Пълното ръководство за счетоводство на продавачи в Amazon

С почти 9,7 милиона продавачи по целия свят и над 60% от всички продажби в Amazon, идващи от независими търговци, пазарът се превърна в един от най-мощните двигатели за растеж на малкия бизнес. Но ето една цифра, която трябва да накара всеки продавач в Amazon да се замисли: 44% от продавачите казват, че счетоводната отчетност и счетоводството са едни от най-големите им трудности. Ако продавате в Amazon — или мислите за това — подреждането на вашите финанси не е въпрос на избор. Това е разликата между процъфтяващ бизнес и скъпо хоби.

Това ръководство ще ви преведе през всичко, което трябва да знаете за счетоводството на продавачи в Amazon – от разбирането на сложната структура на таксите до проследяването на себестойността на продадените стоки, управлението на данъка върху продажбите и изграждането на система, която се разраства заедно с вашия бизнес.

Защо счетоводството на продавачи в Amazon е уникално предизвикателство

Управлението на магазин в Amazon не е като управлението на традиционен бизнес за търговия на дребно. Няколко фактора правят счетоводството значително по-сложно.

Проблемът с плащанията на обща сума (Lump-Sum Settlement)

Amazon не превежда отделни суми за всяка транзакция по вашата банкова сметка. Вместо това получавате сетълмент плащания на всеки две седмици, които обединяват приходи от продажби, възстановявания, такси, данъци и корекции в един депозит. Без разбивка на всеки отчет за сетълмент, вие нямате реална видимост върху вашите действителни приходи или разходи.

Това означава, че вашето банково извлечение ще показва един депозит – например 12 847,63 щ.д. – но това число е крайният резултат от потенциално хиляди отделни транзакции. Третирането на това като обикновен „приход“ е една от най-честите и скъпи счетоводни грешки, които продавачите в Amazon допускат.

Сложна структура на таксите

Amazon начислява множество категории такси, които трябва да се проследяват отделно за точно счетоводство:

• Такси за препращане (Referral fees): Процент от всяка продажба (обикновено 8-15%, варира в зависимост от категорията)
• FBA такси за изпълнение: Такси за единица за вземане, опаковане и доставка
• Месечни такси за съхранение: Въз основа на кубичните футове инвентар в центровете за изпълнение
• Такси за дългосрочно съхранение: Допълнителни такси за инвентар, съхраняван над 365 дни
• Такси за премахване и изхвърляне: Такси за връщане или унищожаване на непродаден инвентар
• Рекламни такси: Разходи за кампании Sponsored Products, Brands и Display
• Абонаментни такси: Месечната такса от 39,99 щ.д. за професионален акаунт на продавач

Всяка от тези такси е законен бизнес разход, който намалява вашия облагаем доход – но само ако ги проследявате правилно.

Разпределение на инвентара в множество щати

Ако използвате Fulfillment by Amazon (FBA), вашият инвентар се разпределя в центрове за изпълнение в множество щати. Вие не избирате кои складове да използва Amazon. Това създава данъчна обвързаност (nexus) във всеки щат, където се съхраняват вашите продукти, което има значителни последици за задълженията по данък върху продажбите.

Настройка на вашия сметкоплан

Добре организираният сметкоплан е в основата на чистото счетоводство за продавача в Amazon. Ето една препоръчителна структура:

Приходни сметки

• Приходи от продажби на продукти: Брутни продажби преди всякакви такси или възстановявания
• Приходи от доставка: Всички такси за доставка, събрани от клиенти
• Възстановявания и връщания: Проследявайте като контраприходна сметка, за да покажете реалните нетни продажби

Себестойност на продадените стоки (COGS)

• Цена на продукта: Какво сте платили на вашия доставчик за стоките
• Входяща доставка: Разходи за транспорт за доставяне на инвентара до складовете на Amazon
• Мита и такси: Вносни такси, ако източникът е международен
• Подготовка и етикетиране: Разходи за подготовка на артикулите според изискванията на FBA

Разходи за такси на Amazon

• Такси за препращане
• FBA такси за изпълнение
• Такси за съхранение
• Разходи за реклама и PPC
• Други такси на Amazon (състояние на акаунта, обработка на връщания и др.)

