Повний посібник з нарахування заробітної плати для малого бізнесу: усе, що вам потрібно знати

Кожен третій роботодавець припускається помилок при нарахуванні заробітної плати, і виправлення кожної з таких помилок коштує в середньому 291 долар. Для малого бізнесу, який і так працює з низькою маржею, проблеми з пейролом можуть швидко перетворитися на дорогий головний біль, що забирає час, гроші та довіру працівників.

Ведення пейролу включає в себе набагато більше, ніж просто виписування чеків. Ви несете відповідальність за розрахунок заробітної плати, утримання правильних податків, дотримання термінів подання звітності та відповідність федеральним, регіональним та місцевим нормам. Помилка може призвести до штрафів від IRS, судових позовів від працівників або обох варіантів одночасно.

Цей посібник проведе вас через усе, що вам потрібно знати про налаштування та ведення нарахування заробітної плати для вашого малого бізнесу, від початкової реєстрації до поточного дотримання законодавства.

Що таке пейрол і чому це важливо?

Пейрол (нарахування заробітної плати) охоплює дві речі: ваш список працівників та загальну суму компенсації, яку ви їм виплачуєте. Процес "ведення пейролу" включає розрахунок оплати праці працівників, управління пільгами, утримання податків та перерахування цих податків до відповідних державних установ.

Правильне нарахування заробітної плати важливе з кількох причин:

• Дотримання законодавства: Федеральні закони та закони штатів вимагають певних утримань, звітності та виконання платіжних зобов'язань.
• Задоволеність працівників: Майже половина працівників почнуть шукати нову роботу після виникнення проблем із виплатою зарплати.
• Фінансова стабільність: Штрафи IRS за помилки в пейролі можуть серйозно підірвати грошовий потік малого бізнесу.
• Репутація бізнесу: Проблеми з виплатами можуть зашкодити вашій довірі з боку працівників, постачальників та потенційних кандидатів.

Налаштування нарахування зарплати: перші кроки

Перш ніж ви зможете виплатити зарплату своєму першому працівнику, вам потрібно виконати кілька основних завдань з налаштування.

Отримайте ідентифікаційний номер роботодавця (EIN)

Ваш EIN — це, по суті, номер соціального страхування вашого бізнесу. Він знадобиться вам для відкриття банківських рахунків для бізнесу, подання податкової звітності та законної виплати зарплати працівникам.

Подача заявки на EIN через IRS є безкоштовною. Онлайн-заявки отримують миттєве схвалення, тоді як заявки по факсу займають близько чотирьох робочих днів, а поштою — до місяця.

Зареєструйтеся в державних та місцевих органах

Залежно від структури вашого бізнесу та місця розташування, вам може знадобитися зареєструватися для отримання державних та місцевих податкових ідентифікаційних номерів. Податкові зобов'язання суттєво відрізняються залежно від юрисдикції, тому уточніть інформацію в департаменті доходів або оподаткування вашого штату.

Одним із критично важливих кроків є реєстрація в Електронній системі сплати федеральних податків (EFTPS). Майже всі федеральні податкові депозити повинні здійснюватися в електронному вигляді, і наявність цього облікового запису, налаштованого заздалегідь, запобігає поспіху в останню хвилину під час подання звітності.

Налаштуйте страхування від нещасних випадків на виробництві

Страхування від нещасних випадків на виробництві (Workers' compensation) є обов'язковим у більшості штатів після досягнення певної кількості працівників. Вимоги різняться залежно від штату, тому вивчіть свої конкретні зобов'язання. Навіть якщо це не вимагається за законом, наявність такого страхування захищає як ваших працівників, так і ваш бізнес від фінансових наслідків травм на робочому місці.

Звітуйте про нових працівників

Федеральні закони та закони штатів вимагають від роботодавців звітувати про нових і повторно найнятих працівників до відповідного органу, як правило, протягом 20 днів після дати їх виходу на роботу. Деякі штати вимагають швидшого звітування, тому перевірте місцеві вимоги.

Розуміння податків на заробітну плату

Податки на заробітну плату є одним із найскладніших аспектів ведення пейролу. Ви несете відповідальність за утримання певних податків із заробітної плати працівників та сплату інших безпосередньо як роботодавець.

Податки, що утримуються з працівників

Федеральний прибутковий податок: Сума залежить від форми W-4 кожного працівника та його заробітку. Використовуйте публікацію IRS 15-T, щоб визначити правильну суму утримання.

Податок на соціальне страхування: Працівники сплачують 6,2% від своєї заробітної плати до досягнення річного ліміту бази оподаткування (176 100 доларів у 2025 році). Ви також сплачуєте відповідні 6,2% як роботодавець.

Податок на Medicare: Як працівники, так і роботодавці сплачують 1,45% від усієї заробітної плати без обмежень. Працівники, які заробляють понад 200 000 доларів на рік, сплачують додатковий податок Medicare у розмірі 0,9%.

Прибуткові податки штатів та місцеві податки: Вимоги різняться залежно від місця розташування. У деяких штатах немає прибуткового податку, тоді як в інших діють складні системи з кількома категоріями.

