La guía completa de nómina para pequeñas empresas: Todo lo que necesitas saber

Uno de cada tres empleadores comete errores en la nómina, y esos errores cuestan un promedio de $291 cada uno para solucionarlos. Para las pequeñas empresas que ya operan con márgenes estrechos, los problemas de nómina pueden convertirse rápidamente en costosos dolores de cabeza que consumen tiempo, dinero y la confianza de los empleados.

Gestionar la nómina implica mucho más que simplemente emitir cheques. Usted es responsable de calcular los salarios, retener los impuestos correctos, cumplir con los plazos de presentación y mantenerse en cumplimiento con las regulaciones federales, estatales y locales. Si se equivoca, podría enfrentarse a multas del IRS, demandas de empleados o ambas.

Esta guía le orientará en todo lo que necesita saber sobre la configuración y la gestión de la nómina para su pequeña empresa, desde el registro inicial hasta el cumplimiento continuo.

¿Qué es la nómina y por qué es importante?

La nómina abarca dos cosas: su lista de empleados y la compensación total que les distribuye. El proceso de "gestionar la nómina" incluye el cálculo del pago de los empleados, la administración de beneficios, la retención de impuestos y el envío de esos impuestos a las agencias gubernamentales correspondientes.

Hacer bien la nómina es importante por varias razones:

• Cumplimiento legal: Las leyes federales y estatales exigen requisitos específicos de retención, informes y pago.
• Satisfacción de los empleados: Casi la mitad de los trabajadores empezarían a buscar un nuevo empleo después de experimentar problemas con la nómina.
• Estabilidad financiera: Las multas del IRS por errores en la nómina pueden devastar el flujo de caja de una pequeña empresa.
• Reputación empresarial: Los problemas de nómina pueden dañar su credibilidad ante empleados, proveedores y posibles contrataciones.

Configuración de la nómina: Primeros pasos

Antes de poder pagar a su primer empleado, debe completar varias tareas de configuración esenciales.

Obtenga su Número de Identificación del Empleador (EIN)

Su EIN es esencialmente el número de Seguro Social de su empresa. Lo necesitará para abrir cuentas bancarias comerciales, presentar impuestos y pagar legalmente a los empleados.

Solicitar un EIN es gratuito a través del IRS. Las solicitudes en línea reciben aprobación instantánea, mientras que las solicitudes por fax tardan unos cuatro días hábiles y las solicitudes por correo pueden tardar hasta un mes.

Regístrese ante las agencias estatales y locales

Dependiendo de la estructura y ubicación de su negocio, es posible que deba registrarse para obtener números de identificación fiscal estatales y locales. Las obligaciones fiscales varían significativamente según la jurisdicción, así que consulte con el departamento de ingresos o impuestos de su estado.

Un paso crítico es inscribirse en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). Casi todos los depósitos de impuestos federales deben realizarse de forma electrónica, y tener esta cuenta configurada con anticipación evita complicaciones de último momento al momento de la presentación.

Configure el Seguro de Compensación para Trabajadores

El seguro de compensación para trabajadores es obligatorio en la mayoría de los estados una vez que se alcanza un cierto número de empleados. Los requisitos varían según el estado, así que investigue sus obligaciones específicas. Incluso si no es legalmente obligatorio, contar con compensación para trabajadores protege tanto a sus empleados como a su empresa de las consecuencias financieras de las lesiones en el lugar de trabajo.

Reporte las nuevas contrataciones

Las leyes federales y estatales exigen que los empleadores informen sobre los empleados nuevos y recontratados a la agencia correspondiente, generalmente dentro de los 20 días posteriores a su fecha de inicio. Algunos estados requieren informes más rápidos, así que verifique sus requisitos locales.

Entendiendo los impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina representan uno de los aspectos más complejos de la gestión de la nómina. Usted es responsable de retener ciertos impuestos de los cheques de pago de los empleados y de pagar otros directamente como empleador.

Impuestos retenidos a los empleados

Impuesto federal sobre la renta: El monto depende del formulario W-4 de cada empleado y sus ganancias. Utilice la Publicación 15-T del IRS para determinar el monto de retención correcto.

Impuesto del Seguro Social: Los empleados pagan el 6.2% de sus salarios hasta el límite de la base salarial anual ($176,100 en 2025). Usted también paga un 6.2% equivalente como empleador.

Impuesto de Medicare: Tanto los empleados como los empleadores pagan el 1.45% de todos los salarios sin límite. Los empleados que ganan más de $200,000 anuales pagan un impuesto de Medicare adicional del 0.9%.

Impuestos sobre la renta estatales y locales: Los requisitos varían según la ubicación. Algunos estados no tienen impuesto sobre la renta, mientras que otros tienen sistemas complejos con múltiples tramos.

