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Una guía Beancount‑first para modelar el costo real, probar el flujo de efectivo y conectarlo a tu libro mayor.

Contratar a tu primer empleado es un paso enorme. Es una apuesta por tu futuro, pero también un compromiso financiero significativo que va mucho más allá del número que aparece en la carta de oferta. Demasiados fundadores y dueños de pequeñas empresas se equivocan al fijarse solo en el salario, solo para sorprenderse con el costo real, “totalmente cargado”.

Esta guía te mostrará cómo modelar ese costo con precisión, probar si realmente puedes pagarlo y luego integrar ese modelo directamente en tu libro mayor de Beancount para reducir el riesgo de la decisión antes de publicar la vacante.

TL;DR​

• No te quedes solo con el salario. En EE. UU., el costo real incluye impuestos sobre la nómina del empleador (Seguro Social, Medicare, FUTA/SUTA), beneficios, seguros, herramientas y reclutamiento. En la industria privada, los beneficios solos representan en promedio el 30 % de la compensación total, lo que sugiere un multiplicador de 1,42× “totalmente cargado” sobre los salarios. Esto puede variar mucho según la empresa y la ubicación.
• Regla rápida para comenzar: Costo Total ≈ Salario + Impuestos de Nómina del Empleador + Beneficios + Seguro + Herramientas/Software + Reclutamiento/Ramp‑up.
• Usa Beancount para reducir el riesgo. Modela un presupuesto mensual de nómina en tu libro mayor usando la función de presupuesto de Fava. Luego puedes ejecutar una proyección para comprobar tu runway, márgenes y el período de recuperación del puesto antes de comprometerte.

1) ¿Qué impulsa realmente el costo “totalmente cargado”?​

Piensa en el salario de un empleado como la punta de un iceberg. La parte visible es sencilla, pero los costos sumergidos son los que pueden hundir tu flujo de efectivo si no estás preparado. Aquí tienes el desglose.

• Salario base (Wages/Salary): Esta es la parte fácil: el salario anual o la tarifa horaria acordada. Es la partida más grande, pero solo es el punto de partida.

• Impuestos de nómina del empleador (EE. UU.): No solo pagas al empleado; también debes pagar impuestos sobre sus salarios. Como empleador, eres responsable de:

  • Seguro Social (OASDI): Pagas 6,2 % del salario del empleado hasta un tope anual. Para 2025, ese tope es $176,100.
  • Medicare (HI): Pagas 1,45 % de todos los salarios del empleado, sin límite de ingresos.
  • Impuestos de desempleo (FUTA & SUTA): La Ley Federal de Impuesto al Desempleo (FUTA) es del 6,0 % sobre los primeros $7,000 de salarios. Sin embargo, la mayoría de los empleadores reciben un crédito por pagar los impuestos estatales de desempleo (SUTA), lo que reduce la tasa efectiva de FUTA al 0,6 %. Las tasas de SUTA varían significativamente según el estado y el historial de la empresa.

• Beneficios: Este suele ser el segundo costo más grande. Incluye seguro de salud, aportaciones a jubilación (p. ej., aporte a 401(k)), y licencias pagadas. En la industria privada de EE. UU., los beneficios representan alrededor del 30 % de la compensación total. Para ponerlo en perspectiva, la prima anual promedio para seguro de salud patrocinado por el empleador en 2024 fue de $8,951 para cobertura individual y $25,572 para cobertura familiar. Aunque los empleados aportan, el empleador suele cubrir la mayor parte.

• Seguro de compensación de trabajadores: Es obligatorio en casi todos los estados y cubre costos médicos y salarios perdidos si un empleado sufre una lesión en el trabajo. Las tarifas dependen del estado, la industria y el rol del empleado (un trabajador de oficina es mucho más barato de asegurar que un techador). No presupongas cero para esto.

• Herramientas y gastos generales: Tu nuevo empleado necesita el equipo adecuado para hacer su trabajo. Esto incluye una laptop, licencias de software (asientos SaaS), un escritorio si tienes oficina, y el propio software de procesamiento de nómina. Un servicio típico de nómina para una pequeña empresa cuesta alrededor de $49–$50 al mes como tarifa base, más $6–$10 por empleado.

• Reclutamiento y ramp‑up: No olvides los costos únicos. Incluyen tarifas por publicar vacantes, tu propio tiempo entrevistando y, lo más importante, el período de ramp‑up. Un nuevo empleado puede tardar 1–3 meses en alcanzar su productividad total, durante los cuales pagas su costo completo por una salida parcial.

