Dirigir una organización sin ánimo de lucro de baloncesto: Una guía de gestión financiera para organizaciones impulsadas por una misión
Cuando diriges un ministerio de baloncesto o una organización sin ánimo de lucro, tu corazón está en el lugar correcto: quieres impactar vidas, guiar a los jóvenes y utilizar el poder de los deportes para transformar comunidades. Pero entre la organización de campamentos, la coordinación de voluntarios y la medición de su impacto social, la gestión financiera a menudo queda en un segundo plano. Ese es un error que puede costarle oportunidades de financiación, problemas de cumplimiento e incluso su estatus de organización sin ánimo de lucro.
Después de haber trabajado con docenas de organizaciones sin ánimo de lucro basadas en el deporte a lo largo de los años, he visto los mismos desafíos financieros surgir repetidamente. Permítanme compartir lo que he aprendido sobre cómo mantener su organización de baloncesto financieramente sana mientras se mantiene enfocado en su misión.
Los desafíos financieros únicos de las organizaciones sin ánimo de lucro de baloncesto
Los ministerios de baloncesto y las organizaciones juveniles enfrentan un conjunto específico de obstáculos financieros que difieren de las organizaciones sin ánimo de lucro tradicionales. Usted está lidiando con:
Fluctuaciones estacionales de los ingresos: Las inscripciones al campamento aumentan en verano, las cuotas de los torneos llegan en oleadas y las donaciones de los donantes a menudo se agrupan alrededor de fin de año. Esto crea desafíos de flujo de caja que pueden dejarlo luchando para pagar el equipo o el alquiler de las instalaciones durante los meses más lentos.
Múltiples fuentes de ingresos: Entre las donaciones individuales, los patrocinios corporativos, las cuotas de inscripción, la venta de mercancías, las cuotas de inscripción a torneos y la financiación de subvenciones, está haciendo malabares con numerosas fuentes de ingresos, cada una con diferentes implicaciones fiscales y requisitos de presentación de informes.
Gastos específicos del programa: Cada campamento, clínica o torneo tiene su propio presupuesto. Necesita hacer un seguimiento de los costos por programa para comprender qué iniciativas son sostenibles y cuáles están agotando los recursos.
Donaciones en especie: Esos balones de baloncesto, camisetas o tiempo de cancha gratuitos donados son valiosos, pero necesitan la documentación adecuada para sus libros y solicitudes de subvenciones.
Estableciendo su base financiera
Antes de que pueda administrar sus finanzas de manera efectiva, necesita la estructura correcta en su lugar. Esto es lo que parece:
Plan de cuentas que funciona para las organizaciones deportivas
Su plan de cuentas debe reflejar cómo operan realmente las organizaciones sin ánimo de lucro de baloncesto. Considere estas categorías:
Las cuentas de ingresos deben distinguir entre fondos restringidos y no restringidos. Configure cuentas separadas para las cuotas del programa (campamentos, clínicas, ligas), donaciones (individuales, corporativas, de fundaciones), subvenciones, eventos de recaudación de fondos y venta de mercancías.
Las categorías de gastos deben separar los costos del programa de los gastos administrativos y de recaudación de fondos. Para los gastos del programa, cree subcuentas para cada área principal del programa para que pueda realizar un seguimiento de la rentabilidad. Incluya partidas para equipos y suministros, alquiler de instalaciones, pagos a entrenadores y árbitros, seguros, gastos de viaje y cuotas de torneos.
La asignación funcional es fundamental porque las subvenciones y los donantes quieren ver cuánto de su dinero se destina directamente a los programas frente a los gastos generales. El formulario 990 del IRS requiere este desglose, así que incorpórelo a su sistema desde el primer día.
Elegir el método contable adecuado
La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro de baloncesto deberían utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo) en lugar de la contabilidad de caja, especialmente una vez que esté ingresando más de 100.000 $ anuales o buscando subvenciones importantes. He aquí por qué: las subvenciones a menudo requieren que reconozca los ingresos cuando los gana (cuando entrega el programa) en lugar de cuando el efectivo llega a su cuenta. Las inscripciones al campamento pagadas en abril para los programas de junio deben registrarse como ingresos diferidos y luego reconocerse como ingresos cuando el campamento realmente ocurre.
La contabilidad de acumulación (o devengo) ofrece una imagen más fiel de su salud financiera. Muestra los compromisos que ha asumido (cuentas por pagar) y el dinero que se le debe (cuentas por cobrar) que la contabilidad de caja omite por completo.
