3 записи с тегом "cash flow"

Руководство Beancount‑first по моделированию реальной стоимости, тестированию денежного потока и интеграции в ваш реестр.

Найм первого сотрудника — огромный шаг. Это ставка на ваше будущее, но также значительное финансовое обязательство, выходящее далеко за рамки цифры в предложении о работе. Слишком многие основатели и владельцы малого бизнеса ошибаются, сосредотачиваясь только на зарплате, и потом удивляются истинной «полной» стоимости.

Это руководство проведёт вас через процесс точного моделирования этой стоимости, проверки, можете ли вы её позволить, а затем интеграции модели напрямую в ваш реестр Beancount, чтобы снизить риск решения до публикации вакансии.

TL;DR​

• Не останавливайтесь на зарплате. В США реальная стоимость включает налоги работодателя (Social Security, Medicare, FUTA/SUTA), льготы, страховку, инструменты и рекрутинг. В частном секторе льготы в среднем составляют 30 % от общей компенсации, что подразумевает мультипликатор ≈ 1,42× к базовой зарплате. Эти цифры сильно варьируются в зависимости от компании и региона.
• Быстрое правило для старта: Полная стоимость ≈ Зарплата + Налоги работодателя + Льготы + Страховка + Инструменты/ПО + Рекрутинг/Адаптация.
• Используйте Beancount, чтобы снизить риск. Смоделируйте месячный бюджет зарплат в реестре с помощью функции бюджета в Fava. Затем запустите прогноз, чтобы проверить runway, маржу и срок окупаемости роли перед принятием решения.

1) Что именно формирует «полную» стоимость?​

Представьте зарплату сотрудника как вершину айсберга. Видимая часть проста, но скрытые затраты могут утопить ваш денежный поток, если к ним не подготовиться. Вот разбивка.

• Базовая оплата (Зарплата/Взносы): Это простая часть — согласованная годовая зарплата или почасовая ставка. Это самая крупная статья, но лишь отправная точка.

• Налоги работодателя (США): Вы платите не только сотруднику, но и налоги с его зарплаты. Как работодатель, вы отвечаете за:

  • Social Security (OASDI): Вы платите 6,2 % от зарплаты сотрудника до годового лимита. Для 2025 года лимит = 176 100 $.
  • Medicare (HI): Вы платите 1,45 % от всех зарплат без ограничения.
  • Налоги по безработице (FUTA & SUTA): Федеральный налог по безработице (FUTA) — 6,0 % от первых 7 000 $, однако большинство работодателей получают кредит за уплату государственных налогов (SUTA), что снижает эффективную ставку FUTA до 0,6 %. Ставки SUTA сильно различаются по штатам и зависят от истории компании.

• Льготы: Обычно вторая по величине статья расходов. Включает медицинскую страховку, пенсионные взносы (например, матч 401(k)), оплачиваемый отпуск. В частном секторе США льготы в среднем ≈ 30 % от общей компенсации. Для сравнения, средняя годовая премия за медицинскую страховку, предоставляемую работодателем, в 2024 году = 8 951 $** для одного человека и **25 572$ для семьи. Сотрудники вносят часть, но работодатель покрывает большую часть.

• Страховка от несчастных случаев на работе: Обязательно почти во всех штатах, покрывает медицинские расходы и потерю дохода при травме на работе. Ставки зависят от штата, отрасли и роли сотрудника (офисный работник дешевле, чем кровельщик). Не планируйте ноль.

• Инструменты и накладные расходы: Новому сотруднику нужны оборудование и программы: ноутбук, лицензии SaaS, стол (если есть офис) и программное обеспечение для расчёта зарплат. Типичная служба расчёта зарплат для малого бизнеса стоит 49–50 $в месяц базовой платы + 6–10$ за сотрудника.

• Рекрутинг и адаптация: Не забывайте о разовых расходах: размещение вакансий, ваше время на интервью и, главное, период адаптации. Новый сотрудник может потребовать 1–3 мес для полной продуктивности, в течение которых вы платите полную стоимость за частичный результат.

2) Конкретный пример​

Представим, что вы нанимаете сотрудника в США с зарплатой = 80 000 $. Вы планируете предложить медицинскую страховку для одного человека, покрывая национальную среднюю долю работодателя 84 % от премии.