2) Un ejemplo concreto​

Hagamos esto tangible. Imagina que contratas a un empleado en EE. UU. con un salario de $80,000. Planeas ofrecer seguro de salud de cobertura individual, cubriendo la parte del empleador promedio del 84 % de la prima.

Así se desglosa el costo anual:

• Impuestos de nómina del empleador:

  • Seguro Social (OASDI): $80,000 × 6,2 % = $4,960
  • Medicare: $80,000 × 1,45 % = $1,160
  • FUTA (tasa efectiva): $7,000 × 0,6 % = $42
  • **Total impuestos de nómina del empleador: $6,162

• Seguro de salud (tu parte):

  • Usando la prima promedio de 2024 para cobertura individual ($8,951) y tu aporte del 84 %: $8,951 × 0,84 = $7,519 al año (o $627 al mes).

• Software y herramientas de nómina:

  • Software de nómina: ($50 base + $6/empleado) × 12 meses = $672 al año.
  • Herramientas/Laptop/SaaS (estimado): $2,000 al año.

Sumemos todo:

En este escenario, el costo totalmente cargado es $96,353, lo que equivale a 1,20× el salario base. Este es un paquete de beneficios relativamente ajustado. Si ofrecieras un aporte a 401(k), licencias pagas más generosas o cobertura familiar, podrías acercarte fácilmente al multiplicador promedio nacional de 1,42×. Para un salario de $80 k, eso implicaría un costo total cercano a $113,800.

Conclusión: Tu costo real probablemente estará entre 1,20× (ajustado) y 1,40×+ (más generoso) del salario base. Calcula tus propios números para saberlo.

3) “¿Puedo permitírmelo?” — Tres pruebas pragmáticas​

Ahora que tienes un costo mensual realista ($8,029 en nuestro ejemplo), ¿cómo sabes si puedes sostenerlo?

1. Cobertura del margen bruto: ¿El puesto se paga a sí mismo? Si tu negocio tiene un margen bruto del 65 %, el nuevo empleado debe generar al menos $12,352 en ingresos mensuales nuevos ($8,029 ÷ 0,65) solo para alcanzar el punto de equilibrio. Si el puesto está diseñado para ahorrar costos, debe lograr reducciones de gasto equivalentes y sostenibles.

2. Recuperación y runway: ¿Cuánto tiempo tardará el empleado en generar un retorno positivo y puedes sobrevivir hasta entonces? Apunta a un período de recuperación de 6–12 meses para el caso de negocio del puesto — cuanto más corto, mejor. Además, deberías contar con al menos 3–6 meses del costo totalmente cargado en efectivo como colchón después del período de ramp‑up.

3. Realidad del ramp‑up: Un nuevo empleado no será 100 % productivo el primer día. Presupuesta 1–3 meses de onboarding y menor productividad. Si tu colchón de efectivo no puede cubrir tanto su salario como la caída de productividad inicial, no estás listo. Considera comenzar con un contratista o empleado a tiempo parcial para validar la necesidad primero.

Nota específica de EE. UU.: Si este es tu primer empleado o tu primer empleado en un nuevo estado, verifica los requisitos de cumplimiento. Los créditos de FUTA pueden variar según el estado, al igual que las tasas de SUTA. Las leyes de compensación de trabajadores también difieren. Un error puede generar sanciones.

4) Llevar el modelo a la práctica en Beancount​

La mejor forma de saber si puedes permitirte una contratación es ver el impacto directamente en tus libros. Así lo haces con Beancount.

A. Establece un presupuesto de nómina con Fava​

Antes de nada, agrega los costos mensuales proyectados a tu libro mayor usando la directiva custom "budget" de Fava. Así podrás visualizar el nuevo gasto frente a tus ingresos.

; Presupuestando para un empleado con costo total de $96k/año
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Wages              "monthly" 6666.67 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Taxes:Employer      "monthly"  513.50 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Benefits:HealthInsurance   "monthly"  626.57 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Tools:PayrollSoftware       "monthly"   55.00 USD

Una vez agregado, los informes de Estado de Resultados y Cambios de Fava mostrarán automáticamente cómo vas respecto a este nuevo nivel de gasto.

B. Registra una ejecución real de nómina​

Cuando proceses la nómina, tienes dos formas habituales de registrarla.

• Detallada (con pasivos): Es el método más preciso. Separa tus impuestos como empleador de las retenciones del empleado, tratándolas como pasivos que mantienes temporalmente antes de pagarlos al gobierno.

