3 پست با برچسب "cash flow"

راهنمایی مبتنی بر Beancount برای مدل‌سازی هزینه واقعی، آزمون جریان نقدی و ادغام آن در دفترکل شما.

استخدام اولین کارمند گامی بزرگ است. این یک شرط‌بندی برای آینده‌تان است، اما همچنین تعهد مالی قابل‌توجهی است که فراتر از عددی که در نامه پیشنهادی می‌بینید می‌رود. بسیاری از بنیان‌گذاران و صاحبان کسب‌وکارهای کوچک فقط به حقوق نگاه می‌کنند و سپس با هزینه «کاملاً بارگذاری‌شده» واقعی شگفت‌زده می‌شوند.

این راهنما به شما نشان می‌دهد چگونه هزینه را به‌دقت مدل‌سازی کنید، بررسی کنید آیا واقعاً توان پرداخت آن را دارید یا نه، و سپس آن مدل را مستقیماً به دفترکل Beancount خود متصل کنید تا تصمیم را قبل از انتشار آگهی شغلی بدون ریسک کنید.

خلاصهٔ سریع​

• به فقط حقوق اکتفا نکنید. در ایالات متحده، هزینه واقعی شامل مالیات‌های حقوق کارفرما (Social Security، Medicare، FUTA/SUTA)، مزایا، بیمه، ابزارها و هزینه‌های جذب است. برای بخش خصوصی، مزایا به‌تنهایی حدود ۳۰ ٪ از کل جبران‌خدمات را تشکیل می‌دهند که نشان‌دهندهٔ ضریب ۱٫۴۲× «کاملاً بارگذاری‌شده» نسبت به دستمزد است. این مقدار بسته به شرکت و مکان می‌تواند متفاوت باشد.
• قانون‌موردی سریع برای شروع: هزینهٔ کاملاً بارگذاری‌شده ≈ حقوق + مالیات‌های حقوق کارفرما + مزایا + بیمه + ابزار/نرم‌افزار + جذب/آموزش.
• از Beancount برای کاهش ریسک استفاده کنید. یک بودجه ماهانه برای حقوق در دفترکل خود با ویژگی بودجه‌گذاری Fava ایجاد کنید. سپس می‌توانید پیش‌بینی کنید تا مسیر مالی، حاشیه سود و دوره بازگشت سرمایه برای این نقش را پیش از تصمیم‌گیری بررسی کنید.

۱) چه چیزی هزینه «کاملاً بارگذاری‌شده» را ایجاد می‌کند؟​

حقوق یک کارمند را به نوک یک یخ‌بندان تشبیه کنید. بخش قابل‌مشاهده ساده است، اما هزینه‌های زیرآب همان چیزی است که می‌تواند جریان نقدی شما را غرق کند اگر آماده نباشید. در ادامه جزئیات را می‌بینید.

• دستمزد پایه (Wages/Salary): این بخش ساده است—حقوق سالانه یا ساعتی توافق‌شده. بزرگ‌ترین ردیف هزینه است، اما فقط نقطهٔ شروع است.

• مالیات‌های حقوق کارفرما (ایالات متحده): شما فقط به کارمند پول نمی‌پردازید؛ باید مالیات‌های مربوط به حقوق او را نیز بپردازید. به‌عنوان کارفرما، مسئول موارد زیر هستید:

  • Social Security (OASDI): ۶٫۲ ٪ از حقوق کارمند تا سقف سالانه پرداخت می‌کنید. برای سال ۲۰۲۵، این سقف ۱۷۶,۱۰۰ $ است.
  • Medicare (HI): ۱٫۴۵ ٪ از تمام حقوق کارمند، بدون سقف درآمد، پرداخت می‌شود.
  • مالیات‌های بیکاری (FUTA & SUTA): مالیات فدرال بیکاری (FUTA) ۶.۰ ٪ بر اولین ۷,۰۰۰ $ حقوق است. اما اکثر کارفرمایان اعتبار مالیاتی برای پرداخت مالیات بیکاری ایالتی (SUTA) دریافت می‌کنند که نرخ مؤثر FUTA را به ۰٫۶ ٪ می‌رساند. نرخ‌های SUTA بسته به ایالت و تاریخچه شرکت متفاوت است.

• مزایا: این معمولاً دومین هزینه بزرگ است. شامل بیمه سلامت، مشارکت‌های بازنشستگی (مثلاً مطابقت ۴۰۱(k)) و مرخصی‌های پرداخت‌شده می‌شود. در بخش خصوصی ایالات متحده، مزایا به‌طور متوسط حدود ۳۰ ٪ از کل جبران‌خدمات است. برای مثال، پریمیوم متوسط سالانه برای بیمه سلامت کارفرما در ۲۰۲۴ برابر ۸,۹۵۱ $برای پوشش تک‌نفره و ۲۵,۵۷۲$ برای پوشش خانوادگی بود. در حالی که کارمندان سهمی دارند، کارفرما معمولاً بخش عمده را پوشش می‌دهد.

