Пълното ръководство за ТРЗ в малкия бизнес: Всичко, което трябва да знаете

Един на всеки трима работодатели допуска грешки при изплащането на заплати, а коригирането на тези грешки струва средно 291 долара за всяка една от тях. За малките предприятия, които и без това работят с ниски маржове, проблемите с ведомостта за заплати могат бързо да се превърнат в скъпоструващо главоболие, което изразходва време, пари и доверието на служителите.

Обработката на заплатите включва много повече от простото издаване на чекове. Вие носите отговорност за изчисляването на възнагражденията, удържането на правилните данъци, спазването на сроковете за подаване на декларации и съобразяването с федералните, щатските и местните разпоредби. Ако допуснете грешка, може да се сблъскате с глоби от IRS, съдебни дела от служители или и двете.

Това ръководство ще ви преведе през всичко, което трябва да знаете за настройката и управлението на заплатите за вашия малък бизнес — от първоначалната регистрация до текущото спазване на правилата.

Какво е ТРЗ и защо е важно?

Понятието за заплати (payroll) обхваща две неща: списъка на вашите служители и общото възнаграждение, което им разпределяте. Процесът на „обработка на заплати“ включва изчисляване на възнагражденията на служителите, управление на обезщетенията, удържане на данъци и внасяне на тези данъци в съответните държавни агенции.

Правилното управление на заплатите е важно по няколко причини:

• Законово съответствие: Федералните и щатските закони налагат специфични изисквания за удържане, отчитане и плащане
• Удовлетвореност на служителите: Почти половината от работниците биха започнали да си търсят нова работа след проблеми с изплащането на заплатите
• Финансова стабилност: Глобите от IRS за грешки при заплатите могат да съсипят паричния поток на малкия бизнес
• Репутация на бизнеса: Проблемите със заплатите могат да навредят на доверието към вас от страна на служители, доставчици и потенциални кадри

Настройка на изплащането на заплати: Първи стъпки

Преди да можете да платите на първия си служител, трябва да изпълните няколко основни задачи по настройката.

Вземете своя идентификационен номер на работодателя (EIN)

Вашият EIN е по същество социалноосигурителният номер на вашия бизнес. Ще ви е необходим, за да отваряте бизнес банкови сметки, да подавате данъчни декларации и законно да плащате на служителите си.

Кандидатстването за EIN е безплатно чрез IRS. Онлайн заявленията получават незабавно одобрение, докато заявленията по факс отнемат около четири работни дни, а тези по пощата могат да отнемат до един месец.

Регистрация в щатски и местни агенции

В зависимост от структурата и местоположението на вашия бизнес може да се наложи да се регистрирате за щатски и местни данъчни идентификационни номера. Данъчните задължения варират значително според юрисдикцията, затова се консултирайте с отдела по приходите или данъчната администрация на вашия щат.

Една от критичните стъпки е записването в Електронната система за плащане на федерални данъци (EFTPS). Почти всички федерални данъчни депозити трябва да се правят по електронен път, а предварителната настройка на този акаунт предотвратява бързането в последната минута при подаване на декларациите.

Настройка на застраховка „Трудова злополука“

Застраховката за трудова злополука (Workers' compensation) е задължителна в повечето щати, след като достигнете определен брой служители. Изискванията варират според щатa, затова проучете специфичните си задължения. Дори и да не е законово изискано, притежаването на такава застраховка защитава както вашите служители, така и бизнеса ви от финансовите последици при трудови наранявания.

Докладване за новоназначени служители

Федералните и щатските закони изискват от работодателите да докладват за нови и повторно наети служители на съответната агенция, обикновено в рамките на 20 дни от датата на започване на работа. Някои щати изискват по-бързо докладване, затова проверете местните изисквания.

Разбиране на данъците върху заплатите

Данъците върху заплатите представляват един от най-сложните аспекти на управлението на ТРЗ. Вие носите отговорност за удържането на определени данъци от заплатите на служителите и за директното плащане на други в качеството си на работодател.

Данъци, удържани от служителите

Федерален данък върху доходите: Сумата зависи от формуляра W-4 на всеки служител и неговите доходи. Използвайте публикация 15-T на IRS, за да определите правилната сума за удържане.

Данък за социално осигуряване: Служителите плащат 6,2% от заплатите си до годишния лимит на осигурителната база (176 100 долара през 2025 г.). Вие също плащате съответстващите 6,2% като работодател.

Данък Medicare: Както служителите, така и работодателите плащат 1,45% от всички заплати без таван. Служителите, печелещи над 200 000 долара годишно, плащат допълнителен данък Medicare от 0,9%.

Щатски и местни данъци върху доходите: Изискванията варират според местоположението. Някои щати нямат данък върху доходите, докато други имат сложни системи с множество скали.

