La guia completa de nòmines per a petites empreses: tot el que cal saber
Un de cada tres empresaris comet errors en les nòmines, i aquests errors costen una mitjana de 291 $ cadascun per corregir-los. Per a les petites empreses que ja operen amb marges ajustats, els problemes de nòmines poden convertir-se ràpidament en maldecaps costosos que consumeixen temps, diners i la confiança dels empleats.
Gestionar les nòmines implica molt més que simplement emetre xecs. Sou responsable de calcular els salaris, retenir els impostos correctes, complir els terminis de presentació i mantenir-vos al dia amb les regulacions federals, estatals i locals. Si ho feu malament, podríeu enfrontar-vos a sancions de l'IRS, demandes dels empleats o ambdues coses.
Aquesta guia us acompanya en tot el que necessiteu saber sobre la configuració i la gestió de les nòmines per a la vostra petita empresa, des del registre inicial fins al compliment continuat.
Què és la nòmina i per què és important?
La nòmina inclou dues coses: la vostra llista d'empleats i la compensació total que els distribuïu. El procés de "gestionar la nòmina" inclou el càlcul del salari dels empleats, la gestió de les prestacions, la retenció d'impostos i la presentació d'aquests impostos a les agències governamentals corresponents.
Fer les nòmines correctament és important per diversos motius:
- Compliment legal: Les lleis federals i estatals exigeixen requisits específics de retenció, informació i pagament.
- Satisfacció dels empleats: Gairebé la meitat dels treballadors començaria a buscar una nova feina després d'experimentar problemes amb la nòmina.
- Estabilitat financera: Les sancions de l'IRS per errors en les nòmines poden devastar el flux de caixa d'una petita empresa.
- Reputació empresarial: Els problemes de nòmines poden danyar la vostra credibilitat davant dels empleats, proveïdors i possibles contractacions.
Configuració de la nòmina: primers passos
Abans de poder pagar al vostre primer empleat, heu de completar diverses tasques de configuració essencials.
Obtingueu el vostre número d'identificació de l'empleador (EIN)
El vostre EIN és bàsicament el número de la Seguretat Social de la vostra empresa. El necessitareu per obrir comptes bancaris empresarials, declarar impostos i pagar legalment als empleats.
La sol·licitud d'un EIN és gratuïta a través de l'IRS. Les sol·licituds en línia reben l'aprovació instantània, mentre que les sol·licituds per fax triguen uns quatre dies hàbils i les sol·licituds per correu poden trigar fins a un mes.
Registreu-vos a les agències estatals i locals
Segons l'estructura i la ubicació de la vostra empresa, és possible que us hàgiu de registrar per obtenir números d'identificació fiscal estatals i locals. Les obligacions fiscals varien significativament segons la jurisdicció, així que consulteu el departament d'hisenda o de tributs del vostre estat.
Un pas crític és inscriure's al Sistema Electrònic de Pagament d'Impostos Federals (EFTPS). Gairebé tots els dipòsits d'impostos federals s'han de fer electrònicament, i tenir aquest compte configurat amb antelació evita complicacions d'última hora en el moment de la presentació.
Configureu l'assegurança d'accidents de treball
L'assegurança de compensació per accidents de treball és obligatòria a la majoria d'estats un cop s'arriba a un determinat nombre d'empleats. Els requisits varien segons l'estat, així que investigueu les vostres obligacions específiques. Encara que no sigui legalment obligatori, tenir aquesta assegurança protegeix tant els vostres empleats com la vostra empresa de les conseqüències financeres de les lesions en el lloc de treball.
Informeu sobre les noves contractacions
Les lleis federals i estatals exigeixen que els ocupadors informin sobre els empleats nous i recontractats a l'agència corresponent, normalment dins dels 20 dies posteriors a la seva data d'inici. Alguns estats requereixen una notificació més ràpida, així que verifiqueu els vostres requisits locals.
Entendre els impostos sobre les nòmines
Els impostos sobre les nòmines representen un dels aspectes més complexos de la gestió de nòmines. Sou responsable de retenir certs impostos dels xecs de pagament dels empleats i de pagar-ne d'altres directament com a ocupador.
Impostos retinguts als empleats
Impost federal sobre la renda: L'import depèn del formulari W-4 de cada empleat i dels seus ingressos. Utilitzeu la Publicació 15-T de l'IRS per determinar l'import correcte de la retenció.
Impost de la Seguretat Social: Els empleats paguen el 6,2% dels seus salaris fins al límit de la base salarial anual (176.100 $ el 2025). Vosaltres també pagueu un 6,2% corresponent com a ocupador.
Impost del Medicare: Tant els empleats com els ocupadors paguen l'1,45% de tots els salaris sense límit. Els empleats que guanyen més de 200.000 $ anuals paguen un impost de Medicare addicional del 0,9%.
