Полное руководство по расчету заработной платы для малого бизнеса: все, что вам нужно знать

Каждый третий работодатель допускает ошибки при расчете заработной платы, и исправление каждой такой ошибки обходится в среднем в 291 доллар. Для малого бизнеса, работающего с минимальной маржой, проблемы с начислением зарплаты могут быстро превратиться в дорогостоящую головную боль, отнимающую время, деньги и подрывающую доверие сотрудников.

Процесс расчета заработной платы (payroll) включает в себя гораздо больше, чем просто выписку чеков. Вы несете ответственность за расчет вознаграждений, удержание правильных налогов, соблюдение сроков подачи отчетности и соответствие федеральным, региональным и местным нормам. Ошибка может привести к штрафам со стороны IRS (Налогового управления США), судебным искам от сотрудников или к обоим последствиям сразу.

В этом руководстве мы разберем все, что необходимо знать о настройке и ведении расчета заработной платы в малом бизнесе: от первичной регистрации до соблюдения нормативных требований в долгосрочной перспективе.

Что такое расчет заработной платы и почему это важно?

Понятие «payroll» охватывает две вещи: список ваших сотрудников и общую сумму вознаграждений, которую вы им выплачиваете. Процесс «начисления зарплаты» включает расчет выплат сотрудникам, управление льготами и пособиями, удержание налогов и их перечисление в соответствующие государственные органы.

Правильный расчет заработной платы важен по нескольким причинам:

• Соблюдение законодательства: федеральные и региональные законы устанавливают конкретные требования к удержаниям, отчетности и платежам
• Удовлетворенность сотрудников: почти половина работников начнет искать новую работу после возникновения проблем с выплатой зарплаты
• Финансовая стабильность: штрафы IRS за ошибки в расчетах могут серьезно подорвать денежные потоки малого предприятия
• Репутация бизнеса: проблемы с зарплатой могут нанести ущерб вашему авторитету перед сотрудниками, поставщиками и потенциальными кандидатами

Настройка расчета заработной платы: первые шаги

Прежде чем выплатить зарплату первому сотруднику, вам необходимо выполнить несколько важных задач по настройке.

Получите идентификационный номер работодателя (EIN)

EIN — это, по сути, номер социального страхования вашего бизнеса. Он понадобится вам для открытия бизнес-счетов в банке, подачи налоговых деклараций и легальной выплаты зарплаты сотрудникам.

Подача заявления на получение EIN через IRS бесплатна. Онлайн-заявки одобряются мгновенно, в то время как заявки по факсу обрабатываются около четырех рабочих дней, а по почте — до месяца.

Зарегистрируйтесь в региональных и местных органах власти

В зависимости от структуры и местонахождения вашего бизнеса вам может потребоваться получить региональные или местные налоговые идентификационные номера. Налоговые обязательства существенно различаются в разных юрисдикциях, поэтому уточните информацию в налоговом департаменте вашего штата.

Одним из критически важных шагов является регистрация в Электронной системе уплаты федеральных налогов (EFTPS). Почти все федеральные налоговые депозиты должны вноситься в электронном виде, и наличие заранее настроенного аккаунта предотвратит спешку в последний момент перед подачей отчетности.

Оформите страхование от несчастных случаев на производстве

Страхование от несчастных случаев на производстве (Workers' compensation) является обязательным в большинстве штатов при достижении определенного количества сотрудников. Требования варьируются в зависимости от штата, поэтому изучите свои обязательства. Даже если это не требуется по закону, наличие такой страховки защищает и ваших сотрудников, и ваш бизнес от финансовых последствий производственных травм.

Отчитывайтесь о найме новых сотрудников

Федеральные и региональные законы требуют, чтобы работодатели сообщали о новых и повторно нанятых сотрудниках в соответствующее ведомство, обычно в течение 20 дней с даты начала работы. В некоторых регионах сроки могут быть более сжатыми, поэтому проверьте местные требования.

Понимание налогов на заработную плату

Налоги на заработную плату представляют собой один из самых сложных аспектов этого процесса. Вы обязаны удерживать определенные налоги из зарплат сотрудников, а другие — платить самостоятельно как работодатель.

Налоги, удерживаемые из выплат сотрудникам

Федеральный подоходный налог: сумма зависит от формы W-4 каждого сотрудника и его заработка. Для определения правильной суммы удержания используйте публикацию IRS 15-T.

Налог на социальное обеспечение (Social Security): сотрудники платят 6,2% от своей заработной платы до достижения годового лимита налоговой базы (176 100 долларов США в 2025 году). Вы также выплачиваете эквивалентные 6,2% как работодатель.

Налог на медицинское страхование (Medicare): и сотрудники, и работодатели платят по 1,45% от всей суммы заработной платы без ограничений. Сотрудники, зарабатывающие более 200 000 долларов в год, платят дополнительный налог Medicare в размере 0,9%.

Региональные и местные подоходные налоги: требования зависят от местоположения. В некоторых штатах подоходный налог отсутствует, в то время как в других действуют сложные системы с несколькими налоговыми ставками.