Оперативни разходи

• Софтуер и инструменти: Управление на инвентара, преоценка, инструменти за проучване
• Професионални услуги: Счетоводител, одитор, данъчен консултант
• Офис консумативи и оборудване
• Застраховка

Правилно проследяване на себестойността на продадените стоки

Себестойността на продадените стоки (COGS) е вероятно най-важното число във вашия бизнес в Amazon, но същевременно е това, което повечето продавачи грешат. Вашата себестойност не е само цената, която сте платили за продукта. Тя включва всеки пряк разход за доставяне на този продукт до склада на Amazon, готов за продажба:

1. Покупна цена на продукта (от вашия доставчик)
2. Международна доставка и спедиция
3. Мита и вносни данъци
4. Такси за инспекция
5. Разходи за подготвителен център (етикетиране, опаковане, групиране)
6. Вътрешен транспорт до FBA складове

Избор на метод за оценка на инвентара

Данъчните органи изискват да използвате последователен метод за оценка на вашия инвентар. Двата най-често срещани подхода за продавачите в Amazon са:

FIFO (First-In, First-Out - Първи влязъл, първи излязъл): Предполага се, че най-старият инвентар се продава първи. Това е най-широко използваният метод и обикновено съвпада добре с начина, по който Amazon изпълнява поръчките. Той предоставя по-точна картина на текущите разходи за инвентар, особено когато цените на доставчиците варират.

Среднопретеглена цена (Weighted Average Cost): Изчислява средна цена за всички единици на склад. Това е по-лесно за поддържане и работи добре, ако разходите за вашите продукти остават сравнително стабилни.

Който и метод да изберете, трябва да го прилагате последователно. Смяната на методите в средата на годината без одобрение от данъчните власти може да предизвика одиторски проверки.

Счетоводство на база текущо начисляване срещу касово счетоводство

Повечето сериозни продавачи в Amazon трябва да използват счетоводство на база текущо начисляване. При този метод признавате приходите, когато се извърши продажба (а не когато плащането постъпи в банката ви), и признавате разходите, когато те възникнат (а не когато ги плащате). Това ви дава картина на рентабилността в реално време, а не изкривен от паричния поток изглед.

Ако годишните ви брутни приходи надхвърлят 29 милиона долара, IRS изисква счетоводство на база текущо начисляване. Дори под този праг, счетоводството на база начисляване силно се препоръчва за бизнеси, работещи с инвентар.

Данък върху продажбите: Факторът „Фасилитатор на пазар“

Данъкът върху продажбите (sales tax) преди беше кошмар за продавачите в Amazon. Добрата новина е, че законите за фасилитаторите на пазара, които вече са в сила в повечето щати на САЩ, изискват от Amazon да събира и превежда данъка върху продажбите от ваше име за поръчки, изпратени до тези щати.

Това обаче не елиминира всички ваши отговорности:

Какво обработва Amazon

• Изчисляване на правилната ставка на данъка върху продажбите въз основа на местоположението на купувача
• Събиране на данъка при плащане
• Превеждане на данъка към съответната щатска или местна юрисдикция
• Подаване на декларации в щатите с действащи закони за фасилитатори на пазара

Какво все още трябва да правите

• Регистриране за разрешения за данък върху продажбите в щати, където имате данъчна връзка (nexus), дори ако Amazon събира данъка
• Подаване на нулеви декларации в щати, които изискват подаване дори когато Amazon обработва събирането
• Проследяване на това къде се съхранява вашият инвентар, за да идентифицирате в кои щати имате физическа данъчна връзка (nexus)
• Мониторинг на праговете за икономическа връзка (economic nexus) в щати, където продавате, но не съхранявате инвентар
• Водене на записи за всички събрани и преведени данъци върху продажбите в случай на одит

Amazon разпределя инвентара на FBA въз основа на моделите на търсене, което означава, че продуктите ви могат да се окажат в складове в десетки щати. Преглеждайте редовно отчета си за разположение на инвентара във FBA (Inventory Placement report), за да сте в крак с вашия „отпечатък“ на данъчна връзка.

Изграждане на месечна рутина за счетоводство

Последователността е ключът към управляемото счетоводство в Amazon. Ето една месечна рутина, която поддържа книгите ви чисти:

Седмични задачи

• Изтегляне и преглед на отчети за сетълмент (settlement reports) от Seller Central
• Сравняване на плащанията с вашите банкови депозити
• Записване на всички нови покупки на инвентар и актуализиране на себестойността на продадените стоки (COGS)

Месечни задачи

• Категоризиране на всички такси на Amazon от месечното резюме на таксите
• Сравняване на разходите за реклама с вашите PPC отчети
• Актуализиране на наличностите в инвентара и корекции за повредени, изгубени или върнати артикули
• Преглед на отчетите за възстановяване на суми (refunds) и уверяване, че са правилно записани
• Генериране на отчет за приходите и разходите (ОПР) за оценка на месечното представяне

Тримесечни задачи

• Оценка на тримесечните данъчни плащания (федерални и щатски)
• Преглед на задълженията за подаване на данък върху продажбите и подаване на декларации
• Одит на вашите изчисления за COGS за точност
• Оценка на експозицията към такси за дългосрочно съхранение и планиране на премахване на инвентар, ако е необходимо

