New Yorks COVID-19-Zuschussprogramm zur Erholung von Kleinunternehmen: Ein vollständiger Leitfaden

Als die Pandemie im Jahr 2020 Tausende von New Yorker Unternehmen zur Schließung zwang, standen viele Eigentümer vor einer unmöglichen Wahl: ihre Ersparnisse aufbrauchen oder dauerhaft schließen. Während Bundeshilfsprogramme wie PPP und EIDL halfen, waren sie oft mit komplexen Anforderungen verbunden und standen nicht jedem zur Verfügung. Aus diesem Grund hat der Staat New York das 800 Millionen Dollar schwere COVID-19 Pandemic Small Business Recovery Grant Program ins Leben gerufen – ein Zuschussprogramm, das speziell darauf ausgelegt ist, lokalen Unternehmen mit flexiblen, nicht rückzahlbaren Mitteln bei der Bewältigung der Pandemiefolgen zu helfen.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer in New York sind, der den Sturm von COVID-19 überstanden hat, führt Sie dieser umfassende Leitfaden durch alles, was Sie über das Programm wissen müssen: wer qualifiziert war, wie viel Förderung verfügbar war, welche Ausgaben abgedeckt wurden und welche Unterlagen erforderlich waren. Obwohl das Programm offiziell im September 2022 geschlossen wurde, bietet das Verständnis seiner Funktionsweise wertvollen Kontext für zukünftige Hilfsprogramme und hilft Unternehmen, die Zuschüsse erhalten haben, sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäße Finanzunterlagen führen.

Was war das New York COVID-19 Small Business Recovery Grant?

Das New York State COVID-19 Pandemic Small Business Recovery Grant Program war eine staatlich finanzierte Initiative, die am 10. Juni 2021 gestartet wurde. Es wurden 800 Millionen Dollar bereitgestellt, um Kleinunternehmen, Mikrounternehmen und gewinnorientierten unabhängigen Kunst- und Kulturorganisationen zu helfen, sich von den wirtschaftlichen Härten der Pandemie zu erholen. Im Gegensatz zu Darlehen mussten diese Zuschüsse nicht zurückgezahlt werden, was sie zu einem entscheidenden Rettungsanker für angeschlagene Unternehmen machte.

Das Programm wurde von Empire State Development (ESD) in Partnerschaft mit Lendistry verwaltet, einem Finanztechnologieunternehmen in Minderheitenbesitz. Dadurch wurde sichergestellt, dass die Anträge effizient und für die Antragsteller kostenlos bearbeitet wurden.

Wichtige Programmmerkmale

• Gesamtfördermittel: 800 Millionen Dollar für den gesamten Staat New York
• Zuschussart: Erlassbare Zuschüsse (keine Rückzahlung erforderlich)
• Startdatum: 10. Juni 2021 um 9:00 Uhr ET
• Abschlussdatum: 30. September 2022
• Förderhöhe: 5.000 bis 50.000 Dollar pro Unternehmen
• Förderfähiger Zeitraum: Ausgaben zwischen dem 1. März 2020 und dem 1. April 2021

Das Programm gab Unternehmen im Besitz von Minderheiten, Frauen und Veteranen sowie Unternehmen in wirtschaftlich benachteiligten Gebieten Vorrang – in Anerkennung der Tatsache, dass diese Gruppen unverhältnismäßig stark von den Auswirkungen der Pandemie betroffen waren.

Wer war für den Zuschuss förderfähig?

Die Teilnahmebedingungen wurden so gestaltet, dass sie gezielt Kleinunternehmen ansprachen, die echte pandemiebedingte Härten erlitten hatten, während gleichzeitig sichergestellt wurde, dass die Mittel an lebensfähige Unternehmen mit Erholungspotenzial gingen. Hier ist die vollständige Aufschlüsselung:

Grundlegende Förderkriterien

Um sich für das New York COVID-19 Small Business Recovery Grant zu qualifizieren, mussten Antragsteller alle folgenden Anforderungen erfüllen:

1. Alter des Unternehmens: Das Unternehmen muss vor dem 1. März 2019 betriebsbereit gewesen sein und zum Zeitpunkt der Antragstellung noch existieren.
2. Umsatzschwelle: Bruttoeinnahmen zwischen 25.000 und 500.000 Dollar jährlich (basierend auf den Steuererklärungen von 2019).
3. Rentabilität: Ein positiver Nettogewinn von mindestens 1 Dollar in der Steuererklärung 2019.
4. Umsatzverlust: Dokumentierter Umsatzrückgang von 25 % oder mehr im Vergleich von 2019 zu 2020 (im Jahresvergleich bis zum 31. Dezember 2020).
5. Steuerliche Compliance: Keine ausstehenden Steuerschulden auf Bundes-, Staats- oder lokaler Ebene vor dem 15. Juli 2020.
6. Förderlücke: Es durfte keine ausreichende Unterstützung durch andere COVID-Hilfsprogramme des Bundes erhalten worden sein.

