小型企业薪资发放完整指南：你需要了解的一切

三分之一的雇主会犯薪资管理错误，平均每次错误的修复成本为 291 美元。对于已经在微利经营的小型企业来说，薪资问题很快就会演变成费时、费钱且损害员工信任的麻烦事。

运行薪资远不止开支票那么简单。你需要负责计算工资、代扣代缴正确的税款、满足申报截止日期，并遵守联邦、州和地方的法规。如果处理不当，你可能会面临国税局（IRS）的罚款、员工诉讼，或者两者兼而有之。

本指南将带你了解为小型企业设置和运行薪资管理所需的一切知识，从初始注册到持续合规。

什么是薪资管理，为什么它很重要？

薪资管理包含两方面：你的员工名录以及你分配给他们的总薪酬。“运行薪资”的过程包括计算员工薪资、管理福利、代扣税款并将这些税款提交给相应的政府机构。

正确处理薪资至关重要，原因如下：

• 法律合规：联邦和州法律规定了具体的代扣代缴、报告和支付要求
• 员工满意度：近一半的工人在经历薪资问题后会开始寻找新工作
• 财务稳定性：国税局对薪资错误的处罚可能会摧毁小型企业的现金流
• 商业声誉：薪资问题会损害你在员工、供应商和潜在招聘人员中的公信力

设置薪资管理：第一步

在向第一位员工支付工资之前，你需要完成几项基本的设置任务。

获取雇主识别号 (EIN)

EIN 本质上是你企业的社会安全号码。你需要用它来开设企业银行账户、报税并合法地支付员工工资。

通过国税局申请 EIN 是免费的。在线申请可获得即时批准，而传真申请大约需要四个工作日，邮寄申请可能需要长达一个月的时间。

向州和地方机构注册

根据你的业务结构和所在地，你可能需要注册州和地方税务识别号。不同司法管辖区的税务义务差异很大，因此请咨询你所在州的税务部门。

一个关键步骤是加入联邦电子缴税系统 (EFTPS)。几乎所有联邦税款都必须以电子方式缴纳，预先设置好此账户可以避免在申报截止日期前仓促行事。

设置工伤赔偿保险

在大多数州，一旦员工达到一定人数，工伤赔偿保险就是强制性的。各州的要求各不相同，因此请研究你的具体义务。即使法律没有强制要求，投保工伤赔偿也能保护你的员工和企业免受工作场所受伤带来的财务后果。

报告新员工

联邦和州法律要求雇主向相应机构报告新入职和重新雇用的员工，通常是在其入职之日起 20 天内。有些州要求更快的报告速度，因此请核实当地要求。

了解薪资税

薪资税是运行薪资管理中最复杂的方面之一。你负责从员工工资中代扣某些税款，并作为雇主直接缴纳其他税款。

从员工薪资中代扣的税款

联邦个人所得税：金额取决于每位员工的 W-4 表格及其收入。使用国税局第 15-T 号出版物确定正确的预扣金额。

社会安全税：员工支付工资的 6.2%，最高不超过年度工资基准限额（2025 年为 176,100 美元）。作为雇主，你也需要支付等额的 6.2%。

医疗保险税：员工和雇主均支付所有工资的 1.45%，且无上限。年收入超过 200,000 美元的员工需额外支付 0.9% 的医疗保险税。

州和地方所得税：要求因地点而异。有些州不收所得税，而有些州则拥有复杂的多级税率体系。

雇主缴纳的税款

联邦失业税 (FUTA)：雇主为每位员工前 7,000 美元的工资支付 6%。大多数雇主因缴纳州失业税而获得高达 5.4% 的抵免，从而使实际 FUTA 税率降至 0.6%（每位员工每年最高 42 美元）。

州失业税 (SUTA)：税率和工资基数因州而异，通常取决于你的经验评级——失业索赔较少的雇主通常支付较低的税率。

社会安全和医疗保险配比：你需要为这两项税款支付与员工同等的金额，这意味着你的总 FICA 责任是每位员工工资的 7.65%。

运行薪资的五个步骤

完成设置后，每个支付周期的薪资运行都遵循一个一致的过程。

第 1 步：计算总薪资

对于时薪制员工，将其工作小时数乘以时薪。对于月薪或年薪制员工，将其年薪除以支付周期的数量。不要忘记包含加班费、奖金、佣金和其他补偿。

使用工时表、工时追踪软件或排班系统仔细追踪工时。准确的时间记录能在发生工资争议时为你提供保护，并有助于确保你正确地向员工支付报酬。

第 2 步：确定预扣款与扣除项

根据每位员工的 W-4 表格和适用的税率计算其预扣税款。同时减去任何自愿扣除项，例如：

• 医疗保险保费
• 退休金缴款（401(k)、IRA）
• 人寿保险
• 弹性支出账户 (FSA)
• 工资扣押（如果适用）

第 3 步：计算净薪资

从总薪资中减去所有预扣款和扣除项，以确定每位员工的实发工资。仔细检查你的计算——此处的错误直接影响员工的收入。

第 4 步：处理付款

按照你建立的时间表向员工支付薪资。大多数企业使用以下频率之一：

• 每周 (Weekly)：每年 52 个支付周期
• 每两周 (Biweekly)：每年 26 个支付周期
• 半月 (Semi-monthly)：每年 24 个支付周期（通常为每月 1 号和 15 号）
• 每月 (Monthly)：每年 12 个支付周期

