Der vollständige Leitfaden zur Lohnabrechnung für Kleinunternehmen: Alles, was Sie wissen müssen
Einer von drei Arbeitgebern macht Fehler bei der Lohnabrechnung, und diese Fehler kosten im Durchschnitt jeweils 291 $, um sie zu beheben. Für kleine Unternehmen, die bereits mit knappen Margen arbeiten, können Probleme bei der Lohnabrechnung schnell zu teuren Kopfschmerzen werden, die Zeit, Geld und das Vertrauen der Mitarbeiter kosten.
Die Durchführung der Lohnabrechnung umfasst viel mehr als nur das Ausstellen von Schecks. Sie sind dafür verantwortlich, Löhne zu berechnen, die korrekten Steuern einzubehalten, Abgabetermine einzuhalten und die Konformität mit Bundes-, Landes- und lokalen Vorschriften sicherzustellen. Machen Sie es falsch, drohen Ihnen IRS-Strafen, Klagen von Mitarbeitern oder beides.
Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über die Einrichtung und Durchführung der Lohnabrechnung für Ihr Kleinunternehmen wissen müssen, von der ersten Registrierung bis zur laufenden Compliance.
Was ist Lohnabrechnung und warum ist sie wichtig?
Die Lohnabrechnung (Payroll) umfasst zwei Dinge: Ihr Mitarbeiterverzeichnis und die gesamte Vergütung, die Sie an diese verteilen. Der Prozess der „Lohnabrechnung“ beinhaltet die Berechnung des Mitarbeiterlohns, die Verwaltung von Sozialleistungen, das Einbehalten von Steuern und das Abführen dieser Steuern an die entsprechenden Regierungsbehörden.
Die korrekte Lohnabrechnung ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Rechtliche Konformität: Bundes- und Landesgesetze schreiben spezifische Anforderungen für Einbehaltung, Berichterstattung und Zahlung vor.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Fast die Hälfte der Arbeitnehmer würde anfangen, nach einem neuen Job zu suchen, nachdem sie Probleme bei der Lohnabrechnung erlebt haben.
- Finanzielle Stabilität: IRS-Strafen für Lohnabrechnungsfehler können den Cashflow eines Kleinunternehmens ruinieren.
- Unternehmensreputation: Probleme bei der Lohnabrechnung können Ihre Glaubwürdigkeit bei Mitarbeitern, Lieferanten und potenziellen Neueinstellungen schädigen.
Einrichtung der Lohnabrechnung: Erste Schritte
Bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter bezahlen können, müssen Sie mehrere wesentliche Einrichtungsaufgaben erledigen.
Holen Sie sich Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN)
Ihre EIN ist im Wesentlichen die Sozialversicherungsnummer Ihres Unternehmens. Sie benötigen sie, um Geschäftskonten zu eröffnen, Steuern einzureichen und Mitarbeiter legal zu bezahlen.
Die Beantragung einer EIN ist über den IRS kostenlos. Online-Anträge erhalten eine sofortige Genehmigung, während Fax-Anträge etwa vier Werktage und Post-Anträge bis zu einem Monat dauern können.
Registrierung bei staatlichen und lokalen Behörden
Abhängig von Ihrer Unternehmensstruktur und Ihrem Standort müssen Sie sich möglicherweise für staatliche und lokale Steueridentifikationsnummern registrieren. Die steuerlichen Verpflichtungen variieren je nach Gerichtsbarkeit erheblich, prüfen Sie dies daher bei der Finanzbehörde Ihres Bundesstaates.
Ein kritischer Schritt ist die Anmeldung beim Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Fast alle Bundessteuerzahlungen müssen elektronisch erfolgen, und die Einrichtung dieses Kontos im Voraus verhindert Hektik in letzter Minute bei der Steuererklärung.
Unfallversicherung einrichten
Eine Unfallversicherung (Workers' Compensation) ist in den meisten Bundesstaaten obligatorisch, sobald Sie eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern erreichen. Die Anforderungen variieren je nach Bundesstaat, informieren Sie sich also über Ihre spezifischen Verpflichtungen. Selbst wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, schützt eine Unfallversicherung sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Unternehmen vor den finanziellen Folgen von Arbeitsunfällen.
Neueinstellungen melden
Bundes- und Landesgesetze verpflichten Arbeitgeber, neue und wiedereingestellte Mitarbeiter der entsprechenden Behörde zu melden, in der Regel innerhalb von 20 Tagen nach ihrem Arbeitsbeginn. Einige Bundesstaaten verlangen eine schnellere Berichterstattung, prüfen Sie daher Ihre lokalen Anforderungen.