Impostos sobre la renda estatals i locals: Els requisits varien segons la ubicació. Alguns estats no tenen impost sobre la renda, mentre que altres tenen sistemes complexos amb múltiples trams.
Impostos pagats per l'ocupador
Impost federal per desocupació (FUTA): Els ocupadors pagueu el 6% sobre els primers 7.000 per empleat anualment).
Impost estatal per desocupació (SUTA): Les taxes i les bases salarials varien segons l'estat i sovint depenen de la vostra qualificació per experiència; els ocupadors amb menys reclamacions de desocupació solen pagar taxes més baixes.
Aportació de la Seguretat Social i el Medicare: Heu d'igualar les contribucions de l'empleat per a ambdós impostos, la qual cosa significa que la vostra responsabilitat total de la FICA és del 7,65% del salari de cada empleat.
Els cinc passos per gestionar la nòmina
Un cop hàgiu completat la configuració, la gestió de la nòmina segueix un procés constant per a cada període de pagament.
Pas 1: Calcular el salari brut
Per als empleats per hores, multipliqueu les hores treballades per la seva tarifa horària. Per als empleats assalariats, dividiu el seu salari anual pel nombre de períodes de pagament. No oblideu incloure les hores extres, bonificacions, comissions i altres compensacions.
Feu un seguiment acurat de les hores mitjançant fulls d'hores, programari de seguiment del temps o un sistema de programació. Els registres de temps precisos us protegeixen en cas de disputes salarials i ajuden a garantir que pagueu correctament els empleats.
Pas 2: Determinar les retencions i deduccions
Calculeu les retencions fiscals de cada empleat basant-vos en el seu W-4 i els tipus impositius aplicables. També resteu qualsevol deducció voluntària com:
- Primes d'assegurança mèdica
- Aportacions a la jubilació (401(k), IRA)
- Assegurança de vida
- Comptes de despeses flexibles (FSA)
- Embargaments de salaris (si escau)
Pas 3: Calcular el salari net
Resteu totes les retencions i deduccions del salari brut per determinar el sou net de cada empleat. Comproveu bé els càlculs: els errors aquí afecten directament a la butxaca dels vostres empleats.
Pas 4: Processar els pagaments
Pagueu als empleats segons el calendari establert. La majoria de les empreses utilitzen una d'aquestes freqüències:
- Setmanal: 52 períodes de pagament a l'any
- Quinzenal: 26 períodes de pagament a l'any
- Semimensual: 24 períodes de pagament a l'any (normalment l'1 i el 15)
- Mensual: 12 períodes de pagament a l'any
Les lleis estatals sovint dicten les freqüències mínimes de pagament, així que verifiqueu els requisits locals. El depòsit directe és el mètode de pagament més eficient i segur, tot i que alguns empleats poden preferir xecs en paper.
Pas 5: Dipositar els impostos i presentar els formularis requerits
Dipositeu els impostos retinguts segons el vostre calendari de dipòsit, ja sigui mensualment o quinzenalment, depenent de la vostra obligació tributària durant el període de referència (lookback period). Els dipòsits tardans comporten penalitzacions del 2% al 15% de l'import no pagat.
Els formularis clau de nòmina inclouen:
- Formulari 941: Es presenta trimestralment per informar sobre l'impost sobre la renda, la Seguretat Social i els impostos de Medicare
- Formulari 940: Es presenta anualment per informar sobre els impostos FUTA
- Formulari W-2: Es lliura a cada empleat abans del 31 de gener, mostrant els salaris anuals i les retencions
- Formulari W-3: Transmet tots els W-2 a l'Administració de la Seguretat Social
Errors comuns de nòmina a evitar
Comprendre els errors freqüents us ajuda a mantenir-vos allunyats de problemes costosos.
Classificació incorrecta dels treballadors
Etiquetar incorrectament els empleats com a contractistes independents és un dels errors de nòmina més costosos. L'IRS i les agències estatals persegueixen activament els casos de classificació incorrecta, i les sancions poden arribar als 25.000 $ o més per infracció en alguns estats.
Reviseu acuradament les directrius de l'IRS per a la classificació dels treballadors. En general, si controleu quan, on i com treballa algú, és probable que sigui un empleat en lloc d'un contractista.
Càlcul incorrecte de les hores extres
La Llei de Normes Laborals Justes (FLSA) exigeix pagar als empleats no exempts 1,5 vegades la seva tarifa habitual per les hores treballades que superin les 40 en una setmana. Alguns estats tenen requisits addicionals: Califòrnia, Alaska i Nevada exigeixen el pagament d'hores extres per treballar més de vuit hores en un sol dia.
Feu un seguiment acurat de les hores i entengueu quins empleats tenen dret a hores extres. Els empleats exempts (normalment directius i professionals assalariats que compleixen criteris específics) no reben hores extres, però classificar incorrectament un empleat no exempt com a exempt pot desencadenar reclamacions de salaris endarrerits i penalitzacions.