Податки, що сплачуються роботодавцем

Федеральний податок на безробіття (FUTA): Роботодавці сплачують 6% з перших 7 000 доларів заробітної плати кожного працівника. Більшість роботодавців отримують кредит до 5,4% за сплату податків на безробіття штату, що знижує ефективну ставку FUTA до 0,6% (максимум 42 долари на працівника на рік).

Податок штату на безробіття (SUTA): Ставки та база заробітної плати різняться залежно від штату і часто залежать від вашого рейтингу досвіду — роботодавці з меншою кількістю претензій по безробіттю зазвичай сплачують нижчі ставки.

Відрахування до фонду соціального страхування та Medicare (Matching): Ви дублюєте внески працівника для обох податків, що означає, що ваша загальна відповідальність за FICA становить 7,65% від заробітної плати кожного працівника.

П'ять кроків проведення нарахування заробітної плати

Після завершення налаштування процес нарахування заробітної плати повторюється для кожного платіжного періоду.

Крок 1: Розрахунок валової заробітної плати

Для погодинних працівників помножте кількість відпрацьованих годин на їхню погодинну ставку. Для працівників на окладі розділіть річну зарплату на кількість платіжних періодів. Не забудьте включити понаднормові, бонуси, комісійні та інші види компенсацій.

Ретельно відстежуйте години за допомогою табелів обліку робочого часу, програмного забезпечення для обліку часу або системи розкладу. Точні записи робочого часу захистять вас у разі суперечок щодо заробітної плати та допоможуть забезпечити правильну оплату праці співробітників.

Крок 2: Визначення утримань та відрахувань

Розрахуйте податкові утримання для кожного працівника на основі їхньої форми W-4 та відповідних податкових ставок. Також відніміть будь-які добровільні відрахування, такі як:

• Страхові внески на медичне страхування
• Пенсійні внески (401(k), IRA)
• Страхування життя
• Рахунки гнучких витрат (FSA)
• Стягнення із заробітної плати (якщо застосовно)

Крок 3: Розрахунок чистої заробітної плати

Відніміть усі утримання та відрахування від валової заробітної плати, щоб визначити суму, яку працівник отримає «на руки». Двічі перевірте свої розрахунки — помилки тут безпосередньо впливають на гаманці ваших працівників.

Крок 4: Обробка виплат

Виплачуйте зарплату працівникам відповідно до встановленого вами графіка. Більшість компаній використовують одну з таких частот:

• Щотижня: 52 платіжні періоди на рік
• Кожні два тижні: 26 платіжних періодів на рік
• Двічі на місяць: 24 платіжні періоди на рік (зазвичай 1-го та 15-го числа)
• Щомісяця: 12 платіжних періодів на рік

Закони штатів часто диктують мінімальну частоту виплат, тому перевірте місцеві вимоги. Прямий депозит є найбільш ефективним і безпечним способом оплати, хоча деякі працівники можуть віддавати перевагу паперовим чекам.

Крок 5: Депонування податків та подання необхідних форм

Сплачуйте утримані податки відповідно до вашого графіка депозитів — щомісяця або два рази на тиждень, залежно від ваших податкових зобов'язань протягом ретроспективного періоду. За несвоєчасне депонування нараховуються штрафи в розмірі від 2% до 15% від несплаченої суми.

Ключові форми звітності з нарахування заробітної плати включають:

• Форма 941: Подається щоквартально для звітування про податки на прибуток, соціальне страхування та податки на Medicare
• Форма 940: Подається щорічно для звітування про податки FUTA (федеральний податок на безробіття)
• Форма W-2: Надається кожному працівнику до 31 січня, показує річну заробітну плату та утримання
• Форма W-3: Передає всі форми W-2 до Адміністрації соціального забезпечення

Поширені помилки при нарахуванні заробітної плати, яких слід уникати

Розуміння частих помилок допоможе вам уникнути дорогих проблем.

Неправильна класифікація працівників

Неправильне маркування працівників як незалежних підрядників є однією з найдорожчих помилок у нарахуванні заробітної плати. IRS та державні установи активно розслідують випадки неправильної класифікації, а штрафи в деяких штатах можуть сягати $25,000 або більше за кожне порушення.

Уважно перегляньте вказівки IRS щодо класифікації працівників. Загалом, якщо ви контролюєте, коли, де і як хтось працює, вони, швидше за все, є найманими працівниками, а не підрядниками.

Неправильний розрахунок понаднормових

Закон про справедливі трудові стандарти вимагає виплачувати працівникам, які не звільнені від оплати понаднормових (non-exempt), у 1,5 раза більше їхньої звичайної ставки за години, відпрацьовані понад 40 годин на тиждень. Деякі штати мають додаткові вимоги — Каліфорнія, Аляска та Невада вимагають оплати понаднормових за роботу понад вісім годин протягом одного дня.

Точно відстежуйте години та розумійте, які працівники мають право на понаднормові. Звільнені від оплати понаднормових працівники (як правило, менеджери на окладі та професіонали, що відповідають певним критеріям) не отримують понаднормових, але неправильна класифікація незвільненого працівника як звільненого може призвести до претензій щодо виплати заборгованості та штрафів.