• بیمه جبران‌خطر کارگران: این بیمه در تقریباً تمام ایالات قانونی است و هزینه‌های پزشکی و دستمزدهای از دست رفته را در صورت صدمه کارمند در محل کار پوشش می‌دهد. نرخ‌ها بسته به ایالت، صنعت و نقش کارمند متفاوت است (کارمند اداری هزینه کمتری نسبت به کارگر ساختمانی دارد). برای این هزینه صفر برنامه‌ریزی نکنید.

• ابزارها و هزینه‌های عمومی: کارمند جدید به تجهیزات مناسب برای انجام کارش نیاز دارد. این شامل لپ‌تاپ، لایسنس‌های نرم‌افزار (صندلی‌های SaaS)، میز کاری (اگر دفتر دارید) و خود نرم‌افزار پردازش حقوق می‌شود. یک سرویس پردازش حقوق معمولی برای کسب‌وکارهای کوچک حدود ۴۹–۵۰ $به‌عنوان هزینه پایه، به‌اضافه ۶–۱۰$ به‌ازای هر کارمند در هر ماه هزینه دارد.

• استخدام و دورهٔ آموزش: هزینه‌های یک‌باره را فراموش نکنید. این شامل هزینه‌های آگهی شغلی، زمان شما برای مصاحبه و مهم‌تر از همه، دورهٔ آموزش است. یک کارمند جدید ممکن است ۱ تا ۳ ماه طول بکشد تا به بهره‌وری کامل برسد؛ در این مدت شما هزینهٔ کامل او را برای خروجی جزئی می‌پردازید.

۲) مثال عددی​

بیایید این را ملموس کنیم. فرض کنید یک کارمند در ایالات متحده با حقوق ۸۰,۰۰۰ $ استخدام می‌کنید. قصد دارید بیمه سلامت تک‌نفره ارائه دهید و ۸۴ ٪ از پریمیوم متوسط ملی را بپردازید.

هزینهٔ سالانه به این شکل تقسیم می‌شود:

• مالیات‌های حقوق کارفرما:

  • Social Security (OASDI): ۸۰,۰۰۰ $× ۶٫۲ ٪ = ۴,۹۶۰$
  • Medicare: ۸۰,۰۰۰ $× ۱٫۴۵ ٪ = ۱,۱۶۰$
  • FUTA (نرخ مؤثر): ۷,۰۰۰ $× ۰٫۶ ٪ = ۴۲$
  • جمع مالیات‌های کارفرما: ۶,۱۶۲ $

• بیمه سلامت (سهم کارفرما):

  • با استفاده از پریمیوم متوسط ۲۰۲۴ برای پوشش تک‌نفره (۸,۹۵۱ $) و سهم ۸۴ ٪: ۸,۹۵۱$ × ۰٫۸۴ = ۷,۵۱۹ $در سال** (یا **۶۲۷$ در ماه).

• نرم‌افزار و ابزارهای پردازش حقوق:

  • نرم‌افزار حقوق: (۵۰ $�پایه + ۶$ به‌ازای هر کارمند) × ۱۲ ماه = ۶۷۲ $ در سال.
  • ابزارها/لپ‌تاپ/ساز نرم‌افزار (تقریبی): ۲,۰۰۰ $ در سال.

جمع‌بندی:

در این سناریو، هزینهٔ «کاملاً بارگذاری‌شده» ۹۶,۳۵۳ $** است که **۱٫۲×** حقوق پایه می‌شود. این بستهٔ مزایا نسبتاً کم‌هزینه است. اگر ۴۰۱(k) مطابقت، مرخصی‌های پرداخت‌شدهٔ سخاوتمندانه یا پوشش سلامت خانوادگی را اضافه کنید، به راحتی می‌توانید به ضریب متوسط ملی **۱٫۴۲×** برسید. برای حقوق ۸۰k، این به معنای هزینهٔ کل حدود **۱۱۳,۸۰۰$ است.

نتیجه‌گیری: هزینهٔ واقعی شما احتمالاً بین ۱٫۲× (کم‌هزینه) و ۱٫۴×+ (پوشش گسترده) حقوق پایه خواهد بود. برای دانستن دقیق، اعداد خود را محاسبه کنید.