Lohnsteuern verstehen
Lohnsteuern stellen einen der komplexesten Aspekte der Lohnabrechnung dar. Sie sind dafür verantwortlich, bestimmte Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einzubehalten und andere direkt als Arbeitgeber zu zahlen.
Von Mitarbeitern einbehaltene Steuern
Bundes-Einkommensteuer: Der Betrag hängt vom W-4-Formular jedes Mitarbeiters und seinem Verdienst ab. Verwenden Sie die IRS-Publikation 15-T, um den korrekten Einbehaltungsbetrag zu ermitteln.
Sozialversicherungssteuer: Mitarbeiter zahlen 6,2 % ihres Lohns bis zur jährlichen Bemessungsgrenze (176.100 $ im Jahr 2025). Sie zahlen als Arbeitgeber ebenfalls denselben Betrag von 6,2 %.
Medicare-Steuer: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlen 1,45 % aller Löhne ohne Obergrenze. Mitarbeiter, die jährlich mehr als 200.000 $ verdienen, zahlen eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 %.
Staatliche und lokale Einkommensteuern: Die Anforderungen variieren je nach Standort. Einige Bundesstaaten haben keine Einkommensteuer, während andere komplexe Systeme mit mehreren Steuerklassen haben.
Arbeitgeberseitig gezahlte Steuern
Bundes-Arbeitslosensteuer (FUTA): Arbeitgeber zahlen 6 % auf die ersten 7.000 pro Mitarbeiter jährlich).
Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA): Sätze und Bemessungsgrenzen variieren je nach Bundesstaat und hängen oft von Ihrer Erfahrungsbewertung ab – Arbeitgeber mit weniger Arbeitslosenansprüchen zahlen in der Regel niedrigere Sätze.
Social Security und Medicare Matching: Sie übernehmen den Arbeitgeberanteil für beide Steuern, was bedeutet, dass Ihre gesamte FICA-Verantwortung 7,65 % des Lohns jedes Mitarbeiters beträgt.
Die fünf Schritte der Lohnabrechnung
Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, folgt die Durchführung der Lohnabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum einem konsistenten Prozess.
Schritt 1: Bruttolohn berechnen
Bei Mitarbeitern auf Stundenbasis multiplizieren Sie die geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundensatz. Bei Angestellten mit festem Gehalt teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Abrechnungszeiträume. Vergessen Sie nicht, Überstunden, Boni, Provisionen und andere Vergütungen einzubeziehen.
Erfassen Sie die Arbeitsstunden sorgfältig mithilfe von Stundenzetteln, Zeiterfassungssoftware oder einem Planungssystem. Genaue Zeitnachweise schützen Sie im Falle von Lohnstreitigkeiten und helfen sicherzustellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter korrekt bezahlen.
Schritt 2: Abzüge und Einbehaltungen bestimmen
Berechnen Sie die Steuereinbehalte für jeden Mitarbeiter basierend auf dessen W-4-Formular und den geltenden Steuersätzen. Ziehen Sie außerdem alle freiwilligen Abzüge ab, wie zum Beispiel:
- Krankenversicherungsbeiträge
- Rentenvorsorgebeiträge (401(k), IRA)
- Lebensversicherungen
- Flexible Ausgabekonten (FSA)
- Lohnpfändungen (falls zutreffend)
Schritt 3: Nettolohn berechnen
Subtrahieren Sie alle Einbehaltungen und Abzüge vom Bruttolohn, um den Auszahlungsbetrag (Nettolohn) für jeden Mitarbeiter zu ermitteln. Überprüfen Sie Ihre Berechnungen doppelt – Fehler wirken sich hier direkt auf den Geldbeutel Ihrer Mitarbeiter aus.
Schritt 4: Zahlungen abwickeln
Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter gemäß Ihrem festgelegten Zeitplan. Die meisten Unternehmen nutzen eine dieser Frequenzen:
- Wöchentlich: 52 Abrechnungszeiträume pro Jahr
- Zweiwöchentlich: 26 Abrechnungszeiträume pro Jahr
- Halbmonatlich: 24 Abrechnungszeiträume pro Jahr (typischerweise am 1. und 15.)
- Monatlich: 12 Abrechnungszeiträume pro Jahr
Gesetze auf Bundesstaatsebene schreiben oft Mindestzahlungsintervalle vor, prüfen Sie daher Ihre lokalen Anforderungen. Die direkte Einzahlung (Direct Deposit) ist die effizienteste und sicherste Zahlungsmethode, obwohl einige Mitarbeiter Papierschecks bevorzugen könnten.
