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使用 Beancount 制作和追踪发票

2022年2月12日 · 阅读需 9 分钟

Mike Thrift

Marketing Manager

一个纯文本模板、一个可重复的工作流程和一个简单的查询，即可解答“还有谁欠我钱？”

2022-02-12-crafting-tracking-invoices-with-beancount

开票工作有时感觉像是一件苦差事，卡在你已完成的工作和你正在等待的付款之间。但是，良好的开票流程是健康现金流的支柱。它具有双重作用：清晰地告知你的客户他们欠款多少以及何时付款，并为你的会计系统提供其所需的可靠事实。

虽然专用的 SaaS 应用程序可以发送流畅的自动化 PDF 文件，但它们通常需要按月付费，并将你的数据锁定在专有孤岛中。使用 Beancount 的轻量级纯文本方法提供了一个强大的替代方案。你可以将每张发票转换为一组清晰的会计分录，从而获得版本控制、强大的元数据和即时查询的所有好处，而无需订阅。

最小可行发票（你永远不应该跳过的字段）

在接触你的账本之前，你需要一张专业的发票。格式可以很简单，但内容必须精确。这些借鉴久经考验的小企业实践的字段是不可协商的。

卖方详细信息： 你的公司名称和实际地址。
客户详细信息： 你的客户的名称和（理想情况下）他们的地址。
发票编号： 一个唯一的、连续的 ID，永不重复使用。 INV-045 紧随 INV-044 之后。
开票日期和到期日期： 清楚地说明发票的开具日期和预期付款日期。
项目明细： 对服务或产品的清晰描述，以及数量、单价和项目总计。
小计、税金和总计： 显示计算过程，以便客户可以轻松理解。
可选注释： 用于感谢、汇款指示或客户提供的采购订单号。

为了帮助你入门，我们创建了一组可立即编辑的模板，其中包含所有这些字段。电子表格版本甚至会为你预先计算总计。

在此获取我们的模板：beancount.io/invoice‑templates （提供 Google Docs、Word、Sheets、Excel 和 PDF 格式）

在你的账本中记录发票

将发票 PDF 发送给客户后，你必须将其记录在 Beancount 中。这是一个至关重要的步骤，它在收入产生时确认收入，而不仅仅是在收到付款时。该过程涉及两个不同的交易。

1. 开具发票时：

你创建一个交易，将总金额从你的 Income 账户转移到 Assets:AccountsReceivable。这会在你的账簿中创建一个数字借据。

; 2025‑07‑21 发票 #045  为 Acme Corp. 进行的网页设计冲刺
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 网页设计冲刺"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "ap@acme.example"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

在这里，你借记 AccountsReceivable 并贷记你的 Income 账户。请注意丰富的元数据：到期日期、唯一的 invoice_id，甚至直接指向你发送的 PDF 的 link:。

2. 客户付款时：

当现金存入你的银行账户时，你记录第二个交易以“结清”借据。这会将余额从 AccountsReceivable 转移到你的支票账户。

2025-08-01 * "Acme Corp" "INV-045 付款"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

Assets:AccountsReceivable 中 INV-045 的余额现在为零，你的账簿完全平衡。

附加 PDF： link: 元数据键与 Fava（Beancount 的 Web 界面）一起使用时尤其强大。 Fava 将直接在交易视图中呈现可点击的链接，因此只需点击一下即可访问源文档。此工作流程早在 2016 年就在一项功能请求中设想 (GitHub)。

一个查询即可列出所有未结发票

那么，还有谁欠你钱？使用此系统，你无需在电子邮件或电子表格中查找。你只需要一个简单的查询。

将以下内容保存为名为 open-invoices.sql 的文件：

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

现在，从你的命令行运行它：

bean-query books.beancount open-invoices.sql

几秒钟内，你将获得一份清晰的、最新的所有未结发票的账龄报告，其中显示发票 ID、客户、开票日期和欠款金额。无需额外的软件。

自动化繁琐的工作

纯文本的优点在于可编写脚本。你可以自动化此工作流程中繁琐的部分。

模板 + Pandoc = PDF： 以 Markdown 格式维护你的发票模板。一个小型 Python 脚本可以填充变量（客户名称、项目明细、发票编号），命令行工具 Pandoc 可以立即将其转换为专业的 PDF。
Git 预提交钩子： 如果你将账本存储在 Git 中，一个简单的预提交钩子可以在你保存工作之前运行检查。它可以验证每个新的 invoice_id 是否唯一，交易过账是否平衡为零，以及 link: 元数据中引用的文件是否实际存在。
Cron 作业： 设置计划任务（cron 作业）以每晚运行你的 open-invoices.sql 查询并通过电子邮件向你发送摘要。你将每天开始工作时确切地知道谁需要友好的提醒。

现实的警告

Beancount 是一个会计工具，而不是开票_服务_。它不会自动向你的客户发送付款提醒或处理他们的信用卡付款。工作流程是：你使用你选择的方法（例如上面的模板）创建并发送发票，然后在你的账本中记录会计分录。

对于大多数自由职业者和小商店来说，这个手动步骤对于一个完全拥有和控制的、防弹的、可审计的免费会计系统来说是一个很小的代价 (beancount.io)。

后续步骤

准备好控制你的开票了吗？以下是开始的方法。

下载模板并使用它创建你的下一个真实发票，确保使用连续的发票编号。
将你发送的 PDF存储在专用文件夹中，例如 docs/invoices/，并在你的 Beancount 交易中使用 link: 元数据键来引用它们。
保存 open-invoices.sql 查询并将其作为你每周财务审查的一部分运行。

纯文本会计并不意味着放弃完善或控制——它只是意味着数据库是可 grep 的。使用简单的模板和上面的代码片段，你将更快地获得付款_并且_保持你的账簿整洁。

最小可行发票（你永远不应该跳过的字段）​

在你的账本中记录发票​

一个查询即可列出所有未结发票​

自动化繁琐的工作​

现实的警告​

后续步骤​