Gestión del flujo de caja en una organización estacional
El flujo de caja es el principal asesino de las organizaciones sin ánimo de lucro de deportes juveniles. Puede ser técnicamente rentable sobre el papel y no tener dinero para pagar a los entrenadores el próximo mes. Aquí le explicamos cómo evitar esa trampa:
Construya una reserva de efectivo: Su objetivo debe ser de tres a seis meses de gastos operativos en el banco. Sé que suena imposible cuando está empezando, pero comience con un objetivo de un mes y construya a partir de ahí. Reserve del 10 al 15% de las donaciones no restringidas específicamente para esta reserva.
Cree una proyección de flujo de caja a 12 meses: Trace un mapa de cuándo entra el dinero y cuándo sale. Si sabe que junio a agosto son sus grandes meses de ingresos de los campamentos de verano, puede planificar en consecuencia. Tal vez programe las compras de equipos durante los meses de alta liquidez en lugar de cuando su saldo sea bajo.
Establezca una línea de crédito: Antes de que la necesite. Los bancos están mucho más dispuestos a extender el crédito cuando no lo necesita desesperadamente que cuando se enfrenta a una crisis. Una línea de crédito puede suavizar esas brechas entre cuando incurre en gastos y cuando llegan las cuotas de inscripción.
Facture con prontitud y haga un seguimiento: Para los patrocinadores corporativos y las subvenciones, envíe las facturas inmediatamente cuando vencen los pagos. Haga un seguimiento de los pagos atrasados después de 15 días. Ese patrocinio mensual de 1.000 $ de la empresa local no ayuda si llega 90 días tarde.
Gestión de subvenciones e informes
Las subvenciones son a menudo el alma de las organizaciones sin ánimo de lucro de baloncesto, pero vienen con condiciones. Si estropea la gestión de las subvenciones, perderá la financiación actual y perjudicará sus posibilidades de obtener futuros premios.
Haga un seguimiento cuidadoso de los fondos restringidos: Cuando una fundación le da 10.000 $ específicamente para su campamento de baloncesto de verano, no puede usar ese dinero para gastos operativos generales. Configure cuentas separadas o utilice la contabilidad de fondos para garantizar que las donaciones restringidas sigan siendo restringidas.
Documente todo: Guarde los recibos, tome fotos en los eventos, recopile testimonios, haga un seguimiento de la asistencia y mantenga los registros de los participantes. Los informes de subvenciones requieren pruebas de que gastó el dinero como prometió y logró los resultados establecidos.
Comprenda los plazos de las subvenciones: Algunas subvenciones se basan en el reembolso, lo que significa que primero gasta su propio dinero y luego presenta la solicitud de reembolso. Otros proporcionan fondos por adelantado. Sepa con qué tipo está lidiando antes de comprometerse, porque las subvenciones de reembolso crean presión sobre el flujo de caja.
Incorpore los informes de subvenciones a su calendario: Si una subvención requiere informes trimestrales, establezca recordatorios para la recopilación de datos a mitad de trimestre para que no esté luchando a la hora de la fecha límite. Los informes tardíos o incompletos pueden desencadenar recuperaciones de subvenciones o descalificarlo para la financiación futura.
Análisis de rentabilidad del programa
No todos los programas que ejecuta su organización serán, o deberían ser, rentables. Sus iniciativas de servicio comunitario podrían operar con pérdidas, subsidiadas por campamentos o torneos rentables. Pero necesita saber cuál es cuál.
Calcule los costos totales por programa: Incluya no solo los gastos directos como balones de baloncesto y alquiler de gimnasios, sino también los gastos generales asignados como seguros, tiempo administrativo y marketing. Si su campamento de verano atiende a 50 niños, ¿cuál es el costo real por participante?
Haga un seguimiento de los ingresos por programa: Del mismo modo, sepa lo que aporta cada programa. No se limite a mirar las cuotas de inscripción: incluya donaciones específicas del programa, patrocinios y venta de mercancías vinculadas a ese programa.
Compare con su misión: Un programa que pierde dinero no es necesariamente malo. Su clínica gratuita para jóvenes desatendidos podría ser su programa de mayor impacto, incluso si cuesta dinero. La clave es tomar decisiones informadas. ¿Puede recaudar fondos específicamente para ese programa? ¿Debería reducirlo? ¿O es tan fundamental para la misión que los programas rentables deberían subsidiarlo?
Establezca precios realistas: Muchos líderes de organizaciones sin ánimo de lucro cobran menos porque quieren que los programas sean accesibles. Eso es admirable, pero no es sostenible si está perdiendo dinero en cada participante. Considere un modelo de precios escalonados: precio completo para las familias que pueden pagarlo, tarifas reducidas para las personas necesitadas y lugares de becas para aquellos que no pueden pagar nada.
