Как наверстать упущенное в бухгалтерском учете малого бизнеса: пошаговое руководство
Если вы владелец малого бизнеса, который отстал от бухгалтерского учета, вы не одиноки. Между управлением операциями, обслуживанием клиентов и развитием вашего бизнеса, ведение финансовой отчетности часто оказывается в конце списка приоритетов. Но наверстать упущенное в ваших книгах не должно быть сложной задачей. Вот практическое руководство, которое поможет вам вернуться в нужное русло.
Почему наверстывание имеет значение
Прежде чем углубляться в то, как это сделать, давайте разберемся, почему это так важно. Точный, актуальный бухгалтерский учет – это не только соблюдение налогового законодательства, хотя это, безусловно, важно. Чистые книги помогают вам:
- Принимать обоснованные бизнес-решения на основе реальных финансовых данных
- Выявлять проблемы с денежным потоком до того, как они станут критическими
- Максимизировать вычеты, когда наступает налоговый сезон
- Претендовать на кредиты или привлекать инвесторов, если вам нужен капитал
- Выявлять тенденции в доходах и расходах
- Снизить стресс и избежать суеты в последнюю минуту
Шаг 1: Оцените ущерб
Начните с выяснения, насколько вы отстали. Соберите все финансовые документы, которые смож ете найти:
- Выписки из банковских и кредитных карт
- Счета, отправленные клиентам
- Счета и квитанции от поставщиков
- Платежные ведомости
- Кредитные документы
- Любая предыдущая работа по ведению бухгалтерского учета, которую вы выполнили
Создайте простую временную шкалу, показывающую, какие месяцы требуют внимания. Это даст вам четкое представление о предстоящей задаче и поможет вам расставить приоритеты.
Шаг 2: Организуйте свои документы
Создайте систему хранения файлов – цифровую или физическую – которая имеет смысл для вашего бизнеса. Рассмотрите возможность организации по:
- Месяцу и году
- Типу транзакции (доход, расходы, заработная плата)
- Категории (канцелярские товары, командировки, коммунальные услуги)
Многие владельцы бизнеса находят успех с простой структурой папок на своем компьютере или в облачном храни лище, с подпапками для каждого месяца. Ключ – в последовательности: какую бы систему вы ни выбрали, придерживайтесь ее в будущем.
Шаг 3: Сначала согласуйте банковские счета
Начните с выверки банковских счетов, так как это обеспечивает основу для всего остального. Для каждого месяца, по которому вы отстали:
- Сопоставьте банковские транзакции с вашими квитанциями и счетами
- Определите и классифицируйте каждую транзакцию
- Отметьте любые расхождения или недостающую документацию
- Запишите остаток на конец периода
Выверка банковских счетов помогает выявлять ошибки, обнаруживать мошеннические платежи и гарантировать, что вы работаете с точными данными. Это утомительная работа, но она необходима.
Шаг 4: Записывайте доходы и расходы
После того как ваши банковские счета будут согласованы, систематически записывайте все доходы и расходы. Для каждой транзакции:
- Введите дату
- Запишите сумму
- Присвойте ее соответствующей категории
- Добавьте краткое описание
- Прикрепите или укажите подтверждающий документ
Будьте последовательны в своей категоризации. Использование одних и тех же категорий каждый месяц упрощает отслеживание тенденций и подготовку финансовых отчетов.
Шаг 5: Обрабатывайте счета к получению и счета к оплате
Не забывайте о деньгах, которые вам должны, или о деньгах, которые должны вы:
Счета к получению: Просмотрите все неоплаченные счета клиентов. Обновите свои записи, чтобы показать, какие были оплачены, какие просрочены и какие еще находятся в ожидании.
Счета к оплате: Перечислите все неоплаченные счета поставщиков. Расставьте приоритеты по сроку оплаты, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа и поддерживать хорошие отношения с поставщиками.
Шаг 6: Проверяйте и правильно классифицируйте
Правильная категоризация имеет решающее значение для налогового времени. Общие категории включают:
- Офисные расходы
- Маркетинг и реклама
- Профессиональные услуги
- Командировки и питание
- Расходы на транспортное средство
- Домашний офис (если применимо)
- Себестоимость реализованной продукции
Если вы сомневаетесь в том, как что-то классифицировать, сделайте пометку и проконсультируйтесь с налоговым специалистом позже. Лучше отметить сомнительные предметы, чем угадывать неправильно.