Incompliment dels terminis fiscals
Els dipòsits d'impostos sobre la nòmina amb retard costen del 2% al 15% de l'import no pagat, depenent de quant de temps s'hagi retardat. La presentació tardana del Formulari 941 comporta penalitzacions del 5% mensual, fins a un 25%. Aquestes comissions s'acumulen ràpidament i són totalment evitables amb una planificació adequada.
Establiu recordatoris al calendari almenys una setmana abans de cada termini. Marqueu totes les dates de presentació trimestrals i anuals al començament de cada any.
Ús de tipus impositius desactualitzats
Els tipus impositius, els límits de la base salarial i les taules de retenció canvien anualment. L'ús dels tipus de l'any passat dona lloc a retencions incorrectes que haureu de corregir, i potencialment a penalitzacions per pagament insuficient.
Consulteu la Publicació 15 de l'IRS (Circular E) cada gener per obtenir els tipus federals actualitzats. Consulteu amb l'agència tributària del vostre estat per obtenir actualitzacions específiques de l'estat.
Ignorar els requisits específics de l'estat
Cada estat té regles de nòmina úniques que cobreixen el salari mínim, les hores extres, els permisos pagats i la retenció d'impostos. Operar en diversos estats augmenta aquesta complexitat.
Investigueu els requisits específics del vostre estat o treballeu amb un proveïdor de nòmines que gestioni automàticament el compliment multiestatal.
Opcions de nòmina per a petites empreses
Teniu diverses opcions per gestionar la nòmina, cadascuna amb diferents costos i compromisos de temps.
Gestió de nòmines per compte propi (DIY)
Gestionar la nòmina vosaltres mateixos és el que té menys despeses directes, però requereix un temps i una atenció considerables. Haureu d'estar al dia dels tipus impositius, calcular les retencions manualment i presentar tots els formularis requerits vosaltres mateixos.
Aquest enfocament funciona millor per a empreses molt petites amb necessitats de nòmina senzilles i propietaris que se senten còmodes amb els números i els requisits de compliment.
Programari de nòmines
El programari de nòmines basat en el núvol automatitza els càlculs, les presentacions d'impostos i els pagaments. La majoria de plataformes costen entre 4 i 8 $ per empleat al mes, cosa que les fa assequibles per a empreses en creixement.
Un bon programari de nòmines redueix els errors fins a un 80% i gestiona el compliment automàticament. Les opcions populars inclouen Gusto, QuickBooks Payroll i ADP Run.
Proveïdors de serveis de nòmines
Els proveïdors de nòmines de servei complet s'encarreguen de tot, des dels càlculs fins als dipòsits d'impostos i les declaracions de final d'any. Tenen un cost superior al del programari sol, però ofereixen tranquil·litat i alliberen el vostre temps per a altres prioritats empresarials.
Considereu un proveïdor de servei complet si teniu necessitats de nòmines complexes, opereu en diversos estats o simplement voleu delegar aquesta responsabilitat per complet.
Manteniment de registres de nòmines precisos
Mantingueu registres de nòmines detallats durant almenys quatre anys, tal com recomana l'IRS. Els registres essencials inclouen:
- Informació de l'empleat (nom, adreça, número de la Seguretat Social)
- Formularis W-4
- Hores treballades i tarifes salarials
- Salari brut i net per a cada període
- Retencions i dipòsits d'impostos
- Deduccions de beneficis
- Còpies de tots els formularis presentats
Organitzeu els registres per empleat i per any per facilitar-ne l'accés durant les auditories o les consultes dels empleats. Els registres digitals són acceptables sempre que siguin precisos i accessibles.
Actualitzacions de nòmines 2025-2026
Estigueu al dia d'aquests canvis recents:
Base salarial de la Seguretat Social: El límit de 2025 és de 176.100 $, superior als anys anteriors. Per al 2026, reviseu el topall actualitzat quan s'anunciï.
Llindars de notificació: A partir dels pagaments realitzats el 2026, els llindars de notificació dels formularis 1099-NEC i 1099-MISC augmenten de 600 .
Termini de presentació del W-2: El termini de 2025 per als W-2 és el 31 de gener de 2026. Com que cau en dissabte, el termini real es trasllada al 2 de febrer de 2026.
Notificació d'hores extres: Les noves disposicions exigeixen un seguiment i una notificació precisos de les hores extres en els W-2 a partir de 2025.
Feu un seguiment precís de les vostres despeses de nòmina
La gestió de les nòmines genera despeses contínues que afecten directament els vostres resultats, des dels mateixos salaris fins als impostos a càrrec de l'empresa i qualsevol quota de programari o servei. Mantenir registres clars d'aquests costos ajuda en el pressupost, la planificació fiscal i la comprensió dels vostres costos laborals reals. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control total sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