2025-09-30 * "Payroll - Alice (September)" ; Ejemplo de retenciones
  Expenses:Payroll:Wages                               6666.67 USD
  ; Impuestos del empleador (costo directo)
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:SocialSecurity        413.33 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:Medicare               96.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:FUTA                    3.50 USD
  ; Retenciones del empleado (pasivos)
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal             -1000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:State                -300.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:SocialSecurity     -413.33 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:Medicare            -96.67 USD
  ; Pago neto al banco (salario neto al empleado)
  Assets:Bank:Checking                                -4853.54 USD

Más tarde, cuando tu proveedor de nómina retire los impuestos, registrarás una transacción separada para liquidar los pasivos (p. ej., Liabilities:Payroll:Withholding:Federal → Assets:Bank:Checking).

• Simplificada (suma única): Si tu proveedor debita tu cuenta en una sola transacción y no necesitas seguir los pasivos detalladamente, esta es la opción más sencilla.

2025-09-30 * "Gusto payroll run - Alice"
  Expenses:Payroll:Wages                   6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer           513.50 USD
  Expenses:Payroll:Fees:Provider             55.00 USD
  Assets:Bank:Checking                    -7235.17 USD

C. Pronostica tu runway​

Estructura tu plan de cuentas con una cuenta de nivel superior Expenses:Payroll. Usa etiquetas como employee: "Alice" en las transacciones para filtrar informes por persona. Con tu presupuesto establecido, puedes usar Fava para superponer tu plan versus los reales cada mes. Si notas que superas el presupuesto de forma constante, es momento de volver a ejecutar tus pruebas de viabilidad.

5) Cuándo contratar tiene sentido y cuándo no (lista rápida)​

Probablemente tenga sentido si... ✅​

• Estás rechazando trabajo rentable o retrasando lanzamientos de producto por falta de capacidad.
• Puedes definir claramente un objetivo de ingresos o de ahorro de costos del que sea responsable el nuevo empleado.
• Tu runway de efectivo cubre cómodamente el período de ramp‑up de 1–3 meses más 3–6 meses adicionales del costo totalmente cargado.

Probablemente debas esperar si... 🛑​

• La demanda de tu trabajo es irregular e impredecible. Comienza con un contratista o ayuda a tiempo parcial para gestionar la carga variable primero.
• Puedes lograr los mismos objetivos comprando una mejor herramienta o automatizando un proceso a una fracción del costo.
• No puedes vincular el puesto a un resultado de negocio medible. “Me siento ocupado” no es un caso de negocio.

Números de referencia (EE. UU., 2025)​

• Base salarial del Seguro Social: $176,100
• Tasas de impuestos del empleador: 6,2 % para Seguro Social (sobre salarios hasta la base), 1,45 % para Medicare (sin tope).
• Tasa de FUTA: 6,0 % sobre los primeros $7,000 de salarios, pero típicamente 0,6 % efectivo tras créditos estatales.
• Beneficios como proporción de la compensación: Promedio 29,7 % en la industria privada de EE. UU., lo que implica un multiplicador de 1,42× sobre los salarios.
• Primas de salud promedio (2024): $8,951 para cobertura individual / $25,572 para familiar.
• Compensación de trabajadores: Obligatoria en casi todos los estados; reglas y tarifas varían.
• Costo de software de nómina: Aproximadamente $49–$50 tarifa base + $6–$10 por empleado, al mes.

Nota sobre cumplimiento​

Esta sección no forma parte del modelo financiero, pero es esencial. En EE. UU. debes asegurarte de:

1. Registrar correctamente los impuestos federales y estatales.
2. Proveer los beneficios obligatorios según la legislación local.
3. Mantener documentación adecuada de contratos y retenciones.
4. Cumplir con las normas de seguridad de datos al integrar información financiera en Beancount.

Referencias de código (sin cambios)​

; Presupuestando para un empleado con costo total de $96k/año
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Wages              "monthly" 6666.67 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Payroll:Taxes:Employer      "monthly"  513.50 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Benefits:HealthInsurance   "monthly"  626.57 USD
2025-09-01 custom "budget" Expenses:Tools:PayrollSoftware       "monthly"   55.00 USD

2025-09-30 * "Payroll - Alice (September)" ; Ejemplo de retenciones
  Expenses:Payroll:Wages                               6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:SocialSecurity        413.33 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:Medicare               96.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer:FUTA                    3.50 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal             -1000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:State                -300.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:SocialSecurity     -413.33 USD
  Liabilities:Payroll:FICA:Employee:Medicare            -96.67 USD
  Assets:Bank:Checking                                -4853.54 USD

2025-09-30 * "Gusto payroll run - Alice"
  Expenses:Payroll:Wages                   6666.67 USD
  Expenses:Payroll:Taxes:Employer           513.50 USD
  Expenses:Payroll:Fees:Provider             55.00 USD
  Assets:Bank:Checking                    -7235.17 USD