Данъци, плащани от работодателя

Федерален данък за безработица (FUTA): Работодателите плащат 6% върху първите 7000 долара от заплатата на всеки служител. Повечето работодатели получават кредит до 5,4% за плащане на щатски данъци за безработица, което намалява ефективната ставка на FUTA до 0,6% (максимум 42 долара на служител годишно).

Щатски данък за безработица (SUTA): Ставките и осигурителните прагове варират според щатa и често зависят от вашия рейтинг на опит — работодателите с по-малко искове за безработица обикновено плащат по-ниски ставки.

Съответствие на социалното осигуряване и Medicare: Вие дублирате вноските на служителя и за двата данъка, което означава, че общата ви отговорност по FICA е 7,65% от заплатата на всеки служител.

Петте стъпки за изплащане на заплати

След като завършите настройката, процесът по изплащане на заплати следва последователен алгоритъм за всеки период на плащане.

Стъпка 1: Изчисляване на брутното възнаграждение

За служители на почасово заплащане умножете изработените им часове по тяхната часова ставка. За служители на фиксирана заплата разделете годишното им възнаграждение на броя периоди на плащане. Не забравяйте да включите извънреден труд, бонуси, комисионни и други компенсации.

Проследявайте часовете внимателно, като използвате графици, софтуер за отчитане на времето или система за планиране. Точните записи на времето ви защитават в случай на спорове за заплати и помага да се гарантира, че плащате на служителите правилно.

Стъпка 2: Определяне на удръжките

Изчислете данъчните удръжки на всеки служител въз основа на техния формуляр W-4 и приложимите данъчни ставки. Също така извадете всички доброволни удръжки като:

• Вноски за здравно осигуряване
• Пенсионни вноски (401(k), IRA)
• Застраховка „Живот“
• Гъвкави сметки за разходи (FSA)
• Запори върху заплати (ако са приложими)

Стъпка 3: Изчисляване на нетното възнаграждение

Извадете всички удръжки от брутното възнаграждение, за да определите чистата сума за получаване от всеки служител. Проверете изчисленията си два пъти – грешките тук пряко влияят върху финансите на вашите служители.

Стъпка 4: Изплащане на възнагражденията

Плащайте на служителите според вашия установен график. Повечето предприятия използват една от следните честоти:

• Седмично: 52 периода на плащане годишно
• На всеки две седмици: 26 периода на плащане годишно
• Два пъти месечно: 24 периода на плащане годишно (обикновено на 1-во и 15-о число)
• Месечно: 12 периода на плащане годишно

Местните закони често диктуват минималната честота на плащане, така че проверете вашите регионални изисквания. Директният депозит е най-ефективният и сигурен метод за плащане, въпреки че някои служители може да предпочетат чекове на хартия.

Стъпка 5: Депозиране на данъци и подаване на изискваните формуляри

Депозирайте удържаните данъци съгласно вашия график за депозиране – месечно или два пъти седмично, в зависимост от вашето данъчно задължение през базовия период. Закъснелите депозити водят до санкции от 2% до 15% от неплатената сума.

Ключовите формуляри за заплати включват:

• Формуляр 941: Подава се тримесечно за отчитане на данъците върху доходите, социалното осигуряване и здравното осигуряване (Medicare)
• Формуляр 940: Подава се ежегодно за отчитане на федералните данъци за безработица (FUTA)
• Формуляр W-2: Предоставя се на всеки служител до 31 януари, като показва годишните възнаграждения и удръжките
• Формуляр W-3: Предава всички формуляри W-2 към Службата за социално осигуряване

Чести грешки при заплатите, които да избягвате

Разбирането на честите грешки ви помага да избегнете скъпоструващи проблеми.

Погрешна класификация на работниците

Неправилното определяне на служителите като независими изпълнители е една от най-скъпите грешки при обработката на заплати. IRS и държавните агенции активно преследват случаи на погрешна класификация, а санкциите могат да достигнат 25 000 долара или повече за нарушение в някои щати.

Разгледайте внимателно насоките на IRS за класификация на работниците. Обикновено, ако контролирате кога, къде и как работи някой, той вероятно е служител, а не изпълнител.

Погрешно изчисляване на извънредния труд

Законът за честните трудови стандарти (FLSA) изисква на служителите без право на освобождаване да се плаща 1,5 пъти редовната им ставка за изработени часове над 40 за седмица. Някои щати имат допълнителни изисквания – Калифорния, Аляска и Невада изискват заплащане на извънреден труд при работа повече от осем часа в рамките на един ден.

Проследявайте часовете точно и знайте кои служители отговарят на условията за извънреден труд. Освободените служители (обикновено мениджъри и професионалисти на заплата, отговарящи на специфични критерии) не получават извънреден труд, но погрешното класифициране на неосвободен служител като освободен може да доведе до искове за неизплатени заплати и санкции.