Gestión de donaciones y relaciones con los donantes
Los donantes individuales a menudo proporcionan la financiación no restringida que mantiene a su organización flexible y saludable. Pero la gestión de los donantes requiere sistemas intencionales.
Emita recibos de inmediato: Los donantes necesitan recibos para fines fiscales, y los recibos rápidos lo hacen parecer profesional. Configure la generación automática de recibos si es posible.
Haga un seguimiento del historial de los donantes: Sepa quién dio qué, cuándo y con qué propósito. Esto ayuda con la administración (agradecer adecuadamente) y las solicitudes futuras (conoce su capacidad de donación e intereses).
Segmente a sus donantes: Los donantes importantes necesitan una comunicación diferente que los pequeños donantes. Los voluntarios que también donan deben ser reconocidos por ambas contribuciones. Los patrocinadores corporativos quieren visibilidad y beneficios de marketing que los donantes individuales no quieren.
Informe sobre el impacto con regularidad: No espere hasta fin de año para decirles a los donantes lo que su dinero logró. Envíe actualizaciones trimestrales con fotos, historias y datos sobre los niños impactados, los programas entregados y las comunidades atendidas. Los donantes que se sienten conectados con su impacto vuelven a donar.
Gestión de las cuotas de inscripción y el procesamiento de pagos
Las cuotas de inscripción para campamentos, clínicas y ligas representan ingresos significativos para la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro de baloncesto. Gestione esto bien y tendrá ingresos predecibles. Si lo gestiona mal, se enfrentará a escasez de efectivo y padres enojados.
Utilice sistemas de registro en línea: Los formularios en papel y los cheques son anticuados y crean pesadillas administrativas. El registro en línea a través de plataformas que se integran con su sistema de contabilidad reduce los errores de entrada de datos y acelera el cobro de efectivo.
Comprenda las tarifas de procesamiento: Las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito suelen ser del 2,5 al 3,5% de los importes de las transacciones. Incorpore esto a sus precios o asuma el costo. Algunas plataformas le permiten transferir la tarifa a los participantes (como una adición opcional), lo que puede ayudar a compensar los costos mientras mantiene los precios base más bajos.
Cree políticas de reembolso claras: Antes de que se abran las inscripciones, decida su política de reembolso y comuníquela claramente. ¿Ofrecerá reembolsos completos hasta una fecha determinada? ¿Reembolsos parciales? ¿Créditos para futuros programas? Tener esto por escrito evita disputas posteriores.
Establezca planes de pago: No todas las familias pueden pagar 300 $ por adelantado para el campamento de verano. Ofrecer planes de pago (tal vez con una pequeña tarifa de procesamiento) aumenta la accesibilidad. Solo asegúrese de tener un sistema para rastrear quién ha pagado qué y enviar recordatorios para las próximas cuotas.
Consideraciones de fin de año
El final de su año fiscal (a menudo el 31 de diciembre para las organizaciones sin ánimo de lucro) trae requisitos especiales que afectan el cumplimiento y la reputación de su organización.
Formulario 990 del IRS: Si sus ingresos brutos superan los 50.000 ). Este formulario es público, lo que significa que los donantes y las organizaciones de vigilancia lo examinarán detenidamente. Los formularios 990 tardíos o faltantes pueden costarle su estado de exención de impuestos.
Reconocimientos de donantes: Todas las donaciones de más de 250 , los donantes pueden usar sus propios registros, pero aún debe enviar recibos como mejor práctica.
Estados financieros: Haga preparar los estados financieros de fin de año, incluido el estado de situación financiera (balance general), el estado de actividades (estado de resultados) y el estado de flujo de efectivo. Estos son necesarios para las solicitudes de subvenciones y ayudan a su junta directiva a comprender la salud organizacional.
Requisitos de auditoría: Algunos estados requieren auditorías para organizaciones sin ánimo de lucro por encima de ciertos umbrales de ingresos. Incluso si no es necesario, los principales donantes a menudo quieren estados financieros auditados. Planifique con anticipación porque las auditorías toman tiempo y cuestan dinero.
Seguro y gestión de riesgos
El baloncesto implica actividad física, lo que significa riesgo de lesiones. Un seguro adecuado protege a su organización de demandas que podrían cerrarla.
Seguro de responsabilidad general: Cubre lesiones a los participantes y daños a las instalaciones. Esto no es negociable. Si un niño se rompe el brazo en su campamento y los padres demandan, necesita cobertura.
Seguro de directores y funcionarios: Protege a los miembros de la junta directiva y a los ejecutivos de la responsabilidad personal por las decisiones organizativas. Los buenos miembros de la junta directiva no servirán sin esta protección.