Anforderungen an die Unternehmensform

Das Programm stand offen für:

• Gewinnorientierte Klein- und Mikrounternehmen
• Unabhängige gewinnorientierte Kunst- und Kulturorganisationen
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs)
• Kapitalgesellschaften (C-Corps und S-Corps)
• Einzelunternehmen (Sole proprietorships)
• Personengesellschaften (Partnerships)

Wer war NICHT förderfähig?

Bestimmte Arten von Organisationen waren explizit ausgeschlossen:

• Gemeinnützige Organisationen (501(c)(3)-Einheiten)
• Religiöse Einrichtungen
• Staatliche Stellen und Behörden
• Passive Immobiliengeschäfte (Immobilienbesitz ohne aktiven Betrieb)
• Unternehmen mit erheblicher anderweitiger Unterstützung durch den Bund

Vorrangige Berücksichtigung

Obwohl alle berechtigten Unternehmen einen Antrag stellen konnten, gab das Programm folgenden Gruppen Vorrang:

• Unternehmen im Besitz von Minderheiten (MBE)
• Unternehmen im Besitz von Frauen (WBE)
• Unternehmen im Besitz von Veteranen
• Unternehmen in wirtschaftlich benachteiligten Gemeinschaften
• Unternehmen in unterversorgten Gebieten

Zuschusshöhen: Wie viel Förderung war verfügbar?

Die Zuschussbeträge waren nach den Bruttoeinnahmen des Unternehmens im Jahr 2019 gestaffelt, wobei Unternehmen mit höheren Umsätzen proportional mehr Unterstützung erhielten:

Förderstufen

Bruttoeinnahmen 2019	Zuschussbetrag
$25.000 - $49.999	$5.000
$50.000 - $99.999	$10.000
$100.000 - $500.000	10 % der Bruttoeinnahmen (begrenzt auf $50.000)

Beispiele:

• Ein Unternehmen mit Bruttoeinnahmen von $40.000 im Jahr 2019 erhielt $5.000.
• Ein Unternehmen mit Bruttoeinnahmen von $75.000 im Jahr 2019 erhielt $10.000.
• Ein Unternehmen mit Bruttoeinnahmen von $300.000 im Jahr 2019 erhielt $30.000 (10 % von $300.000).
• Ein Unternehmen mit Bruttoeinnahmen von $600.000 im Jahr 2019 hätte $50.000 erhalten (10 % wären $60.000, aber der Höchstbetrag war auf $50.000 begrenzt).

Diese gestaffelte Struktur stellte sicher, dass kleinste Mikrounternehmen eine sinnvolle Unterstützung erhielten, während gleichzeitig erhebliche Hilfe für größere Kleinunternehmen bereitgestellt wurde, die proportional größere finanzielle Verluste erlitten hatten.

Wofür konnten die Fördergelder verwendet werden?

Eine der Stärken des Programms war seine Flexibilität. Die Fördergelder konnten für eine breite Palette von COVID-19-bezogenen Ausgaben verwendet werden, die zwischen dem 1. März 2020 und dem 1. April 2021 angefallen sind:

Förderfähige Ausgaben

• Personalkosten: Gehälter, Löhne, Sozialleistungen und Lohnsteuern für Mitarbeiter
• Miet- oder Hypothekenzahlungen: Gewerbliche Mietzahlungen oder Hypothekenzinsen
• Nebenkosten: Strom, Gas, Wasser, Internet, Telefon und andere wesentliche Dienste
• Versicherungen: Betriebshaftpflicht-, Sach- und andere gewerbliche Versicherungsprämien
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Masken, Handschuhe, Desinfektionsmittel, Plexiglasbarrieren
• Modernisierung von HLK-Systemen: Verbesserungen der Luftfiltration zur Erhöhung der Sicherheit
• Ausstattung: Computer, Kassensysteme (POS), Außenheizungen für Restaurants
• Warenbestand: Auffüllung der Lagerbestände nach Schließungen oder Umstellung auf neue Geschäftsmodelle
• Marketing und Werbung: Kosten zur Kundengewinnung nach der Wiedereröffnung
• Professionelle Dienstleistungen: Rechts-, Buchhaltungs- oder Beratungskosten im Zusammenhang mit der Pandemiebewältigung

Wichtige Beschränkungen

• Die Ausgaben müssen im förderfähigen Zeitraum (1. März 2020 – 1. April 2021) angefallen sein
• Die Mittel durften nicht für Ausgaben verwendet werden, die bereits vollständig durch andere Bundeshilfsprogramme abgedeckt waren
• Für die Vergütung von Eigentümern galten ähnliche Grenzwerte wie bei den PPP-Regeln (Paycheck Protection Program)

Diese Flexibilität ermöglichte es Restaurants, in Ausrüstung für die Außengastronomie zu investieren, Einzelhandelsgeschäften, ihre E-Commerce-Fähigkeiten zu erweitern, und Dienstleistungsunternehmen, ihre Technologie für Remote-Arbeit zu modernisieren – was auch immer die einzelnen Unternehmen benötigten, um zu überleben und sich zu erholen.

Das Antragsverfahren: So stellt man einen Antrag

Das Antragsverfahren war unkompliziert gestaltet, erforderte jedoch eine gründliche Dokumentation. Folgendes mussten Antragsteller einreichen:

Erforderliche Unterlagen

Steuerdokumente:

• Bundeseinkommensteuererklärung 2019 (vollständig mit allen Anlagen)
• Bundeseinkommensteuererklärung 2020 (vollständig mit allen Anlagen)
• Aktuellstes NYS-45-Formular (Vierteljährliche kombinierte Einbehaltungs-, Lohnmelde- und Arbeitslosenversicherungssteuererklärung)
• NYS ST-809 oder ST-100 (Dokumentation der Umsatzsteuererhebung)

Informationen zu den Eigentumsverhältnissen:

• Aufstellung aller Eigentümer mit einer Beteiligung von 20 % oder mehr
• Für jeden Eigentümer: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer (oder ITIN für Nicht-US-Eigentümer), Telefonnummer, E-Mail, Prozentsatz der Beteiligung und Lichtbildausweis
• W-9-Formular für die Steuerberichterstattung
• Bankverbindung für die Auszahlung der Mittel

Unternehmensnachweis:

• Nachweis der Unternehmensorganisation (Gründungsurkunde, Bescheinigung über einen fiktiven Namen/DBA, Gesellschaftsvertrag)
• Zwei Dokumente als Nachweis des Geschäftsstandorts (Nebenkostenabrechnung, aktueller Kontoauszug, Versicherungsrechnung, Mietvertrag)

Finanzielle Nachweise:

• Dokumentation des Umsatzrückgangs von 25 % zwischen 2019 und 2020
• Kontoauszüge oder Buchhaltungsunterlagen, die den fortlaufenden Betrieb belegen

Zeitplan für die Antragstellung

• Beginn der Antragstellung: 10. Juni 2021 um 9:00 Uhr ET
• Antragsportal: Website des New York State Pandemic Small Business Recovery Grant Program (nysmallbusinessrecovery.com)
• Abwicklungspartner: Lendistry (kostenlos für Antragsteller)
• Ende des Programms: 30. September 2022

Prüfungsverfahren der Anträge

1. Erste Sichtung: Anträge wurden auf Vollständigkeit und Förderfähigkeit geprüft
2. Überprüfung der Dokumentation: Steuererklärungen und Finanzunterlagen wurden validiert
3. Berechnung der Fördersumme: Die Höhe des Zuschusses wurde basierend auf der Bruttoeinnahmen-Stufe von 2019 festgelegt
4. Genehmigung und Auszahlung: Die Mittel wurden direkt auf die Bankkonten der genehmigten Antragsteller überwiesen

Die Bearbeitungszeiten variierten je nach Antragsvolumen und Vollständigkeit der Unterlagen. Unternehmen, die alle erforderlichen Dokumente sofort einreichten, profitierten von einer schnelleren Bearbeitung.

Tipps für zukünftige staatliche Förderprogramme

Obwohl dieses spezifische Programm beendet ist, legt der Bundesstaat New York regelmäßig neue Förderprogramme zur Unterstützung kleiner Unternehmen auf. Tatsächlich wurde im Januar 2025 ein neues „Save Our Small-Business Grant Program“ vorgeschlagen, um zusätzliche Unterstützung bei der Erholung von der Pandemie zu bieten. So positionieren Sie Ihr Unternehmen für zukünftige Gelegenheiten:

1. Führen Sie genaue Finanzunterlagen

Die Dokumentationsanforderungen für den COVID-19-Zuschuss waren umfangreich – und zukünftige Programme werden wahrscheinlich ähnliche Anforderungen haben. Halten Sie Ihre Finanzen in Ordnung:

• Reichen Sie jedes Jahr genaue und fristgerechte Steuererklärungen ein
• Führen Sie organisierte Aufzeichnungen über Bruttoeinnahmen, Ausgaben und Lohnabrechnungen
• Halten Sie Nebenkostenabrechnungen, Mietverträge und Kontoauszüge griffbereit
• Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, um Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen

Saubere, nachprüfbare Finanzunterlagen erleichtern nicht nur die Beantragung von Fördermitteln, sondern zeigen auch, dass Ihr Unternehmen professionell geführt wird und kreditwürdig ist.

2. Bleiben Sie steuerlich konform

Steuerschulden führten dazu, dass viele ansonsten förderfähige Unternehmen vom COVID-19-Zuschussprogramm ausgeschlossen wurden. Vermeiden Sie diese Falle:

• Zahlen Sie Bundes-, Landes- und lokale Steuern pünktlich
• Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Zahlung haben, arbeiten Sie mit den Finanzbehörden zusammen, um Zahlungspläne zu erstellen
• Reichen Sie alle erforderlichen Steuerformulare ein, auch wenn Sie den vollen Betrag nicht sofort zahlen können
• Bewahren Sie die Dokumentation über alle Zahlungsvereinbarungen oder Fristverlängerungen auf

Steuerliche Compliance zeugt von Verantwortungsbewusstsein und stellt sicher, dass Sie bei entsprechenden Gelegenheiten für Entlastungen infrage kommen.

3. Umsatzverluste sorgfältig dokumentieren

Zukünftige Hilfsprogramme werden wahrscheinlich weiterhin Nachweise über pandemiebedingte oder wirtschaftliche Härten verlangen. Erstellen Sie eine lückenlose Dokumentation:

• Führen Sie monatliche oder vierteljährliche Umsatzberichte, die die Leistung im Vorjahresvergleich gegenüberstellen
• Dokumentieren Sie Schließungen, Kapazitätsbeschränkungen oder Lieferkettenunterbrechungen
• Halten Sie fest, wie externe Ereignisse (Pandemie, wirtschaftlicher Abschwung, Naturkatastrophen) Ihr Unternehmen beeinflusst haben
• Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die Vergleichsberichte automatisch erstellen kann

4. Landes- und lokale Ressourcen beobachten

Verpassen Sie keine Finanzierungsmöglichkeiten:

• Abonnieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen von Empire State Development
• Folgen Sie Ihrem lokalen Small Business Development Center (SBDC)
• Treten Sie Branchenverbänden bei, die Fördergelder im Blick behalten
• Besuchen Sie regelmäßig die Website Ihres regionalen Rates für wirtschaftliche Entwicklung

5. Zusammenarbeit mit Beratern in Betracht ziehen

Förderanträge können komplex sein. Professionelle Hilfe zahlt sich oft aus:

• Steuerberater können sicherstellen, dass Ihre Steuererklärungen korrekt sind, und Ihren Antrag optimieren
• SBDC-Berater bieten kostenlose Beratung zur Förderfähigkeit und Antragstellung
• Wirtschaftsanwälte können bei Organisationsunterlagen und Compliance helfen

Aktuelle Fördermöglichkeiten in New York (2026)

Während der „COVID-19 Pandemic Small Business Recovery Grant“ geschlossen wurde, unterstützt New York kleine Unternehmen weiterhin durch verschiedene Programme:

Verizon Small Business Grant (2026)

Verizon vergibt zwischen dem 1. Januar 2026 und dem 31. März 2026 Zuschüsse in Höhe von 5.000 $ an 25 kleine Unternehmen mit Sitz in New York. Informationen zur Antragstellung finden Sie im Programm „Verizon Small Business Digital Ready“.

New York State Small Business Seed Funding Grant Program

Dieses laufende Programm bietet Zuschüsse von bis zu 25.000 $ für kleine Unternehmen in der Frühphase, die:

• den Betrieb am oder nach dem 1. September 2018 aufgenommen haben
• seit mindestens sechs Monaten tätig sind
• Bruttoeinnahmen zwischen 5.000 $und 1 Million$ haben

Regionale Räte für wirtschaftliche Entwicklung

Jedes der 10 regionalen Räte für wirtschaftliche Entwicklung in New York verfügt über wettbewerbsorientierte Förderprogramme, die sich auf lokale wirtschaftliche Prioritäten konzentrieren. Informieren Sie sich bei Ihrem regionalen Rat über aktuelle Möglichkeiten.

Was, wenn Sie eine Förderung erhalten haben? Compliance sicherstellen

Wenn Ihr Unternehmen das Glück hatte, einen „New York COVID-19 Small Business Recovery Grant“ zu erhalten, bleibt eine ordnungsgemäße Dokumentation wichtig:

Aufbewahrung von Unterlagen

Bewahren Sie alle Unterlagen im Zusammenhang mit dem Zuschuss für mindestens sechs Jahre auf:

• Ursprünglicher Förderantrag und Bewilligungsbescheid
• Quittungen und Rechnungen über die Verwendung der Fördermittel
• Bankauszüge, die den Eingang des Zuschusses und die Ausgaben belegen
• Steuererklärungen, die während und nach dem Förderzeitraum eingereicht wurden

Finanzielle Nachverfolgung

Auch wenn der Zuschuss nicht zurückgezahlt werden muss, schützt Sie eine genaue Nachverfolgung:

• Führen Sie klare Aufzeichnungen darüber, dass die Fördermittel für förderfähige, COVID-19-bezogene Ausgaben verwendet wurden
• Dokumentieren Sie, dass Ausgaben nicht doppelt durch andere Hilfsprogramme abgerechnet wurden
• Seien Sie darauf vorbereitet, auf staatliche Prüfungs- oder Verifizierungsanfragen zu reagieren

Steuerliche Auswirkungen

Fördermittel, die im Rahmen dieses Programms eingingen, waren nach dem American Rescue Plan Act im Allgemeinen für Zwecke der Bundessteuer vom Bruttoeinkommen ausgenommen. Jedoch:

• Konsultieren Sie einen Steuerfachmann bezüglich Ihrer spezifischen Situation
• Bewahren Sie die Dokumentation über die steuerliche Behandlung des Zuschusses auf
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Steuererklärungen den Zuschuss ordnungsgemäß widerspiegeln, falls erforderlich

Gelernte Lektionen für die Resilienz kleiner Unternehmen

Die COVID-19-Pandemie hat Schwachstellen im Betrieb und in den Finanzen vieler kleiner Unternehmen offengelegt. Das Förderprogramm bot wichtige Unterstützung, aber die Erfahrung verdeutlichte wichtige Strategien zur Resilienz:

1. Einen Notfallfonds aufbauen

Vor der Pandemie arbeiteten viele kleine Unternehmen mit minimalen Cash-Reserven. Versuchen Sie, einen Reservefonds aufzubauen, der die Betriebskosten für 3 bis 6 Monate abdeckt, um zukünftige Unterbrechungen ohne unmittelbare Krise zu überstehen.

2. Einnahmequellen diversifizieren

Unternehmen, die schnell umschwenken konnten – Restaurants mit Lieferservice, Einzelhändler mit E-Commerce, Dienstleister mit virtuellen Optionen –, schnitten besser ab. Überlegen Sie, wie Sie sich anpassen könnten, wenn Ihre Haupteinnahmequelle wegfallen würde.

3. Finanzielle Transparenz stärken

Viele Geschäftsinhaber hatten Schwierigkeiten, ihre Umsatzverluste schnell nachzuweisen, da es an organisierten Finanzunterlagen fehlte. Investieren Sie in Buchhaltungssysteme, die Ihnen in Echtzeit Einblick in Ihre finanzielle Leistung geben.

4. Verfügbare Ressourcen kennen

Mangelnde Bekanntheit war eine große Hürde – viele berechtigte Unternehmen stellten keinen Antrag, einfach weil sie nichts von dem Programm wussten. Bleiben Sie mit Netzwerken zur Unternehmensunterstützung verbunden, damit Sie über Möglichkeiten informiert sind.

5. Compliance planen

Hilfsprogramme sind an Bedingungen geknüpft. Stellen Sie vor der Annahme von Zuschüssen oder Darlehen sicher, dass Sie die Dokumentations- und Berichtsanforderungen erfüllen können. Die Nichteinhaltung kann zur Rückzahlung von Mitteln oder zu Strafen führen.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Egal, ob Sie Förderausgaben verfolgen, Umsatzverluste für zukünftige Hilfsanträge dokumentieren oder einfach Ihre täglichen Finanzen verwalten – klare Finanzunterlagen sind entscheidend für den Erfolg kleiner Unternehmen. Traditionelle Buchhaltungssoftware fungiert oft als „Blackbox“ – Ihre Daten sind in proprietären Formaten gesperrt, die schwer zu prüfen, versionskontrolliert zu verwalten oder anzupassen sind.

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