۳) «آیا می‌توانم آن را بپردازم؟» — سه آزمون عملی​

حالا که هزینهٔ ماهانهٔ واقعی (۸,۰۲۹ $) را دارید، چگونه می‌توانید مطمئن شوید که می‌توانید آن را تحمل کنید؟

1. پوشش حاشیهٔ سود ناخالص: آیا نقش جدید هزینهٔ خود را جبران می‌کند؟ اگر حاشیهٔ سود ناخالص شما ۶۵ ٪ باشد، کارمند جدید باید حداقل **۱۲,۳۵۲ $درآمد ماهانهٔ جدید** تولید کند (۸,۰۲۹$ ÷ ۰٫۶۵) تا سر به سر شود. اگر نقش برای کاهش هزینه‌ها طراحی شده باشد، باید صرفه‌جویی‌های معادل و پایدار ایجاد کند.

2. دورهٔ بازگشت سرمایه و مسیر مالی: چه مدت طول می‌کشد تا این استخدام بازده مثبت داشته باشد و آیا می‌توانید تا آن زمان زنده بمانید؟ هدف داشته باشید دورهٔ بازگشت ۶ تا ۱۲ ماهه برای مورد تجاری این نقش؛ هرچه کوتاه‌تر، ایمن‌تر. به‌علاوه، باید حداقل ۳ تا ۶ ماه هزینهٔ «کاملاً بارگذاری‌شده» را به‌صورت نقدی به‌عنوان بافر پس از دورهٔ آموزش داشته باشید.

3. واقعیت دورهٔ آموزش: یک کارمند جدید در روز اول ۱۰۰ ٪ مؤثر نیست. برای ۱ تا ۳ ماه دورهٔ آشنایی و کاهش بهره‌وری بودجه‌ریزی کنید. اگر ذخیرهٔ نقدی شما نتواند هم حقوق و هم کاهش بهره‌وری را پوشش دهد، هنوز آماده نیستید. ابتدا می‌توانید با قراردادکار یا کارمند پاره‌وقت نیاز را ارزیابی کنید.

نکته‌ای مخصوص ایالات متحده: اگر این اولین استخدام شماست یا اولین استخدام در ایالت جدیدی است، الزامات انطباق را دوبار بررسی کنید. کاهش اعتبار FUTA در برخی ایالت‌ها ممکن است اعمال شود و نرخ‌های SUTA به‌طرز چشمگیری متفاوت‌اند. قوانین جبران‌خطر کارگران نیز متفاوت هستند. اشتباه در این موارد می‌تواند منجر به جریمه شود.

۴) مدل را در Beancount واقعی کنید​

بهترین راه برای فهمیدن اینکه آیا می‌توانید یک استخدام را بپردازید، این است که تأثیر آن را مستقیماً در دفاتر خود ببینید. در ادامه نحوه انجام این کار با Beancount آورده شده است.

الف) تنظیم بودجهٔ حقوق با Fava​

قبل از هر چیز، هزینه‌های ماهانهٔ پیش‌بینی‌شده را با دستور custom "budget" در دفترکل خود اضافه کنید. این به شما امکان می‌دهد تا مسیر مالی را بررسی کنید.

2024-01-01 open Expenses:Salary
2024-01-01 open Assets:Cash
2024-01-01 open Equity:Opening-Balances

2024-01-01 custom "budget" Expenses:Salary 8000 USD

ب) پیش‌بینی جریان نقدی​

پس از تنظیم بودجه، می‌توانید از ویژگی‌های پیش‌بینی Fava استفاده کنید تا مسیر مالی، حاشیه سود و دورهٔ بازگشت سرمایه را برای این نقش ارزیابی کنید.

ج) افزودن هزینه‌های یک‌باره​

هزینه‌های یک‌باره مانند هزینهٔ آگهی شغلی یا هزینهٔ خرید لپ‌تاپ را می‌توانید به‌صورت یک تراکنش عادی در دفترکل اضافه کنید؛ این هزینه‌ها در محاسبهٔ حاشیه سود و مسیر مالی لحاظ می‌شوند.

د) پیش‌بینی جریان نقدی​

از قابلیت‌های پیش‌بینی Fava برای شبیه‌سازی جریان نقدی در ماه‌های آینده استفاده کنید. این به شما نشان می‌دهد که آیا ذخیرهٔ نقدی کافی برای پوشش هزینهٔ «کاملاً بارگذاری‌شده» در دورهٔ آموزش دارید یا خیر.

ه) مثال جدول هزینه‌ها​

۵) جمع‌بندی​

استخدام اولین کارمند می‌تواند مسیر رشد کسب‌وکار شما را باز کند، اما به‌دقت هزینهٔ واقعی را مدل‌سازی کنید تا از فشارهای مالی غیرمنتظره جلوگیری کنید. Beancount ابزار قدرتمندی برای ادغام داده‌های مالی، آزمون جریان نقدی و برنامه‌ریزی بودجه‌ای فراهم می‌کند. با پیروی از این گام‌ها می‌توانید تصمیمی آگاهانه بگیرید و مسیر رشد پایدار را تضمین کنید.