Налоги, выплачиваемые работодателем

Федеральный налог на безработицу (FUTA): работодатели платят 6% с первых 7 000 долларов заработной платы каждого сотрудника. Большинство работодателей получают налоговый вычет до 5,4% за уплату региональных налогов на безработицу, что снижает эффективную ставку FUTA до 0,6% (максимум 42 доллара на одного сотрудника в год).

Региональный налог на безработицу (SUTA): ставки и налогооблагаемая база варьируются в зависимости от штата и часто зависят от вашего рейтинга опыта — работодатели с меньшим количеством обращений за пособиями по безработице обычно платят по более низким ставкам.

Софинансирование Social Security и Medicare: вы выплачиваете взносы в том же размере, что и сотрудник. Таким образом, ваша общая ответственность по закону FICA составляет 7,65% от заработной платы каждого сотрудника.

Пять этапов процесса расчета заработной платы

После завершения настройки расчет заработной платы следует стандартному алгоритму в каждом платежном периоде.

Шаг 1: Рассчитайте общую сумму начислений (Gross Pay)

Для сотрудников с почасовой оплатой умножьте количество отработанных часов на их почасовую ставку. Для штатных сотрудников на окладе разделите годовую зарплату на количество периодов выплаты. Не забудьте включить оплату сверхурочных, бонусы, комиссионные и другие компенсации.

Тщательно отслеживайте рабочее время с помощью табелей, программ для учета времени или систем планирования. Точный учет времени защитит вас в случае трудовых споров и поможет гарантировать правильную оплату труда сотрудников.

Шаг 2: Определите удержания и вычеты

Рассчитайте налоговые удержания для каждого сотрудника на основе их формы W-4 и применимых налоговых ставок. Также вычтите любые добровольные отчисления, такие как:

• Страховые взносы на медицинское страхование
• Пенсионные взносы (401(k), IRA)
• Страхование жизни
• Гибкие счета расходов (FSA)
• Удержания из заработной платы по исполнительным листам (если применимо)

Шаг 3: Рассчитайте чистую заработную плату (Net Pay)

Вычтите все удержания и вычеты из общей начисленной суммы, чтобы определить чистую сумму, которую сотрудник получит на руки. Дважды проверьте расчеты — ошибки на этом этапе напрямую влияют на кошелек ваших сотрудников.

Шаг 4: Осуществите выплаты

Выплачивайте зарплату сотрудникам в соответствии с установленным графиком. Большинство компаний используют одну из следующих периодичностей:

• Еженедельно: 52 периода выплаты в год
• Раз в две недели: 26 периодов выплаты в год
• Дважды в месяц: 24 периода выплаты в год (обычно 1-го и 15-го числа)
• Ежемесячно: 12 периодов выплаты в год

Законы штатов часто диктуют минимальную периодичность выплат, поэтому проверьте местные требования. Прямой депозит является наиболее эффективным и безопасным методом оплаты, хотя некоторые сотрудники могут предпочесть бумажные чеки.

Шаг 5: Перечислите налоги и подайте необходимые формы

Перечисляйте удержанные налоги в соответствии с вашим графиком депозитов — ежемесячно или дважды в неделю, в зависимости от ваших налоговых обязательств в течение базового периода (lookback period). Несвоевременные выплаты влекут за собой штрафы в размере от 2% до 15% от неоплаченной суммы.

Основные формы отчетности по заработной плате включают:

• Форма 941: подается ежеквартально для отчетности по подоходному налогу, налогам на социальное обеспечение и Medicare
• Форма 940: подается ежегодно для отчетности по федеральному налогу на безработицу (FUTA)
• Форма W-2: предоставляется каждому сотруднику до 31 января, содержит данные о годовой заработной плате и удержаниях
• Форма W-3: передает все формы W-2 в Администрацию социального обеспечения

Распространенные ошибки при расчете заработной платы, которых следует избегать

Понимание часто встречающихся ошибок поможет вам избежать дорогостоящих проблем.

Неправильная классификация работников

Ошибочное определение сотрудников как независимых подрядчиков — одна из самых дорогостоящих ошибок при расчете зарплаты. Налоговое управление США (IRS) и государственные органы штатов активно преследуют случаи неправильной классификации, а штрафы в некоторых штатах могут достигать 25 000 долларов и более за каждое нарушение.

Внимательно изучите рекомендации IRS по классификации работников. Как правило, если вы контролируете, когда, где и как кто-то работает, он, скорее всего, является сотрудником, а не подрядчиком.

Неправильный расчет сверхурочных

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует выплачивать сотрудникам, не освобожденным от оплаты сверхурочных (non-exempt), 1,5-кратную обычную ставку за часы, отработанные свыше 40 в неделю. В некоторых штатах действуют дополнительные требования — например, в Калифорнии, на Аляске и в Неваде предусмотрена оплата сверхурочных при работе более восьми часов в день.

Точно отслеживайте часы и понимайте, какие сотрудники имеют право на сверхурочные. Освобожденные сотрудники (обычно менеджеры и специалисты на окладе, отвечающие определенным критериям) не получают оплату за сверхурочные, но неправильная классификация сотрудника как освобожденного может привести к искам о выплате задолженности и штрафам.