Impuestos pagados por el empleador

Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA): Los empleadores pagan el 6% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado. La mayoría de los empleadores reciben un crédito de hasta el 5.4% por pagar impuestos estatales por desempleo, lo que reduce la tasa efectiva de FUTA al 0.6% (máximo $42 por empleado anualmente).

Impuesto Estatal para el Desempleo (SUTA): Las tasas y las bases salariales varían según el estado y a menudo dependen de su calificación de experiencia: los empleadores con menos reclamos por desempleo suelen pagar tasas más bajas.

Aportación de Seguro Social y Medicare: Usted iguala las contribuciones del empleado para ambos impuestos, lo que significa que su responsabilidad total de FICA es del 7.65% de cada empleado de los salarios.

Los cinco pasos para gestionar la nómina

Una vez que haya completado la configuración, la gestión de la nómina sigue un proceso constante para cada período de pago.

Paso 1: Calcular el salario bruto

Para los empleados por hora, multiplique las horas trabajadas por su tarifa por hora. Para los empleados asalariados, divida su salario anual por el número de periodos de pago. No olvide incluir horas extras, bonos, comisiones y otras compensaciones.

Realice un seguimiento cuidadoso de las horas mediante hojas de asistencia, software de seguimiento de tiempo o un sistema de programación. Los registros de tiempo precisos lo protegen en caso de disputas salariales y ayudan a garantizar que está pagando correctamente a los empleados.

Paso 2: Determinar las retenciones y deducciones

Calcule las retenciones de impuestos de cada empleado basándose en su formulario W-4 y las tasas impositivas aplicables. También reste cualquier deducción voluntaria como:

• Primas de seguro médico
• Aportaciones a la jubilación (401(k), IRA)
• Seguro de vida
• Cuentas de gastos flexibles (FSA)
• Embargos de salario (si corresponde)

Paso 3: Calcular el salario neto

Reste todas las retenciones y deducciones del salario bruto para determinar el salario neto (sueldo neto) que el empleado recibirá efectivamente. Verifique dos veces sus cálculos: los errores aquí afectan directamente a los bolsillos de sus empleados.

Paso 4: Procesar los pagos

Pague a los empleados de acuerdo con su calendario establecido. La mayoría de las empresas utilizan una de estas frecuencias:

• Semanal: 52 periodos de pago al año
• Bi-semanal: 26 periodos de pago al año
• Quincenal: 24 periodos de pago al año (normalmente los días 1 y 15)
• Mensual: 12 periodos de pago al año

Las leyes estatales a menudo dictan las frecuencias mínimas de pago, así que verifique sus requisitos locales. El depósito directo es el método de pago más eficiente y seguro, aunque algunos empleados pueden preferir cheques en papel.

Paso 5: Depositar impuestos y presentar los formularios requeridos

Deposite los impuestos retenidos de acuerdo con su calendario de depósitos, ya sea mensual o semisemanal, dependiendo de su responsabilidad tributaria durante el periodo de referencia (lookback period). Los depósitos tardíos incurren en penalizaciones del 2% al 15% del monto no pagado.

Los formularios clave de nómina incluyen:

• Formulario 941: Se presenta trimestralmente para informar sobre los impuestos sobre la renta, el Seguro Social y el Medicare.
• Formulario 940: Se presenta anualmente para informar sobre los impuestos FUTA.
• Formulario W-2: Se entrega a cada empleado antes del 31 de enero, mostrando los salarios anuales y las retenciones.
• Formulario W-3: Se utiliza para enviar todos los formularios W-2 a la Administración del Seguro Social.

Errores comunes de nómina que se deben evitar

Comprender los errores frecuentes le ayudará a evitar problemas costosos.

Clasificación errónea de los trabajadores

Etiquetar incorrectamente a los empleados como contratistas independientes es uno de los errores de nómina más costosos. El IRS y las agencias estatales persiguen activamente los casos de clasificación errónea, y las multas pueden alcanzar los $25,000 o más por infracción en algunos estados.

Revise cuidadosamente las directrices del IRS para la clasificación de trabajadores. Generalmente, si usted controla cuándo, dónde y cómo trabaja alguien, es probable que sea un empleado en lugar de un contratista.

Cálculo erróneo de las horas extras

La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) exige el pago a los empleados no exentos de 1.5 veces su tarifa regular por las horas trabajadas que superen las 40 en una semana. Algunos estados tienen requisitos adicionales: California, Alaska y Nevada exigen horas extras por trabajar más de ocho horas en un solo día.

Realice un seguimiento preciso de las horas y comprenda qué empleados califican para el pago de horas extras. Los empleados exentos (normalmente gerentes y profesionales asalariados que cumplen criterios específicos) no reciben horas extras, pero clasificar erróneamente a un empleado no exento como exento puede desencadenar reclamaciones de salarios retroactivos y multas.