اگر کسب‌وکاری دارید که به مشتریان فاکتور می‌فرستد، به روشی کاملاً قابل اعتماد برای پیگیری اینکه چه کسی به شما بدهکار است نیاز دارید. اینجا است که حساب‌های دریافتنی (AR) وارد می‌شود. این فقط یک عدد در گزارش نیست؛ این خون جریان نقدی شماست.

این راهنما به شما می‌گوید حساب‌های دریافتنی چیست، چرا مهم است و چگونه می‌توانید با دقت و شفافیت با استفاده از سیستم حسابداری متنی ساده Beancount آن را مدیریت کنید.

TL;DR​

حساب‌های دریافتنی (AR) پولی است که مشتریان برای کالاها یا خدماتی که قبلاً تحویل داده‌اید، به شما بدهکارند. این یک دارایی جاری در ترازنامه شماست، در حسابداری تعهدی مرکزی است و عامل کلیدی جریان نقدی کسب‌وکار شماست. می‌توانید AR را به‌صورت تمیز در Beancount با استفاده از حساب‌های فرعی مشتری، لینک‌کردن فاکتورها به پرداخت‌ها با ^links و اجرای چند پرس‌وجوی ساده پیگیری کنید. برای اندازه‌گیری سرعت وصول، می‌توانید نسبت گردش AR و روزهای فروش معوق (DSO) را محاسبه کنید. برای مدیریت ریسک، می‌توانید از ذخیره‌سازی برای حساب‌های مشکوک استفاده کنید.

حساب‌های دریافتنی چیست؟​

تعریف
حساب‌های دریافتنی نمایانگر مانده پولی است که مشتریان برای کالاها یا خدمات تحویل‌داده‌شده ولی هنوز پرداخت نشده به شرکت شما بدهکارند. تحت حسابداری تعهدی، این درآمد را زمانی که کسب می‌کنید شناسایی می‌کنید، نه زمانی که نقدینگی دریافت می‌کنید. در نتیجه، AR به‌عنوان یک دارایی جاری در ترازنامه شرکت شما ظاهر می‌شود.

چرا مهم است
مدیریت مؤثر AR برای حفظ نقدینگی سالم حیاتی است. هرچه سریع‌تر فاکتورهای خود را وصول کنید، دوره تبدیل نقدینگی شما کوتاه‌تر می‌شود — زمان لازم برای تبدیل سرمایه‌گذاری‌های موجودی و سایر منابع به نقد. با نظارت بر معیارهایی مانند نسبت گردش AR و DSO می‌توانید تصویر واضحی از کارایی وصول خود به‌دست آورید و برای بهبود آن اقدام کنید.

حساب‌های دریافتنی در مقابل حساب‌های پرداختنی (مروری یک‌خطی)

• AR = پولی که به شما بدهکار است (یک دارایی است).
• AP = پولی که شما به دیگران بدهکارید (یک بدهی است).

جریان حساب‌های دریافتنی در حسابداری دوطرفه​

به‌صورت مفهومی، چرخه یک دریافتنی این مراحل را دنبال می‌کند:

1. صدور فاکتور (فروش اعتباری): وقتی فاکتور می‌فرستید، دارایی‌های خود (به‌ویژه حساب‌های دریافتنی) را افزایش می‌دهید و درآمد کسب‌شده را شناسایی می‌کنید.
2. دریافت نقدینگی: وقتی مشتری پرداخت می‌کند، یک دارایی (Assets:Bank) را افزایش می‌دهید و دارایی دیگر (Assets:AR) را کاهش می‌دهید. اثر خالص بر کل دارایی‌ها صفر است، اما موقعیت نقدی شما بهبود می‌یابد.
3. تخفیف یا اعتبار: اگر تخفیف پیش‌پرداختی ارائه دهید یا برگه اعتبار صادر کنید، مانده AR مشتری را کاهش می‌دهید و آن را با هزینه تخفیف یا کاهش درآمد (کنترا‑درآمد) جبران می‌کنید.
4. بدی‌های مشکوک: متأسفانه همه فاکتورها پرداخت نمی‌شوند. برای حساب کردن این موارد می‌توانید یک ذخیره‌سازی برای حساب‌های مشکوک (یک کنترا‑دارایی که ارزش AR را کاهش می‌دهد) و هزینه بدی مشکوک مربوطه را شناسایی کنید. سپس می‌توانید فاکتور خاصی را که غیرقابل وصول است نسبت به این ذخیره‌سازی حذف کنید.