Годовая разбивка расходов:

• Налоги работодателя:

  • Social Security (OASDI): 80 000 $× 6,2$
  • Medicare: 80 000 $× 1,45$
  • FUTA (эффективная ставка): 7 000 $× 0,6$
  • Итого налоги работодателя: 6 162 $

• Медицинская страховка (ваша часть):

  • Средняя премия 2024 года для одного человека = 8 951 $, ваша доля = 84$ × 0,84 = **7 519 $в год** (≈ 627$ в месяц).

• Программное обеспечение и инструменты:

  • Программное обеспечение для расчёта зарплат: (50 $базовая плата + 6$ за сотрудника) × 12 мес = 672 $ в год.
  • Инструменты/ноутбук/ SaaS (оценочно): 2 000 $ в год.

Итого:

В этом сценарии полная стоимость ≈ 96 353 $, что **1,20×** базовой зарплаты. Это относительно скудный пакет льгот. Если добавить 401(k)‑матч, более щедрый отпуск или семейную страховку, мультипликатор может достичь **1,42×**, т.е. для 80 k$ ≈ 113 800 $.

Вывод: Реальная стоимость, как правило, находится в диапазоне 1,20× (скудно) до 1,40×+ (богато) от базовой зарплаты. Рассчитайте свои цифры.

3) «Могу ли я позволить себе?» — три практических теста​

Теперь, когда у вас есть реальная месячная стоимость (8 029 $), как понять, выдержит ли ваш бизнес её?

1. Покрытие валовой маржи: Окупает ли роль себя? При валовой марже = 65 % новый сотрудник должен генерировать минимум **12 352 $в месяц** (8 029$ ÷ 0,65) только для безубыточности. Если роль предназначена для экономии, она должна обеспечить эквивалентные, устойчивые сокращения расходов.

2. Окупаемость и runway: Сколько времени потребуется, чтобы роль начала приносить прибыль, и сможете ли вы продержаться до этого? Стремитесь к периоду окупаемости = 6–12 мес. Кроме того, после учёта периода адаптации у вас должно быть 3–6 мес полной стоимости в наличных как резерв.

3. Реальность адаптации: Новый сотрудник не будет работать на 100 % сразу. Запланируйте 1–3 мес онбординга и сниженную продуктивность. Если ваш денежный буфер не покрывает одновременно их зарплату и падение продуктивности, вы ещё не готовы. Рассмотрите вариант контрактора или частичной занятости для проверки необходимости.

Примечание для США: При первом найме в новом штате проверьте требования к соответствию. Кредиты по FUTA могут различаться, ставки SUTA сильно варьируются, а законы о компенсации работников тоже. Ошибки могут привести к штрафам.

4) Реализуйте модель в Beancount​

Лучший способ убедиться, что вы можете позволить себе найм — увидеть влияние напрямую в бухгалтерии. Вот как это сделать в Beancount.

A. Задайте бюджет зарплат в Fava​

Сначала добавьте прогнозируемые месячные расходы в реестр через директиву custom "budget" в Fava. Это позволит визуализировать новые расходы относительно доходов.

; Бюджет на одного сотрудника при полной стоимости 96 k $/год
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Wages              "monthly" 6666.67 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Taxes:Employer      "monthly"  513.50 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Benefits:HealthInsurance   "monthly"  626.57 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Tools:PayrollSoftware       "monthly"   55.00 USD

После добавления отчёты Income Statement и Changes в Fava автоматически покажут, как вы отклоняетесь от нового уровня расходов.

B. Запишите реальный запуск зарплат​

При расчёте зарплат есть два распространённых способа записи.

• Подробно (с обязательствами): Наиболее точный метод. Разделяет налоги работодателя и удержания сотрудника, которые временно учитываются как обязательства до их перечисления в налоговые органы.

2025-09-30 * "Payroll - Alice (September)" ; Пример удержаний для иллюстрации
  Expenses:Payroll:Wages                               6666.67 USD
  ; Налоги работодателя (прямые расходы)
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:SocialSecurity        413.33 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:Medicare               96.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:FUTA                    3.50 USD
  ; Удержания сотрудника (обязательства)
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal             -1000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:State                -300.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:SocialSecurity     -413.33 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:Medicare            -96.67 USD
  ; Вывод средств на банковский счёт (чистая выплата)
  Assets:Bank:Checking                                -4853.54 USD

Позже, когда ваш провайдер выплатит налоги, запишите отдельную транзакцию для снятия обязательств (например, Liabilities:Payroll:Withholding:Federal → Assets:Bank:Checking).