Incumplimiento de los plazos fiscales

Los depósitos de impuestos sobre la nómina fuera de plazo cuestan entre el 2% y el 15% del monto no pagado, dependiendo de la demora. Las presentaciones tardías del Formulario 941 incurren en multas del 5% mensual, hasta un 25%. Estos cargos se acumulan rápidamente y son totalmente evitables con una planificación adecuada.

Establezca recordatorios en el calendario al menos una semana antes de cada fecha límite. Marque todas las fechas de presentación trimestrales y anuales al comienzo de cada año.

Uso de tasas impositivas desactualizadas

Las tasas impositivas, los límites de la base salarial y las tablas de retención cambian anualmente. El uso de las tasas del año pasado da como resultado retenciones incorrectas que deberá corregir, y potencialmente multas por pago insuficiente.

Revise la Publicación 15 del IRS (Circular E) cada mes de enero para conocer las tasas federales updated. Consulte con su agencia tributaria estatal para obtener actualizaciones específicas del estado.

Ignorar los requisitos específicos de cada estado

Cada estado tiene reglas de nómina únicas que cubren el salario mínimo, las horas extras, las licencias pagadas y la retención de impuestos. Operar en varios estados agrava esta complejidad.

Investigue los requisitos específicos de su estado o trabaje con un proveedor de nómina que gestione el cumplimiento en varios estados de forma automática.

Opciones de nómina para pequeñas empresas

Tiene varias opciones para gestionar la nómina, cada una con diferentes costos y compromisos de tiempo.

Gestión de nómina por cuenta propia (DIY)

Gestionar la nómina usted mismo es lo que menos cuesta en gastos directos, pero requiere una cantidad significativa de tiempo y atención. Deberá mantenerse al día con las tasas impositivas, calcular las retenciones manualmente y presentar todos los formularios requeridos usted mismo.

Este enfoque funciona mejor para empresas muy pequeñas con necesidades de nómina sencillas y propietarios que se sientan cómodos con los números y los requisitos de cumplimiento.

Software de nómina

El software de nómina basado en la nube automatiza los cálculos, las presentaciones de impuestos y los pagos. La mayoría de las plataformas cuestan entre $4 y $8 por empleado al mes, lo que las hace asequibles para las empresas en crecimiento.

Un buen software de nómina reduce los errores hasta en un 80% y gestiona el cumplimiento de forma automática. Las opciones populares incluyen Gusto, QuickBooks Payroll y ADP Run.

Proveedores de servicios de nómina

Los proveedores de servicios integrales de nómina se encargan de todo, desde los cálculos hasta los depósitos de impuestos y las declaraciones de fin de año. Cuestan más que el software por sí solo, pero ofrecen tranquilidad y liberan su tiempo para otras prioridades del negocio.

Considere un proveedor de servicios integrales si tiene necesidades complejas de nómina, opera en varios estados o simplemente desea delegar esta responsabilidad por completo.

Mantener registros de nómina precisos

Mantenga registros detallados de nómina durante al menos cuatro años, según lo recomendado por el IRS. Los registros esenciales incluyen:

• Información del empleado (nombre, dirección, número de Seguro Social)
• Formularios W-4
• Horas trabajadas y tasas de pago
• Salario bruto y neto de cada periodo
• Retenciones y depósitos de impuestos
• Deducciones por beneficios
• Copias de todos los formularios presentados

Organice los registros por empleado y por año para facilitar el acceso durante auditorías o consultas de los empleados. Los registros digitales son aceptables siempre que sean precisos y accesibles.

Actualizaciones de nómina 2025-2026

Manténgase al día con estos cambios recientes:

Base salarial del Seguro Social: El límite de 2025 es de $176,100, un aumento respecto a años anteriores. Para 2026, revise el tope actualizado cuando se anuncie.

Umbrales de reporte: A partir de los pagos realizados en 2026, los umbrales de reporte para los formularios 1099-NEC y 1099-MISC aumentan de $600 a $2,000.

Plazo de presentación del W-2: La fecha límite de 2025 para los formularios W-2 es el 31 de enero de 2026. Dado que ese día cae en sábado, la fecha límite real se traslada al 2 de febrero de 2026.

Reporte de horas extras: Nuevas disposiciones requieren un seguimiento y reporte preciso de las horas extras en los formularios W-2 a partir de 2025.

Realice un seguimiento preciso de sus gastos de nómina

La gestión de la nómina genera gastos continuos que afectan directamente a sus resultados finales, desde los propios salarios hasta los impuestos pagados por el empleador y cualquier tarifa de software o servicio. Mantener registros claros de estos costos ayuda con el presupuesto, la planificación fiscal y la comprensión de sus verdaderos costos laborales. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros: sin cajas negras, sin dependencia de proveedores. Comience de forma gratuita y descubra por qué los desarrolladores y profesionales de finanzas se están pasando a la contabilidad en texto plano.