مدل‌سازی AR در Beancount​

Beancount یک سیستم حسابداری متنی، دوطرفه است که به‌طور کامل برای پیگیری AR مناسب است. استفاده از tags (که با # شروع می‌شوند)، links (که با ^ شروع می‌شوند) و زبان پرس‌وجوی شبیه‑SQL (bean-query) تمام فرآیند AR شما را شفاف، قابل حسابرسی و اسکریپت‌پذیر می‌کند.

ساختار پیشنهادی حساب‌ها​

یک نمودار حساب‌های تمیز پایه و اساس است. در اینجا ساختار پیشنهادی آورده شده است:

Assets:AR
Assets:AR:Clients:<Name>
Assets:AR:Allowance            ; یک حساب کنترا‑دارایی

Income:Sales
Income:Contra:SalesDiscounts   ; جایگزینی برای حساب هزینه

Expenses:SalesDiscounts
Expenses:BadDebt

1. ثبت فروش اعتباری (صدور فاکتور)​

وقتی فاکتور به مشتری می‌فرستید، آن را در دفتر کل ثبت می‌کنید.

2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar #client:acme
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

• لینک ^INV-2025-045 یک شناسهٔ یکتاست که این فاکتور را به پرداخت(های) آینده‌اش متصل می‌کند.
• متادیتای document: به Fava (رابط وب Beancount) امکان می‌دهد لینک کلیکی مستقیم به فایل PDF فاکتور ارائه دهد.

2. ثبت پرداخت کامل​

وقتی Acme Co. فاکتور را به‌صورت کامل پرداخت کرد، مانده دریافتنی آن‌ها را پاک می‌کنید.

2025-07-25 * "Acme Co." "Payment for INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

استفاده از همان لینک ^INV-2025-045 ردپای حسابرسی واضحی بین فاکتور و پرداخت ایجاد می‌کند.

3. مدیریت پرداخت‌های جزئی​

اگر مشتری پرداخت جزئی انجام دهد، روند همان است. لینک همه چیز را به‌هم متصل می‌کند.

2025-07-20 * "Acme Co." "Partial payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                 400.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           -400.00 USD

یک پرس‌وجو روی ^INV-2025-045 فاکتور اصلی ۱۲۰۰ دلاری و این پرداخت ۴۰۰ دلاری را نشان می‌دهد و ماندهٔ ۸۰۰ دلاری را باقی می‌گذارد.

4. مدیریت تخفیف پیش‌پرداخت​

فرض کنید برای فاکتور ۱۰۰۰ دلاری، در صورت پرداخت زودهنگام ۲٪ تخفیف بدهید.

2025-07-10 * "Acme Co." "2% early-payment discount on INV-2025-046" ^INV-2025-046 #ar
  Assets:Bank:Checking                 980.00 USD
  Expenses:SalesDiscounts               20.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1000.00 USD

در اینجا دریافتنی کامل ۱۰۰۰ دلاری پاک می‌شود، ۹۸۰ دلار نقد دریافت می‌شود و ۲۰ دلار تخفیف به‌عنوان هزینه ثبت می‌شود. نکته: بسیاری از دفاتر تخفیف‌های فروش را به‌جای هزینه، به‌عنوان کنترا‑درآمد ثبت می‌کنند. استفاده از حساب هزینه برای دفاتر کوچک‌تر ساده‌تر است. مهم این است که یک روش را انتخاب کنید و به‌صورت یکنواخت از آن استفاده کنید.

5. افزودن مالیات بر فروش به فاکتورها​

اگر مالیات بر فروش جمع‌آوری می‌کنید، آن را به‌عنوان بدهی در زمان صدور فاکتور ثبت می‌کنید.

2025-07-01 * "Acme Co." "INV-2025-047 · Hardware + tax" ^INV-2025-047 #ar
  invoice: "2025-047"
  due: "2025-07-31"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1100.00 USD
  Income:Sales                       -1000.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales               -100.00 USD

در اینجا ۱۱۰۰ دلار فاکتور شده، ۱۰۰۰ دلار درآمد شناسایی می‌شود و ۱۰۰ دلار به‌عنوان بدهی مالیاتی به مقامات مالیاتی ثبت می‌شود.

6. مدیریت بدی‌های مشکوک (روش ذخیره‌سازی)​

روش ذخیره‌سازی تحت استانداردهای GAAP ترجیح داده می‌شود زیرا هزینه‌ها را بهتر با درآمدها مطابقت می‌دهد.

مرحله ۱: برآورد و ایجاد ذخیره (مثلاً در پایان سال)
بر پایه داده‌های تاریخی، درصدی از دریافتنی‌ها را که ممکن است غیرقابل وصول باشد، برآورد می‌کنید.