• Упрощённо (единой суммой): Если вы хотите минимизировать запись, используйте один блок без обязательств.

2025-09-30 * "Payroll - Alice (September)" ; Упрощённый вариант
  Expenses:Payroll:Wages                               6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:SocialSecurity        413.33 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:Medicare               96.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:FUTA                    3.50 USD
  Expenses:Benefits:HealthInsurance                    627.00 USD
  Expenses:Tools:PayrollSoftware                        55.00 USD
  Assets:Bank:Checking                                -7858.17 USD

C. Прогноз и анализ​

После того как модель внедрена, используйте функции прогноза в Fava (или внешние инструменты) чтобы смоделировать runway, маржу и сроки окупаемости при разных сценариях роста.

5) Таблица сравнения расходов​

5) Заключительные рекомендации​

• Планируйте заранее. Чем раньше вы построите модель полной стоимости, тем больше времени останется на поиск оптимального пакета льгот и на поиск резервов.
• Следите за маржой. Высокая валовая маржа даёт больше пространства для найма без ущерба для cash flow.
• Регулярно обновляйте модель. По мере роста компании меняются ставки налогов, цены на страховку и стоимость инструментов — держите ваш реестр актуальным.
• Используйте теги и метки в Beancount (например, #employee, #payroll) для быстрой фильтрации и анализа.

6) Полезные ссылки​

• Официальный сайт Beancount – https://beancount.github.io/
• Документация Fava – https://github.com/beancount/fava
• IRS – информация о налогах работодателя (Social Security, Medicare, FUTA)
• Сравнительные таблицы льгот в США – https://www.bls.gov/

7) Часто задаваемые вопросы​

Вопрос: Нужно ли учитывать инфляцию при расчёте полной стоимости?
Ответ: Да. Если вы планируете удерживать сотрудника более года, учитывайте ожидаемый рост премий страховки и возможные изменения налоговых ставок.

Вопрос: Как отразить в реестре бонусы и переменную часть компенсации?
Ответ: Создайте отдельную статью расходов, например Expenses:Payroll:Bonuses, и включите её в ваш бюджет.

Вопрос: Можно ли использовать другие валюты вместо доллара?
Ответ: Да, Beancount поддерживает любые валюты. Просто замените $ на нужный символ и укажите соответствующий курс в реестре.

8) Заключение​

Найм первого сотрудника — это не только стратегический, но и финансовый вызов. Точное моделирование полной стоимости, проверка её через тесты на валовую маржу, окупаемость и runway, а затем интеграция модели в ваш реестр Beancount помогут принять обоснованное решение и избежать неприятных сюрпризов в будущем. Используйте возможности бюджета в Fava, записывайте зарплаты подробно, и ваш денежный поток останется под контролем.

Для перевозчиков, автопарков и владельцев‑операторов.

Выбор правильного программного обеспечения для бухгалтерии может означать разницу между тем, что вы знаете свою стоимость за милю до копейки, и тем, что вы тонете в море топливных чеков и листов расчётов. Ваш бизнес — это не только перевозка грузов; это управление денежными потоками, автоматизация IFTA‑отчетности и обеспечение точных и своевременных выплат водителям.

Это руководство пробивает шум, помогая вам найти лучшее программное обеспечение для бухгалтерии, специально разработанное для грузоперевозок, независимо от того, являетесь ли вы одиночным владельцем‑оператором или растущим автопарком.

TL;DR — Быстрый выбор​

Спешите? Вот наши главные рекомендации на 2025 год.

• Лучшее «все в одном» (бухгалтерия + операции): Frontline Q7 — полностью интегрированный набор для диспетчеризации, бухгалтерии и расчётов, доступный как в локальной установке, так и в облаке.
• Второй вариант «все в одном»: Axon — в реальном времени полностью интегрированная бухгалтерия для грузоперевозок, связывающая каждый аспект вашего бизнеса, с опциональным управляемым облачным хостингом.
• Лучшее сочетание «TMS + бухгалтерия» (малый‑средний бизнес): TruckLogics + QuickBooks Online — мощное сочетание для диспетчеризации, IFTA и отраслевой бухгалтерии через бесшовную интеграцию с QuickBooks.
• Лучшее соотношение цены и качества для владельцев‑операторов: Rigbooks — отличное отслеживание стоимости за милю и помощники IFTA, простые тарифы от $19/мес.
• Лёгкое и бесплатное: TruckBytes — надёжный стартовый вариант для базовой выставки счетов, отчётов о поездках и документов IFTA, когда вы только начинаете.
• Топ‑TMS с сильными бухгалтерскими связями: TruckingOffice, Tailwind и ProTransport — все предлагают надёжные функции TMS и плавную синхронизацию с QuickBooks, добавляя критически важные рабочие процессы IFTA, ELD и топливных карт.
• DIY/Open‑Source стек: Beancount + Fava — система бухгалтерии в виде простого текста с двойной записью и современным веб‑интерфейсом. Предоставляет максимальный контроль и проверяемость для тех, кто имеет технические навыки.