Годишни задачи

• Провеждане на пълна инвентаризация (или съгласуване с отчета за инвентара на Amazon)
• Изготвяне на годишни финансови отчети
• Събиране на цялата документация за данъчни декларации
• Преглед на вашия сметкоплан и извършване на корекции за следващата година

Чести счетоводни грешки на продавачите в Amazon

Избягването на тези капани ще ви спести главоболия — и потенциално хиляди долари:

Записване на нетните депозити като приходи

Когато Amazon преведе 10 000 долара по банковата ви сметка, това не са 10 000 долара приходи. Брутните ви продажби може да са били 14 000 долара, с 3 000 долара такси и 1 000 долара възстановени суми. Винаги започвайте с брутните продажби и изваждайте таксите и възстановените суми отделно. Това е важно за точното данъчно отчитане и за разбирането на вашите реални маржове.

Игнориране на корекциите в инвентара

Amazon редовно коригира вашия инвентар за повредени, изгубени или върнати от клиенти артикули. Някои от тях задействат обезщетения (reimbursements), а други — не. Ако не проследявате тези корекции, записите ви за инвентара ще се отдалечават все повече от реалността с течение на времето и изчисленията ви за COGS ще бъдат неточни.

Смесване на лични и бизнес финанси

Това е фундаментално правило, което много нови продавачи нарушават. Отворете специална бизнес банкова сметка и бизнес кредитна карта. Използвайте ги изключително за транзакции, свързани с Amazon. Смесването на лични и бизнес средства прави счетоводството експоненциално по-трудно и отслабва правната ви защита, ако бизнесът ви е структуриран като LLC.

Пропускане на спестяването за данъци

Amazon не удържа данъци върху доходите от вашите плащания. Като самоосигуряващ се продавач (или собственик на бизнес), вие носите отговорност за извършването на тримесечни прогнозни данъчни плащания. Общо указание е да заделяте 25-30% от нетната си печалба за федерални и щатски данъци върху доходите плюс данък за самоосигуряване.

Пренебрегване на подлежащи на приспадане разходи

Много продавачи в Amazon губят пари, като не успяват да приспаднат легитимни бизнес разходи. Освен очевидните такси на Amazon, не забравяйте:

• Приспадане за домашен офис (ако е приложимо)
• Продуктова фотография и графичен дизайн
• Мостри от продукти за тестване на качеството
• Застрахователни премии за бизнеса
• Професионално развитие и обучение
• Пробег (mileage) за пътувания, свързани с бизнеса
• Софтуерни абонаменти (инструменти за инвентар, счетоводен софтуер, инструменти за проучване)

Мащабиране на вашето счетоводство с растежа на бизнеса

С разрастването на вашия бизнес в Amazon, вашите счетоводни нужди ще се променят:

Под $100 000 годишен приход: Може би ще успеете да управлявате счетоводството сами чрез дисциплинирани процеси и добри инструменти. Инвестирайте време в усвояване на основите още сега.

От $100 000 до $500 000 годишен приход: Помислете за наемане на счетоводител, който разбира от електронна търговия. Сложността на продажбите в множество канали, управлението на инвентара и спазването на данъчното законодателство обикновено надхвърлят капацитета на повечето търговци, докато същевременно управляват бизнеса си.

Над $500 000 годишен приход: Вероятно ще имате нужда както от оперативен счетоводител за ежедневното отчитане на трансакциите, така и от дипломиран експерт-счетоводител (CPA), специализиран в електронната търговия за данъчна стратегия и планиране. На това ниво стратегиите за данъчна оптимизация — като промени в правната форма на дружеството, вноски в пенсионни сметки и разпределение на разходите (cost segregation) — могат да спестят значителни суми.

Търговци в множество канали: Ако продавате в Shopify, Walmart, eBay или собствен уебсайт в допълнение към Amazon, консолидираната финансова отчетност става критична. Вашата счетоводна система трябва да следи приходите и разходите по канали, като същевременно предоставя единен поглед върху цялостното представяне на бизнеса.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Независимо дали пускате първия си продукт или управлявате седемцифрен бизнес в Amazon, чистото счетоводство е гръбнакът на интелигентното вземане на решения. Всеки точно проследен долар е долар, който можете да оптимизирате, приспаднете или реинвестирате с увереност.

Beancount.io предлага plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — без „черни кутии“, без зависимост от конкретен доставчик. С главни книги под контрол на версиите и подход, създаден за автоматизация, това е инструментът, който расте заедно с вашия бизнес. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти се доверяват на plain-text счетоводството за най-важните си цифри.