Шаг 7: Создайте финансовую отчетность
После того как вы наверстаете упущенное, создайте базовую финансовую отчетность:
Отчет о прибылях и убытках: Показывает ваши доходы, расходы и чистую прибыль за определенный период. Это говорит вам, прибыльный ли ваш бизнес.
Бухгалтерский баланс: Отображает ваши активы, обязательства и собственный капитал на определенный момент времени. Это показывает ваше общее финансовое положение.
Эти отчеты помогают вам понять финансовое состояние вашего бизнеса и необходимы для подготовки к налогам, подачи заявок на кредиты и стратегического планирования.
Шаг 8: Внедрите системы, чтобы оставаться в курсе событий
Наверстать упущенное – это только половина дела, не менее важно оставаться в курсе событий. Рассмотрите эти стратегии:
-
Планируйте еженедельное время для ведения бухгалтерского учета: Выделите 1-2 часа каждую неделю для ввода транзакций и хранения документов. Последовательность предотвращает отставание.
-
Переходите на цифровые технологии: Используйте приложения для сканирования квитанций и подключите свои банковские счета к бухгалтерскому программному обеспечению, чтобы автоматизировать ввод данных.
-
Создайте контрольный список: Разработайте ежемесячный контрольный список по ведению бухгалтерского учета, чтобы убедиться, что вы выполняете все необходимые задачи.
-
Установите напоминания: Используйте календарные оповещения для важных сроков, таких как ежеквартальные налоговые платежи, подача плат ежных ведомостей и отслеживание счетов.
Когда стоит обратиться за профессиональной помощью
Иногда подход "сделай сам" не является осуществимым. Рассмотрите возможность найма помощи, если:
- Вы отстаете более чем на 6 месяцев
- Ваш бизнес имеет сложные транзакции (запасы, несколько потоков доходов и т. д.)
- Вы столкнулись с аудитом или вам нужно подать заявку на финансирование
- Эта задача влияет на ваше психическое здоровье или отнимает время от деятельности, приносящей доход
- Вы постоянно отстаете, несмотря на все ваши усилия
Профессиональные бухгалтеры часто могут наверстать месяцы отставания гораздо быстрее, чем занятой владелец бизнеса, и они гарантируют, что все является точным и соответствует требованиям.
Преимущество нового старта
Как только вы наверстаете упущенное, вы сразу же почувствуете преимущества:
- Снижение тревожности: Вы точно будете знать, где находится ваш бизнес в финансовом отношении
- Улучшение принятия решений: Данные в режиме реального времени помогают вам принимать обоснованные решения о ценообразовании, найме и инвестициях
- Готовность к уплате налогов: Когда наступит налоговый сезон, вы будете готовы, а не в панике
- Профессиональный авторитет: Чистые книги делают вас более привлекательными для кредиторов, инвесторов и потенциальных покупателей
Двигаясь вперед
Помните, что каждый успешный владелец бизнеса сталкивался с проблемами ведения бухгалтерского учета. То, что отличает процветающий бизнес от борющегося, – это не совершенство, а готовность вернуться в нужное русло, когда что-то идет не так.
Начните с одного месяца. Полностью наверстайте упущенное, согласуйте и классифицируйте. Затем переходите к следующему. Прежде чем вы это заметите, вы будете в курсе событий, и вы сможете переключить свое внимание на ведение своих книг, а не постоянно играть в догонялки.
Ваш бизнес заслуживает точных финансовых отчетов, и, что более важно, вы заслуживаете душевного спокойствия, которое приходит с осознанием того, где именно находится ваш бизнес. Сделайте первый шаг сегодня и помните: лучшее время, чтобы наверстать упущенное в бухгалтерском учете, было вчера. Второе лучшее время – прямо сейчас.
Ищете больше финансовых советов для малого бизнеса? Ознакомьтесь с другими нашими ресурсами по управлению денежными потоками, налоговому планированию и финансовому прогнозированию, чтобы помочь вашему бизнесу процветать.