州法律通常规定了最低付款频率，因此请核实你当地的要求。直接存款（Direct deposit）是最有效且最安全的付款方式，尽管有些员工可能更喜欢纸质支票。

第 5 步：缴纳税款并提交所需表格

根据你的存款时间表缴纳预扣税款——根据你在回溯期内的纳税义务，按月或按半周缴纳。逾期缴纳将处以未付金额 2% 至 15% 的罚款。

主要的薪资表格包括：

• Form 941：每季度提交，用于报告个人所得税、社会保障税和医疗保险税
• Form 940：每年提交，用于报告联邦失业税 (FUTA)
• Form W-2：在 1 月 31 日前提供给每位员工，显示年度工资和预扣税款
• Form W-3：将所有 W-2 发送至社会保障署 (Social Security Administration)

应避免的常见薪资计算错误

了解常见错误可以帮助你避开代价昂贵的问题。

员工分类错误

将员工错误地标记为独立承包商是最严重的薪资错误之一。美国国税局 (IRS) 和州机构会积极调查此类误分类案件，在某些州，每次违规的罚款可能达到 25,000 美元或更多。

仔细查阅 IRS 关于工人类别的指南。通常情况下，如果你控制某人工作的时间、地点和方式，他们很可能是员工而非承包商。

加班费计算错误

《公平劳动标准法》(FLSA) 要求对非豁免员工在每周工作超过 40 小时的部分支付其常规时薪 1.5 倍的工资。某些州还有额外要求——加利福尼亚州、阿拉斯加州和内华达州规定，单日工作超过 8 小时也必须支付加班费。

准确记录工时，并明确哪些员工有资格领取加班费。豁免员工（通常是符合特定标准的受薪经理和专业人士）不领取加班费，但将非豁免员工错误归类为豁免员工可能会引发补缴工资索赔和罚款。

错过纳税截止日期

逾期缴纳薪资税会产生未付金额 2% 至 15% 的罚款，具体取决于逾期时长。逾期提交 941 表格每月将产生 5% 的罚款，最高可达 25%。这些费用会迅速累积，通过合理的计划完全可以避免。

在每个截止日期前至少一周设置日历提醒。在每年年初标出所有的季度和年度申报日期。

使用过时的税率

税率、工资基数上限和预扣税表每年都会变化。使用去年的税率会导致预扣税款不准确，你需要进行更正，并可能面临欠款罚款。

每年 1 月查阅 IRS 15 号刊物（E 通告），了解更新后的联邦税率。向你的州税务机构查询州层面的特定更新。

忽视各州的特定要求

每个州都有关于最低工资、加班费、带薪休假和预扣税的独特薪资规则。在多个州开展业务会增加这种复杂性。

研究你所在州的具体要求，或与能够自动处理多州合规事宜的薪资服务提供商合作。

小型企业的薪资管理方案

在管理薪资方面，你有几种选择，每种选择的成本和时间投入各不相同。

自主处理薪资 (DIY Payroll)

自行处理薪资在直接费用方面成本最低，但需要投入大量的时间和精力。你需要及时掌握最新的税率，手动计算预扣款，并亲自提交所有要求的表格。

这种方法最适合薪资需求简单、且老板对数字和合规要求应对自如的微型企业。

薪资管理软件

基于云的薪资软件可以自动进行计算、税务申报和付款。大多数平台的费用在每位员工每月 4 到 8 美元之间，对于成长中的企业来说价格合理。

优秀的薪资软件可减少高达 80% 的错误并自动处理合规事宜。常见的选择包括 Gusto、QuickBooks Payroll 和 ADP Run。

工资单服务提供商

全方位服务工资单提供商处理从计算到税款缴纳再到年终申报的一切事务。虽然它们的成本高于单纯的软件，但能让你省心，并为其他业务重心腾出时间。

如果你的工资单需求复杂、在多个州运营，或者只是想完全卸下这项责任，请考虑使用全方位服务提供商。

保持准确的工资单记录

按照美国国税局 (IRS) 的建议，将详细的工资单记录保存至少四年。基本记录包括：

• 员工信息（姓名、地址、社会安全号码）
• W-4 表格
• 工作小时数和工资率
• 每个期间的毛薪资和净薪资
• 税款代扣代缴
• 福利扣除
• 所有已申报表格的副本

按员工和年份整理记录，以便在审计或员工查询期间轻松访问。只要数字记录准确且可访问，也是可以接受的。

2025-2026 年工资单更新

随时了解这些最新变化：

社会安全税工资基数：2025 年的上限为 176,100 美元，高于往年。对于 2026 年，请在更新的上限公布后及时查看。

报告阈值：从 2026 年开始支付的款项起，1099-NEC 和 1099-MISC 的报告阈值从 600 美元增加到 2,000 美元。

W-2 申报截止日期：2025 年 W-2 的申报截止日期为 2026 年 1 月 31 日。由于该日期是周六，实际截止日期顺延至 2026 年 2 月 2 日。

加班报告：新规定要求从 2025 年开始，在 W-2 上准确追踪并报告加班情况。

准确追踪你的工资单支出

管理工资单会产生持续的支出，直接影响你的盈亏底线——从工资本身到雇主支付的税款，以及任何软件或服务费。保持这些成本的清晰记录有助于预算编制、税务规划和了解你的真实劳动力成本。Beancount.io 提供纯文本会计，让你对财务数据拥有完全的透明度和控制权——没有黑箱，没有供应商锁定。免费开始使用，看看为什么开发者和财务专业人士都在转向纯文本会计。