Responsabilidad profesional: Si emplea entrenadores o instructores, considere la cobertura de responsabilidad profesional en caso de que alguien alegue que una instrucción negligente provocó una lesión.
Compensación para trabajadores: Requerido en la mayoría de los estados si tiene empleados. Incluso los entrenadores y árbitros remunerados podrían necesitar cobertura dependiendo de su clasificación de empleo.
Presupueste para el seguro: No trate el seguro como un gasto opcional para omitir cuando el dinero escasea. Incorpórelo a su presupuesto como un costo fijo. Compare precios anualmente para obtener mejores tarifas, pero no sacrifique la cobertura para ahorrar dinero.
Construyendo una organización financieramente sostenible
La sostenibilidad financiera no ocurre por accidente. Requiere estrategia y disciplina intencionales.
Diversifique las fuentes de ingresos: No dependa demasiado de una sola fuente. Si el 80% de sus ingresos provienen de un donante o subvención importante, es vulnerable. Apunte a una combinación de donaciones individuales, patrocinios corporativos, ingresos devengados (cuotas del programa) y subvenciones.
Cree oportunidades de ingresos devengados: ¿Puede alquilar su equipo a otras organizaciones? ¿Organizar torneos de pago? ¿Vender mercancía de marca? Los ingresos devengados no están restringidos y son más confiables que las subvenciones.
Invierta en la recaudación de fondos: Muchas organizaciones sin ánimo de lucro gastan menos en la recaudación de fondos porque se sienten culpables de gastar el dinero de los donantes en "gastos generales". Pero la recaudación de fondos profesional genera retornos. Si gastar 1.000 en donaciones, esa es una gran inversión.
Construya relaciones con empresas locales: Los patrocinios corporativos pueden proporcionar ingresos anuales constantes. Ofrezca valor a cambio: colocación de logotipos, menciones en eventos, oportunidades para ser voluntario. Haga que los patrocinadores se sientan socios en su misión.
Planifique el crecimiento: Si quiere atender a más niños, necesita más recursos. El crecimiento requiere inversión en infraestructura: personal, sistemas, equipos. Planifíquelo financieramente en lugar de luchar para mantenerse al día.
Cuándo obtener ayuda profesional
En algún momento, la gestión de las finanzas de su organización sin ánimo de lucro se vuelve demasiado compleja para los voluntarios bien intencionados. Aquí es cuando debe considerar la ayuda profesional:
Está constantemente atrasado en la contabilidad: Si siempre está poniéndose al día, esa es una señal de que necesita ayuda. La información financiera oportuna es esencial para una buena toma de decisiones.
Los informes de subvenciones están sufriendo: La falta de informes de subvenciones o la presentación de información incompleta pone en riesgo la financiación. La ayuda profesional garantiza el cumplimiento.
Se está acercando a las seis cifras en ingresos: La complejidad de la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro aumenta significativamente a medida que crece. Lo que funcionó con 30.000 .
Los miembros de la junta directiva carecen de experiencia financiera: Si su tesorero está abrumado o los miembros de la junta directiva no pueden interpretar los estados financieros, traiga a un profesional para establecer sistemas y capacitar a los voluntarios.
Está contratando empleados: La nómina agrega requisitos de cumplimiento significativos. La ayuda profesional garantiza que maneje los impuestos, los beneficios y los informes correctamente.
Su misión es lo primero, pero las finanzas lo permiten
Aquí est á la verdad que les digo a todos los fundadores del ministerio de baloncesto: su misión es cambiar vidas a través del baloncesto. Pero una mala gestión financiera terminará con su misión más rápido que cualquier otra cosa.
No necesita convertirse en un experto financiero. Debe implementar sistemas sólidos, realizar un seguimiento cuidadoso del dinero y tomar decisiones informadas basadas en información financiera precisa. Los niños a los que está sirviendo merecen una organización que estará allí para ellos no solo este año, sino en los años venideros.
Una sólida gestión financiera no son gastos generales, es la base que hace posible todo lo demás. Cada dólar que rastrea cuidadosamente, cada subvención sobre la que informa minuciosamente, cada donante que administra bien aumenta su capacidad de servir. Su comunidad necesita lo que está construyendo. Déle la estabilidad financiera para durar.
¿Busca más recursos sobre cómo gestionar su organización deportiva sin ánimo de lucro? Consulte el Consejo Nacional de Organizaciones sin Ánimo de Lucro (councilofnonprofits.org) y el Fondo de Finanzas sin Ánimo de Lucro (nff.org) para obtener herramientas y capacitación específicas para organizaciones impulsadas por una misión.