Пропущення податкових термінів

Запізнілі депозити податків на заробітну плату коштують від 2% до 15% від несплаченої суми, залежно від тривалості затримки. Запізніле подання форми 941 тягне за собою штраф у розмірі 5% на місяць, до 25%. Ці збори швидко накопичуються, і їх можна повністю уникнути при належному плануванні.

Встановіть нагадування в календарі принаймні за тиждень до кожного крайнього терміну. Відзначайте всі дати квартальних і річних подань на початку кожного року.

Використання застарілих податкових ставок

Податкові ставки, ліміти бази нарахування заробітної плати та таблиці утримань змінюються щорічно. Використання торішніх ставок призводить до неправильних утримань, які вам доведеться виправляти, і потенційних штрафів за недоплату.

Щосічня переглядайте Публікацію IRS 15 (Циркуляр E) щодо оновлених федеральних ставок. Перевірте податкове агентство свого штату на наявність оновлень для конкретного штату.

Ігнорування вимог конкретних штатів

Кожен штат має унікальні правила нарахування заробітної плати, що стосуються мінімальної заробітної плати, понаднормових, оплачуваної відпустки та утримання податків. Робота в кількох штатах ускладнює цю ситуацію.

Дослідіть конкретні вимоги вашого штату або співпрацюйте з постачальником послуг з нарахування заробітної плати, який автоматично обробляє дотримання вимог у кількох штатах.

Варіанти нарахування заробітної плати для малого бізнесу

У вас є кілька варіантів управління заробітною платою, кожен з яких має різні витрати та часові витрати.

Самостійне нарахування заробітної плати (DIY)

Самостійне керування заробітною платою коштує найменше з погляду прямих витрат, але вимагає значного часу та уваги. Вам потрібно буде стежити за податковими ставками, розраховувати утримання вручну та самостійно подавати всі необхідні форми.

Цей підхід найкраще підходить для дуже малого бізнесу з простими потребами в нарахуванні заробітної плати та власників, які впевнено почуваються з цифрами та вимогами щодо відповідності законодавству.

Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати

Хмарне програмне забезпечення для нарахування заробітної плати автоматизує розрахунки, податкові декларації та платежі. Більшість платформ коштують від $4 до $8 за працівника на місяць, що робить їх доступними для бізнесу, що розвивається.

Хороше програмне забезпечення для нарахування заробітної плати зменшує кількість помилок на 80% і автоматично забезпечує дотримання законодавства. Популярні варіанти включають Gusto, QuickBooks Payroll та ADP Run.

Провайдери послуг з розрахунку заробітної плати

Провайдери послуг з повного циклу розрахунку заробітної плати беруть на себе все: від обчислень і податкових депозитів до подання річної звітності. Вони коштують дорожче, ніж просто програмне забезпечення, але забезпечують спокій і звільняють ваш час для інших пріоритетів бізнесу.

Розгляньте можливість залучення провайдера з повним циклом обслуговування, якщо у вас складні потреби в розрахунку заробітної плати, ви працюєте в кількох штатах або просто хочете повністю делегувати цю відповідальність.

Ведення точного обліку заробітної плати

Ведіть детальний облік заробітної плати щонайменше чотири роки, як рекомендує IRS. Основні записи включають:

• Інформація про працівника (ім'я, адреса, номер соціального страхування)
• Форми W-4
• Відпрацьовані години та ставки оплати
• Нарахована та чиста заробітна плата за кожен період
• Податкові утримання та депозити
• Відрахування на пільги та виплати
• Копії всіх поданих форм

Організуйте записи за працівниками та роками для легкого доступу під час перевірок або запитів працівників. Цифрові записи є прийнятними, якщо вони точні та доступні.

Оновлення щодо заробітної плати на 2025-2026 роки

Будьте в курсі останніх змін:

База нарахування внесків на соціальне страхування: Ліміт на 2025 рік становить 176 100 доларів США, що більше, ніж у попередні роки. Для 2026 року перевірте оновлений ліміт після його оголошення.

Пороги звітності: Починаючи з платежів, здійснених у 2026 році, пороги звітності для форм 1099-NEC та 1099-MISC зростають з 600 до 2 000 доларів США.

Крайній термін подання W-2: Крайній термін подання форм W-2 за 2025 рік — 31 січня 2026 року. Оскільки цей день припадає на суботу, фактичний термін переноситься на 2 лютого 2026 року.

Звітність про понаднормові години: Нові положення вимагають точного відстеження та відображення понаднормових годин у формах W-2, починаючи з 2025 року.

Точно відстежуйте свої витрати на заробітну плату

Управління заробітною платою створює постійні витрати, які безпосередньо впливають на ваш фінансовий результат — від самої зарплати до податків, що сплачуються роботодавцем, і будь-яких комісій за програмне забезпечення чи послуги. Ведення чіткого обліку цих витрат допомагає у бюджетуванні, податковому плануванні та розумінні ваших реальних витрат на оплату праці. Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію (plain-text accounting), яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних «чорних скриньок», жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на текстову бухгалтерію.