На что обратить внимание (и почему это важно)​

Грузоперевозки — не универсальная отрасль, и ваше программное обеспечение для бухгалтерии тоже не должно быть универсальным. Вот ключевые функции, которые стоит ставить в приоритет.

• Сквозная интеграция
  Бухгалтерия не должна быть островком. Ваши финансовые данные должны напрямую связываться с диспетчеризацией, расчётами водителей, обслуживанием и топливными налогами, чтобы вы не тратили часы на ручной ввод данных. Ищите системы с нативными модулями для этих функций или, как минимум, надёжными интеграциями с вашими текущими инструментами: ELD, топливными картами, факторингом и EDI.

• Автоматизация IFTA
  Квартальная подача налоговой отчётности IFTA — трудоёмкая и подверженная ошибкам задача. Хорошее ПО автоматизирует её, импортируя данные о пробеге и топливе напрямую из ELD и топливных карт, поддерживая актуальные ставки налогов штатов и генерируя готовые к отправке отчёты. Эта функция сама по себе экономит вам дни работы каждый год.

• Расчёты водителей и payroll
  В грузоперевозках уникальные схемы оплаты, которые обычные payroll‑системы не способны обработать. Ваше ПО должно нативно поддерживать правила оплаты за милю, процент от груза, надбавки (например, за простои и ожидание) и вычеты. Это уменьшает «гимнастику» в таблицах и гарантирует правильные и своевременные выплаты водителям.

• Банковские каналы и сверка
  Видимость денежного потока в реальном времени — обязательна. Независимо от того, используете ли вы встроенный бухгалтерский модуль или подключаетесь к QuickBooks или Xero, автоматические банковские каналы и быстрые инструменты сверки необходимы для актуального финансового портрета.

• Облачный доступ и мобильность
  Ваш бизнес не останавливается, когда вы не в офисе. Поля, водители и внешние бухгалтеры нуждаются в безопасном доступе из любой точки. Современные решения предлагают облачный хостинг или браузерный доступ, что критично для распределённых команд.

Лучшее программное обеспечение для бухгалтерии в грузоперевозках (по случаям использования)​

1) Полностью интегрированные наборы (бухгалтерия + TMS в одном)​

Эти платформы стремятся стать единственным источником правды для всей вашей операции.

• Frontline Q7 (Лучшее «все в одном» в целом)
  Q7 объединяет диспетчеризацию, управление автопарком, полный бухгалтерский набор (AP/AR/GL) и payroll в единой системе. Предлагает глубокие интеграции с топливными картами, ELD и партнёрами EDI. Подойдёт, если вам нужен один источник данных, доступный как в локальной лицензии, так и в облачной подписке 24/7.

• Axon (Второй вариант «все в одном»)
  Архитектура Axon в реальном времени — его главная особенность: запись в диспетчере мгновенно отражается в расчётах водителей, отчётах IFTA и главной книге. Это устраняет «силосы» данных и гарантирует единообразие информации. Компания также предлагает управляемый облачный хостинг, идеальный для распределённых команд. Ожидайте демонстрационный процесс продаж, ориентированный на настройку под ваши нужды.

2) TMS‑первичные инструменты, хорошо интегрирующиеся со стандартной бухгалтерией​

Эти инструменты решают специфические задачи грузоперевозок и интегрируются со стандартными бухгалтерскими системами.

• TruckLogics + QuickBooks Online
  Популярное сочетание для автопарков от 1 до 20 грузовиков. TruckLogics отлично справляется с диспетчеризацией, учётом расходов, журналами обслуживания и IFTA. Нативная интеграция с QuickBooks синхронно передаёт клиентов, счета и платежи, устраняя двойной ввод и позволяя бухгалтеру работать в привычном инструменте.