Нарушение сроков уплаты налогов

Несвоевременное перечисление налогов на заработную плату стоит от 2% до 15% от неоплаченной суммы, в зависимости от срока задержки. Опоздание с подачей формы 941 влечет за собой штраф в размере 5% в месяц, до 25%. Эти сборы быстро накапливаются, и их вполне можно избежать при правильном планировании.

Установите напоминания в календаре как минимум за неделю до каждого крайнего срока. Отмечайте все квартальные и ежегодные даты подачи отчетности в начале каждого года.

Использование устаревших налоговых ставок

Налоговые ставки, лимиты налогооблагаемой базы и таблицы удержаний меняются ежегодно. Использование прошлогодних ставок приводит к неправильным удержаниям, которые вам придется корректировать, и возможным штрафам за недоплату.

Изучайте публикацию IRS 15 (Circular E) каждый январь для получения обновленных федеральных ставок. Обращайтесь в налоговое ведомство вашего штата для получения обновлений по конкретному региону.

Игнорирование требований конкретного штата

В каждом штате действуют уникальные правила оплаты труда, касающиеся минимальной заработной платы, сверхурочных, оплачиваемых отпусков и удержания налогов. Работа в нескольких штатах усложняет эту задачу.

Изучите требования конкретного штата или работайте с провайдером услуг по расчету заработной платы, который автоматически обеспечивает соблюдение законодательства нескольких штатов.

Варианты ведения расчета заработной платы для малого бизнеса

У вас есть несколько вариантов управления расчетом заработной платы, каждый из которых требует разных затрат и времени.

Самостоятельный расчет (DIY Payroll)

Самостоятельное ведение расчетов обходится дешевле всего с точки зрения прямых затрат, но требует значительного времени и внимания. Вам нужно будет следить за актуальными налоговыми ставками, вручную рассчитывать удержания и самостоятельно подавать все необходимые формы.

Этот подход лучше всего подходит для очень малого бизнеса с простыми потребностями в расчете зарплаты и владельцев, которые уверенно работают с цифрами и требованиями законодательства.

Программное обеспечение для расчета заработной платы

Облачное ПО для расчета заработной платы автоматизирует расчеты, налоговые отчеты и платежи. Большинство платформ стоят от 4 до 8 долларов за сотрудника в месяц, что делает их доступными для растущего бизнеса.

Хорошее программное обеспечение для расчета зарплаты сокращает количество ошибок почти на 80% и автоматически обеспечивает соблюдение требований законодательства. Популярные варианты включают Gusto, QuickBooks Payroll и ADP Run.

Поставщики услуг по расчету заработной платы

Провайдеры полного цикла расчета заработной платы берут на себя всё: от вычислений и налоговых отчислений до подачи годовой отчетности. Они стоят дороже, чем просто программное обеспечение, но обеспечивают спокойствие и освобождают ваше время для других бизнес-приоритетов.

Рассмотрите возможность использования провайдера полного цикла, если у вас сложные потребности в расчете заработной платы, вы работаете в нескольких штатах или просто хотите полностью делегировать эту ответственность.

Ведение точного учета заработной платы

Ведите подробный учет заработной платы в течение как минимум четырех лет, как рекомендует IRS. К необходимым записям относятся:

• Информация о сотруднике (имя, адрес, номер социального страхования)
• Формы W-4
• Отработанные часы и ставки оплаты
• Валовая и чистая заработная плата за каждый период
• Удержания налогов и отчисления
• Вычеты на льготы и пособия
• Копии всех поданных форм

Организуйте записи по сотрудникам и по годам для удобства доступа во время аудитов или запросов сотрудников. Цифровые записи допустимы, если они точны и доступны.

Обновления по расчету заработной платы на 2025–2026 годы

Будьте в курсе последних изменений:

База начисления взносов на социальное страхование: Лимит на 2025 год составляет $176 100, что выше показателей предыдущих лет. Ознакомьтесь с обновленным лимитом на 2026 год, когда он будет объявлен.

Пороги отчетности: Начиная с выплат, произведенных в 2026 году, пороги отчетности для форм 1099-NEC и 1099-MISC увеличиваются с $600 до $2 000.

Срок подачи форм W-2: Срок подачи форм W-2 за 2025 год — 31 января 2026 года. Поскольку эта дата приходится на субботу, фактический крайний срок переносится на 2 февраля 2026 года.

Отчетность по сверхурочным: Новые положения требуют точного отслеживания сверхурочных работ и их отражения в формах W-2, начиная с 2025 года.

Точно отслеживайте свои расходы на заработную плату

Управление выплатами создает текущие расходы, которые напрямую влияют на вашу чистую прибыль — от самой заработной платы до налогов, уплачиваемых работодателем, и любых сборов за программное обеспечение или услуги. Ведение четкого учета этих затрат помогает в бюджетировании, налоговом планировании и понимании реальной стоимости трудозатрат. Beancount.io предоставляет инструменты для учета в текстовом формате, которые обеспечивают полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — без «черных ящиков» и привязки к конкретному поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на учет в текстовом формате.