Schritt 5: Steuern abführen und erforderliche Formulare einreichen
Führen Sie die einbehaltenen Steuern gemäß Ihrem Abführungsplan ab – entweder monatlich oder halb-wöchentlich, abhängig von Ihrer Steuerschuld im Lookback-Zeitraum. Bei verspäteten Zahlungen fallen Strafen von 2 % bis 15 % des unbezahlten Betrags an.
Wichtige Formulare der Lohnbuchhaltung sind:
- Formular 941: Vierteljährlich einzureichen, um Einkommensteuer, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zu melden.
- Formular 940: Jährlich einzureichen, um FUTA-Steuern (Arbeitslosensteuer des Bundes) zu melden.
- Formular W-2: Wird jedem Mitarbeiter bis zum 31. Januar ausgehändigt und weist den Jahreslohn sowie die Einbehaltungen aus.
- Formular W-3: Übermittelt alle W-2-Formulare an die Sozialversicherungsbehörde (Social Security Administration).
Häufige Fehler in der Lohnbuchhaltung vermeiden
Das Verständnis häufiger Fehler hilft Ihnen, kostspielige Probleme zu vermeiden.
Falsche Einstufung von Arbeitskräften
Die fälschliche Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer ist einer der teuersten Fehler in der Lohnbuchhaltung. Das IRS und staatliche Behörden verfolgen Fälle von Feh Einstufungen aktiv, und die Strafen können in einigen Bundesstaaten 25.000 $ oder mehr pro Verstoß erreichen.
Prüfen Sie die IRS-Richtlinien zur Einstufung von Arbeitskräften sorgfältig. Generell gilt: Wenn Sie kontrollieren, wann, wo und wie jemand arbeitet, handelt es sich wahrscheinlich eher um einen Angestellten als um einen Auftragnehmer.
Falsche Berechnung von Überstunden
Der Fair Labor Standards Act schreibt vor, nicht befreiten Mitarbeitern das 1,5-fache ihres regulären Satzes für Arbeitsstunden zu zahlen, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen. Einige Bundesstaaten haben zusätzliche Anforderungen – Kalifornien, Alaska und Nevada schreiben Überstunden für mehr als acht Arbeitsstunden an einem einzigen Tag vor.
Erfassen Sie die Stunden genau und verstehen Sie, welche Mitarbeiter Anspruch auf Überstunden haben. Befreite Mitarbeiter (in der Regel angestellte Manager und Fachkräfte, die bestimmte Kriterien erfüllen) erhalten keine Überstundenvergütung, aber die falsche Einstufung eines nicht befreiten Mitarbeiters als befreit kann Nachzahlungsansprüche und Strafen auslösen.
Versäumen von Steuerfristen
Verspätete Lohnsteuerzahlungen kosten je nach Verzögerung 2 % bis 15 % des unbezahlten Betrags. Verspätete Einreichungen des Formulars 941 führen zu Strafen von 5 % pro Monat, bis zu maximal 25 %. Diese Gebühren summieren sich schnell und sind bei ordnungsgemäßer Planung völlig vermeidbar.
Setzen Sie Kalender-Erinnerungen mindestens eine Woche vor jeder Frist. Markieren Sie alle vierteljährlichen und jährlichen Einreichungstermine zu Beginn jedes Jahres.
Verwendung veralteter Steuersätze
Steuersätze, Bemessungsgrenzen und Abzugstabellen ändern sich jährlich. Die Verwendung der Sätze des Vorjahres führt zu falschen Einbehaltungen, die Sie korrigieren müssen – und potenziell zu Strafen wegen Unterzahlung.
Prüfen Sie jeden Januar die IRS-Publikation 15 (Circular E) auf aktualisierte Bundessteuersätze. Informieren Sie sich bei Ihrer staatlichen Steuerbehörde über bundesstaatsspezifische Aktualisierungen.
Ignorieren bundesstaatsspezifischer Anforderungen
Jeder Bundesstaat hat eigene Regeln für die Lohnbuchhaltung, die Mindestlohn, Überstunden, bezahlten Urlaub und Steuereinbehalt abdecken. Die Tätigkeit in mehreren Bundesstaaten erhöht diese Komplexität zusätzlich.
Recherchieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Bundesstaates oder arbeiten Sie mit einem Lohnabrechnungsanbieter zusammen, der die Compliance für mehrere Bundesstaaten automatisch abwickelt.