• Tailwind TMS + QuickBooks Online
  Tailwind внедряет выставление счетов и управление AP/AR прямо в TMS, а затем синхронно передаёт финансовые данные в QuickBooks Online для полной бухгалтерии. Подходит перевозчикам и брокерам, желающим оптимизировать операционные процессы без обучения бухгалтеров новому ПО.

• ProTransport (by RTS) + QuickBooks
  ProTransport централизует диспетчеризацию, безопасность, коммуникацию с водителями и отчётность. Известен сильными интеграциями с топливными картами, крупными провайдерами ELD (Motive, Transflo) и QuickBooks. Система использует существующие данные о поездках и топливе для упрощения подготовки IFTA, что делает её отличным выбором для растущих автопарков.

• TruckingOffice + QuickBooks
  Практичный и удобный TMS для небольших автопарков. Предлагает расчёт пробега на основе PC*MILER, диспетчеризацию, выставление счетов и отчёты IFTA, всё это синхронно с QuickBooks. Прозрачное ценообразование и 30‑дневный бесплатный пробный период делают его доступным способом профессионализировать операции.

3) Дружественно к владельцам‑операторам​

Эти инструменты созданы для одиночных операторов или очень малых автопарков.

• Rigbooks (Лучшее соотношение цены и качества)
  Rigbooks сосредоточен на точном расчёте стоимости за милю. Позволяет легко отслеживать грузы, расходы и топливо, а также упрощает подготовку к IFTA. Тарифы начинаются от $19/мес, что делает его отличным выбором для тех, кто хочет финансовую ясность без сложности корпоративных систем.

• TruckBytes (Бесплатно)
  Долгосрочный и уважаемый бесплатный вариант, предоставляющий базовый набор функций для старта: базовая выставка счетов, отчёты о поездках и документы IFTA. Незаменим, когда вы только начинаете и каждый доллар на счету.

4) «Общая бухгалтерия + TMS» решения​

Эти комбинации используют лучшие в своём классе общие бухгалтерские системы.

• QuickBooks Online + ваш TMS
  QuickBooks предлагает мирового уровня банковские каналы, сверку, инструменты управления денежными потоками и отчётность. Вы можете соединить его с TMS, таким как TruckingOffice, Tailwind или TruckLogics, чтобы добавить необходимые операционные процессы.

• Xero + MyTrucking
  Если ваш бухгалтер предпочитает Xero, эта комбинация — отличная альтернатива. MyTrucking — инструмент управления транспортом, который напрямую отправляет счета в Xero. Поддерживает специфические для грузоперевозок функции, такие как топливные сборы и прикрепление доказательств доставки к счетам.

5) Open‑Source, ориентированный на разработчиков вариант​

• Beancount + Fava (для команд, желающих полный контроль)
  Для технически подкованных — путь к полному контролю и владению данными. Beancount — система бухгалтерии в виде простого текста с двойной записью, а Fava предоставляет современный веб‑интерфейс. Вы получаете прозрачные книги, которые можно версионировать в Git, а также свободу писать собственные скрипты импорта из банков, топливных карт и экспортов TMS. Этот путь жертвует готовностью «из коробки», но взамен дарит непревзойдённую гибкость и проверяемость.

Примечания к ценообразованию (обзор)​

• Прозрачные цены: Инструменты вроде TruckingOffice и Rigbooks публикуют свои тарифные планы онлайн и обычно предлагают 30‑дневный бесплатный пробный период.
• По запросу: Корпоративные наборы, такие как Q7, Axon и ProTransport, предоставляют цены после персонализированной демонстрации. При планировании бюджета уточняйте стоимость внедрения, миграции данных и постоянной поддержки.

Как выбрать (быстрый чек‑лист)​

1. Сопоставьте ваш текущий стек. Если ваш бухгалтер уже работает в QuickBooks, отдавайте предпочтение TMS с нативной синхронизацией QB, например TruckLogics, Tailwind, ProTransport или TruckingOffice.
2. Оцените нагрузку IFTA. Насколько болезненно это сейчас? Выбирайте системы, автоматически импортирующие мили и топливо и поддерживающие актуальные налоговые ставки.
3. Протестируйте расчёты водителей. Убедитесь, что ПО умеет обрабатывать ваши специфические правила оплаты «из коробки», а не через громоздкие обходные решения.
4. Определитесь с хостингом. Нужен ли вам браузерный доступ для удалённой команды? Проверьте наличие облачных или управляемых вариантов хостинга.