2025-12-31 * "Allowance for doubtful accounts (2% of AR)"
  Expenses:BadDebt                     300.00 USD
  Assets:AR:Allowance                 -300.00 USD

این یک حساب کنترا‑دارایی (Assets:AR:Allowance) ایجاد می‌کند که ارزش کل دریافتنی‌های شما را کاهش می‌دهد.

مرحله ۲: حذف یک فاکتور خاص غیرقابل وصول
وقتی مطمئن شدید فاکتوری پرداخت نخواهد شد، آن را نسبت به ذخیره‌سازی حذف می‌کنید.

2026-03-05 * "Write-off INV-2025-049 for Insolvent Client" ^INV-2025-049 #ar
  Assets:AR:Allowance                 1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Insolvent-Client -1200.00 USD

دقت کنید این تراکنش هزینه‌ای اضافه نمی‌کند؛ هزینه قبلاً هنگام ایجاد ذخیره‌سازی شناسایی شده بود.

گزارش‌گیری حداقل و پرس‌وجوها​

می‌توانید با استفاده از Fava یا bean-query snapshots سریع از AR خود بگیرید.

دریافتنی‌های باز بر حسب مشتری

SELECT account, SUM(position)
WHERE account   '^Assets:AR'
GROUP BY account
ORDER BY account;

دفتر روزنامهٔ فعالیت‌های AR برای یک بازهٔ زمانی

JOURNAL
WHERE account   '^Assets:AR'
  AND date >= 2025-07-01 AND date < 2025-08-01;

معیارهای کلیدی AR (با فرمول‌های سریع)​

برای این نسبت‌ها، رویکرد عملی این است که از bean-query اعداد لازم (فروش‌های اعتباری دوره، مانده‌های ابتدایی/پایانی AR) استخراج کنید و سپس محاسبه‌ها را در یک صفحه‌گسترده یا اسکریپت انجام دهید. این کار دفتر کل شما را تمیز نگه می‌دارد و ریاضیات را شفاف می‌کند.

نسبت گردش AR​

این نشان می‌دهد در هر دوره چند بار کسب‌وکار شما متوسط دریافتنی‌هایش را جمع‌آوری می‌کند. هرچه بالاتر بهتر.

$AR\\ Turnover = \\frac{Net\\ Credit\\ Sales}{Average\\ AR}$

DSO (روزهای فروش معوق)​

می‌گوید به‌طور متوسط چند روز طول می‌کشد تا پس از فروش، پرداخت دریافت شود. هرچه کمتر بهتر.

$DSO = (\\frac{Accounts\\ Receivable}{Total\\ Credit\\ Sales}) \\times Number\\ of\\ Days$

این دو معیار نشان می‌دهند چقدر به‌صورت مؤثر فاکتورها را به نقد تبدیل می‌کنید.

فایل شروع سادهٔ Beancount (کپی/پیست)​

; --- Accounts ---------------------------------------------------------------
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
1970-01-01 open Assets:AR
1970-01-01 open Assets:AR:Clients:Acme-Co
1970-01-01 open Assets:AR:Allowance
1970-01-01 open Income:Sales
1970-01-01 open Expenses:SalesDiscounts
1970-01-01 open Expenses:BadDebt
1970-01-01 open Liabilities:Tax:Sales          USD
; ---------------------------------------------------------------------------

; مثال فاکتور
2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

; دریافت پرداخت
2025-07-25 * "Acme Co." "Payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

نکات عملی برای حفظ سلامت AR​

• شرایط واضح تعیین کنید: تاریخ سررسید، سیاست‌های جریمهٔ دیرکرد و هر گونه تخفیف پیش‌پرداخت را در هر فاکتور بگنجانید.
• همه چیز را لینک کنید: از الگوی یکنواخت ^INV-... برای اتصال فاکتورها، پرداخت‌ها و برگه‌های اعتبار استفاده کنید تا ردپای حسابرسی واضحی داشته باشید.
• اسناد را پیوست کنید: از متادیتای document: برای لینک مستقیم به PDF فاکتورها، سفارش خریدها و قراردادها بهره ببرید.
• ماهانه بازبینی کنید: گزارش باز AR خود را حداقل یک بار در ماه بررسی کنید و پیگیری فاکتورهای معوق را انجام دهید. روندهای AR Turnover و DSO را زیر نظر داشته باشید تا مشکلات را زود تشخیص دهید.

