes o trimestre, obriu la plantilla, introduïu les dades noves i deseu-la amb el nom del període específic.
Enllaçar amb el vostre sistema comptable
Molts programes de comptabilitat poden exportar dades a Excel. En lloc d'introduir manualment cada transacció, exporteu els informes i enllaceu el vostre estat de resultats d'Excel amb les dades exportades mitjançant fórmules. Això redueix el temps d'entrada i els errors.
Utilitzar el format condicional
Destaqueu automàticament les mètriques importants:
- Seleccioneu la cel·la del benefici net.
- Aneu a Inici > Format condicional.
- Trieu "Regles per destacar cel·les" > "És menor que".
- Configureu-ho perquè destaqui si el benefici net és inferior a 0 (indicant una pèrdua).
Les pistes visuals faciliten la detecció d'informació important d'un cop d'ull.
Quan anar més enllà d'Excel
Excel funciona bé per a moltes petites empreses, però considereu l'actualització a un programari de comptabilitat dedicat quan: