¿Califica usted para un préstamo PPP? Guía completa de elegibilidad

Cuando se lanzó el Programa de Protección de Nómina (PPP) en 2020, millones de propietarios de pequeñas empresas se hicieron la misma pregunta: "¿Califico?". La respuesta no siempre fue sencilla: las reglas de elegibilidad cambiaron varias veces, los requisitos variaron según la estructura empresarial y la documentación necesaria podía resultar confusa.

Si bien el programa PPP finalizó el 31 de mayo de 2021, comprender sus criterios de calificación sigue siendo valioso por varias razones: es posible que aún esté gestionando la condonación de un préstamo existente, preparándose para posibles programas futuros similares o simplemente tratando de entender qué tipo de ayuda se perdió.

Analicemos exactamente quién calificó para los préstamos PPP, qué documentación se requirió y las reglas específicas que determinaron la elegibilidad.

El marco básico de elegibilidad

En su esencia, el PPP fue diseñado para ayudar a las pequeñas empresas a mantener a sus trabajadores empleados durante la pandemia de COVID-19. Los requisitos fundamentales eran notablemente simples, pero el diablo estaba en los detalles.

Criterios básicos de elegibilidad para los préstamos PPP de primer giro:

• Su negocio estaba operativo antes del 15 de febrero de 2020
• Estaba operando actualmente o se había visto afectado por el COVID-19
• Empleaba a 500 empleados o menos (o cumplía con los estándares de tamaño de la SBA)
• Estaba ubicado en los Estados Unidos o sus territorios

Ese último punto fue crucial: el umbral de 500 empleados se aplicaba por ubicación para empresas en ciertas industrias como el servicio de alimentos y la hotelería. Una cadena de restaurantes con 20 ubicaciones, cada una con 40 empleados, aún podría calificar aunque el total superara los 500 empleados.

¿Quién podía solicitarlo?

El PPP abarcó un amplio espectro, cubriendo la mayoría de las estructuras empresariales y muchas organizaciones sin fines de lucro.

Las entidades elegibles incluyeron:

• Empresas unipersonales y contratistas independientes
• Trabajadores por cuenta propia
• LLC de un solo miembro
• Sociedades y LLC de varios miembros
• Corporaciones S y corporaciones C
• Organizaciones sin fines de lucro (organizaciones de veteranos 501(c)(3) y 501(c)(19))
• Empresas tribales
• Cooperativas de vivienda
• Pequeñas cooperativas agrícolas

Información clave: La amplia elegibilidad significaba que si tenía ingresos comerciales y presentaba impuestos, probablemente calificaba, incluso si no tenía más empleados que usted mismo.

Entendiendo el conteo de empleados

El umbral de 500 empleados parecía sencillo hasta que se profundizaba en los detalles. La SBA utilizó definiciones específicas que podían afectar significativamente su elegibilidad.

Cómo se contaban los empleados:

• Se contaban todos los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y temporales
• Los empleados se contaban independientemente de dónde trabajaran (incluidos los trabajadores remotos)
• El conteo incluía a todos los empleados de las empresas afiliadas, siguiendo las reglas de afiliación de la SBA

Reglas de afiliación: Estas fueron quizás la parte más compleja de la elegibilidad del PPP. Generalmente, las empresas bajo propiedad o control común debían combinar sus recuentos de empleados. Por ejemplo, si usted era dueño de dos empresas, una con 300 empleados y otra con 250, el total combinado de 550 empleados podría haberlo hecho no elegible.

Excepción a las reglas de afiliación: Muchas empresas en las industrias de hotelería y servicio de alimentos (aquellas con códigos NAICS que comienzan con 72) estaban exentas de las reglas de afiliación, siempre que cada ubicación tuviera 500 empleados o menos.

Estándar de tamaño alternativo

Si su empresa excedía el umbral de 500 empleados, aún podría haber calificado bajo el "estándar de tamaño alternativo" de la SBA. Esta era una prueba de dos partes:

Debían cumplirse ambas condiciones:

1. El patrimonio neto tangible máximo de su empresa no superaba los $15 millones
2. Su ingreso neto promedio después de los impuestos federales sobre la renta para los dos años fiscales completos antes de la solicitud no superaba los $5 millones (excluyendo las pérdidas arrastradas)

Esta alternativa abrió la puerta a empresas ligeramente más grandes que aún necesitaban apoyo.

Segundo giro del PPP: Requisitos más estrictos

Si ya recibió un préstamo PPP de primer giro, podía solicitar un préstamo de segundo giro, pero con requisitos adicionales.

Criterios de elegibilidad del segundo giro:

• Empleaba a 300 empleados o menos (note el umbral más bajo)
• Utilizó o utilizaría el monto total de su préstamo de primer giro
• Experimentó al menos una reducción del 25% en los ingresos brutos durante un trimestre de 2020 en comparación con el mismo trimestre de 2019

Medición de la disminución de ingresos: Podía comparar ya sea:

• Cualquier trimestre de 2020 con el mismo trimestre de 2019, o
• El año completo 2020 con el año completo 2019

Esta flexibilidad significó que las empresas duramente golpeadas en el segundo trimestre de 2020 podrían calificar incluso si se recuperaron más tarde en el año.

Documentación requerida por tipo de negocio

La documentación necesaria variaba significativamente según su estructura empresarial. Hacerlo correctamente era esencial; las solicitudes incompletas a menudo enfrentaban retrasos o rechazos.

Trabajadores por cuenta propia y contratistas independientes

Documentos requeridos:

• Anexo C de 2019 o 2020 que muestre el beneficio neto
• Formulario 1099-MISC del IRS de 2019 o 2020 (si corresponde)
• Factura, extracto bancario o libro de registro que demuestre que estaba en el negocio el 15 de febrero de 2020 o antes

Punto clave: Su beneficio neto del Anexo C determinaba el monto de su préstamo. Si reportó una pérdida o cero ganancias, no era elegible; el PPP basaba los cálculos en las ganancias, no en los ingresos brutos.

Propietarios únicos

Documentos requeridos:

• Anexo C con el beneficio neto declarado
• Formulario 1040 del IRS de 2019 o 2020, Anexo SE (Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia)
• Si tuvo empleados: Declaraciones de impuestos sobre la nómina (940, 941 o 944)

Confusión común: Muchos propietarios únicos se preguntaban si podían incluir su propia remuneración. La respuesta era sí: su beneficio neto representaba esencialmente su compensación.

Sociedades y LLC de varios miembros

Documentos requeridos:

• Formulario 1065 del IRS de 2019 o 2020 (incluidos los K-1)
• Formularios 940, 941 o 944 del IRS de 2019 o 2020 (si corresponde)

Regla importante: Las sociedades presentaban una sola solicitud para toda la sociedad, no solicitudes separadas para cada socio. La compensación de los socios podía incluirse hasta 100.000 $por socio anualmente (aproximadamente 20.833$ por socio para el cálculo del préstamo de 2,5 meses).

Sociedades S y Sociedades C

Requisito crítico: Era necesario tener una nómina activa para calificar. Las distribuciones a los propietarios por sí solas no contaban.

Documentos requeridos:

• Formulario 1120 o 1120S del IRS de 2019 o 2020
• Declaraciones de impuestos sobre la nómina (940, 941 o 944)
• Documentación que demuestre que estaba operando antes del 15 de febrero de 2020

Error común: Algunos propietarios de sociedades S que recibían principalmente distribuciones con salarios W-2 mínimos se encontraron con que los montos de sus préstamos eran decepcionantemente pequeños. El PPP basaba los cálculos en los salarios W-2, no en las distribuciones.

Organizaciones sin fines de lucro

Documentos requeridos:

• Carta de determinación del IRS que muestre el estatus 501(c)(3) o 501(c)(19)
• Formulario 990 (o 990-EZ) del IRS de 2019 o 2020
• Documentación de nómina (940, 941 o 944)

Nota de elegibilidad: La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro 501(c)(3) calificaban independientemente de su tamaño. Las organizaciones de veteranos 501(c)(19) también eran elegibles.

¿Qué le descalificaba?

Comprender qué le hacía inelegible era tan importante como conocer los criterios de calificación.

Las descalificaciones automáticas incluían:

• No estar en funcionamiento el 15 de febrero de 2020
• Tener un propietario con una condena previa por fraude
• Tener incumplimientos recientes en préstamos de la SBA o federales
• Operar principalmente como un fondo de cobertura o una firma de capital privado
• Participar en actividades especulativas
• Obtener más de un tercio de los ingresos anuales brutos de juegos de azar legales
• Estar involucrado en actividades de cabildeo (con algunas excepciones)
• Ser un negocio dedicado a la distribución de ventas piramidales

El requisito de divulgación de la propiedad: Tenía que divulgar a cualquier persona que poseyera el 20% o más de su negocio. Ciertas condenas penales de esos propietarios podrían descalificar su solicitud.

Cambios recientes en la propiedad: Si su negocio cambió de manos poco antes o después del 15 de febrero de 2020, se aplicaba un escrutinio adicional. La SBA quería garantizar que los préstamos fueran a parar a empresas establecidas, no a entidades creadas específicamente para acceder a los fondos del PPP.

Reglas especiales para industrias específicas

Ciertas industrias tenían consideraciones únicas o enfrentaban restricciones adicionales.