Уголок Beancount (для читателей beancount.io)​

Если вам нравится владеть своей книгой и строить надёжные автоматизированные процессы, путь Beancount будет весьма вознаграждающим.

• Используйте Beancount как главную книгу. Вы можете импортировать CSV‑файлы из банка, кредитных и топливных карт. Применяйте теги и метаданные в записях для отслеживания поездок, тракторов, прицепов и маршрутов.
• Запускайте Fava локально или на сервере, чтобы получать интерактивные отчёты, включая стандартные отчёты о прибылях и убытках и балансы. Можно писать пользовательские запросы для генерации P&L‑отчётов по каждому транспортному средству.
• Связывайте ваш TMS, экспортируя данные о грузах и расчётах в CSV и пиша небольшие скрипты импорта. Такой подход позволяет поддерживать единую книгу без привязки к какому‑либо поставщику.

Заключительное слово​

Лучший совет — выбрать самую небольшую систему, которая решает весь ваш текущий рабочий процесс, а затем убедиться, что она масштабируется под рост автопарка в следующем году. Для большинства растущих автопарков «золотая середина» — это специализированный TMS, подключённый к QuickBooks или Xero. Для крупных, более устоявшихся перевозчиков полностью интегрированный набор, такой как Q7 или Axon, часто оправдывает инвестицию в консолидацию.

А если вы технический основатель, ценящий долгосрочный контроль и владение данными, дисциплинированный набор Beancount + Fava — надёжный и крайне недорогой путь к мощной финансовой системе.

Источники​

• Frontline Q7
• Axon Software
• TruckLogics
• Rigbooks
• TruckBytes
• TruckingOffice
• Tailwind
• ProTransport
• Beancount

Текстовый шаблон, повторяемый рабочий процесс и один запрос для ответа на вопрос «Кто мне еще должен?»

Выставление счетов может казаться рутиной, застрявшей между выполненной работой и ожидаемым платежом. Но хороший процесс выставления счетов — это основа здорового денежного потока. Он выполняет двойную функцию: четко сообщает вашим клиентам, что и когда они должны, и предоставляет вашей бухгалтерской системе неопровержимые факты, которые ей необходимы.

Хотя специализированные SaaS-приложения могут отправлять красивые, автоматизированные PDF-файлы, они часто требуют ежемесячной платы и блокируют ваши данные в проприетарном хранилище. Легкий, текстовый подход с использованием Beancount предлагает мощную альтернативу. Вы можете превратить каждый счет в четкий набор бухгалтерских записей, получая все преимущества контроля версий, мощных метаданных и мгновенных запросов — без необходимости подписки.

Минимально жизнеспособный счет (поля, которые никогда нельзя пропускать)​

Прежде чем приступить к работе с бухгалтерской книгой, вам нужен профессиональный счет. Формат может быть простым, но содержание должно быть точным. Эти поля, заимствованные из проверенной временем практики малого бизнеса, не подлежат обсуждению.

• Реквизиты продавца: Название вашей компании и физический адрес.
• Реквизиты клиента: Имя вашего клиента и (в идеале) его адрес.
• Номер счета: Уникальный, последовательный идентификатор, который никогда не используется повторно. INV-045 следует за INV-044.
• Даты выставления и оплаты: Четко укажите, когда был выставлен счет и когда ожидается оплата.
• Строки счета: Четкое описание услуг или продуктов, а также количество, ставка и итоговая сумма по строке.
• Итого, налог и общая сумма: Покажите расчет, чтобы клиент мог легко его проследить.
• Дополнительные примечания: Место для благодарности, инструкций по переводу или предоставленного клиентом номера заказа на покупку.

Чтобы помочь вам начать, мы создали набор готовых к редактированию шаблонов, которые включают все эти поля. Версии электронных таблиц даже предварительно рассчитывают итоговые суммы для вас.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Запись счета в бухгалтерской книге​

После того, как вы отправили PDF-файл счета клиенту, вы должны записать его в Beancount. Это важный шаг, который учитывает доход в момент его получения, а не только в момент оплаты. Процесс включает в себя две отдельные транзакции.