منابع بیشتر (منابع استفاده‌شده)​

• Investopedia دربارهٔ مبانی AR و DSO
• مستندات Beancount برای سینتکس، لینک‌ها/برچسب‌ها و زبان پرس‌وجو
• Lumen Learning دربارهٔ روش‌های ذخیره‌سازی در مقابل حذف مستقیم

یک الگوی متن ساده، یک گردش کار تکرارپذیر، و یک پرس و جوی واحد برای «چه کسی هنوز به من بدهکار است؟»

صدور فاکتور می‌تواند مانند یک کار طاقت‌فرسا باشد، گیر کرده بین کاری که تمام کرده‌اید و پرداختی که منتظرش هستید. اما یک فرآیند صدور فاکتور خوب، ستون فقرات جریان نقدی سالم است. این کار دو وظیفه را انجام می‌دهد: به وضوح به مشتریان شما می‌گوید که چه چیزی و چه زمانی بدهکار هستند، و به سیستم حسابداری شما حقایق غیرقابل انکاری را که نیاز دارد، می‌دهد.

در حالی که برنامه‌های SaaS اختصاصی می‌توانند فایل‌های PDF شیک و خودکار ارسال کنند، اغلب با هزینه‌های ماهانه همراه هستند و داده‌های شما را در یک silo اختصاصی قفل می‌کنند. یک رویکرد سبک و متن ساده با استفاده از Beancount جایگزین قدرتمندی ارائه می‌دهد. می‌توانید هر فاکتور را به مجموعه‌ای واضح از ورودی‌های حسابداری تبدیل کنید و از مزایای کنترل نسخه، ابرداده‌های قدرتمند و پرس و جوی فوری بهره‌مند شوید - بدون نیاز به اشتراک.

حداقل فاکتور قابل قبول (فیلدهایی که هرگز نباید از آنها صرف نظر کنید)​

قبل از اینکه به دفتر کل خود دست بزنید، به یک فاکتور حرفه‌ای نیاز دارید. قالب می‌تواند ساده باشد، اما محتوا باید دقیق باشد. این فیلدها، که از رویه‌های آزمایش‌شده کسب و کارهای کوچک گرفته شده‌اند، غیرقابل مذاکره هستند.

• جزئیات فروشنده: نام و آدرس فیزیکی کسب و کار شما.
• جزئیات مشتری: نام مشتری شما و (در صورت امکان) آدرس آنها.
• شماره فاکتور: یک شناسه منحصر به فرد و متوالی که هرگز دوباره استفاده نمی‌شود. INV-045 بعد از INV-044 می‌آید.
• تاریخ صدور و سررسید: به وضوح بیان کنید که فاکتور چه زمانی صادر شده و چه زمانی انتظار پرداخت می‌رود.
• اقلام فاکتور: شرح واضحی از خدمات یا محصولات، همراه با کمیت، نرخ و جمع کل هر ردیف.
• جمع جزئی، مالیات و جمع کل: محاسبات را نشان دهید تا مشتری بتواند به راحتی آن را دنبال کند.
• یادداشت‌های اختیاری: مکانی برای تشکر، دستورالعمل‌های واریز یا شماره سفارش خرید ارائه شده توسط مشتری.

برای شروع، مجموعه‌ای از الگوهای آماده برای ویرایش ایجاد کرده‌ایم که شامل همه این فیلدها هستند. نسخه‌های صفحه گسترده حتی جمع کل را برای شما از قبل محاسبه می‌کنند.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

ثبت فاکتور در دفتر کل شما​

پس از ارسال فایل PDF فاکتور به مشتری، باید آن را در Beancount ثبت کنید. این یک گام حیاتی است که درآمد را در زمان کسب آن تشخیص می‌دهد، نه فقط در زمان پرداخت. این فرآیند شامل دو تراکنش مجزا است.

1. هنگام صدور فاکتور:

شما تراکنشی ایجاد می‌کنید که کل مبلغ را از حساب Income شما به Assets:AccountsReceivable منتقل می‌کند. این یک IOU دیجیتال در دفاتر شما ایجاد می‌کند.

; 1404-05-01 فاکتور #045  طراحی وب برای شرکت Acme
2025-07-21 * "شرکت Acme" "INV-045 طراحی وب"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

در اینجا، شما AccountsReceivable را بدهکار و حساب Income خود را بستانکار می‌کنید. به ابرداده‌های غنی توجه کنید: تاریخ سررسید، invoice_id منحصر به فرد و حتی یک link: مستقیم به PDF که ارسال کرده‌اید.

2. هنگام پرداخت مشتری:

وقتی پول به حساب بانکی شما واریز می‌شود، تراکنش دومی را برای "بستن" IOU ثبت می‌کنید. این موجودی را از AccountsReceivable به حساب جاری شما منتقل می‌کند.

2025-08-01 * "شرکت Acme" "پرداخت INV-045"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

موجودی INV-045 در Assets:AccountsReceivable اکنون صفر است و دفاتر شما کاملاً متعادل هستند.