Lohnbuchhaltungsoptionen für kleine Unternehmen
Sie haben mehrere Möglichkeiten zur Verwaltung der Lohnbuchhaltung, die jeweils mit unterschiedlichen Kosten und Zeitaufwand verbunden sind.
Eigenständige Lohnbuchhaltung (DIY)
Die eigenständige Abwicklung der Lohnbuchhaltung verursacht die geringsten direkten Kosten, erfordert jedoch erheblichen Zeitaufwand und Aufmerksamkeit. Sie müssen über Steuersätze auf dem Laufenden bleiben, Einbehaltungen manuell berechnen und alle erforderlichen Formulare selbst einreichen.
Dieser Ansatz eignet sich am besten für sehr kleine Unternehmen mit einfachen Anforderungen an die Lohnbuchhaltung und Inhabern, die sicher im Umgang mit Zahlen und Compliance-Vorschriften sind.
Lohnbuchhaltungssoftware
Cloudbasierte Lohnbuchhaltungssoftware automatisiert Berechnungen, Steueranmeldungen und Zahlungen. Die meisten Plattformen kosten zwischen 4 pro Mitarbeiter und Monat, was sie für wachsende Unternehmen erschwinglich macht.
Gute Lohnbuchhaltungssoftware reduziert Fehler um bis zu 80 % und übernimmt die Compliance automatisch. Beliebte Optionen sind Gusto, QuickBooks Payroll und ADP Run.
Lohnabrechnungsdienstleister
Full-Service-Lohnabrechnungsanbieter übernehmen alles von den Berechnungen über die Steuerabführungen bis hin zu den Jahresmeldungen. Sie kosten mehr als reine Softwarelösungen, bieten aber Sicherheit und setzen Zeit für andere geschäftliche Prioritäten frei.
Erwägen Sie einen Full-Service-Anbieter, wenn Sie komplexe Anforderungen an die Lohnabrechnung haben, in mehreren Bundesstaaten tätig sind oder diese Verantwortung einfach komplett abgeben möchten.
Genaue Lohnunterlagen führen
Bewahren Sie detaillierte Lohnunterlagen für mindestens vier Jahre auf, wie vom IRS empfohlen. Zu den wesentlichen Unterlagen gehören:
- Mitarbeiterinformationen (Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer)
- W-4-Formulare
- Geleistete Arbeitsstunden und Lohnsätze
- Brutto- und Nettolohn für jeden Zeitraum
- Steuereinbehalte und -abführungen
- Abzüge für Sozialleistungen
- Kopien aller eingereichten Formulare
Organisieren Sie die Unterlagen nach Mitarbeitern und Jahr, um bei Prüfungen oder Mitarbeiteranfragen einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. Digitale Aufzeichnungen sind akzeptabel, solange sie genau und zugänglich sind.
Lohnabrechnungs-Updates 2025-2026
Bleiben Sie über diese aktuellen Änderungen auf dem Laufenden:
Beitragsbemessungsgrenze der Sozialversicherung: Die Grenze für 2025 liegt bei $176.100, was einer Steigerung gegenüber den Vorjahren entspricht. Überprüfen Sie für 2026 die aktualisierte Obergrenze, sobald sie bekannt gegeben wird.
Meldeschwellen: Ab den im Jahr 2026 geleisteten Zahlungen steigen die Meldeschwellen für 1099-NEC und 1099-MISC von $600 auf $2.000.
W-2 Einreichungsfrist: Die Frist für W-2-Formulare für 2025 ist der 31. Januar 2026. Da dieser Tag auf einen Samstag fällt, verschiebt sich die tatsächliche Frist auf den 2. Februar 2026.
Überstunden-Berichterstattung: Neue Bestimmungen erfordern ab 2025 eine genaue Erfassung und Meldung von Überstunden auf den W-2-Formularen.
Erfassen Sie Ihre Lohnkosten präzise
Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verursacht laufende Kosten, die sich direkt auf Ihr Nettoergebnis auswirken – von den Löhnen selbst über die vom Arbeitgeber gezahlten Steuern bis hin zu Software- oder Servicegebühren. Eine klare Dokumentation dieser Kosten hilft bei der Budgetierung, der Steuerplanung und dem Verständnis Ihrer tatsächlichen Arbeitskosten. Beancount.io bietet Klartext-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten ermöglicht – keine Blackboxen, keine Anbieterabhängigkeit. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzexperten auf Klartext-Buchhaltung umsteigen.