1. При выставлении счета:

Вы создаете транзакцию, которая перемещает общую сумму с вашего счета Income (Доход) на счет Assets:AccountsReceivable (Активы:Дебиторская задолженность). Это создает цифровой долговой документ в вашей бухгалтерии.

; 2025‑07‑21 Счет № 045  Веб-дизайн спринт для Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 Веб-дизайн спринт"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

Здесь вы дебетуете AccountsReceivable (Дебиторская задолженность) и кредитуете свой счет Income (Доход). Обратите внимание на богатые метаданные: срок оплаты, уникальный invoice_id и даже прямая link: (ссылка) на отправленный вами PDF-файл.

2. При оплате клиентом:

Когда деньги поступают на ваш банковский счет, вы записываете вторую транзакцию, чтобы "закрыть" долговой документ. Это перемещает баланс с AccountsReceivable (Дебиторская задолженность) на ваш расчетный счет.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Оплата INV-045"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

Баланс для INV-045 в Assets:AccountsReceivable (Дебиторская задолженность) теперь равен нулю, и ваша бухгалтерия идеально сбалансирована.

Прикрепите PDF: Ключ метаданных link: особенно полезен при использовании с Fava, веб-интерфейсом Beancount. Fava отобразит кликабельную ссылку прямо в представлении транзакции, поэтому исходный документ всегда находится на расстоянии одного клика. Этот рабочий процесс был задуман еще в 2016 году в запросе на функцию (GitHub).

Один запрос для вывода списка всех открытых счетов​

Итак, кто вам еще должен деньги? С этой системой вам не нужно рыться в электронной почте или электронных таблицах. Вам нужен всего один простой запрос.

Сохраните следующее как файл с именем open-invoices.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Теперь запустите его из командной строки:

bean-query books.beancount open-invoices.sql

За считанные секунды вы получите чистый, актуальный отчет о всех непогашенных счетах, с указанием идентификатора счета, клиента, даты выставления и суммы задолженности. Никакого дополнительного программного обеспечения не требуется.

Автоматизируйте рутинную работу​

Прелесть простого текста — это возможность написания скриптов. Вы можете автоматизировать утомительные части этого рабочего процесса.

• Шаблон + Pandoc = PDF: Храните шаблон счета в Markdown. Небольшой скрипт на Python может заполнить переменные (имя клиента, строки счета, номер счета), а инструмент командной строки Pandoc может мгновенно преобразовать его в профессиональный PDF-файл.
• Git Pre-commit Hook: Если вы храните свою бухгалтерскую книгу в Git, простой pre-commit hook может выполнять проверки перед сохранением вашей работы. Он может проверить, что каждый новый invoice_id уникален, что проводки по транзакции сбалансированы до нуля, и что файл, на который ссылается метаданные link:, действительно существует.
• Cron Job: Настройте запланированное задание (cron job) для запуска запроса open-invoices.sql каждую ночь и отправки вам сводки по электронной почте. Вы будете начинать каждый день, точно зная, кому нужно отправить дружеское напоминание.

Реалистичное предостережение​

Beancount — это инструмент для ведения бухгалтерского учета, а не сервис для выставления счетов. Он не будет автоматически отправлять клиентам напоминания об оплате или обрабатывать платежи по их кредитным картам. Рабочий процесс следующий: вы создаете и отправляете счет с помощью выбранного вами метода (например, с помощью шаблонов выше), а затем вносите бухгалтерские записи в свою бухгалтерскую книгу.

Для большинства фрилансеров и небольших компаний этот ручной шаг — небольшая цена за надежную, проверяемую и бесплатную бухгалтерскую систему, которой вы полностью владеете и управляете (beancount.io).

Следующие шаги​

Готовы взять под контроль выставление счетов? Вот как начать.

1. Скачайте шаблон и используйте его для создания следующего реального счета, обязательно используя последовательный номер счета.
2. Храните отправленные PDF-файлы в специальной папке, например docs/invoices/, и используйте ключ метаданных link: в своей транзакции Beancount для ссылки на них.
3. Сохраните запрос open-invoices.sql и сделайте его запуск частью вашего еженедельного финансового обзора.

Текстовый бухгалтерский учет не означает отказ от аккуратности или контроля — это просто означает, что база данных доступна для поиска с помощью grep. С помощью простого шаблона и приведенных выше фрагментов кода вы будете получать оплату быстрее и поддерживать безупречный порядок в своей бухгалтерии.