Пропускане на данъчни срокове

Закъснелите депозити на данъци върху заплатите струват от 2% до 15% от неплатената сума, в зависимост от закъснението. Закъснелите подавания на Формуляр 941 водят до 5% санкция на месец, до 25%. Тези такси се натрупват бързо и са напълно избежни при правилно планиране.

Задайте напомняния в календара поне една седмица преди всеки краен срок. Отбележете всички тримесечни и годишни дати за подаване в началото на всяка година.

Използване на остарели данъчни ставки

Данъчните ставки, лимитите на осигурителния доход и таблиците за удръжки се променят ежегодно. Използването на ставките от миналата година води до неправилни удръжки, които ще трябва да коригирате – и потенциално до санкции за недоплащане.

Преглеждайте публикация 15 на IRS (Циркуляр E) всеки януари за актуализирани федерални ставки. Проверявайте във вашата щатска данъчна агенция за специфични актуализации за региона.

Игнориране на специфичните за щата изисквания

Всеки щат има уникални правила за заплатите, обхващащи минималната заплата, извънредния труд, платения отпуск и данъчните удръжки. Работата в множество щати допълнително усложнява ситуацията.

Проучете специфичните изисквания на вашия щат или работете с доставчик на услуги за заплати, който автоматично се справя със спазването на изискванията в множество щати.

Опции за управление на заплати за малкия бизнес

Имате няколко възможности за управление на заплатите, всяка с различни разходи и времеви ангажименти.

Самостоятелно управление на заплатите (DIY)

Самостоятелното справяне със заплатите струва най-малко като преки разходи, но изисква значително време и внимание. Ще трябва да следите актуалните данъчни ставки, да изчислявате удръжките ръчно и сами да подавате всички необходими формуляри.

Този подход работи най-добре за много малки фирми с прости нужди и собственици, които се чувстват уверени с числата и изискванията за съответствие.

Софтуер за заплати

Облачно базираният софтуер за заплати автоматизира изчисленията, данъчните подавания и плащанията. Повечето платформи струват между 4 и 8 долара на служител на месец, което ги прави достъпни за развиващи се бизнеси.

Добрият софтуер за заплати намалява грешките с до 80% и се справя автоматично със съответствието. Популярни опции включват Gusto, QuickBooks Payroll и ADP Run.

Доставчици на услуги за обработка на заплати

Доставчиците на пълно обслужване на заплати поемат всичко – от изчисленията до данъчните плащания и годишните декларации. Те струват повече от самия софтуер, но предлагат спокойствие и освобождават времето ви за други бизнес приоритети.

Обмислете доставчик на пълно обслужване, ако имате сложни нужди при обработката на заплати, развивате дейност в множество щати или просто искате да се освободите напълно от тази отговорност.

Поддържане на точна документация за заплатите

Поддържайте подробна документация за заплатите в продължение на поне четири години, съгласно препоръките на IRS. Основните записи включват:

• Информация за служителите (име, адрес, социалноосигурителен номер)
• Формуляри W-4
• Отработени часове и ставки на заплащане
• Брутно и нетно възнаграждение за всеки период
• Удържани и внесени данъци
• Удръжки за социални придобивки
• Копия на всички подадени формуляри

Организирайте документите по служители и по години за лесен достъп по време на одити или запитвания от служители. Дигиталните записи са приемливи, стига да са точни и достъпни.

Обновления при заплатите за 2025-2026 г.

Бъдете в крак с последните промени:

Осигурителен праг за социално осигуряване: Лимитът за 2025 г. е $176,100, което е увеличение спрямо предходните години. За 2026 г. прегледайте актуализирания таван, когато бъде обявен.

Прагове за отчитане: Започвайки с плащанията през 2026 г., праговете за отчитане за 1099-NEC и 1099-MISC се увеличават от $600 на $2,000.

Краен срок за подаване на W-2: Крайният срок за W-2 за 2025 г. е 31 януари 2026 г. Тъй като това се пада в събота, фактическият краен срок се премества на 2 февруари 2026 г.

Отчитане на извънреден труд: Нови разпоредби изискват точно проследяване и отчитане на извънредния труд в W-2 формулярите, считано от 2025 г.

Проследявайте разходите си за заплати точно

Управлението на заплатите създава текущи разходи, които пряко влияят на финансовия ви резултат – от самите възнаграждения до данъците за сметка на работодателя и всички такси за софтуер или услуги. Поддържането на ясна документация за тези разходи помага при бюджетирането, данъчното планиране и разбирането на реалната цена на труда. Beancount.io предоставя счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни – без „черни кутии“ и без зависимост от конкретен доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчици и финансови професионалисти преминават към plain-text accounting.