Hostelería y servicios de alimentación: Estos negocios (código NAICS 72) recibieron un trato más favorable:

• Exención de las reglas de afiliación
• Recuento de empleados por ubicación física en lugar de a nivel de toda la empresa
• Estas disposiciones reconocieron el impacto devastador que el COVID-19 tuvo en restaurantes, bares y hoteles

Proveedores de atención médica: Elegibles, pero con reglas específicas sobre qué gastos de atención médica podían incluirse en los cálculos del préstamo.

Organizaciones de base religiosa: Los lugares de culto y las organizaciones religiosas podían solicitarlo, aunque la orientación específica evolucionó durante el programa.

Empresas agrícolas: Las pequeñas cooperativas agrícolas con 500 empleados o menos calificaban, pero se aplicaban reglas complejas para determinar los costes de nómina de los trabajadores estacionales.

Cálculos del monto del préstamo

Comprender si calificaba era solo la mitad de la batalla; también necesitaba saber cuánto podía pedir prestado.

La fórmula básica: 2,5 veces sus costes mensuales promedio de nómina

• Para negocios estacionales: 2,5 veces la nómina mensual promedio para el periodo de 12 semanas que comienza el 15 de febrero de 2019 o el 1 de marzo de 2019
• Para negocios nuevos: 2,5 veces los costes mensuales promedio de nómina de enero y febrero de 2020

Montos máximos de préstamo:

• Primer tramo: 10 millones de $
• Segundo tramo: 2 millones de $

Los costes de nómina incluían:

• Salarios, sueldos, comisiones y propinas (limitados a 100.000 $ anualizados por empleado)
• Contribuciones del empleador al seguro médico
• Contribuciones del empleador a la jubilación
• Impuestos sobre la nómina estatales y locales

Los costes de nómina excluidos:

• Compensación de empleados superior a 100.000 $ anuales
• Impuestos FICA del empleador
• Impuestos sobre la renta retenidos de los salarios de los empleados
• Salarios de empleados cuya residencia principal estaba fuera de los Estados Unidos

Consideraciones especiales para negocios estacionales

Si su negocio operaba de manera estacional, tenía opciones para determinar el monto de su préstamo.

Flexibilidad en el cálculo:

• Podía utilizar el periodo de 12 semanas que comienza el 15 de febrero de 2019 hasta el 30 de junio de 2019
• Alternativamente, podía utilizar desde el 1 de marzo de 2019 hasta el 30 de junio de 2019
• O cualquier periodo consecutivo de 12 semanas entre el 1 de mayo de 2019 y el 15 de septiembre de 2019

Esta flexibilidad aseguraba que las empresas estacionales pudieran basar su préstamo en los periodos operativos de mayor actividad en lugar de en las temporadas bajas.

¿Y si tuviera preguntas sobre la elegibilidad?

Muchas empresas se encontraban en zonas grises donde la elegibilidad no estaba clara de inmediato.

Recursos que ayudaron:

• Preguntas frecuentes de la SBA (actualizadas periódicamente durante el programa)
• Su prestamista actual u otros prestamistas participantes
• Centros de Desarrollo de Pequeñas Empresas (SBDC)
• Mentores de SCORE
• Contadores y CPAs familiarizados con las reglas del PPP

El requisito de certificación: Los solicitantes debían certificar de buena fe que el préstamo era necesario para apoyar las operaciones en curso. Esta "certificación de necesidad" se volvió controvertida para las empresas más grandes y bien capitalizadas, y algunas devolvieron los préstamos tras la presión pública.

Mirando hacia el futuro: Lecciones para programas venideros

Aunque el PPP ha terminado, comprender su estructura ayuda a prepararse para posibles programas de alivio futuros.

Conclusiones clave:

• Mantenga los registros de su negocio actualizados y organizados
• Mantenga una documentación clara de su número de empleados y nómina
• Comprenda las implicaciones de la estructura de su negocio para los programas gubernamentales
• Conozca su código NAICS y el estándar de tamaño
• Mantenga las declaraciones de impuestos presentadas y al día

La importancia del mantenimiento de registros: Las empresas con registros financieros organizados navegaron el proceso de solicitud del PPP de manera mucho más fluida. Tener acceso inmediato a declaraciones de impuestos, informes de nómina y documentos de constitución de la empresa marcó la diferencia entre una aprobación rápida y un retraso frustrante.

Más allá de la calificación: El panorama general

Calificar para el PPP fue solo el primer paso. El valor real del programa provino del uso adecuado de los fondos y del logro de la condonación. Si calificó y recibió un préstamo, el trabajo de rastrear los gastos, mantener la nómina y documentar todo correctamente se volvió primordial.

El nivel de organización financiera requerido para el cumplimiento del PPP —cuentas separadas, seguimiento meticuloso de gastos, registros detallados de nómina— representó una mejor práctica que todas las empresas deberían mantener, independientemente de si están buscando la condonación de un préstamo.

Mantenga la claridad financiera para futuras oportunidades

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