پیوست کردن PDF: کلید ابرداده link: به ویژه هنگام استفاده با Fava، رابط وب Beancount، قدرتمند است. Fava یک لینک قابل کلیک را مستقیماً در نمای تراکنش ارائه می‌دهد، بنابراین سند منبع هرگز بیش از یک کلیک فاصله ندارد. این گردش کار در اوایل سال 2016 در یک درخواست ویژگی (GitHub) پیش‌بینی شده بود.

یک پرس و جو برای فهرست کردن همه فاکتورهای باز​

بنابراین، چه کسی هنوز به شما پول بدهکار است؟ با این سیستم، نیازی به جستجو در ایمیل‌ها یا صفحات گسترده ندارید. شما فقط به یک پرس و جوی ساده نیاز دارید.

موارد زیر را به عنوان فایلی با نام open-invoices.sql ذخیره کنید:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

حالا، آن را از خط فرمان خود اجرا کنید:

bean-query books.beancount open-invoices.sql

در چند ثانیه، یک گزارش دقیق و به‌روز از همه فاکتورهای معوق، شامل شناسه فاکتور، مشتری، تاریخ صدور و مبلغ بدهی دریافت خواهید کرد. بدون نیاز به نرم‌افزار اضافی.

خودکارسازی کارهای تکراری​

زیبایی متن ساده، قابلیت اسکریپت نویسی آن است. می‌توانید بخش‌های خسته‌کننده این گردش کار را خودکار کنید.

• قالب + Pandoc = PDF: الگوی فاکتور خود را در Markdown نگه دارید. یک اسکریپت کوچک پایتون می‌تواند متغیرها (نام مشتری، اقلام فاکتور، شماره فاکتور) را پر کند و ابزار خط فرمان Pandoc می‌تواند فوراً آن را به یک PDF حرفه‌ای تبدیل کند.
• قلاب Git Pre-commit: اگر دفتر کل خود را در Git ذخیره می‌کنید، یک قلاب pre-commit ساده می‌تواند قبل از ذخیره کار شما، بررسی‌هایی را انجام دهد. می‌تواند تأیید کند که هر invoice_id جدید منحصر به فرد است، که ارسال‌های تراکنش به صفر می‌رسد و فایلی که در ابرداده link: به آن ارجاع داده شده است واقعاً وجود دارد.
• Cron Job: یک کار زمان‌بندی شده (cron job) تنظیم کنید تا پرس و جوی open-invoices.sql شما هر شب اجرا شود و خلاصه را برای شما ایمیل کند. شما هر روز را با دانستن دقیق اینکه چه کسی به یک یادآوری دوستانه نیاز دارد، شروع خواهید کرد.

یک هشدار واقع‌بینانه​

Beancount یک ابزار حسابداری است، نه یک سرویس صدور فاکتور. به طور خودکار یادآوری‌های پرداخت را برای مشتریان شما ارسال نمی‌کند یا پرداخت‌های کارت اعتباری آنها را پردازش نمی‌کند. گردش کار به این صورت است: شما فاکتور را با استفاده از روش انتخابی خود (مانند الگوهای بالا) ایجاد و ارسال می‌کنید و سپس ورودی‌های حسابداری را در دفتر کل خود ثبت می‌کنید.

برای اکثر فریلنسرها و فروشگاه‌های کوچک، این مرحله دستی قیمت کمی برای یک سیستم حسابداری ضدگلوله، قابل حسابرسی و رایگان است که شما کاملاً مالک و کنترل آن هستید (beancount.io).

مراحل بعدی​

آماده‌اید تا کنترل صدور فاکتور خود را به دست بگیرید؟ در اینجا نحوه شروع آمده است.

1. یک الگو دانلود کنید و از آن برای ایجاد فاکتور واقعی بعدی خود استفاده کنید و مطمئن شوید که از یک شماره فاکتور متوالی استفاده می‌کنید.
2. فایل‌های PDF ارسال شده خود را در یک پوشه اختصاصی مانند docs/invoices/ ذخیره کنید و از کلید ابرداده link: در تراکنش Beancount خود برای ارجاع به آنها استفاده کنید.
3. پرس و جوی open-invoices.sql را ذخیره کنید و اجرای آن را بخشی از بررسی مالی هفتگی خود قرار دهید.

حسابداری متن ساده به معنای کنار گذاشتن دقت یا کنترل نیست - فقط به این معنی است که پایگاه داده قابل grep است. با یک الگوی ساده و قطعه کدهای بالا، سریعتر پول دریافت می‌کنید و دفاتر خود را بی‌عیب و نقص نگه می‌دارید.